Quy trình kho nguyên phụ liệu thành phẩm công ty May

1. Mục đích: Hướng dẫn công việc nhằm mục đích xác định một trình tự làm việc thống nhất tổ (hoặc nhóm) chuẩn bị sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của từng đơn hàng. 2. Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất cả các đơn hàng được triển khai tại xưởng may của Công ty. 3. Tài liệu tham khảo A.Q.L = ACCEPTABLE QUALITY LEVEL Qui trình Kiểm vải Qui trình Kiểm Tra Phụ Liệu

I PHÂN PHỐI

ST

T BỘ PHẬN ĐƯỢC PHÂN PHỐI TRÁCH NHIỆM KÝ NHẬN

01 Đại diện lãnh đạo Nhà máy Factory Manager (GĐ Nhà

máy)

02 Đại diện lãnh đạo về sản xuất Production Supervisor

( PGĐ)

03 Đại diện lãnh đạo về chất lượng QA Supervisor (Quản lý

chất lượng)

04 Nhân viên Kế hoạch Supervisor (Trưởng bộ

phận)

05 Nhân viên PKT Supervisor (Trưởng bộ

phận)

phận)

08 Bộ phận Hoàn Thiện Supervisor (Trưởng bộ

phận)

09 QC Trong Chuyền Supervisor (Trưởng bộ

phận)

10 QC Cuối Chuyền Supervisor (Trưởng bộ

phận)

11 Bộ phận nhập hàng Supervisor (Trưởng bộ

phận)

12 Bộ phận Kho

13 Lưu trữ

II SỬA ĐỔI

STT NGÀY TRANG NỘI DUNG SỬA ĐỔI LẦN SỬA

ĐỔI

III PHÊ DUYỆT

SOẠN THẢO XÉT DUYỆT PHÊ DUYỆT

[Type text]

MỤC LỤC

1 Mục đích:

Hướng dẫn công việc nhằm mục đích xác định một trình tự làm việc thống nhất tổ (hoặc nhóm) chuẩn bị sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của từng đơn hàng

2 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho tất cả các đơn hàng được triển khai tại xưởng may của Công ty

3 Tài liệu tham khảo

A.Q.L = ACCEPTABLE QUALITY LEVEL

Qui trình Kiểm vải

Qui trình Kiểm Tra Phụ Liệu

4 Định nghĩa

BGĐ: Ban giám đốc KHSX: Kế hoạch sản xuất

TLKT: Tài liệu kỹ thuật KH: Khách hàng

QLCL: Quản lý chất lượng PGĐ : Phó Giám Đốc

KH : Kế hoạch SX : Sản xuất

[Type text]

QC : Kiểm tra chất lượng PL: Phụ liệu

P/L: Packing list

QA: Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm

SP: Sản phẩm

BTP: Bán thành phẩm

NPL: Nguyên phụ liệu

[Type text]

[Type text]

Bươ

ùc Trách nhiệm Lưu đoà Hoà sơ/ Tài liệu

0 Quản lý khonguyên liệu

 TLKT

KHSX, Đơn đặt hàng

 Packinglist

 Cân đối nguyên phụ liệu

1 nguyên liệu&Quản lý kho

Nhân viên Kho

 Đơn đặt hàng

 Packing list

 Hồ sơ hải quan (Nếu cĩ)

