CFO huong dan lap ngan sach

Tài liệu hướng dẫn về lập ngân sách doanh nghiệp và dự toán chi phí, bao gồm phần lý thuyết và các ví dụ hướng dẫn, cung cấp cho độc giả cái nhìn chi tiết về việc lập ngân sách và dự toán chi phí của Doanh nghiệp.

CHƯƠNG LẬP NGÂN SÁCH VÀ DỰ TỐN CHI PHÍ Lập ngân sách tức hoạch định nguồn lực cần thiết để thực dự án Các tổ chức phải đối mặt với vấn đề khan nguồn lực nhà quan trị phải đương đầu với giới hạn ngân sách Tầm quan trọng hoạt động nhiều hay thể mức nguồn lực cam kết cho hoạt động Nếu ngân sách mức cao gây lãng phí tạo điều kiện cho quản lý lỏng lẻo, thấp dẫn đến hạn chế thành ảnh hưởng đến cam kết Ngân sách cơng cụ để kiểm sốt, tiêu chuẩn nhằm so sánh đo lường chênh lệch việc sử dụng nguồn lực thực tế kế hoạch Các nhà quản trị sử dụng độ lệch chuẩn (hoặc phương sai) yếu tố nhằm dự báo sai lệch yếu tố so với ngân sách đồng thời có điều chỉnh kịp thời Tiến trình lập ngân sách phải gắn sử dụng nguồn lực với mục tiêu tổ chức, khơng tiến trình lập kế hoạch / kiểm sốt trở nên vơ ích Mặt khác, liệu phải thu thập báo cáo thời hạn ngân sách có tác dụng việc xác định báo cáo vấn đề dự đoán vấn đề xảy Chúng ta xem xét số phương pháp lập ngân sách sử dụng tổ chức Chúng ta đề cập đến vấn đề ước lượng chi phí, đặc biệt ý đến chi tiết rủi ro Chúng ta nghiên cứu số yêu cầu đặc biệt liên quan với việc lập ngân sách cho dự án Trong toàn chương, ý đến việc xử lý rủi ro lập ngân sách, phương pháp xử lý rủi ro bàn chi tiết chương Cuối cùng, chúng tơi trình bày phương pháp cải thiện kỹ Dg ngân sách, dự đoán 5.1 CÁC MỨC ĐỘ CHÍNH XÁC CỦA DỰ TỐN Dự tốn sơ Dự toán sơ dự toán mà mức độ xác thấp dao động đến 90%, nhiên dự toán hữu ích ước tính quy mơ chi phí ban đầu Hầu chuyên gia nàoa đưa ước tính sơ Mức độ xác dự tốn loại phụ thuộc vào kiến thức người đưa dự toán Như vậy, vai trò dự tốn sơ để xem xét có nên tiếp tục dựa vào để phát triển dự tốn xác khơng Dự tốn theo quy mơ Loại dự tốn ngoại suy từ dự án khác Điểm khác biệt dự toán loại với dự tốn sơ dự tốn theo quy mơ đòi hỏi phải có so sánh dự án xét với dự án khứ Ví dụ nhà thầu đánh giá khu nhà xem xét có quy mơ lớn gấp đơi khu nhà mà xây dựng ước lượng khu nhà có chi phí gấp đơi khu nhà cũ Nếu đánh giá địa khu nhà khó khăn triển khai cộng thêm từ 10 đến 20% chi phí Nếu dự tốn theo quy mơ phê chuẩn kéo theo nhiều hoạt động: ví dụ dự án thức khởi sự, tài khoản theo dõi chi phí thiết lập, đồng thời bắt đầu cơng việc xác định hoạch định cho dự án Dự tốn chi tiết Dự tốn chi tiết đơi gọi dự tốn “từ lên” nhó dựa tất bước trình hoạch đinh Một dự toán chi tiết bao gồm thông tin tiến độ nguồn lực , đồng thời dự báo ngân sách dòng ngân quỹ dự án Đây dự tốn làm sở cho trình quản lý đánh giá thành cơng dự án Mức độ xác dự tốn theo quy mơ dự tốn chi tiết khác biệt dự tốn chi tiết đòi hỏi phải có am hiểu cặn kẽ vè sản phẩm dựa mức độ sẵn sàng nguồn lực Để xây dựng dự toán chi tiết, cần phải thực khối lượng công việc khổng lồ nhằm xác định yêu cầu kỹ thuật sản phẩm thiết kế sản phẩm dự đốn quy mơ khơng đòi hỏi điều Các bước cơng việc đòi hỏi khoản lớn thời gian chi phí Các dự tốn sơ dự tốn theo quy mơ thường phổ biến nghiên cứu tiền khả thi 5.2 CÁC KỸ THUẬT DỰ TOÁN Để xây dựng ngân sách, phải dự toán nguồn lực mà dự án cần, số lượng yêu cầu loại, thời hạn chi phí nguồn lực – bao gồm ảnh hưởng lạm phát Các q trình dự đốn ln chứa đựng rủi ro mức độ rủi ro khơng Ví dụ, người có kinh nghiệm dự đoán số lượng gạch sử dụng để xây tường có kích thước biết phạm vi sai lệch từ đến % Tuy nhiên, sai sót lớn dự đốn số lập trình để sản xuất phần mềm Trong lĩnh vực phần mềm, mức độ bất định cao phạm vi sai sót rộng nhiều Trong nhiều lĩnh vực, phương pháp dự toán hệ thống hoá tốt Các cơng ty thường có sẵn catalogue mơ tả chi tiết nguyên vật liệu, dịch vụ máy móc sẵn có, nhà cung cấp với mức giá Họ có tài liệu kỹ thuật ước lượng số lượng nguyên vật liệu số lao động cần để hồn thành cơng việc cụ thể Mỗi doanh nghiệp có quy luật riêng cho dự tốn Những thơng tin thường tập hợp kinh nghiệm tập thể nhiều chuyên gia dự đoán qua nhiều năm Một người làm công tác xuất chuyên nghiệp, chẳng hạn, đọc lướt qua thảo sau đặt vài câu hỏi số lượng kiểu hình ảnh minh họa, chất lượng giấy sử dụng, đưa ước lượng xác chi phí cần thiết để sản xuất sách 5.2.1 Khác biệt lập dự toán cho hoạt động thường xuyên dự án - Các liệu khứ có ảnh hưởng lớn đến ngân sách hoạt động thường xuyên nhiều khoản mục năm đơn giản “số liệu năm trước cộng với X%” Tuy nhiên, dự tốn cho dự án khơng thể hồn tồn phụ thuộc vào liệu khứ Vào thời điểm khởi đầu dự án, khơng có ngân sách cũ để làm sở, có là hướng dẫn thô Tất dự án mang tính tất ngân sách dự án phải dựa dự đoán việc sử dụng nguồn lực chi phí liên quan Vì vậy, ước lượng chi phí cho dự án gắn với rủi ro - Đối với dự án dài hạn, kế hoạch chương trình dự án thiết lập vào thời gian đầu chu kỳ dự án, nhiên, qua thời gian, việc sử dụng nguồn lực bị thay đổi ( có nhièu vật liệu thay thế, giá của máy móc nhân lực thay đổi ) Chu kỳ dự án dài, phương pháp chi phí truyền thống khơng tương thích - Mức độ giám sát kiểm tra dự án thường cao nhiều so với hoạt động thường xuyên, người lập ngân sách phải có lý lẽ để bảo vệ cho mục ngân sách đề xuất 5.2.2 Các lưu ý lập dự toán cho dự án - Các liệu truyền thống có tác động định lên hoạch định ngân sách Ví dụ có cơng ty tính ngân sách R&D dự án tương ứng với chi phí đào tạo kỹ thuật sản phẩm cho nhân viên bán hàng Một công ty khác triển khai số nghiệp vụ kế tốn đặc biệt hợp đồng với phủ Nếu khơng nắm hệ thống kế tốn tổ chức, PM khơng thể kiểm sốt ngân sách dự án - Sử dụng nguồn lực thực tế thường khác với cách thức mà phận kế toán ghi nhận Ví dụ, cần triệu đồng để hồn thành công việc thời gian tuần Việc phân bổ nguồn lực tuần đầu tiên, triệu vào tuần thứ hai, tuần ba, 1,5 triệu tuần thứ tư 500 nghìn lại tuần cuối Nếu cấu trúc chi tiêu không ghi chi tiết kế hoạch, phận kế toán, chia chi tiêu suốt tuần Điều khơng ảnh hưởng đến ngân sách dự án, chắn ảnh hưởng đến dòng ngân quỹ dự án Do đó, PM phải biết đòi hỏi nguồn lực cấu trúc thời gian việc sử dụng nguồn lực - Mỗi chi tiêu phải gắn liền với công việc dự án cụ thể Ở phần trước, thấy yếu tố WBS có số tài khoản để tích luỹ chi phí cơng việc thực Các yếu tố xác định cần cho nhà quản