BÀI GIẢNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ -  - BÀI GIẢNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Mã số: MĐ17 NGHỀ: CƠNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Email: it.svoctaf@gmail.com/ cn.cnnlnb@gmail.com [Lưu hành nội bộ] -2017- GIỚI THIỆU Ngày nay, với phát triển xã hội đại, việc tổ chức làm việc theo nhóm ngày phổ biến Làm việc nhóm cách giúp Học sinh – Sinh viên (HS-SV) học tập chủ động có kết Sự hợp tác công việc, học tập nghiên cứu phương pháp tốt để đến thành cơng Cái ta tưởng khó người khác lại dễ dàng, ta thiếu người khác lại dư…Vì vậy, làm việc nhóm cộng hưởng tốt cho người - Nếu tìm kiếm trang Google cụm từ “làm việc nhóm”, có hàng nghìn kết làm việc nhóm Điều chứng tỏ kỹ làm việc theo nhóm ngày phổ biến khắp giới cần thiết cho người - Chương trình “Kỹ làm việc nhóm” dành cho HS-SV, cung cấp kiến thức cho trẻ cách làm việc nhóm hiệu Giúp trẻ hiểu khái niệm kỹ việc làm việc nhóm, ưu điểm vượt trội kỹ làm việc nhóm trẻ sống - Chương trình xây dựng dựa tảng chương trình đào tạo kỹ sống cho nhà trường – học sinh – phụ huynh nước có kinh tế phát triển Hoa Kỳ, Nhật Bản,…kết hợp với hoàn cảnh thực tế Việt Nam Thông qua câu chuyện sinh động, hoạt động thực hành, làm việc nhóm, đóng vai,…trẻ thực có hội trải nghiệm ứng dụng kiến thức học vào sống thực tế Đối với hầu hết chúng ta, làm việc nhóm phần tất yếu sống Cho dù nhà, ngồi xã hội hay cơng việc, thành phần hoạt động nhóm Khóa học khuyến khích học viên khám phá khía cạnh khác làm việc nhóm cách rèn luyện trở thành người có kỹ làm việc nhóm hiệu cao Tài liệu biên soạn có tham khảo từ tài liệu, giảng khơng thể tránh khỏi thiếu sốt mong nhận ý kiến góp ý để tài liệu hồn thiện Khoa Công nghệ thông tin ĐT : 0650 3772 899 ; Email: cn.cnnlnb@gmail.com Chân thành cảm ơn ! Bình Dương, ngày 01 tháng năm 2017 Nhóm biên soạn DAO THANH THAO TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ MỤC LỤC Bài GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM 1.1 ĐỊNH NGHĨA 1.2 VAI TRỊ VÀ HIỆU QUẢ CỦA NHĨM 1.3 LỢI ÍCH CỦA HOẠT ĐỘNG NHĨM 1.4 NHỮNG THUẬN LỢI CỦA LÀM VIỆC NHÓM 1.5 NHỮNG VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC NHÓM 1.5.1 Tại làm việc nhóm lại khó? 1.5.2 Quá nể nang mối quan hệ 1.5.3 Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý 1.5.4 Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác 1.5.5 Không ý đến cơng việc nhóm 1.6 Bài tập Bài PHÂN LOẠI NHÓM, CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM 10 2.1 PHÂN LOẠI NHÓM 10 2.1.1 Nhóm thức 10 2.1.2 Nhóm khơng thức 11 2.2 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM 12 2.2.1 Giai đoạn thành lập 12 2.2.2 Giai đoạn xung đột 13 2.2.3 Giai đoạn ổn định 15 2.2.4 Giai đoạn trưởng thành 15 2.2.5 Giai đoạn kết thúc 16 Bài NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM 17 3.1 XÂY DỰNG NỘI QUY NHÓM 17 3.2 VAI TRỊ VÀ KHẢ NĂNG CỦA NHĨM TRƯỞNG 18 3.2.1 Vai trò nhóm trưởng làm việc nhóm 18 3.2.2 Một số tố chất để cần có trưởng nhóm 19 3.2.3 Phong cách người điều hành nhóm hay trưởng nhóm 22 3.3 SỰ THAM GIA TÍCH CỰC CỦA CÁC THÀNH VIÊN 23 3.4 SỰ QUAN TÂM GIÚP ĐỠ CẢ CÁC TÁC NHÂN BÊN NGOÀI 24 3.5 HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM 24 3.5.1 Hội nhập thành viên vào nhóm 24 3.5.2 Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ mối Quan hệ 24 3.5.3 Vai trò nhóm vận động 24 3.5.4 Các chuẩn mực, quy định nhóm 25 3.5.5 Sự gắn kết nhóm 25 Bài CHUẨN BỊ CHO BUỔI HỌP NHÓM VÀ TIẾN TRÌNH CẢ BUỔI HỌP NHĨM 26 4.1 XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA BUỔI HỌP 26 4.2 ẤN ĐỊNH THỜI GIAN HỌP (LỊCH HỌP) 27 4.3 CHUẨN BỊ LỊCH LÀM VIỆC HAY NỘI DUNG LÀM VIỆC 27 4.3.1 Chuẩn bị nội dung làm việc 27 4.3.2 Chuẩn bị để tham dự họp 27 4.3.3 Nơi họp 28 4.3.4 Phân công người ghi chép biên 28 4.4 VAI TRÒ CỦA NGƯỜI CHỦ TỌA/ ĐIỀU PHỐI/ NGƯỜI ĐIỀU KHIỂN BUỔI HỌP 28 4.5 CÁC KỸ NĂNG KHI LÀM CHỦ TỌA 29 4.5.1 Kỹ thuật động não 29 4.5.2 Sử dụng vấn đề 29 4.5.3 Sử dụng đồ tư (mind map) 29 4.5.4 Sử dụng khung logic 29 4.5.5 Kỹ thuật sử