Nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng học viện chính trị khu vực i giai đoạn hiện nay (2)

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIAO THƠNG VẬN TẢI KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I GIAI ĐOẠN HIỆN NAY Học viên: NGUYỄN ĐĂNG TÙNG Lớp: Trung cấp lý luận CT-HC K48 Đơn vị cơng tác: Học viện Chính trị khu vực I Hà Nội, 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi Những số liệu, kết khóa luận trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Nếu khơng trên, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm đề tài khóa luận Người cam đoan Nguyễn Đăng Tùng LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập thực khóa luận tốt nghiệp, tơi nhận quan tâm giúp đỡ Ban Giám hiệu thầy giáo, cô giáo trường Cán Quản lý giao thông vận tải trường Đại học Công nghệ giao thông vận tải, với nhiệt tình giúp đỡ Ban Giám đốc, cán viên chức, đồng nghiệp Học viện Chính trị khu vực I Đến nay, tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Trung cấp lý luận trị - hành Tơi xin trân trọng cảm ơn! Tôi xin chân thành cảm ơn ThS Nguyễn Kim Dung, người trực tiếp hướng dẫn suốt thời gian thực khóa luận! Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2018 Học viên thực Nguyễn Đăng Tùng MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục A MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ khóa luận 3 Phương pháp nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giá trị khóa luận Kết cấu khóa luận B NỘI DUNG CHƯƠNG I - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm chất lượng nâng cao chất lượng 1.2 Khái niệm văn phòng 1.3 Cơng tác văn phòng 1.4 Vị trí, vai trò Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I 10 1.5 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Học viện 10 1.6 Nội dung u cầu cơng tác Văn phòng Học viện 12 CHƯƠNG II - THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I HIỆN NAY 18 2.1 Khái quát Học viện Chính trị khu vực I 18 2.2 Về cấu, tổ chức máy Văn phòng 19 2.3 Chức nhiệm vụ Văn phòng - Học viện Chính trị kv I 21 2.4 Kết đạt hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I 23 2.5 Đánh giá chung hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I 26 2.6 Những hạn chế nguyên nhân 27 CHƯƠNG III - MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I THỜI GIAN TỚI 29 3.1 Yêu cầu đặt hoạt động Văn phòng 29 3.2 Phương hướng 30 3.2.1 Kiện toàn tổ chức máy, nâng cao lực, trình độ đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng 30 3.2.2 Nâng cao chất lượng, hiệu công tác đào tạo, bồi dưỡng cán 30 3.2.3 Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ 31 3.2.4 Nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán cơng chức phục vụ tốt nhiệm vụ trị Văn phòng 32 3.3 Các giải pháp thực 32 3.3.1 Nâng cao chất lượng công tác tham mưu phục vụ tổ chức xếp lại máy nhân Văn phòng 32 3.3.2 Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác Văn phòng 32 3.3.3 Phân cơng, xếp, bố trí cán cho phù hợp với chun mơn (mơ tả vị trí làm việc); bố trí phòng làm việc hợp lý theo mơ hình khép kín 33 3.3.4 Phổ cập ứng dụng cơng nghệ thơng tin cho cán bộ, cơng chức Văn phòng 33 3.3.5 Đầu tư, nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị làm việc 34 C KIẾN NGHỊ, KẾT LUẬN 35 Kiến nghị 35 Kết luận 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 A MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Văn phòng phận quan trọng khơng thể thiếu gắn liền với q trình hoạt động, phát triển quan, đơn vị Văn phòng trung tâm quản lý, điều hành quan, phận đắc lực lãnh đạo Trong tổ chức máy nhà nước, Văn phòng - dù cấp lĩnh vực đóng vai trò quan trọng việc tham