Tài liệu Hướng dẫn lập ngân sách doc

Lập ngân sách Hướng dẫn này nằm trong số các hướng dẫn được soạn thảo theo quan điểm của nhà tài trợ dành cho các tổ chức xã hội dân sự. Tài liệu này mang tính chất tham khảo và không phải là những hướng dẫn cứng nhắc. Hướng dẫn Tăng cường Năng lực Tổ chức Lập ngân sách Hướng dẫn lập ngân sách với trọng tâm tập trung vào: mục đích của việc lập ngân sách, chuẩn bị ngân sách, các cấu phần ngân sách, và lập ngân sách. Giám sát & Đánh giá Hướng dẫn rà soát và đánh giá tiến độ trong việc đạt được các mục tiêu, xác định các vấn đề và chiến lược và điều chỉnh kế hoạch Xây dựng Dự án Hướng dẫn xây dựng và thực hiện một dự án và các câu hỏi chính cần hỏi trong quá trình xây dựng và thực hiện. Hệ thống Tài chính Hướng dẫn thiết lập một hệ thống tài chính minh bạch và rõ ràng để xây dựng tính bền vững tài chính Huy động Nguồn lực Hướng dẫn huy động các nguồn lực, chủ yếu là nội lực, để tăng cường năng lực tổ chức và mang lại lợi ích cho cộng đồng Viết Đề xuất xin tài trợ Hướng dẫn xây dựng và viết một đề xuất, bao gồm các yếu tố chính để giúp dự án thành công Báo cáo lên các Nhà tài trợ Hướng dẫn duy trì và tăng cường quan hệ với các nhà tài trợ sau khi đã được tài trợ MỤC ĐÍCH CỦA NGÂN SÁCH Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức. Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức. Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau: • Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm ( hoặc khung thời gian cụ thể của một dự án). • Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu • Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn thu dự kiến. (như các khoản tài trợ bổ sung) • Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch. Đối với các nhà tài trợ, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó giúp họ hiểu được công việc của bạn. Các nhà tài trợ xem xét ngân sách để cân nhắc những vấn đề sau: • Bạn lên kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ này như thế nào? • Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì? • Ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá ở địa phương chưa? • Những chi tiêu có tương ứng với các hoạt động không? • Dự toán ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng khoản tài trợ không? • Chi phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm tỷ lên bao nhiêu trong dự toán ngân sách ? CHUẨN BỊ NGÂN SÁCH Đối tượng tham gia vào quá trình lập ngân sách? Cán bộ Chương trình và cán bộ tài chính (nhân viên kế toán) cần phối hợp với nhau để lập ngân sách vì ngân sách được lập dựa vào các mục tiêu, kế hoạch hành động, và các nguồn lực. Khi đã có bản dự thảo, việc quan trọng là cần có ý kiến chỉ đạo từ ban điều hành (ví dụ như ban điều hành hoặc hội đồng). Các ý kiến đóng góp này là cơ hội để bạn đưa ra những giải thích và đưa ra lý do rõ ràng cho mỗi khoản chi tiêu trong ngân sách, giúp bạn xác định xem còn những hạng mục ngân sách hoặc chi phí nào còn bỏ sót và tranh thủ lấy ý kiến chuyên môn của Ban điều hành. Thông qua việc phối hợp với các cán bộ tài chính, cán bộ chương trình và Ban điều hành, bạn có thể xây dựng kế hoạch ngân sách phản ánh được các ưu tiên của tổ chức, góp phần xây dựng sự thống nhất về mục tiêu hoạt động mà bạn đưa ra. Những câu hỏi chính cần trả lời? Sau đây là những câu hỏi cần đưa ra trong quá trình chuẩn bị xây dựng kế hoạch ngân sách: • Những nguồn lực nào là cần thiết để đạt được những mục tiêu đã định? • Các khoản tài chính sẽ được lấy từ đâu? • Gây quỹ bằng cách nào? • Tổ chức của bạn sẽ sử dụng các khoản tài trợ bằng hiện vật và dịch vụ như thế nào? Những yếu tố bên ngoài nào cần được tính đến? Những ảnh hưởng bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn có thể tác động đến sự thành công của các nỗ lực của bạn. Bạn cần có kế hoạch phòng bị hoặc có khả năng xem xét lại các chiến lược cần phải đưa vào kế