 Cân đối PKH

2 Nhân viên Kho NL  Packing list Phiếu nhập

 Xe nâng

 Packing List

5 QA Kho Vải

 Qui trình Kiểm Vải

 Packing list

 Báo cáo kiểm vải

 Bảng phân loại lỗi vải

6 Cơng nhân kiểmvải

 Qui trình Kiểm Vải

 Packing list

 Báo cáo kiểm vải

 Bảng phân loại lỗi vải

8 Cơng nhân kiểmvải

 Packing list

 Phiếu nhu cầu từ nhà cắt

 Tiêu chuẩn xả vải của khách hàng

9 Nhân viên kho  Packing list Phiếu nhu cầu từ nhà cắt

10 Nhân viên kho

 Packing list

 Lệnh xuất hàng

 Bảng kê

 Bảng màu

11 Nhân viên quản lý

hàng tồn

 Bảng cân đối PKH

 Thẻ kho

 Phiếu nhập – Phiếu xuất

Tiếp nhận thơng

tin

Kiểm tra chứng từ và

nhận hàng

Cắt đầu cây phân LOT cân

trọng lượng

Xả vải Thanh lý & quản lý hàng tồn

kho Lưu sơ đơ Cơng nhân kiểm vải kiểm

Đưa hàng về vị trí tạm

nhập

Sắp xếp phân lọai hàng hĩa và

Cấp phát nguyên phụ liệu

Kiểm tra chất lượng

10 % mỗi Lot Đưa hàng về vị trí chờ kiểm

Đưa vải ra khu vực chờ xuất

MÔ TẢ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC

Bước 00: Tiếp nhận thông tin

Người chịu trách nhiêm: Quản lý kho nguyên liệu

Tiếp nhận thông tin từ phòng kế hoạch và phân công công việc cho nhân viên kho

Giám sát các bước thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc kho quản lý đảm bảo không bị sai sót trong quá trình thực hiện

Tổng hợp các báo cáo, đề xuất giải quyết trong phạm vi phân cấp mà mình phụ trách

Bước 01 : Kiểm tra các chứng từ nhập hàng và nhận hàng

Người chịu trách nhiệm: Quản lý kho nguyên liệu

Kiểm tra các chứng từ liên quan lô hàng: Đơn đặt hàng, Packing list, thủ tục nhập hàng, hô sơ hải quan…

Kiểm tra chủng loại & Kiểm tra nguôn gốc và kiểm tra sơ bộ về ngoại quan hàng hóa: Có bị rách nát, bẹp, giúm… Chụp lại ảnh làm bằng chứng nếu có hỏng, sai sót trước khi nhận hàng

Chấm List kiểm tra và nhận số lượng theo kiện, thùng theo P/L, theo khách hàng, theo mã hàng

Đối chiếu thông tin giữa đơn đặt hàng, Packing list, hô sơ hải quan và số lượng thực nhận Nếu có sai sót hay chênh lệch phải ngay lập tức báo lại cho PKH để làm việc ngay với các bên liên quan đông thời kết hợp với bảo vệ và người giao nhận lập biên bản ngay lúc đó, sau đó trình lên ban giám đốc để có hướng giải quyết

Bước 02 : Đưa hàng về vị trí tạm nhập

Người chịu trách nhiệm: Lái xe nâng và 3 công nhân bốc xếp

Sau khi đã hoàn tất thủ tục nhập hàng, hàng sẽ được đưa về khu vực tạm nhập chờ : kiểm tra, phân LOT, cắt đầu cây

Yêu cầu hàng phải được đặt trên ballet để đúng nơi quy định, theo từng loại, ngay ngắn, gọn gàng, theo cùng 1 chiều

Bước 03 : Phân LOT- cắt đầu cây

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho nguyên liệu

Sau khi hàng được đưa về vị trí tạm nhập và hoàn tất các thủ tục liên quan tại khu vực này, thì phải tiến hành phân LOT cắt đầu cây

[Type text]

Dựa vào packing list và tem trên cây vải để xếp vải theo từng LOT, từng loại và từng màu.Tất cả các cây vải phải được cắt mẫu vuông 10cm x 10cm đầu cây, và gửi về phòng QA để so màu, phân nhóm LOT

Trên mỗi mẫu vải phải ghi lại đầy đủ số cây vải/ LOT vải/ chiều dài cây vải theo quy ước xx/yy/zz trong đó xx: là số cây vải, yy: là số LOT vải, zz: là chiều dài cây vải (Ví dụ: 01/02/100 LOT01 cây số 02 dài 100 yards)

Bước 04: Đưa hàng về vị trí chờ kiểm

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho nguyên liệu

Yêu cầu: toàn bộ vải sau khi phân LOT- cắt đầu cây sẽ được đưa về vị trí chờ kiểm theo như quy định

Vải phải được sắp xếp theo chủng loại, theo màu và phân chia rõ cho từng khách hàng

Các pallet vải phải được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện cho việc sử dụng

Bước 05: QA kho vải kiểm tra 10%

Người chịu trách nhiệm: QA kho nguyên liệu

Căn cứ vào packing list, tài liệu kĩ thuật, mẫu đối, bảng màu do phòng kĩ thuật ban hành, QA kiểm vải sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng 10% theo từng LOT vải, của mỗi lần nhập để đảm bảo chất lượng sản phẩm và giảm thiểu sự cố phát sinh trong sản xuất

