Nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng học viện chính trị khu vực i giai đoạn hiện nay (2)

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢITRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIAO THÔNG VẬN TẢI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I

GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Học viên: NGUYỄN ĐĂNG TÙNG Lớp: Trung cấp lý luận CT-HC K48 Đơn vị công tác: Học viện Chính trị khu vực I

Hà Nội, 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Những số liệu,kết quả trong khóa luận là trung thực và chưa được công bố trong các côngtrình khác Nếu không đúng như trên, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về

đề tài khóa luận của mình

Người cam đoan

Nguyễn Đăng Tùng

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nhậnđược sự quan tâm giúp đỡ của Ban Giám hiệu và các thầy giáo, cô giáotrường Cán bộ Quản lý giao thông vận tải và trường Đại học Công nghệ giaothông vận tải, cùng với sự nhiệt tình giúp đỡ của Ban Giám đốc, các cán bộviên chức, đồng nghiệp ở Học viện Chính trị khu vực I Đến nay, tôi đã hoànthành khóa luận tốt nghiệp Trung cấp lý luận chính trị - hành chính của mình.Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Tôi xin chân thành cảm ơn ThS Nguyễn Kim Dung, người đã trực tiếphướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận!

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2018

Học viên thực hiện

Nguyễn Đăng Tùng

MỤC LỤC

TrangTrang phụ bìa

Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Mục lục

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Mục tiêu, nhiệm vụ của khóa luận 3

3 Phương pháp nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Giá trị của khóa luận 4

6 Kết cấu của khóa luận 5

Chính trị khu vực I hiện nay

CHƯƠNG III - MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP

NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA

VĂN PHÒNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I THỜI

GIAN TỚI

29

3.1 Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng 29

3.2.1 Kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng cao năng lực, trình độ của

đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng

30

3.2.2 Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đào tạo, bồi dưỡng

cán bộ

30

3.2.3 Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ 31

3.2.4 Nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ

công chức phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị của Văn phòng

32

3.3 Các giải pháp thực hiện 32

3.3.1 Nâng cao chất lượng công tác tham mưu phục vụ và tổ chức

sắp xếp lại bộ máy và nhân sự Văn phòng

32

3.3.2 Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ,

công chức làm công tác Văn phòng

32

3.3.3 Phân công, sắp xếp, bố trí cán bộ cho phù hợp với chuyên

môn (mô tả vị trí làm việc); bố trí các phòng làm việc hợp lý theo

1 Lý do lựa chọn đề tài

Văn phòng là bộ phận quan trọng không thể thiếu và gắn liền với quá trình hoạt động, phát triển của cơ quan, đơn vị Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là bộ phận đắc lực của lãnh đạo Trong tổ chức bộ máy nhà nước, Văn phòng - dù ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tham mưu, giúp việc, đề xuất những giải pháp quản lý, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, phát triển của cơ quan, đơn vị phù hợp với xu hướng chung của thời đại.

Trong tổ chức và hoạt động của nhà nước ta hiện nay nói chung và trong từng cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp nói riêng thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước là một tất yếu khách quan Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu Văn phòng được

tổ chức và làm việc khoa học, chính quy, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai các nhiệm vụ chính trị, chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị thu được kết quả tích cực.

Trong các đơn vị của Học Viện Chính trị khu vực I (thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh) thì Văn phòng Học viện là một đơn vị (sau đây gọi tắt là Văn phòng) có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Ban Giám đốc Học viện

Hoạt động của Văn phòng với các nghiệp vụ: tham mưu tổng hợp; thông tin truyền thông; hành chính văn thư lưu trữ; đối ngoại- lễ tân; tiếp nhận và đôn đốc giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo; xây dựng chương trình kế hoạch đầu tư; quản lý phương tiện; công tác khám chữa

bệnh ban đầu;bảo vệ an ninh cơ quan… đã trực tiếp giúp Ban giám đốc Học viện tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của Học viện hàng ngày Có thể nói, hoạt động của Văn phòng có vai trò quan trọng, có ảnh hưởng lớn và tác động trực tiếp đến hầu hết các lĩnh vực trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc Học viện.

Tuy nhiên, hoạt động Văn phòng vẫn còn nhiều khó khăn, hạn chế, bất cập trong việc đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới, đó là: tình hình xây dựng đội ngũ cán bộ viên chức còn hạn chế; trình độ năng lực viên chức Văn phòng chưa đồng đều, kỹ năng soạn thảo, thẩm định văn bản, kỹ năng tham mưu, tổng hợp, kỹ năng hành chính còn hạn chế Công tác phối kết hợp giữa Văn phòng với các đơn vị đôi khi chưa nhịp nhàng, chưa chặt chẽ nên công tác tham mưu, tổng hợp kết quả chưa cao, điều

đó đã ít nhiều ảnh hưởng đến việc nắm bắt thông tin, lãnh đạo chỉ đạo quản lý, điều hành của lãnh đạo Học viện.

