Đề cương ôn tập quản trị học đại cương

Vì sao nói quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu chung.. Quản trị là hoạt động cần thiết phải thực h

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI CƯƠNG

Câu 1: Quản trị là gì? Vì sao nói quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu chung Hãy cho ví dụ thực tế để minh họa.

Quản trị là hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung

Vì sao quản trị là hoạt động cần thiết đối với mọi tổ chức? Không phải mọi tổ chức đều tin rằng họ cần đến quản trị Trong thực tiễn, một số người chỉ trích nền quản trị hiện đại và họ cho rằng người ta sẽ làm việc với nhau tốt hơn và với một sự thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, nếu không có những nhà quản trị Họ viện dẫn ra những hoạt động theo nhóm

lý tưởng như là một sự nỗ lực ‘đồng đội’ Tuy nhiên họ không nhận ra là trong hình thức

sơ đẳng nhất của trò chơi đồng đội, các cá nhân tham gia trò chơi đều có những mục đích

rõ ràng của nhóm cũng như những mục đích riêng, họ được giao phó một vị trí, họ chấp nhận các qui tắc/luật lệ của trò chơi và thừa nhận một người nào đó khởi xướng trò chơi

và tuân thủ các hướng dẫn của người đó Điều này có thể nói lên rằng quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức

Thật vậy, quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung Hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể, nếu mỗi cá nhân tự mình làm việc và sống một mình không liên hệ với ai thì không cần đến hoạt động quản trị Không có các hoạt động quản trị, mọi người trong tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm lúc nào, công việc sẽ diễn ra một cách lộn xộn Giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau Những hoạt động quản trị sẽ giúp cho hai người cùng khiêng khúc

gỗ đi về một hướng Một hình ảnh khác có thể giúp chúng ta khẳng định sự cần thiết của quản trị qua câu nói của C Mác trong bộ Tư Bản: “Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy, người nhạc trưởng”

Câu 2: Tại sao nói quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật? Hãy cho một ví

dụ do thiếu nghệ thuật trong quản trị làm cho kết quả quản trị không đạt được mục tiêu đã đề ra.

Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

Quản trị là Khoa học vì theo định nghĩa trên tiến trình bước 1 là hoạch định công việc, bước 2 là tổ chức thực hiện công việc, bước 3 là lãnh đạo chỉ đạo thực hiện công việc, bước 4 là kiểm tra giám sát công việc từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo công việc để công việc đạt mục tiêu đã hoạch định do vậy Quản trị là một khoa học

Quản trị là nghệ thuật vì: Lãnh đạo được xác định như là sự tác động mang tính nghệ thuật, hay một quá trình gây ảnh hưởng đến người khác sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức

2.1 Quản trị là khoa học:

Quản trị là một lĩnh vực hoạt động khoa học kinh tế - xã hội phức tạp và có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội Tính khoa học của quản trị dựa trên một số các yếu tố:

- Dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về quy luật tự nhiên, kỹ thuật và xã hội Ngoài ra quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của triết học, kinh tế học, ứng dụng các thành tựu của khoa học, toán học, công nghệ…

- Tính khoa học đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên nguyên tắc quản trị

- Tính khoa học còn đòi hỏi quản trị phải dựa trên sự định hướng cụ thể, đồng thời đòi hỏi phải nghiên cứu toàn diện

2.2 Quản trị là nghệ thuật:

Việc tiến hành các hoạt động quản trị trong thực tế, trong những điều kiện cụ thể được xem vừa là khoa học vừa là nghệ thuật Trong bối cảnh kinh tế xã hội của thế giới hiện đại ngày nay, công tác quản trị trên hầu hết các lĩnh vực không thể không vận dụng các nguyên tắc, phương pháp quản lý, đòi hỏi cán bộ quản trị phải có được một trình độ đào tạo nhất định Nghệ thuật quản trị các yếu tố nhằm đạt mục tiêu đề ra cho toàn hệ thống hay tổ chức được xem xét Nghệ thuật quản trị là những “bí quyết” biết làm thế nào đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao Chẳng hạn, nghệ thuật dùng người, nghệ thuật

ra quyết định, nghệ thuật giải quyết các vấn đề ách tắc trong sản xuất, nghệ thuật bán hàng, nghệ thuật giải quyết mâu thuẫn…