hoạch. Một số yếu tố bên ngoài có thể tác động đến việc lập kế hoạch tài chính của bạn bao gồm (ví dụ cụ thể trong ngoặc đơn): • Thể chế chính sách của chính phủ (Chiến lược Xoá đói giảm nghèo có thể ảnh hưởng tới cách thức các chính phủ giải quyết vấn đề đói nghèo) • Thiên tai hoặc bệnh dịch (Hạn hán ảnh hưởng đến những người đang làm việc cùng bạn) • Các điều kiện chính trị (các cuộc bầu cử có thể ảnh hưởng đến cuộc sống hàng ngày hoặc dẫn đến bất ổn) • Kinh tế toàn cầu (những thay đổi về giá cả thị trường toàn cầu đối với các loại hàng hoá mà người dân đang sản xuất) • Các yếu tố kinh tế - xã hội địa phương (việc tăng giá xăng dầu ảnh hưởng đến việc đi lại của bạn) • Khả năng có thêm các khoản hỗ trợ tài chính từ các nhà tài trợ hoặc các quỹ tài trợ (những thay đổi trong ưu tiên tài trợ của các nhà tài trợ) Nên lập kế hoạch ngân sách vào thời điểm nào? Bắt đầu các cuộc họp với các cán bộ chương trình và tài chính một vài tháng trước khi bắt đầu năm tài chính mới. Khoảng thời gian này đủ để nhóm của bạn đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi ở trên và dự thảo kế hoạch ngân sách để trình ban điều hành xem xét. Đối với một kế hoạch ngân sách cho những sáng kiến mới thì cần thêm thời gian lập kế hoạch để xây dựng kế hoạch hành động và xác định xem có thể huy động đủ nguồn lực để triển khai dự án hay không. CÁC CẤU PHẦN CỦA KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH Dưới đây là những lĩnh vực cần xem xét khi chuẩn bị kế hoạch ngân sách: Nguồn thu: các nhà tài trợ muốn thấy tổ chức của bạn có nguồn thu đa dạng để chứng minh rằng sự bền vững không chỉ phụ thuộc vào một nguồn tài trợ duy nhất. Nguồn thu có thể bao gồm việc bán sản phẩm, các hợp đồng của chính phủ, tài trợ từ các quỹ và đóng góp của các cá nhân. Trong một số trường hợp, các tổ chức có thể không có nguồn thu để báo cáo. Chi: các khoản chi phải được phân loại và phải bao gồm chi phí theo đơn vị. Ví dụ, phụ phí theo ngày hoặc phí đi lại cho một số người tham gia. Đề mục ngân sách: cần đảm bảo các đề mục hoặc hạng mục ngân sách phải mang tính thống nhất trong cả tổ chức đối với tất cả các hạng mục thu cũng như chi. Điều này giúp đơn giản hoá việc ghi sổ và giúp dễ dàng lập báo cáo và đánh giá hiệu quả tài chính. Các đề mục ngân sách có thể bao gồm: lương nhân viên, thuê văn phòng, vật dụng, điện thoại, thiết bị, bảo hiểm, xăng dầu, đi lại, chi phí cho các chuyên gia tư vấn v.v. Loại tiền tệ: cần chắc chắn là bạn sử dụng loại tiền gì và tỷ giá của đồng tiền đó khi trình bày kế hoạch ngân sách cho nhà tài trợ. Một số nhà tài trợ có thể yêu cầu bạn quy đổi loại tiền bạn dùng sang USD hoặc một loại tiền khác. Các chú thích: Cần lưu lại những chú thích trong quá trình lập ngân sách. Những chú thích giúp giải thích cách tính toán các đề mục như thế nào và vì sao. Cùng với ngân sách, những chú thích có thể được sử dụng như các thông tin hướng dẫn cụ thể cho việc chi tiêu của tổ chức và quá trình ra quyết định của tổ chức. Ngân sách và chú thích rõ ràng cũng thể hiện rằng khi tình hình thay đổi thì sẽ dễ dàng chỉnh sửa ngân sách để phản ánh đúng những thay đổi trên thực tế. Nó cũng sẽ hữu ích nếu hoạt động nào đó được tiến hành kiểm toán. Quỹ dự phòng: bao gồm hạng mục dự phòng cho những trường hợp có biến động về chi phí hoặc những chi tiêu ngoài kế hoạch. Đóng góp bằng hiện vật (phi tiền tệ): rất hữu ích để cung cấp thông tin về những chi phí hoặc dịch vụ do tổ chức bạn đóng góp (như lương cho cán bộ quản lý chương trình, hoặc công lao động xây dựng một cơ sở). Các nhà tài trợ xem những đóng góp bằng hiện vật là bằng chứng cho sự cam kết của tổ chức bạn và cộng đồng vào các hoạt động hoặc dự án và có thể dẫn đến sự bền vững. CÁC BƯỚC: Lập ngân sách Dưới đây là một số bước chính cần tiến hành khi xây dựng và giám sát ngân sách: 1. Xác định và lập kế hoạch cho các hoạt động trong giai đoạn nhất định cùng với nhân viên của bạn. 2. Xác định sẽ có những khoản chi tiêu cụ thể gì, sắp xếp theo hạng mục. Sử dụng các khoản ngân sách hoặc hoá đơn trước đây làm cơ sở. Hãy giả định mức tăng chi phí họt động so với mức chi từ năm trước. 