trị dự án để kiểm soát ngân sách 5.2.3 Các kỹ thuật lập dự toán 5.2.3.1 Dự toán từ xuống Chiến lược dựa đánh giá kinh nghiệm nhà quản trị cấp cao cấp trung liệu khứ hoạt động tương tự Các nhà quản trị ước tính chi phí cho dự án sau phân chia dự tốn tỷ lệ %cho phần cơng việc nhỏ tiểu dự án cấu thành theo chi phí dự án nhỏ cấu thành Các ước tính sau chuyển cho nhà quản trị cấp thấp hơn, người tiếp tục tách nhỏ ước tính thành dự tốn nhiệm vụ cụ thể gói cơng việc theo tỷ lệ % Tiến trình tiếp tục cấp thấp Tiến trình song song với quy trình lập cấu trúc phân chia công việc từ cấp công việc cao cấp thất Hình 5.1: Ví dụ dự tốn từ xuống Trong q trình lập dự toán này, thường hay xảy cạnh tranh nhà quản trị cấp Ưu điểm quy trình lập ngân sách từ xuống: - Các ngân sách tổng hợp thường xây dựng xác, có sai lệch vài yếu tố riêng lẻ - Các ngân sách không ổn định theo tỷ lệ phần trăm nguồn lực phân bổ, mà hàm phân phối thống kê ngân sách ổn định, tạo nên khả dự đốn cao - Các cơng việc có chi phí nhỏ khơng cần phải xác định riêng lẻ, khơng cần phải sợ bỏ sót cơng việc nhỏ quan trọng 5.2.3.2 Dự toán từ lên Theo phương pháp này, công việc, tiến độ , ngân sách riêng lẻ xây dựng theo WBS Người thực công việc tham khảo thời gian ngân sách cho công việc để đảm bảo độ xác cao Ban đầu, yếu tố chi phí nhân cơng, ngun vật liệu, thiết bị ước tính Những yếu tố sau chuyển thành chi phí tiền tệ Các cơng cụ phân tích tiêu chuẩn phân tích đường cong kinh nghiệm lấy mẫu cơng việc sử dụng để làm cho dự tốn xác Nếu ý kiến có khác biệt, có thảo luận nhà quản trị cấp cao cấp thấp Nếu cần thiết, nhà quản trị dự án nhà quản trị chức tham gia vào thảo luận Cuối cùng, ngân sách công việc tập hợp lại để xác định tổng chi phí trực tiếp dự án Các chi phí gián tiếp chi phí quản trị chung, dự phòng, sau lợi nhuận cộng vào để hình thành ngân sách dự án cuối Hình 5.2: Ví dụ dự toán từ lên Nhược điểm: - Các ngân sách từ lên thường xác cơng việc cụ thể song đòi hỏi nhiều thời gian Việc xây dựng danh sách cơng việc khó khăn nhiều ta sử dụng phương pháp từ lên thay từ xuống - Quy trình từ tạo nguy cá nhân thường ước tính nhu cầu nguồn lực trội so thực tế để phòng trường hợp nhà quản trị cấp cao cắt bớt ngân sách - Phương pháp nhà quản trị cấp tin tưởng cho cấp có nguy dự tốn q cao nguồn lực nhấtt ngân sách sử dụng công cụ kiểm soát quan trong, đặc biệt dự án có quy mơ lớn Ưu điểm: - Khuyến khích phong cách quản trị hợp tác Các cá nhân tác nghiệp thường ước tính nhu cầu nguồn lực xác so với nhà quản lý cấp họ người không liên quan Sự tham gia trực tiếp nhà quản trị cấp thấp trình xây dựng ngân sách làm tăng khả họ chấp nhận ngân sách dự trù - Cung cấp cho nhà quản trị cấp kinh nghiệm kiến thức có giá trị việc lập ngân sách 5.2.3.3 Dự toán theo thời kỳ: Phương pháp dự toán cho rằng, thời điểm bắt đầu dự án, lập dự toán cho toàn chu kỳ sống dự án phi thực tế mức độ xác khơng cao Thay vào người ta lập dự tốn cho giai đoạn Thông thường thời điểm khởi dự án, người ta dự toán sơ cho toàn dự án lập dự án chi tiết cho giai đoạn Kết thúc giai đoạn đầu tiên, người ta lập dự toán sơ cho tồn thời gian dự án lại lập