dụng chậu cá 30 4.6 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC BUỔI HỌP NHÓM 30 4.6.1 Bắt đầu họp 30 4.6.2 Điều khiển họp 30 4.6.3 Bế mạc 31 4.6.4 Sau họp 31 Bài CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN KHI LÀM VIỆC NHÓM 32 5.1 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH BUỔI HỌP NHÓM 32 5.1.1 Lên kế hoạch chương trình họp (lịch trình) 32 5.1.2 Đề cập nội dung 32 5.1.3 Dẫn dắt thảo luận 33 5.1.4 Đừng để người nói nhiều 33 5.1.5 Khuyến khích người tham gia đóng góp ý kiến 33 5.1.6 Kiểm soát thời gian thời gian có hạn 33 5.1.7 Ở thời điểm thích hợp, tóm tắt nội dung mà nhóm thơng qua đưa kết luận 33 5.2 KỸ NĂNG LẮNG NGHE VÀ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN 34 5.2.1 Kỹ lắng nghe 34 5.2.2 Kỹ truyền thông tin 42 5.3 KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT MÂU THUẨN XUNG ĐỘT TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓM 46 ii 5.3.1 Cách ứng phó với xung đột 46 5.3.2 bước quản lý tốt xung đột 47 5.4 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 47 5.4.1 Các cách định sau 47 5.4.2 Thuận lợi khó khăn 49 5.5 KỸ NĂNG ĐƯA Ý KIẾN VÀ TIẾP NHẬN Ý KIẾN 49 5.5.1 Đưa ý kiến phản hồi 49 5.5.2 Tiếp nhận thông tin 51 5.6 KỸ NĂNG GIAO TIẾP ỨNG XỬ 53 5.6.1 Tổng quan giao tiếp 53 5.6.2 Kỹ giao tiếp hiệu 56 5.6.3 Kỹ giao tiếp phi ngôn từ 63 5.6.4 Bí thành công giao tiếp 74 iii Bài GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM A MỤC TIÊU Sau học xong phần người học có khả năng: - Trình bày khái niệm nhóm gì? Tầm quan trọng làm việc nhóm; - Thực việc phân nhóm, tổ chức nhóm - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong cơng nghiệp, có trách nhiệm sáng tạo B DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU C NỘI DUNG 1.1 ĐỊNH NGHĨA Làm việc theo nhóm phương pháp học tập, làm việc thành viên phối hợp chặt chẽ với để giải vấn đề học tập cụ thể nhằm hướng đến mục tiêu chung; sản phẩm nhóm sản phẩm trí tuệ tập thể Vậy nhóm gì? Nhóm tập hợp nhiều người có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng có quy tắc chung phối lẫn Nhóm tập hợp cá nhân thỏa yếu tố sau: - Có từ thành viên trở lên; - Có thời gian làm việc chung định; - Cùng chia sẻ hay thực chung nhiệm vụ hay kế hoạch chung để đạt đến mục tiêu chung nhóm kỳ vọng; - Hoạt động theo quy định chung nhóm Có thể chia thành nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm thức nhóm hình thành xuất phát từ nhu cầu tổ chức, sở định tổ chức Nhóm khơng thức nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu thành viên nhóm Thí dụ nhóm bạn bè có sở thích, nhóm người có mối quan tâm…Trong tổ chức thường tồn nhóm thức nhóm khơng thức Thời gian tồn nhóm yếu tố quan trọng Có nhóm tồn suốt thời gian tồn tổ chức Có nhóm tồn theo dự án Có nhóm lại hoạt động thời gian ngắn tính phút nhóm thực tập, trò chơi buổi tập huấn… Các nhóm dự án nhóm làm việc, tập hợp thành viên có lực làm việc bổ trợ cho nhau, cam kết thực mục tiêu chung, gắn với mục đích tổ chức Một yếu tố quan trọng nhóm phải có mục tiêu nhóm Mục tiêu chung (hay mục đích) nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu phải thành viên nhóm hiểu rõ cam kết thực Mục tiêu xuyên suốt q trình hoạt động nhóm , điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn Tuy nhiên mục tiêu thành viên, mục tiêu nhóm phải phù hợp với mục tiêu tổ chức Yếu tố thứ hai nhóm thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với thường xuyên Tiếp xúc tương tác làm ảnh hưởng lẫn thành viên tác động ảnh hưởng làm nên động lực phát triển nhóm: tích cực tiêu cực Yếu tố thứ ba quy tắc nhóm Nhóm phải xây dựng quy tắc, quy định, nội quy nhóm để cho nhóm hoạt động hiệu Đây quy tắc thức Trong nhóm có quy tắc ngầm khơng cơng bố có hiệu lực khơng phần quan trọng Quy tắc ngầm có mặt tích cực mặt tiêu cực 1.2 VAI TRỊ VÀ HIỆU QUẢ CỦA NHĨM Trong xã hội lồi người nhóm hình thành sớm Từ thời tiền sử, người muốn tồn cần hình thành nhóm Nhóm để chống thú dữ, nhóm để săn bắn, xây dựng chỗ chống chọi với thiên nhiên… Từ nhỏ sống gia đình, nhóm