PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngạn ngữ Latinh có câu: “Người nào sống được một mình hoặc là thánh nhân hoặc là quỉ sứ”. Con người tồn tại trong xã hội luôn phải gắn mình vào trong một nhóm, một tổ chức, một cơ quan, đoàn thể nào đó. Trong tập thể ấy, mỗi người đều có quyền tham gia những hoạt động, những công việc chung. Và để làm được điều này, từng thành viên trong tập thể ấy phải đoàn kết, phải gắn bó với nhau cùng hoạt động để vừa đảm bảo lợi ích của tập thể đồng thời cũng nhằm mang lại những nhu cầu, lợi ích thiết yếu cho bản thân mình. Một số người cho rằng: Làm viêc nhóm thật rắc rối, lằng nhằng; suốt ngày cứ phải họp hành này nọ, viết tài liệu vớ vẩn; làm việc với những người kém cõi hơn mình để rồi đến lúc thành công lại phải chia chác cho họ; tốt nhất là mình làm tất, mình ăn tất. Trong khi đó, một số người lại cho rằng: Không làm việc nhóm, không có khả năng tổ chức quản lý thì đừng nghĩ tới chuyện làm ăn lớn được. Vậy tại sao phải làm việc nhóm? “ Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Qua đó cho thấy làm việc nhóm là cần thiết nhưng khi nào thì nên và phải tổ chức như thế nào? Vấn đề để xây dựng và tổ chức một nhóm làm việc thì cũng không thể nói là dễ mà cũng không thể nói là khó. Nếu nói là dễ thì đâu cần phải bàn luận để làm gì? Và tất nhiên nếu nói là quá khó thì không lẽ người ta là thần thánh hay sao mà vẫn tồn tại những nhóm làm việc có hiệu quả. Làm việc nhóm có thể “ mã hóa” được một số cái “ intelligent head” của các thành viên trong nhóm. Chẳng có ai là hoàn hảo cả, có nhiều cái chưa hoàn hảo góp lại sẽ thành một cái – ít ra là – gần như hoàn hảo. Vả lại một cái đầu càng thông minh càng dễ có khiếm khuyết và cũng càng dễ mắc sai lầm; hơn nữa, một kẻ càng có tài càng không thích giỏi mọi thứ một cách đồng đều mà chỉ tập trung vào một khía cạnh nào đó của vấn đề thôi, vậy những khía cạnh khác thì ai làm? Tất nhiên là một cái đầu thông minh khác. Một điều nữa người ta thường tự tin quá mức vào khả năng của mình, làm xong thường bỏ qua khâu kiểm tra lại, việc này thì làm việc nhóm có thể khắc phục được phần nào. Làm việc nhóm cũng là một cách để nâng cao trình độ, đồng thời tập cho mình thói quen thích ứng cao hơn. Làm những việc nhỏ thì chẳng nói làm gì? nhưng những việc quan trọng, lớn hơn thì chẳng ai để cho mình làm một mình cả, nếu không làm quen từ việc nhỏ thì đến lúc bắt tay vào làm việc nhóm sẽ rất dễ đổ vỡ và thất bại. Trong thời đại ngày nay, khi khoa học và công nghệ ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau; hơn nữa, chẳng ai có thể cán đáng hết mọi việc. Chuyện làm việc nhóm rất phổ biến ở nước ngoài, đặc biệt là ở các nước phương Tây, họ luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó nên trong khi làm việc rất thoải mái. Nhưng còn ở Việt Nam thì có vẻ không được quan tâm lắm, đây được xem là một nhược điểm của người Việt Nam. Vì vậy, vấn đề làm việc nhóm trong các hoạt động nói chung và trong lãnh đạo, quản lý ở nước ta hiện nay nói riêng đang đặt ra hết sức cần thiết và cấp bách. Đó là những lý do để em chọn đề tài: “Kỹ năng làm việc nhóm trong hoạt động lãnh đạo, quản lý ở Việt Nam hiện nay”.
