BÀI GIẢNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Giải quyết tốt xung đột sẽ dẫn đến các kết quả sau: - Tăng cường hiểu biết: Thảo luận là một phương pháp nhanh nhất giải quyết xung đột, hãy để họ nói về những suy nghĩ của mình, nếu bạn

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ

-  -

BÀI GIẢNG

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Mã số: MĐ17

NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX Dĩ An, Tỉnh Bình Dương

[Lưu hành nội bộ]

-2017-

GIỚI THIỆU

Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội hiện đại, việc tổ chức làm việc theo nhóm ngày càng phổ biến Làm việc nhóm cũng là một trong những cách giúp Học sinh – Sinh viên (HS-SV) học tập chủ động hơn và có kết quả hơn Sự hợp tác trong công việc, học tập và nghiên cứu là một trong những phương pháp tốt nhất để đi đến thành công Cái ta tưởng là khó thì đối với những người khác lại rất dễ dàng, cái ta thiếu thì người khác lại dư…Vì vậy, làm việc nhóm là sự cộng hưởng tốt nhất cho mọi người

- Nếu chúng ta tìm kiếm trong trang Google cụm từ “làm việc nhóm”, thì chúng ta sẽ có hàng nghìn kết quả về làm việc nhóm Điều này chứng tỏ kỹ năng làm việc theo nhóm ngày càng phổ biến trên khắp thế giới và cần thiết cho mọi người

- Chương trình “Kỹ năng làm việc nhóm” dành cho HS-SV, cung cấp những kiến thức cơ bản đầu tiên cho trẻ về cách làm việc nhóm hiệu quả Giúp trẻ hiểu được khái niệm kỹ năng cơ bản của việc làm việc nhóm, những ưu điểm vượt trội của kỹ năng làm việc nhóm đối với trẻ trong cuộc sống

- Chương trình được xây dựng dựa trên nền tảng các chương trình đào tạo

kỹ năng sống cho nhà trường – học sinh – phụ huynh ở các nước có nền kinh tế phát triển như Hoa Kỳ, Nhật Bản,…kết hợp với hoàn cảnh thực tế ở Việt Nam hiện nay Thông qua các câu chuyện sinh động, các hoạt động thực hành, làm việc nhóm, đóng vai,…trẻ thực sự có cơ hội trải nghiệm và ứng dụng những kiến thức đã học vào cuộc sống thực tế

Đối với hầu hết chúng ta, làm việc nhóm là một phần tất yếu của cuộc sống Cho dù là ở nhà, ngoài xã hội hay trong công việc, mỗi chúng ta đều là một thành phần trong hoạt động nhóm Khóa học này sẽ khuyến khích học viên khám phá những khía cạnh khác nhau của làm việc nhóm cũng như cách rèn luyện trở thành người có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cao

Tài liệu được biên soạn có tham khảo từ các tài liệu, bài giảng không thể tránh khỏi các thiếu soát rất mong nhận được ý kiến góp ý để tài liệu hoàn thiện hơn

Khoa Công nghệ thông tin ĐT : 0650 3772 899 ; Email: cn.cnnlnb@gmail.com

Chân thành cảm ơn !

Bình Dương, ngày 01 tháng 3 năm 2017

DAO THANH THAO

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ

MỤC LỤC

Bài 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM 4

1.1 ĐỊNH NGHĨA 4

1.2 VAI TRÒ VÀ HIỆU QUẢ CỦA NHÓM 5

1.3 LỢI ÍCH CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM 6

1.4 NHỮNG THUẬN LỢI CỦA LÀM VIỆC NHÓM 6

1.5 NHỮNG VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC NHÓM 6

1.5.1 Tại sao làm việc nhóm lại khó? 7

1.5.2 Quá nể nang các mối quan hệ 7

1.5.3 Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý 7

1.5.4 Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác 7

1.5.5 Không chú ý đến công việc của nhóm 8

1.6 Bài tập 8

Bài 2 PHÂN LOẠI NHÓM, CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM 10

2.1 PHÂN LOẠI NHÓM 10

2.1.1 Nhóm chính thức 10

2.1.2 Nhóm không chính thức 11

2.2 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM 12

2.2.1 Giai đoạn thành lập 12

2.2.2 Giai đoạn xung đột 13

2.2.3 Giai đoạn ổn định 15

2.2.4 Giai đoạn trưởng thành 15

2.2.5 Giai đoạn kết thúc 16

Bài 3 NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM 17

3.1 XÂY DỰNG NỘI QUY NHÓM 17

3.2 VAI TRÒ VÀ KHẢ NĂNG CỦA NHÓM TRƯỞNG 18

3.2.1 Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm 18

3.2.2 Một số tố chất để cần có của một trưởng nhóm 19

3.2.3 Phong cách của người điều hành nhóm hay trưởng nhóm 22

3.3 SỰ THAM GIA TÍCH CỰC CỦA CÁC THÀNH VIÊN 23

3.4 SỰ QUAN TÂM GIÚP ĐỠ CẢ CÁC TÁC NHÂN BÊN NGOÀI 24

3.5 HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM 24

3.5.1 Hội nhập thành viên mới vào nhóm 24

3.5.2 Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ và các mối Quan hệ 24

3.5.3 Vai trò trong nhóm và sự vận động 24

3.5.4 Các chuẩn mực, quy định của nhóm 25

ii

3.5.5 Sự gắn kết trong nhóm 25

Bài 4 CHUẨN BỊ CHO BUỔI HỌP NHÓM VÀ TIẾN TRÌNH CẢ BUỔI HỌP NHÓM 26

4.1 XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA BUỔI HỌP 26

4.2 ẤN ĐỊNH THỜI GIAN HỌP (LỊCH HỌP) 27

4.3 CHUẨN BỊ LỊCH LÀM VIỆC HAY NỘI DUNG LÀM VIỆC 27

4.3.1 Chuẩn bị nội dung làm việc 27

4.3.2 Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp 27

4.3.3 Nơi họp 28

4.3.4 Phân công người ghi chép biên bản 28

4.4 VAI TRÒ CỦA NGƯỜI CHỦ TỌA/ ĐIỀU PHỐI/ NGƯỜI ĐIỀU KHIỂN BUỔI HỌP 28

4.5 CÁC KỸ NĂNG KHI LÀM CHỦ TỌA 29

4.5.1 Kỹ thuật động não 29

4.5.2 Sử dụng cây vấn đề 29

4.5.3 Sử dụng bản đồ tư duy (mind map) 29

4.5.4 Sử dụng khung logic 29

4.5.5 Kỹ thuật sử dụng chậu cá 30

4.6 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC BUỔI HỌP NHÓM 30

4.6.1 Bắt đầu cuộc họp 30

4.6.2 Điều khiển cuộc họp 30

4.6.3 Bế mạc 31

4.6.4 Sau cuộc họp 31

Bài 5 CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN KHI LÀM VIỆC NHÓM 32

5.1 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH BUỔI HỌP NHÓM 32

5.1.1 Lên kế hoạch chương trình cuộc họp (lịch trình) 32

5.1.2 Đề cập lần lượt từng nội dung 32

5.1.3 Dẫn dắt thảo luận 33

5.1.4 Đừng để một người nói quá nhiều 33

5.1.5 Khuyến khích mọi người cùng tham gia đóng góp ý kiến 33

5.1.6 Kiểm soát thời gian khi thời gian có hạn 33

5.1.7 Ở thời điểm thích hợp, hãy tóm tắt những nội dung mà các nhóm đã thông qua và đưa ra kết luận 33

5.2 KỸ NĂNG LẮNG NGHE VÀ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN 34

5.2.1 Kỹ năng lắng nghe 34

5.2.2 Kỹ năng truyền thông tin 42

5.3 KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT MÂU THUẨN XUNG ĐỘT TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓM 46

iii

5.3.1 Cách ứng phó với xung đột 46

5.3.2 các bước quản lý tốt xung đột 47

5.4 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH 47

5.4.1 Các cách ra quyết định có thể như sau 47

5.4.2 Thuận lợi và khó khăn 49

5.5 KỸ NĂNG ĐƯA Ý KIẾN VÀ TIẾP NHẬN Ý KIẾN 49

5.5.1 Đưa ý kiến phản hồi 49

5.5.2 Tiếp nhận thông tin 51

5.6 KỸ NĂNG GIAO TIẾP ỨNG XỬ 53

5.6.1 Tổng quan về giao tiếp 53

5.6.2 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 56

5.6.3 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ 63

5.6.4 Bí quyết thành công trong giao tiếp 74

Bài 1

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM

A MỤC TIÊU

Sau khi học xong phần này người học có khả năng:

- Trình bày được khái niệm nhóm là gì? Tầm quan trọng của làm việc nhóm;

- Thực hiện được việc phân nhóm, tổ chức nhóm

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.

Vậy nhóm là gì?

