ÔM TẬP QUẢN TRỊ HỌC 1. Các chức năng quản trị: Tiến trình quản trị là một phức hợp những kỹ năng có tính hệ thống rất sinh động và phức tạp. Do đó, để có thể hiểu rõ về quản trị, cần phải hiểu rõ về các chức năng và vai trò của quản trị. Các chức năng quản trị là những nhiệm vụ quản lý chung, cần phải được thực hiện trong tất cả các tổ chức kinh doanh sản xuất. 1. Chức năng hoạch định Là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch định gồm ba giai đoạn như thiết lập các mục tiêu cho tổ chức: Mức tăng lợi nhuận, thị phần, hoặc tăng doanh thu...; sắp xếp các
ÔM TẬP QUẢN TRỊ HỌC Các chức quản trị: Tiến trình quản trị phức hợp kỹ có tính hệ thống sinh động phức tạp Do đó, để hiểu rõ quản trị, cần phải hiểu rõ chức vai trò quản trị Các chức quản trị nhiệm vụ quản lý chung, cần phải thực tất tổ chức kinh doanh sản xuất Chức hoạch định Là việc xác định mục tiêu mục đích mà tổ chức phải hoàn thành tương lai định cách thức để đạt mục tiêu Hoạch định gồm ba giai đoạn thiết lập mục tiêu cho tổ chức: Mức tăng lợi nhuận, thị phần, tăng doanh thu ; xếp nguồn lực tổ chức để đạt mục tiêu; định hoạt động tổ chức như: - Ra định trình lựa chọn phương án hành động hợp lý để đạt mục tiêu đề (lựa chọn phương án đưa xem xét) - Ra định điều kiện môi trường biến động Đó thách thức nhà quản trị: Chức tổ chức Là trình tạo cấu mối quan hệ thành viên (các phận tổ chức) Thông qua cho phép họ thực kế hoạch hoàn thành mục tiêu chung tổ chức - Tiến trình tổ chức bao gồm việc: Thiết lập phận, phòng ban xây dựng bảng mơ tả công việc tổ chức bao gồm chức nhân sự: tuyển mộ, tuyển chọn, huấn luyện phát triển nguồn nhân lực, đó, người đóng góp nỗ lực vào thành cơng tổ chức - Truyền đạt thông tin, tri thức, kỹ thuật, thị, mệnh lệnh, thông tin cần thiết để thực công việc, đồng thời nhận thông tin phản hồi Chức thúc đẩy động viên (chỉ huy - lãnh đạo): Đây chức thúc đẩy, động viên nhân viên theo đuổi mục tiêu lựa chọn Bằng thị, mệnh lệnh thỏa mãn nhu cầu vật chất tinh thần Các nhà quản trị thực chức huy để thúc đẩy, động viên nhân viên hoàn thành mục tiêu đề Chức kiểm tra, kiểm soát Là trình giám sát chủ động cơng việc tổ chức, so sánh với tiêu chuẩn đề điều chỉnh cần thiết Q trình kiểm sốt trình tự điều chỉnh liên tục thường diễn theo chu kỳ Các chức nói có quan hệ qua lại mật thiết với nhau, thực theo trình tự định Quá trình quản trị phải thực đồng chức nói trên, khơng q trình quản trị không đạt hiệu mong muốn Các cấp bậc quản trị: cấp Quản trị viên cao cấp (Top Managers) Nhiệm vụ nhà quản trị cấp cao đưa định chiến lược Tổ chức thực chiến lược, trì phát triển tổ chức ví dụ là: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc v.v Quản trị viên cấp hay cấp trung gian (Middle Managers) hiệm vụ họ đưa định chiến thuật, thực kế hoạch sách doanh nghiệp, phối hợp hoạt động, công việc để hoàn thành mục tiêu chung.Các quản trị viên cấp thường trưởng phòng ban, phó phòng, chánh phó quản đốc phân xưởng v.v Quản trị viên cấp sở (First-line Managers) Nhiệm vụ họ đưa định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển công nhân viên công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực mục tiêu chung Các chức danh thông thường họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng tổ bán hàng v.v Vì kỹ chun mơn nhà quản trị cấp sở cao cấp lại Xét từ nhiệm vụ nhà quản trị cấp sở là: Nhiệm vụ họ đưa định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển công nhân viên công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực mục tiêu chung, họ người trực tiếp làm việc, thúc đẩy công nhân phân xưởng liệt kê yếu tố thuộc nhóm MT vĩ mơ (MT bên ngồi) quản trị Chọn yếu tố Mơi trường trị- pháp luật, Mơi trường kinh tế, Mơi trường tự nhiên, Môi trường công nghệ - Lạm phát thuộc môi trường kinh tế: Lạm phát nhân tố quan trọng cần phải xem xét phân tích Lạm phát cao hay thấp có ảnh hưởng đến tốc độ đầu tư vào kinh tế Khi lạm phát q cao khơng khuyến khích tiết kiệm tạo rủi ro lớn cho đầu tư cuả doanh nghiệp, sức mua xã hội bị giảm sút làm cho kinh tế bị đình trệ Trái lại thiểu phát làm cho kinh tế bị trì trệ Việc trì tỷ lệ lạm phát vừa phải có tác dụng khuyến khích đầu tư vào kinh tế , kích thích thị trường tăng trưởng liệt kê yếu tố thuộc nhóm MT vi mơ quản trị Chọn yếu tố nhóm cạnh tranh trực diện, nhà cung ứng, khách hàng, người môi giới trung gian, đối thủ tìm ẩn, giớ chức địa phương cơng chúng Những người cung ứng Những người cung ứng công ty kinh doanh người cá thể cung cấp cho công ty đối thủ cạnh tranh nguồn vật tư cần thiết để sản xuất mặt hàng cụ thể hay dịch vụ định Ví dụ, để sản xuất xe đạp, cơng ty phải mua thép, nhơm, vỏ xe, líp, đệm vật tư khác Ngồi ra, cơng ty phải mua sức lao động, thiết bị, nhiên liệu, điện năng, máy tính cần thiết hoạt động Những kiện xảy môi trường "người cung ứng" ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động marketing công ty Những người quản trị marketing phải ý theo dõi giá mặt hàng cung ứng, việc tăng giá vật tư mua buộc phải nâng giá xe đạp Thiếu chủng loại vật tư đó, bãi cơng kiện khác làm rối loạn cung ứng lịch gửi xe đạp cho khách đặt hàng Trong kế hoạch ngắn hạn bỏ lỡ khả tiêu thụ kế hoạch dài hạn làm thiện cảm khách hàng cơng ty liệt kê yếu tố thuộc nhóm MT nội quản trị Chọn yếu tố tài chính, nhân sự, sở vật chất, văn hố tổ chức Nguồn lực vật chất bao gồm yếu tố như: vốn sản xuất, nhà xưởng máy móc thiết bị, nguyên vật liệu dự trữ, thông tin môi trường kinh doanh v.v Mỗi doanh nghiệp có đặc trưng nguồn lực vật chất riêng, có điểm mạnh lẫn điểm yếu so với đối thủ cạnh tranh ngành Do đó, việc phân tích đánh giá mức nguồn lực vật chất sở quan trọng giúp nhà quản trị doanh nghiệp hiểu nguồn lực vật chất tiềm tàng, hạn chế v.v để có định quản trị thích nghi với thực tế như: khai thác tối đa nguồn vốn tiền nguồn vốn sở vật chất có, lựa chọn huy động nguồn vốn bên thật có nhu cầu, chọn đối tượng cần hợp tác nhằm tăng qui mô nguồn lực vật chất, thực dự trữ tỉ lệ cần thiết để đảm bảo khả đương đầu (phòng thủ cơng) với đối thủ cạnh tranh thị trường ngồi nước.v.v Sơ đồ tổ chức ? Vẽ sơ đồ Theo mơ hình nào? Sơ đồ tổ chức hình vẽ thể vị trí, mối quan hệ báo cáo kênh thông tin (giao tiếp) thức tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ thức người quản lý cấp với nhân viên tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức định dạng tổ chức cho biết mối quan hệ báo cáo quyền