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Ngạn ngữ Latinh có câu: “Người nào sống được một mình hoặc làthánh nhân hoặc là quỉ sứ” Con người tồn tại trong xã hội luôn phải gắn mìnhvào trong một nhóm, một tổ chức, một cơ quan, đoàn thể nào đó Trong tậpthể ấy, mỗi người đều có quyền tham gia những hoạt động, những công việcchung Và để làm được điều này, từng thành viên trong tập thể ấy phải đoànkết, phải gắn bó với nhau cùng hoạt động để vừa đảm bảo lợi ích của tập thểđồng thời cũng nhằm mang lại những nhu cầu, lợi ích thiết yếu cho bản thânmình
Một số người cho rằng: Làm viêc nhóm thật rắc rối, lằng nhằng; suốtngày cứ phải họp hành này nọ, viết tài liệu vớ vẩn; làm việc với những ngườikém cõi hơn mình để rồi đến lúc thành công lại phải chia chác cho họ; tốtnhất là mình làm tất, mình ăn tất Trong khi đó, một số người lại cho rằng:Không làm việc nhóm, không có khả năng tổ chức quản lý thì đừng nghĩ tớichuyện làm ăn lớn được Vậy tại sao phải làm việc nhóm?
“ Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” Qua
đó cho thấy làm việc nhóm là cần thiết nhưng khi nào thì nên và phải tổ chứcnhư thế nào? Vấn đề để xây dựng và tổ chức một nhóm làm việc thì cũngkhông thể nói là dễ mà cũng không thể nói là khó Nếu nói là dễ thì đâu cầnphải bàn luận để làm gì? Và tất nhiên nếu nói là quá khó thì không lẽ người ta
là thần thánh hay sao mà vẫn tồn tại những nhóm làm việc có hiệu quả
Làm việc nhóm có thể “ mã hóa” được một số cái “ intelligent head”của các thành viên trong nhóm Chẳng có ai là hoàn hảo cả, có nhiều cái chưahoàn hảo góp lại sẽ thành một cái – ít ra là – gần như hoàn hảo Vả lại một cáiđầu càng thông minh càng dễ có khiếm khuyết và cũng càng dễ mắc sai lầm;hơn nữa, một kẻ càng có tài càng không thích giỏi mọi thứ một cách đồng đều
Trang 2mà chỉ tập trung vào một khía cạnh nào đó của vấn đề thôi, vậy những khíacạnh khác thì ai làm? Tất nhiên là một cái đầu thông minh khác.
Một điều nữa người ta thường tự tin quá mức vào khả năng của mình,làm xong thường bỏ qua khâu kiểm tra lại, việc này thì làm việc nhóm có thểkhắc phục được phần nào Làm việc nhóm cũng là một cách để nâng cao trình
độ, đồng thời tập cho mình thói quen thích ứng cao hơn Làm những việc nhỏthì chẳng nói làm gì? nhưng những việc quan trọng, lớn hơn thì chẳng ai đểcho mình làm một mình cả, nếu không làm quen từ việc nhỏ thì đến lúc bắttay vào làm việc nhóm sẽ rất dễ đổ vỡ và thất bại
Trong thời đại ngày nay, khi khoa học và công nghệ ngày càng pháttriển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết Đơn giản vìkhông ai hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh củatừng người và bổ sung cho nhau; hơn nữa, chẳng ai có thể cán đáng hết mọiviệc
Chuyện làm việc nhóm rất phổ biến ở nước ngoài, đặc biệt là ở cácnước phương Tây, họ luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó nêntrong khi làm việc rất thoải mái Nhưng còn ở Việt Nam thì có vẻ không đượcquan tâm lắm, đây được xem là một nhược điểm của người Việt Nam Vì vậy,vấn đề làm việc nhóm trong các hoạt động nói chung và trong lãnh đạo, quản
lý ở nước ta hiện nay nói riêng đang đặt ra hết sức cần thiết và cấp bách
Đó là những lý do để em chọn đề tài: “Kỹ năng làm việc nhóm trong hoạt động lãnh đạo, quản lý ở Việt Nam hiện nay”.
