QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG

QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG tại CTY TNHH THANH ĐÔNG

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG CAO ĐẲNG THƢƠNG MẠI KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THANH ĐƠNG Giảng viên hƣớng dẫn : Hồng Cơng Tuấn Sinh viên thực : Nguyễn Thị Yến Thu Chuyên ngành :Quản Trị Doanh Nghiệp Thƣơng Mại Lớp :08QT8.1 Đà Nẵng, tháng 06 năm 2017 i LỜI CẢM ƠN Qua năm học tập rèn luyện trƣờng Trƣờng Cao Đẳng Thƣơng Mại, đƣợc bảo giảng dạy nhiệt tình q thầy cơ, đặc biệt quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh truyền đạt cho em kiến thức vô quý báu lý thuyết thực tiễn suốt thời gian học trƣờng Nhờ may mắn em đƣợc chọn đƣợc thực tập Công Ty TNHH Thanh Đơng, hội giúp em áp dụng kiến thức học trƣờng vào thực tế, đồng thời học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm thực tế Cùng với nổ lực thân với giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp ngƣời khác góp phần giúp em hồn thành báo cáo tốt nghiệp Từ kết đạt đƣợc này, em xin chân thành cám ơn: - Thầy giáo hƣớng dẫn Hồng Cơng Tuấn tận tình hƣớng dẫn góp ý kiến q báu giúp em hồn thành tốt đề tài báo cáo thực tập - Ban Giám Đốc tồn thể Nhân Viên cơng ty TNHH Thanh Đông tạo điều kiện cho em thực tập làm việc thời gian vừa qua Đặc biệt chị Hồ Thị Thanh Tâm – kế toán trƣởng nhiệt tình giúp đỡ suốt trình thực tập, cung cấp thơng tin tài liệu để em hồn thành tốt đề tài - Và cuối thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh nhiệt tình giảng dạy truyền đạt kiến thức vơ giá suốt trình học tập trƣờng Trong trình thực tập, nhƣ trình làm báo cáo, khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cơ bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận nhƣ kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp Thầy, Cơ để em học thêm đƣợc nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! i CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn CP : Cổ phần XDTM : Xây dựng thƣơng mại DVTH : Dịch vụ tổng hợp ii DANH SÁCH CÁC BẢNG Số hiệu bảng, biểu Tên bảng Trang Bảng 2.1 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Thanh Đông năm 2014 – 2016 19 Bảng 2.2 Danh mục hàng hóa cơng ty mua 20 Bảng 3.1 Tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng 33 iii DANH SÁCH ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1 Quy trình mua hàng Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Cty TNHH Thanh Đông 14 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tiến trình đặt hàng gián tiếp 26 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tiền hành đặt hàng trực tiếp 26 iv MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN i Các từ viết tắt ii Danh sách bảng iii Danh sách đồ thị, sơ đồ iv Mục lục v Lời mở đầu Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1.Khái quát hoạt động mua hàng 1.1.1.Khái niệm mua hàng 1.1.2 Vai trò mua hàng 1.1.3 Mục tiêu mua hàng 1.1.4 Các hình thức mua hàng 1.1.4.1 Mua hàng theo hợp đồng/ đơn đặt hàng 1.1.4.2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán 1.1.4.3 Mua hàng qua đại lý 1.2 Quy trình hoạt động mua hàng 1.2.1 Xác định nhu cầu 1.2.2 Xác định phương thức mua hàng 1.2.3 Xác định phương thức mua hàng 1.2.4 Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng 1.2.5 Đàm phán đặt hàng, ký hợp đồng mua bán 10 1.2.6 Tổ chức thực nhập hàng 11 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THANH ĐÔNG 14 2.1 Tổng quan công ty TNHH Thanh Đông 14 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 14 2.1.2 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty 14 2.1.2.1 Chức nhiệm vụ 14 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 15 v 2.1.3 Đặc điểm môi trường kinh doanh Công ty 16 2.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm 16 2.1.3.2 Đặc điểm thị trường 17 2.1.3.3 Đặc điểm khách hàng 17 2.1.3.4 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh 18 2.1.3.5 Đặc điểm nhà cung ứng 19 2.1.4 Kết hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn 2014 – 2016 20 2.1.5 Nhận xét thuận lợi khó khăn Cơng ty thời gian gần 21 2.1.5.1 Thuận lợi 21 2.1.5.2 Khó khăn 21 2.2 Thực trạng hoạt động mua hàng Công ty TNHH Thanh Đông 21 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng Công ty TNHH Thanh Đông 24 2.2.1.1 Tình hình tài Cơng ty 24 2.2.1.2 Nhu cầu hàng hóa 24 2.2.1.3 Nhà cung cấp 24 2.2.1.4 Đối thủ cạnh tranh 25 2.2.2 Quy trình hoạt động mua hàng Công ty 25 2.