đổi mới tổ chức hoạt động văn phòng hđnd và ubnd tp góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính của thành phố hồ chí minh

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Số 165/QĐ – KHCN-MT Ngày 02 tháng năm 2003 [›\ ĐỀ TÀI : ĐỔI MỚI TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND TP GÓP PHẦN THỰC HIỆN CÓ HIỆU QUẢ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH CỦA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Cơ quan chủ trì : - Trường Cán Thành phố Hồ Chí Minh - Chủ nhiệm đề tài : TS LÊ VĂN IN Thành phố Hồ Chí Minh 9/ 2004 NHỮNG NGƯỜI THỰC HIỆN : - Chủ nhiệm đề tài : TS LÊ VĂN IN - Trưởng nhóm nghiên cứu nhánh thứ : (Chương 1) + Diệp Văn Sơn - Chuyên viên cao cấp – Phó Vụ trưởng quan Bộ Nội vụ phía Nam + Các cộng tác viên : Trương Thò Minh Hương – Phó Văn phòng HĐND UBND TP - Trưởng nhóm nghiên cứu nhánh thứ hai : (Chương 2) + TS Lê Văn In + Các cộng tác viên : Lâm Văn Ba - Phó Văn phòng HĐND UBND TP Bùi Thò Hồng Mai - Trưởng phòng Hành Văn phòng HĐND UBND Thành phố Phạm Văn Thanh – Phó Trưởng phòng Hành Văn phòng HĐND UBND Thành phố - Trưởng nhóm nghiên cứu nhánh thứ ba : (Chương 3) + Trần Hồng Quân – Giám đốc Trung tâm lưu trữ Văn phòng HĐND UBND Thành phố + Các cộng tác viên : Nguyễn Vinh Quang - Chuyên viên Dự án cải cách hành VIE 02/010 - Trưởng nhóm nghiên cứu nhánh thứ tư : (Chương 4) + Trần Quang Dũng – Giám đốc Trung tâm Tin học Văn phòng HĐND UBND Thành phố + Các cộng tác viên : Nguyễn Thò Thọ - Chuyên viên Trung tâm Tin học Văn phòng HĐND UBND Thành phố Hồ Chí Minh Phạm Văn Thanh – Phó Trưởng phòng Hành Văn phòng HĐND UBND Thành phố Nguyễn Vinh Quang - Chuyên viên Dự án cải cách hành VIE 02/010 LỜI NÓI ĐẦU Hiện kể từ ngày ban hành Nghò đònh số 12/2001/NĐ-CP ngày 27-32001 việc thành lập Văn phòng HĐND & UBND, Chính phủ chưa ban hành Nghò đònh quy đònh cụ thể chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND & UBND Vò trí, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND & UBND cấp tỉnh dựa vào Nghò đònh 156/HĐBT ngày 17-12-1981 Hội đồng Bộ trưởng ban hành quy đònh chức năng, nhiệm vụ Văn phòng UBND tỉnh Một số tỉnh thành xây dựng bổ sung thêm số nhiệm vụ Văn phòng HĐND & UBND cho phù hợp với yêu cầu Về mô hình tổ chức Văn phòng HĐND & UBND tỉnh toàn quốc chưa có thống Hiện toàn quốc tồn ba mô hình tổ chức giúp việc HĐND & UBND đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh thành trực thuộc Trung ương : - 49/61 tỉnh thành phố thành lập Văn phòng HĐND & UBND theo Nghò đònh 12/2001/ND-CP ngày 27-3-1001 - 12/61 Tỉnh thành lập Văn phòng UBND, Văn phòng HĐND riêng - Văn phòng Đại biểu Quốc hội Ngày 12-3-2003 UBND Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyết đònh số 34/2003/QĐ-UB quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan hệ công tác Văn phòng HĐND & UBND Thành phố Nhưng nhìn chung chưa có thống việc xác đònh vò trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức mối quan hệ công tác Văn phòng HĐND & UBND Thực trạng đưa đến trì trệ, quan liêu, phiền hà, tắc nghẻn việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo HĐND & UBND , làm cho công tác văn phòng hiệu quả, nhiều ý kiến quan điểm khác đưa để tìm giải pháp khắc phục Riêng Thành phố Hồ Chí Minh, theo yêu cầu cải cách, chấn chỉnh kỷ cương hành mà Hội nghò lần thứ Ban chấp hành Đảng Thành phố đề quán triệt họp giao ban thường kỳ UBND Thành phố với Chủ tòch UBND quận, huyện, Giám đốc sở, ngành thành phố để giải vấn đề xúc kiến nghò quận, huyện, trước hết công tác văn phòng phải giải làm rõ hai quan điểm tồn trước đặt cách gay gắt : Một - Văn phòng HĐND UBND Thành phố quan có chức tham mưu HĐND UBND việc quản lý Nhà nước Văn phòng chức hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, đưa thủ tục hành hoạt động hành Các Sở, ban ngành Thành phố quan tham mưu giúp