Nhóm là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung khi phối lẫn nhau

Nhóm là tập hợp những cá nhân thỏa 4 yếu tố sau:

- Có từ 2 thành viên trở lên;

- Có thời gian làm việc chung nhau nhất định;

- Cùng chia sẻ hay thực hiện chung 1 nhiệm vụ hay 1 kế hoạch chung để đạt đến các mục tiêu chung cả nhóm kỳ vọng;

- Hoạt động theo những quy định chung của nhóm

Có thể chia ra thành nhóm chính thức và nhóm không chính thức Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên

cơ sở quyết định của tổ chức đó Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên trong nhóm

Thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan tâm…Trong một tổ chức thường tồn tại cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức Thời gian tồn tại của nhóm cũng là một yếu tố quan trọng Có nhóm tồn tại suốt thời gian tồn tại của tổ chức Có nhóm tồn tại theo từng dự án Có nhóm lại chỉ hoạt động trong thời gian ngắn tính bằng phút như các nhóm thực hiện các bài tập, trò chơi trong các buổi tập huấn… Các nhóm dự án là các nhóm làm việc, nó

là tập hợp những thành viên có năng lực làm việc bổ trợ cho nhau, cùng cam kết thực hiện mục tiêu chung, gắn với mục đích của tổ chức

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu nhóm Mục tiêu chung (hay mục đích) của nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu này phải được các thành viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện Mục tiêu xuyên suốt quá trình hoạt động của nhóm , nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù

có thể tích cực hoặc tiêu cực Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả Đây là những quy tắc chính thức Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém phần quan trọng Quy tắc ngầm

có mặt tích cực và mặt tiêu cực

1.2 VAI TRÒ VÀ HIỆU QUẢ CỦA NHÓM

Trong xã hội loài người nhóm hình thành rất sớm Từ thời tiền sử, con người muốn tồn tại cần hình thành các nhóm Nhóm để chống thú dữ, nhóm để cùng săn bắn, xây dựng chỗ ở chống chọi với thiên nhiên… Từ nhỏ chúng ta đã sống trong gia đình, nhóm bạn bè cùng xóm, cùng lớp học, cùng lứa tuổi…cho đến khi trưởng thành học tập và làm việc chúng ta đã vô tình hay có ý thức tham gia vào rất nhiều nhóm Chỉ có điều chúng ta chưa tự hỏi vậy thì ta sẽ hòa mình vào nhóm như thế nào để làm việc hiệu quả nhất Và nhóm cũng đã làm gì giúp cho chúng ta và giúp nhóm hoạt động hiệu quả

Từ đầu thế kỷ 20 đã có nhiều nghiên cứu về nhóm trong sản xuất công nghiệp, ảnh hưởng của nó tới năng suất lao động của từng người và nhóm người cũng như tác động thay đổi hành vi, ứng xử của cá nhân Những phát hiện của các nhà xã hội học Âu-Mỹ cho thấy nhóm có tác động tích cực và cả tiêu cực đến mọi mặt hoạt động xã hội: giáo dục, sản xuất, nghiên cứu …Do đó mọi người cần được trang bị những kiến thức và kỹ năng về nhóm và làm việc nhóm

- Hoạt động mang lại những kết quả tốt mà từng cá nhân không thể làm được hoặc làm được mà kết quả không cao

Ngày nay, sống trong xã hội công nghiệp, mỗi cá nhân hoạt động trong một

số nhóm Các tổ chức cũng tìm cách huy động tối đa khả năng làm việc và sáng tạo của các nhóm trong tổ chức của họ Các nhóm được thành lập nhằm phát huy tối đa năng lực cạnh tranh trong sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã mới Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản làm nên vốn nhân lực trong một

tổ chức Nghiên cứu về nhóm làm việc càng trở nên quan trọng và bức thiết

- Hoạt động nhóm cho phép những cá nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của cá nhân, xã hội để đạt, hoàn thành kết quả, mục tiêu cao hơn đồng thời kéo theo sự phát triển của các thành viên khác cùng tham gia nhóm

Yếu tố vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên trong nhóm Nhóm chỉ hoạt động hiệu quả khi các thành viên được biết rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình, không chồng chéo, giẫm đạp lên nhau Nhóm làm việc được thành lập để giải quyết và thực hiện công việc nào đó có mục tiêu rõ ràng mà một cá nhân không thể hoàn thành Nếu những công việc đơn giản, có thể giải quyết bởi

1 cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp, không cần phối hợp nhiều kỹ năng thì không cần thiết tới thành lập nhóm

- Việc hợp tác của nhóm nhỏ các thành viên trong cơ quan, công ty hay xã hội tạo tiền đề phát triển tốt các nhóm nhỏ khác xung quanh cộng đồng Vì các nhóm phát triển sau học hỏi kinh nghiệm từ các nhóm ban đầu

1.3 LỢI ÍCH CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM

Làm việc theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công

ty trên thế giới Tại sao vậy? Một số đặc điểm sau đây có thể lý giải xú hướng này

+ Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau

+ Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi trường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ

+ Nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn + Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc Nhóm có thể tận dụng những

gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn Các thành viên tự rút ra những gí tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình

+ Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như các thành viên hiểu rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo luận, đồng thuận; thông tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có những quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình chứ không phải là thi hành theo chỉ thị cấp trên Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm được nêu rõ bằng các mục tiêu Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo Tuy nhiên những đặc điểm trên không phải là có ngay mà phải hình thành xây dựng dần dần trong các giai đoạn phát triển của nhóm

+ Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố bối cảnh, quy

mô nhóm, sự đa dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, lãnh đạo… 1.4 NHỮNG THUẬN LỢI CỦA LÀM VIỆC NHÓM

- Làm việc theo nhóm sẽ góp phần xây dựng tinh thần đồng đội, khuyến khích mọi thành viên được tự do phát biểu quan điểm của mình về chủ đề thảo luận, từ đó phát triển tư duy độc lập và trao đổi lẫn nhau trong nhóm

- Học tập theo nhóm luôn có sự bàn bạc, tranh luận để tìm ra chân lý dựa trên những nguồn thông tin mà mọi thành viên trong nhóm tìm hiểu; tăng khả năng hòa nhập, có thêm tinh thần học hỏi; tạo cơ hội cho mọi thành viên rèn luyện các

kỹ năng mềm

1.5 NHỮNG VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN CỦA LÀM VIỆC NHÓM

1.5.1 Tại sao làm việc nhóm lại khó?

Trước hết, nhóm không phải là một tập hợp những cá thể Vì vậy, hiệu quả của làm việc nhóm không đơn giản là kết quả của mỗi cá nhân trong tập hợp ấy Mỗi chúng ta đều có những kiến thức, phương pháp, cá tính và quan điểm khác nhau Thông thường, chúng ta sẽ thích làm việc theo cách của mình Nhìn đàn kiến tha mồi, bạn sẽ nhận ra điều đó Thoáng nhìn, ta thấy chúng thật đoàn kết, cùng cố gắng đưa mồi về tổ Tuy nhiên, nhìn kỹ, ta lại thấy mỗi con cố hết sức chạy về một hướng Chúng ta cũng thế Nếu không biết cách kết hợp, không ít khi một cộng một lại nhỏ hơn không

1.5.2 Quá nể nang các mối quan hệ

Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẵn lộn Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan

hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ

1.5.3 Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì

cả Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm Những người khác ngồi chơi xơi nước Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang

ở trên biển một mình Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý

1.5.4 Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một

ý kiến khác, đúng đắn hơn, sáng suốt hơn và không nói ra Trong kỳ dọn dẹp công

sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố”toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc” thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK

Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho

ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do

chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai

1.5.5 Không chú ý đến công việc của nhóm

Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ, những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-

10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu Và chính lúc đã

có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình

Vượt qua được “Giai đoạn hòa nhập”, cả nhóm đã thực sự hiểu trách nhiệm, nhiệm vụ của từng thành viên, thấu hiểu nhau và bắt đầu làm việc “ăn ý” hơn Mỗi thành viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và hỗ trợ các thành viên khác Vì khi ấy, mọi thành viên đều hiểu, thành công của người này là hiệu quả của người kia và của cả nhóm Nhưng để đạt đến “Giai đoạn ăn ý”, bạn cần phải trao đổi thông tin, lắng nghe và phản hồi tích cực Chỉ khi thông tin thông suốt, chúng ta mới tìm được sự thấu hiểu, cùng nghĩ và hành động vì mục tiêu chung

Đây là một quá trình rất quan trọng trong suốt quá trình làm việc nhóm và giúp nhóm làm việc “ăn ý” và hiệu quả hơn Giờ đây, một cộng một sẽ lớn hơn 2 rất nhiều lần

1.6 Bài tập

1 Khi tham gia làm việc nhóm có những lợi ích gì cho bản thân bạn

2 Bạn hãy phân tích những vấn đề khó khăn khi tham gia các hoạt động trong lớp học, và đề xuất biện pháp khắc phục để làm việc nhóm tốt hơn

Bài 2

PHÂN LOẠI NHÓM, CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM

A MỤC TIÊU

Sau khi học xong phần này người học có khả năng:

- Trình bày được các giai đoạn phát triển nhóm

- Thực hiện được các hoạt động nhóm

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.

B DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU

C NỘI DUNG

2.1 PHÂN LOẠI NHÓM

Các yếu tố tác động đến hiệu quả của nhóm làm việc

- Bối cảnh (môi trường làm việc): là môi trường làm việc của nhóm như: điều kiện làm việc, cách quản lý điều hành, các hình thức, quy định về thưởng phạt…

- Các mục tiêu của nhóm: là cái đích mà nhóm làm việc muốn đạt tới

- Quy mô nhóm:

+ Từ 3-6 người: Mọi người đều được nói

+ Từ 7-10 người: Hầu hết mọi người đều nói nhưng không đồng đều

+ Từ 11-18 người: Có 5-6 người nói rất nhiều, 3-4 người thỉnh thoảng nói vài câu

+ Từ 19-30 người : Có 3-4 người lấn áp

+ Trên 30 người: Có rất ít sự tham gia

- Vai trò và sự đa dạng của thành viên nhóm: Những sự tương đồng và những điểm khác biệt giữa các thành viên và vai trò của họ tác động nhiều đến hành vi của nhóm

- Các chuẩn mực: Là các quy tắc và hình mẫu hành vi mà nhóm đã thống nhất

- Sự gắn kết: Sự gắn kết là sức mạnh từ sự mong muốn của các thành viên

để duy trì một nhóm và sự gắn bó của họ đối với nhóm

Sự lãnh đạo: Có ảnh hưởng gần như đến tất cả các khía cạnh của cơ cấu và hành vi nhóm, như là quy mô, thành viên và vai trò của họ, chuẩn mực, mục tiêu

2.1.1 Nhóm chính thức

Nhóm chính thức – được thành lập bởi nhu cầu của tổ chức trên nhóm, có quyết định thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức

Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của

nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình quản lý nghiêm ngặt hơn

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau

2.1.2.2 Việc lựa chọn các thành viên cho nhóm

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của người quản lý là lựa chọn những thành viên phù hợp để thực hiện một dự án nào đó Sau đây là 5 lời khuyên giúp

các sếp dễ xác định đúng người cho một nhóm lý tưởng:

- Vạch rõ những kĩ năng cần thiết

Với cương vị của một nhà quản lý dự án, bạn cần phải xác định rõ những yêu cầu của dự án một cách đơn giản, rõ ràng và xúc tích Một khi xác định được những mục tiêu và kết quả của dự án, bạn cần xem xét đến những kĩ năng bạn cần

để thực hiện nó tốt nhất Tiếp theo, bạn nên đánh giá những kĩ năng nào bạn đã

có trong nội bộ tổ chức cũng như liệu bạn có cần phải thuê nhân sự bên ngoài (những người làm việc tự do, tư vấn…) hay không

- Dự phòng nhân sự với những kĩ năng cần thiết

Nếu có kĩ năng bạn thấy vô cùng cần thiết cho sự thành công của dự án, hãy đảm bảo rằng những thành viên khác trong nhóm cũng cần phải có kĩ năng này phòng khi có những vấn đề nảy sinh Ví dụ, kết quả của dự án là cần trang bị kĩ năng thuyết trình cho một dự án quan trọng, bạn cần đảm bảo có một thuyết trình viên dự phòng trong nhóm trong trường hợp người thuyết trình thứ nhất ốm Đồng thời cũng không được phớt lời những kĩ năng ít quan trọng hơn để các thành viên trong nhóm có thể giúp đỡ nếu một phần nào đó của dự án bị chững lại Tóm lại, cần phải có một sự linh hoạt giữa các thành viên trong nhóm: Họ cần phải thích nghi nhanh chóng với việc thay đổi hạn định, luân chuyên nhiệm vụ trong trường hợp có thành viên bị ốm hoặc cần hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc

- Lựa chọn đủ số người

Lựa chọn thừa hoặc thiếu người cho dự án đều có thể gây ra những vấn đề nghiệm trọng Lựa chọn thừa người có thể dẫn đến những áp lực về mặt tài chính, những thắc mắc về việc phân chia công việc, lãng phí thời gian hay thông tin chậm trễ Tương tự, thiếu người lại khiến mọi người cảm thấy bị áp lực về thời gian, làm việc quá sức, thiếu hụt những kĩ năng và làm hẹp phạm vi hoàn thành mục tiêu của dự án Vì vậy, quản lý dự án cần tuyển đủ người cần thiết và trong mức

ngân sách cho phép Trong hầu hết các trường hợp, việc đạt được sự cần bằng về nhân lực trong nhóm là vô cùng khó Tuy nhiên, với những nhà quản lý kinh nghiệm, chắc chắn họ sẽ biết cân bằng giữa những yêu cầu về kĩ năng, số người

và phân bổ nhân lực một cách hợp lý

- Lựa chọn những người quan tâm

Một dự án sẽ chạy không tốt nếu những người làm việc cho dự án lại không

có những hứng thú với nó Những nhà quản lý dự án cần phải đảm bảo chọn đúng các thành viên trong nhóm – người thành thạo về lĩnh vực dự án sẽ làm, hứng thú với những kết quả của nó và có thể đem lại những đóng góp ý nghĩa Thực tế cho thấy, nhiều dự án bị thất bại hay bị trì hoãn là do các thành viên trong nhóm dành

ưu tiên của họ cho những việc khác

- Xem xét đến cá tính của các thành viên trong

nhóm

Người quản lý dự án cần biết rõ các thành viên – tính

cách, phong cách làm việc của họ… trong nhóm của mình

để từ đó có cách quản lý họ hiệu quả Sẽ tốt hơn nếu loại

bỏ những cá nhân thích tranh cãi và thách thức người khác

vì mục đích của dự án và tâm trạng của những thành viên

khác Bĩnh tĩnh và kiềm chế cảm xúc là những tính cách

cần thiết đối với người quản lý dự án vì bạn là người có

ảnh hưởng trực tiếp để thái độ và tâm trạng của cả nhóm Bạn cần chú ý tới tính cách của từng cá nhân, và giao trách nhiệm cho đúng người, đảm bảo mỗi thành viên thấy được tầm quan trọng và những đóng góp của họ đều đáng quý như nhau trong dự án

2.1.2.3 Những điểm cần ghi nhớ

Trong một tổ chức đồng thời có thể tồn tại nhiều nhóm chính thức và không chính thức Các nhóm làm việc trong một cơ quan, tổ chức, nhà máy thường là nhóm “chính thức” Tuy nhiên vai trò và ảnh hưởng của các nhóm không chính thức cũng rất quan trọng Các nhóm không chính thức có khi ảnh hưởng rất mạnh đến kết quả hoạt động của các nhóm chính thức

2.2 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM

Thông thường một nhóm nào đó chính thức hay không chính thức đều trải qua 5 giai đoạn trong quá trình phát triển của nhóm Các giai đoạn này được mô

nhiệm và những suy nghĩ đóng góp cho nhóm…Sau đó nhóm quyết tâm xây dựng hoặc hiểu rõ mục tiêu mà nhóm phải hoàn thành Các mục tiêu được xây dựng bởi nhóm thường được đánh giá bằng các tiêu chí cụ thể, đo được, được đồng thuận, khả thi và có thời hạn xác định (SMART) Nếu nhóm không xây dựng được mục tiêu hoặc các thành viên không hiểu rõ mục tiêu của nhóm thì nhóm không thể hoàn thành công việc hoặc sớm tan rã

2.2.2 Giai đoạn xung đột

Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên xung

đột nhau về cách làm việc, công việc phân công

và chia sẻ trách nhiệm Mới hình thành nhóm nên

có một số thành viên tỏ ra nổi trội, mất đoàn kết có

thể xảy ra Truyền thông , giao tiếp trong nhóm

chưa suôn sẻ, người muốn thống trị, lôi kéo,

người thì hãy thờ ơ Trưởng nhóm lúc này phải là

người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi các thành

viên, tránh để xảy ra căng thẳng quá, tổ chức tốt

công việc và làm cho công việc bắt đầu có hiệu

quả Làm sao cho các thành viên nhóm hiểu nhau

nhiều nhất, hiểu công việc, tránh các thành viên cạnh tranh nhau trở thành đối thủ Tăng cường giao tiếp trong nhóm Chuyển các công việc do thành tích cá nhân sang thành tích chung của nhóm

2.2.2.1 Nguyên nhân tạo ra xung đột

Xung đột nảy sinh trong công việc là điều chẳng làm bạn phải ngạc nhiên Những con người khác nhau với những mục đích và nhu cầu hoàn toàn khác nhau luôn dễ dẫn đến xung đột Kết quả của xung đột có thể dẫn đến thù oán lẫn nhau Tuy nhiên xung đột có thể là động lực của sự phát triển Nếu biết giải quyết chúng một cách khoa học thì biết đâu chúng là một trong những động lực mang tính đột phá cho doanh nghiệp của bạn