Để công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc Học viện đạt hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ xây dựng và phát triển Học viện thời kỳ mới, yêu cầu đặt ra đối với các đơn vị giảng dạy, đơn vị chức năng khác trong Học viện, thì trong đó có Văn phòng - đơn vị tham mưu có vai trò rất quan trọng

Từ thực tiễn công tác của Văn phòng Học viện trong công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ các hoạt động của Học viện; trên cơ sở phân tích vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn phòng Sau thời gian học tập, nghiên cứu lý luận chính trị - hành chính chương trình trung cấp tại Trường Cán bộ quản lý Giao thông vận tải - Bộ Giao thông vận tải, tôi chọn vấn đề:

“Nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Học viện Chính trị

khu vực I giai đoạn hiện nay” làm nội dung khóa luận tốt nghiệp trung cấp lý luận chính trị - hành chính.

2 Mục tiêu, nhiệm vụ của khóa luận

2.1 Mục tiêu

Nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng Học viện Chính trị khu vực I nhằm đổi mới phương pháp làm việc theo hướng cải cách hành chính; xây dựng chuẩn hoá, chuyên nghiệp hoá công tác Văn phòng cho đội ngũ cán bộ, viên chức văn phòng đáp ứng yêu cầu tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo Học viện đạt hiệu quả cao giai đoạn 2018 - 2020.

2.2 Nhiệm vụ

* Làm rõ cơ sở pháp lý về chất lượng công tác văn phòng hiện nay,

hướng tới mục tiêu cải cách hành chính phục vụ tốt hơn cho hoạt động công vụ

* Nghiên cứu thực trạng hoạt động của công tác Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I trong giai đoạn hiện nay

* Đề xuất một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại Học viện Chính trị khu vực I nhằm:

- Phát huy tính chủ động, sáng tạo, nhạy bén trong công tác tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành, quản lý của Ban Giám đốc Học viên

- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức và đủ số lượng biên chế theo quy định; xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức Văn phòng thực sự vững mạnh về tư tưởng chính trị, có phẩm chất đạo đức tốt, có

lối sống chuẩn mực, thực hiện tốt đức tính cần, kiệm, liêm, chính, chí công, vô tư.

- Phấn đấu đạt 100% đội ngũ nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ;

- Hằng năm tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn phòng đối với cán bộ, viên chức Văn phòng.

- Phấn đấu đảm bảo có đầy đủ trang thiết bị cho văn phòng theo hướng hiện đại hóa, thuận lợi trong tiếp cận thông tin, nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tổng hợp.

- Nâng cao trình độ lý luận chính trị và năng lực thực tiễn cho cán

bộ, viên chức làm công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng, 100 % cán bộ viên chức văn phòng được tham gia các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, được bố trí việc làm theo đúng trình độ năng lực và gần sát chuyên môn đã được đào tạo.

- Nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng Thực hiện hiện có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản

và hồ sơ công việc

3 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở vận dụng phương pháp logich và lịch sử, tiểu luận còn

sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp để làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của vấn đề nghiên cứu

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Về đối tượng: Nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn phòng

;

* Về phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: tại Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I.

- Về thời gian: Từ năm 2018 đến năm 2020

5 Giá trị của khóa luận

- Giá trị về khoa học: Giúp lãnh đạo có kinh nghiệm trong tham

mưu điều hành công tác Văn phòng và ban hành các văn bản phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ mới đối với hoạt động của Văn phòng;

- Giá trị về thực tiễn: Khóa luận nhằm chỉ ra yêu cầu đổi mới, tinh

gọn tổ chức bộ máy Văn phòng, đồng thời sắp xếp lại đội ngũ viên chức cho phù hợp với nhiệm vụ nhằm nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp phục vụ thắng lợi nhiệm vụ chính trị của Học viện;

6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương, 14 tiết.

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Học

viện Chính trị khu vực I hiện nay

Chương 3: Một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất

lượng hoạt động của Văn phòng Học viện trong thời gian tới

B NỘI DUNGCHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG

VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Khái niệm chất lượng và nâng cao chất lượng

- Chất lượng: Theo Đại từ điển Tiếng Việt: “ Chất lượng - cái làm

nên phẩm chất, giá trị của con người, sự vật cái tạo nên bản chất sự vật, làm cho sự vật này khác với sự vật kia; phân biệt với số lượng” 1

Từ điển Triết học chỉ rõ: “ Chất lượng (chất) là tính quy định bản chất của sự vật, tính quy định những đặc điểm và tính cách vốn có của sự vật; do tính quy định đó, sự vật là sự như nó đang tồn tại chứ không phải

là sự vật nào khác; tính quy định đó, phân biệt sự vật ấy với những sự vật khác” 2

Giáo trình Triết học Mác-Lênin định nghĩa: Chất là một phạm trù triết học dùng để chỉ tính quy định khách quan vốn có của sự vật và hiện tượng, là sự thống nhất hữu cơ các thuộc tính làm cho nó là nó mà không phải là cái khác.