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng 25 2.2.2.2 Xác định thời điểm phương thức mua hàng 25 2.2.2.3 Lựa chọn nhà cung cấp 26 2.2.2.4 Đặt hàng nhà cung cấp 26 2.2.2.5 Kiểm tra hàng nhập vào 29 2.2.2.6 Đánh giá sau mua 29 2.3 Đánh giá công tác mua hàng Công ty TNHH Thanh Đông 29 2.3.1 Thành tựu đạt 29 2.3.2 Hạn chế 30 2.3.3 Nguyên nhân 31 Chƣơng 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH THANH ĐÔNG 32 3.1 Kiến nghị 32 3.1.1 Hoàn thiện việc xác định lượng hàng hóa mua vào 32 vi 3.1.2 Củng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp 32 3.1.2.1 Đối với nhà cung cấp cũ 32 3.1.2.2 Đối với việc tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp 33 3.1.3 Tăng cường công tác kiểm tra giao nhận hàng hóa 35 3.1.4 Tuyển chọn đào tạo nhân viên chuyên trách mua hàng Cơng Ty 36 3.1.5 Tối thiểu chi phí mua hàng 37 3.2 Kết luận 37 Tài liệu tham khảo 39 vii LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh doanh hầu hết doanh nghiệp thành lập hƣớng đến mục tiêu chung tạo lợi nhuận, đạt đƣợc lợi nhuận cao thành công lớn mà tấtcả cơng ty mong muốn có đƣợc Để có đƣợc thành cơng ta khơng thể khơngkể đến đóng góp chức mua hàng, nghiên cứu CEGOS rarằng “tiết kiệm đƣợc 1% chi phí mua hàng thƣờng xun có khả tăng doanh thuhơn 10%”, chức mua hàng có ảnh hƣởng mạnh mẽ trực tiếp mặt tài chínhđến hiệu kinh doanh doanh nghiệp.Và công ty thƣơng mại hoạt động quản trị mua hàng vô quan trọng Để cạnh tranh với đối thủ ngành, cung cấp cho thị trƣờng sản phẩm có chất lƣợng đảm bảo giá cạnh tranh cơng ty phải trọng tới hoạt động quản trị mua hàng Nhận thức đƣợc điều trên, thời gian thực tập Công ty TNHH Thanh Đông, với kiến thức kinh tế, thƣơng mại đƣợc học trƣờng, với giúp đỡ, tạo điều kiện lãnh đạo Công ty, nhân viên kinh doanh, phận kế toán, nhƣ hƣớng dẫn tận tình Thầy Hồng Cơng Tuấn, em cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu hoạt động tạo nguồn, mua hàng Cơng ty hồn thành Chun đề thực tập: “Quản trị hoạt động mua hàng Công Ty TNHH Thanh Đông” Nội dung báo cáo gồm chƣơng: - Chƣơng 1: Cơ sở lý luận hoạt động mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại - Chƣơng 2: Thực trạng mua hàng Công Ty TNHH Thanh Đông - Chƣơng 3: Một số kiến nghị nhằm hồn thiện hoạt động mua hàng Cơng Ty TNHH Thanh Đông Mặc dù em cố gắng để hoàn thành thật tốt báo cáo thực tập mình, song khơng thể tránh khỏi sai sót Em mong nhận đƣợc góp ý tất thầy cô giáo Một lần em xin chân thành cảm ơn Trƣờng Cao Đẳng Thƣơng Mại, Khoa Quản Trị Kinh Doanh, Thầy Hồng Cơng Tuấn giúp đỡ em nhìn nhận vấn đề cách xác khoa học Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn anh chị Công Ty TNHH Thanh Đông quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi thời gian thực tập Công Ty Sinh viên thực Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Khái quát hoạt động mua hàng 1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng khâu quan trọng việc đảm bảo yếu tố đầu vào doanh nghiệp, đảm bảo hàng dự trữ, có nguồn hàng bán đáp ứng hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác Bởi nhận thức đƣợc tầm quan trọng chi phí mua hàng ln chiếm tỉ trọng lớn chi phí kinh doanh nên ngƣời mua hàng phải có liên kết chặt chẽ với nhà cung ứng Từ đó, tác động trực tiếp đến thành công doanh nghiệp thƣơng trƣờng Nhƣ vậy, mua hàng đƣợc hiểu hành vi thƣơng mại xuất phát từ biểu nhu cầu đƣợc thể qua việc đặt hàng với ngƣời cung cấp lựa chọn nahmwf tạo nên lực lƣợng, vật tƣ, nguyên liệu, hàng hóa cho doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu sản xuất, dự trữ bán hàng với tổng chi phí thấp 1.1.2 Vai trò mua hàng Mua hàng đƣợc thực tốt giúp bổ sung dự trữ kịp thời, đáp ứng yêu cầu vật tƣ nguyên liệu trình sản xuất, đáp ứng yêu cầu hàng hóa bán kinh doanh thƣơng mại.Trong mối quan hệ “mua hàng – dự trữ - bán hàng”, mua hàng có vai trò đáp ứng dự trữ, từ góp phần vào q trình sản xuất sản phẩm có chất lƣợng liên tục phục vụ cho hoạt động bán hàng Do yêu cầu hoạt động mua hàng phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, phù hợp với nhu cầu khách hàng, với kế hoạch bán doanh nghiệp với chi phí thấp Mua hàng đƣợc thực tốt giúp giảm chi phí, tăng hiệu sử dụng vốn tăng hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thƣơng mại, chi phí mua hàng hóa ảnh hƣởng đến giá vốn hàng bán Chi phí mua giá trị hàng hóa mua chiếm tỷ trọng lớn tổng trị giá sản phẩm (hàng hóa) bán Chính doanh nghiệp cần giảm tỷ lệ nhỏ chi phí mua hàng đảm bảo nâng cao hiệu lớn cho kinh doanh: Tăng lợi nhuận, giảm yêu cầu vốn mua dự trữ, tăng tỷ lệ lợi nhuận vốn đầu tƣ 1.1.3 Mục tiêu mua hàng Mua hàng điều kiện để doanh nghiệp tồn phát triển thông qua hoạt động mua nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy, phận đảm nhận mua hàng phải thực tốt mục tiêu sau:  Mục tiêu đảm bảo an toàn hoạt động sản xuất bán ra: - Thứ nhất, hàng mua phải đủ số lƣợng cấu mặt hàng Việc lƣu thơnghàng hố thị trƣờng dễ bị ảnh hƣởng tình trạng thừa hay thiếu hàng - Thứ hai, hàng mua phải phù hợp với nhu cầu khách hàng, tức doanhnghiệp bán thứ khách hàng cần khơng phải thứ có - Thứ ba, vận chuyển hàng gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trongkhâu vận chuyển…) 2.2.1.4 Đối thủ cạnh tranh Không nhà cung cấp làm ảnh hƣởng đến giá bán Cơng ty mà đối thủ cạnh tranh có ảnh hƣởng lớn đến mua hàng doanh nghiệp nhƣ bán thị trƣờng Khi đối thủ cạnh tranh đƣa mức giá ƣu đãi nhƣ lợi ích kèm hẳn dễ dàng kéo khách hàng Cơng ty phía đối thủ cạnh tranh Trong tình hình thị trƣờng nay, Cơng ty phải đối đầu với xuất ngày nhiều đối thủ lĩnh vực kinh doanh, làm cho việc mua hàng Cơng ty gặp khơng chƣớng ngại 2.2.2 Quy trình hoạt động mua hàng Cơng ty 2.