dự toán chi tiết cho giai đoạn Dự tốn sơ lần có độ xác lớn thông tin thu thập nhiều giai đoạn đầu Tại điểm kết thúc giai đoạn này, thông thường nhà quản lý cấp cao nghiên cứu thông tin đưa định có tiếp tục tiến hành dự án hay khơng Cứ sau giai đoạn, nhà quản trị dự án có hội đánh giá lại nỗ lực xem xét có nên tiếp tục hay khơng Xác định nhu cầu Xây dựng Chuyển giao Dự toán sơ cho tồn dự án Dự tốn chi tiết cho giai đoạn Dự toán sơ cho thời kỳ lại Dự tốn chi tiết cho giai đoạn Dự tốn chi tiết cho giai đoạn Hình 5.3 : Ước lượng theo giai đoạn - Dự toán theo giai đoạn giúp cho nhà quản lý có dự tốn xác hơn, giảm thiểu mức rủi rocho người thực dự án khách hàng Phương pháp giúp cho khách hàng có hội để đánh giá lại toàn nỗ lực hủy bỏ dự án cảm thấy chi phí cao Đồng thời thời điểm kết thúc giai đoạn, nhà đầu tư thay đổi nhóm dự án Phương pháp dự toán phố biến dự án xây dựng 5.2.3.4 Phương pháp dự toán phối hợp: Trong thực tế, tiến trình xây dựng ngân sách dự án, nên kết hợp hai phương pháp, từ xuống từ lên Đồng thời q trình lập dự tốn q trình thương lượng nhiều lần nhà quản trị cấp cao cấp Dự tốn tiến hành theo giai đoạn theo phận sản phẩm cuối Dù theo cách WBS sở quan trọng để xây dựng dự tốn Đối với yếu tố cơng việc kế hoạch hành động WBS, nhu cầu nguồn lực đánh giá, sau chi phí nguồn lực dự đốn Tiến trình lập dự toán phối hợp thường bắt đầu dự toán từ lên cấp soạn thảo Các nhà quản trị cấp cao tự xây dựng cho dự tốn Dự tốn cấp thường dự toán cấp Điều xuất phát từ ba nguyên nhân Thứ nhất, cá nhân thăng tiến lên cấp cao sơ đồ tổ chức, họ cơng việc cũ dễ dàng cách nhìn nhận người thực Có thể họ khơng nắm rõ chi tiết công việc Thứ hai, người lãnh đạo ước tính chi phí (và thời gian) thấp đi, nhằm làm cho dự án trở nên hấp dẫn mặt lợi nhuận trình lên nhà quản trị cấp cao Thứ ba, cấp có xu hướng tự phòng vệ để đảm bảo thành cơng cho dự án cách cộng thêm mức trừ hao vào ước lượng chi phí để chống lại quy luật Murphy Quy luật cho mộ dự toán mỗil ần len cáp quản lý oca bị cắt bớt nhà quản lý cấp coa khơng đánhg ía dược dúng dự án m nslmàcho dự án có khả caháp nhậnc ao Nếu có khác biệt, cấp cấp gặp để điều chỉnh xem xét dự toán Giả sử đạt cải thiện tương đối, hai dự tốn chênh lệch tn theo dự tốn Câu trả lời phụ thuộc vào dạng chu kỳ sống dự án 100 Thời gian Hình 5.4: % hồn thành theo vòng đời dự án 100 Thời gian Hình 5.5 : Vòng đời dự án khơng có dạng chữ S Nếu chu kỳ sống dự án có dạng chữ S, biểu diễn quy luật suất biên giảm, sử dụng ước lượng cấp thiếu hụt nguồn lực nhỏ gây một tác động nhỏ lên hồn thành cơng việc Mặt khác, chu kỳ sống không tuân theo dạng chữ S, biểu diễn suất biên tăng dần hình 7.2, dự đốn cấp chọn thiếu nguồn lực ảnh hưởng lớn đến trình hồn thành dự án Ví dụ lập dự tốn: Giả sử gói cơng việc ước tính cần 25 lao động kỹ sư Kỹ sư thực công việc trả 17,5 USD/giờ Chi phí chung cho dự án 84% chi phí lao động trực tiếp Dự phòng cho thời gian cá nhân 12% tổng thời gian làm việc Vậy chi phí tính cho cơng việc tính bảng sau: Các khoản mục chi phí Số lượng Chi phí Chi phí lao động (17.5/h) 25 h 17.5 X 25 = 437.5 Thời gian cá nhân ( 12% thời gian làm việc) 