2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Hiện nay có một số công trình nghiên cứu liên quan tới vấn đề này đã
xuất hiện như: “ Quản lý nhóm” của Robert Heller (chủ biên) (2006); “ Thuật lãnh đạo nhóm – dẫn dắt nhóm đến thành công” của Tonny Buzan (chủ biên) (2006); cuốn “ Cẩm nang kinh doanh Harvarrd – xây dựng nhóm làm việc hiệu quả” do NXB tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh biên soạn và xuất bản năm
Trang 32007; cuốn “ Phát triển kỹ năng lãnh đạo” do John C Maxwell (chủ biên)
(2007)
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu này ít nhiều đề cập đến những
kỹ năng, những nguyên nhân dẫn tới làm việc nóm không hiệu quả, những lợiích đặt được khi tiến hành làm việc nhóm Nhưng hầu hết các công trìnhnghiên cứu trên chưa đề cập đến các kỹ năng càn thiết khi làm việc nhómtrong hoạt động lãnh đạo quản lý
Cuốn “ Quản lý nhóm” của Lawrence Holpp (chủ biên) (2008) đã đề
cập đến những mâu thuẫn có ích và có có hại khi tiến hành làm việc nhómsong hầu hết cá công trình đã xuất hiện đều là những cuốn sách đề cập đến kỹnăng làm việc nhóm ở các nước phát triển như Mỹ, Pháp, Anh Chưa cócông trình nào nghiên cứu vấn đề này gắn với thực tiễn xã hội Việt Nam
Những hạn chế này cũng đã khách quan hóa tính tất yếu mà đề tài: “
Kỹ năng làm việc nhóm trong hoạt động lãnh đạo quản lý ở Việt Nam hiệnnay” sẽ đề cập tới trong nội dung của bài tiểu luận này
3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu: Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề lý luận và thực tiễn về
nhóm làm việc, quá trình phát triển nhóm; đề tài nêu lên một sô kỹ năng cầnthiết khi tiến hành làm việc nhóm; từ đó kiến nghị một số phương hướngnhằm nâng cao kỹ năng làm việc nhóm trong quá trình tổ chức lãnh đạo quản
lý ở Việt Nam hiện nay
Trang 44 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu
Kỹ năng làm việc nhóm trong hoạt động lãnh đạo quản lý ở Việt Namhiện nay
- Phạm vi nghiên cứu:
Kỹ năng làm việc nhóm trong hoạt động lãnh đạo quản lý ở Việt Namhiện nay
5 Cơ sở lý luận và phạm vi nghiên cứu
- Đề tài dựa trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin; tiếp thu, kế thừa
có chọn lọc những kết quả nghiên cứu của các công trình khoa học có liên quan
- Cơ sở thực tiễn của đề tài là các công trình nghiên cứu, các số liệutrong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu có liên quan
- Đề tài sử dụng tổng hợp các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biệnchứng, chủ yếu là phương pháp phân tích và tổng hợp, logic và lịch sử Đồngthời, sử dụng một số phương pháp điều tra xã hội học như: Thống kê, so sánh,điều tra, quan sát, thu thập thông tin, anket
6 Ý nghĩa của đề tài
Và cho những ai quan tâm tới lĩnh vực mà đề tài đề cập đến
7 Kết cấu của đề tài
Trang 5Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo,
đề tài được kết cấu thành 3 chương
PHẦN NỘI DUNG Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ LÀM VIỆC NHÓM TRONG HOẠT
ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ
1.1 Khái quát chung về hoạt động lãnh đạo, quản lý
1.1.1 Khái niệm hoạt đông lãnh đạo quản lý
Hoạt động là một phạm trù, thuật ngữ được nhiều lĩnh vực quan tâm,đặc biệt là triết học Mác – Lênin
