Bài giảng ky năng làm việc nhóm

Bài giảng Kỹ năng nghề: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả trình bày những vấn đề cơ bản về khái niệm nhóm, quy chế tổ chức nhóm, các nguyên tắc làm việc nhóm, thông tin trong nhóm, quá trình làm việc theo nhóm. Mời các bạn cùng tham khảo

Bài 3 QUẢN LÝ NHÓM

Sau chương này học viên có thể:

1 Phân tích các giai đoạn phát triển của nhóm

2 Áp dụng các kỹ năng quản lý nhóm: kỹ năng

xử lý mâu thuẫn, kỹ năng lãnh đạo nhóm, kỹ năng điều hành và tham gia cuộc họp, thảo luận nhóm

Mục tiêu

Trong quá trình làm việc nhóm thường gặp

các vấn đề gì?

Trình bày các giai đoạn phát triển của một gia đình Liên hệ với quá trình phát triển

của nhóm làm việc

 Làm rõ nhiệm vụ, cơ cấu, quá trình, vai trò và

Dựa trên quyền lực và xung đột

 Thiết lập các chuẩn mực điều hành nhóm

 Giải quyết vấn đề của nhóm

 Nhận rõ mâu thuẫn và giải quyết

 Khuyến khích thảo luận công khai và lắng nghe, phản hồi tích

 Có những đặc trưng riêng của nhóm

 Tiếp tục phản hồi và cam kết

 Tạo cơ hội các thành viên làm việc cùng nhau

Ỷ lại Cạnh tranh về phân vị trí

Hình thành bè phái

Hình thành

Phụ thuộc nhau

Nhóm nên xem xét

Bài 2 THÀNH LẬP NHÓM LÀM VIỆC

1 Tập hợp các thành viên

2 Xác định mục tiêu

3 Xây dựng nguyên tắc làm việc

4 Phân công công việc

5 Xây dựng tiêu chí đánh giá mức độ thành công, hoàn thành công việc của các thành viên

Xây dựng mục tiêu

Mục tiêu không rõ ràng

Tầm nhìn

Mục đích

Các mục tiêu

Giá trị cốt lõi

• Bảo đảm rằng các mục tiêu có thể thực hiện được

• Mục tiêu phải nhất quán

S pecific: Mục tiêu phải cụ thể

M easurable: Có thể đo lường được

A chievable: Có thể đạt được

R esult-oriented (Reliabale): Mang tính thực tế, trên cơ sở kết quả mong muốn

CÔNG THỨC SMART

Lập kế hoạch thực hiện

Phân công công việc

1 Tôi có xu hướng thể hiện tâm

5 Tôi có xu hướng nói nhanh

6 Tôi có xu hướng nói chậm

7 Tôi hay sử dụng số liệu và sự

kiện để thể hiện ý muốn nói

8 Tôi hay sử dụng những câu chuyện hoặc ý tưởng để thể hiện những gì muốn nói

9.Tôi thường nói to

10 Tôi hay nói nhỏ và im lặng

11 Tôi nói ít thể hiện cảm xúc

12 Tôi nói hay thể hiện cảm xúc

13 Tôi có xu hướng sử dụng cử chỉ của tay rất mạnh

14 Tôi sử dụng cử chỉ của tay

bảng câu hỏi dưới đây

19 Tôi thường theo nghi thức,

trang trọng

20 Tôi thường tự nhiên, ko để ý

nghi thức

21 Tôi thường nhìn thẳng vào

mắt người đối diện khi nói

25 Tôi thường hoàn thành công

việc tốt khi bị áp lực 27.Tôi thường phản ứng lại và

15 Tôi ít sử dụng cử chỉ

16 Tôi hay sử dụng cử chỉ

17 Tôi thích học hỏi người khác

18 Tôi ko thích học hỏi người khác

Người hoà giải

Người điều khiển

Người cảm xúc

Người phân tích Logic, cẩn thận, tính hệ thống, tập

trung vào trọng tâm

Hỏi nhiều để tìm ra sự kiện

Ít cảm xúc, có khuynh hướng thực

tế

Mong muốn: Làm đúng/nhiều thông

tin

Điểm mạnh: Nhanh trong việc làm

việc với các số liệu, sự kiện, chắp