mưu, giúp việc, đề xuất giải pháp quản lý, góp phần thúc đẩy đổi mới, phát triển quan, đơn vị phù hợp với xu hướng chung thời đại Trong tổ chức hoạt động nhà nước ta nói chung quan, đơn vị hành chính, nghiệp nói riêng vấn đề nâng cao lực quản lý hành nhà nước tất yếu khách quan Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác văn phòng Văn phòng phận tổ chức tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, Văn phòng tổ chức làm việc khoa học, quy, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai nhiệm vụ trị, chun mơn quan, tổ chức, đơn vị thu kết tích cực Trong đơn vị Học Viện Chính trị khu vực I (thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh) Văn phòng Học viện đơn vị (sau gọi tắt Văn phòng) có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Ban Giám đốc Học viện Hoạt động Văn phòng với nghiệp vụ: tham mưu tổng hợp; thơng tin truyền thơng; hành văn thư lưu trữ; đối ngoại- lễ tân; tiếp nhận đôn đốc giải đơn thư khiếu nại, tố cáo; xây dựng chương trình kế hoạch đầu tư; quản lý phương tiện; công tác khám chữa bệnh ban đầu;bảo vệ an ninh quan… trực tiếp giúp Ban giám đốc Học viện tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, góp phần nâng cao hiệu thực nhiệm vụ trị Học viện hàng ngày Có thể nói, hoạt động Văn phòng có vai trò quan trọng, có ảnh hưởng lớn tác động trực tiếp đến hầu hết lĩnh vực lãnh đạo, đạo, điều hành Ban Giám đốc Học viện Tuy nhiên, hoạt động Văn phòng nhiều khó khăn, hạn chế, bất cập việc đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới, là: tình hình xây dựng đội ngũ cán viên chức hạn chế; trình độ lực viên chức Văn phòng chưa đồng đều, kỹ soạn thảo, thẩm định văn bản, kỹ tham mưu, tổng hợp, kỹ hành hạn chế Cơng tác phối kết hợp Văn phòng với đơn vị chưa nhịp nhàng, chưa chặt chẽ nên công tác tham mưu, tổng hợp kết chưa cao, điều nhiều ảnh hưởng đến việc nắm bắt thông tin, lãnh đạo đạo quản lý, điều hành lãnh đạo Học viện Để công tác lãnh đạo, đạo, điều hành Ban giám đốc Học viện đạt hiệu việc thực mục tiêu, nhiệm vụ xây dựng phát triển Học viện thời kỳ mới, yêu cầu đặt đơn vị giảng dạy, đơn vị chức khác Học viện, có Văn phòng đơn vị tham mưu có vai trò quan trọng Từ thực tiễn cơng tác Văn phòng Học viện công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ hoạt động Học viện; sở phân tích vị trí, vai trò, tầm quan trọng cơng tác Văn phòng Sau thời gian học tập, nghiên cứu lý luận trị - hành chương trình trung cấp Trường Cán quản lý Giao thông vận tải - Bộ Giao thông vận tải, chọn vấn đề: “Nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I giai đoạn nay” làm nội dung khóa luận tốt nghiệp trung cấp lý luận trị - hành Mục tiêu, nhiệm vụ khóa luận 2.1 Mục tiêu Nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng Học viện Chính trị khu vực I nhằm đổi phương pháp làm việc theo hướng cải cách hành chính; xây dựng chuẩn hố, chun nghiệp hố cơng tác Văn phòng cho đội ngũ cán bộ, viên chức văn phòng đáp ứng yêu cầu tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo Học viện đạt hiệu cao giai đoạn 2018 2020 2.2 Nhiệm vụ * Làm rõ sở pháp lý chất lượng cơng tác văn phòng nay, hướng tới mục tiêu cải cách hành phục vụ tốt cho hoạt động công vụ * Nghiên cứu thực trạng hoạt động cơng tác Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I giai đoạn * Đề xuất số phương hướng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng Học viện Chính trị khu vực I nhằm: - Phát huy tính chủ động, sáng tạo, nhạy bén công tác tham mưu tổng hợp, phục vụ lãnh đạo đạo, điều hành, quản lý Ban Giám đốc Học viên - Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức đủ số lượng biên chế theo quy định; xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức Văn phòng thực vững mạnh tư tưởng trị, có phẩm chất đạo đức tốt, có lối sống chuẩn mực, thực tốt đức tính cần, kiệm, liêm, chính, chí công, vô tư - Phấn đấu đạt 100% đội ngũ nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ; - Hằng năm tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn phòng cán bộ, viên chức Văn phòng - Phấn đấu đảm bảo có đầy đủ trang thiết bị cho văn phòng theo hướng đại hóa, thuận lợi tiếp cận thông tin, nhằm nâng cao hiệu công tác tham mưu tổng hợp - Nâng cao trình độ lý luận trị lực thực tiễn cho cán bộ, viên chức làm công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng, 100 % cán viên chức văn phòng tham gia lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, bố trí việc làm theo trình độ lực gần sát chuyên môn đào tạo - Nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng Thực hiện có hiệu phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Phương pháp nghiên cứu Trên sở vận dụng phương pháp logich lịch sử, tiểu luận sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp để làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ vấn đề nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Về đối tượng: Nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn phòng ; * Về phạm vi nghiên cứu: - Về khơng gian: Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I - Về thời gian: Từ năm 2018 đến năm 2020 Giá trị khóa luận - Giá trị khoa học: Giúp lãnh đạo có kinh nghiệm tham mưu điều hành cơng tác Văn phòng ban hành văn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ hoạt động Văn phòng; - Giá trị thực tiễn: Khóa luận nhằm yêu cầu đổi mới, tinh gọn tổ chức máy Văn phòng, đồng thời xếp lại đội ngũ viên chức cho phù hợp với nhiệm vụ nhằm nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp phục vụ thắng lợi nhiệm vụ trị Học viện; Kết cấu khóa luận Ngồi mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm chương, 14 tiết Chương 1: Cơ sở lý luận văn phòng cơng tác văn phòng Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I Chương 3: Một số phương hướng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Học viện thời gian tới Học viện ban hành văn lãnh đạo, đạo điều hành tập trung, xuyên suốt việc thực nhiệm vụ trị cấp giao Hàng năm, lãnh đạo Văn phòng bám sát thị, nghị cấp trên, chủ động tham mưu giúp Ban Giám đốc Học viện xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác trọng tâm năm, chương trình cơng tác tháng Phối hợp với đơn vị chuyên môn tổng hợp báo cáo, xây dựng lịch hội nghị tuần, tháng phục vụ hội nghị giao ban với Trưởng đơn vị Đã giúp lãnh đạo xây dựng, ban hành lãnh đạo, đạo thực nghiêm túc, có hiệu nghị chương trình cơng tác trọng tâm; đồng thời tích cực phối hợp với quan, ban, ngành cấp trênVăn phòng tham mưu tổ chức hoạt động theo quy chế, chương trình cơng tác, chức năng, thẩm quyền Chủ động tham mưu giúp Lãnh đạo xây dựng thực tốt chương trình cơng tác quý, tháng, tuần Các nhiệm vụ đưa vào chương trình làm việc lựa chọn kỹ, bố trí hợp lý, tn thủ nghiêm chương trình làm việc tháng năm; kịp thời bổ sung nhiệm vụ phát sinh, chương trình, đề án, báo cáo chuyên đề văn lãnh đạo, đạo nhiệm vụ trọng tâm lĩnh vực Theo dõi đôn đốc đơn vị trực thuộc Học viên theo chương trình cơng tác, tham gia ý kiến q trình soạn thảo đề án, hồ sơ cơng việc đơn vị chun mơn trình lãnh đạo xem xét, định Thu thập xử lý thông tin thường xun, kịp thời, xác mặt cơng tác Đảm bảo chế độ thông tin báo cáo Học viện Phối hợp với quan chức phổ biến triển khai nhiều văn nhà nước quan cấp tới quan chuyên môn tỉnh công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học đảm bảo