PHÂN TÍCH các kỹ NĂNG của một NHÀ QUẢN lý dự án

PHÂN TÍCH CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NHÀ QUẢNLÝ DỰ ÁN Quản lý dự án QLDA là: Ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm

PHÂN TÍCH CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NHÀ QUẢN

LÝ DỰ ÁN

Quản lý dự án (QLDA) là: Ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ

chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra

Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi

Quản lý dự án là công tác đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, đòi hỏi người nắm giữ vị trí này cần phải có các kỹ năng đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành đúng như dự liệu

Từ những vấn đề quan trọng nêu trên, chúng ta thấy rằng để QLDA đạt hiệu quả thì một người cần có các kỹ năng cơ bản sau:

1/ Kỹ năng về hoạch định kế hoạch quản lý dự án: Một QLDA giỏi cần phải

luôn bình tĩnh trước những thay đổi và việc ngoài ý muốn xảy ra suốt quá trình thực hiện 80% công việc sẽ không theo đúng dự đoán ban đầu Người QLDA phải ưu tiên giữ cho tinh thần cả đội bình tĩnh và ổn định trước trở ngại Một người QLDA giỏi cần phải bình tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin về dự án Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, phải biết phân công ai phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình

- QLDA phải chú trọng đến 3 mặt Điều đó có nghĩa là hoàn thành tất cả các dự án

đúng giờ, trong ngân sách đã định và trong mức độ khả năng đạt được về chất lượng được

sự đánh giá, nhất trí của các nhà đầu tư Phải tạo được sự chú ý của nhóm khi chú trọng đến việc đạt được những mục tiêu đã định

2/ Kỹ năng tổ chức, sắp xếp nhân sự hoạt động của quản lý dự án: Bên cạnh

chú trọng vào từng chi tiết trong dự án, người QLDA cũng cần có cái nhìn toàn cục và sự phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra Không đảm bảo đúng tiến

độ và không thực hiện đầy đủ công việc được giao là con đường ngắn nhất giết chết sự nghiệp của bạn Các kỹ năng QLDA tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ được các thành viên trong nhóm tin tưởng

- Lựa chọn nhân sự cho Ban QLDA (nhóm dự án) cần: Kiến thức kỹ thuật, Có chuyên môn đặc biệt gì phục vụ dự án? Đã có kinh nghiệm với dự án tương tự nào chưa? Hiện có tham gia dự án nào khác không? Nếu có thì khi nào kết thúc? Có thể dành bao nhiêu thời gian cho dự án? Khối lượng công việc chuyên môn hiện nay của người đó? có thể giảm bớt? dự đoán thời gian tới? Có thể tham gia suốt quá trình dự án được không?

Có hăng hái tham gia nhóm dự án không? Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không? Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không? Có tinh thần trách nhiệm không? Có tinh thần hợp tác không? Thủ trưởng của người đó có ủng hộ không?

- QLDA phải bắt buộc đúng deadline và có sự thúc giục về thời gian. Bởi vì mọi

dự án đều có sự hạn chế, giới hạn về thời gian, tiền bạc và những nguồn có giá trị khác

Họ phải không ngừng đảm bảo tiến độ dự án thực hiện liên tục Vì thế, người QLDA phải luôn giữ nhân viên chú trọng đến tiến trình dự án và deadline Việc thường xuyên kiểm tra hiện trạng, họp và nhắc nhở luôn luôn cần thiết và không thể làm việc mà không có chúng

3/ Kỹ năng kết hợp với các đối tác có liên quan đến quản lý dự án:

- Hiểu rõ yêu cầu khách hàng: Các yêu cầu này phải thể hiện cụ thể qua việc ghi

nhận: ghi chép, thư từ, công văn, bản vẽ, sơ đồ, hồ sơ mời thầu, e-mail, dữ liệu, Các yêu cầu phải được tập hợp đầy đủ trước khi xây dựng kế hoạch quản trị dự án và cập nhật trong suốt quá trình thực hiện dự án Quản try dự án cũng phải nắm được phương thức làm việc với khách hàng trong phối hợp triển khai hệ thống Các yêu cầu khác của khách hàng để đánh giá, xác nhận công việc hoàn tất