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng Để xác định đƣợc nhu cầu, công ty phải nắm rõ đƣợc công ty cần tức thị trƣờng cần từ vào nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng Hiện nhu cầu thị trƣờng đa dạng nên công ty cập nhật thông tin liên quan đến thị hiếu khách hàng để ngày đáp ứng cách tốt nhu cầu hàng hóa Sau xác định đƣợc nhu cầu thị trƣờng tại, Công ty TNHH Thanh Đơngxác định số lƣợng hàng hóa thơng qua nhu cầu khách hàng nhu cầu tồn kho công ty: - Mua trực tiếp cho khách hàng theo đơn đặt hàng: Sau tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng công ty tiến hành đặt hàng theo đơn đặt hàng Đặt hàng theo thƣơng hiệu, chủng loại hàng hóa, số lƣợng thời gian giao hàng Hình thức mua áp dụng kho hàng công ty hết hàng, hàng nhƣng khơng đủ cung cấp theo nhu cầu khách hàng - Mua theo nhu cầu tồn kho công ty: Nhu cầu tồn kho số lƣợng hàng hóa cơng ty đáp ứng nhu cầu kinh doanh tƣơng lai công ty Nhu cầu hàng cung cấp cho khách hàng q trình kinh doanh Nếu cơng ty dự báo tốt có quan điểm lạc quan mức tăng trƣởng doanh thu cơng ty tăng mức tồn kho lên nhằm đáp ứng nhu cầu dự đoán mà khách hàng cần tƣơng lai Ví dụ: nhận thấy nhu cầu sử dụng đèn chiếu sáng tăng cao vào dịp cuối năm ngƣời dân thƣờng hay mua đèn trang trí nhà cửa đón năm mới, doanh nghiệp họ có nhu cầu, tuyến đƣờng Đà Nẵng đƣợc trang trí nhiều loại đèn chiếu sáng khác nhau, đặc biệt loại đèn nháy màu sắc Theo hiểu biết cơng ty khoảng thời gian từ tháng đến tháng lúc giá đèn nháy biến động nhất, năm 2016 vừa công ty mua 300 đèn nháy (số liệu từ phòng kinh doanh) dự trữ để phục vụ cho nhu cầu khách hàng vào dịp cuối năm 2.2.2.2 Xác định thời điểm phương thức mua hàng  Thời điểm mua hàng: - Mua tức thời: nhu cầu khách hàng tăng lên so với dự báo trƣớc đó, đơn hàng mang lại lợi nhuận Cơng ty đặt hàng từ nhà cung ứng công ty để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng - Mua trƣớc: Công ty có nhà cung ứng lâu năm nhƣng khơng mà chủ quan hàng hóa ln có để đáp ứng nhu cầu mua hàng công ty nên công 25 ty nhập hàng với số lƣợng vừa đủ để lƣu kho hàng hóa, để có biến động cơng ty khơng bị động đáp ứng nhu cầu tiêu dùng khách hàng, đảm bảo uy tín cho cơng ty Tùy vào thời điểm mà công ty đƣa lựa chon định thời điểm mua hàng để mang lại hiệu cho ngƣời mua ngƣời bán để hai bên có lợi Đối với thị trƣờng ngành thiết bị điện khoảng thời gian mà Công ty bán đƣợc hàng mùa giáng sinh dịp lễ Tết Cho nên, vào quý III (từ tháng đến tháng 9) Công ty thực mua trƣớc để trữ hàng cho mùa cao điểm  Phƣơng thức mua hàng: Công ty TNHH Thanh Đông mua hàng theo phƣơng thức chuyển hàng Khi công ty đặt hàng ký kết hợp đồng bên giao hàng vận chuyển tới nơi cho công ty theo nhƣ hợp đồng ký chịu tồn phí vận chun, cơng ty khơng chịu chi phí 2.2.2.3 Lựa chọn nhà cung cấp Thơng thƣờng việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp khâu quan trọng đƣợc cơng ty trọng nhiều Tìm đƣợc nhà cung cấp tốt giúp công ty tiết kiệm chi phí mua hàng, tiết kiệm thời gian, đảm bảo hàng hóa đƣợc đáp ứng kịp thời Và hầu hết doanh nghiệp thƣơng mại tổ chức đánh giá lựa chọn nhà cung cấp tốt cho mình, phải trải qua công việc nhƣ xác định nhu cầu mặt hàng cần mua, xác định số lƣợng cần mua cuối xác định nhà cung ứng để mua Để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp doanh nghiệp thƣờng đƣa tiêu chí để lựa chọn: chiết khấu, chất lƣợng, giá cả, thời gian toán, điều kiện toán, thời gian giao nhận hàng…phải trải qua trình đánh giá lựa chọn đƣợc nhà cung ứng tốt cho Tuy nhiên việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Công ty TNHH Thanh Đông lại không đƣợc tổ chức theo quy trình nhƣ Vì cơng ty lâu quan hệ làm ăn với nhà cung ứng: Công ty CP dây cáp điện Việt Nam – Cadivi, Công ty CP dây cáp điện Thƣợng Đình – Cadisun, Cơng ty TNHH dây cáp điện Thuận Phát – Lucky star, Công ty TNHH Sản xuất thƣơng mại Đa Phát – Daphaco, Công ty TNHH Xn Lộc Thọ - Sino, Cơng ty Bóng Đèn Phích Nƣớc Rạng Đơng, cơng ty có mối quan hệ lâu năm, việc mua bán diễn thuận lợi, khoảng cách địa lý khơng khó khăn nên việc giao nhận hàng hóa tƣơng đối dễ dàng nhanh chóng Trong lần mua hàng Công ty TNHH Thanh Đông tổ chức quan hệ làm ăn với nhà cung cấp 2.2.2.4 Đặt hàng nhà cung cấp Công ty thƣờng xuyên mua hàng nhà cung cấp có từ trƣớc mặt hàng cũ lần hết ngƣời phụ trách trực tiếp gọi điện thoại cho nhà cung cấp để họ mang hàng tới Công ty từ vào hoạt động đến sử dụng phƣơng pháp để mua hàng đặt hàng qua điện thoại trực tiếp ký kết hợp đồng - Trong trƣờng hợp đơn hàng nhỏ lẻ, số lƣợng hàng không nhiều công ty thực hình thức đặt hàng qua điện thoại hình thức tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện cho ta nắm bắt đƣợc hội kinh doanh