Ủy ban thực chức quản lý Nhà nước theo thẩm quyền riêng ngành hay lónh vực chuyên môn đònh Các đề án trình Ủy ban đònh sở, ngành Thành phố nghiên cứu chuẩn bò chủ trương, biện pháp cụ thể để thi hành Nghò Hội đồng nhân dân, chế độ, sách quy đònh Trung ương cho phù hợp với đòa phương, triển khai đònh quan hành cấp Các Sở, ban, ngành Thành phố làm việc trực tiếp với Ủy ban, Chủ tòch, Phó Chủ tòch, qua nấc trung gian văn phòng Văn phòng HĐND UBND quan tham mưu lại tham mưu sở, ban, ngành từ gây cản trở, phiền hà, ách tắc, chậm chạp cho việc lãnh đạo, quản lý HĐND UBND Hai - Văn phòng máy giúp việc HĐND, UBND Chủ tòch, Phó Chủ tòch, có chức tham mưu giúp việc tổng hợp cho HĐND UBND Ngoài nhiệm vụ làm công tác thông tin, xây dựng chương trình, lập kế hoạch triển khai công việc, báo cáo tiến độ thực hiện, thẩm đònh rà soát nội dung pháp lý dự thảo, đề án, văn trình HĐND UBND, trực tiếp soạn thảo số văn cần thiết theo thò Thường trục HĐND, UBND Văn phòng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc thực nghò quyết, đònh Thường trực HĐND, UBND cấp trên, đề xuất ý kiến vàbiện pháp xử lý thông tin điều chỉnh đònh kòp thời Văn phòng phải cửa bắt buộc HĐND UBND nhằm đảm bảo quy trình lập quy tư vấn pháp lý, làm cho nghò quyết, đònh HĐND UBND pháp luật, có hiệu lực Ngoài quan điểm tồn trên, thực tế phải thừa nhận hoạt động Văn phòng HĐND UBND chưa đổi đồng trước đòi hỏi xử lý thông tin nhanh, nhạy, đưa đònh kòp thời phù hợp, xác nhằm nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý nhà nước HĐND UBND Thành phố điều kiện kinh tế hàng hóa nhiều thành phần quản lý theo chế thò trường đònh hướng xã hội chủ nghóa Xuất phát từ vấn đề yêu cầu thực tế đặt nói trên, việc nghiên cứu đề tài “Đổâi tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND Uỷ ban nhân dân Thành phố góp phần thực có hiệu cải cách Hành Thành phố Hồ Chí Minh” thiết Để thực đề tài này, nhóm nghiên cứu iến hành nghiên cứu mặt lý luận thực tiễn hoạt động Văn phòng HĐND UBND công cải cách hành nhà nước thành phố thời gian qua Từ tìm giải pháp nhằm đổi tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND với tư cách quan tham mưu giúp việc tổng hợp cho thường trực HĐND UBND Thành phố việc thực cách có hiệu chức quản lý nhà nước đòa bàn Thành phố Trong trình tiến hành đề tài, nhóm nghiên cứu nhận giúp đỡ tận tình Bộ Nội vụ, Văn phòng HĐND UBND Thành phố, Ban Dự án cải cách hành VIE 02/010, Trường Cán Thành phố nhiều cộng tác viên nhà quản lý, chuyên gia lónh vực quản lý hành chính, tổ chức cán quản trò hành – văn phòng, Tin học văn phòng Hy vọng rằng, công trình nghiên cứu khoa học đề tài “Đổâi tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND Thành phố góp phần thực có hiệu cải cách Hành Thành phố Hồ Chí Minh năm" góp phần giải vấn đề lý luận thực tiễn công tác quản trò hành văn phòng quan quản lý hành nhà nước Nhóm nghiên cứu đề tài ý thức dù có nhiều công nghiên cứu với cộng tác giúp đỡ tận tình nhiều quan, ban, ngành chuyên gia, không tránh khỏi thiết sót, vấn đề thực tiễn đặt đòi hỏi phải có lời giải phù hợp chưa xử lý Rất mong cộng tác, giúp đỡ quý vò công trình ngày nghiên cứu hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn Chủ nhiệm đề tài TS LÊ VĂN IN MỤC LỤC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP THÀNH PHỐ “Đổâi tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND Thành phố góp phần thực có hiệu cải cách hành TP Hồ Chí Minh Trang - Lời nói đầu - Chương : Tổ chức hoạt động mối quan hệ công tác Văn phòng HĐND UBND thành phố Hồ Chí Minh 1- Những vấn đề chung lý luận thực tiễn VP công tác văn phòng 2- Nghiên cứu lý luận vò trí, vai trò chức nhiệm vụ tổ chức Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW…………………………………… 22 3- Thẩm đònh quy chế chế độ làm việc Văn phòng HĐND UBND Thành phố Hồ Chí Minh kèm theo Quyết đònh số 40/QĐ-VP ngày 30/5/2003 Chánh Văn phòng HĐND UBND Thành phố có xem xét Quyết đònh số 34/2003/ QĐ-UB ngày 12/3/2003 UBND Thành phố việc ban hành Quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan hệ công tác VP HĐND UBND Thành phố 38 4- Đề xuất xây dựng dự thảo : “Quy chế chuyên viên Văn phòng HĐND UBND Thành phố” Quy chế làm việc chuyên viên văn phòng HĐND UBND Thành phố……………………………………….