Sau khi kiểm 10% của từng LOT vải mà chất lượng đạt theo tiêu chuẩn 4 điểm,

QA sẽ cắt những mẫu lỗi vải để lập thành bảng hướng dẫn sử dụng các loại lỗi làm cơ sở để công nhân kiểm vải trong kho kiểm tra 90% vải còn lại của tất cả các LOT vải QA đã kiểm 10%

Và nếu kết quả kiểm 10% đạt theo tiêu chuẩn kiểm vải 4 điểm, QA sẽ làm báo cáo kiểm vải để thông báo với quản lý kho để kho tiến hành kiểm 90% còn lại Nếu kết quả kiểm 10% không đạt theo tiêu chuẩn kiểm vải 4 điểm, QA sẽ tiến hành kiểm thêm 10% Nếu kết quả kiểm 10% không đạt, công nhân kiểm vải

sẽ tiến hành kiểm 60% vải còn lại để có kết quả phần trăm lỗi sớm nhất báo cho khách

QA thực hiện việc cắt, nối, kiểm tra độ khác màu của vải Nếu vải có độ khác màu rõ ràng bằng mắt thường thì thông báo cho quản lý kho để có hướng xử lý

Bước 06: Công nhân kiểm vải kiểm 90%

Người chịu trách nhiệm: Công nhân kiểm vải

[Type text]

Sau khi đã có kết quả kiểm vải 10% của QA và bảng hướng dẫn sử dụng lỗi, cơng nhân kiểm vải sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ vải về để kiểm tra chất lượng vải theo hệ thống 4 điểm

Yêu cầu toàn bộ số cây vải đã được kiểm phải có tem chất lượng theo như quy định, tem đỏ - xanh - vàng

Sử dụng báo cáo kiểm vải để ghi lại kết quả kiểm vải theo từng ngày

Bước 07: Sắp xếp vị trí và đưa vải đã kiểm lên kệ.

Người chịu trách nhiêm: Nhân viên kho nguyên liệu

Căn cứ vào kết quả kiểm vải của QA và của cơng nhân kiểm vải, nhân viên cấp phát vải sẽ sắp xếp vị trí vải theo đúng quy định:

- Toàn bộ các cây vải phải dán tem chất lượng: Tem đỏ, tem vàng và tem xanh

- Tem đỏ: Hàng khơng đạt-

- Tem vàng: Hàng khơng đạt chờ xử lý

- Tem xanh: Hàng đạt

- Đối với những cây vải có gắn tem đỏ và vàng sẽ đưa về khu vực hàng lỗi theo quy định

- Đối với những cây vải có gắn tem xanh sẽ được đưa lên kệ Yêu cầu 100% vải đưa lên kệ phải được gắn tem xanh

Nội dung bảng cho từng kệ :

- Tên khách hàng

- Tên vải

- Item code

- Màu vải

- Số lượng Yards/ Cuộn

- Mã Hàng Đầu kệ NPL phải có thẻ kho ghi rõ ngày nhập, xuất, thực hiện theo nguyên tắc FIFO ( nguyên tắc FIFO/First In First Out: nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau), số tơn cập nhật ngay sau mỗi lần cấp theo từng chủng loại NPL.Xếp theo từng khách hàng, mã hàng ,xêùp choàng thẳng hàng

Xếp theo từng loại vải

Xếp theo từng LOT, từng màu

Xếp song song cây vải, và quay tem ra ngài theo cùng 1 chiều

Thực hiện cơng việc sắp xếp xong phải cập nhật lại sơ đơ và báo cáo với quản

lý kho nguyên liệu

Bước 08: Xả Vải

Người chịu trách nhiệm: Cơng nhân xả vải

Căn cứ vào nhu cầu của bộ phận cắt chuyển cho kho vải, và căn cứ vào kế hoạch sản xuất, sẽ tiến hành xả vải trước đối với những chủng loại vải cần phải

xả, theo như quy định riêng của từng khách hàng

Bước 09: Đưa hàng ra khu vực chờ xuất

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho

[Type text]

Căn cứ vào nhu cầu của bộ phận cắt chuyển cho kho vải, và căn cứ vào kế hoạch sản xuất, sẽ thực hiện chuyển số lượng vải cần sử dụng cấp phát trong ngày ra khu vực hàng chờ xuất