Với nội dung trình bày như trên, có thể thấy hai yếu tố khoa học và nghệ thuật của quản trị không loại trừ nhau mà bổ sung cho nhau và cả hai đều cần thiết và có ý nghĩa quan trọng Khoa học về quản trị ngày càng tiến triển và hoàn thiện sẽ tạo cơ sở tốt hơn cho nâng cao trình độ và hiệu quả của nghệ thuật quản trị

Câu 3: Muốn quản trị một cách có hiệu quả nhà quản trị phải thực hiện chức năng gì? Hãy nêu tóm tắt nội dung cơ bản của mỗi chức năng đã được sử dụng như thế nào? Tại sao nhà quản trị phải thực hiện chức năng nói trên theo một thứ tự đã được xác định.

Muốn quản trị một cách có hiệu quả nhà quản trị phải thực hiện chức năng:

- Chức năng hoạch định

- Chức năng tổ chức

- Chức năng lãnh đạo

- Chức năng kiểm tra

Nội dung cơ bản của mỗi chức năng đã được sử dụng:

 Chức năng hoạch định.

Muốn quản trị phải thực hiện ~ nhiệm vụ căn bản ta gọi là ~ chức năng của quản trị + Xác định mục tiêu của hđ

+ Xây dựng chiến lược tổng quát (chiến lược là văn bản trình bày)

- Quan điểm

- Phương châm

- Mục tiêu chung

- Các giải pháp có tính toàn cục về phát triển 1 hoặc 1 số lĩnh vực trong thời gian dài

+ Thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp các hđ thực hiện mục tiêu

 Chức năng tổ chức.

- Xác định ~ việc phải làm

- Người nào phải làm

- Sự phối hợp hđ

- Bộ phận nào sẽ được hình thành.

- Quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập ntn?

- Hệ thống các quyền hành được thiết lập ntn?

 Chức năng lãnh đạo.

+ Yêu cầu khách quan của việc phải thực hiện chức năng lãnh đạo

- Một tổ chức bao giờ cũng bao gồm 1 tập thể người Mỗi người trong tập thể đó có tính khí riêng, có hoàn cảnh riêng, có vị trí khác nhau

- Người lãnh đạo muốn lãnh đạo mọi người thực hiện quết định vào mục tiêu kế hoạch đã đặt ra phải:

* Biết cơ động, hành vi của người dưới quyền

* Biết động viên lãnh đạo, điều khiển ~ người khác

* Chọn lọc ~ phong cách lãnh đạo phù hợp với ~ đối tượng và hoàn cảnh của đối tượng

- Phát huy được sở trường của mình

+ Trên cơ sơ hiểu biết về đối tượng để giải quyết các xung đột giữa các thành viên

và thắng được sức ý của các thành viên trước ~ sự thay đổi

 Chức năng kiểm tra

+ Yêu cầu khách quan của việc thực hiện chức năng này là sau khi đạt được:

- Mục tiêu đã được xác định

- Kế hoạch đã được thông qua

- Cơ cấu tổ chức đã được hình thành

- Con người đã được tuyển dụng, huấn luyện, động viên, nhưng công việc vẫn có thể thất bại Do đó cần thiết phải tiến hành kiểm tra

+ Yêu cầu kiểm tra

- Xác định kết quả

- So sánh kết quả đạt được trong thực tế với kết quả đã dược xác định trong kế hoạch

+ Mục tiêu kiểm tra - đảm bảo cho tổ chức, cơ quan, đơn vị hđ đúng hướng, hoàn thành đúng mục tiêu đã đề ra

Nhà quản trị phải thực hiện chức năng nói trên theo một thứ tự đã được xác định vì:

- ~ chức năng trên đây là ~ chức năng phổ biến đối với mọi hđ của các nhà quản trị

dù cho là Tổng giám đốc, Hiệu trưởng, trưởng phòng chuyên môn

- ~ chức năng này tuy là phổ biến phải thực hiện nhưng hk đồng nhất vì phải phụ thuộc vào đặc điểm môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình, mà tổ chức ấy hđ

Do đó nhà quản trị có thể hđ khác nhau ở mức độ, phạm vi, phương pháp, song bản chất quản trị và việc thực hiện các chức năng quản trị là như nhau

Câu 4: Ai là quản trị trong một cơ quan tổ chức? Hãy cho ví dụ cụ thể trong một công ty, trong một trường đại học (hoặc một bệnh viện) thì ai là nhà quản trị ai không phải là nhà quản trị.

