Vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp đợc hạch toán nhập - xuất kho thờng xuyên dựa trên hệ thống TK tổng hợp, ghi chép sổ kế toán ... theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính thì công tác kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp chỉ đợc phép áp dụng một trong hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên. Phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Trong thực tế hiện nay thì các doanh nghiệp Nhà nớc hay các doanh nghiệp lớn ngoài Nhà nớc không đợc phép áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ cho công tác kế toán tổng hợp vật liệu.
4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có biến động tăng, giảm hàng tôn kho nói chung và NVL nói riêng một cách thờng xuyên, liên tục trên các TK phản ánh từng loại. Phơng pháp này đợc sử phổ biến hiện nay ở nớc ta vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng một cách kịp thời, cập nhật. Theo phơng pháp này tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng.
Chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,... Để hạch toán kế toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng các TK sau:
- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng, giảm qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ. D Nợ: Giá trị thực tế của NVL tồn kho.
TK 151 - Hàng mua đi đờng: Dùng để theo dõi giá trị vật t, hàng hoá ... mà doanh nghiệp đã mua, hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng đến cuối tháng, cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán ).
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đi đờng ( đầu và cuối kỳ ).
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK chủ yếu liên quan khác nh TK: 133, 331, 111, 112 ...
Trình tự hạch toán:
a.Hach toán tình hình tăng NVL.
♦ Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về:
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết từng loại): Giá mua thực tế NVL Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan (331,111,112.141...): Tổng giá thanh toán ♦ Trờng hợp DN đợc hởng chiết khấu mua hàng
Nợ TK 111,112, 1388: Số tiền chiết khấu đợc ngời bán trả lại hoặc chấp nhận trả
Có TK 711: Số tiền chiết khấu đợc hởng theo giá không có thuế GTGT ♦ Trờng hợp đợc giảm giá hàng mua hay trả lại hàng mua ghi:
Nợ TK 111,112: Số tiền hàng đợc ngời bán trả lại Nợ TK 331: Ngời bán trừ vào số tiền hàng phải trả Có TK 152: Số tiền hàng mua không có thuế GTGT Có TK 133: Số thuế GTGT không đợc khấu trừ ♦ Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn.
Về nguyên tắc khi phát hiện hàng thừa cần làm biên bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi nh sau:
+ Nếu nhập toàn bộ
Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ hàng ( giá không có thuế)
Nợ TK 133(133.1): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán tính theo số hoá đơn
Có TK 338(3381): Tổng trị giá hàng thừa( giá cha có thuế GTGT)
- Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa trả lại - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Nợ TK 133(1331): Thuế GTGt của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa - Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập
Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu chỉ nhập đúng theo số hoá đơn
Ghi nhận số nhập nh trờng hợp trên. Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán ghi Nợ TK 002. Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể ghi:
- Nếu đồng ý mua hết số thừa:
Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số thừa Đồng thời: Có TK 002: Trị giá thừa
- Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa( không thuế GTGT)
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân ♦ Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào “ Biên bản kiểm nghiệm” thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:
+ Khi nhập kho:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế
Nợ TK 138(1381): Trị giá thiếu( không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo số hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo số hoá đơn Khi có quyết định xử lý:
- Nếu ngời bán giao nốt số hàng còn thiếu
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá thiếu Có TK 138(1381)
- Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 133(1331): Ghi giảm thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 138(1381): Giá trị hàng thiếu
- Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thờng Nợ TK 334, 138(1388): Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 138(1381): Trị giá thiếu đã đợc xử lý - Nếu số thiếu không xác định đợc nguyên nhân
Nợ TK 821: Chi phí bất thờng
Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu ♦ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng mua cha có hoá đơn”. + Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng.
+ Nếu cuối tháng, hoá đơn cha về thì kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu theo giá tạm tính Có TK 331: Giá trị vật liệu theo giá tạm tính
Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau:
+ Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng
+ Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) và ngợc lại ghi bút toán thờng (nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế)
+ Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán tạm tính rồi định khoản theo giá thực tế nh bình thờng.
♦ Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về:
Kế toán lu hoá đơn vào tệp hồ sơ “Hàng mua đang đi đờng”. + Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng.
+ Nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì ghi: Nợ TK 151
Nợ TK 133(1331)
Có TK liên quan( 331,111,112,141...): Giá đã có thuế + Sang tháng sau khi hàng về ghi:
Nợ TK 152(Chi tiết vật liệu)
Nợ TK 621,627,642: Xuất cho sản xuất,phân xởng,quản lý Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho kỳ này
♦ Trờng hợp NVL tự chế, thuê ngoài nhập kho hoặc gia công chế biến ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 ♦ Các trờng hợp tăng NVL khác: Nợ TK152: Có TK 338(3381): Thừa trong định mức chờ xử lý
Có TK 411: Nhận cấp phát viện trợ hay biếu tặng bằng NVL Có TK412: NVL tăng do đánh giá lại tài sản
Có TK642: NVL thừa trong định mức
Có TK222,128: Nhận lại vốn góp bằng NVL
Có TK621,627,641,642: NVL dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu
Có TK 241: NVL nhập kho từ hoạt động XDCB, SCL Có TK336: NVL vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