nối sự kiện

Điểm yếu: Mât tg để có kq, đưa ra

qđ chậm bỏ qua cảm giác của mọi

Người điểu khiển Thực tế, trọng tâm vào hiệu quả, kết quả

Nói nhiều vì họ muốn kết quả

Ít cảm xúc Mong muốn : Mọi việc làm xong Điểm mạnh: Mọi việc làm tốt, nhân viên biết làm gì, chịu áp lực

Điểm yếu: Làm mọi người lúng túng khi bắt mọi việc phải làm xong, có câu trả lời nhanh mà ko cần phân tích dữ liệu, ko lắng nghe, ko kiên nhẫn

Người hoà giải

Hỗ trợ, quan tâm mối quan hệ, chịu

tác động vào sự quyết định của

người

Hỏi mọi người nhiều

Nhiều cảm xúc,

Cần: mọi người hoà

Điểm mạnh: Nhạy cảm với vấn đề

cá nhân, hiểu mọi người, tham gia

xây dựng mối quan

Điểm yếu: né tránh xung đột, tránh

nói quan điểm của mình, ngại thay

Trạng thái: Rút lui

Hành động để phát triển: Tiên

Người cảm xúc Tập trung vào những vđ mang tính khái quát, đổi mới, tạo động lực, cam kết, ý tưởng

Nhiều cảm xúc Mong muốn: Chú ý, thông qua Điểm mạnh: Làm mọi người hứng thú, sáng tạo, xuất hiện trước mọi người được yêu quý

Điểm yếu: Không kiểm tra cảm giác của người khác, ko lập kế hoạch và thực hiện tốt

Trạng thái: Tấn công Hành động để phát triển: Kiểm tra cảm xúc của mọi người

Các anh chị hãy nêu cảm nhận của mình về các màu dưới đây:

Nhóm tính cách

Nhóm tính cách

Tính khí nước sâu lắng, tư duy logic

chắc chắn, cầu toàn ngại va chạm

Tính lửa năng nổ, mạnh mẽ

sôi nổi nhiệt tính thẳng thắn, dễ lôi cuốn người khác

 làm việc hiệu quả

Tính khí đất bình thản, dễ thích nghi,

dễ thay đổi, mềm mại, hay nhịn

Tính khí khí lạc quan, sáng tạo

có nhiều ý tưởng

dễ mến, hay thay đổi nặng về cảm xúc

BÀI 1

CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ LÀM VIỆC NHÓM

Giảng viên: Đoàn Thị Hường

Mục tiêu

Sau chương này học viên có thể:

1 Phân biệt được nhóm và tổ

2 Lựa chọn dạng nhóm phù hợp với mục tiêu

3 Phân tích được vai trò của làm việc nhóm

4 Áp dụng được các nguyên tắc làm việc nhóm

Nội dung

2 Lợi ích và bất lợi của làm việc nhóm

Quá trình phát triển của nhóm

Bài tập làm việc nhóm

Đặc điểm cần thiết của một nhóm làm

việc hiệu quả

- Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng

- Quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc

- Có sự ổn định về các thành viên trong nhóm trong 1 khoảng thời gian xác định

J

Richard Hackman

NHÓM

Thành viên

Thành viên Thành viên

Thành viên Thành viên

Nhóm trưởng

Giá trị chung Giá trị chung

Ice break

Mô tả đồ vật

Ý nghĩa của làm việc nhóm

 Tập hợp nhiều ý tưởng

 Phát huy trí tuệ tập thể

 Tăng hiệu quả công việc

 Tạo dựng mối quan hệ

 Tăng tính sáng tạo

 Các thành viên được trao quyền …

 …

Nội dung

2 Lợi ích và bất lợi của làm việc nhóm

‘

Nhóm

tự quản

Nhóm liên chức năng

nhóm

Nhóm dự án

Những đánh giá của cá nhân không đủ tin cậy

Các cá nhân không mong muốn chấp nhận rủi ro

Người quản lý muốn phát triển kỹ năng làm việc

Cần lưu ý khi sử dụng nhóm trong các trường hợp sau đây:

– Vấn đề đặt ra không quan trọng – Các cá nhân không mong muốn tham gia – Nhận thức về rủi ro khi tham gia của cá nhân là

quá cao – Thời gian (ra quyết định) là ngặt nghèo – Quy tắc của nhóm khó được chấp thuận

Thời điểm thành lập nhóm

Cân nhắc khi thành lập nhóm

1 Tính phức tạp của nhiệm vụ

2 Tính phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên

3 Các mục tiêu rõ ràng và giới hạn về thời gian

Để làm việc nhóm hiệu quả cần tuân

theo những nguyên tắc nào?

Đặc điểm của NHÓM THÀNH CÔNG

2 Luôn có niềm tin thắng lợi

3 Xác lập và giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu chung

4 Xác lập và giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và

mục tiêu của cá nhân

5 Phát triển được khả năng, hiệu quả trong hợp tác

6 Phát triển môi trường làm việc thích hợp

7 Phát triển năng lượng tinh thần và thể lực

Bài 2 Kỹ năng lãnh đạo nhóm

Mục tiêu

Sau chương này học viên có thể:

1 Phân biệt được lãnh đạo và quản lý

2 Trình bày được vai trò của trưởng nhóm

3 Áp dụng một số kỹ năng lãnh đạo nhóm

Nội dung

1 Khái niệm lãnh đạo

2 Vai trò của trưởng nhóm

3 Lý thuyết người lãnh đạo

4 Mô hình lãnh đạo hiệu quả

Người lãnh đạo?

Lãnh đạo?

Chức danh cho một người

Là khả năng để ra quyết định chiến lược và sử dụng giao tiếp một cách hiệu quả để thúc đẩy các thành viên trong nhóm hướng tới đạt được mục tiêu chung

LÃNH ĐẠO NHÓM ĐI ĐẾN THÀNH CÔNG

Lãnh đạo là khả năng ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu mong muốn

• Người lãnh đạo là người định hướng và thúc

đẩy được người khác đi theo hướng của mình

• Lãnh đạo nhóm là một quá trình gây ảnh hưởng tích cực đến các thành viên khác trong nhóm