0.12 X 17.5 X 25= 52.5 Chi phí lao động trực tiếp (2 + 3) 490 Chi phí chung (84 % chi phí lao động) 490 X 0.84 = 411.6 Tổng cộng (3 + 4) 490 + 411.6 = 901.6 Bảng 5.1: Ví dụ lập dự tốn cho gói cơng việc 5.3 MỘT SỐ LƯU Ý KHI LẬP DỰ TOÁN - Lập dự tốn cần có tham gia nhiều người, đặc biệt người có kinh nghiệm thực công việc Nếu dự án lớn, PM xây dựng bảng mô tả công việc ước tính chi phí phù hợp khơng có giúp đỡ từ chuyên gia phận chức - Có thể dự phòng rủi ro cho dự toán mức từ đến 10 % tổng chi phí dự đốn Tuy nhiên mức dự phòng mang tính kinh nghiệm mà khơng có lý rõ ràng Một phương pháp khác để quản lý rủi ro giới thiệu phần sau giáo trình - Các ước tính chi phí sử dụng nguồn lực phải gắn liền với thời điểm sử dụng nguồn lực - Uớc tính yếu tố cơng việc nên bao gồm tồn chi phí bao gồm chi phí trực tiếp (lao động, nguyên vật liệu, chi phí máy móc), chi phí chung ( chi phí sử dụng thiết bị văn phòng ) chi phí quản lý (lương phận quản lý phận chức năng) Nói chung, PM nên chuẩn bị hai ngân sách, ngân sách có chi phí chung chi phí quản lý, ngân sách khơng có Ngân sách có đầy đủ chi phí nhóm kế tốn sử dụng để ước lượng lợi nhuận kiếm dự án Ngân sách có chi phí trực tiếp cung cấp cho PM thơng tin cần thiết để quản lý dự án mà không bị ảnh hưởng chi phí mà PM khơng kiểm soát 5.4 CÁC NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN SAI LỆCH SO VỚI DỰ TOÁN 5.4.1 Hiện tượng đường cong kinh nghiệm Hiện tượng đường cong kinh nghiệm ngun nhân dẫn đến sai lệch dự tốn Đây tượng hiệu suất người luôn cải thiện công việc lặp lại Cụ thể lần sản lượng tăng gấp đôi, số lao động giảm xuống theo tỷ lệ phần trăm cố định giá trị trước Phần trăm gọi tỷ lệ kinh nghiệm Nếu cá nhân cần 10 phút để hoàn thành nhiệm vụ định lần cần phút lần thứ hai, người ta gọi người có tỷ lệ kinh nghiệm 80 % Nếu sản lượng tăng gấp đôi lần từ hai lên bốn, kỳ vọng sản phẩm thứ tư sản xuất trong: 8x(0,8)=6,4 phút Thời gian cần để sản xuất đơn vị sản xuất tuân theo công thức: Tn = T1 n r Trong đó, Tn : thời gian cần cho đơn vị sản lượng thứ n, T1 : thời gian cần cho đơn vị sản lượng n : số đơn vị sản xuất, r : logaric thập phân tỷ lệ kinh nghiệm/lg2 Tổng thời gian cần cho toàn số đơn vị lần sản xuất với quy mô N là: N Tổng thời gian = T1 ∑ n r n =1 Chúng ta xem xét ví dụ để làm rõ tác động tượng đường cong kinh nghiệm ước tính chi phí Một dự án cần phải lắp ráp 25 thiết bị điện tử phức tạp Kinh nghiệm cho thấy cần khoảng 70 lao động trực tiếp cho thiết bị Nếu người lao động trả với mức lương 12 USD giờ, lợi nhuận 28 phần trăm tỷ lệ tiền lương, chi phí lao động cho 25 đơn vị là: (1,28)(12USD/giờ)(25 đơn vị)(70 giờ/ đơn vị) = 26.880 USD Tuy nhiên ước tính bỏ qua tượng đường cong kinh nghiệm Nghiên cứu trước xác định tỷ lệ kinh nghiệm cho người lắp ráp nhà máy khoảng 85% Và sau sản xuất đơn vị thứ hai mươi, khơng có cải tiến đáng kể (nghĩa thời gian lắp ráp đạt đến tỷ lệ ổn định 70 giờ) Chúng ta dự đoán thời gian cần thiết cho đơn vị cách cho Tn = 70 đơn vị n = 20 Khi đó, r = lg 0,85/lg = - 0,1626/0,693 = - 0,235 70 = T1 (20 )r T1 = 141,3 Bây giờ, biết thời gian cho đơn vị Sử dụng bảng tính biểu diễn