chế độ khác phục vụ nhiệm vụ trị Học viện Từ năm 2015 đến 2017 Văn phòng phối hợp với đơn vị, xây dựng ban hành 200 văn loại phục vụ điều hành Ban Giám đốc Học viện Công tác tiếp nhận hồ sơ trả kết thực Quy chế ban hành Mọi thủ tục hành cán tiếp nhận hồ sơ giải trình tự, thủ tục, cán viên chức học viên yên tâm, tin tưởng + Công tác phục vụ Công tác Hành văn thư - lưu trữ: Việc tiếp nhận văn chuyển đi, chuyển đến xử lý kịp thời, bí mật, an tồn, xác, thể thức, khơng để sai sót, thất lạc tài liệu Đã tích cực việc kiểm tra, đóng dấu, bảo mật, chỉnh lý, đưa vào tra cứu tài liệu hai phông lưu trữ hàng trăm hồ sơ, tài liệu, văn bản; phục vụ tốt công tác tra cứu văn Việc quản lý, sử dụng dấu thực theo quy định pháp luật Công tác tài : Đã đạo phận tài kế toán kịp thời xây dựng dự toán thu, chi ngân sách Học viện Ngay từ đầu năm, đảm bảo chế độ thu – chi tài theo qui định Nhà nước Hàng năm, tham mưu quản lý tốt nguồn thu, đảm bảo tốn tài hàng tháng, quí, tháng năm kịp thời Các trang thiết bị, tài sản quản lý, sử dụng đạt hiệu Đảm bảo tốt sở vật chất, phương tiện làm việc trang thiết bị phục vụ hoạt động cán công chức thuộc Học viện, toán tiền lương chế độ khác cho cán viên chức kịp thời, theo chế độ quy định Công tác đối nội, đối ngoại: Làm tốt công tác đối ngoại khách quốc tế đên thăm làm việc theo kế hoạch hàng năm Các đồn khách quốc tế đón tiếp phục vụ chu đáo Bộ phận quản trị, bảo vệ, lái xe: Đây phận có tính đặc thù cao, đòi hỏi động, trách nhiệm, nhiệt tình cơng việc Trong năm qua phận giao nhiệm vụ không quản ngại sớm tối, vượt lên khó khăn ln hồn thành tốt nhiệm vụ Đã tích cực thi đua giữ xe tốt, lái xe an tồn, vận hành đường hàng vạn Ki-lơ-mét, đưa đón, phục vụ lãnh đạo, giảng viên, học viên cơng tác thực tế đảm bảo an tồn, chấp hành tốt Luật giao thông đường bộ, không để xảy vụ việc an toàn vi phạm trật tự an tồn giao thơng Tích cực công tác quản lý, bảo vệ công sở, bảo vệ tài sản phương tiện; chuẩn bị tốt Hội trường, nước uống phục vụ Hội nghị họp vệ sinh phòng làm việc Lãnh đạo, khu vực công sở đơn vị, quản lý đảm bảo môi trường xanh - - đẹp Làm tốt công tác phục vụ nơi ký túc xá học viên Đảm bảo đầy đủ điện, nước Học viện 2.5 Đánh giá chung hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I Trong năm qua, Văn phòng thường xun quan tâm cơng tác giáo dục trị tư tưởng cho cán bộ, cơng chức, viên chức, quan tâm công tác xây dựng quan vững mạnh Tập thể lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Văn phòng ln đồn kết, thống nhất, hỗ trợ, chia sẻ, giúp đỡ công việc; có nhiều nỗ lực, hồn thành nhiệm vụ giao Công tác tham mưu, tổng hợp xác định nhiệm vụ then chốt, quan trọng hàng đầu Tích cực chủ động xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch nhiệm vụ sở nhiệm vụ trị năm Học viên yêu cầu công tác lãnh đạo, đạo, điều hành Ban Giám đốc Học viện Chủ động, linh hoạt, thận trọng công tác tham mưu giúp lãnh đạo Học viện xử lý công văn đến chuẩn bị loại văn bản, tài liệu, phòng họp điều kiện thuận lợi để Hội nghị, buổi họp, buổi làm việc đạt kết Mỗi năm, Văn phòng tham mưu xử lý với khối lượng hàng ngàn văn đến, văn đi; hàng trăm họp, hội nghị làm việc với đồn cơng tác đến làm việc Học viện Văn phòng hồn thành khối lượng lớn công việc đề theo kế hoạch công việc đột xuất theo đạo Giám đốc Học viện Hoạt động Văn phòng ngày nếp vào chiều sâu, tiến độ công việc đảm bảo chất lượng công việc bước nâng lên 2.6 Những hạn chế nguyên nhân - Hạn chế: Công tác tham mưu, tổng hợp chưa thực nhạy bén trước vấn đề khó phức tạp, lúc bị động Công tác đạo kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết thực thỉ, nghị quyết, kết luận Trung ương, Học viên Quốc gia có