Trong lĩnh vực Triết học, hoạt động được coi là phương thức tồn tại củacon người Hoạt động là sự tác động qua lại giữa chủ thể và khách thể Đó làquá trình con người tác động vào đối tượng để tạo ra sản phẩm nhằm thỏamãn nhu cầu của con người và xã hội
Hoạt động là quá trình con người thực hiện quan hệ qua lại với thế giớixung quanh Trong mối quan hệ qua lại đó ý nghĩa, tình cảm, phẩm chất, nănglực của con người được bộc lộ và hình thành Nghĩa là trong hoạt động conngười chuyển hóa những năng lực lao động và những phẩm chất tâm lý củamình đối tượng hoạt động để tạo ra sản phẩm Đồng thời với quá trình này,con người chuyển hóa vào bản thân mình những qui luật, bản chất của kháchthể, biến nó thành kinh nghiệm, thành tâm lý, ý thức, nhân cách của mình
Trong đời sống xã hội tồn tại các hoạt động khác nhau như hoạt độnglao động tạo ra của cải vạt chất và hoạt động lao động tạo ra của cải tinhthần Để tạo ra hiệu quả trong các loại hoạt động này đã xuất hiện các cánhân đóng vai trò điều khiển, chỉ huy để phối hợp mọi người cùng nhau hoạtđộng Hoạt động của người đứng đầu đóng vai hoạt động lãnh đạo, quản lý.Hoạt động lãnh đạo, quản lý đã xuất hiện rất sớm cùng với sự hình thành cộng
Trang 6đồng người C Mác đã khẳng định: “ Bất kỳ một lao động xã hội hay cộngđồng (tổ chức) nào được tiến hành trên quy mô tương đối lớn cũng đều cầnphải có sự quản lý”.
Khi con người bắt đầu hình thành các nhóm để thực hiện những mụctiêu thì hoạt động lãnh đạo, quản lý xuất hiện như một yếu tố khách quan cầnthiết để phối hợp nỗ lực của các cá nhân để đạt tới mục tiêu chung Hoạt độnglãnh đạo, quản lý là một hoạt động cần thiết cho tất cả các lĩnh vực của đờisống con người Ở đâu có con người tạo lập nên nhóm xã hội, ở đó có hoạtđộng lãnh đạo, quản lý Hoạt động lãnh đạo, quản lý bắt nguồn từ sự phâncông, hợp tác lao động đó để đạt được hiệu quả cao hơn và năng suất lao độngnhiều hơn cần phải có người đứng đầu Do đó, có thể nói rằng hoạt động lãnhđạo, quản lý là một hoạt động đặc thù của những người đóng vai trò chỉ huy,điều hành các hoạt động của xã hội
Từ đó ta có thể định nghĩa hoạt động lãnh đạo, quản lý như sau: Hoạtđộng lãnh đạo, quản lý là hoạt động đặc thù của một hoặc một nhóm ngườigiữ vai trò chỉ huy, điều chỉnh, điều khiển các hoạt động của con người, cácquá trình xã hội khác
1.1.2 Vai trò của quản lý trong xã hội hiện đại
Con người sống và hoạt động cùng với những người khác để đảm bảo
sự tồn tại và phát triển của bản thân cũng như của xã hội Ngay từ thời sơ khaicủa xã hội loài người, con người đã cùng nhau lao động, cùng nhau săn bắt,hái lượm,chống chọi lại với thiên nhiên để duy trì sự tồn tại Cuộc sống đó
đã đòi hỏi con người phải biết hợp tác, phân công, điều hành chung Xã hộicàng phát triển các hoạt động đảm bảo cho cuộc sống, an toàn cho cộng đồng
xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn hơn và tính chất ngày mộtphức tạp hơn, đòi hỏi cao hơn về sự phân công, hợp tác để liên kết những conngười trong tổ chức, C Mác đã chỉ ra rằng: “Tất cả mọi lao động xã hội trựctiếp hay lao động chung mà tiến hành trên quy mô tương đối lớn thì ít nhiềucũng cần một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân và thực hiện
Trang 7những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ thể sản xuấtkhác với sự vận động của các khí quan độc lập với nó Một người độc tấu vĩcầm thì tự mình điều khiển lấy mình Còn một dàn nhạc thì phải cần có mộtnhạc trưởng”.