- Cam kết của công ty đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Cam kết thể hiện cụ thể

thông qua hồ sơ (dự thầu, giải pháp, chào giá,…) và kết thúc bằng hợp đồng hay hình thức thỏa thuận tương đương Kết quả cụ thể là Quản trị dự án phải xây dựng các hạng mục công việc chi tiết theo trình tự với đầy đủ các yêu cầu về chuyên môn, nhân sự, công

cụ, tài chính, thời gian,…

- Năng lực của công ty: Khả năng cung cấp hàng hóa, khả năng điều phối tài chính,

trình độ tay nghề chuyên môn, các công tác khác đang triển khai

- Các cơ sở đánh giá hiệu quả của dự án: Hiệu suất của hệ thống, hiệu quả về tài

chính,…

- Các rủi ro có thể xảy ra: Rủi ro từ khách quan của thiết bị, công nghệ môi

trường, rủi ro do chủ quan của nhân sự (Ban QLDA hay khách hàng)

5/ Kỹ năng dẫn dắt và lãnh đạo quá trình thực hiện dự án: Phân tích kết quả

đạt được để phát huy thêm hoặc rút kinh nghiệm, phân tích tình hình hiện tại để đưa ra quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người QLDA phải có tầm nhìn rộng và óc phân tích tốt để đưa ra quyết định chính xác Biết rõ tình hình bản thân là bạn đã có được 50% thành công

- Trách nhiệm của người QLDA phải phù hợp với quyền của họ Người QLDA có quyền đánh giá để thực hiện trách nhiệm của họ khi điều hành bất kỳ dự án nào Đặc biệt nhà QLDA phải có quyền phối hợp các nguồn lực, thiết lập mong đợi, đưa ra những lời chỉ dẫn, thiết lập ưu tiên và giải quyết bất kỳ tranh cãi nào trong nhóm Anh ta cũng được

ưu tiên để đưa ra các quyết định có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án

- Một người QLDA tốt là một người giao tiếp tốt Nếu bạn có khả năng quản lý, bạn phải có các kỹ năng cá nhân để khơi gợi những ý tưởng của người khác nhằm tạo kết quả tốt nhất cho hoạt động của các dự án

6/ Kỹ năng ra quyết định: Kỹ năng ra các quyết định là sản phẩm tư duy của chủ

thể quản trị, chứa đựng một hàm lượng tri thức khoa học lẫn cả yếu tố sáng tạo và tính nghệ thuật nhất định Các quyết định đề ra khi vấn đề đã chín muồi xoay quanh vấn đề của tổ chức Chất lượng của quyết định phụ thuộc vào chất lượng thông tin thu nhậnvà khả năng phân tích của nhà quản lý dự án Cấp quản lý càng cao thì quyết định của họ càng quan trọng, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận thậm chí cả vận mệnh của tổ chức, công ty Khả năng ra quyết định không phải là khả năng bẩm sinh

- Xác định mục tiêu: Sau khi người ra quyết định đã xác định được vấn đề cần giải quyết thì có thế đặt ra các mục tiêu cần đạt được Đặt ra mục tiêu giúp cho nhà quản lý biết được cái mình cần đạt được và làm sao để đạt được

* Ví dụ: Một cửa hàng thời trang đang gặp khó khăn với hình ảnh xấu là thái độ

bán hàng không tốt và chất lượng ngày càng giảm vì thế chủ cửa hàng quyết định đưa ra mục tiêu “nâng cao hình ảnh” cửa hàng mình

7/ Kỹ năng xây dựng môi trường quản lý dự án làm việc chuyên nghiệp: Nội

dung cơ bản của QLDA là xây dựng kế hoạch cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với

những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất Mỗi khi thực hiện xong một công việc

gì, bạn hãy ghi lại những gì đã làm được, rút ra bài học kinh nhiệm thì đó là những tài liệu

vô giá của bạn sau này

- Phân chia công việc: Đây là một hoạt động nhằm tách những nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ dàng quản lý Những nhiệm vụ nhỏ này được giao cho các nhóm nhân viên Theo nguyên tắc, bạn phải chỉ ra được hoàn thành một mục tiêu như thế nào Tuy nhiên, bạn cũng cần cung cấp sự chú ý để tương tác lẫn nhau ở mỗi khúc công việc và tiếp cận cẩn thận mỗi điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên theo cách tốt nhất

8/ Kỹ năng truyền đạt thông tin và truyền thông của người quản lý dự án:

Không phải cứ họp hành nhiều là tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế nào Hãy quan tâm đến cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thông tin Người QLDA giỏi là người biết lắng nghe và thấu cảm: Đây là một phần quan trọng trong giao tiếp Một người có thể lắng nghe, và hiểu những gì đang diễn ra Thấu cảm là mặt nhẹ hơn của lắng nghe và sự tin tưởng Bạn có thể hiểu họ cảm thấy như thế nào, tại sao họ cảm thấy điều đó và bạn có thể làm chúng cảm thấy sự khác biệt như thế nào Sự thấu cảm đặc biệt quan trọng khi bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại với dịch vụ của bạn