lực tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tổ chức Các đường nối vị trí sơ đồ cấu cho thấy kênh thơng tin thức sử dụng để thực quyền lực tổ chức Cơ cấu trực tuyến a) Vẽ sơ đồ tổ chức theo : Cơ cấu trực tiếp b) Cơ cấu theo chức c) Cơ cấu theo địa lí d) Cơ cấu theo sản phẩm Có phong cách lãnh đạo Phong cách độc đoán: đặc trưng việc người quản lý biết phân chia quyền lực quản lý mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo định tạo điều kiện thuận lợi người cấp phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch thực kế hoạch, đồng thời tạo bầu khơng khí tâm lý tích cực trình quản lý Phong cách dân chủ: đặc trưng việc tập trung quyền lực vào tay người quản lý, người lãnh đạo - quản lý ý chí mình, trấn áp ý chí sáng kiến thành viên tập thể ọ muốn nhân viên làm làm mà không kèm theo lời khuyên hay hướng dẫn Phong cách tự nhà lãnh đạo cho phép nhân viên quyền định, nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm định đưa Phong cách lãnh đạo tự sử dụng nhân viên có khả phân tích tình xác định cần làm làm Bạn ôm đồm tất công việc! Bạn phải đặt thứ tự ưu tiên công việc uỷ thác số nhiệm vụ Phong cách lãnh đạo tốt Phong cách lãnh có ưu-nhược điểm Phong cách tốt nhà lãnh đạo biết áp dụng cách linh hoạt, có kết hợp suốt q trình lãnh đạo để đạt hiệu cao cần phải biết phối hợp để lãnh đạo hợp lý giai đoạn, trường hợp Khi lựa chọn phong cách lãnh đạo nào, nhà quản lý cần cân nhắc dựa nhiều yếu tố lúc, chẳng hạn thời gian cho phép, kiểu nhiệm vụ, mức độ áp lực cơng việc, trình độ nhân viên, mối quan hệ đội nhóm, người nắm thông tin… Tuy nhiên, lãnh đạo giỏi người phối hợp sử dụng linh hoạt phong cách lãnh đạo nói cách hợp lý trường hợp cụ thể 10 Theo Mouton Phong cách lãnh đạo tốt 11 Có phong cách lãnh đạo Mouton Phong cách 1.1: Quản lý – Hiệu thấp / nhân viên không hài lòng Lãnh đạo kiểu khơng hiệu Họ không quan tâm nhiều đến việc tạo hệ thống để hồn thành cơng việc, tạo mơi trường làm việc hài lòng tràn đầy động lực Kết khơng có tổ chức rõ ràng, bất mãn với công việc Phong cách 1.9: Quản lý coi trọng mong muốn nhân viên – Hiệu thấp / nhân viên hài lòng Phong cách lãnh đạo quan tâm đến nhu cầu cảm xúc nhân viên Những người tập trung vào hạnh phúc an tồn, từ khiến nhân viên làm việc chăm Kết tạo môi trường làm việc thoải mái, thú vị bị kiểm soát trình sản xuất Phong cách 9.1: Quản lý quyền lực – Hiệu cao / nhân viên không hài lòng Còn biết đến Lãnh đạo độc đốn “Làm việc chết”, người thuộc loại tin nhân viên đơn giản phương tiện để hồn thành cơng việc Nhu cầu nhân viên đứng thứ hai sau hiệu suất làm việc Loại hình lãnh đạo độc đốn, có quy tắc, sách thủ tục nghiêm ngặt cơng việc Xem hình phạt phương tiện để thúc đẩy nhân viên Phong cách 5.5: Quản lý trung hòa- Hiệu trung bình / nhân viên khơng phản đối Phong cách cân hai mối quan tâm, dường thỏa hiệp lý tưởng Trong bạn vừa thể chút quan tâm tới nhân viên, vừa đảm bảo hiệu làm việc mức trung bình Phong cách 9.9: Lãnh đạo đội nhóm – Hiệu cao / nhân viên hài lòng Theo mơ hình Balke Mouton, phong cách quản lý tốt Các nhà lãnh đạo coi trọng nhu cầu sản xuất nhu cầu nhân viên ngang 12 Có hình thức kiểm tra, kiểm soát Kiểm soát lường trước (kiểm