Xã hội phát triển sẽ dẫn đến sự chuyên môn hóa, hợp tác hóa lao động vàlàm xuất hiện một dạng lao động đặc biệt – lao động quản lý – nghề quản lý
Quản lý sẽ giúp cho các tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mụcđích và hướng đi của mình Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất đối vớicon người và tổ chức
Trong hoạt động của tổ chức có bốn yếu tố tạo thành kết quả: Nhân lực,vật lực, tài lực và thông tin Quản lý sẽ giúp phối hợp tất cả các yếu tố đóthành một chỉnh thể để thực hiện mục đích của tổ chức một cách có hiệu quảcao nhất
Quản lý là cần thiết đối với tất cả mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.Ngày nay người ta đánh giá rất cao vai trò của quản lý Quản lý được coi lànhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát triển hoặc trì trệ, diệt vong của mọi
tổ chức Sự phân tích thất bại của các tổ chức kinh doanh trong nhiều năm quacủa các nước phát triển đã cho thấy sở dĩ các thất bại này có tỷ lệ cao vì doquản lý tồi hoặc thiếu kinh nghiệm, yếu tố hạn chế trong mọi tường hợp chính
là sự thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của các nhà quản lý
Ngày nay để quản lý một cách hợp lý và có hiệu quả cần phải gắn với việcxây dựng một khoa học quản lý, chuyên ngành đào tạo về lĩnh vực quản lý
1.2.Khái quát chung về nhóm
1.2.1 Khái niệm và phân loại nhóm
* Khái niệm nhóm
Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự
án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc
Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàntoàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến
Trang 8công việc giữa các thành viên trong nhóm Nếu có bất kỳ tư tưỏng bè phái nàotrong nhóm, hoạt động ủa nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được Ngược lại,nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ởnhững khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau.
Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác,phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa Nếu điều nàydiễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗtrợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết)
* Phân loại nhóm
- Các nhóm chính thức
Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức Chúng thường cốđịnh, thực hiện công việc có tính thi đua và có phân công rõ ràng Họ có cùngchung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và diều hành các đề án
Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tínhchất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chính thứcthường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ
- Các nhóm không chính thức
Là những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo
vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu như: Các nhómthực hiện dự án theo mùa vụ, các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cầndàn xếp từng vụ việc, các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề áncần nhiều sáng tạo, những lĩnh vực đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rútnhững vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn
* So sánh các nhóm chính thức và không chính thức
Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạocủa nó về các mặt như: Các quy tắc của tổ chức và các quy trình phải tuântheo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ và các kết quả đạt được trên cơ
sở thông lệ
Trang 9Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân thủ các quy trình thấtthường Những ý kiến và giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời
và các quá trình quản lý nghiêm ngặt hơn
Tuy nhiên cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức về lãnh đạonhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm vớinhau
1.2.2 Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm
Xác lập và phổ biến mục đích, các mục tiêu phải theo tiêu chí:
Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe vàmột số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở
Trang 10Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhómlàm việc của bạn nhưng nếu như bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế vàthấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.