……………………………………… 47 Chương : Tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn đến (VBDE) văn (VBDI) Văn phòng HĐND UBND TPHCM 70 1- Thực trạng tổ chức quản lý văn đến (VBDE) văn (VBDI) phòng hành thuộc văn phòng HĐND UBND TP HCM………… 70 2- Đề xuất giải pháp quản lý hệ thống thông tin văn đến (VBDE) văn (VBDI) Văn phòng HĐND UBND Thành phố ………………… 77 3- Dự thảo quy đònh việc tiếp nhận, xử lý ban hành văn Văn phòng HĐND UBND TP đề nghò Chánh VP ban hành nhằm đổi hệ thống thông tin quản lý văn đến (VBDE) văn (VBDI) 81 4- Lưu đồ trạng quy trình xử lý văn đến văn cải tiến theo tinh thần quy đònh việc tiếp nhận xử lý ban hành văn Văn phòng HĐND UBND Thành phố Hồ Chí Minh ……………………… 96 - Chương : Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND UBND Thành phố …… 97 1- Thực trạng việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Trung tâm lưu trữ Văn phòng HĐND UBND Thành phố ……………………………………………… 97 2- Dự thảo danh mục hồ sơ Văn phòng - giải pháp đưa công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND UBND Thành phố cách khoa học (Bản danh mục hồ sơ năm 2004 có tính chất mẫu cho việc xây dựng danh mục hồ sơ năm kế sau) 102 - Chương : Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hệ thống thông tin quản lý văn đến (VBDE) văn (VBDI) Văn phòng HĐND UBND Thành phố 130 1- Hiện trạng giải pháp đổi việc ứng dụng (CNTT) vào hệ thống thông tin quản lý văn đến (VBDE) văn (VBDI) Văn phòng HĐND UBND Thành phố …………………………………………………………………… 130 2- Đề án cải tiến hệ thống thông tin quản lý văn đến (VBDE) văn (VBDI) Văn phòng HĐND UBND Thành phố Sở ngành, quận, huyện có liên quan ………………………………………………………………………… 141 Phụ chương : Kiến nghò có cần thiết tách văn phòng HĐND - UBND Thành phố thành hai văn phòng riêng hay không ? (Theo tinh thần Nghò đònh số 133/2004/NĐ-CP ngày 09-6-2004 Thủ tướng Chính phủ việc thành lập quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, biên chế VP HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 156 - Phụ lục 1- Quyết đònh số 34/2003/QĐ-UB ngày 12 tháng UBND Thành phố Hồ Chí Minh ban hành quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan hệ công tác Văn phòng HĐND UBND Thành phố Hồ Chí Minh 2- Quyết đònh số 40//QĐ-VP ngày 30 tháng năm 2003 Chánh Văn phòng HĐND UBND Thành phố ban hành quy chế chế độ làm việc Văn phòng HĐND UBND TP Hồ Chí Minh 3- Các Mẫu văn trình chuyển ……………………………………………………………………………… 4- Báo cáo số liệu văn thư xử lý trung bình ngày P HCTC……………… 5- Kết thăm dò ý kiến ứng dụng tin học VP HĐND&UBND ……… 6- Nghò đònh số 12/2001/NĐ-CP ngày 27-3-2001 Chính phủ việc tổ chức lại số quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương UBND quận, huyện, thò xã, thành phố thuộc tỉnh 7- Nghò đònh số 133/2004/NĐ-CP ngày 09-6-2004 Thủ tướng Chính phủ việc thành lập quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, biên chế Văn phòng HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương CHƯƠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề chung lý luận thực tiễn văn phòng công tác văn phòng trước công đổi 1.1.1-Về khái niệm văn phòng : Khi nói Văn phòng, người ta thường hiểu với bốn nghóa sau : Thứ : Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan có chức phục vụ điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mô lớn thành lập văn phòng, quan nhỏ có Phòng Hành Thứ hai : Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vò, đòa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vò