Để giải quyết thành công xung đột nảy sinh trong công việc là điều không

hề đơn giản nó đòi hỏi bạn phải nhận biết một cách chính xác nguồn gốc nảy sinh xung đột và đưa ra hướng giải quyết hợp lý

2.2.2.2 Mục tiêu giải quyết tốt xung đột

Giải quyết tốt xung đột sẽ dẫn đến các kết quả sau:

- Tăng cường hiểu biết: Thảo luận là một phương pháp nhanh nhất giải quyết xung đột, hãy để họ nói về những suy nghĩ của mình, nếu bạn là người cầm trịch thì hãy cố gắng hiểu họ một cách thật khách quan, hơn nữa hãy cho họ biết rằng

họ hoàn toàn có thể đạt được mục tiêu của họ cũng như mục tiêu của tổ chức mà không cần “đụng chạm” đến người khác vì trong công ty của bạn thành tích luôn được nhận biết và đánh giá một cách khoa học;

- Tăng cường sự liên kết: Một khi xung đột được giải quyết hiệu quả, họ sẽ thấu hiểu nhau hơn về tình cảm, sở thích, hoàn cảnh…, điều này tạo cho họ niềm

tin vào khả năng làm việc nhóm cũng như cùng hướng đến mục tiêu của tổ chức; và

- Nâng cao kiến thức bản thân: Xung đột đẩy những cá nhân phải nỗ lực hơn

để nhanh chóng vượt qua “đối thủ” của họ, giúp họ hiểu những vấn đề thật sự quan trọng nhất đối với họ, và hướng họ đến thành công nhanh hơn

Tuy nhiên, nếu xung đột không được giải quyết một cách có khoa học và hiệu quả, chúng có thể gây nên những hậu quả khôn lường Xung đột có thể nhanh chóng dẫn đến sự thù hằn cá nhân Công việc của nhóm bị phá vỡ, tài năng bị bỏ phí, và dễ kết thúc bằng việc phản đối và đổ lỗi lẫn nhau và những điều này rất không có lợi cho công ty của bạn

Để tránh những hậu quả trên Bạn cần hiểu được hai thuyết về giải quyết xung đột sau:

Hiểu biết về thuyết những dạng xung đột: Trong những năm 1970 Kenneth Thomas và Ralph Killman đã đưa ra 5 dạng chính liên quan đến xung đột trong công việc Họ cho rằng con người có những hướng giải quyết đặc thù mà họ quen

áp dụng với mọi trường hợp Tuy nhiên họ cũng cho rằng mọi xung đột đều có hướng giải quyết thích hợp trong những hoàn cảnh khác nhau

2.2.2.3 Các dạng xung đột

- Cạnh tranh: Tuýp người này luôn hướng đến việc cạnh tranh để có một vị

trí tốt hơn, họ biết họ muốn gì Họ thường bắt đầu khởi nghiệp từ một người có quyền lực, họ bị lôi kéo bởi chức vụ, địa vị xã hội, họ thông minh, và có tầm nhìn Tuýp người này có thể hữu ích trong trường hợp khẩn cấp và cần có một quyết định tức thì Nhưng khi họ ra quyết định không phù hợp thì họ tìm mọi cách biện

hộ cho mình một cách ích kỷ và rất dễ đến xung đột Tuy nhiên họ lại cảm thấy không bằng lòng, cảm thấy chán nản khi phải làm những công việc không có sự thử thách

- Cộng tác: Tuýp người này hướng đến việc cố gắng dung hòa và thừa nhận

rằng tất cả mọi người đều quan trọng như nhau Tuýp người này rất hữu ích khi bạn cần kết hợp những quan điểm của mọi người để đưa ra một giải pháp tốt nhất

mà mọi người đều cảm thấy hài lòng; khi đã có sự xung đột trong nhóm từ lâu; hoặc khi bạn gặp một trường hợp rất quan trọng mà chỉ có thể giải quyết bằng sự thoả hiệp giữa các thành viên

- Thoả hiệp: Tuýp người này hướng đến việc thoả hiệp nhằm cố gắng tìm ra

một giải pháp để thỏa mãn tất cả mọi người Người bị thỏa hiệp phải từ bỏ một thứ gì đó khi thoả hiệp, và người thoả hiệp cũng phải từ bỏ một điều gì đó Sự thoả hiệp có thể hữu ích khi sự xung đột trong nhóm trở nên nghiêm trọng, khi việc cân bằng sự đối lập là bế tắc

- Thích nghi: Tuýp người này sẵn sàng đối mặt với việc đánh đổi những nhu

cầu họ đang có để đạt được những nhu cầu khác, họ dễ dàng chấp nhận sự thuyên chuyển công tác Họ biết khi nào thì cần nhượng bộ người khác Những người này không có tính quyết đoán nhưng lại có tính hợp tác cao Họ xem trọng hoà bình hơn là sự chiến thắng

- Ngăn ngừa: Tuýp người luôn lẫn tránh xung đột và xung đột Họ là mẫu

người thực thi các quyết định, không ý kiến và không muốn đụng chạm đến ai

Họ thích hợp làm những công việc ít mang tính ganh đua, tranh luận đối với họ là việc rẻ tiền Vì vậy, đây là một tuýp người tỏ ra rất yếu thế

Điều quan trọng là bạn phải nhận ra từng loại tuýp người này trong công ty của bạn, bạn có thể sử dụng chúng chỉ khi nào bạn nghĩ đó là hướng giải quyết tốt nhất vấn đề bạn đang gặp phải Bạn cũng có thể giải quyết chúng theo bản năng, kinh nghiệm của mình và học cách làm sao thay đổi phương pháp giải quyết nếu cần thiết

2.2.2.4 Phương pháp giải quyết xung đột

Hiểu biết về thuyết “Phương pháp mối quan hệ dựa trên lợi ích” (The

"Interest-Based Relational Approach" – “IBR”)

Để giải quyết xung đột, bạn nên làm theo những phương pháp sau:

- Giữa tốt mối quan hệ là mối quan tâm hàng đầu: Chắc rằng bạn đối xử lịch thiệp và điềm đạm với mọi người, xây dựng văn hóa tôn trọng lẫn nhau và tránh

để mọi người cảm thấy bị áp lực trong mối quan hệ hàng ngày;

- Tách vấn đề ra khỏi con người; Điều này giúp bạn có một cuộc tranh luận sôi nổi mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các đồng nghiệp với nhau;

- Chú ý đến những lợi ích hiện có: Bằng việc lắng nghe một cách cẩn thẩn bạn sẽ hiểu được tại sao mọi người chấp nhận vị trí hiện tại của họ;

- Hãy lắng nghe trước khi nói: Để giải quyết một vấn đề một cách hiệu quả bạn cần phải lắng nghe để hiểu được họ đang mong muốn mình sẽ được gì sau khi kết thúc chuyện này;

- Đưa ra “sự việc”: Đồng ý và thiết lập mục tiêu, những yếu tố đáng lưu ý sẽ tác động lên quyết định; và Đưa ra nhiều lựa chọn: Đưa ra ý kiến về những sự lựa chọn đó và cùng nhau bàn luận

Bằng việc làm theo những phương pháp trên, bạn có thể giải quyết xung đột trong sự bình tĩnh và lịch sự Điều này giúp bạn ngăn ngừa sự phản đối và đối lập

có thể dẫn đến “ẩu đã” trong công ty của bạn

2.2.3 Giai đoạn ổn định

Giai đoạn này các thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào công việc chung của nhóm Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với nhau qua công việc lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để các thành viên hỗ trợ nhau Bảo đảm các kênh thông tin trong nhóm thông suốt, xây dựng được cơ chế phản hồi tích cực Thành viên tin tưởng lẫn nhau, cùng gắn kết bởi mục tiêu chung Nhóm viên lắng nghe ý kiến lẫn nhau

2.2.4 Giai đoạn trưởng thành

Sau giai doạn ổn định là giai đoạn hoạt động hiệu quả Đặc trưng giai đoạn này là các thành viên hoàn toàn hòa hợp nhau, tạo ra năng suất làm việc cao, mọi tiềm năng của cá nhân và tập thể nhóm được phát huy, vấn đề được giải quyết hiệu quả, các mâu thuẫn không còn xảy ra Tuy nhiên không phải là đã loại bỏ hết xung đột, vì xung đột lúc nào cũng thường trực tác động đến bất cứ nhóm nào ở

bất cứ giai đoạn nào Các thành viên phải tự hoàn thiện mình trong nhóm, thích ứng với thay đổi, chấp nhận sự khác biệt, hướng mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung

2.2.5 Giai đoạn kết thúc

Giai đoạn này các thành viên đã hoàn thành mục tiêu chung (hoặc không hoàn thành mục tiêu nào cả) Các thành viên ít phụ thuộc vào nhau Nhiệm vụ hoàn thành thì nhóm sẽ kết thúc vai trò (các nhóm nghiên cứu, nhóm dự án thường kết thúc như vậy), xây dựng hoặc tập hợp thành các nhóm mới với mục tiêu mới Hoạt động của nhóm thường được giám sát và đánh giá để rút kinh nghiệm và bài học cho các nhóm khác, dự án khác

Bài 3

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM

A MỤC TIÊU

Sau khi học xong phần này người học có khả năng:

- Trình bày được vai trò của các thành viên trong nhóm

- Thực hiện được phong cách của người điều hành hoạt động nhóm

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo.

B DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU

C NỘI DUNG

3.1 XÂY DỰNG NỘI QUY NHÓM

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu nhóm Mục tiêu chung (hay mục đích) của nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu này phải được các thành viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện Mục tiêu xuyên suốt quá trình hoạt động của nhóm, nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn tại Tuy nhiên mục tiêu từng thành viên, mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Yếu tố thứ hai của một nhóm là các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm:

có thể tích cực hoặc tiêu cực Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả Đây là những quy tắc chính thức Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không

kém phần quan trọng Quy tắc ngầm có mặt tích

cực và mặt tiêu cực

Yếu tố cuối cùng là vai trò, trách nhiệm rõ

ràng của các thành viên trong nhóm Nhóm chỉ

hoạt động hiệu quả khi các thành viên được biết

rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình, không

chồng chéo, giẫm đạp lên nhau Nhóm làm việc

được thành lập để giải quyết và thực hiện công

việc nào đó có mục tiêu rõ ràng mà một cá nhân

không thể hoàn thành Nếu những công việc đơn

giản, có thể giải quyết bởi 1 cá nhân, không đòi

hỏi phải phối hợp, không cần phối hợp nhiều kỹ năng thì không cần thiết tới thành lập nhóm

Các chuẩn mực, quy định của nhóm Đây là các quy chế, quy tắc mà nhóm

tự đề ra để các thành viên theo đó mà thực hiện Các chuẩn mực của nhóm rất quan trọng, nó cho phép các thành viên trong nhóm nhận các thông tin phản hồi tích cực Các chuẩn mực được xây dựng có sự tham gia, sao cho mục tiêu của nhóm được thực hiện một cách tốt nhất

3.2 VAI TRÒ VÀ KHẢ NĂNG CỦA NHÓM TRƯỞNG

Bất cứ nhóm nào cũng cần phải có một trưởng nhóm Xét về nhiều khía cạnh, công việc của trưởng nhóm phần nào tương tự công việc của một nhà quản lý Cả hai đều chịu trách nhiệm phải đạt được kết quả thông qua sự cố gắng của nhân viên và các nguồn lực khác

3.2.1 Vai trò của nhóm trưởng trong làm việc nhóm

Bên cạnh vai trò là một thành viên, một “mắt xích” không thể thiếu trong toàn bộ “dây chuyền” làm việc nhóm như bao người khác, thì người nhóm trưởng còn có một vai trò khác nữa là làm “đầu tàu” của nhóm Vì có vai trò đặc biệt như vậy nên người trưởng nhóm có ảnh hưởng rất lớn đến thành quả làm việc của nhóm Vậy thì người trưởng nhóm phái làm thế nào để hoàn thành tốt vai trò của mình?

Nhiệm vụ của một trưởng nhóm

+ Thông báo thường xuyên về tiến độ và các vấn đề nan giải với nhà tài trợ của nhóm

+ Định kỳ đánh giá hoạt động của nhóm, quan điểm của các thành viên, và cách mỗi thành viên tự nhìn nhận về sự đóng góp của mình

+ Đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên đều đóng góp ý kiến và ý kiến đó được mọi người lắng nghe

+ Chia sẻ công việc giữa các thành viên trong nhóm

+ Không hối thúc hành động với tư cách cấp trên

Các bạn thân mến, người trưởng nhóm thành công ở đây không phải là thành công về tiền bạc, địa vị như xã hội Nhưng thành công này là thành công trong công việc nhóm hay cụ thể hơn là trong vai trò, trong cương vị của người trưởng nhóm Vậy người trưởng nhóm đóng vai trò gì trong toàn thể hoạt động của nhóm

Và cũng như nhà quản lý, trưởng nhóm phải làm những công việc sau:

- Cung cấp một cơ cấu cho các hoạt động của nhóm, giữ cho tầm nhìn được

rõ ràng;

- Điều phối các hoạt động, đại diện cho nhóm trước những nhóm khác, thương thảo với nhà tài trợ, hòa giải mâu thuẫn, xác định các nguồn lực cần thiết, lập các điểm mốc, đảm bảo mọi người đều đóng góp và hưởng lợi tương xứng và giữ cho công việc tiến triển đúng hướng

Tuy nhiên, nhà quản lý theo phong cách truyền thống sẽ giữ vai trò là người

ra quyết định, người giao phó, người chỉ đạo và người lên kế hoạch làm việc cho nhân viên Trong môi trường làm việc theo nhóm, những vai trò này không phát huy hết tác dụng của chúng Trưởng nhóm không thể hành động như cấp trên mà thay vào đó, trưởng nhóm tiếp nhận ba vai trò mới: người khởi xướng, người làm

3.2.2.1 Chu toàn các nhiệm vụ của một thành viên

Vâng “ai trung thành trong việc lớn thì phải trung thành trong việc nhỏ” nên yêu cầu đầu tiên, cơ bản nhất đối với người trưởng nhóm là hoàn thành tốt nhiệm

vụ của một thành viên bình thưởng như bao người khác Và những điều cụ thể trong yêu cầu này xin quý vị tìm hiểu trong tham luận tiếp theo

3.2.2.2 Khả năng nối kết

Một người trưởng nhóm thành công thì chắc hẳng không thể không có khả năng nối kết các thành viên trong nhóm Đây là một yêu cầu quan trọng hàng đầu của người trưởng nhóm vì các thành viên trong nhóm không nhiều thì ít có tính cách và năng lực khác, sở trường khác nhau Nên trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ nảy sinh những mâu thuẫn trong quan điểm và cách thức làm việc Chính

vì thế mà người nhóm trưởng phải có khả năng nối kết những tính cách, năng lực khác nhau ấy để cho ra những thành quả làm việc tốt nhất

Người ta thường nói “vô tri bất mộ” nên người trưởng nhóm cũng thế, anh không thể nối kết các thành viên khác khi anh không có chút hiểu biết gì về họ Nên yêu cầu đầu tiên để thực hiện được khả năng này là người nhóm trưởng phải

có vốn hiểu biết nhất định về tính cách và khả năng của các thành viên trong nhóm Và để hiểu được các thành viên khác thì điều quan trọng nhất là nhóm trưởng phải biết lắng nghe và quan sát Còn nếu để nói cụ thể hơn về nghệ thuật nhận diện người khác thì đành hẹn các bạn trong một chuyên đề khác vậy

3.2.2.3 Khả năng hoạch định kế hoạch

Bên cạnh khả năng liên kết các thành viên trong nhóm thì người trưởng nhóm còn cần phải có khả năng hoạch định kế hoạch Hoạch định kế hoạch là khả năng

có một cái nhìn phóng chiếu để qua đó đưa ra được các kế hoạch một cách khoa học và phù hợp nhất trong việc hoàn thành nhiệm vụ của nhóm được giao Hay nói cụ thể hơn đây là khả năng giúp cho người trưởng nhóm biết để hoàn thành một công việc cụ thể nào đó phải mất bao nhiêu ngày và mỗi ngày nhóm sẽ làm những gì với những phương tiện và cách thức nào để đạt được thành quả đó Khả năng này rất quan trọng vì nếu thiếu nó, cả nhóm sẽ như con thuyền đi trên biển mà không có la bàn Nghĩa là trong quá trình làm việc nhóm sẽ không biết mình đang làm cái gì? và cần phái làm cái gì? cũng như làm bằng cách nào?