lúc, có việc chưa kịp thời Việc theo dõi, đơn đốc tổ chức, đơn vị thực ý kiến đạo lãnh đạo Học viện công tác giải đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân chưa sâu sát Chất lượng biên tập, xây dựng, soạn thảo số văn hạn chế; đơi báo cáo chưa đầy đủ, thiếu tính tổng hợp, phân tích, đánh giá Cơng tác truyền thơng, Website biên tập tin hạn chế, chất lượng tin chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Chất lượng thẩm định văn thấp, thẩm định, ý văn phong, thể thức, câu từ, chưa trọng thẩm định mặt nội dung Việc phối hợp công tác, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Học viện chưa cập nhật cách thường xuyên, đầy đủ, có hệ thống, chủ yếu báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định Việc xử lý số công văn đi, đến chưa kịp thời Công tác thu thập, bổ sung tài liệu kho lưu trữ khó khăn Công tác tiếp nhận hồ sơ trả kết chưa đảm bảo Việc gửi văn qua mạng thơng tin diện rộng chưa thường xun Khả ứng dụng công nghệ thông tin trình xử lý văn hiệu chưa cao - Nguyên nhân hạn chế + Khối lượng công việc Văn phòng nhiều, thuộc đa ngành, đa lĩnh vực cán bộ, chuyên viên Văn phòng đào tạo chuyên môn lĩnh vực định nên cơng tác tham mưu gặp phải khơng khó khăn, lúng túng, kết hạn chế + Những hạn chế, yếu đội ngũ cán công tác cán chậm khắc phục + Năng lực tham mưu lãnh đạo Văn phòng thiếu tính nhạy bén, tính linh hoạt, tính sáng tạo Cơng tác lãnh đạo, đạo, quản lý tổ chức điều hành lãnh đạo quan Văn phòng có lúc, có việc chưa sâu sát Việc bố trí, phân cơng cơng việc có lúc chưa phù hợp, đơi bị động, lúng túng, chạy theo đạo điều hành Ban Giám đốc Học viện + Cán bộ, chun viên làm cơng tác tổng hợp chậm đổi phương pháp, thiếu tính sáng tạo cơng việc; tư cơng việc chủ yếu theo lối mòn, thiếu tư chiều sâu, thiếu tính khoa học nhạy bén + Ý thức rèn luyện số cán bộ, viên chức chưa cao, chưa tích cực nghiên cứu, tự học tập để nâng cao trình độ hiểu biết, nâng cao lực chuyên sâu lĩnh vực phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp + Nhận thức xây dựng phong cách làm việc theo hướng chuyên nghiệp hóa, đại hóa chưa sâu sắc, thiếu tâm thực hiện, kết hạn chế +Cơng tác phối hợp văn phòng với đơn vị Học viện có lúc chưa nhịp nhàng, có việc chưa chặt chẽ, chưa kịp thời, hiệu thấp + Cơ sở vật chất, trang thiết bị điều kiện, phương tiện làm việc Văn phòng chưa đáp ứng yêu cầu CHƯƠNG III MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I THỜI GIAN TỚI 3.1 Yêu cầu đặt hoạt động Văn phòng Thực tiễn tổ chức hoạt động năm qua (2015 – 2017), Văn phòng có nhiều cố gắng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành Ban Giám đốc Học viện: tham mưu giúp việc ban hành văn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ mới; tổ chức thực tốt nội dung chương trình hoạt động tháng, hàng năm, hàng quý cho lãnh đạo Học viện xếp lịch công tác hàng tháng, hàng tuần cho lãnh đạo Học viện đảm bảo khoa học, hợp lý Phối hợp trực tiếp tham mưu việc sơ kết, tổng kết việc thực thị, nghị Trung ương, Học viện quốc gia; tham mưu xây dựng, ban hành theo dõi việc tổ chức thực thị, nghị quyết, thông báo, kết luận chương trình hành động triển khai thực văn đạo cấp trên, phù hợp với tình hình thực tiễn, tập trung giải việc khó, phát huy vai trò trách nhiệm tập thể cá nhân người đứng đầu, tạo đồng thuận, chuyển biến tích cực lãnh đạo, đạo, điều hành lĩnh vực hoạt động Học Công tác văn thư, lưu trữ trọng, việc ứng dụng công nghệ thông tin bước đầu vào hoạt động có nề nếp Các cơng tác khác quản lý tài chính, tài sản, cơng tác quản trị, hành chính, đối ngoại đảm bảo tốt Chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp bước nâng lên Tuy nhiên, so với yêu