nhanh chóng, kịp thời để cơng ty 26 khơng bị khách hàng, dễ dàng đáp ứng yêu cầu khách hàng cách tốt Cách thức tiến hành: Phòng kinh doanh lập đơn hàng theo nhu cầu xác định Chuyển đến nhà cung cấp thông qua: fax, email, chuyển phát nhanh Nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng, kí hợp đồng Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tiến trình đặt hàng gián tiếp - Ngồi cơng ty áp dụng hình thức đàm phán trực tiếp Đối với hợp đồng có giá trị lớn cơng ty sử dụng phƣơng pháp đàm phán trực tiếp nhằm mục đích thống lợi ích công ty nhà cung cấp, thông qua phƣơng pháp cơng ty nắm bắt cách dễ dàng tâm lý phản ứng nhà cung cấp trình đàm phán, phƣơng pháp hiệu đạt đƣợc cao phƣơng pháp khác Để tiến hành đàm phán trực tiếp việc trƣớc tiên công ty lập đơn đặt hàng hợp đồng để tiến hành đàm phán với nhà cung cấp, sau kết thúc đàm phán nhà cung cấp đồng ý với yêu cầu công ty bên ký kết hợp đồng Tuy nhiên phƣơng pháp tốn chi phí thời gian Thƣờng phƣơng pháp đƣợc áp dụng ngƣời trực tiếp phụ trách việc đàm phán giám đốc công ty Cách thức tiến hành: Phòng kinh doanh lập đơn hàng họặc dự thảo hợp đồng để đàm phán Gặp gỡ trực tiếp nhà cung cấp để thảo luận hợp đồng Chấp nhận điều khoản hợp đồng tiến hành ký kết hợpđồng Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tiến trình đặt hàng trực tiếp *Đối với nhà cung cấp lâu năm, Công ty sử dụng hợp đồng nguyên tắc: hợp đồng đƣợc kí năm lần, công ty TNHH Thanh Đông nhà cung ứng hành hóa cho cơng ty, hợp đồng để xác lập nguyên tắc hợp tác với nhau, trình hợp tác với giao dịch đƣợc điều chỉnh hợp đồng nguyên tắc việc đƣợc đƣa nhằm hạn chế phải lập ký nhiều hợp đồng cho cơng việc có tính chất tƣơng tự Hợp đồng công ty ký kết với Công Ty CP dây cáp điện Việt Nam – Cadivi, Công ty TNHH Sản xuất thƣơng mại Đa Phát – Daphaco, Công ty TNHH thiết bị điện Tái Phát – Taphaco Cơng ty Bóng Đèn Phích Nƣớc Rạng Đông Mẫu đơn đặt hàng mà công ty sử dụng cần mua hàng: 27 CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: Kính gửi: Cơng ty Cơng ty …………….có nhu cầu đặt hàng quý công ty theo mẫu yêu cầu Nội dung đặt hàng nhƣ sau: STT Tên Mặt Hàng ĐVT Số Lƣợng Đơn Giá Thành Tiền Tổng cộng: Thời gian giao hàng: Địa điểm giao hàng: Phƣơng thức toán: - Thanh toán tiền mặt chuyển khoản - Thanh toán trƣớc 50% giá trị hợp đồng, 50% lại tốn sau giao hàng Đà Nẵng, ngày .tháng năm Giám đốc công ty 28 2.2.2.5 Kiểm tra hàng nhập vào Sau hợp đồng đƣợc ký kết hai bên tổ chức thực hợp đồng Bên cung ứng cung cấp hàng hóa cho Cơng ty Thanh Đơng theo số lƣợng, chất lƣợng, thời hạn giao hàng nhƣ điều khoản khác mà hai bên cam kết Nếu hai bên vi phạm hợp đồng bị phạt hợp đồng bồi thƣờng hợp đồng theo thỏa thuận hai bên Nếu vi phạm thời gian giao hàng phạt 0,02% giá trị hợp đồng Nếu vi phạm số lƣợng hàng hóa phải bổ sung đầy đủ chi phí phát sinh q trình sai phạm bên vi phạm chịu Q trình kiểm tra hàng hóa nhận: + Nhà cung cấp đƣa hàng đến công ty bên công ty cử nhân viên thủ kho với số nhân viên đến để nhận hàng nhập kho cơng ty + Hàng hóa nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: Khâu quan trọng tránh đƣợc tình trạng thất tài sản doanh nghiệp ngăn chặn đƣợc sản phẩm rơi vào tay ngƣời tiêu dùng, đảm bảo nâng cao uy tín doanh nghiệp + Kiểm tra số lƣợng: Đối chứng với chứng từ, kiểm tra kiện hàng số lƣợng hàng hóa + Kiểm tra chất lƣợng: Căn vào hợp đồng, đơn đặt hàng mẫu mã, kích thƣớc, màu sắc + Kết thúc trình kiểm tra xét thấy thứ nhƣ thỏa thuận Cơng ty u cầu nhân viên Cơng ty ngƣời bên nhà cung cấp ký vào chứng từ nhận hàng Nếu nhƣ xét thấy hàng hóa khơng đủ số lƣợng khơng mẫu mã u cầu nhân viên giao hàng xác nhận trả hàng lại, sau phải liên hệ với nhà cung cấp yêu cầu giao sản phẩm mà Công ty yêu cầu Hàng hóa đƣợc nhân viên xếp gọn gàng để phục vụ cho nhu cầu Công ty 2.2.2.6 Đánh giá sau mua Sau lần mua hàng công ty thƣờng đánh giá kết mua hàng Nếu hàng mua đảm bảo tất mục tiêu mà công ty đề nhƣ số lƣợng, chất lƣợng mẫu mã, chủng loại… tức nhà cung cấp đáp ứng đầu đủ nhu cầu mục tiêu cơng ty đề cơng ty tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp Còn hàng hóa mua có sai sót khách quan cơng ty với nhà cung cấp tìm giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro thiệt hại đến mức thấp nhất, nhƣng nhƣ lỗi nhà cung cấp cơng ty tìm lựa chọn nhà cung cấp khác Trên thực tế công tác mua hàng đƣợc thực đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu bán hàng, để gây tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán Chi phí mua hàng hàng hóa chiếm tỉ trọng doanh thu cao phần lớn đảm bảo mức thấp Vì thế, Công ty giữ đƣợc mối quan hệ tốt với nhà cung cấp Tuy nhiên, hàng hóa mua từ nhóm nhà cung cấp đối thủ cạnh tranh, công ty phải mua với giá cao 2.3 Đánh giá công tác mua hàng Công ty TNHH Thanh Đông 2.3.1 Thành tựu đạt Tuy cơng ty quy mơ nhỏ, nhƣng bƣớc ổn định vị trí thịtrƣờng đầy cạnh tranh việc có đƣợc số lƣợng khách hàng 29 nhấtđịnh, lƣợng hàng mua vào bán đặn