Và dĩ nhiên nhóm ấy sẽ rơi vào một tính trạng mà ta gọi là một “mớ bòng bong” Nên để đạt được hiệu quả công việc lớn nhất ở nhóm này là điều không tưởng vì muốn thoát ra khỏi “mớ bòng bong” ấy đã là một vấn đề lớn rồi huống gì là đạt được kết quả cao

Mọi khả năng của con người muốn đạt đến độ tinh tế thì phải qua rèn luyện Nên không có một người trưởng nhóm nào đùng một cái là có thể vỗ ngực tự hào tôi có khả năng hoạch định kế hoạch Vì thế mà chúng ta cần phải rèn luyện để có được khả năng này Vậy phải rèn luyện như thế nào? Vâng nếu như bạn cảm thấy bạn là một người có một chút khả năng nào đó để trở thành một người lãnh đạo thì bạn phải tập luyện những thói quen này ngay từ bây giờ Và thói quen đó là trong tất cả các công việc dù là nhỏ nhất bạn cũng phải trả lời được các câu hỏi sau: Tôi làm việc này để làm gì? Tôi hoàn tất nó trong thời gian bao lâu và bằng những cách thức nào? Và cả con đường để đạt được mục đích ấy tôi cần phải đi nhưng chặng đường nào? Và trong mỗi chặng đường ấy tôi phải có những bước

đi như thế nào? Và những câu hỏi này càng được chia nhỏ, càng cụ thể thì bạn càng dễ đi đến đỉnh vinh quan hơn Và trong làm việc nhóm cũng thế bạn cũng phải xác định những điều trên để đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất cho nhóm Nhưng điểm quan trọng nhất không phải dừng lại ở chỗ hoạch định những ý nghĩ trên mà điều quan trọng nhát để rèn luyện khả năng này là bạn có biến những

ý nghĩ kia thành những hành động hay không? Vì thế mà chúng ta sẽ đi tìm hiểu yếu tố cần thiết tiếp theo cho một người trưởng nhóm thành công

3.2.2.4 Khả năng điều phối công việc

Nói đến các yếu tố của một người trưởng nhóm thành công ta không thể không nói đến khả năng điều phối công việc Điều phối công việc là khả năng phối hợp một cách điều hòa nhất lượng công việc mà nhóm cần giải quyết

Cũng như các yếu tố trên, yếu tố này cũng có tầm quan trọng rất lớn Nếu như khả năng trên vừa nói đến việc người trưởng nhóm xác định một chiến lược, một kế hoạch làm việc cho nhóm thì yếu tố này sẽ giúp người trưởng nhóm đưa nhóm mình đi thực hiện những kế hoạch ấy Khả năng này được biểu hiện trong hoạt động nhóm qua những việc như: người trưởng nhóm biết điều tiết khối lượng công việc của nhóm một cách hợp lý nhất cụ thể như lúc này cần phải làm việc nhiều, lúc kia lại cần giảm lại, có lúc lại để cho các thành viên nghỉ ngơi Ngoài

ra khả năng này còn được biểu hiện rõ trong việc phân chia công việc một cách khoa học cho các thành viên trong nhóm Vi dụ như anh A thì làm việc này, chị

B thì làm việc kia, anh C và chị D thì cùng làm một việc nào đó chẳng hạn

Và những yêu cầu cơ bản để người trưởng nhóm có được hả này này là phải hiểu biết tính cách và năng lực của từng thành viên để giao việc cho phù hợp Ngoài ra người trưởng nhóm còn cần phải để ý đến lịch làm việc và sinh hoạt của các thành viên để có thể điều phối và điều tiết lượng công việc cho hợp lý và đạt được mục đích ban đầu đề ra Vì những điều trên cho nên ta thấy tính mềm dẽo trong xử lý công việc rất cần cho người trưởng nhóm trong trường hợp này 3.2.2.5 Có một cái nhìn tổng quan

Tổng quan là một sự quan sát tổng thể toàn bộ công việc của nhóm Như đã nói ở trên, người trưởng nhóm cần phải biết phân chia hay điều phối lượng công việc một cách hợp lý cho các thành viên Tuy nhiên không phải phân chia rồi là xong, mạnh ai nấy làm còn tôi không quan tâm Nhưng người trưởng nhóm phải biết quan sát và dõi theo các công việc của tất cả các thành viên khác, để có thể

có những hổ trợ và điều tiết kịp thời Nói vậy không phải là người trưởng nhóm luôn “nhúng tay” vào công việc của các thành viên Điều này sẽ khiến cho các thành viên cảm thấy bị theo dõi, lệ thuộc và tệ hơn nữa là bị áp đặt Nên để có được một cái nhìn tổng quan đúng nghĩa thì người trưởng nhóm phải hết lòng tin tưởng vào năng lực giải quyết vấn đề của các thành viên và chỉ hổ trợ khi thật sự cần thiết

3.2.2.6 Khả năng gợi mở

Ngoài các khả năng trên thì khả năng gợi mở cũng là một yếu tố không thể thiếu để trở thành một người trưởng nhóm thành công Trong quá trình làm việc nhóm chắc chắn sẽ gặp những lúc khựng lại vì không có ý tưởng hay ý cách thức

để giải quyết các vấn đề Và nhiệm vụ của người trưởng nhóm lúc này là đưa ra những gợi ý, mở ra những ý tưởng để cả nhóm có thể cùng suy nghĩ và tìm ra được giải pháp tối ưu cho công việc Và khả năng này chúng ta thấy rất cần trong các nhóm về học thuật

3.2.2.7 Lòng dũng cảm

Các bạn có biết tại sao tôi lại chọn lòng dũng cảm để nói đến trong rất nhiều yếu tố của một người trưởng nhóm thành công không ạ? Vâng bởi vì một lẽ giản đơn là người ta thường nói “đứng mũi chịu xào” Và cũng thế, người trưởng nhóm luôn là người phải “đứng mũi” nên nhất thiết phải có lòng can đảm để “chịu xào”

“Chịu xào” ở đây không phải là đưa mình ra đở làn roi mũi đạn ngoài chiến trường cho các thành viên Mà “chịu xào” mà tôi muốn nói ở đây là chịu những khó khăn, thử thách trong quá trình làm việc nhóm Khó khăn ở đây có thể là sự phức tạp và nặng nề của lượng công việc mà nhóm phải hoàn thành, khó khăn cũng có thể là những chống đối từ bên trong lẫn bên ngoài nhóm Nên trước những khó khăn ấy, người trưởng nhóm cần phải có một lòng can đảm đủ để có thể đương đầu và vượt qua

Ngoài ra nói đến lòng can đảm của người trưởng nhóm ta cũng không thể không nói đến sự can đảm để dám phê bình và nhận phê bình Nghĩa là dám lắng nghe và nhận khiết điểm một cách thực sự từ những góp ý của các thành viên Và cũng như dám lên tiếng để góp ý cho các thành viên khác trong quá trình làm việc

để đưa nhóm đạt được kết quả tốt nhất Điều này theo tôi thấy thì còn rất yếu ở những bạn trẻ Việt Nam vì cái tôi của chúng ta thường lớn và cũng rất ngại ngùng khi góp ý cho người khác vì sợ mất lòng người

Tuy nhiên nói như vậy không phải là ta cứ “dũng cảm” mà chỉ trích và bới móc nhau Nhưng trong tinh thần tôn trọng và thiện chí muốn đưa nhóm, bản thân

và các bạn đi lên mà góp ý cho nhau

3.2.2.8 Sự kiên trì

Sự kiên trì là yếu tố cuối cùng với các bạn khi làm trưởng nhóm Vì theo tối trong bất cứ một nhóm nào học tập hay làm việc thì trong quá trình làm việc sẽ gặp rất nhiều khó khăn và thử thách đặc biệt là trong thời gian đầu Ví dụ như trong nhóm học tập thì chúng ta dễ gặp các vấn đề như áp lực hoạc hành quá lớn, khối lượng kiến thức cần tính lũy cho tất cả các môn rất là đồ sồ, sự eo hẹp về

thời gian, sức khỏe của các bạn sinh viên đặt biệt là sinh viên khoa tâm lý giáo dục của ta Còn nếu xét trong các nhóm làm việc thì ta cũng dễ thấy rằng các khó khăn xuất hiện rất nhiều trong giai đoạn mới thành lập nhóm như sự chống đối của những người khác, sự thiếu hụt về tài chính, nhân sự, sự bất động về cách thức làm việc, tính cách Và tất cả những yếu tố trên sẽ tạo ra những tản băng trôi rất lớn ngăn chặng sự tiến lên của con thuyền nhóm Chính vì thế mà không ít thành viên sẽ nản chí, mệt mỏi sau một thời gian làm việc Và đương nhiên người trưởng nhóm không tránh khỏi những tâm trạng này Có khi là nhiều hơn vì vai trò của người trưởng nhóm là lớn nhất trong nhóm Và nếu như người nhóm trưởng buôn xuôi lúc này thì cả nhóm sẽ tan rã vì “rắn đã mất đầu” Nên điều cần thiết trong những lúc như thế này là người trưởng nhóm phải bình tĩnh, kiên nhẫn

để tìm ra giải pháp và khích lệ động viên cho các thành viên khác hòa nhập trở lại

để tiếp tục đưa nhóm đi lên

Vì vậy cho nên sự kiên trì, bền bỉ là một yếu tố rất cần thiết để hình thành nên những người nhóm trưởng tài ba và một nhóm làm việc thành công

Tóm lại, để trở thành một người trưởng nhóm thành công đúng nghĩa thì phải hội tụ rất nhiều yếu tố và phải trải qua một quá trình luyện tập rất gay go và truân chuyên