cầu, nhiệm vụ đặt năm tới, cụ thể từ năm 2018 đến năm 2020 với nhiều mục tiêu, nhiệm vụ lớn khó khăn thách thức đặt Học viện cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng cần phải nâng lên tầm cao hiệu lực, hiệu công việc tương xứng với yêu cầu, nhiệm vụ quan tham mưu cho Học viện Chính vậy, Văn phòng cần phải tập trung phân tích, làm rõ ưu điểm để phát huy; trúng hạn chế, yếu nguyên nhân để tìm giải pháp khắc phục có hiệu quả, xác định khâu then chốt, vấn đề trọng tâm cần tập trung thực nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp để phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, đạo, điều hành Giám đốc Học viện, góp phần thực thắng lợi tồn diện tiêu, nhiệm vụ xác định Nghị Đại hội Đảng Học viện lần thứ VIII, nhiệm kỳ (2015- 2020), qua tạo tiền đề vững để Học viện phát triển mạnh mẽ năm 3.2 Phương hướng 3.2.1 Kiện toàn tổ chức máy, nâng cao lực, trình độ đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng Tập trung kiện toàn máy tổ chức phù hợp với yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ điều kiện thực tiễn Học viện; xây dựng máy tinh, gọn với đội ngũ cán có phẩm chất, đạo đức, vững vàng lĩnh trị, giỏi chun mơn, nghiệp vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Bố trí, xếp hợp lý cán bộ, viên chức đảm nhận công việc chuyên môn theo hướng phù hợp với tính chất khối lượng cơng việc thực tế theo hướng tăng cường cán làm kiêm nhiệm cho phận tổng hợp 3.2.2 Nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán Có kế hoạch, lộ trình cụ thể việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, chuyên viên, nhân viên Văn phòng; ưu tiên cho cán bộ, chuyên viên làm công tác tổng hợp để bước nâng cao lực hoạt động Văn phòng, đáp ứng tốt yêu cầu công tác lãnh đạo, đạo Ban Giám đốc Học viện giai đoạn (2018 - 2020) năm Hằng năm tổ chức từ 1-2 lớp tấp huấn nghiệp vụ văn phòng ứng dụng cơng nghệ thơng tin 3.2.3 Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ Chủ động nắm tình hình, tham mưu, tổng hợp có trọng tâm, trọng điểm; tức phải biết lựa chọn nội dung, vấn đề để tham mưu, đề xuất giúp cho lãnh đạo, đạo Ban giám đốc Học viện đạt hiệu cao, vừa đảm bảo tính bền vững lâu dài, vừa giải vấn đề trước mắt, cấp bách Nâng cao chất lượng công tác biên tập, hệ thống văn quy phạm pháp luật, xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai tổ chức thực văn đạo cấp đảm bảo nội dung, thời gian, sát với tình hìm thực tế địa phương Nâng cao trình độ biên tập tin Website Đổi phương thức lãnh đạo, phong cách, lề lối làm việc, nâng cao tinh thần trách nhiệm công tác phục vụ, đối nội, đối ngoại, đoàn kết thống nhất, chấp hành tốt kỷ luật lao động Duy trì phối hợp chặt chẽ, thiết thực, có hiệu với quan, phòng, ban Văn phòng đơn vị khác công tác tham mưu cho Ban Giám đốc Học viện, trực tiếp thường xuyên cho Giám đốc đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng sách, pháp luật Nhà nước Quản lý tốt sở vật chất quan, quản lý tài đảm bảo mục đích, tiết kiệm, hiệu Đẩy mạnh hiệu hoạt động mạng hồ sơ công việc Làm tốt công tác văn thư lưu trữ, in ấn tài liệu hạn chế thấp việc sai sót nhầm lẫn, thực tốt chế độ bảo mật theo quy định 3.2.4 Nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán công chức phục vụ tốt nhiệm vụ trị Văn phòng 3.3 Các giải pháp thực 3.3.1 Nâng cao chất lượng công tác tham mưu phục vụ tổ chức xếp lại máy nhân Văn phòng Cải tiến, đổi mạnh mẽ, công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Học viện theo hướng tinh gọn tổ chức máy, gộp số đơn vị cho phù hợp với yêu cầu Học viện Giảm biên chế, tinh gọn đội ngũ viên chức người lao động Sắp xếp lại công tác nhân Văn phòng, sớm xây dựng