* Giai đoạn bình thường hóa
Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộngtác cùng nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ
Do một tinh thần hợp tác hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy antoàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảoluận cởi mở với toàn bộ nhóm
Sự tiến bộ lớn nhất của mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau.Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biếtđược điều đó
* Giai đoạn hoạt động trôi chảy
Đây là điểm cao trào khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống,cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái, có sự hỗ trợ cao độcủa cả nhóm đối với mỗi thành viên và các quy định của nhóm
1.2.3 Quy chế tổ chức nhóm
* Người lãnh đạo nhóm
Nhiệm vụ:
- Tìm kiếm thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc
- Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thànhviên trong nhóm
- Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu
- Có khả năng thông tin hai chiều
- Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm
* Người góp ý
Nhiệm vụ:
- Giám sát và phân tích sự hoạt động lâu dài của nhóm
- Không bao giờ thỏa mãn với phương sách kém hiệu quả
Trang 11- Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó
- Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm, tạo phương sách chỉnh lý khả thi
* Người bổ sung
Nhiệm vụ:
- Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy
- Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian, lường trướcnhững trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi
- Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc, có khả năng hỗtrợ và thắng vượt tính chủ bại
* Người giao dịch
Nhiệm vụ:
- Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm
- Người có ngoại giao và phán đoán đúng nhu cầu của người khác
- Gây được sự an tâm và am hiểu
- Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm
- Chín chắn khi xử lý thông tin đáng tin cậy
* Người điều phối
Nhiệm vụ:
- Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết
- Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ
- Cảm nhận được những ưu tiên, có khả năng nắm bắt các vấn đề cùnglúc
- Có tài giải quyết những rắc rối
* Người tham gia ý kiến
Nhiệm vụ:
- Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm
- Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị
- Mong muốn được lắng nghe ý kiến cảu người khác
Trang 12- Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ khôngphải là những tai họa.
* Người giám sát
Nhiệm vụ:
- Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao
- Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn
- Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm chuẩn mực
- Phán đoán tốt về hiệu quả công việc của mọi người, không chần chừđưa vấn đề ra
- Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót
Trang 13Chương 2 NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT KHI TIẾN HÀNH LÀM VIỆC
NHÓM
2.1 Thông tin trong nhóm và những lưu ý khi xử lý thông tin
2.1.1 Chọn những phương pháp thông tin
Những phương pháp thông tin trong nhóm:
Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹntrước Ví dụ như: Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp; nhữngphương t
iện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại ; cácphương tiện điện tử như điện tử, mạng nội bộ ; phim ảnh hội nghị
* Chọn những phương pháp thông tin
Thư điện tử là phương tiện truyền thông giữa các thành viên trongnhóm, tuy nhiên độ tin cậy thường không chắc chắn
Các phầm mềm có thể đáp ứng việc thông tin giữa các chuyên viên và nhóm.Việc thông tin bằng phim ảnh hội nghị cũng hữu dụng, giúp các thànhviên đánh giá các điệu bộ và trạng thái của người khác
Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội họp hay hội ý giữacác thành viên nằm ở các vị trí khác nhau
* Thông tin từ nội bộ
Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưu tâm sự vững mạnh tựtại – sự toàn tâm toàn ý của nhóm – khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thànhcục bộ, chỉ biết mình
Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào những bộ phận khác ngay trongnội bộ cơ quan:
Chẳng hạn khi cần dữ liệu, họ sẽ phải nhờ đến bộ phận máy tính
2.1.2 Những lưu ý khi xử lý thông tin trong nhóm
* Duy trì sự giao tiếp
Trang 14Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các phòng ban khác vàbên ngoài cơ quan, biết chắc chắn ai là những người cần thông tin đó.
Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhật hóa và soạn lại danh sáchnày thường xuyên để khi nhóm cần có thể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trongsuốt quá trình hoạt động
* Tránh sự trùng lặp
Sự trùng lặp vai trò là vấn đề tệ hại ở các cơ quan lớn
Để tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng liệt kê ngắn về chứcnăng của nhóm cho những người có liên quan, nhờ đó có thể phát hiện sựtrùng lặp ngay từ đó giảm được những chồng chéo trong quản lý, lãnh đạonâng cao hiệu quả giải quyết công việc
* Thông tin như thác đổ
Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi những thông tin ấy bị nhiễu,bóp méo, từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và hiệu quả của nhóm
Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp, và rồi nếu cầnthiết thì nên thẩm tra ngược lại để xác minh những thông tin ấy: thông tin ấylấy từ đâu? có đáng tin cậy không? có nhằm vào mục đích gì khác không?