3.2.3 Phong cách của người điều hành nhóm hay trưởng nhóm

Các phong cách này thường thấy ở các nhóm chính thức

3.2.3.1 Phong cách chuyên quyền

Trưởng nhóm đưa ra mục đích công việc,

quyết định phương thức làm việc, phân công nhiệm

vụ, thông tin chủ yếu từ trên xuống Phong cách

này cả nhóm bị động theo dẫn dắt của trưởng

nhóm, các thành viên độc lập với trưởng nhóm, đôi

khi âm thầm chống lại trưởng nhóm Phong cách

này dễ gây ra cá nhân chủ nghĩa, ganh đua, ngờ vực

lẫn nhau nhưng có ưu điểm là đôi khi nhóm nhanh

triển khai công việc và đạt mục tiêu, có hiệu quả

3.2.3.2 Phong cách tự do

Trưởng nhóm không đưa ra quyết định, để nhóm tự do tổ chức giải quyết các công việc Nhóm có thể tự tổ chức thành công hoặc sinh ra những thủ lĩnh tự phát, làm giảm uy tín của trưởng nhóm Phong cách này cũng dễ dẫn tới thất bại vì nhóm không có khả năng tự tổ chức, người chăm, người lười sinh xung đột giữa các thành viên

3.2.3.3 Phong cách cộng tác

Người trưởng nhóm là người chỉ huy đề xuất

các phương án khác nhau để nhóm bàn bạc, lựa

chọn Trưởng nhóm phân công nhiệm vụ khi

được bàn bạc thống nhất Hoạt động nhóm theo

cách tiếp cận có sự tham gia, có sự hợp tác của

mọi thành viên Phong cách này có nhược điểm

là mất nhiều thời gian cho thảo luận, bàn bạc Nếu

cần giải quyết gấp rút công việc thì không phù

hợp Nhưng phong cách này có sự hài lòng của các thành viên và đa số trường hợp mang lại tính hiệu quả của công việc

3.3 SỰ THAM GIA TÍCH CỰC CỦA CÁC THÀNH VIÊN

Các thành viên nhóm thường có vai trò nhất định, được phân công hoặc nhận những nhiệm vụ cụ thể Nhóm chính thức có trưởng phó nhóm, thư ký, hậu cần…Nhóm không chính thức cũng có thể có các vai trò đó

Trưởng nhóm giữ vai trò người tổ chức, người thực hiện và người điều hành Trưởng nhóm phải lo bố trí các cuộc họp từ buổi gặp mặt đầu tiên đến khi nhóm tan rã Việc tổ chức cuộc họp bàn kế hoạch sao cho có sự tham gia bình đẳng giữa các thành viên là kỹ năng cần có của trưởng nhóm Lập kế hoạch và phân công công việc cho các thành viên cũng là nghệ thuật của trưởng nhóm Tất cả các giai đoạn hoạt động của nhóm, người nhóm trưởng phải nắm vững và điều hành cho tốt Nhưng quan trọng nhất là trưởng nhóm phải là người có các kỹ năng truyền thông và thúc đẩy và càng có nhiều trải nghiệm càng tốt ( xem phần Kỹ năng giao tiếp) Các kỹ năng này được xây dựng dựa trên nền tảng của 4 thái độ:

- Cảm thông;

- Tôn trọng;

- Quan tâm;

- Tin tưởng vào tiềm năng nhóm

Tóm lại trưởng nhóm phải là người có trách nhiệm với công việc của nhóm, với từng thành viên của nhóm và với cả nhóm nói chung

Ngoài ra khi đề cập đến vai trò thành viên còn lại trong nhóm người ta thường phân các thành viên thành các “kiểu vai trò” hỗ trợ hay cản trở các hoạt động của nhóm Có ba loại vai trò như vậy

- Loại thứ nhất là các thành viên hỗ trợ cho viêc hoàn thành công việc như người khởi xướng, người làm sáng tỏ, người thực hiện, người thông tin, người đóng góp

- Loại thứ hai là các thành viên củng cố nhóm như người khuyến khích, người giữ cửa, người quan sát, người đề xuất và củng cố quy tắc, người đùa vui

- Nhóm thứ ba là nhóm những người tiêu cực như người gây hấn, người phu thuộc, người thống trị, người đùa dai, người lè phè, người phá đám…

Hai nhóm đầu là nhóm tích cực Khi có những hành vi tiêu cực cần đưa quy tắc, quy chế của nhóm ra để các thành viên tự giác tuân theo

cá nhân với vai trò của anh ta

3.4 SỰ QUAN TÂM GIÚP ĐỠ CẢ CÁC TÁC NHÂN BÊN NGOÀI

Chính quyền địa phương, lãnh đạo công ty, hay 1 tổ chức bên ngoài địa

phương quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo, đông viên hiệu quả hoạt động nhóm sẽ cao

3.5 HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM

Nhóm là tập hợp nhiều người do đó luôn có những thành viên mới với thành viên cũ, có quen nhau từ trước hoặc hoàn toàn chưa quen nhau Người trưởng nhóm luôn phải giải quyết nhiều vấn đề về đoàn kết, tranh chấp, xung đột, ra quyết định, hài hòa các chức năng của nhóm Các thành viên cũng cần hiểu rõ cá động thái của nhóm để xây dựng nhóm làm việc Nhóm muốn vận hành hiệu quả thì cần làm tốt các hoạt động sau:

3.5.1 Hội nhập thành viên mới vào nhóm

Khó khăn luôn xảy ra khi nhóm mới thành lập hoặc có thêm thành viên mới nhập vào nhóm Thành viên mới cũng phải tự mình giải quyết vấn đề hội nhập Các thành viên mới có thể thuộc một trong ba dạng chính như người thích tranh cãi, người tốt bụng hoặc người có lý, ba dạng này đều gây khó khăn cho quá trình hội nhập Người thích tranh cãi hay phản ứng lại mọi vấn đề, muốn khẳng định

sự nổi trội của mình trong nhóm Người tốt bụng thì có thái độ phụ thuộc người khác, luôn muốn tìm phe nhóm để dựa, sợ hãi những điều bất ngờ, nhu cầu an toàn cao Người có lý thì lo lắng về nhu cầu cá nhân của mình trong nhóm, bướng bỉnh khi hòa hợp nhu cầu cá nhân và định hướng của nhóm

3.5.2 Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ và các mối Quan hệ

Để đạt được năng suất trong làm việc nhóm thì phải thỏa mãn hai nhu cầu: nhu cầu liên quan đến nhiệm vụ và nhu cầu liên quan đến các mối quan hệ Hai nhu cầu này toàn thể thành viên nhóm và lãnh đạo nhóm phải cùng phấn đấu để thỏa mãn Các công việc gồm nêu ra tất cả các ý kiến, tìm kiếm thông tin, làm sáng tỏ các nhiệm vụ, làm rõ và tóm tắt nội dung các cuộc họp nhóm, thảo luận nhóm, khuyến khích các thành viên, dung hòa sự khác biệt, tăng cường giao tiếp, khuyến khích tham gia, tránh các thái độ gây rối…

3.5.3 Vai trò trong nhóm và sự vận động

Trong nhóm làm việc các thành viên luôn có một vai trò và muốn người khác cũng có vai trò rõ ràng Nếu vai trò không rõ thì sẽ dễ gây hiểu lầm, mất đoàn kết ảnh hưởng đến năng suất chung Các thành viên cũng mong muốn được biết người khác chờ đợi gì ở cá nhân đó Không nen để vai trò của người này quá nhiều (quá

tải) và người khác thì quá ít Xung đôt về vai trò có thể xảy ra bời cá nhân với cá nhân , bởi cá nhân với tập thể, bởi chính cá nhân với vai trò của anh ta

3.5.4 Các chuẩn mực, quy định của nhóm

Đây là các quy chế, quy tắc mà nhóm tự đề ra để các thành viên theo đó mà thực hiện Các chuẩn mực của nhóm rất quan trọng, nó cho phép các thành viên trong nhóm nhận các thông tin phản hồi tích cực Các chuẩn mực được xây dựng

có sự tham gia, sao cho mục tiêu của nhóm được thực hiện một cách tốt nhất

3.5.5 Sự gắn kết trong nhóm

Sự gắn kết trong nhóm làm cho nhóm hoạt động hiệu quả và bền vững Các thành viên càng tự hào về mình được tham gia nhóm thì sự gắn kết trong nhóm càng cao Như vậy các thành viên cũng như trưởng nhóm phải làm sao cho nhóm đáng tự hào về các công việc làm Trưởng nhóm và các thành viên cần phấn đấu

để có sự gắn kết trong nhóm cao và sự tuân theo chuẩn mực của nhóm cũng cao,

để hình thành nhóm lý tưởng, có hiệu suất làm việc cao

3.6 BÀI TÂP

3.6.1 Hãy xây dựng nội quy của nhóm bạm đang tham gia

3.6.2 Hãy nêu một công việc mà nhóm bạn chọn làm việc nhóm, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên

Sau khi học xong phần này người học có khả năng:

- Trình bày được những kỹ năng cơ bản nhất khi làm việc nhóm

- Sử dụng được các công cụ điều hành làm việc nhóm

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng

đề là họp để làm gì, tiến hành như thế nào Để tránh lãng phí thì cần có tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả Trước khi triệu tập họp cần xem xét họp có phải là hình thức tốt nhất trong trường hợp này không hay có thể có hình thức nào tốt hơn Có thể thay thế một cuộc họp bằng gửi tài liệu phát tay, viết thông báo trên bảng, gửi Email, gọi điện thoại…hay không?