• Lãnh đạo nhóm là một quá trình thúc đẩy các

thành viên tiến tới mục tiêu của nhóm

• Quản lý

– Quản lý tài nguyên và lập kế hoạch

– Xây dựng đội ngũ cán bộ và thiết lập cơ cấu tổ chức

– Tổ chức thực hiện công việc, thiết lập hệ thống kiểm tra kiểm soát

– Tạo ra sự kiên định, tuân lệnh, tính chắc chắn

Định hướng

Vai trò của trưởng nhóm

• Làm rõ các vấn đề

• Hướng dẫn thảo luận vào trọng tâm

• Tạo môi trường, khuyến khích sự trao đổi trong nhóm

• Giúp nhóm giải quyết mâu thuẫn

• Giúp nhóm ra quyết định

• Giúp nhóm hành động

Tác phong hay kiểu lãnh đạo

1 Lãnh đạo theo lối “Trấn áp”

2 Lãnh đạo theo lối “Quyết đoán”

3 Lãnh đạo theo lối “Tình cảm hài hòa”

4 Lãnh đạo theo lối “Dân chủ - Đồng lòng”

5 Lãnh đạo theo lối “Kích động”

6 Lãnh đạo theo lối “Huấn luyện viên”

4 Kiểu lãnh đạo tới mục tiêu

1 Kiểu lãnh đạo chỉ thị

2 Kiểu lãnh đạo hỗ trợ

3 Kiểu lãnh đạo phối hợp

4 Kiểu lãnh đạo định hướng thành tích

•Công việc thường xuyên, có thuật giải

•Công việc căng thẳng, mệt mỏi

4 M lãnh đạo nhóm hiệu quả

4M

M1 Hình mẫu

4M

Đảm bảo các thành viên cam kết hướng về mục tiêu

Có những khen thưởng phù hợp Giúp nhóm giải quyết các vấn đề Điều chỉnh công việc, trách nhiệm cho phù hợp

Phản hồi đúng thời gian

Tổ chức nhóm tốt Hiểu điểm mạnh, điểm yếu các thành viên

Giúp giải quyết các vấn đề liên quan Theo dõi giám sát để nâng lên khả năng TV

Phân bổ nguồn lực hiệu quả

Đảm bảo mọi người chia sẻ thông tin để

Người lãnh đạo nhóm thành công

TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP NHÓM

Đoàn Thị Hường Email: doanhuong@wru.edu.vn

• Chủ quan

- Cuộc họp không cần

thiết và lãng phí thời gian

-Mục tiêu cuộc họp không

Nguyên nhân dẫn đến cuộc

họp không hiệu quả

• Khách quan

-Áp lực chính trị

- Không đủ thời gian chuẩn bị

Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp nhóm

Lên kế hoạch cuộc họp

Thực hiện sau cuộc họp

Chuẩn bị lịch họp

Điều hành cuộc họp

Chuẩn bị

Thông báo

Chuẩn bị lịch trình

Chuẩn bị lịch trình

Thông báo 3

Kênh?

Thành phần tham gia? Kiểm tra sau

thông báo

Điều hành cuộc họp

Bắt đầu

Từng vấn đề Điều tiết Tổng kết

1 2 3

Trách nhiệm của người điều hành cuộc họp

Trước cuộc họp

-Thông báo thành viên

-Gửi lịch, tài liệu -Chuẩn bị các vấn

đề cần thảo luận

Trong cuộc họp

-Bắt đầu đúng thời gian

-Theo đúng lịch trình

-Thúc đẩy thảo luận

-Tổng kết

Kết thúc cuộc họp

-Đánh giá cuộc họp

-Gửi kết luận cuộc họp cho thành viên

-Theo dõi công việc

Cách sắp xếp chỗ ngồi

Biên bản cuộc họp

1. Tên nhóm

2. Ngày và nơi tổ chức cuộc họp

3. Tên thành viên tham dự

4. Người chủ trì

5. Người vắng mặt

6. Thời gian bắt đầu cuộc họp

7. Tên những người chuẩn bị báo cáo

Tổng kết thảo luận và góp ý của từng thành viên

1.Người không tham gia 2.Người nói nhiều

3.Người hay cắt ngang lời người khác 4.Người thì thầm (nói nhỏ)

5.Người đến muộn và về sớm 6.Người phản đối

7.Người bảo thủ

Thank you!

Khái niệm Ý nghĩa mâu

thuẫn

Nguyên nhân gây

ra mâu thuẫn Các bước giải quyết

mâu thuẫn

Quản lý mâu thuẫn trong nhóm

Thảo luận nhóm

1 Mâu thuẫn là gì? Các nguyên nhân dẫn đến

mâu thuẫn trong nhóm?

2 Mâu thuẫn tác động thế nào đến hoạt động

của nhóm?

3 Theo anh,chị có mấy mức độ mâu thuẫn?

4 Khi xảy ra mâu thuẫn các thành viên trong

nhóm thường phản ứng như thế nào?

