Bài giảng kỹ năng làm việc nhóm

 Thấu hiểu những khó khăn, thuận lợi khi làm việc nhóm. Quản lý cá nhân để hòa nhập nhóm  Hiểu các công việc cần chuẩn bị cho buổi họp nhóm  Hiểu được vai trò, trách nhiệm & kỹ năng

KỸ NĂNG LÀM

VIỆC NHÓM

TS LÊ QUANG KHÔI

Email: khoilqkhoi@gmail.com

MỤC TIÊU

 Nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết phảicải thiện năng lực làm việc nhóm trong môi trườngkinh doanh hiện nay

 Thấu hiểu bản thân về thực trạng năng lực teamwork,nhận biết rõ những điểm mạnh cũng như những điểmyếu của chính mình trong quá trình làm việc vớingười khác

 Nắm được những nguyên tắc, quy trình, phương pháp

để nâng cao hiệu quả teamwork cho bản thân

 Thấu hiểu những khó khăn, thuận lợi khi làm việc nhóm.

 Quản lý cá nhân để hòa nhập nhóm

 Hiểu các công việc cần chuẩn bị cho buổi họp nhóm

 Hiểu được vai trò, trách nhiệm & kỹ năng của người điều khiển nhóm

 Nắm rõ cách thức ra quyết định và giải quyết mâu thuẩn xung đột trong nhóm

 Nắm rõ các kỹ năng đưa & nhận thông tin phản hồi

 Nắm vững các phong cách lãnh đạo nhóm

NỘI DUNG

I. NHÓM LÀ GÌ ?

II. TẠI SAO CHÚNG TA NÊN LÀM VIỆC NHÓM?

III. TÌM HIỂU VÀ CHẤP NHẬN NHAU

IV. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM VỚI NHIỀU

VII CHUẨN BỊ CHO BUỔI HỌP & TIẾN TRÌNH CỦA BUỔI HỌP NHÓM

VIII KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH BUỔI HỌP NHÓM

IX KỸ NĂNG LẮNG NGHE & TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN

X GIẢI QUYẾT MÂU THUẨN XUNG ĐỘT TRONG NHÓM

XI CÁC KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH, ĐÓNG GÓP Ý KIẾN & NHẬN THÔNG TIN PHẢN HỒI

XII CÁC PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO NHÓM

VAI TRÒ & HIỆU QUẢ CỦA NHÓM

 Mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể làm được hay làm được mà hiệu quả không cao

 Cho phép các cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của cá nhân, xã hội để đạt đến mục tiêu cao hơn và đồng thời kéo theo sự phát triển của các cá nhân khác cùng tham gia nhóm.

 Việc hợp tác của 1 nhóm nhỏ trong tổ chức sẽ tạo tiền

đề phát triển tốt các nhóm nhỏ khác.

 Nhóm hiệu quả khoảng từ 5 đến 10 người

II TẠI SAO CHÚNG TA NÊN LÀM

NHỮNG THUẬN LỢI CỦA LÀM

VIỆC NHÓM

 Là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn của từng cá nhân để phát triển.

 Chia sẻ những kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống

& kinh nghiệm xã hội.

 Thái độ, cảm xúc, hành vi cá nhân có thể sẽ thay đổi theo chiều hướng tốt.

 Môi trường nhóm thích hợp là yếu tố quan trọng tạo nên

sự hưng phấn trong công việc, tạo động lực tốt cho từng

cá nhân hoạt động, suy nghĩ & làm việc Kết quả đạt được sẽ tốt hơn nhiều so với từng cá nhân.

NHỮNG BẤT LỢI CỦA LÀM VIỆC NHÓM

 Nhóm cần phải có sự tổ chức chặt chẽ hơn cá nhânnhư xây dựng nội qui, đóng tiền quỹ, thời gian làmviệc chung, Một số cá nhân sẽ cảm thấy bị ràngbuộc, khó chịu

VD: Tốn tiền đóng quỹ, họp nhiều,

 Thỉnh thoảng cá nhân phải hy sinh những hammuốn, sở thích riêng tư, lợi ích kinh tế vì nhóm

VD: Anh/Chị thích đi dã ngoại ở Đà Lạt nhưngnhóm quyết định đi Nha Trang

 Một số cá nhân sẽ miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm, khi trong nhóm có sự phân chia bè phái tiêu cực đặc biệt

là các nhóm làm việc liên quan kinh tế, quyền lực,

 Các vấn đề riêng tư cá nhân thường dễ bị tiết lộ trong nhóm gây nên những chuyện không hay trong quan hệ,

xử sự lẫn nhau trong nhóm.