Thứ ba : Văn phòng nơi làm việc cụ thể người có chức vụ, có tầm cỡ nghò só, tổng giám đốc, giám đốc,v.v… Thứ tư : Văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn giấy tờ, tức công việc có liên quan đến công tác văn thư 1.1 2- Chức năng, nhiệm vụ văn phòng : - Chức : Chức chung văn phòng giúp việc, phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành lãnh đạo quan tập trung thống bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan thường xuyên, liên tục có hiệu Như vậy, xét tổng thể chung văn phòng có hai chức : + Tham mưu tổng hợp, công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (tầm sách, biện pháp) giúp lãnh đạo đề đònh để đạo, điều hành công việc có hiệu + Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động lãnh đạo phận quan làm việc thuận lợi có hiệu Trong công tác văn phòng hai chức đặt ngang Đối với văn phòng quan Trung ương văn phòng HĐND UBND cấp tỉnh, cấp huyện, công tác tham mưu tổng hợp đặt vò trí lên - Nhiệm vụ : Trên sở chức chung, mình, văn phòng thực nhiệm vụ chung sau : + Xây dựng chương trình công tác quan, đơn vò + Thu thập, xử lý thông tin + Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng + Thực công tác văn thư + lưu trữ + Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại + Lập kế hoạch tài chính, quản lý kinh phí hành + Mua sắm trang thiết bò, sửa chữa bảo quản + Tổ chức thực công tác y tế + Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng 1.1.3- Cơ cấu tổ chức chế độ làm việc văn phòng : - Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng : gồm chánh văn phòng phó văn phòng giúp việc - Cơ cấu tổ chức bao gồm hai phận : + Bộ phận hành + tổ chức + Bộ phận quản trò – tài vụ (Riêng văn phòng HĐND, UBND từ cấp huyện trở lên có phận nghiên cứu tổng hợp) 1.1.4- Ý nghóa tác dụng văn phòng : - Giúp thủ trưởng giải phóng công việc vụ hàng ngày để tập trung xử lý công việc chính, quan trọng đảm bảo pháp luật, quy chế kỷ cương công tác toàn quan đơn vò - Giữ gìn uy tín cho quan, thủ trưởng quan việc xử lý công việc quan hệ công tác với cấp trên, với cấp dưới, với nhân dân - Bảo đảm hoạt động liên tục, thống nhất, nhòp nhàng quan, dù có thay đổi cấp lãnh đạo nhân Thông qua bốn vấn đề đây, ta thấy nhận thức văn phòng công tác văn phòng dừng lại hoạt động thực tiễn với nhận thức cách chung chung văn phòng, công tác văn phòng, không phân biệt khác loại văn phòng : Văn phòng HĐND UBND; văn phòng quan quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền riêng bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Trung ương, văn phòng (phòng hành quản trò) sở, ngành, ban thuộc UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, văn phòng doanh nghiệp văn phòng (phòng Hành quản trò) đơn vò nghiệp trường học, bệnh viện, quan nghiên cứu v.v… Thiếu hẳn vấn đề quan trọng nguồn gốc, chất văn phòng, công tác văn phòng Với nguồn gốc, chất nhận thức, hiểu biết văn phòng, công tác văn phòng cho ? Từ đưa hệ thống khái niệm, nguyên tắc, tiêu chuẩn, quy trình, khâu nghiệp vụ thể nhận biết cách có hệ thống lónh vực công tác hoạt động quản lý tổ chức (cơ quan, đơn vò) Do đó, thực tiễn tồn lâu tiềm thức nhà quản lý kể cán công chức cho văn phòng công tác văn phòng chẳng qua công việc "sự vụ, giấy tờ"; công tác "hậu cần" thuật ngữ quân dùng; "làm dâu trăm họ", chí tặng cho văn phòng cả16 chữ vàng : "gọi dạ, bảo vâng", "đinh hồ cắt dán", "bưng bê, kê dọn", "hiếu hỉ, viếng thăm" vậy, không lấy ngạc nhiên thời gian dài trường lớp quy đào tạo nghề văn phòng, có lớp bồi dưỡng ngắn hạn với nội dung chương trình nghèo nàn, thiếu khoa học, chắp vá, chủ yếu thiên công tác văn thư lưu trữ hồ sơ… Học viên kết thúc lớp học cấp giấy chứng qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn phòng Chỉ có chục năm trở lại hình thành ngành đào tạo quản