Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Long Dũng

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Long Dũng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lời mở đầu Trải qua hơn 10 năm đổi mới và phát triển, nền kinh tế thị trờng Việt Nam có sự định hớng của Đảng và quản lý vĩ mô của Nhà nớc đã tạo những bớc tiến phát triển quan trọng và đồng thời tạo ra cho các đơn vị sản xuất - kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng không ít những cơ hội, thử thách; thực tế đã cho thấy chỉ những doanh nghiệp làm ăn thực sự có hiệu quả thì mới có thể tồn tại và phát triển đợc trong sự cạnh tranh khắc nghiệt của nền KTTT. Trong đó doanh nghiệp là những đơn vị cơ sở, tế bào quan trọng của nền kinh tế quốc dân. Vì không có sản xuất - kinh doanh thì không thể nói đến áp dụng các thành tựu khoa học tiến bộ của nền kinh tế quốc dân và kinh tế quốc tế. Nền KTTT với những mặt tích cực của nó đã kích thích nền sản xuất hàng hoá phát triển nhanh chóng và năng động đã kích thích cho Khoa học- Công nghệ phát triển để tạo nên mắt xích quan trọng, chúng tác động và kích thích lẫn nhau phát triển giúp cho cuộc sống của chúng ta tốt hơn. Tổ chức sản xuất - kinh doanh tối u nhất mới có thể cạnh tranh đợc với các doanh nghiệp khác và với các doanh nghiệp nớc ngoài, đặc biệt là sắp tới hàng rào thuế quan khu vực Đông - Nam - á (AFTA) đợc tháo bỏ. Để đáp ứng đợc yêu cầu đó thì một trong những yếu tố cơ bản, quan trọng là các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Trong đó có yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất là chi phí NVL. Chi phí này thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (từ 60% - 70% ) đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, do đó phải nghiên cứu để tổ chức quản lý nh thế nào để đáp ứng đợc yêu cầu trên. Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sau một khoảng thời gian đi sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất- kinh doanh ở Công ty. Nhận thấy sự quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất là làm thế nào để đáp ứng đầy đủ, kịp thời, đồng thời, không bị ứ đọng vốn NVL cho sản xuất. Trên cơ sở những kiến thức tích luỹ đợc cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình củaTS. Ngô Trí Tuệ và các anh chị kế toán ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn Long Dũng, tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Long Dũng. Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chơng: - Chơng I: Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. - Chơng II: Thực trạng kế toán NVL ở Công ty TNHH Long Dũng. - Chơng III: Hoàn thiện kế toán NVL ở Công ty TNHH Long Dũng. Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chơng I Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. I. Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: Vật liệu là những đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản trực tiếp để hình thành nên sản phẩm mới của quá trình sản xuất. * Nguyên liệu: Là những đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp * Vật liệu: Là những đối tợng lao động đã qua chế biến. NVL có một số đặc điểm sau: - NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất hoá nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, bông trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may mặc . - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. - Khi tham gia vào một quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - NVL là một bộ phận thuộc tài sản lu động, giá trị NVL tồn kho là vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 2. ý nghĩa và tác dụng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Kế toán nguyên vật liệu có tính chính xác, đầy đủ và kịp thời để lãnh đạo Công ty nắm bắt đợc tình hình sử dụng cần trong kỳ để lập kế hoạch thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có biện pháp quản lý thích hợp. Mặt khác, tính chính xác và kịp thời của công tác kế toán vật liệu, nói cách khác là chất lợng của công tác kế toán vật liệu có ảnh hởng tới chất l- ợng của công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy ngay từ khâu đầu tiên phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách đầy đủ, chính xác và khoa học. - Nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và xuất dùng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chỉ tiêu giá thành . - Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tợng h hao, mất mát, lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất- kinh doanh. - Tổ chức kiểm tra, giám sát và phản ánh kịp thời tình hình biến động nhập - xuất - Tồn NVL để cung cấp số liệu cho việc kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp. Công tác này nêu không làm tốt sẽ ảnh h- ởng tới công tác tính giá trị sản phẩm, dẫn tới tình trạng nhà quản lý không nắm bắt đợc tình hình sản xuất và cung ứng vật t một cách kịp thời, chính xác. - Nhờ có công tác kế toán NVL, mới cung cấp thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua để sản xuất và dự trữ NVL, tránh tình trạng làm giàn đoạn quá trình sản xuất và ứ đọng NVL. 3. Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Xuất phát từ đặc điểm NVL và tầm quan trọng của công tác quản lý vật liệu, có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trớc hết cần phải thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau: - Xây dựng quy chế về bảo quản, thu mua và sử dụng vật t. Có đủ kho tàng sử dụng cho dự trữ, bảo quản vật t , dụng cụ cân, đo, đong, đếm vật t. - Xây dựng định mức vật t cần thiết, định mức vật t tối đa, tối thiểu, định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản và sử dụng. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu về các chứng từ, các nghiệp vụ nội sinh nh phân bổ NVL cho sản phẩm . sổ sách kế toán NVL, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho . và tình hình tổng hợp đối chiếu nhập - xuất - tồn. - Phân tích vật t và những thông tin kinh tế cần thiết. 4. Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: - Tổ chức tốt công tác hạch toán NVL là điều kiện quan trọng không thể thiếu đề quản lý và thúc đẩy việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những NVL cần cho sản xuất, dự trữ, cũng nh sử dụng hợp lý, tiết kiệm các loại NVL, nhằm ngăn ngừa các hiện tợng nh h hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Vì vậy, kế toán NVL cần thực hiện tót các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh một cách chính xác, trung thực, kịp thời về số lợng, chất lợng và giá thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị tồn kho. Phát hiện kịp thời số thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Xuất phát từ những nhiệm vụ trên, kế toán vật liệu cần phải tổ chức một cách có hệ thống trên các chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo những phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp. Do vậy kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau: - Nắm vững đặc điểm NVL cần cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp về chủng loại; quy cách; đặc tính cơ, lý, hoá; tính chất lu chuyển (lập sổ danh điểm vật t ). - Lựa chọn phơng pháp đánh giá nhập - xuất NVL một cách hợp lý. - Lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp và thiết kế hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp cho NVL. - Thiết kế hệ thống báo cáo kho NVL. II. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Phân loại NVL: Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau, có vai trò công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau. Để có thể quản lý và tổ chức hạch toán một cách chặt chẽ từng loại, thứ NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức thích hợp. Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng (tiêu thức) nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Tuỳ theo từng doanh nghiệp, tuỳ theo các tiêu thức phân loại mà NVL dợc phân loại khác nhau. Nhìn chung NVL đợc phân loại theo một số tiêu thức chính sau: Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.1 Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL - NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến): Là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. - NVL phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để duy trì cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc đợc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật hay nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn, củi, xăng, dầu, . Nhiên liệu tồn tại ở cả ba dạng lỏng, khí, rắn. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng. - Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng, sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo d- ỡng, sửa chữa khôi phục năng lực hạot động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. - Thiết bị và vật liệu XDCB : Là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động XDCB, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Cách phân loại nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, cũng có trờng hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc đợc sử dụng nh vật liệu chính, có lúc lại đợc sử dụng nh vật liệu phụ. Do đó, khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chính của chúng. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. 1.2 Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất. - NVL sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: - NVL trực tiếp: là các loại NVL trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. - NVL gián tiếp: là các loại NVL tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm (Thờng là chi phí cố định nh chi phí dầu mỡ bảo dỡng máy móc). - NVL sử dụng cho bán hàng. - NVL sử dụng cho quản lý DN. 1.3 Căn cứ vào nguồn hình thành. - NVL mua ngoài: Là những NVL sử dụng cho sản xuát kinh doanh dợc DN mua ngoài thị trờng. Mua ngoài là phơng thức cung ứng NVL thờng xuyên của mỗi DN. - NVL tự sản xuất: Là những NVL do DN tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - NVL nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi:Là những NVL bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể đợc tái sử dụng hoặc đem bán. 1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu . - NVL thuộc sở hữu của DN. - NVL không thuộc sở hữu của DN. Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ, loại vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, DN phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu, qui cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Số hiệu để chỉ từng thứ vật liệu gọi là số danh điểm vật liệu. Hệ thống số danh điểm vật liệu đợc xây dựng theo nguyên tắc phân loại. Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác tác hạch toán, nó cung cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện qui cách đơn vị, mã số, là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở DN. Sổ danh điểm vật liệu. Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm vật liệu Danh điểm 2. Đánh giá vật liệu: Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Do vậy, để làm tốt công tác hạch toán vật liệu trớc hết cần nắm vững các nguyên tắc kế toán chung đợc thừa nhận, trong đó có các nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc giá phí (Cost principle): Nguyên tắc này đòi hỏi việc đo lờng, tính toán về tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải đặt trên cơ sở giá phí thực tế. Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Nguyên tắc nhất quán: (Consistency principle): Các khái niệm , các nguyên tắc, các chuẩn mực, các phơng pháp . mà kế toán sử dụng phải đảm bảo liên tục, nhất quán, không thay đổi từ kỳ này sang kỳ khác. - Nguyên tắc công khai (Disclosure principle):Nguyên tắc này đòi hỏi báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải ràng, dễ hiểu và phải bao gồm đầy đủ các thông tin liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Những báo cáo này phải đợc trình bày công khai cho tất cả những ngời quan tâm . Khi doanh nghiệp thay đổi phơng pháp thay đổi tính giá xuất kho thì phải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính. - Nguyên tắc trọng yếu (Materiality principle): Nguyên tắc này chú trọng đến các vấn đề (các yếu tố), các khoản mục . mang tính trọng yếu, quyết định bản chất và nội dung sự vật, hiện tợng mà bỏ qua những vấn đề, những yếu tố . thứ yếu, không làm thay đổi bản chất và nội dung sự vật, hiện tợng, nh khi phân bổ chi phí chung cho vật liệu . - Nguyên tắc thận trọng (Conseriatism principle): Các giải pháp đợc lựa chọn phải bảo đảm chắc chắn rằng ảnh hởng của chúng tới vốn chủ sở hữu là rất ít, hay nói cách khác, phơng án kế toán đợc lựa chọn là phơng án đem lại lợi nhuận thấp nh khi giá về một loại NVL nào đó trên thị trờng giảm thì phải tiến hành ghi giảm giá trị của loại vật liệu này . - Nguyên tắc thớc đo tiền tệ (Monetary principle): Thớc đo tiền tệ là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh và kế toán chỉ phản ánh những gì có thể biểu hiện đợc bằng tiền. Kế toán vật liệu đã sử dụng thớc đo tiền tệ để phản ánh tình hình hiện có cũng nh sự biến động của vật liệu. Đây là thớc đo cơ bản của khoa học hạch toán kế toán. 2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho: NVL nhập kho chủ yếu đợc tính bằng giá thành thực tế. Cá biệt chỉ có một vài số ít trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL. Đặng Thị Điệp Lớp: KT42T4