bạn bè xóm, lớp học, lứa tuổi…cho đến trưởng thành học tập làm việc vơ tình hay có ý thức tham gia vào nhiều nhóm Chỉ có điều chưa tự hỏi ta hòa vào nhóm để làm việc hiệu Và nhóm làm giúp cho giúp nhóm hoạt động hiệu Từ đầu kỷ 20 có nhiều nghiên cứu nhóm sản xuất cơng nghiệp, ảnh hưởng tới suất lao động người nhóm người tác động thay đổi hành vi, ứng xử cá nhân Những phát nhà xã hội học Âu-Mỹ cho thấy nhóm có tác động tích cực tiêu cực đến mặt hoạt động xã hội: giáo dục, sản xuất, nghiên cứu …Do người cần trang bị kiến thức kỹ nhóm làm việc nhóm - Hoạt động mang lại kết tốt mà cá nhân làm làm mà kết không cao Ngày nay, sống xã hội công nghiệp, cá nhân hoạt động số nhóm Các tổ chức tìm cách huy động tối đa khả làm việc sáng tạo nhóm tổ chức họ Các nhóm thành lập nhằm phát huy tối đa lực cạnh tranh sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã Người ta coi nhóm làm việc nhân tố làm nên vốn nhân lực tổ chức Nghiên cứu nhóm làm việc trở nên quan trọng thiết - Hoạt động nhóm cho phép cá nhân nhỏ lẻ vượt qua cản trở cá nhân, xã hội để đạt, hoàn thành kết quả, mục tiêu cao đồng thời kéo theo phát triển thành viên khác tham gia nhóm Yếu tố vai trò, trách nhiệm rõ ràng thành viên nhóm Nhóm hoạt động hiệu thành viên biết rõ nhiệm vụ, phù hợp lực mình, khơng chồng chéo, giẫm đạp lên Nhóm làm việc thành lập để giải thực cơng việc có mục tiêu rõ ràng mà cá nhân hồn thành Nếu cơng việc đơn giản, giải cá nhân, khơng đòi hỏi phải phối hợp, khơng cần phối hợp nhiều kỹ khơng cần thiết tới thành lập nhóm - Việc hợp tác nhóm nhỏ thành viên quan, công ty hay xã hội tạo tiền đề phát triển tốt nhóm nhỏ khác xung quanh cộng đồng Vì nhóm phát triển sau học hỏi kinh nghiệm từ nhóm ban đầu 1.3 LỢI ÍCH CỦA HOẠT ĐỘNG NHĨM Làm việc theo nhóm xu hướng chung tổ chức, doanh nghiệp, công ty giới Tại vậy? Một số đặc điểm sau lý giải xú hướng + Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng suất hiệu công việc Nhiều nghiên cứu chứng minh làm việc theo nhóm suất hiệu cá nhân cao hẳn suất hiệu trung bình cá nhân làm việc riêng lẻ Vì nhóm, làm việc kỹ kinh nghiệm bổ trợ lẫn + Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi mơi trường, nắm bắt hội giảm thiểu nguy + Nhóm tạo môi trường làm việc mà kiến thức kinh nghiệm cá nhân bổ trợ cho nhau, định đưa toàn diện phù hợp + Nhóm làm việc có đủ khả hoàn thành dự án hoàn chỉnh cá nhân hồn thành phần việc Nhóm tận dụng tốt cá nhân công tác chuyên môn ngồi chun mơn Các thành viên tự rút gí tốt để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ ứng xử + Nhóm làm việc hiệu nhóm hội tụ số đặc điểm thành viên hiểu rõ lý tồn nhóm; nguyên tắc quy chế thảo luận, đồng thuận; thơng tin nhóm thơng đạt; thành viên hỗ trợ nhau; có quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng Để có đặc điểm nhóm phải giữ giá trị nhóm, lấy làm định hướng hoạt động khơng phải thi hành theo thị cấp Các nhiệm vụ cá nhân nhóm nêu rõ mục tiêu Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo Tuy nhiên đặc điểm khơng phải có mà phải hình thành xây dựng giai đoạn phát triển nhóm + Tác động tới làm việc hiệu nhóm yêu tố bối cảnh, quy mơ nhóm, đa dạng thành viên nhóm, chuẩn mực nhóm, lãnh đạo… 1.4 NHỮNG THUẬN LỢI CỦA LÀM VIỆC NHÓM - Làm việc theo nhóm góp phần xây dựng tinh thần đồng đội, khuyến khích thành viên tự phát biểu quan điểm chủ đề thảo luận, từ phát triển tư độc lập trao đổi lẫn nhóm - Học tập theo nhóm ln có bàn bạc, tranh luận để tìm chân lý dựa nguồn thông tin mà thành viên nhóm tìm hiểu; tăng khả hòa nhập, có thêm tinh thần học hỏi; tạo hội cho thành viên rèn luyện kỹ mềm 1.5 NHỮNG VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC NHÓM trường Khi ta đứng trụ chân mắt “dắt người”, ta nhìn theo hướng nào, chân xoay theo hướng ta dễ dàng quan sát Luôn nhớ rằng: “Nhất dáng, nhì da, thứ ba nét mặt”, “vạn khởi đầu nan” Ấn tượng ban đầu người thuyết trình dáng 5.6.3.4.3 Trang phục - Khi ta đứng xa thính giả họ thấy dáng đứng Khi lại gần, thính giả thấy trang phục ta mặc “Gần nể bụng nể dạ, lạ nể áo