* Sự cẩn thận
Đúng ra một nhóm chẳng có điều gì bí mật giữa các thành viên của nhóm,
mà nếu có chẳng qua cũng chỉ để gây ngạc nhiên thú vị về vấn đề ấy mà thôi
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động lãnh đạo, quản lý sẽ phát sinhnhiều vấn đề buộc chúng ta phải giữ bí mật, đặc biệt là các sự việc có nộidung quan trong, ảnh hưởng đến nhiều ngành có liên quan như trong lĩnh vực
an ninh, quốc phòng, tôn giáo, những lĩnh vực mang tính chất nhạy cảm và
Trang 15đối để tránh tổn hại đến lợi ích của nhóm cũng như của toàn bộ cơ quan, tổchức.
2.2 Trưởng nhóm và các kỹ năng cần thiết khi lãnh đạo nhóm
2.2.1 Trưởng nhóm và vai trò của trưởng nhóm
* Trưởng nhóm là người hướng dẫn mọi người trong nhóm, gây ảnhhưởng để họ cảm thấy nỗ lực và hiệu quả công việc của họ được ghi nhận; tậphợp, đoàn kết được tất cả mọi thành viên, thúc đảy họ kiên trì vượt qua nhữngkhó khăn, thử thách để đạt mục tiêu của nhóm
Công việc của trưởng nhóm:
- Cung cấp một cơ cấu cho hoạt động của nhóm
- Giữ cho tầm nhìn được rõ ràng
- Điều phối các hoạt động và giữ cho công việc tiến triển đúng hướng
- Đại diện cho nhóm trước những nhóm khác
- Thương thảo với nhà tài trợ
- Xác định các nguồn lực cần thiết
- Lập các điểm mốc, làm rõ các vấn đề
- Đảm bảo cho mọi người đều đóng góp và hưởng lợi tương xứng
- Hướng dẫn nhóm thảo luận vào trọng tâm, hòa giải mâu thuẫn
- Tạo môi trường khuyến khích sự trao đổi trong nhóm
- Giúp nhóm ra quyết định và hành động
* Vai trò của trưởng nhóm:
- Người khởi xướng
Trưởng nhóm phải thu hút và định hướng những hành động cần thựchiện để hoàn thành các mục tiêu của nhóm
Bằng cách sử dụng bằng chứng và lập luận hợp lý, trưởng nhóm khuyếnkhích các thành viên tiến hành những bước đi cần thiết để đáp ứng kỳ vọngcủa nhà tài trợ và của các cấp quản lý cao hơn
- Người làm gương
Trang 16Trưởng nhóm có thể lấy phong cách ứng xử của mình để định hành vi
và hiệu suất hoạt động của người khác
- Người thương thảo
Muốn là một người thương thảo thành công, trưởng nhóm phải tỏ ra làngười đáng tin cậy và lợi ích mà đôi bên sẽ nhận được phải thiết thực
Nhấn mạnh các mục tiêu cao hơn của tổ chức, trong đó thành công củatrưởng nhóm sẽ đóng góp như thế nào Đồng thời cần nói rõ bên kia sẽ đượclợi gì khi giúp đỡ nhóm Trưởng nhóm giỏi sẽ tìm cách giúp đỡ các thànhviên trong nhóm cùng trở nên xuất sắc
Huấn luyện là một hoạt động có tính hai chiều, qua đó các bên chia sẻkiến thức và kinh nghiệm để tối đa hóa tiềm năng của mỗi thành viên trongnhóm và giúp thành viên đó đạt được mục tiêu mà nhóm đã thông qua
Hiện nay, có 5 biện pháp được xem là huấn luyện thành công:
Một là, nói cho họ biết họ cần phải làm gì để cải thiện hoạt động: Một