 Một số cá nhân sẽ bị thiệt thòi khi họ “quá hiền” hay khi nhóm trưởng không có sự quan tâm hết đến tất cả các thành viên.

 Mỗi nhóm có những thuận lợi & khó khăn riêng

 Nhóm khác nhau về mục tiêu sẽ có những hoạt động khác nhau.

 Các thành viên trong nhóm

tìm hiểu các thông tin của

nhau, tạo sự gần giũ

trong công việc, tạo sự

 Các qui định, nội qui nhóm như số lượng thành viên, nguyên tắc hoạt động, nguyên tắc đóng quỹ, thời gian họp & làm việc chung.

 Mục tiêu chung của nhóm cần đạt được là gì ? Để đạt được những mục tiêu đó, đòi hỏi về điều kiện tài chính, kinh nghiệm, kỹ năng gì?

 Quan điểm của nhóm là gì?

 Các thông tin cá nhân như ngày sinh nhật, sở

thích cá nhân,…

 Phương thức hoạt động của nhóm như cơ

cấu, vai trò, trách nhiệm, mối quan hệ bên trong & bên ngoài nhóm, các hoạt động nào được sử dụng, cách thức tổ chức,

 Không nên nhìn vào những khuyết điểm & hạn chế về 1

cá nhân trong nhóm mà quên đi mục tiêu chung của nhóm.

 Nên quan tâm vào mục tiêu chính khi tham gia nhóm là

gì ? Không nên quan tâm về tín ngưỡng, tôn giáo hay lòng tin của 1 cá nhân trong nhóm.

CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM

 Giai đoạn thành lập: Tìm hiểu, thăm dò nhau

 Giai đoạn “ bão táp”: Cạnh tranh, xác định vị trí của từng cá nhân trong nhóm.

 Giai đoạn ổn định: Chấp nhận sự khác biệt của nhau, môi trường thay đổi.

 Giai đoạn trưởng thành: Chia sẻ lãnh đạo & trách nhiệm.

 Giai đoạn kết thúc: Khi các mục tiêu của nhóm đã đạt (

cả nhóm cùng nhìn lại các hoạt động trong thời gian qua, tự cá nhân rút ra bài học kinh nghiệm.

IV KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM VỚI NHIỀU NGƯỜI KHÁC NHAU

 Lý thuyết JOHARI hay cửa số JOHARI

(JOSHEPH LUFT & HARRY INGHAM)

VÙNG CHUNG (Vùng mở)

VÙNG MÙ ( Vùng ngạt)

VÙNG MẬT(Vùng kín)

VÙNG TỐI(Vùng tương lai)

Người khác

có thể nhận

biết

Bạn có thể nhận biết

Bạn không thể nhận biết

Người khác

không thể

nhận biết

Ý NGHĨA

 Mỗi cá nhân có 4 vùng Phạm vi của các vùng này sẽ bị thay đổi Bạn thể hiện các khả năng cởi mở, bộc lộ thông tin về vùng mật của mình.

 Khi nhận được các thông tin phản hồi từ người khác, vùng mù sẽ giảm và vùng mở sẽ tăng Qua thời gian, các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, vùng mù, vùng tối sẽ giảm, vùng mở sẽ tăng lên.

 Cố gắng khai thác & mở rộng vùng Mù, Tối & Mật Dùng các kỹ năng cá nhân để khai thác để hiểu nhiều hơn các thành viên trong nhóm.

NHỮNG KỸ NĂNG KHÁC

 Không phản ứng quá nhanh, dành thời gian đểtìm hiểu nhóm để có cách ứng xử phù hợp

 Chỉ tập trung thảo luận các vấn đề mà nhóm đề

ra, tránh tranh luận các vấn đề về tôn giáo, tínngưỡng

 Hiểu rõ khả năng, kinh nghiệm của từng người

& tận dụng nó trong nhóm Tránh hỏi những lĩnhvực mà người khác không có chuyên môn

V KỸ NĂNG XÂY DỰNG & NÂNG CAO

1.THÀNH LẬP & XÂY DỰNG NHÓM: 4 BƯỚC

 Xác định động lực/nhu cầu làm việc nhóm

 Lựa chọn những cá nhân có tiềm năng hợp tác & có nhu cầu hợp tác thật sự.

 Chuẩn bị thành lập nhóm

 Thành lập nhóm

B1 Xác định động lực/nhu cầu làm

 Tự đánh giá bản thân xem có thỏa các mụcđích/tiêu chí/qui định hoạt động của nhóm ?