nể quần”, thính giả có ấn tượng ban đầu ta thông qua dáng đứng trang phục Thông qua trang phục, biết địa vị xã hội, khả kinh tế, chuẩn mực đạo đức thẩm mỹ cá nhân người Nếu trang phục khơng phù hợp tạo khó chịu tự tin cho người nói - Tốt thuyết trình ta nên chọn lễ phục Với nam lễ phục Comple; với nữ Áo dài, Vest Váy ngắn Ngày xu hướng chung trang phục đơn giản có số lưu ý ta phải biết chọn trang phục Nam giới mặc Comple phải có Caravat, nữ giới mặc Áo dài phải có đồ Trang sức Nếu thiếu thứ trang phục dù đẹp hay đắt tiền đến đâu chưa gọi lễ phục - Điều quan trọng chọn trang phục phải mặc sang thính giả bậc Tại lại vậy? Thứ nhất, bày tỏ tơn trọng thính giả để tạo tơn trọng cho Thứ hai, ta đến hội trường mà thính giả mặc thoải mái ta bỏ bớt đồ hội trường mặc tồn lễ phục ta lấy mà mặc thêm vào? Chỉ nên mặc sang bậc Nếu sang q so với thính giả tạo khoảng cách người thuyết trình với thính giả, khó lơi kéo đồng cảm thính giả - Một nguyên tắc vô quan trọng mà khơng thể bỏ qua, là: kiểm tra trang phục Trước gặp gỡ giao tiếp với đối tác hay trước thuyết trình ta nên xem lại đầu tóc, chỉnh trang từ xuống dưới, đằng trước đằng sau Cẩn thận không thừa, không dám bề hoàn hảo ta bước khỏi nhà lại giữ nguyên giao tiếp hay thuyết trình Sơ xuất xảy lúc Hãy luôn nhớ rằng: Không có hội thứ hai để gây lại ấn tượng ban đầu Hãy chuẩn bị để ta mắt thính giả với tự tin gây ấn tượng tốt 5.6.3.4.4 Nét mặt Khi giao tiếp với đám đơng, người thuyết trình người diễn viên, người xuất trước công chúng Tất nhiên giao tiếp hay thuyết trình khơng u cầu ta phải xinh đẹp ngoại hình hồn hảo diễn viên, bề ngồi nhìn vào phải gây thiện cảm Ta nên giữ cho khn mặt thoải mái, thân thiện tươi cười Nhưng quan trọng khuôn mặt biểu cảm Máy đo khuôn mặt thể 250.000 cảm xúc Trong giao tiếp hay nói thuyết trình, ta khơng thể chất giọng hay nét mặt, với nội dung diễn đạt khác biểu cảm khuôn mặt phải khác Khuôn mặt ta phải thay đổi theo nội dung thông điệp cần chuyển tải Thường hội nghị, hội thảo hay buổi họp, khuôn mặt nghiêm túc, nhiên chẳng vấn đề ta thêm chút hài hước, thoải mái Mặt căng thẳng, giọng nói căng thẳng, mặt thoải mái tự nhiên, giọng nói vui tươi thoải mái 5.6.3.4.5 Mắt - Mắt biểu nhiều cảm Nhìn xúc, suy nghĩ khác Trong 75% giao tiếp hay thuyết trình mắt lại vơ quan trọng Theo thống kê, mắt ta thu nhận đến 75% lượng thông tin hàng ngày Nếm 3% Ngửi 4% Chạm 6% Nghe 12% - Quan sát đối tác giao tiếp với đám đông hay hội trường thuyết trình giúp diễn giả điều tiết nói Vì người nghe giống gương người nói Nếu ta nói căng thẳng, người nghe cảm thấy căng thẳng theo ta, ngược lại Ánh mắt người chuyển thơng điệp hay người thuyết trình có ảnh hưởng lớn tới tâm trạng, thái độ thính giả Khích lệ người khác ánh mắt, trấn áp người khác ánh mắt, tạo niềm tin cho người nghe ánh mắt - Người chuyển thông điệp hay người thuyết trình đứng trước thính giả gặp nhiều khó khăn việc quan sát thính ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, đôi lúc không quan sát thấy ta phải nhìn Ta khơng nhìn rõ thính giả hành vi, thái độ, biểu ta thính giả để ý Người chuyển thông điệp hay người thuyết trình ln phải nhớ ngun tắc “Ta khơng quan tâm đến thính giả, thính giả khơng quan tâm đến việc ta nói gì” - Liên tục quan sát giúp diễn giả điều chỉnh đựợc lời nói/ nói Khi giao tiếp hay thuyết trình, nhìn biểu thính giả ta biết được tâm thính đo lường mức độ thành công giao tiếp hay nói để kịp thời điều chỉnh Thấy mắt thính giả chăm lắng nghe, ta biết nội dung giao tiếp/ nói ta hút người nghe Trong trường hợp này, thính giả thật chăm tham gia đặt câu hỏi, ta nói kỹ hơn, sâu ý phụ nói Ngược lại, ta nói nội dung cốt lõi nói quan sát thấy thính giả khơng tâm, mắt nhìn chỗ khác bắt đầu nói chuyện riêng cần ta điều chỉnh nội dung nói vấn đề ta đề cập thính giả khơng hứng thú biết Bài thuyết trình thành cơng đảm bảo ngun tắc “Nói thính giả cần khơng phải nói có” - Khi giao tiếp hội trường, cách quan sát hiệu chia hội trường thành nhóm, giúp người nói quan tâm tới thính giả hội trường thính giả có