tổng số nhân, tìm tổng số nhân cho 20 đơn vị với tỷ lệ kinh nghiệm 85% 12.40 Vậy tổng thời gian cần để lắp ráp 20 đơn vị là: (12,40)(141,3 giờ) = 1.752,12 Năm đơn vị cuối sản xuất thời gian tường đối ổn định 70 đơn vị Vì vậy, tổng thời gian lắp ráp là: 1.752,12+5x(70 giờ) 2.102,12 Bây giờ, tính lại chi phí lao động trực tiếp 2.102,12(12USD)(1,28)=32.288,56USD Như vậy, bỏ qua ảnh hưởng kinh nghiệm, dự đoán thấp chi phí thực khoản : 32.288,56 USD -26.880 USD =5.408,56 USD hay khoảng 17 % Hình 7.4 minh họa nguồn gốc lỗi sai Hình 5.6: Ảnh hưởng việc bỏ qua đường cong kinh nghiệm 5.4.2 Mục tiêu không khả thi Nhiều dự án không đáp ứng mục tiêu thời gian, chi phí thành tích xác lập mục tiêu ban đầu khơng khả thi Trong nhiều tình huống, thay đổi phạm vi dự án (scope project) gây tác động Có lẽ, PM sử dụng dự đoán lạc quan nhằm tác động đến quy trình lựa chọn dự án Hoặc đơn giản họ khơng biết thực tế chi phí (thời gian) Có thể, tất vấn đề chí vấn đề khác, phản ứng để tạo kết tránh khỏi 5.4.3 Không dự tính thay đổi giá đầu vào Thay đổi giá nguyên vật liệu nguyên nhân phổ biến Có giải pháp phổ biến sau - Tăng tất khoản mục chi phí theo tỷ lệ phần trăm cố định - Xác định đầu vào chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí dự án dự đốn xu hướng tỷ lệ thay đổi giá đầu vào Ví dụ: dự tốn chi phí cho dự án tỷ đồng, chi tiêu qua ba năm với khoảng tiền xấp xỉ năm Nếu cho chi phí nhân công chiếm 40 % tổng số, chi đặn theo thời gian, lương khoảng 400 triệu đồng Vậy chi phí nhân cơng cho năm 133,333 triệu đồng Nếu dự đoán tỷ lệ lương tăng khoảng % năm, chi phí năm thứ hai 141,333 triệu đồng (tăng triệu đồng) tăng lên 149,813 triệu đồng năm thứ ba (tăng 8,48 triệu đồng) Nếu khơng tính đến việc tăng lương, chi phí bị dự đốn thấp 16,5 triệu đồng Sai sót mức % chi phí lao động gần % tổng ngân sách dự án - Có thể áp dụng tỷ lệ thay đổi khác cho đầu vào khác PM sử dụng tỷ lệ lạm phát/giảm phát khác cho nhóm lao động hay loại hàng hóa khác PM cần quan tâm đến khả giảm giá đầu vào đặc biệt ngành phải tham gia đấu thầu Cần tính vào dự tốn số yếu tố khác mức độ hao phí hư hỏng cho phép Đặc biệt lĩnh vự nhân sự, chi phí lao động tăng lên nhiều thay thường xuyên chuyên gia dự án Khi thay nhân viên liên tục, tác động tiêu cực không hiệu suất công việc giảm (do người thiếu kinh nghiệm hơn) mà tác động tài mức lương khởi điểm chuyên gia thường tăng nhanh so với tỷ lệ chung mức độ tăng lương năm Vì thế, chi phí cao thay người cũ người đến có mức độ kinh nghiệm 5.4.4 Nguyên nhân khác - Yếu tố rủi ro tác động làm vượt dự tốn Một dự án có nhiều yếu tố cấu thành thành cơng tất yếu tố thành công, phận có xác suất thất bại nhỏ, hội thành cơng tồn dự án thấp Chẳng hạn, xem xét chương trình phần mềm có 1000 dòng mã, dòng có 99,9 % độ tin cậy Cơ hội để chương trình vận hành suốn sẻ khoảng 36% - Một nguyên nhân khác liên quan đến giả thiết cho người lao động thời gian thay đổi cho Vì thế, dự án bị chậm lại, phản ứng thông thường tăng thêm lao động Song giả thiết người lao động thời gian thay đổi cho cơng việc phân chia nhỏ không cần đến truyền thông người lao động Tuy nhiên, hầu hết dự