Trong lĩnh vực kinh tế, “chất lượng” được quan niệm là tập hợp những tính chất của sản phẩm thể hiện mức độ thỏa mãn những yêu cầu định trước cho nó, trong điều kiện xác định về kỹ thuật, kinh tế, xã hội.

2 Từ điển Triết học,Nxb Sự Thật, Hà Nội 1976,tr.150

Mỗi lĩnh vực khác nhau như lĩnh vực tham mưu, phục vụ lãnh đạo cũng có phương pháp khác nhau để đánh giá chất lượng sự vật, sự việc, sản phẩm, song có điểm chung là: chất lượng của đối tượng được đánh giá là tổng hợp các yếu tố tạo nên bản chất của đối tượng, làm nên tác dụng, giá trị của đối tượng đó Nói đến chất lượng là phải nói tới 2

phương pháp: thứ nhất, chất lượng là tổng hợp những phẩm chất, tính chất (thuộc tính) tạo nên giá trị của một con người, một sự vật; thứ hai,

những phẩm chất,tính chất đó đáp ứng đến đâu những yêu cầu đã đặt ra Nói đến chất lượng là nói đến tốt hay xấu, đạt hay không đạt một chuẩn mực nào đó.

Có thể định nghĩa như sau: Chất lượng công tác (hoạt động) là tổng

hợp của các yếu tố làm cho công tác đó phát huy tác dụng đối với mọi hoạt động của lãnh đạo, góp phần để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình đã đặt ra.

- Và như vậy, Nâng cao chất lượng là phát huy những giá trị về chất

lượng của mặt công tác đó; đồng thời khắc phục những hạn chế, bất cập của nó nhằm mang lại hiệu quả cao cho việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị đã đề ra.

1.2 Khái niệm Văn phòng

Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "văn phòng" là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị Nhưng hiểu như vậy là chưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô hình và có những văn phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều chức trách quan trọng khác Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị; văn phòng là bộ mặt của

cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.

Để giúp các nhà lãnh đạo, quản lý có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho việc ra các quyết định quản lý, văn phòng từ quan niệm

“công văn, giấy tờ” đã đảm nhiệm thêm chức năng, nhiệm vụ mới là thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển tải thông tin đảm bảo cho việc ra quyết định của nhà quản lý cũng như những điều kiện vật chất cho các nhà quản lý hoạt động.

Văn phòng tồn tại gắn liền với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và tham mưu, giúp việc cho các nhà quản lý, nên việc xác định phạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang tính chất tương đối Thông thường có thể xác định văn phòng theo các cách sau:

Văn phòng theo nghĩa rộng bao gồm bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao đến cơ sở với các nhân sự làm tham mưu cho hệ thống quản lý nói riêng.

Văn phòng theo nghĩa hẹp chỉ bao gồm bộ máy tham mưu giúp việc cho nhà quản lý trong những công việc theo chức năng được giao; là cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản lý lãnh đạo các cấp.

Dù theo nghĩa rộng hay hẹp thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức, được quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định Tuy nhiên, thông thường văn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn để tránh trùng lặp với một tổ chức,

cơ quan (cơ quan, đơn vị ) trong việc xác định chức năng, nhiệm vụ và địa vị pháp lý của văn phòng.

Trên thực tế, văn phòng tồn tại như một thực thể, nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau, chính vì vậy mà hiện nay người ta có nhiều quan niệm về văn phòng.

Theo phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị cấu thành của

tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức.

Theo chức năng tổ chức, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực

hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hành chính hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.

Theo tính chất hoạt động, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực

hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho sự điều hành của các nhà lãnh đạo quản lý.

Với cách tiếp cận khác nhau trên đây, có thể hiểu: Văn phòng là

một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi cơ quan (tổ chức), để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo quản lý của cơ quan (tổ chức đó).

1.3 Công tác văn phòng

Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:

- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản

lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh

tế, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị.

- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử

lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức, điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.

Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý

và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn.

Nâng cao chất lượng công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp,

xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu Văn phòng được nâng cao chất lượng về mặt sắp xếp tổ chức nhân sự và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

1.4 Vị trí, vai trò của Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I

- Vị trí:

+ Là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với Lãnh đạo và các

đơn vị trong Học viện.

+ Là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ trong quản lý, điều hành của Học viện.

+ Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong Học viện.

+ Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của Lãnh đạo Học viện.

+ Là cầu nối giữa các đơn vị với Ban Giám đốc Học viện; giữa Ban Giám đốc với bên ngoài Học viện.

1.5 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Học viện

- Chức năng: Văn phòng Học viện (gọi tắt là Văn phòng) là đơn vị

của Học viện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Ban Giám đốc về hoạt động của Học viện; tham mưu cho Ban Giám đốc về chỉ đạo, điều hành của Học viện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Học viện.

- Nhiệm vụ:

+ Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Học viện; giúp lãnh đạo tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch đó.

+ Giúp lãnh đạo Học viện đôn đốc các đơn vị trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các

dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các

đề án đó để lãnh đạo xem xét quyết định.

+ Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của Học viện và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Học viện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật,

+ Phối hợp với Thanh tra giúp Ban Giám đốc trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.

+ Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của Ban Giám đốc; các cuộc họp và làm việc của Giám đốc, các Phó Giám đốc với các cơ quan, đơn vị tổ chức trong Học viện.

+ Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ

sơ hành chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002/2008.

+ Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của Học viện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật.

+ Quản lý con dấu Học viện, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác thông tin truyền thông ( Website ).

+ Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ viên chức, kinh phí, tài sản, vật

tư, hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Học viện.

+ Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Học viện giao

1.6 Yêu cầu cấp thiết của công tác Văn phòng Học viện hiện nay

Để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng hiện nay, vấn đề đặt ra phải thực hiện cho được một số yêu cầu có tính cấp thiết :

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Học viện có tính khả thi:

Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ

quan, tổ chức, sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, đơn vị để đảm bảo cho những hoạt động

được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra.

Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm

thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân.

Mỗi cơ quan, đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban

khác nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ

quan, đơn vị Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình, kế hoạch đó Qua kế hoạch tổng thể mà Văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt

trong công việc.

Mặt khác, Văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế

hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho lãnh đạo, giúp lãnh

đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó Việc lập kế hoạch này hết sức quan

trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn Trong quá trình lập kế hoạch tháng, quý, 6 tháng và năm thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm, chưa làm để có biện pháp bổ

sung kịp thời Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu tiên.

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin và truyền thông:

Thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi

giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đó với môi trường xung quanh.

Trong cơ quan hành chính Nhà nước thì thông tin là phương tiện

để ra các quyết định, xác định phương hướng chỉ đạo sát thực với thực

tế, nâng cao hiệu quả hoạt động: Thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng

mỗi cơ quan, đơn vị cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin.

Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định

kịp thời, chính xác.

Thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu

thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là

Văn phòng Văn phòng là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi

đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại Văn phòng.

Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để

chuyển tải và lưu trữ Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với Lãnh đạo, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của Văn phòng mà còn cả cơ quan, đơn vị nên Văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong

quản lý thông tin.

Công tác thông tin của Văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp

được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực

của cơ quan, đơn vị, của ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp

thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình

và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong

cơ quan, đơn vị mình.

Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan

giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan mình

Vận hành có hiệu quả trang thông tin điện tử nhằm cung cấp cho cán bộ, học viên khai tác thông tin các mặt công tác hàng ngày ( đào tạo, nghiên cứu khoa học…)

- Soạn thảo, phát hành, lưu trữ và quản lý văn bản đảm bảo chất lượng

Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác.Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội,pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, đơn vị sử dụng văn bản như mộtphương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý

Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trongnhiều cơ quan, đơn vị còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức.Hiện nay đã có Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được

bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhấtviệc soạn thảo và ban hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chínhphủ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản Do đó văn phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng.

Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của người làm công tác quản lý Công việc này gồm có

phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau.

Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định.

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại chặt chẽ

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do Văn phòng tổ chức Đây là công việc đầu tiên của cơ quan khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thì cơ quan đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm với khách hàng, đối tác Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan cần chú ý quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn tượng tốt với các đối tác, khách hàng Để có được thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch

sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ.

- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan minh bạch, rõ ràng, đúng nguyên tắc

Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của Văn phòng Làm tốt công tác

hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của

cơ quan Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ

các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra

các hoạt động trong cơ quan Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm

có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học Do đó các cơ quan cần tạo điều kiện thuận lợi

cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

- Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo đảm bảo quy chế

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách

thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp

thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định

của của pháp luật.

Họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng

trong đời sống cộng đồng: Nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.

Việc tổ chức cuộc họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô

cũng như tính chất phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như:

Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị; để trao đổi thông

tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm

cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng

như phối hợp; để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các

quy chế dân chủ; để phát huy trí tuệ tập thể; là một cơ hội để đánh giá

nhân viên và phát hiện nhân tài

Cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều

người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định.