cảm giác quan tâm Mỗi ý ta dừng nhóm, cá nhân - Thơng thường với hội trường lớn, khơng thể nhìn hết người được, ta phải chia hội trường thành khu vực nhỏ Trong khu vực nhỏ, ta nhìn người Sau nói hết ý ta chuyển sang nhóm Khi quét lại nhóm, ta nhìn sang người bên cạnh, nhìn hết hội trường Để nhìn hết góc khơng bỏ sót, ta nhìn theo hình chữ M chữ W đây: - Đặc biệt ý là, mặc dù, phải quan tâm khắp người hội trường, mắt không đảo nhanh Cũng giống giọng nói, dáng điệu, mắt phải có điểm dừng Với ý ta phải dừng mắt lần giống tâm 5.6.3.4.6 Tay - Ở phần ta biết, lượng thông tin thu nhận qua mắt 75%, qua tai 12%, lượng dây thần kinh từ mắt lên não nhiều gấp 25 lần lượng dây thần kinh từ tai lên não.Vì vậy, thính giả dễ thuyết phục chăm tới nói ta có nhiều hình ảnh, dẫn chứng cụ thể - Con người thường bị thu hút hình ảnh, chuyển động nhiều lời nói, tập tính động vật người phản xạ với hành vi nhanh với lời nói Khi sang đường, ta kêu lên “xe ơi, đừng đâm nhé” xe lao vèo qua mặt Nhưng ta giơ tay lên lái xe biết mà nhường đường cho ta Do đó, muốn thu hút ý thính giả, chuyển động thể ta phải linh hoạt, động Mà thể người, đôi tay nơi linh hoạt Hai dân tộc khác biệt ngôn ngữ, người khiếm thính khơng nói trao đổi thông tin cử động tay Thế biết bàn tay diễn đạt nhiều động tác đến - Tục ngữ xưa có câu: “Giàu hai mắt, khó hai bàn tay” Bàn tay quan trọng thuyết trình, ta thường hay thấy “tay chân thừa thãi”, nhiều người giấu tay vào đâu Đó ta chưa biết cách vung tay cho hợp lý Thực tế ta biết cách vung tay, bàn tay “vũ khí” lợi hại thuyết trình giúp bổ trợ lời nói Hơn bàn tay vung, trọng tâm thể hướng phía trước, dáng ta có xu hướng phía thính giả bày tỏ thân thiện - Nguyên tắc thuyết trình giao tiếp phải ln để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm Nếu ta vung tay cao quá, tay che mặt, làm cho âm ta phát không rõ Nếu tay vung thấp quá, người ngồi xa không nhìn thấy tay ta Để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm ta vung thoải mái nhất, thuận lợi giao tiếp trông tự nhiên Khi tay vung, nhớ vung “trong ra, lên” - có nghĩa đưa tay hướng từ ngoài, hướng từ lên Tưởng tượng giống hệt ta bưng khay bán hàng vậy, nâng niu tôn trọng khách hàng Ta nên ý ngửa tay ngón tay khép lại Lòng bàn tay ngửa bày tỏ mong đợi, thu thập ý kiến, ngược lại hàm ý đè nén, dồn ép thính giả Các ngón tay khép bày tỏ nghiêm túc, ngón tay mở mang lại cảm giác thiếu sinh lực, thiếu nhiệt tình, cảm giác ta vơ vét, cào cấu từ bên ngồi vào Trong q trình thuyết trình, ta nên ý liên tục đổi tay tạo khác biệt Vung tay tốt, vung tay chẳng khác chèo thuyền mái Nói hai ý phải vung hai tay khác để người nghe dù không ý cảm nhận rõ ràng hai nội dung hoàn toàn khác Một số điều nên tránh sử dụng tay giao tiếp: + Khoanh tay: tạo xa cách, phòng thủ Tâm lý học phân tích người ln có xu hướng tự bảo vệ với tác động xấu bên ngồi Trẻ thường xuyên núp sau váy mẹ sợ hãi Lớn lên, hành động “núp” biến đổi thành động tác khoanh tay: tự tạo rào cản cách vơ hình cho Một người khoanh tay nghĩa họ chưa cởi mở, dò xét + Cho tay vào túi quần: Mang lại cảm giác kênh kiệu, thiếu hồ nhập (đàn ơng hay mắc phải) + Trỏ tay: Khơng thích bị trỏ tay vào mặt thuyết trình khơng nên tay vào thính giả + Cầm bút hay que chỉ: Tránh cầm bút tay, bàn tay ta vung linh hoạt tự nhiên Hơn nữa, cầm đồ vật tay ta dễ vung theo đà tay vung - Tay phận linh hoạt nhất, thể nhiều thơng điệp vơ hình nhất, đó, động tác tay phải tập kỹ Trong văn hố Á đơng chúng ta, nói vung tay Nếu vung tay nhiều thường bị coi không khiếm tốn, không lễ phép Tuy nhiên, ngày hội nhập quốc tế, phải thay đổi cho phù hợp - Sử dụng phi ngơn từ, tay giúp diễn giả diễn tả cảm xúc nội tâm cách dễ dàng, giúp điều tiết giọng nói sắc nét rõ dàng, gãy ý Với đoạn văn cần nhấn câu, dừng ý ta vung tay dứt khoát Tay chắn giọng chắn, tay lỏng lẻo giọng lỏng lẻo 5.6.3.4.7 Động chạm - Động chạm thuyết trình, giao tiếp trực tiếp người nói người nghe chủ yếu thông qua bắt tay Bắt tay bày tỏ thân thiện, nồng nhiệt, qua mối quan hệ hai người gần gũi Thông thường bắt tay, hai lòng bàn tay nên áp vào nhau, hai ngón đan chéo, bóp vừa đủ mạnh lắc nhẹ Bắt tay phép lịch tối thiểu, thực tế người thuyết trình đơi q ý tới chuẩn bị nội dung nói mà quên bước Có ba thời điểm phải bắt tay làm quen với thính giả: - Trước giao tiếp hay thuyết trình: Chào, đón tiếp thính giả, làm quen, tranh thủ ủng hộ từ họ - đặc biệt với trường hợp ta thuyết trình với đối tượng lần đầu gặp - Trong giao tiếp hay thuyết trình: Tiếp tục giao lưu thắt chặt mối quan hệ, hỏi cảm nhận thính giả để có điều chỉnh thích hợp cho nói - Sau đối thoại giao tiếp hay sau thuyết trình: Cảm ơn thính giả lắng nghe, tạo ấn tượng tốt cho họ trước 5.6.3.4.7 Di chuyển - Trong nghe thuyết trình, nghe nhiều khơng ý chí cảm giác buồn ngủ Có phải ta mệt mỏi, nghe q nhiều kiến thức khơng xin thưa Đa số trường hợp mệt mỏi mắt mỏi đầu làm việc nhiều Hãy thử tập trung nhìn vào điểm vòng phút, ta thấy mỏi mắt Nhiều thính giả mệt mỏi chí buồn ngủ khơng phải nói hấp dẫn mà phần thính giả buổi nhìn có điểm khiến mắt mỏi Vậy người thuyết trình trước hội trường khơng nên đứng chỗ Trong thuyết trình, kị đơn điệu, nhàm chán Hãy liên tục di chuyển tạo góc nhìn, góc nghe cho thính giả Nếu ta đứng im chỗ (nhất đằng sau bục), thể tất cứng nhắc, giọng nói đều - Cách di chuyển: Đơn giản ta nên di chuyển theo hình tam giác: đảo sang hai cánh hội trường, quan tâm tới góc phải, góc trái, lùi lại nói với hội trường, hút hội trường phía mình, tiến lên tạo khoảng cách gần gũi với thính giả Khi di chuyển, tốc độ bước ta giống giọng nói Nếu bước chân mạnh mẽ giọng nói nhanh mạnh mẽ, ngược lại, bước chân nhẹ nhàng, giọng nói nhẹ nhàng, khoan thai.Vậy thuyết trình, tốc độ di chuyển không phụ thuộc vào nội dung câu từ hay tính chất đoạn văn mà nhanh hay chậm phụ thuộc vào thính giả Nếu giao tiếp hội trường dành cho niên, diễn giả cần di chuyển nhanh, mạnh, dứt khoát tạo mạnh mẽ, động Nếu giao tiếp nói hội trường có số thính giả cao tuổi khiến thính giả khơng bắt nhịp kịp với nói Di chuyển hội trường khơng tính từ ta bắt đầu nói hội trường mà ta giới thiệu, hội trường bắt đầu chuyển ý tới diễn giả Người thuyết trình tính khoảng bước trước ta lên đến hội trường Đây khoảng cách thính giả bắt đầu tập trung ý đến diễn giả, phải chuẩn bị phong thái, bề để tạo ấn tượng Người thuyết trình giống diễn viên sân khấu: ló mũi giày khỏi cánh gà bắt đầu phải diễn, gót giày sau cánh gà tiếp tục phải diễn Thính giả ý nghĩa ta phải chinh phục 5.6.3.4.8 Mùi - Mùi hương tác động tới hiệu làm việc não Ở Nhật có cơng ty thử nghiệm vào định cho nhân viên họ ngửi mùi định, kết cho thấy hiệu công việc tăng đáng kể Mùi hương yêu thích làm cho não hưng phấn, làm việc tốt Ngược lại, mùi khó chịu toả từ người khiến những đối tượng giao tiếp đánh giá khơng tốt, chí xa lánh ta Mùi khó chịu hội trường gây tập trung, tạo nên tâm lý khơng thoải mái cho thính giả gây tự tin cho diễn giả xuất trước cơng chúng - Với thời tiết nóng nực mùa hè nước ta, mồ hôi dễ làm phát sinh mùi khó chịu thể Thơng thường ta khơng thể nhận biết mùi mình; ngăn ngừa trường hợp Với nữ giới thường dùng nước hoa phải lưu ý chọn mùi hương phù hợp Khi giao tiếp hay thuyết trình, ngửi mùi hương yêu thích làm ta phấn khích 5.6.3.4.9 Khoảng cách Trong giao tiếp nói chung thuyết trình nói riêng, khoảng cách ta thính giả thể mối quan tâm, quan hệ Với mối quan hệ khác nhau, người ta có xu hướng chọn khoảng cách khác Trên lý thuyết, khoảng cách quy định sau: - Thân thiện < 1m - Riêng tư < 1,5m - Xã giao < 4m - Công cộng > 4m Nhưng thực tế, khoảng cách định lượng chủ yếu dựa bắt tay Trong quan hệ xã giao, hai người đứng cách xa vừa đủ tầm tay bắt Khoảng cách mang lại không gian vừa đủ cho người đứng thoải mái, vung tay không chạm phải nhau, người thứ ba qua hai người Còn ta đứng nói nơi cơng cộng, tuỳ thuộc vào đám đông mà ta chọn cho khoảng cách phù hợp Đám đơng lớn, ta phải đứng cách xa để bao quát hết hội trường Một nguyên tắc chung ta phải đứng trung tâm hội trường, nơi mà tất người nhìn thấy bạn, đồng thời nơi gần gũi với