án, có nhiều lao động đưa vào phải đào tạo, đường truyền thông để kết hợp nỗ lực họ 5.4.5 Một công cụ để nâng cao khả lập dự tốn Thường có kiểu sai lầm lập dự toán: - Sai lầm ngẫu nhiên : xác suất dự đoán cao thấp xảy - Sai lầm hệ thống Các nhà quản trị dự án nâng cao kỹ dự đốn cách theo dõi sát sai lầm dự tốn tìm hiểu ngun nhân Đây q trình học tập kinh nghiệm Trong phần này, mô tả cơng cụ xây dựng nhằm mục đích Trong ví dụ này, xây dựng bảng tính biểu diễn nội dung suất người lao động biến số dự đoán Có hai cơng cụ thống kê đơn giản sử dụng: độ lệch tuyệt đối bình quân (MAD), dấu hiệu theo dõi (TS) Kết bảng tính biểu diễn hình 7.5 Cơng cụ giả thiết thời kỳ (Cột A), người ta dự đoán biến (Cột B), giá trị thực biến biểu diễn (Cột C) Cột A không thiết thời kỳ mà số dự đốn thực kết nối dự đoán với giá trị thực tương ứng chúng Cột D biểu diễn chênh lệch 1giá trị thực, A(t), giá trị dự đoán thời kỳ đó, F(t) Cột E biểu diễn giá trị tuyệt đối khoảng chênh lệch Bây giờ, tính thơng số thống kê độ lệch tuyệt đối bình quân (MAD) MAD = ∑ ( A(t ) − F(t ) )/ n Trong đó, n số chênh lệch MAD có điểm tương đồng với độ lệch chuẩn Giả thiết sai sót dự đoán thường phân bố chuẩn, MAD xấp xỉ 80% độ lệch chuẩn Vì vậy, MAD có giá trị lớn so với biến số ước tính, sai số bình qn lớn dự đốn khơng xác Tổng giá trị biểu diễn cột D tổng sai số dự đoán, ký hiệu (RSFE) Nếu sai lầm dự đoán ngẫu nhiên, RSFE tiến đến Nếu RSFE khác giá trị lớn dự đốn bị chệch lỗi sai khơng ngẫu nhiên Trong Ví dụ này, RSFE =133, đó, dự đốn hồn tồn bị chệch theo hướng dương A B C D E F G Bảng tính nhằm mục tiêu nâng cao kỹ dự đoán MAD = SUM ( A( t ) − F( t ) ) / n Dấu hiệu theo dõi = SUM (a(t)-F(t))/MAD Lỗi sai tuyệt đối bình quân Một công cụ đo lường độ chệch Dấu hiệu Thời kỳ Dự đoán Thực tế A(t)-F(t) A ( t ) − F( t ) MAD Theo dõi ===== ===== ===== ===== ===== ===== ===== 155 163 8 10 242 240 -2 5,00 1,20 11 46 67 21 21 10,33 2,61 12 69 78 9 10,00 3,61 13 75 71 -4 8,80 3,64 14 344 423 79 79 20,50 4,51 15 56 49 -7 18,57 5,60 16 128 157 29 29 19,88 6,69 133 159 17 18 Hình 5.7: Bảng tính Excel sử dụng cho việc dự tốn chi phí Dấu hiệu theo dõi (TS) đo lường độ chệch dự đoán: TS=RSFE/MAD Nếu RSFE xấp xỉ 0, TS tiến đến không Khi RSFE tăng, TS tăng TS độc lập với quy mô biến xem xét Tuy nhiên ngưỡng giá trị xác định cho TS 10 Song kinh nghiệm cho TS ≥ cao người dự đốn có kinh nghiệm thường có TS thấp nhiều TS cơng cụ giúp ta theo dõi độ chệch ước lượng phân tích ngun nhân có Chúng ta nhóm gộp dự đốn nguồn lực khác để hình thành nhiều điểm liệu tính tốn MAD TS Tuy nhiên nguồn lực đo lường đơn vị đo lường khác Chúng ta giải vấn đề cách tính hệ số A(t)/F(t) Sau ta tính A(t)/F(t) -1 để làm cho hệ số tương ứng mặt ý nghĩa với MAD TS Nếu giá trị thực tế lớn dự đoán, kết dương, giá trị thực tế nhỏ dự đốn, kết âm HÌnh 7.6 biểu diễn tính tốn {A( t ) / F( t ) − 1} cho liệu sử dụng hình 7.5 Cột E biểu diễn giá trị tuyệt đối cột D, cột F liệt kê MAR (tỷ lệ tuyệt đối bình quân) Dấu hiệu theo dõi tính thơng thường cách chia “tổng tỷ lệ dự đoán” (RSFE) cho MAR, TS=RSFE/MAR A B C D E F G Bảng tính nhằm mục tiêu nâng cao kỹ dự đoán