5 Để giải quyết mâu thuẫn cá nhân và nhóm

Khỏi niệm mõu thuẫn

(Động cơ các hành động bị

tỏc động)

(Động cơ bị cản trở)

Căng thẳng và không hài lòng

Mâu thuẫn là biểu hiện các hành động, thái độ như gây gổ cãi nhau, khiêu khích, tức giận, chống đối của các thành viên trong nhóm xảy

ra một cách thường xuyên

Các quan điểm về mâu thuẫn

TÝnh tÝch

cùc

TÝnh tiªu cùc

•Tích cực

Quan điểm mâu thuẫn

• Tiêu cực

-

Nguyên nhân gây ra mâu thuẫn?

Nguyên nhân gây mâu thuẫn trong nhóm

Cá nhân con người

- Nguồn lực trong làm việc

Bạn hãy đánh dấu vào mức độ mâu thuẫn gần đây nhất mà bạn đã trải

qua

Không thoải mái

Bạn phản ứng kịch liệt với mọi hành động,

ý tưởng của người đó cho dù nó đúng Mối

quan hệ là lo lắng thường xuyên của bạn

Mức độ mâu thuẫn

Cảm giác của bạn thế nào khi bạn

gặp mâu thuẫn?

Khi gặp mâu thuẫn, bạn đã phản ứng như thế nào Chọn con vật dưới đây?

Con cáo

Con rùa

Cú mèo Gấu trúc

Cá mập

Các cách ứng phó với mâu thuẫn

Mối quan hệ

Thoả hiệp

Đối đầu Cộng tác

Quan trọng

Né tránh, từ bỏ mục tiêu và mối quan hệ, cảm thấy không có sự giúp đỡ, khó giải quyết mâu thuẫn

Tin vào có thắng- thua Không quan tâm cảm xúc người khác

Tấn công người khác để đạt mục tiêu

-Mối quan hệ là quan trọng -Có thể giải quyết

-Mâu thuẫn làm tổn thương người khác

Hài hòa giữa mối quan hệ và mục tiêu

Sẵn sàng chịu thiệt MQH và MT của mình để đạt mục tiêu chung

Đề cao cả MQH và MT Xem mâu thuẫn là vấn đề cần giải quyết

Không dừng lại nếu chưa tìm được giải pháp làm thỏa mãn 2 bên

Các cách ứng phó với mâu thuẫn

Mối quan hệ

Thoả hiệp

Đối đầu

Quan trọng

Con nào tốt nhất?

Chung sống

 Khi thấy các vấn đề quan trọng đối với công ty cần giải quyết khi ai đó biết họ đúng

 Để bảo vệ chống lại những kẻ lợi dụng các hành

 Khi các mối quan tâm của hai bên đều quan trọng

 Khi mục tiêu là học hỏi, kiểm tra

 Để hoà nhập các quan điểm khác nhau

 Để đạt đợc cam kết

 Nhằm vợt qua các cảm giác không dễ chịu để cùng làm việc

Đối đầu

Xuề xũa/Chung sống

 Khi thấy mình sai

 Khi thấy vấn đề còn hệ trọng hơn đối với ngời khác

 Để tạo uy tín về mặt xã hội khi giải quyết các vấn

đề sau này

 Khi thấy giữ hoà thuận là quan trọng

 Để giúp những ngời khác trải nghiệm và học hỏi

Thỏa hiệp

 Khi các mục tiêu đều khá quan trọng

 Khi quyền lực ngang nhau, đều có những mục tiêu tối cao chung

 Để đạt đợc thoả hiệp tạm thời đối với các vấn đề

Các bước giải quyết mâu thuẫn

Xác định Mâu thuẫn

1

Tìm nguyên nhân

Tìm giải pháp

Thực hiện

2

3

4

Chỉ nhìn vào vấn

đề, hướng tới mục tiêu chung

3 Hòa giải

Vì mục tiêu chung

4 Mời bên thứ 3