Các nhà quản trị hoạt động trong một tổ chức Các nhà quản trị làm việc trong các tổ chức, nhưng không phải ai trong tổ chức đều là nhà quản trị Nhà quản trị, phân biệt với những nhân viên khác là những người chịu trách nhiệm về công việc của những người khác tại mọi cấp trong bất kỳ loại cơ sở nào, ví dụ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng hay một tổng giám đốc Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều

khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất

và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu

Ví dụ:

- Trong 1 công ty nhà quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc, Những người hk phải là nhà quản trị là những nhân viên

Câu 5: Nhà quản trị giữ vai trò như thế nào trong một tổ chức? Theo em thì vai trò nào là quan trọng nhất? Vì sao? cho ví dụ minh họa.

Vai trò của nhà quản trị

 Loại vai trò quan hệ tương tác giữa người và người:

- Vai trò tượng trưng: Thể hiện như một biểu hiện về quyền lực pháp lý, thực hiện nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình thức

- Vai trò người lãnh đạo: Động viên, đôn đốc, thúc đẩy cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ

- Vai trò liên kết: Là chiếc cầu nối, truyền thông, liên kết mọi người trong và ngoài

tổ chức

 Loại vai trò truyền thông:

- Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất cả các loại thông tin

- Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp trên

- Người phát ngôn của tổ chức: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những người bên ngoài công ty

 Loại vai trò thương thuyết;

Vai trò thương thuyết, thay mặt cho tổ chức, tiến hành đàm phán, ký kết các hợp đồng, thay mặt cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động

 Loại vai trò ra quyết định:

- Doanh nhân: Khởi xướng các thay đổi bên trong tổ chức

- Người giải quyết xung đột: Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, hòa giải

và xử lý những xung đột

- Điều phối các nguồn lực: Quyết định phân chia các nguồn lực trong tổ chức cho từng bộ phận hay dự án

- Nhà thương lượng: Tham gia thương lượng với các đối tác để đem lại ổn định và

quyền lợi cho tổ chức.

Câu 6: Để thực hiện đúng vai trò của mình trong quản trị nhà quản trị phải rèn luyện những kỹ năng cơ bản gì? Theo em vì sao kỹ năng nhân sự lại cần thiết như nhau đối với cả 3 cấp quản trị (cấp cao, giữa, cơ sở) Hãy cho một ví dụ minh họa do không thực hiện tốt kỹ năng nhân sự nhà quản trị khó thực hiện được công việc quản trị của mình.

Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) hoặc chuyên môn/nghiệp vụ: Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nối cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị Ví dụ việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh

doanh, thiết kế cơ khí v.v Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp

Kỹ năng nhân sự (human skills): Là những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nào là biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh

Kỹ năng nhận thức hay tư duy (conceptual skills): Là cái khó hình thành và khó nhất, nhưng nó lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp

Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức Nhà quản trị cần phải

có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề Biết cách làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ chức

Các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng trên nhưng tầm quan trọng của chúng tùy thuộc vào các cấp quản trị khác nhau trong tổ chức Ở những cấp quản trị càng cao thì càng cần nhiều những kỹ năng về tư duy Ngược lại ở những cấp quản trị càng thấp, thì càng cần nhiều kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật Kỹ năng về nhân sự thì ở đâu, ở cấp nào cũng cần

và cũng đều là quan trọng Mặc dù vậy, trên thực tế thường đòi hỏi cụ thể về mức độ kỹ năng nhân sự có thể có sự khác nhau tùy theo loại cán bộ quản trị, nhưng xét theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế thì nó lại đóng vai trò quan trọng nhất, góp phần làm cho các nhà quản trị thực hiện thành công các loại kỹ năng khác của mình và góp phần vào việc đạt được thành công về mục tiêu chung của cả tổ chức

Câu 7: Hoạch định là gì? Hoạch định là có vai trò và ý nghĩa ntn trong hoạt động quản trị Cho 1 ví dụ minh họa, về vai trò và ý nghĩa đã nêu.