 Đối với nhóm viên:

 Xác định động cơ tham gia vào nhóm của từngnhóm viên là gì? Tự nguyện hay bắt buộc

 Xác định mục đích khi tham gia vào nhóm củatừng nhóm viên

B2.Lựa chọn những cá nhân có tiềm năng hợp tác & có nhu cầu hợp tác

 Tiếp xúc từng cá nhân để nắm thêm các thông tin mới.

 Tiến hành sàng lọc danh sách các cá nhân chuẩn bị thành lập nhóm.

B3.Chuẩn bị thành lập nhóm

 Tổ chức buổi gặp gỡ chung tất cả các thành viên

 Thông báo nội dung & mục đích của buổi họp, đưa ra các công việc cần giải quyết trong buổi họp này.

 Thảo luận & giải thích chưa rõ cho các thành viên

 Điều chỉnh các nội qui, mục tiêu hay kế hoạch hoạt động cho phù hợp với nhiều thành viên (Thời gian, địa điểm họp, )

 Đưa ra các tiêu chí để lựa chọn nhóm Trưởng, thư ký, thủ quỹ, và nhiệm vụ của họ

 Thảo luận nghi thức hay công việc của buổi thành lập nhóm

 Làm các báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền

B4 THÀNH LẬP NHÓM

 Mời 1 vài cá nhân ngoài nhóm tham gia chứng giám ngày nhóm ra đời

 Thông qua các chức danh

 Thông qua các điều lệ, yêu cầu, nội qui, nhiệm vụ của nhóm

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT

ĐỘNG NHÓM

 Xây dựng nội qui nhóm

 Vai trò & khả năng của nhóm trưởng

 Sự tham gia tích cực của nhóm viên

 Sự quan tâm giúp đỡ của các tác nhân bênngoài

 Hiệu quả hoạt động của nhóm: Phụ thuộc 3yếu tố như nội dung hoạt động, phương phápthực hiện & vài trò của người chủ tọa

VI.QUẢN LÝ CÁ NHÂN ĐỂ HÒA

VII CHUẨN BỊ CHO BUỔI HỌP &

TIẾN TRÌNH CỦA BUỔI HỌP NHÓM

 Xác định mục đích của buổi họp

 Ấn định thời gian họp

 Chuẩn bị lịch hay nội dung làm việc (Agenda)

 Vai trò & trách nhiệm của người chủ tọa

 Các kỹ năng khi làm chủ tọa

Các kỹ năng khi làm chủ tọa

 Nắm rõ nội dung cần giải quyết các buổi họp

 Biết điều khiển mọi thành viên thảo luận theo từng chủ đề theo thời gian qui định

 Duy trì sự thảo luận sâu, có trọng tâm của các thành viên

 Có kỹ năng quan sát những người xung quanh về các hành vi phản ứng của họ

 Khuyến khích mọi người tham gia thảo luận Hạn chế 1 số cá nhân nói nhiều, động viên người ít nói.

 Giúp nhóm ra các quyết định hiệu quả như bỏ phiếu, biểu quyết, thống kê

 Tóm tắt lại các ý kiến vừa được thống nhất từ các thành viên

Agenda cho buổi họp nhóm thiết

 9:00 – 9:30 AM: Giải lao

 9:30 – 10:00: Thảo luận kế hoạch thiết kế đồ gỗnội thất của VQ

 10:00 – 10:30 AM: Báo cáo kết quả thảo luận

 10: 30 – 11:00 AM: Chụp hình lưu niệm

HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC BUỔI HỌP NHÓM

 Trong khi họp

 Điểm danh lại thành phần tham dự

 Giới thiệu mục tiêu của buổi họp, các nội dung cần trao đổi & kết quả mong đợi

 Chọn chủ tọa, thư ký

 Đưa ra các qui định làm việc trong buổi họp

 Tiến hành thảo luận các nội dung đã đặt ra

 Tóm tắt lại những nội dung đã được thảo luận

 Đánh giá buổi họp & kết thúc

VIII KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH BUỔI

HỌP NHÓM

 Người điều hành buổi họp (Facilitator) phải làm saokhuyến khích động viên mọi người cùng tham giavào hoạt động nhóm

 Có những năng khiếu nhất định để khuyến khích sựtham gia đóng góp ý kiến của các thành viên

 Đưa ra các câu hỏi & hướng dẫn mọi thành viên thảoluận

 Biết khuyến khích động viên, khen ngợi nhóm viênđúng lúc

 Tạo không khí vui vẻ, bình đẳng, thân thiện với mọi thành viên

 Đưa ra các kỹ thuật để hướng dẫn nhóm đi đến các quyết định chung mang tính khoa học

 Có khả năng quan sát tốt để phát hiện ra ai là

người nói nhiều trong nhóm ? Ai là người chưa có

cơ hội nói? Ai đang bị bỏ rơi bên ngoài cuộc họp?