đề án tổ chức máy nhân lực Văn phòng trình Giám đốc Học viện phê dut triển khai tháng 9/ 2018 Chủ động công tác tham mưu, phối hợp tham mưu xây dựng tổ chức thực quy chế làm việc Học viện Tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình công tác Học viện đến hết năm học 2018 Nâng cao hiệu lực hiệu nắm tình hình, cung cấp thơng tin, nhạy bén tích cực việc tham mưu cho Lãnh đạo Học viện Xây dựng Văn phòng Học viện vững mạnh đáp ứng yêu cầu công tác tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Học viện 3.3.2 Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, cơng chức làm cơng tác Văn phòng Nhằm đẩy mạnh chất lượng công tác tham mưu tổng hợp giúp Học viện công tác lãnh đạo, đạo, điều hành đảm bảo công tác phục vụ hội nghị Học viện Chú trọng công tác biên soạn văn bản, công tác văn thư, lưu trữ Đảng Xây dựng đội ngũ cán có trình độ chun mơn, am hiểu cơng tác Văn phòng Chuẩn bị tốt điều kiện sở vật chất, giáo trình, chuyên đề, giảng viên để tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ Văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý điều hành Ban Giám đốc Học viện Tiến hành công tác tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn theo giai đoạn * Mở 01 lớp bồi dưỡng biên tập văn : dành cho đối tượng cán bộ, chun viên Văn phòng chun viên làm cơng tác tổng hợp phòng văn phòng văn phòng đơn vị khoa, ban thuộc Học viện - Số lượng: 100 người - Thời gian: ngày/lớp 3.3.3 Phân cơng, xếp, bố trí cán cho phù hợp với chun mơn (mơ tả vị trí làm việc); bố trí phòng làm việc hợp lý theo mơ hình khép kín Sắp xếp, kiện tồn tổ chức, máy quan Văn phòng theo hướng thu gọn đầu mối, bỏ khâu trung gian, gắn với cải tiến quy chế làm việc, cải cách thủ tục hành chính, xếp lại đội ngũ cán bộ, cơng chức theo tiêu chuẩn, nghiệp vụ vị trí việc làm Phân công lại cán làm công tác văn thư; cán chuyên viên tổng hợp, phận “Một cửa” 3.3.4 Phổ cập ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, cơng chức Văn phòng Đảm bảo thường xuyên, liên tục hoạt động mạng công nghệ thông tin diện rộng Học viện Việc tin học hóa quy trình xử lý văn văn phòng đạt mục tiêu đề Cán bộ, chuyên viên nghiệp vụ cần thường xuyên tập huấn có trách nhiệm sử dụng, cập nhật văn bản, thông tin khai thác hệ thống sở liệu dùng chung * Mở 02 lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin: 01 lớp dành cho lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Văn phòng đơn vị khoa, phòng, ban thuộc Học viện 01 lớp dành cho đối tượng viên chức, chuyên viên chuyên môn, nghiệp vụ Học viện 3.3.5 Đầu tư, nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị làm việc Mua sắm thêm trang thiết bị nhằm đại hóa văn phòng đáp ứng với nhiệm vụ mới, tạo mơi trường làm việc thuận lợi: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm… Nâng cấp hệ thống thông tin: Lắp đặt đường truyền internet, mua sắm trang bị hỗ trợ; mua thêm máy tính, máy in cho cán bộ, lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng C KIẾN NGHỊ, KẾT LUẬN Kiến nghị 1.1 Đối với Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh: Cần sớm rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành văn quy định chức nhiệm vụ, cấu tổ chức máy biên chế Học viện trực thuộc hệ thống Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh tổ chức lại máy biên chế có việc xếp lại máy Văn phòng cho phù hợp Nghị TW khóa XII Đảng 1.2 Đối với Học viện Chính trị khu vực I: - Đề nghị bố trí nguồn tài để Văn phòng làm đề án tinh gọn máy nhân Văn phòng; - Duyệt cho Văn phòng mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị cho cán viên chức kỹ hoạt động cần thiết chuyên sâu cơng tác văn phòng Kết luận Chất lượng hoạt động