Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty Xây dựng và Phát triển Nhà Hà Nội

Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân PHẦN 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng và Phát Triển Nhà Hà Nội Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 78/1999/QĐ-UB ngày 21/9/1999 của UBND Thành phố Hà Nội với chức năng và nhiệm vụ chính là : Đầu tư các dự án ; Xây lắp các công trình; Kinh doanh nhà ở, khách sạn . Việc thành lập Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội là một bước đổi mới mạnh mẽ trong việc sắp xếp Doanh nghiệp Nhà nước của Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội. Từ khi thành lập đến nay, Tổng Công ty không những được củng cố, ổn định tổ chức mà còn phát triển mạnh, kết quả sản xuất kinh doanh liên tục tăng qua các năm, năng lực sản xuất kinh doanh được nâng cao rõ rệt, hiệu quả và sức cạnh tranh liên tục được nâng lên, đời sống và điều kiện của người lao động được cải thiện, uy tín thương hiệu của Tổng Công ty được khẳng định trên thị trường không những trong nước và cả nước ngoài. Nhiệm vụ của Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội hết sức nặng nề. Một mặt phải giữ vai trò chủ đạo cải tạo quỹ nhà hiện có của Thủ đô, xây dựng đô thị mới để giảm sức ép về nhà cho Nhân dân, giải quyết nhà ở cho các đối tượng chính sách, nhà ở để giãn dân nội thành và đặc biệt tạo quỹ nhà ở để sẵn sàng giải phóng mặt bằng khi Nhà nước thu hồi đất để xây dựng các công trình phục vụ công cộng và An ninh quốc phòng. Mặt khác Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội phải phấn đấu trở thành tập đoàn SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân kinh tế mạnh của Hà Nội và của cả nước theo Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Tổng Công ty nhiệm kỳ 2001-2005 đã đặt ra từ nay cho đến năm 2010. Để thực hiện thành công những mục tiêu nhiệm vụ trên, Tổng công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội phải phát huy hơn nữa năng lực sản xuất của các đơn vị thành viên. Hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty khá đa dạng, kinh doanh nhiều ngành nghề, nhiều chủng loại sản phẩm, nhưng nét tập trung nhất vẫn là kinh doanh Nhà và xây lắp. Mặc dù các Đơn vị đã có nhiều cố gắng để hoà nhập thích ứng với nền kinh tế thị trường, một số Đơn vị thể hiện sự năng động sáng tạo, mạnh dạn làm ăn, nhờ đó đã đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh đáng kể. Tuy vậy, phần lớn các Đơn vị chưa chuyên sâu theo hướng quy mô hiện đại để đáp ứng các tư tưởng chỉ đạo có tầm chiến lược của Thành phố và Tổng công ty. Để thực sự trở thành một Doanh nghiệp đầu đàn trong lĩnh vực kinh doanh đó: Mạnh về vốn, có tiềm năng lớn về công nghệ và kỹ thuật; đi tiên phong trong việc khai thác thị trường, liên kết, liên doanh, làm đầu mối thực hiện các dự án lớn; thực hiện chức năng ngành như xây dựng chiến lược, nghiên cứu phát triển, huy động và phân bổ vốn đầu tư; đào tạo nhân lực, phát triển các mối quan hệ đối ngoại, tổ chức phân công, giao việc cho các Công ty trực thuộc trên cơ sở hợp đồng kinh tế . Tổng công ty vừa thực hiện hoạt động kinh doanh, vừa thực hiện hoạt động đầu tư vốn vào các dự án; vừa là đơn vị trực tiếp sản xuất – kinh doanh, vừa có chức năng chỉ đạo về thị trường, kỹ thuật và định hướng phát triển, Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội cần phải có một quy mô, mô hình sản xuất kinh doanh mạnh phù hợp. Thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty cho thấy sự cần thiết phải thành lập thêm một đơn vị thành viên mới – Một Công ty trực thuộc của Tổng Công ty có đủ khả năng triển khai thực hiện các nhiệm vụ chiến lược của Tổng Công ty như : Đề xuất chiều sâu tăng năng lực sản xuất SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân thi công xây lắp, ứng dụng các công nghệ thi công mới đặc biệt là thi công mới lạ trong thi công cao tầng, đảm bảo tính công nghiệp hoá cao, thi công nhanh, chất lượng và hiệu quả kinh tế cao, hạ giá thành xây lắp để Tổng công ty thực sự trở thành chủ đạo, điều tiết và khống chế giá nhà ở hợp lý, phù hợp với thu nhập của đa số người lao động. Do đó, ngày 26/1/2006 Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội đã có quyết định số 120/QĐ-TCT về việc thành lập “Công ty Xây dựng và Phát triển Nhà Hà Nội ” - đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư và phát triển Nhà Hà Nội. Việc thành lập Công ty có ý nghĩa quan trọng đóng góp vào việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của Tổng công ty Đầu tư và phát triển Nhà Hà Nội mà Thành uỷ, Hội đồng nhân dân thành phố, Uỷ ban nhân dân Thành phố giao phó. CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HÀ NỘI có tên giao dịch quốc tế : HANOI HOUSING DEVELOPMENT AND CONTRUCTION COMPANY. Tên viết tắt : HANDICO 46 Trụ sở: số 58B Vũ Trọng Phụng – Thanh Xuân – Hà Nội Theo quyết định phê duyệt Đề án thành lập, Công ty Xây dựng và Phát triển nhà Hà Nội có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau : - Lập, quản lý và tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư và xây dựng các công trình phát triển nhà, khu đô thị, khu dân cư, công nghiệp, dân dụng, giao thông và văn hóa xã hội; - Xây dựng và lắp đặt các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông đô thị (cấp nước, thoát nước, điện chiếu sáng), hạ tầng kỹ thuật đô thị, thể dục thể thao, vui chơi giải trí phục vụ nhu cầu trong và ngoài nước; - Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và nông thôn; - Thi công đường dây và trạm biến áp đến 35KVA; SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân - Kinh doanh XNK hàng hóa, vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ ngành xây dựng; sản xuât và kinh doanh các loại vật liệu xây dựng; - Kinh doanh nhà, khách sạn, dịch vụ du lịch và vui chơi giải trí; kinh doanh vận tải đường bộ . Sau một thời gian đi vào hoạt động Công ty đã đạt được những kết quả nhất định thông qua một số chỉ tiêu cụ thể như sau: Đơn vị tính: đồng VN Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 51,809,848,228 77,714,772,342 Giá vốn hàng bán 48,656,141,434 72,984,212,151 Tổng lợi nhuận trước thuế 1,078,913,364 1,586,245,719 Nộp Ngân sách Nhà nước 302,095,742 444,148,801 Thu nhập bình quân (Người/ tháng) 1.500.000 1.650.000 Qua số liệu trên, có thể thấy rằng Công ty đã làm ăn có lãi, đảm bảo tiền lương và các quyền lợi khác của CBCNV Công ty, ngày càng mở rộng được thị trường, tạo uy tín với khách hàng. 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Xây dựng và Phát triển Nhà Hà Nội. Là một Công ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty là thi công xây dựng công trình mới nâng cấp. Cải tạo hoàn thiện lắp đặt hệ thống điện nước trang trí nội thất ngoại thất. Các công trình dân dụng và công nghiệp. Hiện nay quy trình sản xuất của Công ty hoạt động theo một quá trình liên tục và khép kín từ quá trình chuẩn bị thi công đến quá trình tổ chức thi công.Quá trình thi công của Công ty đều được tiến hành theo tuần tự của các bước. SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ THI CÔNG Hợp đồng được ký Hoàn chỉnh hồ sơ (nhận từ bên A) Lập hồ sơ thi công Lập bộ máy thi công Khảo sát thực tế Thiết kế thi công công nghệ tổ chức Trình duyệt lần thứ nhất Thể hiện qua bản vẽ thuyết minh Ký duyệt lần thứ 2 Hoàn chỉnh hồ sơ Kế hoạch về vốn Kế hoạch mua sắm NVL Trang bị máy móc thiết bị xây dựng Kế hoạch nhân sự kỹ thuật Hoàn chỉnh bộ máy thi công Sơ đồ 2 : QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC THI CÔNG SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 5 Khảo sát thực tế Kết thúc thời kỳ chuẩn bị Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân Khảo sát hiện trường thi công Dọn mặt bằng nền móng Thi công nền móng Thi công phần thô Hoàn thiện công trình Nghiệm thu và bàn giao Công trình + Khảo sát thị trường thi công: Đơn vị tiến hành mở công trường thi công sau khi đã lựa chọn được phương án thi công phù hợp. + Dọn mặt bằng nền móng: San lấp mặt bằng cho công trình và chuẩn thi công phần móng công trình. + Thi công nền móng: Thi công nền móng theo đúng quy định bản vẽ thiết kế của công trình đã được bên A ký duyệt. + Thi công phần thô: Là đổ khung sàn xây các tường ngăn. + Hoàn thiện công trình : Bao gồm lắp đặt hệ thống điện nước,báo cháy, sơn quét vôi, sơn bả matít trang trí lắp đặt nội thất. + Nghiệm thu và bàn giao: Tổ chức nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng, tổ chức công tác hoàn công, tổ chức thanh toán quyết toán công trình, bảo hành công trình theo đúng thiết kế và yêu cầu của Chủ đầu tư đưa ra căn cứ vào những thoả thuận mang tính nguyên tắc và quy phạm kỹ thuật trong Hợp đồng mà hai bên đã ký kết. 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Xây dựng và Phát triển Nhà Hà Nội . Ngay từ khi thành lập, Công ty có cơ cấu tổ chức được phê duyệt theo Đề án thành lập Công ty như sau : - Ban lãnh đạo Công ty : o 01 Giám đốc o 02 Phó giám đốc SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân - Các phòng chức năng nghiệp vụ : o Phòng Tổ chức – Hành chính o Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật o Phòng Kế toán – Tài chính - 5 Xí nghiệp trực thuộc. Do nhu cầu cần thiết quản lý các công trình được cụ thể, nhanh chóng nên sau một thời gian đi vào hoạt động, Công ty đã tách phòng Kế hoạch – Kỹ thuật thành 2 phòng chuyên môn là Phòng Kinh tế – kế hoạch và phòng Kỹ thuật chất lượng. Việc tách phòng này đã giúp Ban lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình thi công của các công trình một cách toàn diện và kịp thời. Đồng thời việc thành lập thêm các Ban chỉ huy công trình và các Đội xây lắp trực thuộc Công ty cũng đã tạo điều kiện cho Công ty mở rộng thị trường kinh doanh và đặc biệt là đã tạo được sự năng động trong kinh doanh xây lắp. Vì vậy, cơ cấu Công ty đã có sự thay đổi như sau : - Các phòng chức năng nghiệp vụ : o Phòng Tổ chức – hành chính o Phòng Kỹ thuật chất lượng o Phòng Kinh tế - kế hoạch o Phòng Kế toán – tài chính - 5 Xí nghiệp trực thuộc. SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy công ty: - Đứng đầu là Giám Đốc Công ty: Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty là người đại diện hợp pháp nhất của công ty và trước pháp luật là người đại diện quyền lợi cho toàn bộ công nhân viên và chịu tự chỉ đạo trực tiếp đến từng Xí nghiệp trong sản xuất, kinh doanh của Công ty . - Phó Giám Đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc. Công ty xây dựng và phát triển Nhà Hà Nội có 2 phó giám đốc: + Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: Thường trực văn phòng Công ty, phụ trách công tác nội chính, công tác vật tư thiết bị, thanh quyết toán các công trình khi đã thi công xong, thay mặt giám đốc làm chủ tịch (khi được uỷ SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 8 Giám đốc Công ty Phó Giám đốc Phụ trách kinh doanh Phó Giám đốc Phụ trách kỹ thuật P. Tổ chức hành chính Phòng Tài chính – kế toán Phòng Kinh tế- kế hoạch Phòng Kỹ Thuật Xí nghiệp XD số 1 Xí nghiệp XD số 2 Xí nghiệp XD số 4 Xí nghiệp XD số 5 Xí nghiệp XD số 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân quyền) các hội đồng: Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật; Hội đồng lương; Hội đồng kinh tế của Công ty. + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Phụ trách công nghệ khoa học, công nghệ mới, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của công ty, Phụ trách về mặt kỹ thuật các Công trình đang xây dựng, chỉ đạo công tác hoàn công khi công trình đã thi công xong. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ bố trí lao động hợp lý, đúng người, đúng việc từ các phòng ban đến các Xí nghiệp sản xuất. Tìm kiếm, tuyển dụng công nhân viên có kinh nghiệm và trình độ để tăng cường cho các phòng ban, các Xí nghiệp, thực hiện quy chế trả lương, thưởng, khoán đội, bảo hộ lao động, các chính sách … và có nhiệm vụ quản lý công văn, điện nước, tiếp đón khách, tham mưu và giúp việc cho Giấm đốc trong việc xây dựng các phương án hành chính, y tế, bảo vệ, quản lý và điều động phương tiện phục vụ cho lãnh đạo Công ty đi Công tác… kết hợp với các phòng ban chức năng hoàn thiện các hồ sơ tài liệu, thủ tục xin thuê đất và đầu tư xây dựng: nhà làm việc, kho xưởng… với các cấp, thành phố. - Phòng kỹ thuật: Căn cứ các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy phạm của Nhà nước về quản lý chất lượng xây dựng, bảo hộ lao động để xây dựng quy trình quản lý chất lượng kỹ thuật phù hợp với điều kiện hoạt động của Công ty và hướng dẫn các đơn vị thực hiện. Tổng hợp báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm về hoạt động kỹ thuật, chất lượng, BHLĐ, phòng chống thiên tai, phòng chống cháy nổ.Hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch để đảm bảo chất lượng Công trình, kiểm tra chất lượng các sản phẩm của Công ty trước khi nghiệm thu bàn giao cho Chủ Đầu tư. - Phòng kinh tế - kế hoạch: Là phòng rất quan trọng, nó thực hiện chức năng tham mưu chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn hạn hoặc dài hạn cho SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường ĐH KT Quốc dân Công ty, Tham mưu cho lãnh đạo Công ty chỉ đạo chiến lược sản xuất kinh doanh, kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và thống kê kế hoạch toàn Công ty. Kiểm tra giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để đảm bảo hiệu quả kinh tế. Có chức năng tiếp thị đấu thầu, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán các Công trình. Lập các dự án đầu tư thiết bị công nghệ máy móc và đầu tư xây dựng cơ bản. Ngoài ra phòng còn có chức năng kiểm tra các hồ sơ, chứng từ hạch toán kinh tế đẩm bảo tính hợp lý. - Phòng tài chính – kế toán: Phụ trách công tác tài chính của Công ty: thanh quyết toán, mức khấu hao; lãi vay, trả; lịch làm việc cho các Xí nghiệp… lập biện pháp thu nợ năm trước, có kế hoạch trả các khoản lãi vay; thanh lý khi công trình kết thúc, tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính để điều hành Công ty có hiệu quả nhất. - Các xí nghiệp xây dựng: Có nhiệm vụ quản lý các mặt sản xuất, kỹ thuật, lao động, thiết bị, dụng cụ, đồ nghề nhằm đảm bảo hoàn thành vượt mức kế hoạch. Mỗi phòng ban, Xí nghiệp có chức năng khác nhau nhưng giữa chúng luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động của Công ty. Vị trí, vai trò của mỗi bộ phận tuy khác nhau nhưng tất cả đều có mục đích chung về sự tồn tại, phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty. 1.4 Tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng và phát triển Nhà Hà Nội 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Công ty xây dựng và phát triển Nhà Hà Nội : Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào đặc điểm và những điều kiện của Công ty nên giám đốc và kế toán trưởng của Công ty đã quyết định tổ chức thực hiện chế độ khoán tập trung để phù hợp với các đặc điểm và quy một hoạt động của Công ty mình. Phòng kế toán của Công ty có chức năng nhiệm vụ là quản lý tài chính, quản SV: Bùi Thị Thu Thuỷ Lớp: KTA5 10