doanh số ngày tăng lên Công ty dần tạo dựng niềm tin nơi khách hàng, tạo đƣợc mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với số khách hàng lớn, giúp danh tiếng uy tín cơng ty khơng ngừng hồn thiện Kết nhờ vào nỗ lực không ngừng đội ngũ mua hàng định hƣớng đắn giám đốc Trong q trình mua hàng cơng ty xác định đƣợc mục tiêu công tác quản trị mua hàng mục tiêu an toàn, mục tiêu chất lƣợng mục tiêu chi phí Cơng tác quản trị mua hàng công ty thời gian qua có ƣu điểm sau: - Ngày có nhiều đối tác muốn có mối quan hệ làm ăn với cơng ty, cung cấp hàng hóa cho cơng ty thể thời gian qua có nhiều nhà cung cấp tự tìmđến thƣơng lƣợng đặt hàng với cơng ty Vì cơng ty ngày có nhiều hộilựa chọn nhà cung ứng tối ƣu - Công ty tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa có uy tín cao thị trƣờng cung cấp mặt hàng mà cơng ty có nhu cầu với chất lƣợng đảm bảo, giá hợp lí giúp cơng ty có khả cạnh tranh với đối thủ khác giúp cho cơng ty giảm đƣợc chi phí mua hàng, vận chuyển bảo quản hàng hóa - Cơng ty tạo đƣợc uy tín với nhà cung cấp thơng qua việc tốn thời hạn,ngƣợc lại nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu thời hạn Cơng ty có nhu cầu vềđơn hàng - Với quy mô kinh doanh nhỏ, đội ngũ cán nhân nên cơng ty dễ quản lý, kiểm sốt tình hình hoạt động cơng ty Dễ dàng phân chia công việc nhƣtrách nhiệm nhân viên - Công ty xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp dựa ngun tắc hai bên có lợi Cơng ty ln trọng xây dựng củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp cũ, điều giúp tiết kiệm đƣợc khoản chi phí, thời gian nhƣ: Cơng ty cần gọi điện fax đơn đặt hàng để nhà cung cấp chuẩn bị Ngồi ra, Cơng ty nhận đƣợc ƣu đãi từ nhà cung cấp để có đƣợc lợi thị trƣờng 2.3.2 Hạn chế Tồn song song với thành tựu mà công ty đạt đƣợc hạn chế cần phải khắc phục nhƣ: - Nguồn nhân lực thiếu, dẫn đến tải chồng chéo cơng việc Điều có ý nghĩa tiêu cực hoạt động kinh doanh công ty yếu tố ngƣời đóng vai trò quan trọng - Công ty mua hàng dự báo theo nhu cầu thị trƣờng khơng đảm bảo tính xác, mang tính tƣơng đối Cơng ty chƣa xây dựng đƣợc kế hoạch dự trữ tối ƣu cho thời điểm kinh doanh Do vậy, việc xác định số lƣợng hàng mua mang tính chủ quan, hàng hóa tồn kho đơi lại q nhiều - Cơng tác nghiên cứu thị trƣờng, q trình tìm kiếm nhà cung cấp chƣa đƣợc thật trọng Việc mua hàng thƣờng dựa vào nhà cung cấp cũ, có mối quan hệ đơi thụ động, phụ thuộc vào họ - Việc xác định số lƣợng hàng mua mang tí nh thụ động , chủ yếu vào đơn đặt hàng của khách hàng 30 - Sau lần mua hàng Cơng ty đánh giá chƣa triệt để kết sau mua , Công ty sử dụng phƣơng pháp cảm tí nh để đánh giá nên việc đánh giá nhà cung cấp khơng đƣợc xác, khách quan 2.3.3 Nguyên nhân - Công ty chƣa trọng việc tổ chức đào tạo phận chuyên trách mua hàng Công ty Bộ phận Kinh doanh phụ trách ln việc mua hàng, nhƣng có nhân viên, dẫn đến công việc chồng chéo lên nhau, trình độ nhân viên chƣa đƣợc đào tạo sâu - Do thị trƣờng luôn biến động nên việc dự báo nhu cầu khó, mang tính tƣơng đối Cơng ty khơng có đội ngũ nhân viên thực hiện việc nghiên cƣ́u thị trƣờng để biết tì nh hình của thị trƣờng - Nhiều dự đoán mức tiêu thụ chừng nên kế hoạch mua hàng cơng ty thiếu xác - Công ty trọng đến nhà cung cấp truyền thống mà khơng tích cực tìm kiếm nhà cung cấp nên bỏ lỡ nhà cung cấp với giá rẻ - Do việc đặt hàng thƣờng xuyên diễn điện thoại nên nhiều không rõ ràng gây tình trạng hiểu nhầm dẫn đến việc mua bán chuyển đến cho Công ty khối lƣợng mặt hàng không với yêu cầu tiêu thụ thực tế - Cơng tác đánh giá mua hàng tồn trình chƣa cụ thể rõ ràng 31 Chƣơng 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THANH ĐÔNG 3.1 Kiến nghị 3.1.1 Hồn thiện việc xác định lượng hàng hóa mua vào Do việc xác định nhu cầu mua hàng cơng ty dựa nhiều vào khả tài đơn hàng khách hàng dẫn đến tình trạng thụ động, thiếu hàng có đơn hàng với số lƣợng lớn gây nên tình trạng khó khăn tốn chi phí cho cơng ty Công ty cần phải tiến hành công tác nghiên cứu, dự báo thị trƣờng từ xây dựng kế hoạch mua hàng cho thời kỳ kinh doanh Để xác định đƣợc nhu cầu thị trƣờng công ty cần quan tâm đến vấn đề sau: - Nghiên cứu thị trƣờng phải liền với việc tiêu thụ hàng hóa, thơng qua việc nghiên cứu thị trƣờng cơng ty xác định đƣợc nên kinh doanh mặt hàng nào, mặt hàng đƣợc ƣa chuộng đƣợc tiêu thụ nhiều - Nghiên cứu thị trƣờng phải đƣợc thời điểm nhu cầu khách hàng mặt hàng cao để từ giúp cơng ty việc chuẩn bị hàng hóa phục vụ cho nhu cầu thị trƣờng cách tốt vào dịp trọng điểm năm khắc phục tình trạng thiếu hụt dƣ thừa hàng hóa làm ảnh hƣởng tới hoạt động kinh doanh công ty Bên cạnh việc xác định khối lƣợng hàng hóa mua vào cần phải dựa vào hàng hóa dự trữ kho Theo dõi chặt chẽ lƣợng hàng tồn kho tính tốn vào thời điểm số hàng đƣợc tiêu thụ hết để từ có kế hoạch mua vào trƣớcthời điểm 3.1.2 Củng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp 3.1.2.1 Đối với nhà cung cấp cũ Công ty nên ln có kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem liệu số lƣợng hàng hóa, giá họ so với nhà cung cấp khác có khác biệt, chênh lệch khơng để tránh tình trạng bị ép giá cao Công tác kiểm tra, kiểm soát đƣợc diễn tất khâu q trình mua hàng Những ngƣời có trách nhiệm phải đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng Nếu nhà cung cấp thõa mãn nhu cầu cơng ty cơng ty nên tập trung mua hàng nhà cung cấp Những nhà cung cấp đáp ứng kịp thời sản phẩm mà công ty yêu cầu số lƣợng chất lƣợng; mối quan hệ làm ăn hai bên tốt, họ làm hài lòng cơng ty cơng ty nên tập trung mua hàng nhà cung cấp Hàng q, hàng năm cơng ty có họp để đánh giá lại nhà cung cấp Việc đánh giá dựa nguyên tắc việc mua hàng cơng ty có chi phí thấp hay không, đảm bảo đầy đủ, kịp thời với chất lƣợng cao Sau lần mua hàng công ty phải đánh giá kết mua hàng Nếu mua hàng đảm bảo tất mục tiêu mà công ty đề số lƣợng, chất lƣợng, mẫu mã, chủng loại… tức nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ mục tiêu mà cơng ty đề công ty tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp Còn hàng hóa mua có sai sót nhƣ khách quan cơng ty với nhà cung cấp tìm giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro 32 thiệt hại đến mức thấp nhất, nhƣng lỗi nhà cung cấp cơng ty nên tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Hằng năm công ty nên tổ chức đánh giá lại nhà cung cấp, bình chọn nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn cao để xem liệu có cần thay đổi nhà cung cấp khác hay không hay tiếp tục mua hàng nhà cung cấp cũ Đối với nhà cung cấp chƣa thực đáp ứng nhu cầu mua hàng công ty Nếu công ty tiếp tục mua hàng họ lần đặt hàng nên tổ chức thƣơng lƣợng lại Đƣa yêu cầu khắt khe điều khoản xử lí vi phạm hợp đồng chặt chẽ Trong trình thực ln có kiểm sốt chặt chẽ, đơn đốc họ Còn khơng tiếp tục mua hàng cơng ty bỏ để thay nhà cung cấp khác 3.1.2.2 Đối với việc tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp Với sản phẩm bên cạnh nhà cung cấp có từ trƣớc xuất nhà cung cấp Các nhà cung cấp gồm có: - Sản phẩm - Sản phẩm cũ nhƣng nhà cung cấp cơng ty tiến hành tìm thơng qua báo chí,qua bạn bè phƣơng tiện thông tin đại chúng, có nhà cung cấp tự tìm đến Sau nghiên cứu tìm nhà cung cấp cách thức kinh doanh công ty nên đƣa tiêu thức để lựa chọn, xây dựng hàng loạt tiêu chuẩn khác để có định lựa chọn Các tiêu chuẩn mà cơng ty dựa vào để đánh giá là: - Chất lƣợng: Đây tiêu chuẩn đƣợc công ty quan tâm chất lƣợng tốt cơng ty cung cấp đƣợc cho khách hàng sản phẩm đạt tiêu chuẩn, thỏa mãn nhu cầu khách hàng, từ nâng cao uy tín cơng ty thơng qua việc cung cấp sản phẩm đảm bảo chất lƣợng - Giá cả: đóng vai trò kim nam cho đƣờng công ty Yếu tố giá đƣợc xem công cụ để thu hút khách hàng Nếu loại hàng hóa chất lƣợng mà giá mua thấp lợi nhuận mang lại cao Giá hàng hóa khơng giá mua hàng mà chi phí vận chuyển, tín dụng…Việc giảm đƣợc chi phí vận chuyển hay chi phí khác liên quan giúp công ty giảm đƣợc giá bán thị trƣờng - Uy tín: việc xác định mức độ tín nhiệm đƣợc cơng ty thực qua thành tích nhà cung ứng với doanh nghiệp khác thành tích nhà cung ứng với công ty khứ, khả tài chính, nhãn hiệu hàng hóa, dịch vụ sau bán… - Khả cung ứng: đòi hỏi phải giao hàng thời hạn, số lƣợng thỏa thuận hợp đồng Khả cung cấp dịch vụ sau bán, khả vận chuyển hàng hóa… Ngồi tiêu chí khác nhƣ: khả tài nhà cung ứng, nhãn hiệu hàng hóa, ƣu đãi mà nhà cung ứng đƣa ra, dịch vụ sau bán…Sau làbảng tiêu chuẩn đánh giá thang điểm cụ thể Cơng ty tham khảo: 33 STT Yếu tố xem xét Điểm Cơ sở xem xét Chất lƣợng 40 - Nguồn gốc hàng hố (nếu có) - Tất tiêu đềuđáp ứng yêu cầu 40 - Kết kiểm tra thử nghiệm mẫu (do nhà cung ứng cung cấp Cơng ty kiểm nghiệm) - Các tiêu đáp ứng áp ứng yêu cầu 30 - Phiếu chứng nhận chất lƣợng hàng hoá - Hệ thống quản lý chất lƣợng - Không đáp ứng - Bảo hành hàng hoá - Sự phù hợp hàng hoá với nhu cầu Giá toán 25 - Báo giá đơn vị - Tối ƣu 25 - Tìm hiểu so sánh giá thị trƣờng - Có thể chấp nhận đƣợc 20 - Khơng hợp lý - Hình thức tốn, Thời gian toán Khả sẵn sàng cung cấp giao hàng 20 - Cam kết nhà cung ứng về: Thời gian, địa điểm giao hàng, khả cung ứng phƣơng tiện vận chuyển 20 - Năng lực cung cấp nhà cung ứng 15 - Các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng - Đáp ứng hoàn toàn - Có thể chấp nhận đƣợc - Khơng đáp ứng Uy tín 15 - Thơng tin tự tìm hiểu - Có uy tín cao 15 - Giới thiệu đơn vị trung gian - Có thể chấp nhận đƣợc 10 - Cung cấp từ nhà cung ứng - Khơng - Mối quan hệ có với Cơng ty - Liên tục nâng cao đổi - Giấy phép kinh doanh 100 Bảng 3.1: Tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng - Ðiểm tối đa cho trình đánh giá chọn lựa 100 - Nguyên tắc lựa chọn: 34 + Chọn từ điểm số cao xuống thấp + Nhà cung ứng đƣợc chọn phải có số điểm đạt 75 điểm Nếu khơng tiếp tục tìm nhà cung ứng + Nếu có nhiều nhà cung ứng đạt số điểm nhƣ nhau, chọn nhà cung ứng đáp ứng yếu tố theo thứ tự ƣu tiên nêu, sau ƣu tiên chọn nhà cung ứng có quan hệ lâu dài với Công ty *Dù nhà