thính giả mà ta Hãy ln cố gắng rút ngắn khoảng cách ta thính giả Trong trường hợp với hội trường dài, có thể, trình thuyết trình nên di chuyển sâu vào hội trường, quan tâm tới người đằng sau Càng đứng gần thính giả, ta có khả ảnh hưởng tới họ nhiều Tuy nhiên khoảng cách gần mà ta tạo nên trường hợp thính giả ngồi ta đứng khoảng từ 1,2 mét 1,5 mét Khoảng cách cho phép tầm mắt ta người đối diện ngang nhau; họ ngước lên nhìn bạn Nếu ta thấp, di chuyển lại gần ngược lại Tóm lại, thể giống nhạc cụ Để nhạc cụ phát âm hay, phận đàn phải rung lên, phải ngân nga hồ nhịp Muốn nói hay phải nói người, nói tổng lực: nét mặt nói, dáng nói, trang phục nói, tay nói, đường gân thớ thịt nói Trong triết tự tiếng Trung Hoa, chữ “Trí” cấu thành từ chữ “Tâm” dưới, chữ “Sỹ” Có nghĩa là, thuyết trình, muốn thay đổi ý chí người nghe Chữ Trí “Tâm” tảng, sở thay đổi đến “Trí” người nghe Nói người, lúc nhiệt tình, lúc tổng lực, đam mê, bí thành cơng thuyết trình 5.6.4 Bí thành cơng giao tiếp Dưới 20 lời khuyên rút từ khảo sát Wall Street Jounal 2000 nhà tuyển dụng 5.6.4.1 Đừng phàn nàn 80% người phải nghe bạn phàn nàn không quan tâm bạn nói Như vậy, phàn nàn chẳng đem lại lợi lộc Đừng phản ứng tiêu cực trước khó khăn, tốt tìm cách giải vấn đề 5.6.4.2 Cười thật nhiều Luôn tươi cười giao tiếp tạo niềm tin với đối tác bạn nhận thái độ tươi cười đáp lại đối tác 5.6.4.3 Hãy lắng nghe thật chân tình Trong giao tiếp, đối tác phát bạn giả vờ lắng nghe họ, nỗ lực bạn trao đổi với người thất bại 5.6.4.4 Hãy khiến họ nghĩ họ quan trọng Nếu bạn tỏ quý họ, cho họ thấy họ đáng quý họ thích hợp tác với bạn 5.6.4.5 Thể lòng biết ơn bạn Có cách dễ để làm cho đối tác, sếp đồng nghiệp vui vẻ, thể lòng biết ơn bạn họ Hãy cho họ thấy rằng, khơng có họ, bạn khó có thành cơng Hãy biết cảm ơn người làm công tác phục vụ văn phòng, cảm ơn người làm dọn dẹp vệ sinh cơng sở bạn 5.6.4.6 Hãy nói sở thích họ Cái TƠI khiến người thích nói thân Vì vậy, để tạo thân thiện với đối tác giao tiếp, hiểu nói đến sở thích họ Tuy nhiên, nói sở thích họ, phải quan sát thái độ đối tác để có cách ứng xử cho phù hợp Nếu thấy họ hưởng ứng nghĩa bạn tạo thân thiện Nếu họ khơng phản ứng họ dè chừng họ khó tính, muốn nói đến cơng việc, lúc bạn nên dừng việc nói sở thích họ 5.6.4.7 Hãy ghi nhớ tên Cái tên đối tác từ ngữ ngào mà người ta muốn nghe bạn nói chuyện với họ Nếu bạn trót quên nó, thay từ ngào khác: “Chào anh, may mà có anh giúp tơi hồn thành cơng việc đó,…” 5.6.4.8 Hy sinh người khác Hy sinh lợi ích lợi ích người khác cách để họ nhớ đến bạn sẵn sàng giúp đỡ bạn bạn gặp khó khăn Hãy tốt bụng nhiệt tình với người khác trước, đừng chờ đợi người khác làm điều tốt với trước 5.6.4.9 Dùng câu đùa làm giảm giá trị thân Đừng ngại tự chọc quê Trong giới người ln nghĩ quan trọng câu bơng đùa tự làm giảm giá trị bạn tức khắc khiến bạn trở nên thu hút Chế nhạo khuyết điểm cách thừa nhận nhẹ nhàng nhất, lại khơng làm người khác bị sốc Sếp chẳng quan tâm tới lời tự trào nhân viên 5.6.4.10 Tạo tương đồng Nếu bạn đối tác có điểm tương đồng quê, có nhỏ, sở thích, quan tâm tới trị,… Trong giao tiếp bạn biết sử dụng tương đồng đó, tự khắc mối quan hệ hai người trở nên khăng khít hơn, giao tiếp nhờ trở lên tốt đẹp 5.6.4.11 Tạo “sự thư giãn thân mật” Khi nói chuyện căng thẳng, mời họ ly trà nóng, khéo léo gợi câu chuyện vui vẻ, cách để “hạ hỏa” đối tác, giúp họ nhìn nhận bạn gần gũi 5.6.4.12 Hãy nói lỗi trước đề cập đến lỗi người khác Nhận lỗi trước hành vi văn minh, dễ làm cho người khác tha thứ 5.6.4.13 Đừng bảo thủ Hầu hết người hay đối tác giao tiếp ghét làm việc/ trao đổi với người ln cho ý kiến “tối cao” 5.6.4.14 Xin lỗi “Tôi sai rồi; Tôi xin lỗi” “Hãy bỏ qua cho nhé” câu khơng q khó nói Khơng nên nợ lời xin lỗi, người ta đánh giá bạn cách cư xử không muốn hợp tác với bạn 5.6.4.15 Khơng nói chuyện phiếm bàn cơng việc Đó cách để bạn ngầm khẳng định rằng: Tơi người chuyên nghiệp, làm làm, chơi chơi 5.6.4.16 Đừng ngắt lời người khác không cắt đứt suy nghĩ họ Ngắt lời cắt đứt suy nghĩ người khác giao tiếp làm