số người sẽ thành công khi được hướng dẫn bằng lời nói về định hướng thayđổi Chẳng hạn “tôi cho rằng anh nên gặp gỡ từng người để xây dựng mốiquan hệ Hãy nói chuyện với họ về sở thích, nền tảng và mục tiêu chung đểtạo ý thức chia sẻ kinh nghiệm với họ” Hãy sử dụng phương pháp “chỉ bảo”
để xác định cho họ điều không nên làm (như “đừng chỉ nói tới những vấn đềcông việc khi mình đang tìm cách thiết lập mối quan hệ”)
Hai là, chỉ dẫn cho họ cách cải thiện: Hãy làm mẫu những hành vi cụthể, bởi vì một số người cần tận mắt nhìn thấy việc họ phải làm Chẳng hạn,hãy trao đổi với nhân viên cần huấn luyện về sự cần thiết phải xây dựng nềntảng cho sự hiểu biết chung và dùng kinh nghiệm để giải thích cách làm Việcchỉ ra cho mọi người thấy điều không nên làm cũng rất hữu ích Chẳng hạnhãy cho họ biết điều gì không nên phát ngôn, những hành vi phi ngôn ngữ nàokhông hỗ trợ cho việc xây dựng mối quan hệ Hãy chỉ cho họ biết việc traođổi sẽ thuận lợi hơn là ngồi dối diện
Trang 17Ba là, chỉ ra hậu quả gây ra do các hành động: Một số người khôngnhận thấy rõ sự liên hệ giữa hành động và kết quả Lấy ví dụ, một số ngườikhông hiểu tác đọng mạnh mẽ của sự gần gũi, cởi mở trong việc xây dựngquan hệ Nhà lãnh đạo và quản lý giỏi sẽ xác định được cả ảnh hưởng tích cựclẫn tiêu cực Chẳng hạn, để huấn luyện hiệu quả, cần xác định sự gần gũi và
dễ tiếp cận sẽ tạo thuận lợi như thế nào cho nhà lãnh đạo trong việc thu thậpthông tin khi sử dụng kỹ năng “làm việc như Walton” – nhà sáng lập WalMart, công ty bán lẻ số 1 thế giới Walton đã đi khắp đất nước để thăm cáccửa hàng và trò chuyện với tất cả mọi người để thu thập các nguồn thông tinkhác nhau Người lãnh đạo cũng nên giải thích cho họ hiểu tại sao kỹ nănglắng nghe kém sẽ khiến người khác cảm thấy anh ít gần gũi và khó tiếp cận
Bốn là, đưa ra bức tranh tổng thể: Hãy cho mọi người nhìn qua lăng kínhnhận thức “hai tròng “ của nhà lãnh đạo Có nghĩa là, hãy giải thích cho họ thấynhững hành động đơn lẻ ảnh hưởng thế nào tới tình hình chung Lấy ví dụ,chúng ta có thể giải thích việc những nhà lãnh đạo biết cách kiểm soát thông tinkhông chính xác hơn, để từ đó xây dựng văn hóa tính chất mở rộng hơn
Năm là, tạo dựng sự tự tin: Đôi khi việc chỉ dẫn không trực tiếp thayđổi hành vi của con người Có thể mọi người đã biết cần làm gì và làm thếnào, nhưng còn hơn thế nữa, việc huấn luyện phải tạo dựng lòng tin để giúpmọi người tiến bộ Việc tạo dựng lòng tin có thể đơn giản là một lời khích lệ
“tôi biết anh có thể làm điều này” Kể cho họ một câu chuyện có ý nghĩa, đặcbiệt là về kinh nghiệm của chính bản thân mình cũng có thể giúp tạo dựng sự tựtin Hãy nghĩ đến khi chính chúng ta mất tự tin và được một điều gì đó khích lệ.Hãy liên hệ với kinh nghiệm để khơi dậy sự tự tin “có thể làm được” ở ngườikhác
Việc huấn luyện từng người đòi hỏi nhiều thời gian và nổ lực Hãydành thời gian cho việc này, đặc biệt cho những tài năng đang hé mở
2.2.2 Các kỹ năng cần thiết của trưởng nhóm
* Kỹ năng giao tiếp tốt