Khu vực hàng chờ xuất: Nội dung cho bảng chờ cấp phát bao gơm 8 mục:

- Tên khách hàng

- Tên vải

- Item code

- Màu vải

- Số lượng Yards

- Mã hàng

- Ngày chuẩn bị

- Ngày cấp phát

Bước 10: Cấp phát

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho

Xuất kho : Căn cứ vào lệnh cấp phát nguyên phụ liệu theo định mức, thủ kho tiến hành cấp phát nguyên phụ liệu cho các chuyeàn sản xuất ( đối với nguyên liệu hàng FOB và phụ liệu , bao bì khi xuất kho đưa vào sản xuất phải có biên bản kiểm tra xác nhận đạt chất lượng)

Khi cấp phát phải kiểm tra đối chiếu bảng màu đúng chủng lọai , mã số & số lượng ghi trong lệnh cấp phát hàng Trường hợp số lượng cấp vượt qui định phải có lệnh cấp bổ sung (LCBS có xác nhận của QĐ xưởng và BGĐ ký duyệt)

Các chủng lọai khi cấp phát theo hạn mức sử dụng trong ngày phải có ký nhận giữa hai bên và vào sổ nhật ký lũy kế sau mỗi laàn nhận

Bước 11: Thanh lý & Tồn kho

Người chịu trách nhiệm: Thủ kho

Căn cứ vào bảng thanh lý & cân đối cấp phát thủ kho tiến hành thanh lý theo hợp đồng với bộ phận kế hoạch

Quy định thời gian 6 tháng 1 lần tiến hành đánh giá tình trạng sản phẩm trong kho Kết quả kiểm tra được ghi biên bản báo cáo BGĐ

Hàng tháng căn cứ vào tình hình nhập xuất kho thủ kho lập báo cáo tồn kho chuyển phịng KH

Kho phải cĩ đầy đủ các dụng cụ, thiết bị chữa cháy, các quy định phịng chống cháy nổ Thủ kho phải thực hiện đầy đủ các nội quy kho hàng và nội quy phịng cháy chữa cháy

[Type text]

Bước 07 Các biểu mẫu đính kèm

Type of Doc Loại Tài liệu DOC Code NoMã số Tài liệu

[Type text]

Phiếu xuất kho PX-01

Bảng màu

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO PHỤ LIỆU

MỤC LỤC

[Type text]

07 Mô tả 4

5 Mục đích:

Hướng dẫn công việc nhằm mục đích xác định một trình tự làm việc thống nhất tổ (hoặc nhóm) chuẩn bị sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của từng đơn hàng

6 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho tất cả các đơn hàng được triển khai tại xưởng may của Công ty

7 Tài liệu tham khảo

A.Q.L = ACCEPTABLE QUALITY LEVEL

Qui trình Kiểm vải (QA-QT-01)

Qui trình Kiểm Tra Phụ Liệu (QA-QT-02)

8 Định nghĩa

BGĐ: Ban giám đốc KHSX: Kế hoạch sản xuất

TLKT: Tài liệu kỹ thuật KH: Khách hàng

QLCL: Quản lý chất lượng PGĐ: Phó Giám Đốc

KH : Kế hoạch SX : Sản xuất

QC : Kiểm tra chất lượng NPL: Nguyên phụ liệu

P/L: Packing list NL: Nguyên liệu

QA: Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm

SP: Sản phẩm BTP: Bán thành phẩm

[Type text]

LƯU ĐỒ

[Type text]

Bươ

ùc Trách nhiệm Lưu đoà Hoà sơ/ Tài liệu

0 Quản lý kho phụliệu

 TLKT

 KHSX

 Packinglist

 Cân đối nguyên phụ liệu

1 Quản lý kho PL&Nhân viên Kho

Chứng từ nhập hàng

 Packing list

 Hồ sơ hải quan (Nếu cĩ)