trò văn phòng bậc đại học mà phải ghép với chuyên ngành lưu trữ học Hâu là, thử khảo sát văn phòng dù cấp bộ, cấp UBND tỉnh, thành, sở ngành, quận, huyện, đơn vò hành nghiệp biết cán công chức văn phòng ? Họ “dân tay ngang” từ đủ nguồn tuyển dụng, điều động, bổ sung văn phòng : Cán bộ, công chức không đào tạo chuyên môn (không nghề), học sinh phổ thông trung học thi rớt đại học, cán công chức chuẩn bò nghỉ hưu, chí người dôi xếp lại tổ chức, chờ xét kỷ luật Với nhận thức cách làm vậy, tất yếu văn phòng công tác văn phòng có vò trí xứng đáng đích thực hoạt động quản lý quan, tổ chức, đơn vò Điều đó, buộc 10 2.4.4- Pháp lý : - Cần ban hành quy chế thực chương trình theo quy trình duyệt - Quy định tính pháp lý văn lưu truyền qua mạng Có biện pháp bảo mật, an tòan thơng tin, đảm bảo tính đắn thơng tin Xây dựng quy chế trách nhiệm đơn vị báo cáo đơn vị yêu cầu báo cáo phù hợp với thơng tin xử lý máy tính 2.4.5- Khuyến khích sử dụng thông tin số : - Ban hành quy chế khai thác thông tin, cởi bỏ rào cản cát thông tin, lấy tiêu chuẩn đầy đủ thông tin, phong phú thông tin suốt thông tin làm thước đo đánh giá hiệu họat động máy khuyến khích sử dụng thông tin dạng số Biểu dương khen thưởng kịp thời đơn vị triển khai dự án hiệu quả, tiến độ - Đào tạo, triển khai chương trình - Cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn sử dụng cho đơn vị 2.5 Ý nghĩa việc thực đề án : Đề án đưa giải pháp để tạm thời khắc phục vướng mắc việc quản lý VBĐE VBĐI Văn phòng HĐND UBND thành phố Sở, Ngành liên quan thời gian chờ đợi Đề án 112 thành phố triển khai - Góp phần cải tiến quy trình xử lý văn - hồ sơ công việc, thống tạo điều kiện dễ dàng cho tin học hoá nâng cao hiệu quản lý xử lý hồ sơ, văn Chúng hy vọng đề án góp phần làm tiền đề, tổng diễn tập cho việc thực quản lý văn có kết hợp với yếu tố cải cách hành trước bước vào thực triển khai đề án 112 thành phố 135 PHỤ CHƯƠNG : CÓ CẦN THIẾT TÁCH VĂN PHÒNG HĐND - UBND THÀNH PHỐ THÀNH VĂN PHÒNG RIÊNG - Những bất cập hoạt động Văn phòng Trong xu Cải cách hành (CCHC), thực Chương trình Tổng thể mười năm (2001-2010) CCHC Chính phủ, để nâng cao hiệu hiệu lực hoạt động cấp quyền có lẽ nên chọn Văn phòng nơi ưu tiên để triển khai CCHC Người ta ví Văn phòng “Cổ chai” “ách tắc” thường thấy xảy chỗ cổ chai này! Theo quy đònh Văn phòng có chức chính: Thứ nhất, bảo đảm hậu cần phục vụ công tác điều hành, đạo lãnh đạo Thứ hai, thực chức tham mưu tổng hợp Chính chức tham mưu tổng hợp không xử lý hợp lý gây “ách tắc”, gây nhiều ngộ nhận nhất, làm cho hoạt động Văn phòng không trôi chảy, trì trệ, chí lệch lạc Văn phòng có phải siêu Bộ, siêu Sở? Chỉ xét phạm vi hoạt động ban hành văn bản, có loại văn Quản lý nhà nước Lãnh đạo đạo Văn phòng nghiên cứu, lấy ý kiến làm tờ trình cho lãnh đạo ký ban hành; có loại văn quan chuyên môn tham mưu chuyên ngành Bộ ngành, Sở ban ngành chuẩn bò trình để Thủ tướng hay Chủ tòch UBND ký ban hành Chính loại Văn sau, xử lý không hợp lý, ngộ nhận gây nhiều hệ lụy “ách tắc” Có văn phòng “ngâm”, tự ý sửa bổ sung theo ý kiến chủ quan, phớt lờ quan tham mưu sâu chuyên ngành, dẫn đến sai sót đồng thời gây mâu thuẫn công việc không đáng có Hậu văn ban hành chất lượng kém, chậm trễ Thiết nghó trường hợp này; quan chuyên môn, chuyên ngành chòu trách nhiệm hoàn toàn nội dung văn bản, nâng cao trách nhiệm quan chuyên môn Văn phòng lúc có trách nhiệm thể thức văn bản, hay tập hợp ý kiến khác văn liên quan đến nhiều ngành, để tìm tiếng nói chung, trình lãnh đạo đònh Vấn đề cần ban hành quy chế xử lý mối quan hệ văn phòng với quan chuyên môn Cái ta thường thiếu! Chính quy chế xử lý tốt mối quan hệ văn phòng tự ý sửa văn quan ichuyên môn mà không trao đổi lại tiêu cực “ngâm vô thời hạn” văn bản, xử lý công việc văn phòng thường bò gán tên “Siêu Bộ, Siêu Sở” Vấn đề trình ký Để giải toả “cổ chai” hoạt động trình ký văn phòng cần theo quan điểm “phi tập trung hóa” 136 Xử lý “phi tập trung hóa” để không mâu thuẫn với chế độ Thủ trưởng Văn phòng vấn đề Phải có nhiều đầu mối trình cho lãnh đạo (cấp trưởng phó) – Các đầu mối phải có đòa vò pháp lý, chế độ trách nhiệm, chòu trách nhiệm cuối câu chữ, nội dung văn chánh văn phòng ủy quyền ký tắt vào văn theo quy đònh Thông tư 33/BT ngày 10/ 12/ 1992 (đến chưa có văn thay hiệu lực) Các đầu mối trình ký phải người chòu trách nhiệm quản lý toàn diện hoạt động chuyên viên thụ lý hồ sơ thuộc lónh vực trình ký Cần có quy chế chặt chẽ quy đònh bước khâu trình ký thời gian, biện pháp thẩm tra, yêu cầu nói rõ kiến Số đầu mối không nhiều không ít, đủ bảo đảm cho việc “phi tập trung hoá” giải toả ùn tắc “nút cổ chai” Chuyên viên anh ai? Do tính chất tham mưu tổng hợp Văn phòng cần đội ngũ chuyên viên có lực phẩm chất Tuy nhiên vừa qua phận chuyên viên phận gây nhiều tai tiếng Lâu chuyên viên hoạt động nào? Thông thường lãnh đạo giao nghiên cứu vấn đề đấy, thụ lý, nghiên cứu trình xử lý vụ việc cụ thể Nếu chuyên viên không ngắn thiếu am hiểu sâu sắc công việc, thiếu kiểm tra lãnh đạo thường phát sinh tiêu cực khâu nghiên cứu, trình xử lý Chỉ cần tăng liều lượng nặng nhẹ, lách quy đònh, thêm chữ việc thay đổi nhiều có 180O Tuyển chọn chuyên viên văn phòng tiêu chuẩn chuyên viên phảøi có trình độ, đạo đức nghề nghiệp, tận t Càng quan cấp cao, gần lãnh đạo cấp cao loại chuyên yêu cầu cao mặt đạo đức, tận tụy, trung thực, tất nhiên đòi hỏi chuyên môn giỏi Tiếp đến phải đặt nặng công tác kiểm tra, giám sát, phải có người lãnh đạo trực tiếp tổ, nhóm, phòng ban không nên để tình trạng không khép khuôn khổ tổ chức, chuyên viên làm công tác thư ký cho lãnh đạo Cuối vai trò lãnh đạo, đòi hỏi phải có lónh chuyên môn nghiệp vụ, phải kiểm tra thường xuyên nhiều hình thức, không vò nể, tránh sử dụng theo kiểu “đệ tử quan thầy” Phải xây dựng Quy chế hoạt động chuyên viên, quy chế chi tiết tốt Ngoài văn phòng cần phải có Quy chế quy đònh việc tiếp nhận, xử lý ban hành văn Nói chung phải kiểm soát đầu vào, đầu ra, đòa thụ lý hồ sơ, thời gian, đường văn qua khâu, triệt để áp dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9000 Muốn cải cách hành thành công hoạt động 137 máy hành nhà nước, văn phòng phải đơn vò tiên phong cải cách Những bất cập hoạt động văn phòng hoàn toàn không liên quan đến việc tổ chức chung Văn phòng HĐND - UBND - Từ ý tưởng thí điểm chưa tổng kết, kết luận Trong nhiều năm tỉnh, thành phố trực thuộc TW tồn Văn phòng HĐND - UBND để phục vụ mặt hậu cần tham mưu tổng hợp cho hoạt động Thường trực HĐND - UBND Vào năm 90, theo gợi ý Văn phòng Quốc hội thí điểm tách Văn phòng HĐND Văn phòng UBND thành 02 Văn phòng riêng Qua nhiều năm sau có 17/ 61 tỉnh thành tách làm 02 Văn phòng Riêng TP Hồ Chí Minh, nhiều lần Văn phòng Quốc hội gợi ý tách làm 02 Văn phòng, Thường vụ Thành ủy thống đònh không tách, để chung Văn phòng HĐND - UBND Thành phố Ngoài Hà Nội ra, tỉnh có số lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND, Phó Chủ tòch UBND, áp lực công việc nhiều TPHCM Tuy vậy, Văn phòng HĐND - UBND Thành phố bảo đảm cho hoạt động HĐND UBND thông suốt Mặc dù có quy đònh tách làm hai Văn phòng HĐND Văn phòng UBND, có câu hỏi đặt có thiết TP tách hai Văn phòng riêng ? Tách thuận lợi ? Để chung thuận lợi ? Để chung Văn phòng có cản trở cho hoạt động Thường trực HĐND UBND ? - Những mặt chưa thực phương án tách Văn phòng thành 02 Văn phòng HĐND UBND riêng Có ý kiến cho rằng, tách riêng thành 02 Văn phòng HĐND UBND chức rõ ràng rành mạch việc thực chức tham mưu tổng hợp phục vụ cho chức giám sát quan quyền lực (Văn phòng HĐND) chức điều hành quan chấp hành (Văn phòng UBND) Đặc biệt giải phóng cho vò trí Chánh Văn phòng khỏi bò hàm oan "nhất bên trọng bên khinh" việc điều hành công tác phục