cung cấp hay nhà cung cấp cũ Cơng ty phải ý thận trọng trình làm ăn với nhà cung cấp, Công ty không nên bỏ tiền vào ống để mua hàng Mua nhiều nhà cung cấp hạn chế đƣợc rủi ro kinh doanh hơn, tránh khỏi tình trạng thua thiệt nhƣ ép giá, ép nhận điều kiện bất lợi giao nhận hàng Cơng ty phụ thuộc vào số nhà cung cấp mua nhiều nhà cung cấp tạo nên cạnh tranh nhà cung cấp Khi Công ty tỏ ý định mua hàng nhiều nhà cung cấp thân nhà cung cấp đƣa điều kiện hấp dẫn giá cả, giao nhận, toán… để thu hút ngƣời mua phía 3.1.3 Tăng cường cơng tác kiểm tra giao nhận hàng hóa - Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cần đƣợc tiến hành cách tồn diện, chu đáo chặt chẽ Điều cần làm phải kiểm tra chất lƣợng nguồn hàng có đáp ứng cho hoạt động kinh doanh không, nhằm tránh bán thị trƣờng mặt hàng không đảm bảo chất lƣợng, mẫu mã…Công tác tổ chức thực giao nhận hàng đƣợc công ty trọng thực tƣơng đối tốt Tuy công ty cần phải tiến hành chu đáo chặt chẽ công tác Mỗi lần mua hàng công ty cần phải kiểm tra cẩn thận nghiêm túc số lƣợng chất lƣợng hàng hóa mua vào để phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty tránh tình trạng bán thị trƣờng loại hàng hóa khơng đảm bảo chất lƣợng, gây uy tín cơng ty Đối với việc giao nhận hàng hóa cơng ty nên phân cơng cán có trình độ, kinh nghiệm mặt hàng cần nhập để giám sát q trình nhập hàng,thƣờng xun gọi điện để đơn đốc,tránh tình trạng nhà cung ứng khơng kịp cung ứng hàng cho công ty Điều giúp cho việc giao nhận hàng hóa nhanh hơn, giảm bớt đƣợc thời gian không cần thiết hay tránh đƣợc sai lầm khâu nhập hàng - Giám sát kiểm tra hoạt động nhân viên mua hàng Đồng thời theo dõi nhà cung cấp tình hình sản xuất, kinh doanh, khả tài nhà cung cấp để xem nhà cung cấp có đảm bảo đƣợc khả giao nhận hàng theo hợp đồng cho khơng Bởi rủi ro từ phía nhà cung cấp ảnh hƣởng đến việc giao hàng ảnh hƣởng đến kết hoạt động công ty - Tổ chức việc đánh giá thƣờng xuyên:Đánh giá thƣờng xuyên lơ hàng có giá trị lớn, khối lƣợng lớn Việc đánh giá thƣờng xuyên sản phẩm đảm bảo hạn chế đến mức thấp tổn thất mua hàng có rủi ro xảy Bởi sản phẩm có giá trị khối lƣợng lớn nhƣ lỗi xảy từ phía cơng ty hay nhà cung cấp thiệt hại lớn Việc kiểm tra thƣờng xun giúp cơng ty tìm sai lầm xảy đâu (nếu có) dự đốn đƣợc sai lầm xảy mua hàng để từ có biện pháp kịp thời nhằm tránh sai lầm xảy - Đánh giá kết mua hàng:Sau hàng hóa mua đƣợc nhập kho công ty tiến hành đánh giá kiểm tra hàng hóa đƣợc mua hiệu mua hàng Cơ sở việc 35 đánh giá mục tiêu mua hàng đƣợc xác định từ đầu nhƣ mức độ phù hợp hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng mục tiêu tài doanh nghiệp Kết việc đánh giá thỏa mãn không thỏa mãn + Nếu việc mua hàng không thỏa mãn so với mục tiêu đề cơng ty nên xác định ngun nhân việc khơng thỏa mãn Nếu nhƣ từ phía nhà cung cấp mà cơng ty muốn trì mối quan hệ với nhà cung cấp cơng ty nhà cung cấp tìm nguyên nhân khắc phục Còn cơng ty khơng muốn có quan hệ với nhà cung cấp bỏ tìm nhà cung cấp Nếu nhƣ nguyên nhân từ phía cơng ty cơng ty tìm cách khắc phục + Nếu việc mua hàng thõa mãn nhu cầu cơng ty cơng ty nên tiến hành mua hàng nhà cung cấp 3.1.4 Tuyển chọn đào tạo nhân viên chuyên trách mua hàng Cơng Ty Đội ngũ nhân viên nói chung đội ngũ nhân viên mua hàng nói riêng có ảnh hƣởng trực tiếp đến công tác mua hàng nhƣ hoạt động kinh doanh công ty Công ty nên tiếp tục áp dụng số sách việc tuyển dụng, đào tạo đãi ngộ nhân viên Công ty cần tổ chức đào tạo đạo tạo lại nhân viên mua hàng Cử nhân viên mua hàng học lớp bồi dƣỡng ngắn hạn Ngoài ra, Công ty nên lập phận nghiên cƣ́u thị trƣờng Vì hiện cơng ty nhân viên phòng kinh doanh hầu nhƣ đảm nhận hết tất các khâ u trì nh mua hàng, nên nhiều công việc đƣợc thực hiệ không chuyên sâu dẫn đến chất lƣợg công việc không cao Do cơng ty cần có phận nghiên cƣ́u thị trƣờng đảm nhận công việc nghiên cƣ́u , theo dõi nhu cầu khách hàng từ xây dựng chiến lƣợc , kế hoạch hoạt động cho công ty Bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau : + Nghiên cƣ́u tì nh hì nh tiêu thụ của thị trƣờng + Nghiên cƣ́u các nhà cung ƣ́ng + Nghiên cƣ́u đối thủ cạnh tranh + Nghiên cƣ́u giá + Lập kế hoạch cung ứng, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm + Nghiên cƣ́u tổng hợp Hoạt động mua hàng có quan hệ mật thiết với bán hàng dự trữ, chúng tácđộng qua lại lẫn Vì để cơng tác mua hàng đạt hiệu quả, cần có liên kết, hỗ trợ phận mua hàng, bán hàng quản lý kho cách chặt chẽ Trên sở thông tin thị trƣờng tiêu thụ thời gian qua dự đoán nhu cầu thời gian đến từ phận bán hàng cung cấp thơng tin tình hình dự trữ, chủng loại, quy cách hàng tồn kho… làm sở cho xác định nhu cầu mua hàng Ngoài biện pháp đào tạo tuyển dụng nhân sự, công ty phải ý tới việc nâng cao hiệu sử dụng lao động Cơng ty phải có chế độ sách đãi ngộ nhân hợp lý Công ty nên quan tâm đến đời sống tinh thần nhân viên nhƣ hàng năm kỷ niệm ngày thành lập công ty, công ty nên tổ chức cho cán công nhân viên công ty nghỉ dƣỡng, để