* Hoạch định thường được hiểu là tất cả các công việc quản trị có liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai, đó là quá trình xác định mục tiêu, chiến lược và các biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường hoạt động của tổ chức luôn luôn biến động

* Vai trò, ý nghĩa của hoạch định:

1 Trước khi tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, nhà quản trị phải thực hiện chức năng hoạch định, tức là phải xác định rõ:

 Mục tiêu mà tổ chức phải hoàn thành

 Thiết lập một chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu đề ra

 Xây dựng một hệ thống kế hoạch của các bộ phận qua từng thời kì để thực hiện chiến lược tổng thể

 Khi đã xác định được rõ những yếu tố trên, nhà quản trị chắc chắn sẽ có được những nền tảng vững chắc để đưa ra được một chiến lược hiệu quả cho cơ quan, tổ chức của mình

Vd 1: Một doanh ngiệp trước khi thực hiện tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra thì trước tiên nhà quản trị phải xác định mục tiêu là mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, sau đó thiết

lập một chiến lược tổng thể là nâng chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã phong phú đa dạng Cuối cùng xây dựng kế hoạch cụ thể là giao cho từng bộ phận đảm nhận các công việc cụ thể để đạt được mục tiêu

Vd 2: Trưởng khoa Lịch Sử đưa ra kế hoạch phấn đấu đến 2015, Khoa sẽ trở thành khoa có số lượng sinh viên xuất sắc đạt 80% Kế hoạch này được đưa xuống cho các trưởng bộ môn Mỗi trưởng bộ môn lại đưa ra chương trình để thực hiện kế hoạch đó Chẳng hạn, Trưởng bộ môn Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đề ra chương trình: mở thêm các lớp tập huấn nghiệp vụ cho sinh viên năm cuối, lớp kĩ năng mềm cho tất cả các sinh viên…

2 Công tác hoạch định là cần thiết với tất cả các cấp của quản trị trong một tổ chức.

 Đối với nhà quản trị cấp cao, công tác hoạch định có vai trò quan trọng hơn vì nó ảnh hưởng đối với tất cả một tổ chức, một cơ quan

 Hoạch định của nhà quản trị cấp cao thường dành cho tương lai, cho chiến lược chung của tổ chức, đơn vị

 Đối với quản trị viên cấp dưới thì họ tập trung lập kế hoạch ngắn hạn cho từng bộ phận

Vd: Công ty TNHH Toyo tại TP HCM muốn mở thêm chi nhánh ở tỉnh Đồng Nai Giám đốc công ty Toyo sẽ đưa ra hoạch định về cơ cấu nhân sự ở chi nhánh mới.Sau khi hoạch định xong, Giám đốc chỉ thị xuống cho Trưởng phòng nhân sự sẽ lập nên kế hoạch ngắn hạn về tuyển nhân sự, đề cử ai làm Giám đốc chi nhánh mới

 Đối với quản trị viên cấp dưới thì họ tập trung lập kế hoạch ngắn hạn cho từng bộ phận

VD: Công ty A muốn mở thêm chi nhánh ở tỉnh Đồng Nai Giám đốc công ty đó sẽ đưa ra hoạch định về cơ cấu nhân sự ở chi nhánh mới Sau khi hoạch định xong, Giám đốc chỉ thị xuống cho trưởng phòng nhân sự sẽ lập nên kế hoạch ngắn hạn về tuyển nhân

sự Đề cử ai làm giám đốc chi nhánh mới

VD: công ty nước giải khát PEP SI muốn tăng thêm sản phẩm trong dịp tết sắp tới thì trước tiên người quản lý phải xuống các cơ sở để nắm bắt tình hình thị trường, mức tiêu thụ của người tiêu dùng tăng hay giảm, họ thích loại nước nào hơn và tính toán dự doán xem mức tiêu thụ trong thời gian tới để từ đó đề ra kế hoạch sản xuất

3 Công tác hoạch định giúp cho các nhà quản trị chủ động hơn trong việc phải đối phó với bất trắc xảy ra, tập trung được nỗ lực của các thành viên, trong tổ chức luôn hướng vềmục đích, nhờ đó giảm được các chi phí phát sinh do sai lầm trong việc làm vô

ích, thừa thãi đối với việc hướng về mục tiêu

VD: Giám đốc doanh nghiệp sản xuất tôn Tân Thành trước khi lập kế hoạch sản xuất tôn trong năm tới đã dự đoán được trước nhu cầu của thị trường đối với các loại tôn khác nhau nên khi lập kế hoạch sản xuất đã cắt giảm những loại tôn không được ưa chuộng, tăng những loại tôn bán chạy Khi thị trường biến động như dự đoán của Giám đốc, doanh nghiệp Tân Thành đã tránh được sự thiệt hại