soát trước thực hiện): Bằng cách tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Tác dụng cuả kiểm soát lường trước giúp cho doanh nghiệp chủ động đối phó với bất trắc tương lai chủ động tránh sai lầm từ đầu Đây hình thức kiểm sốt tốn Kiểm soát hành ( kiểm soát thực ): Bằng cách giám sát trực tiếp thực hiện, nắm bắt lệch lạc đưa biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm bảo việc thực kế hoạch Kiểm soát sau thực ( kiểm soát phản hồi ): Đây loại kiểm soát thực sau hoạt động xảy Mục đích cuả loại kiểm sốt nhằm xác định xem kế hoạch có hồn thành khơng? Nếu khơng phải tìm hiểu ngun nhân? Rút học kinh nghiệm cho lần sau.Nhược điểm cuả loại kiểm soát trễ thời gian 13 Tiến trình KT, kiễm sốt Thiết lập tiêu chuẩn Kiểm tra so sánh kết thực tế tiêu chuẩn xác định Tiêu chuẩn tiêu nhiệm vụ cần thực thơng qua nhà quản trị thu dấu hiệu cần thiết để theo dõi tiến trình cơng việc Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn cho kiểm tra việc không đơn giản chút phải cân nhắc nhiều vấn đề Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu kết nối với mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, lúc chấp nhận Cụ thể: Kết nối với mục tiêu mong muốn: Tức mục tiêu chiến lược tổ chức Khách quan: Chính cơng khơng bị tác động nhân viên yếu tố nhân Đầy đủ: Bao gồm tất hành vi mục tiêu ước muốn tổ chức Đúng lúc: Kiểm tra cung cấp thông tin cần thiết Chấp nhận được: Hệ thống kiểm tra phải cơng nhận cần thiết thích hợp Tiêu chuẩn sở để đo lường kết đặt dạng khác nhau: Bằng đơn vị số lượng vật chất: công, ngày công, số lượng sản phẩm, phế phẩm Đơn vị tiền tệ chi phí, doanh thu, lợi nhuận Định tính: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, vui lòng khách hàng, cải tiến uy tín doanh nghiệp… Đo lường thành hoàn thành thực tế so sánh với tiêu chuẩn đề Có thể nên hình dung thành trước thực để so chiếu với tiêu chuẩn từ có biện pháp sửa chữa kịp thời Việc đo lường dễ dàng tiêu chuẩn xác định đắn thành nhân viên xác định xác Việc đo lường thành khó khăn số cơng việc Ví dụ đánh giá chất lượng phục vụ phòng hành phòng hành doanh nghiệp, đánh giá uy tín sản phẩm Trong trường hợp đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng hàng loạt tiêu chuẩn gián tiếp nhiệt tình lòng trung thành cấp dưới, khâm phục bạn đồng nghiệp, thái độ báo chí, dư luận cơng chúng… Tiến hành sửa chữa sai lầm kịp thời kết thực tế thấp tiêu chuẩn Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên,… Phân công lại phận sai lầm công tác tổ chức phát sinh trình thực Tuyển dụng thêm, đào tạo nâng cao lực cho nhân viên sa thải Giải thích đầy đủ rõ ràng công việc cho cấp Tiến trình diễn tả sơ đồ sau: ... bậc quản trị: cấp Quản trị viên cao cấp (Top Managers) Nhiệm vụ nhà quản trị cấp cao đưa định chiến lược Tổ chức thực chiến lược, trì phát triển tổ chức ví dụ là: chủ tịch hội đồng quản trị, ... hoạt động, cơng việc để hồn thành mục tiêu chung.Các quản trị viên cấp thường trưởng phòng ban, phó phòng, chánh phó quản đốc phân xưởng v.v Quản trị viên cấp sở (First-line Managers) Nhiệm vụ họ... chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc v.v Quản trị viên cấp hay cấp trung gian (Middle Managers) hiệm vụ