nhân viên vui chơi, giải trí 36 3.1.5 Tối thiểu chi phí mua hàng Đối với hoạt động kinh doanh vấn đề chi phí vấn đề trọng tâm hàng đầu công ty Chi phí liên quan trực tiếp đến lợi nhuận cơng ty đạt đƣợc q trình kinh doanh Chi phí kinh doanh công ty bỏ đƣợc thể thơng qua việc hạch tốn, cơng ty kiểm sốt khoản chi phí phát sinh q trình kinh doanh Từ có biện pháp điều chỉnh, cắt giảm chi phí khơng cần thiết nhƣ chi phí tồn kho, chi phí trang thiết bị để thực việc giảm giá vốn hàng bán nâng cao sức cạnh tranh cho hàng hóa cơng ty thị trƣờng Cơng ty cần điều tiết q trình đặt hàng để giảm chi phí kho bãi vào mùa có khả tiêu thụ Cơng ty giảm việc mua nhỏ lẻ việc nhập đơn hàng nhỏ thành đơn hàng lớn tiền hàng mua, giúp tiết kiệm đƣợc chi phí Bên cạnh đó, cần kiểm tra chặt chẽ hàng hóa từ q trình giao nhận hàng hóa đến kho nhập kho để giảm chi phí hao hụt Mặt khác cơng ty cần kiểm sốt đƣợc rủi ro giúp giảm bớt ảnh hƣởng chi phí đến hoạt động kinh doanh cơng ty.Vì giúp cho cơng ty tiết kiệm đƣợc khoản chi phí, nâng cao khả cạnh trạnh có nguồn tài vững mạnh tăng lợi nhuận cho công ty tạo mạnh mở rộng thị trƣờng Ngồi ra, Cơng ty cần nâng cao chất lƣợng hiệu thƣơng lƣợng, đặt hàng để mang lại cho lợi ích giá nhƣ mức chiết khấu cao đàm phán với nhà cung cấp Để đạt hiệu nhƣ vậy, Công ty cần rèn luyện kĩ mua hàng cho nhân viên chuyên trách Quá trình mua hàng cần kĩ nói thuyết phục, q trình đàm phán nhân viên mua hàng nhà cung cấp nhân viên mua hàng có khả thuyết phục nhanh chóng đạt đƣợc mục đích mua hàng với yêu cầu đặt ra, giúp tiết kiệm tối thiểu chi phí mua hàng cho Cơng ty 3.2 Kết luận Quản trị mua hàng phần quan trọng q trình hoạt động kinh doanh cơng ty TNHH Thanh Đơng nói riêng cơng ty thƣơng mại nói chung, tạo yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động bán hàng ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu kinh doanh công ty Chính thời gian qua em tìm hiểu sâu quản trị mua hàng, kết đạt đƣợc, mặt hạn chế nguyên nhân tồn cơng ty với mong muốn học hỏi, so sánh thực tế lí thuyết nhƣ Công ty TNHH Thanh Đông doanh nghiệp tƣ nhân quy mơ nhỏ thuộc hoạt động kinh doanh thị trƣờng có cạnh tranh gay gắt Nhƣng công ty tự khẳng định tồn phát triển bên vững thị trƣờng Để có kết kinh nhƣ ngày hơm nay, cơng ty có nhiều cố gắng nổ lực hoạt động kinh doanh Đây cơng cụ đắc lực để nâng cao khả thích ứng với thị trƣờng nhằm nâng cao hiệu kinh doanh, tạo đà phát triển cho công ty Trong thời gian thực tập Công ty TNHH Thanh Đơng em có kinh nghiệm thực tế Công ty Quan trọng em đƣợc thêm phần hiểu biết quy trình mua hàng, giống khác em học với thực tế Ở thực tế, ngƣời mua hàng phải động linh hoạt nhiều, khơng phải lúc quy trình mua hàng theo trình tự đầy đủ bƣớc nhƣ lý thuyết, ngắn hơn, dài tùy thuộc vào yếu tố khách quan chủ quan Lý thuyết hình thức 37 hoạt động mua hàng, thực tế có vấn đề nảy sinh mà ngƣời làm công tác mua hàng cần sử dụng kĩ riêng họ để xử lý cách linh động Có nhƣ hoạt động mua hàng diễn tốt Cơng ty thích ứng đƣợc với biến đổi thị trƣờng cạnh tranh gay gắt nhƣ ngày Tuy nhiên, với thời gian hạn chế thân em chƣa có kinh nghiệm với trình độ chuyên môn nên tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong nhận đƣợc góp ý, bổ xung từ thầy cô, anh chị Công ty TNHH Thanh Đông để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Trƣờng Cao Đẳng Thƣơng Mại, khoa Quản Trị Kinh Doanh, giảng viên môn Quản trị doanh nghiệp đặc biệt Giảng viên Hồng Cơng Tuấn hƣớng dẫn tận tình giúp đỡ em hồn thành báo cáo thực tập Đồng thời em xin chân thành cảm ơn anh chị Công ty TNHH Thanh Đông tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế giúp đỡ em thời gian thực tập Công ty Một lần em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Nguyễn Thị Yến Thu 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu giới thiệu công ty, số liệu kế toán quản lý, kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH Thanh Đông; ThS Hồ Thị Mỹ Kiều (2014), Quản trị cung ứng, NXB Đà Nẵng; http://www.thuvienso.cdtm.edu.vn http://www/tailieu.vn/ http://www/doc.edu.vn/ https://www.facebook.com/chuoicungung/posts/821904354562031 http://www.luanvan.co/luan-van/de-tai-nang-cao-chat-luong-cong-tac-quan-tri-muahang-1-41371/ http://tapchibanle.org/2016/03/phuong-huong-nham-nang-cao-cong-tac-quan-trimua-hang-trong-doanh-nghiep-thuong-mai/ 39 ... cứu hoạt động tạo nguồn, mua hàng Cơng ty hồn thành Chuyên đề thực tập: Quản trị hoạt động mua hàng Công Ty TNHH Thanh Đông Nội dung báo cáo gồm chƣơng: - Chƣơng 1: Cơ sở lý luận hoạt động mua. .. trạng hoạt động mua hàng Công ty TNHH Thanh Đông 21 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng Công ty TNHH Thanh Đơng 24 2.2.1.1 Tình hình tài Cơng ty 24 2.2.1.2 Nhu cầu hàng. .. LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Khái quát hoạt động mua hàng 1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng khâu quan trọng việc đảm bảo yếu tố đầu vào doanh nghiệp, đảm bảo hàng dự