3. Dự tính các nguồn thu sẽ là các nguồn nào, bao gồm thu nhập từ bán hàng hoặc dịch vụ, các khoản tài chính địa phương, các khoản hỗ trợ từ các nhà tài trợ quốc tế và chính phủ. Đồng thời xem xét các khoản tài trợ bằng hiện vật như hàng trợ cấp hoặc đóng góp về thời gian và công sức của tình nguyện viên. 4. Phân tích sự chênh lệch giữa thu và chi. Điều chỉnh các khoản này để cân đối ngân sách. Xác định những khoản chi nào cần giảm bớt và bằng cách nào. Có thể cần cân nhắc các mức dịch vụ khác nhau. 5. Xây dựng kế hoạch cho những tình huống bất thường, ví dụ nguồn tài chính đến chậm hơn so với thời gian dự kiến, tình trạng khủng hoảng hoặc biến động giá cả. 6. Trình bày dự thảo ngân sách và báo cáo thu chi với các nhân viên, ban điều hành, hoặc những nhóm chủ chốt khác trong tổ chức của bạn để lấy đóng góp hoặc chấp thuận. Sự minh bạch về ngân sách với các bên có liên quan chính sẽ giúp hợp pháp hoá tổ chức của bạn. 7. Tiến hành thay đổi và hoàn thiện kế hoạch thu chi, cũng như thời gian tiến hành các khoản chi và thu. 8. Theo dõi ngân sách theo tiến độ thực hiện dự án. MỘT SỐ HƯỚNG DẪN BỔ SUNG Cố gắng trình bày các hạng mục ngân sách càng chính xác càng tốt. Việc cố tình giảm thấp các khoản chi tiêu vì bạn nghĩ nó sẽ tạo cơ hội tốt hơn để tiếp nhận một tài trợ có thể làm tổn hại đến tổ chức của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không thể hoàn thành các hoạt động do thiếu nguồn tài chính. Cộng đồng có thể trở nên nản lòng và mất niềm tin vào khả năng thực hiện của tổ chức bạn. Các nhà tài trợ coi điều này phản ánh sự yếu kém trong lập kế hoạch và các kỹ năng lập ngân sách của tổ chức của bạn. Dự toán chi phí cần hợp lý và chính xác. Thổi phồng (hoặc dự toán quá mức) ngân sách sẽ tạo ra cảm giác thiếu tin tưởng đối với nhà tài trợ và đối tượng hưởng lợi. Đảm bảo ngân sách tương ứng với các mục tiêu của dự án. Khi tiến hành báo cáo những khoản chi với các nhà tài trợ, thì cần báo cáo rõ về bất kỳ sự khác biệt nào giữa mức ngân sách đề xuất và những chi tiêu thực tế. Đảm bảo những khoản đã chi là hợp lý và liên quan trực tiếp đến các mục tiêu ban đầu của đề xuất. Ví dụ, các nhà tài trợ có thể hỏi tại sao bạn lại chi tiền mua điện thoại di động hoặc thuê khi hoạt động đó là tổ chức một hội thảo. Khoản chi này có thể hợp lệ nhưng phải được tài liệu hoá và giải trình thỏa đáng. Vào giai đoạn cuối của dự án tài trợ, các nhà tài trợ có thể so sánh ngân sách với các báo cáo tài chính thực tế để đảm bảo tuân thủ đúng các qui định về tài chính. THÔNG TIN THÊM Để biết thêm thông tin về việc tăng cường các hệ thống quản lý tài chính của các Tổ chức phi chính phủ (NGOs), xem thông tin tại website của Mango, Quản lý Kế toán cho các Tổ chức phi chính phủ hoặc www.mango.org.uk. Chương trình Tài trợ nhỏ của Ngân hàng Thế giới (nay là Quỹ Xã hội Dân sự)là một trong số ít các chương trình toàn cầu của Ngân hàng Thế giới cung cấp tài trợ trực tiếp cho các tổ chức xã hội dân sự thông qua các Văn phòng Quốc gia của Ngân hàng Thế giới. Chương trình Tài trợ nhỏ nuôi dưỡng và ủng hộ các hoạt động liên quan đến hỗ trợ các tổ chức xã hội dân sự để tạo điều kiện cho người dân có các sáng kiến nâng cao hiệu quả phát triển. www.worldbank.org/smallgrantsprogram Ban Phát triển Xã hội – Ngân hàng Thế giới Các hướng dẫn do Yumi Sera và Susan Beaudry cung cấp, 2007 . những hướng dẫn cứng nhắc. Hướng dẫn Tăng cường Năng lực Tổ chức Lập ngân sách Hướng dẫn lập ngân sách với trọng tâm tập trung vào: mục đích của việc lập ngân. Lập ngân sách Hướng dẫn này nằm trong số các hướng dẫn được soạn thảo theo quan điểm của nhà tài trợ dành cho các tổ chức xã hội dân sự. Tài liệu