Cân đối PKH

2 Nhân viên kho  Packing list Phiêu nhập

3 QA Phụ liệu

 Qui trình Kiểm PL

 Packing list

 Báo cáo kiểm PL

Bảng phân loại lỗi PL

4 Cơng nhân kho  Packing list Biên bản mở kiện

 Thẻ kho

 Bảng kê PL

 Nhu cầu

8 Nhân viên quản lý

hàng tồn

 Bảng cân đối P KH

 Thẻ kho

 Phiếu nhập – Phiếu xuất

Phânloạivàđưa BTP lênkệ

Tiếpnhậnthôn

g tin

Kiểmtrachứngtừvànhậnh

àng Đưahàngvềvịtrítạmnhập

Kiểm tra chất lượng

10 %

Cơngnhânkiểmđếm

100%sốlượng

Chuẩnbị PL đồngbộ

Thanh lý & quản lý hàng tồn

kho

Lưusơđoà

MÔ TẢ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC

Bước 00: Tiếp nhận thông tin

Người chịu trách nhiệm: Quản lý kho PL

Tiếp nhận thông tin từ phòng kế hoạch và phân công công việc cho nhân viên kho

Giám sát các bước thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc kho quản lý đảm bảo không bị sai sót trong quá trình thực hiện

Tổng hợp các báo cáo, đề xuất giải quyết trong phạm vi phân cấp mà mình phụ trách

Bước 01 : Kiểm tra các chứng từ nhập hàng và nhận hàng

Người chịu trách nhiệm: Quản lý kho PL

Kiểm tra các chứng từ liên quan lô hàng: Packing list, thủ tục nhập hàng, hô sơ hải quan

Kiểm tra chủng loại & Kiểm tra nguôn gốc và kiểm tra sơ bộ về ngoại quan hàng hóa: Có bị rách nát, bẹp, giúm… Chụp lại ảnh làm bằng chứng nếu có hỏng hỏng, sai sót trước khi nhận hàng

Chấm List kiểm tra và nhận số lượng theo kiện, thùng theo P/L, theo khách hàng, theo mã hàng

Đối chiếu thông tin giữa Packing list, hô sơ hải quan và số lượng thực nhận Nếu có sai sót hay chênh lệch phải ngay lập tức báo lại cho PKHđể làm việc ngay với các bên liên quan đông thời kết hợp với bảo vệ và người giao nhận lập biên bản ngay lúc đó, sau đó trình lên ban giám đốc để có hướng giải quyết

Bước 02 : Đưa hàng về vị trí tạm nhập

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho

Sau khi đã hoàn tất thủ tục nhập hàng, hàng sẽ được đưa về khu vực tạm nhập Yêu cầu hàng phải được để đúng nơi quy định, theo từng loại, ngay ngắn, gọn gàng, theo cùng 1 chiều

Bước 03: QA kho PL kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩnAQL 1.5

Người chịu trách nhiệm: QA kho PL

Khi hàng về thì QA sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn AQL 1.5

[Type text]

Bước 04: Kiểm đếm 100% về số lượng.

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho

Sau khi QA đã chịu trách nhiệm về kiểm đếm về chất lượng thì nhân viên khosẽ kiểm đếm số lượng 100% theo số lượng đơn đặt hàng và list

Phải cĩ biên bản mở kiện kèm theo, trong trường hợp số lượng kiểm đếm bằng với số lượng trên list thì tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho Trường hợp số lượng hàng về thiếu so với đơn hàng thì làm biên bản báo lên phịng KH để đối chiếu và báo thiếu với nhà cung cấp.

Bước 05: Phân loại và đưa lên kệ.

Người chịu trách nhiêm: Nhân viên kho

PL đưa lên kệ được phân loại theo từng mã để đơng bộ

Ghi Thẻ Kho

Bước 06: Chuẩn bị PL đồng bộ

Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho

Bước 07: Cấp phát PL

Người chịu trách nhiệm:Nhân viên kho

Xuất kho : Căn cứ vào lệnh cấp phát nguyên phụ liệu theo định mức, thủ kho tiến hành cấp phát nguyên phụ liệu cho các chuyeàn sản xuất ( đối với nguyên liệu hàng FOB và phụ liệu , bao bì khi xuất kho đưa vào sản xuất phải có biên bản kiểm tra xác nhận đạt chất lượng)

Khi cấp phát phải kiểm tra đối chiếu bảng màu đúng chủng lọai , mã số & số lượng ghi trong lệnh cấp phát hàng Trường hợp số lượng cấp vượt qui định phải có lệnh cấp bổ sung (LCBS có xác nhận của QĐ xưởng và BGĐký duyệt)

Các chủng lọai khi cấp phát theo hạn mức sử dụng trong ngày phải có ký nhận giữa hai bên và vào sổ nhật ký lũy kế sau mỗi laàn nhận

Bước 08: Thanh lý & Tồn kho

[Type text]