 Đánh giá tóm tắt các kết quả đạt được từ buổi họp

CÁC CÁCH ỨNG XỬ VƠI NHỮNG NGƯỜI CÓ TÍCH CÁCH KHÁC NHAU

 ĐỐI VỚI NGƯỜI TRẦM

NGƯỜI THÔNG THÁI

NGƯỜI NÓI NHIỀU

 Qui định nội dung phát

biểu (tối đa là bao nhiêu

phút)

 Liệt kê những người đã

phát biểu & bao nhiêu lần

NGƯỜI THÍCH ĐÙA TẾU

 Dùng câu chuyện hài hước

khác để giải quyết vấn đề

 Thừa nhận chuyện vui mang

lại không khí trong cả nhóm

 Không nên cắt ngay câu

NGƯỜI HAY CÔNG KÍCH

 Có thái độ thông cảm với tâm

 Để mọi người phát biểu bổ

sung thêm quan điểm của mình

 Không nên lao vào cuộc để bảo

vệ quan điểm của mình

IX KỸ NĂNG LẮNG NGHE & TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN

1 KỸ NĂNG LẮNG NGHE

 Lắng nghe bằng đôi mắt của mình

 Lắng nghe có sự cảm thông

 Nắm vững nội dung của người nói

 Tiên đoán những gì người nói đang muốnnói

 Làm sáng tỏ điều nghe được

 Khuyến khích người nói

2 KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN

 Là quá trình nói lại những điều mình nghe thể hiện bằng lời nói để giúp các thành viên khác trong nhóm hiểu rõ các thông tin mà mình đang nắm

 Nói lại những điều mình nghe bằng lời nói của mình để cung cấp thông tin cho thành viên & chứng tỏ mình hiểu vấn đề

CÁC KỸ NĂNG CẦN CHÚ Ý KHI

TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN

 Nói to, rõ ràng, có sức thuyết phục

 Nói ngắn gọn, tập trung vào chủ đề

 Giao tiếp bằng mắt với người nghe

 Chuẩn bị dàn ý cho bài nói của

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH NGHE & TRUYỀN ĐẠT

- Nghe mà không nhớ

X GIẢI QUYẾT MÂU THUẨN/ XUNG ĐỘT TRONG NHÓM

 Có những mâu thuẩn được thể hiện ra ngoàibằng cử chỉ, hành động và ngược lại

CÁCH GIẢI QUYẾT MÂU THUẨN

TRONG NHÓM

1 NG ĂN NGỪA MÂU THUẨN XẢY RA

 Xây dựng 1 chính sách nghiêm túc, được viết thànhvăn bản rõ ràng để điều tiết hành vi của từng thànhviên trong nhóm

 Xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả, thành tíchlàm việc của từng thành viên

 Xây dựng các tiêu chí, qui định về phân chia lợi ích,quyền lợi của thành viên

XI.CÁC KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH, ĐÓNG GÓP Ý KIẾN & NHẬN THÔNG

 Khi đạt được sự đồng thuận chung, nhà lãnh đạo sẽ chọn quyết định đó

MỘT SỐ ĐIỂM CẦN GHI NHỚ TRONG QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH NHÓM

 Luôn tôn trọng ý kiến của người khác

 Luôn nhớ rằng mỗi người có 1 cách suy nghĩ khácnhau

 Làm cho mọi người hiểu rằng ai cũng có tráchnhiệm đóng góp ý kiến

 Tránh ra quyết định theo kiểu biểu quyết phong trào

 Hạn chế ra quyết định trong thời gian quá gấp

 Cho thời gian, tạo cơ hội cho các thành viên đónggóp ý kiến

THUẬN LỢI CỦA VIỆC QUYẾT ĐỊNH

TẬP THỂ

 Có nhiều hướng tiếp cận

 Khối lượng & kiến thức phong phú

 Gia tăng sự đồng thuận trong nhóm

 Gia tăng sự hiểu biết của các thành viên

BẤT LỢI CỦA VIỆC QUYẾT ĐỊNH

XI CÁC KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH, ĐÓNG GÓP Ý KIẾN & NHẬN THÔNG