9/ Kỹ năng trình độ kỹ thuật quản lý dự án:

- Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án

- Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – là những người có thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm

- Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn

- Có trình độ chuyên môn liên quan đến dự án, kinh nghiệm đã có, các bằng cấp liên quan, các đóng góp trong công tác tư vấn, đào tạo, kết quả giải quyết các vấn đề cụ thể

Có năng lực quản lý nguồn lực, kinh nghiệm liên quan, hiệu quả trong công tác quản lý, kết quả thực hiện các kế hoạch, mục tiêu đặt ra

Có năng lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức về quản trị dự án, kinh nghiệm liên quan, kỹ năng trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng trong xử lý các tình huống, hiểu biết về năng lực chuyên môn của đồng nghiệp

Câu 2: Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh/chị? Nêu chi

tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh/chị.

Trả lời:

1/ Kỹ năng về hoạch định kế hoạch quản lý dự án: Lập kế hoạch là chức năng

đầu tiên trong bốn chức năng của QLDA là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà QLDA bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà QLDA xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra

- Một dự án đồ sộ bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” trong việc hoạch định phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…trong một dự án lớn sẽ có ti tỉ những khâu nhỏ hơn cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch còn lại Người QLDA ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số các kế hoạch lâm vào bế tắc

- Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể

mà các nhà QLDA mong muốn cho tổ chức của họ Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu

từ rễ cái của một cây sồi lớn, rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yêú đối với mỗi nhà quản lý Với cách tiếp cận theo quá trình :

+ Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa

+ Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh ”

Như vậy , Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì ?và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào? Tức là, lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, xây dựng một chiến

lược tổng thể để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động

* Ví dụ: Về hoạch định kế hoạch đầu tư và quy hoạch phát triển: Tại Việt Nam, tất cả các dự án đầu tư đều phải nằm trong quy hoạch đã được duyệt mới được chuẩn bị đầu tư Việt Nam có Luật riêng về Quy hoạch Bộ Kế hoạch và Đầu tư (MPI) là cơ quan đầu mối tổ chức thẩm định, tổng hợp, lập báo cáo thẩm định về các quy hoạch phát triển, trình Chính phủ phê duyệt; kiểm tra, tổng hợp kết quả thực hiện các quy hoạch đã được duyệt Các Bộ, ngành, địa phương căn cứ vào các quy hoạch phát triển đã được duyệt để

đề xuất, xây dựng kế hoạch đầu tư và danh mục các dự án đầu tư (bằng vốn của ngân sách nhà nước và vốn đầu tư của xã hội) Việt Nam rất coi trọng khâu chủ trương đầu tư dự án Tất cả các dự án đầu tư công đều phải lập Báo cáo đề xuất dự án (kể cả các dự án đã có trong quy hoạch đã được phê duyệt) Việc điều chỉnh dự án (mục tiêu, quy mô, tổng mức đầu tư) nằm trong quy hoạch đã được phê duyệt phải được sự chấp thuận của cơ quan phê duyệt quy hoạch đó

2/ Kỹ năng dẫn dắt và lãnh đạo quá trình thực hiện dự án: Lãnh đạo là giúp

các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch (khiến các cá nhân sẵn lòng làm việc cho tổ chức)

- Một người quản lý dẫn dắt và lãnh đạo quá trình thực hiện dự án đòi hỏi nhiều tố chất Theo tôi, cái quan trọng nhất là phải hấp dẫn được người khác bằng trí tuệ và nhân cách của mình Người quản lý, lãnh đạo mà không có sức hấp dẫn thì không phải lãnh đạo đích thực

- Một quản lý dự án giỏi cần phải luôn bình tĩnh trước những thay đổi và việc

ngoài ý muốn xảy ra suốt quá trình thực hiện 80% công việc sẽ không theo đúng dự đoán ban đầu Người quản lý phải ưu tiên giữ cho tinh thần cả đội bình tĩnh và ổn định trước trở ngại

- Bên cạnh chú trọng vào từng chi tiết trong dự án, người quản lý cũng cần có cái nhìn toàn cục và sự phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra

- Bình tĩnh trước trở ngại vẫn chưa đủ, người quản lý phải thích ứng thật nhanh với

sự thay đổi để lèo lái cỗ xe dự án luôn nhắm đúng mục tiêu cần đến Đưa ra biện pháp kịp

thời để kiểm soát tình hình là tối quan trọng trong công tác quản lý, vì nếu không phản ứng nhanh, mọi thành quả có thể bị tổn hại nghiêm trọng chỉ trong chốc lát