4 Công tác hoạch định còn làm dễ dàng cho việc kiểm tra vì có cơ sở từ trước.

VD: Xí nghiệp sản xuất snack Oishi dự kiến trong đợt hè năm 2013 sẽ tăng gia sản xuất sản phẩm của mình lên 20% so với cùng kì năm ngoái để mở rộng thị trường Do đã

có kế hoạch từ trước nên trước khi đến thời điểm hoàn thành như dự kiến, Giám đốc có thể cử người kiểm tra bộ phận sản xuất, kho sản phẩm để biết sản phẩm đã đủ số lượng hay chưa

Vd: công ty nước giải khát PEP SI đó sau khi đề ra kế hoạch cho việc tăng sản phẩm mới thì đồng thời họ cũng đưa ra những quy định là nhân viên phải hoàn thành công việc đúng thời hạn để đưa sản phẩm mói ra thị trường vào dịp tết nhân viên đi làm phải đúng giờ nếu ai không hoàn thành được đúng thời gian quy định thì sẽ chịu các hình thức xử phạt của công ty

Câu 8: Trong hoạch định phải xác định kế hoạch Vậy người ta có thể xác định

kế hoạch theo những tiêu chí nào? Hãy phân biệt sự khác nhau giữa kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật Cho ví dụ minh hoạ.

* Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch là những dự định của nhà quản trị cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản trị và nguồn lực được chương trình hóa

* Người ta phân loại kế hoạch theo những tiêu chí sau:

1) Theo tính chất của kế hoạch

2) Theo tiêu chí của thời gian, các tổ chức có thế có kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn

3) Theo tiêu chí mục tiêu, kế hoạch của tổ chức có thể được chia thành kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ thể

4) Theo tiêu chí thường xuyên áp dụng, các kế hoạch của tổ chức được chia thành các loại: kế họach thường trực và kế hoạch sử dụng một lần

5) Theo cấp tổ chức có kế hoạch của toàn tổ chức, kế hoạch của đơn vị trực thuộc

- Theo tính chất của kế hoạch, bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật

+ Kế hoạch chiến lược: kế hoạch dùng cho toàn bộ một tổ chức, xác định mục tiêu tổng thế mà tổ chức đó mong muốn hoàn thành và định vị tổ chức đó trong xã hội

VD: Kế hoạch chiến lược phát triển trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn giai đoạn 2010 - 2015; Kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước: phấn đấu đến năm 2020, nước ta chính thức trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại;

+ Kế hoạch chiến thuật (kế hoạch hành động): thường được gọi là kế hoạch Kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở chiến lược, là chương trình hành động chi tiết của kế hoạch chiến lược

VD: Kế hoạch phát triển Khoa Lịch sử năm học 2012 - 2013; Kế hoạch chi tiêu 6 tháng đầu năm 2013 của Công ty may mặc Hòa Bình…

- Theo tiêu chí thời gian, các tổ chức có kế hoạch dài hạn và ngắn hạn

+ Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có thời gian một năm Kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi trong môi trường hoạt động của một tổ chức

VD: Kế hoạch xuất khẩu than, kế hoạch nhập khẩu hàng may mặc

+ Kế hoạch dài hạn trên một năm là kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch chiến lược trong thời gian trên một năm cho đến năm năm

VD: Siêu thị điện máy Nguyễn Kim đề ra kế hoạch trong 5 năm tới (2013 – 2018) sẽ

mở thêm 5 chi nhánh mới ở các tỉnh của vùng Đông Nam Bộ Dự kiến năm thứ nhất sẽ

mở chi nhánh ở tỉnh Đồng Nai, năm thứ 2 sẽ mở chi nhánh ở tỉnh Bình Dương, năm thứ 3

mở chi nhánh ở tỉnh Tây Ninh, năm thứ 4 mở chi nhánh ở tỉnh Long An và năm thứ 5 mở thêm chi nhánh ở tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

- Theo tiêu chí mục tiêu, kế hoạch của một tổ chức có thể chia thành kế hoạch định

hướng và kế hoạch cụ thể

+ Kế hoạch định hướng là kế hoạch thích hợp với các tổ chức hoạt động trong môi trường thường xuyên có sự thay đổi, biến động và tổ chức phải luôn luôn linh hoạt để thích nghi như môi trường kinh doanh, dịch vụ, du lịch