 Chỉ tập trung ở các nội dung mà người nghe cần gópý

CÁC KỸ NĂNG ĐƯA Ý KIẾN

 Khi đưa ý kiến hay phê bình cá nhân nào trong nhóm, bạn phải đứng trên quan điểm trung lập, không nên thiên vì lý do cá nhân nào đó

 Tránh việc đưa ý kiến phê bình với mục đích cá nhân

 Thái độ đưa ý kiến nên tự nhiên, thân thiện với mục đích giúp các thành viên khác hoàn thiện hơn

CÁC KỸ NĂNG NHẬN Ý KIẾN

 Thể hiện sự lắng nghe, tôn trọng ý kiến người nói

 Tránh giải thích hay biện luận trong khi người đưa ý kiến đang nói

 Đặt lại câu hỏi nếu không hiểu rõ ý người đưa ý kiến

 Chú ý các biểu hiện của hành vi cá nhân khi nhận lời đóng góp ý kiến. Nên tránh các cử chỉ thể hiện

sự không hài lòng

 nhìn 1 cách tự nhiên vào mắt người đưa ý kiến,tránh nhìn ra ngoài thể hiện sự không tập trung,không tôn trọng người khác

Nhận

 được những ý kiến tiêu cực từ nhóm khi họpbạn sẽ dễ dàng sửa chữa các khuyết điểm của mình,giảm chi phí, thời gian để sửa chữa khuyết điểm củabạn

CÁCH KHẮC PHỤC

 Cần hỏi rõ lại ý kiến đóng góp của người phản đối

 Tóm tắt tất cả các ý chính để hiểu rõ ý kiến của ngườiphản đối

 Đừng gây khó khăn cho người phản đối bằng các thái

độ phản ứng tiêu cực

 Sẵn sàng lắng nghe ý kiến phản hồi của người khác,đồng thời biết bình tĩnh cân nhắc các ý kiến đó

 Cảm ơn người đã góp ý kiến phản hồi

 Đưa ra ý kiến phản hồi đúng lúc, càng sớm càng tốt

 Hãy đưa ra những nhận xét cụ thể

 Hãy khen ngợi trước khi chê điều đó

 Hãy cho ý kiến phản hồi mang tính xây dựng Đừng chỉ trích mỉa mai người khác

XII CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO NHÓM

phân công, khuyến

khích sự tham gia của

các thành viên nhằm

đạt kết quả chung của

nhóm

NHIỆM VỤ CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO

 Tổ chức, điều hành nhóm

 Phân công, đôn đốc, hỗ trợ, kiểm tra đánh giá các thành viên

 Tiếp nhận & truyền đạt thông tin

 Là người khởi sướng công việc

 Nhận thức vai trò & các trách nhiệm của người lãnh đạo nhóm

 Đánh giá phẩm chất và tiềm năng lãnh đạo của người kế thừa

 Tìm ra những cách thức nhằm phát triển nhóm làm việc hiệu quả

THẾ NÀO LÀ LÃNH ĐẠO HIỆU QUẢ

 Khả năng lãnh đạo vững vàng & hiệu quả

 Quyết định sáng suốt, khả năng hành động nhanhdựa trên các quyết định

 Làm chủ được những kỹ năng & kỹ thuật theo yêucầu

 Đề ra những mục tiêu rõ ràng, cụ thể để cả nhómhướng đến

 Tìm ra được sự cân bằng khả năng của cả nhóm

CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO NHÓM

PHONG CÁCH ĐỘC ĐOÁN

 Người lãnh đạo tập trung quyền lực trong tay, cấp dưới chỉ được cấp trên cung cấp thông tin tối thiểu để thực hiện nhiệm vụ.

 Người lãnh đạo ra mệnh lệnh, quyết định mà không để ý đến ý kiến của người dưới quyền

và kiểm tra việc thực hiện một cách nghiêm ngặt.

 Dòng thông tin sẽ theo chiều từ trên xuống

ƯU ĐIỂM

 Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng

 Nó cần thiết khi tập thể mới thành lập

 Khi tập thể đó nhiều mâu thuẩn không thống nhất

Nó được áp dụng trong các trường hợp khẩn cấp như thiên tai, tại nạn, khủng bố, chiến tranh,

NHƯỢC ĐIỂM

 Triệt tiêu tính sáng tạo của quần chúng

 Bóp nghẹt tính chủ động sáng tạo của cấp dưới