MAD = SUM ( A( t ) − F( t ) ) / n Dấu hiệu theo dõi = SUM (a(t)-F(t))/MAR Lỗi sai tuyệt đối bình qn Một cơng cụ đo lường độ chệch Dấu hiệu Thời kỳ Dự đoán Thực tế ===== ===== ===== A(t)/F(t)-1 A ( t ) / F( t ) − ===== ===== MAR Theo dõi ===== ===== 155 163 0,052 0,052 10 242 240 -0,008 0,008 0,030 1,448 11 46 67 0,457 0,457 0,172 2,904 12 69 78 0,130 0,130 0,162 3,898 13 75 71 -0,053 0,053 0,140 4,120 14 344 423 0,230 0,230 0,155 5,205 15 56 49 -0,125 0,125 0,151 4,523 16 128 157 0,227 0,227 0,160 5,670 0,908 1,281 17 18 Lưu ý phép tính bị ảnh hưởng đơn vị đo lường Tuy nhiên cần lưu ý kỹ thuật cho phép tập hợp liệu không đồng chất đó, mức độ sai số ngẫu nhiên chệch tăng nhanh với sử dụng phương pháp hiệu số, phải ý tập hợp liệu có nguồn lực mà độ lớn sai lệch rủi ro tương tự 11 Tóm tắt: Chương đề cập đến để có nguồn lực cần thiết để bắt đầu dự án, ngân sách dự án Các phương pháp lập ngân sách khác mô tả kèm với số vấn đề liên quan đến ước lượng chi phí đặc biệt hiệu ứng đường cong kinh nghiệm Cuối phần giới thiệu công cụ để cải thiện kỹ ước lượng chi phí Những nội dung đề cập chương là: - Mục tiêu ngân sách để truyền thơng sách tổ chức liên quan đến mục tiêu ưu tiên tổ chức - Những phương pháp lập ngân sách thông thường là: từ xuống, từ lên, lập ngân sách theo thời kỳ phương pháp tổng hợpp - Ngân sách công cụ để nhận diện nhu cầu nguồn lực: nào, cung cấp, khả đáp ứng ngân sách - Nếu dự án bao gồm nhiệm vụ lặp lại sử dụng nhiều lao động, cần cân nhắc tượng đường cong kinh nghiệm ước lượng chi phí Đường cong kinh nghiệm sở để theo dõi lượng thời gian cần thiết để sản xuất đơn vị sản phẩm giảm theo tỷ lệ sản lượng tăng gấp đơi - Một phương pháp để xác định có hay khơng xu hướng ước lượng chi phí mơ tả Phương pháp sử dụng để cải thiện trình ước lượng dự báo Câu hỏi: Ưu điểm phương pháp lập ngân sách từ xuống? Từ lên? Nhiệm vụ quan trọng nhà quản trị cấp cao phương pháp lập ngân sách từ lên gì? Trong chuẩn bị kế hoạch ngân sách, chi phí gián tiếp cần phải tính đến? Mơ tả mục tiêu cách sử dụng “dấu hiệu theo dõi”? Mơ tả tiến trình lập ngân sách từ lên Phương sai gì? Mơ tả tượng đường cong kinh nghiệm Làm để xác định ước lượng chi phí có sai lệch hay khơng? Thảo luận Có cách để giữ cho việc hoạch định ngân sách không trở thành “trò chơi” Những sai lầm dễ mắc phải ước lượng chi phí? Một nhà quản trị thực bước để khắc phục vượt q chi phí? Tại cơng ty tư vấn thường xuyên subsidize số dự án? Điều có vi phạm đạo đức hay khơng? Cần có bước để tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm sốt chi phí? Các bước sử dụng để kiểm sốt tham số khác dự án thời gian, kết hay khơng? Có số phương pháp hoạch định ngân sách hay sử dụng với cấu trúc tổ chức định Hãy mô tả Những vấn đề tiềm ẩn trình lập ngân sách từ xuống từ lên? Có cách để giải vấn đề này? Vì nói q trình lập ngân sách giống trò chơi? 12 Các phương pháp giải xung đột có ích tiến trình lập ngân sách? Vì nói chi phí vốn thay đổi làm cho tiến trình lập ngân sách trở nên phức tạp? 10 Vì phân tích đường cong kinh nghiệm quan trọng tiến trình quản trị dự án 11 Vì thương lượng cấp cấp “cần phải trung thực”? 13