+ Kế hoạch cụ thể nhằm xác định rõ ràng những việc phải làm để đạt được mục tiêu

đề ra

VD: Trong doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc đề ra kế hoạch định hướng là tăng gia sản xuất thì kế hoạch cụ thể sẽ bao gồm: các kế hoạch hợp tác, kế hoạch tuyển dụng nhân sự, kế hoạch nhập khẩu máy móc…

- Theo tiêu chí thường xuyên áp dụng, các kế hoạch của tổ chức được chia thành hai

loại: kế hoạch thường trực và kế hoạch sử dụng một lần

+ Kế hoạch thường trực là kế hoạch hướng dẫn cho các hoạt động xảy ra thường xuyên làm căn cứ thực hiện như các thủ tục, chính sách, quy định

VD: Kế hoạch nâng cao tay nghề, kế hoạch sử dụng nguồn lực trong một công ty + Kế hoạch sử dụng một lần: được sử dụng cho một tình huống cụ thể hay một thời

kì cụ thể, đó là các dự án, chương trình và ngân sách

VD: Kế hoạch hỗ trợ đồng bào bão lụt, kế hoạch xây dựng cầu vượt Hàng Xanh (TP HCM) để giảm tình trạng tắc đường…

- Theo cấp tổ chức có kế hoạch của toàn tổ chức, kế hoạch của các đơn vị trực

thuộc

VD: Giám đốc công ty TNHH sản xuất thú nhồi bông đề ra kế hoạch đổi mới mẫu

mã sản phẩm Để thực hiện được kế hoạch đó, các phòng ban phải đề ra kế hoạch cho phòng mình Phòng Thiết kế phải đề ra kế hoạch thiết kế mới, Phòng Tài chính phải đề ra

kế hoạch chi tiêu cho phù hợp, Phòng Marketing phải có kế hoạch quảng bá sản phẩm mới

Câu 9: Quy trình hoạch định chiến lược bao gồm mấy bước? Hãy trình bày nội dung cơ bản của bước 2 Phân tích môi trường và cho biết ý nghĩa của phân tích mt trog họach định Cho ví dụ minh hoa.

Quy trình hoạch định chiến lược bao gồm 5 bước:

- Bước 1: Xác định nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức

- Bước 2: Phân tích môi trường

- Bước 3: Phân tích nội bộ tổ chức

- Bước 4: Nhận ra các phương án chiến lược và chọn chiến lược cho phù hợp

- Bước 5: Thực thi chiến lược và đánh giá

Nội dung cơ bản của bước 2:

+ Môi trường hđộng của 1 tổ chức bao gồm ~ yếu tố, ~ lực lượng, ~ thể chế nằm ngoài tổ chức, nhà quản trị không thể kiểm soát được, nhưng chúng lại có ảnh hưởng đến

hđ của tổ chức đó

+ Môi trường của 1 tổ chức được chia thành 2 loại, môi trường vĩ mô và môi trường

vi mô

- Môi trường vi mô còn gọi là môi trường tổng quát, là ~ yếu tố ảnh hưởng đến tất cả mọi ngành và mọi tổ chức bao gồm cả các yếu tố kinh tế, ctrị, pháp luật, văn hóa, xh, tự nhiên và công nghệ

- Môi trường vi mô còn gọi là môi trường cạnh tranh là ~ yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức cụ thể

Ví dụ: Các khách hàng, các đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, các điều kiện bên ngoài, kết cấu hạ tầng, tình trạng quản lý của địa phương

+ Mục đích của phân loại môi trường

- Tìm ra cơ hội, thời cơ

- Tìm ra mối đe dọa, nguy cơ trên cơ sở đó, nhà quản trị xđ được điểm mạnh, điểm yếu để phát huy hoặc kiềm hãm nhằm làm cho hđ quản trị có hiệu quả

Câu 10: Tổ chức là gì? Công tác tổ chức la gì? Ý nghĩa và mục tiêu của công tác tổ chức trong quản trị.

Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

Công tác tổ chức bao gồm việc thành lập các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết; Xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ với quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó (giữa các cơ cấu của một cơ quan)

Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên 1 môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận nhằm phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, góp phần vào sự hình thành mục tiêu chung

-(Môi trường thuận lợi - là sự phân công trách nhiệm ràng, không trùng lắp dẫm chân lên nhau)

Câu 11: Tầm hạn quản trị là gì? Tầm hạn quản trị có liên quan gì đến tầng nấc trung gian trong 1 tổ chức.

+Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân sự cấp dưới mà nhà

quản trị có thể trực tiếp điều khiển một cách tốt đẹp (nhà quản trị có thể giao việc, kiểm tra, hướng dẫn và điều khiển)

+ Ý nghĩa của việc xác định tầm hạn quản trị đối với việc thiết kế bộ máy tổ chức

 Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng đến số cấp quản lý Nếu tầm hạn quản trị hẹp sẽ làm tăng số cấp quản lý, nhiều tầng nấc trung gian Ngược lại nếu tầm hạn quản trị rộng

sẽ giảm được số cấp quản lý trung gian

 Đối với mỗi loại tầm hạn quản trị đều có những ưu và nhược điểm nhất định:

 Tầm hạn quản trị rộng:

 Ưu điểm: giảm bớt tầng nấc trung gian, giảm số nhân viên quản lý tiết kiệm

được chi phí quản lý Nâng cao tinh thần chủ động làm việc, phát huy tính tự giác của nhân viên

 Nhược điểm: có nguy cơ quá tải ở cấp trên, dễ dẫn đến việc đưa ra các

quyết định không kịp thời

 Tầm hạn quản trị hẹp:

 Ưu điểm; nhà quản trị giám sát nhân viên chặt chẽ

- Thông tin nhanh giữa cấp trên và cấp dưới

- Nhà quản trị sâu sát giữa công việc và nhân viên để ra quyết định kịp thời

 Nhược điểm: nhiều tầng nấc trung gian, tăng số lượng nhà quản trị nên tăng

chi phí quản lý

- Cấp trên thường can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới trực tiếp

- Nhà quản trị cấp cao có khoảng cách khá xa với những người thừa hành ở các cấp dưới dễ dẫn đến quan liêu

 Tùy theo mức độ công việc đơn giản hay phức tạp mà tầm hạn quản trị có thể thay đổi, thông thường là từ 4 đến 8 người, có khi là 12 đến 15 người

Tầm hạn quản trị và số lượng các tầng nấc trung gian trong một tổ chức có quan hệ mật thiết với nhau Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp là tùy vào số lượng các tầng nấc trung gian

VD: Xưởng may của ông A có 15 công nhân, người chủ này trực tiếp quản lí, đôn đốc, tổ chức, sắp xếp công việc Như vậy, tầm hạn quản trị ở trường hợp này tàm han quản trị là 15 sẽ có 2 cấp

Câu 12: Quyền hành là gì? Làm thế nào để có quyền hành trong quản trị? Làm thế nào để giải quyết mối quan hệ hài hòa giữa quyền hành lãnh đạo với việc chấp hành của người làm việc dưới quyền.

 Quyền hành đó là năng lực cho phép yêu cầu nười khác phải hành động theo chỉ đạo của mình

 Làm thế nào để có quyền hành

+ Trong thực tế có 2 trường hợp xãy ra:

- Có người có chức vụ nhưng chưa chắc ra lệnh nhân viên đã nghe vì nhân viên hk thừa nhận q` hành của người lãnh đạo

- Có người cho rằng quyền hành của người lãnh đãouất phát từ sự chấp thuận của nhân viên

+ Tổng hợp lại thì quyền hành có được phải đủ 3 yếu tố:

- Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ (có quyết định có tính pháp lý)

- Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng

- Bản thân nhà quản trị có khả năng và có đức tính khiến cấp dưới tin tưởng

Nếu hk có đủ 3 yếu tố này thì quyền hành của nhà quản trị sẽ hk vững mạnh và rất khó để điều khiển cấp dưới

 Mối quan hệ khá chặt chẽ giữa cách thức mà nhà quản trị sử dụng quyền hành đối với nhân viên và thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên

- Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng chế, đe dọa thì nhân viên phải làm việc nhưng thiếu nhiệt tình

- Nếu nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc bằng quyền lợi, nhân viên sẽ làm việc với thái độ tính toán, cân nhắc lợi hại

- Muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung, nhà quản trị nên

sử dụng quyền hành 1 cách nhẹ nhàng trên tinh thần hợp tác chung

Câu 13: Cơ cấu tổ chức là gì? Hãy trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến các mô hình tổ chức bộ máy (chủ yếu là mô hình đơn giản và mô hình chức năng).

 Cơ cấu tổ chức hay bộ máy tổ chức của 1 cơ quan, đơn vị là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong cơ quan, đơn vị thanh 1 thể thống nhất trong đó các bộ phận