* Ví dụ: Con người luôn là yếu tố rất quan trọng của dự án Các đối tượng con

người ở đây được hiểu là tất cả các cá nhân, nhóm người hay tổ chức v.v có liên quan dưới mọi hình thức tới dự án Để phân tích, các đối tượng này nên được phân chia thành các nhóm tuỳ theo đặc điểm mối liên quan của họ với dự án, chẳng hạn: nhóm đối tượng mục tiêu của dự án, nhóm những người thực hiện dự án, nhóm những người được hưởng lợi nhờ dự án, v.v Mục tiêu phân tích yếu tố con người dẫn dắt và lãnh đạo xác định là:

- Đối với con người như đối tượng tham gia dự án:

+ Các nhóm đối tượng

+ Đặc điểm của từng nhóm

+ Động cơ của từng nhóm,

+ Điểm mạnh, điểm yếu, tác động tới dự án

- Đối với dự án, như chủ thể sử dụng con người:

+ Mức độ và cách thức cần quan tâm đến mỗi nhóm

+ Các công việc liên quan đến họ cần phải được làm

3/ Kỹ năng truyền đạt thông tin và truyền thông của người quản lý dự án:

- Hiểu được tầm quan trọng của truyền đạt thông tin và truyền thông tốt khi làm việc với dự án và mô tả các thành phần chính của một kế hoạch quản lý giao tiếp

- Người làm quản lý dự án phải hiểu được quy trình quản lý truyền thông:

+ Xác định thông tin và nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan

+ Phân phối thông tin, có thể dùng thông tin cần thiết, đúng lúc, thu thập và phổ biến thông tin về hiệu suất

- Mỗi dự án người quản lý cần có kế hoạch quản lý truyền thông, là tài liệu hướng dẫn truyền thông trong dự án Phân tích các bên liên quan trong truyền thông dự án, cùng

hỗ trợ quy trình lập kế hoạch truyền thông

- Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm và đúng định dạng cũng quan trọng như tạo thông tin

- Tài liệu dự trữ về dự án, chấp nhận chính thức và các bài học rút ra từ việc truyền thông trong quản lý dự án

* Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác Người QLDA phải có khả năng

quan hệ tích cực với mọi người Họ phải tích cực nghe và có khả năng thông cảm với nhu cầu của mọi người

* Khả năng diễn đạt Người QLDA phải có khả năng trình bày các ý tưởng của

mình dưới dạng lời và viết Trình bày lời thường xuất hiện với các dự án và kĩ năng trình bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án

* Ví dụ: Tại cơ quan có Ban QLDA, tôi thường xuyên gặp gỡ nhân viên thực hiện

dự án để trao đổi thường xuyên (chính thức và không chính thức), nắm bắt các nội dung

và truyền đạt các nội dung

- Quan sát hiện trường công việc

- Các buổi họp định kỳ của cơ quan

- Những nguồn thông tin không chính thức

- Những nguồn thông tin chính thức Thông thường, kế hoạch và ngân sách có thể được điều chỉnh nhiều lần trong khi thực hiện

- Thường xuyên thảo luận: Một yếu tố quan trọng trong hoạt động thành công của một Ban QLDA là chất lượng truyền thông trong nhân viên lấy buổi họp nhân viên làm công cụ quan trọng trong việc quản lý cơ quan Sử dụng đúng, buổi họp nhân viên tăng cường truyền thông và có thể phòng ngừa được những vấn đề do nhân viên gây ra do thiếu thông tin hoặc thông tin bị sai Nếu không biết sử dụng, các buổi họp có thể gây vừa tốn kém cho cơ quan vừa tạo ức chế cho các nhân viên Một giờ hội họp 8 nhân viên tương đương lương một ngày của một nhân viên Cần phân biệt giữa họp nhân viên Ban QLDA và họp nhóm

- Tầm quan trọng của truyền thông trong quản lý dự án:

+ Hiệu quả: Đây là điều rất cần thiết cho các nhân viên có khả năng truyền thông cho nhau Truyền thông 2 chiều này thuộc tiến trình dân chủ, chính yếu cho việc lấy quyết định và xác định các chính sách hiệu quả

+ Hiệu năng: Khi các nhân viên truyền thông cho nhau một cách cởi mở về thủ tục, phương pháp, các trường hợp, chính sách, mục tiêu và cả những mong muốn