Văn phòng có vai trò, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành Ban Giám đốc Học viện Nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng có cơng tác tham mưu tổng hợp việc làm cấp thiết, nhiệm vụ quan trọng bậc Văn phòng điều kiện, hoàn cảnh Đội ngũ Lãnh đạo, chun viên văn phòng phải người có đạo đức sáng, có trình độ chun mơn giỏi, làm việc có tính chun nghiệp cao, có đủ lực tham mưu, khả đạo, điều phối công việc, đặc biệt phải có tinh thần trách nhiệm cao công việc, không ngừng rèn luyện phẩm chất cán bộ, chun viên Văn phòng :“Đồn kết, trung thực, nhiện tình, tận tụy, sáng tạo, giữ vững nguyên tắc” Trong thời gian qua, Văn phòng Học viện xác định rõ thực nghiêm túc chức năng, nhiệm vụ văn phòng theo quy định Chất lượng cơng tác văn phòng có bước chuyển biến tích cực bước nâng lên Văn phòng thực tốt công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Học viên, thực có hiệu cơng tác tổng hợp, báo cáo Nhưng bên cạnh hoạt động Văn phòng bộc lộ nhiều hạn chế, yếu kém, cần phải khắc phục kịp thời Để đáp ứng yêu cầu công tác lãnh đạo, đạo, điều hành Ban Giám đốc Học viện tình hình mới, trước mắt giai đoạn (2018 - 2020) đặt cho cơng tác văn phòng khó khăn, thách thức khơng nhỏ cơng tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ Điều đòi hỏi Văn phòng thời gian tới phải khơng ngừng đổi phương thức hoạt động để phù hợp với yêu cầu đổi mới, đại cơng tác văn phòng, phương châm:“nhanh chóng, kịp thời, tồn diện, xác, sáng tạo hiệu quả” “Nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I giai đoạn 2018-2020” khóa luận nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, tình hình hoạt động Văn phòng Học viện Từ việc nhìn nhận khách quan kết đạt được, mặt hạn chế, yếu việc tham mưu, tổng hợp Văn phòng tìm hiểu nguyên nhân cốt lõi thực trạng nêu trên; vận dụng lý luận công tác Văn phòng, sở đề số giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ lãnh đạo Học viện việc lãnh đạo, đạo, điều hành Học viện, góp phần xây dựng Học viện ngày phát triển DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Chính trị, Chỉ thị số 58/CT/TW đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nghiệp CNH, HĐH (17/10/2000), Hà Nội [2] Chính phủ, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05-3-2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước [3] Đảng Cộng sản Việt Nam, Nghị Hội nghị TW Ban Chấp hành TW khóa XII Đảng [4] Đảng Cộng sản Việt Nam, Nghị Hội nghị TW Ban Chấp hành TW khóa XII Đảng [5] Nghị Đại Hội Đảng Học viện Chính trị khu vực I lần thứ VIII , nhiệm kỳ 2015-2020 [6] Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức quản trị hành văn phòng, Nxb Tài Chính, Hà Nội [7] Quốc Hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2013), Luật cán bộ, công chức, viên chức dẫn áp dụng tuyển dụng, quản lý, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, việc cán công chức, viên chức, NXB Lao động- Xã hội [8] Nguyễn Đăng Thông (chủ biên) Bồi dưỡng nghiệp vụ Cơng tác Văn phòng NXB Chính trị Hành 2013 ... VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I HIỆN NAY 18 2.1 Kh i quát Học viện Chính trị khu vực I 18 2.2 Về cấu, tổ chức máy Văn phòng 19 2.3 Chức nhiệm vụ Văn phòng - Học viện Chính. .. Nghiên cứu thực trạng hoạt động công tác Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I giai đoạn * Đề xuất số phương hướng gi i pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng Học viện Chính trị khu vực. .. Chính trị kv I 21 2.4 Kết đạt hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I 23 2.5 Đánh giá chung hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I 26 2.6 Những hạn chế nguyên nhân 27 CHƯƠNG III