- Căn cứ vào hoá đơn mua hàng
4.5. Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu:
Để tiến hành ghi chép phản ánh thu nhập thông tin kế toán vật liệu trên sổ sách các quá trình nhập - xuất vật liệu, hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán, mà trong mỗi một hình thức có một hệ thống sổ sách riêng, trình tự kế toán riêng phù hợp với từng điều kiện cụ thể. Muốn vận dụng có hiệu quả, khi lựa chọn một trong bốn hình thứ này, doanh nghiệp cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, quy mô hoạt động của doanh nghiệp cũng nh trình độ của nhân viên kế toán để áp dụng sao cho phù hợp. Các hình thức tổ chức sổ kế toán gồm có:
a/Hình thức Nhật ký - Chứng từ:
Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thờng có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao. Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công chuyên môn hoá cao trong lao động kế toán giữa các phần hành.
Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian (nhật ký)với việc ghi chép phân loại theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, Bảng kê và các sổ Nhật ký- Chứng từ. Cuối tháng, dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký - Chứng từ, kế toán tiến hành vào các sổ Cái tơng ứng.
Hệ thống sổ: Nhật ký - Chứng từ số 2, Nhật ký - Chứng từ số 5, Nhật ký - Chứng từ số 6, Nhật ký - Chứng từ số 7, Nhật ký - Chứng từ số 10, Bảng kê số 3 và sổ Cái các TK 151, TK 152, TK 331 ...
Hình thức này áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính khó khăn hơn các hình thức kế toán khác trong việc tổ chức thu nhận và hệ thống hóa thông tin kế toán NVL.
Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp kể cả những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, trình độ quản lý và kế toán cha cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán.
Đặc điểm tổ chức sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian (nhật ký). Căn cứ vào Bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và các TK tơng ứng.
Hệ thống sổ: Sổ Cái TK 151, TK 152, chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán Chi tiết NVL.
Hình thức này thuận tiện trong việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.
c/ Hình thức Nhật ký - Sổ Cái:
Điều kiện áp dụng: Thờng áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh đơn giản, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít TK, trình độ kế toán thấp, có ít nhân viên kế toán, lao động kế toán chủ yếu là thủ công và trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp thì thờng đợc áp dụng.
Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký)với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống trong một sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Nhật ký - Sổ Cái.
Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái, sổ chi tiết vật liệu.
d/ Hình thức Nhật ký chung:
Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi đơn vị, kể cả những đơn vị lớn và những đơn vị sử dụng nhiều TK, thờng áp dụng với đơn vị có trình độ quản lý cũng nh trình độ kế toán cha cao, nhng đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho phân công lao động trong phòng kế toán.
Đặc điểm tổ chức sổ: Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký) với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ Cái. Trong trờng hợp có khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, ngời ta có thể mở một số Nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) để ghi các nghiệp vụ cùng loại (thực chất là các Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ).
Hệ thống sổ: Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 151, TK 152 ... và sổ kế toán chi tiết NVL.
Trong thời kỳ đổi mới, khi nền kinh tế nớc ta chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nớc thì qua hơn mời năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ, phát triển rõ nét hơn, các doanh nghiệp nói chung và nói riêng đối với doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và đứng vững trên thơng trờng thì đòi hỏi các doanh nghiệp này phải tổ chức hoạt động nh thế nào có hiệu quả nhất, mục đích cuối cùng là làm thế nào để sản xuất ra những mặt hàng mà thị trờng cần với chất lợng tốt và giá thành hợp lý có thể chấp nhận đợc trên thị tr- ờng. Một trong các yếu tố đó thì phải kể đến chi phí NVL trong sản xuất - là khoản chi phí vật chất phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất chiếm tỷ trọng lớn (từ 60%- 70% ) trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Do đó, trên đây là toàn bộ phần lý luận về tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Mặc dù, do phạm vi giới hạn nên nó cha đợc bao quát hết tính đa dạng và phức tạp của thực tế sản xuất kinh doanh tại một đơn vị sản xuất. Qua đó, ta có thể so sánh và nhìn nhận một cách khách quan về tình hình tổ chức công tác kế toán NVL của Công ty TNHH Long Dũng sẽ đợc đề cập sau để chứng minh tính đa dạng đó về công tác kế toán NVL.
Chơng II