vụ tham mưu tổng hợp Nhìn chung chức phục vụ "làm dâu trăm họ" khó tránh khỏi kêu ca từ nhiều phía Công tác phục vụ, tham mưu không phản ảnh đậm nét chức giám sát, quyền lực hay không quyền lực chức điều hành Phục vụ tham mưu có tính độc lập tương đối nó, không "kén chọn" đối tượng phải phục vụ, tham mưu Nếu xác đònh phục vụ, tham mưu cho đối tượng nhằm quản lý 138 Thành phố tốt hơn, đặt công việc chung lên hết lấn cấn Tiếc rằng, xuất phát từ suy nghó tự có đủ ban bệ từ A đến Z để dễ bề điều hành việc phục vụ, tham mưu chuyện trở nên phức tạp hóa Có thể thấy thực theo phương án xuất bất lợi Dễ thấy phát sinh thêm tổ chức, đầu mối không phù hợp với xu cải cách hành chính, ngược lại điều ta xưa hô hào, phản ứng máy cồng kềnh, chồng chéo Chồng chéo chỗ phát sinh thêm phận hậu cần phục vụ (văn thư, bảo vệ, lái xe, hành quản trò, kế toán, thủ quỹ ) lẽ phận hậu cần dùng chung Bên cạnh tăng thêm biên chế lại phải tăng thêm sở vật chất trụ sở Dứt khoát tất tăng thêm đưa đến tăng thêm kinh phí, tốn ngân sách xem lãng phí Tuy tăng tốn vậy, nhìn thẳng vào thật chuyên viên làm công tác tham mưu cho Văn phòng HĐND không đủ sức chuẩn bò nội dung hai kỳ họp - Những mặt chưa thực phương án để chung Văn phòng HĐND - UBND Ưu điểm dễ thấy để chung Văn phòng Tiết kiệm Thứ nhất, tiết kiệm biên chế Rõ ràng sử dụng chung phận phục vụ hậu cần Tìm người làm công tác hậu cần phục vụ chuyên nghiệp chu đáo chuyện không dễ, tuyển đào tạo sớm chiều Thứ hai, tiết kiệm sở vật chất, đặc biệt trụ sở Hiện việc xây trụ sở vấn đề xúc xã hội, công luận Thứ ba, dứt khoát tiết kiệm kinh phí Quan điềm tiêu tốn kinh phí mà công việc tốt không tiếc, tính toán không kỹ hay lý phát sinh kinh phí tốn có lỗi với người đóng thuế, với dân Xuất phát từ chất lượng công việc, rõ ràng để chung Văn phòng, tổ công tác tham mưu công tác điều hành với phận tham mưu công tác giám sát thực tốt văn kiện chuẩn bò cho hai kỳ họp HĐND Để Văn phòng phục vụ, tham mưu tốt, hài hòa cho hoạt động Thường trực HĐND, HĐND UBND cần tăng cường nhân có chất lượng tổ chuyên viên phục vụ cho công tác HĐND Phòng hành phải bố trí phận riêng chuyên lo loại công văn giấy tờ thuộc hoạt động HĐND Đặc biệt chức danh Phó Văn phòng chuyên trách công tác HĐND có số thẩm quyền khác đặc biệt so với Phó Văn phòng khác 139 Trở ngại lớn nhiệm vụ Chánh Văn phòng, để điều hòa công tác phục vụ hậu cần tham mưu rạch ròi hợp lý cho hai nhiệm vụ khác Cần phải làm rõ hai nhiệm vụ hoàn toàn hai khâu trinh quản lý Chức giám sát chức điều hành hoàn toàn không đối lập, nhiều ý kiến nhầm lẫn, chúng hỗ trợ bổ sung cho nhau, lãnh đạo thống nhất cấp ủy Đảng Chính từ thiết lập quyền, Chủ tòch Hồ Chí Minh chủ trương xây dựng luật "Tổ chức quyền đòa phương" có phận nghò (HĐND) Ủy ban hành (UBHC) Nếu hiểu vậy, hoạt động đạo điều hành Chánh Văn phòng hoàn toàn thông suốt không mâu thuẫn, lấn cấn Nếu thật đổi mới, tương lai cần suy nghó phương án xã hội hóa triệt để hoạt động cung cấp dòch vụ cho hoạt động HĐND UBND Nghóa hoạt động mang tính phục vụ có tính hậu cần đặt hàng thuê tổ chức kiểu công ty công ích sở hợp đồng Thậm chí kể hoạt động tham mưu tổng hợp, số khâu hay công đoàn thuê công ty tư vấn Lúc khái niệm Văn phòng chung Văn phòng riêng không Như thật Cải cách hành triệt để, tính hiệu việc phục vụ, tham mưu hoạt động Văn phòng cao Tóm lại : Với phân tích trên, suy nghó theo phương án không tách Văn phòng làm hai Văn phòng HĐND UBND riêng phù hợp nhiều mặt, đặc biệt phù hợp xu Cải cách hành chính, lúc có quyền nói thật nhà nước dân dân dân Nếu không hiệu, ngụy biện, lời nói không đôi với hành động 140 Trang : … CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG TỜ TRÌNH Lưu trữ ghi Số : Mã hồ sơ : Ngày : Kính gửi : V/v giải vấn đề : Theo đề nghò : 1…………………….số…………………… ngày…………/…………/……………của…………………….