họ tức giận Nếu bạn có hành vi đó, đọc lại lời khuyên thứ 5.6.4.17 Khơng nói “Bạn sai rồi” Có nhiều cách để nói lỗi người, câu phủ nhận thẳng thừng làm hỏng giao tiếp 5.6.4.18 Đừng trò chuyện/ trao đổi giận Lúc giận, hầu hết khó làm chủ lời nói khó trình bày quan điểm Tương tự vậy, đừng đến gặp gỡ làm phiền người khác họ không vui 5.6.4.19 Hãy tự kiểm tra thói quen Cũng trình tự trau dồi khác, bạn cần thường xuyên tự kiểm tra cách bạn đối xử với người khác tìm cách cải thiện điểm yếu bạn Đó cách để bạn ngày nâng cao hiệu giao tiếp 5.6.4.20 Tập luyện làm tốt lời khuyên Sẽ đường tắt, khơng có cách để mẹo tự nhiên đến với bạn Chỉ có tập luyện để làm tốt lời khuyên bạn trở nên hồn hảo giao tiếp./ 10 CÂU NÓI BẤT HỦ CỦA BILL GATES Trước hưu, Bill Gates - ông chủ tập đồn máy tính lớn giới Microsoft - đưa 10 lời khuyên dành cho bạn niên đường lập nghiệp Chúng xin giới thiệu mời bạn tham khảo lời khuyên bổ ích người đàn ơng giàu giới này, ngày bạn trở thành Bill Gates thứ hai? Thế giới vốn không công Bạn biết điều chứ? Dù bạn có nhận thấy bất cơng xã hội hay khơng đừng hy vọng làm thay đổi Việc cần làm thích nghi với (Sở dĩ bạn làm thay đổi bất công xã hội) Mọi người không ngó ngàng đến lòng tự trọng bạn, điều mà họ quan tâm thành tựu mà bạn đạt Do đó, trước có thành tựu bạn đừng nên trọng hay cường điệu lòng tự trọng thân lên (Lòng tự trọng cao tỷ lệ thuận với bất lợi cơng việc bạn) Thường bạn trở thành CEO (CEO - Chief Executive Officer, có nghĩa giám đốc điều hành) tốt nghiệp trung học Nhưng bạn trở thành CEO khơng để ý bạn có tốt nghiệp trung học (Lúc người ta đánh giá quan tâm nhiều đến lực cấp bạn) Khi bạn gặp khó khăn hay bế tắc cơng việc đừng có ốn trách số phận Điều bạn học gặp trắc trở kinh nghiệm học để lần sau không mắc phải (Điều cần làm lúc trấn tĩnh bắt tay làm lại từ đầu) Nên hiểu điều rằng: Trước có bạn, bố mẹ bạn người “chán ngắt, vô vị” bạn ngày hơm nghĩ Đây giá lớn mà bố mẹ phải trả cho trưởng thành bạn (Bạn phải có nghĩa vụ đền đáp công ơn với người dành đời cho sống trưởng thành bạn) Khi học, bạn đứng thứ lớp vấn đề quan trọng Nhưng bước chân xã hội việc lại không đơn giản Dù đâu hay làm cơng việc bạn nên tạo đẳng cấp cho (Ln tự nhủ bạn ln người đứng đầu, bạn có động lực tinh thần nhiều cho nghiệp thân) Khi học, bạn mong chờ đến ngày nghỉ lễ, Tết Khi làm hồn tồn khơng giống vậy, dường bạn không nghỉ ngơi Công việc bạn lúc kể ngày nghỉ (Nếu nhân viên mong chờ ngày nghỉ lễ bạn bị lạc hậu so với nhân viên khác Sự lạc hậu ln đồng hành với đào thải thất nghiệp) Khi ngồi ghế nhà trường, lúc gặp khó khăn học tập có giáo viên giúp đỡ bạn Tuy nhiên, lúc bạn lại cảm thấy khó khăn yêu cầu nghiêm khắc từ phía giáo viên bạn đừng nên làm sau tốt nghiệp Đơn giản khơng có u cầu nghiêm khắc từ phía cơng ty chắn bạn khơng làm nhanh chóng thất nghiệp, lúc khơng có giúp đỡ bạn (Nên nhận thức rằng: Công ty yêu cầu cao nhiều so với trường học Vì trường học, dù bạn có học hay khơng ảnh hưởng đến cá nhân bạn Còn cơng ty bạn có làm việc hay khơng lại ảnh hưởng đến nhiều người) Mọi người thích xem phim truyền hình, bạn khơng nên xem nhiều khơng phải sống bạn Vì cơng việc công ty phản ánh sống thực bạn (Bạn khơng nên xem nhiều tư tưởng bạn bị ảnh hưởng phim truyền hình Cuộc sống bạn nên bạn định) 10 Khơng phê bình người khác sau lưng họ, đặc biệt đừng phê phán sếp người khơng có lực, điều khơng (Nếu bạn có thắc mắc cơng việc nên nói ý kiến trước mặt người Còn bạn ln giữ thái độ hành động phản kháng sau lưng người khác có bất lợi cho bạn mà thơi) Theo Hải Hiền http://dantri.com.vn/viec-lam/10-cau-noi-bat-hu-cua-bill-gates-1216156326.htm ... VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC NHÓM 1.5.1 Tại làm việc nhóm lại khó? 1.5.2 Quá nể nang mối quan hệ 1.5.3 Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý 1.5.4 Đùn đẩy trách nhiệm... kỹ, ta lại thấy cố chạy hướng Chúng ta Nếu cách kết hợp, khơng cộng lại nhỏ không 1.5.2 Quá nể nang mối quan hệ Người phương Tây có tơi cao lại sẵn sàng hồn thành cơng việc cần nhiều người Còn