…………………… 2…………………….số…………………… ngày…………/…………/……………của…………………….…………………… 3…………………….số…………………… ngày…………/…………/……………của…………………….…………………… Ýù kiến đề xuất cán phụ trách : Ngày Ýù kiến lãnh đạo văn phòng : Ngày tháng Ký tên năm tháng Ký tên năm Ýù kiến lãnh đạo Ủy ban : Ngày tháng Ký tên năm Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoại : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 (Sử dụng mẫu theo khổ giấy A5 = ½ khổ giấy A4) UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 200 Kính gửi : Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoại : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 200 Kính gửi : Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoaïi : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 (Sử dụng mẫu theo khổ giấy A5 = ½ khổ giấy A4) UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 200 PHIẾU YÊU CẦU MƯN TÀI LIỆU Họ tên người mượn tài liệu : Nơi làm việc : nội dung yêu cầu : Soá tờ : Lãnh đạo Văn phòng duyệt Phòng Hành Người mượn Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoaïi : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 (Sử dụng mẫu theo khổ giấy A5 = ½ khổ giấy A4) UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG Số : ………… / VP CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 200 PHIẾU CHUYỂN Kính gửi : Kính chuyển công văn số :………… /……… ngày………./…………… / Cuûa : Về việc : Đề nghò đồng chí xem xét, giải Hồ sơ kèm theo : ………….………….………… ………….………….………… ………….………….………… ………….………….………… CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoại : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 (Sử dụng mẫu theo khổ giấy A5 = ½ khổ giấy A4) UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG Số : ………… / VP CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 200 PHIẾU BÁO Kính gửi : UÛy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh nhận công văn số :……… /………………….… ngày………………./…………… / Cuûa : Về việc : UÛy ban nhân dân Thành phố chuyển giao trách nhieäm cho : xem xét, giải Xin báo ñeán : biết CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoại : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 (Sử dụng mẫu theo khổ giấy A5 = ½ khổ giấy A4) UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG Số : ………… / PC CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 200 PHIẾU CHUYỂN Kính gửi : Văn phòng HĐND UBND Thành phố chuyển đến : Đơn ông, bà : Đòa chæ : Về việc : Đề nghò đồng chí xem xét, giải CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoại : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 (Sử dụng mẫu theo khổ giấy A5 = ½ khổ giấy A4) UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG Số : ………… / PB CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 200 PHIẾU BÁO Kính gửi : Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh nhận đơn, thư Ông, Bà : Về việc : Do : Chuyển đến Ủy ban nhân dân Thành phố chuyển giao trách nhiệm cho : xem xét, giải Xin báo đến : biết CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoại : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 Đòa : Số 86 Lê Thánh Tôn, Quận – Điện thoại : 8.291054, 8.291055, - Fax : (84.8) 2.95675 – 2.296.988 ... CẤP THÀNH PHỐ “Đổâi tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND Thành phố góp phần thực có hiệu cải cách hành TP Hồ Chí Minh Trang - Lời nói đầu - Chương : Tổ chức hoạt động mối quan hệ công tác Văn phòng. .. học văn phòng Hy vọng rằng, công trình nghiên cứu khoa học đề tài “Đổâi tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND Thành phố góp phần thực có hiệu cải cách Hành Thành phố Hồ Chí Minh năm" góp phần. .. đề tài “Đổâi tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND Uỷ ban nhân dân Thành phố góp phần thực có hiệu cải cách Hành Thành phố Hồ Chí Minh thiết Để thực đề tài này, nhóm nghiên cứu iến hành nghiên cứu