Kỹ năng tổ chức một cuộc họp phù hợp cũng là một yếu tố quyết định đến

sự thành bại của cuộc họp vì các cuộc họp có mục tiêu khác nhau: để thông tin,

để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để ra quyết định…

Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin Cần xác định mục tiêu buổi họp Hướng dẫn bàn dự thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm

4.2 ẤN ĐỊNH THỜI GIAN HỌP (LỊCH HỌP)

Trước tiên là bước chuẩn bị họp nhóm

Bước này người điều hành xem xét trước xem

chủ đề cuộc họp, mục tiêu và nội dung cuộc họp

có rõ ràng không, thành viên cần tham gia là ai

Lập kế hoạch điều hành cuộc họp, các kế hoạch

sử dụng công cụ trực quan (bảng biểu, tài liệu,

máy chiếu…) Các kế hoạch về thời gian, địa

điểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông

báo…ai chuẩn bị và chuẩn bị đến đâu Trước

ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm

quen phương tiện, phòng họp…

4.3 CHUẨN BỊ LỊCH LÀM VIỆC HAY NỘI DUNG LÀM VIỆC

4.3.1 Chuẩn bị nội dung làm việc

- Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi Biết những điều gì bạn đang

cố gắng để giành được bằng việc tổ chức họp

- Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề Biết bạn muốn thực hiện được gì thông qua cuộc họp

- Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế hoạch một cách khôn ngoan

+ Xác định địa điểm họp

+ Danh sách những người tham gia và

khách mời

+ Danh sách về vai trò của người tham gia

và mong đợi gì từ họ Điều này sẽ cho phép họ

thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến

cuộc họp

+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn

mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp

- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên

kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp

- Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng video Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ cho bạn, vì thế bạn phải mang lại cho họ điều gì đó

- Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực

4.3.2 Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp

(dành cho tất cả những người tham dự)

- Biết mục đích của cuộc họp Biết mục đích tham dự của bạn là gì

- Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp

- Biết chương trình họp và đảm bảo chương trình của bạn trùng với chương trình của cuộc họp

- Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi

- Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao như lịch trình

- Nghiêm túc, vui vẻ khi tham dự

4.3.3 Nơi họp

- Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích

- Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút

- Mang lại sự mới mẻ phù hợp

- Có những phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp

- Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ Làm cho họ vui khi họ đến

4.3.4 Phân công người ghi chép biên bản

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ

+ Những điều nào mà họ cần thực hiện

4.4 VAI TRÒ CỦA NGƯỜI CHỦ TỌA/ ĐIỀU PHỐI/ NGƯỜI ĐIỀU KHIỂN BUỔI HỌP

Thông thường một cuộc họp nhóm, dù quy mô lớn nhỏ thế nào, người trưởng nhóm điều hành (hoặc người thay thế trưởng nhóm để điều hành) cũng phải vận dụng các kỹ năng điều hành cuộc họp Dưới đây sẽ trình bày về một số kỹ năng

đó

Bắt đầu cuộc họp Bước này cần làm những việc như làm quen các thành viên, tạo không khí thân thiện, thống nhất khung chương trình làm việc, chỉnh sửa mục tiêu cuộc họp nếu cần, thống nhất cách làm việc

Tiếp theo là đưa ra từng chủ đề, phân tích từng chủ đề Đây là bước quan trọng nhất của một cuộc họp Các thành viên được thảo luận, tham gia ý kiến để cuối cùng ra quyết định của nhóm, các quyết định này phù hợp với mục tiêu cuộc họp

Lập kế hoạch hành động Ở bước này toàn nhóm lập ra một kế hoạch sau cuộc họp được các thành viên nhất trí chấp thuận Kế hoạch này thường bao gồm: công việc gì cần làm, ai làm, làm như thế nào, kết quả mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ trợ gì… Nếu cuộc họp mà không có kế hoạch hành động, hay nói cách khác nếu sau cuộc họp mà các thành viên thấy không phải làm gì thì là cuộc họp không hiệu quả hay không nên họp

Bước cuối cùng là bế mạc cuộc họp Các cuộc họp nhóm nên dành thời gian đánh giá, suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các

vấn đề gác lại để cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các thành viên sẽ nhận kết quả này như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào qua đánh giá nhanh

4.5 CÁC KỸ NĂNG KHI LÀM CHỦ TỌA

Để tiến hành làm việc nhóm tốt, người điều hành thường sử dụng các công

cụ như: thảo luận nhóm nhỏ, cây vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic, động não, bản đồ tư duy, chậu cá, đóng vai, tranh luận… mà một số kỹ năng này sẽ trình bày ngắn gọn sau đây

4.5.1 Kỹ thuật động não

Động não là kỹ thuật nhận ý tưởng của các thành viên Nguyên tắc là càng nhiều ý tưởng nhận được càng tốt, do đó người

điều hành cần tạo ra môi trường để nhận ý tưởng

Để làm tốt kỹ thuật này có các thẻ màu (kích thước

1/3 kích thước tờ giấy A4) để viết các ý tưởng

Phát các tờ giấy màu cho từng thành viên đề nghị

họ viết ngắn gọn mỗi ý tưởng của họ vào một thẻ

màu đó rồi dùng băng dính (loại giấy xé) dán các

thẻ này lên Sau đó có thể cho các thành viên gom

nhóm, phân loại các ý tưởng, rồi thảo luận lựa

chọn ưu tiên ý tưởng Nếu không có thẻ màu có

thể dùng giấy A0 cử thành viên viết ý tưởng trên

đó mỗi khi có thành viên phát biểu Chú ý kỹ thuật này coi trong số lượng các ý tưởng hơn chất lượng , không phê phán, bình luận, chấp nhận mọi ý tưởng có thể

lạ lùng, trái chiều

4.5.2 Sử dụng cây vấn đề

Từ vấn đề chính cần thảo luận người điều hành vẽ nó như thân của một cây Sau đó đặt các câu hỏi tại sao để tìm các nguyên nhân chính đặt vào phía dưới như các rễ chính của cây, có thể đặt thêm câu hỏi tại sao vào các nguyên nhân chính tạo ra các rễ cây cấp hai… và có thể tiếp tục Phần cành cây là các nhánh chính trả lời cho câu hỏi kết quả thế nào Cũng như các “rễ cây”, các cành nhánh của cây cũng có cành bậc hai khi đặt câu hỏi tiếp kết quả ra sao cho các nhánh kết quả chính Cả nhóm sẽ xây dựng được một hình tượng cái cây mà thân cây là vấn

đề, rễ cây là các nguyên nhân và cành cây là các kết quả

4.5.3 Sử dụng bản đồ tư duy (Mind map)

Công cụ này xuất phát từ một vấn đề chính coi như một nhánh, đi phân tích tiếp mối liên hệ với các vấn đề khác chi tiết hơn, rồi lại phân tích tiếp các vấn đề chi tiết hơn, cứ như vậy cho đến ý kiến chi tiết, cụ thể Hình vẽ thể hiện như một dây thần kinh từ nhánh lớn đến nhánh nhỏ và tới các nhánh nhỏ nhất

4.5.4 Sử dụng khung logic

Khung này là một ma trận dạng bảng gồm 4 cột và 4 hàng Bốn cột từ trái sang phải gồm có cột các nội dung, chỉ báo, nguồn chứng minh, điều kiện (hay giả định) Bốn hàng từ trên xuống dưới gồm mục đích, mục tiêu, kết quả mong

Một số kỹ năng khác sẽ được trình bày ở phần ”kỹ năng giao tiếp”

4.6 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC BUỔI HỌP NHÓM

Các cuộc họp ở các tổ chức thường bị phàn nàn là không hiệu quả và lãng phí thời gian Để giảm bớt những lời phàn nàn, người tổ chức cuộc họp có vai trò rất quan trọng

+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc

+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào

+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào

+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì

+ Các chủ đề bí mật

- Thể hiện rằng bạn đánh giá cao các ý tưởng, ý kiến và câu hỏi của họ

4.6.2 Điều khiển cuộc họp

- Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện Sáng tạo trong cách bạn chia sẻ chúng

- Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt

- Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới

- Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể

- Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp

- Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói

- Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp

- Tập trung vào các chủ đề chương trình Đừng lan man chủ đề

Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người có tham dự nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải lao

Tiếp tục

- Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe

- Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình

- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng

- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động

- Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình

- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình

- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận

4.6.3 Bế mạc

- Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo

- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ Chắc rằng mọi người sẽ đi từ "họp" đến "làm"

- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm

- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ

4.6.4 Sau cuộc họp

- Đánh giá cuộc họp Điều gì hiệu quả? Điều

gì cần phải cải thiện?

- Lên kế hoạch sau cuộc họp

- Sử dụng các ghi chép và ấn tượng của bạn,

tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc họp Sử

dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và

các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài

liệu

- Phân phát các tài liệu cho tất cả những

người tham gia và những người chủ chốt trong tổ chức

- Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó

4.7 BÀI TÂP

Hãy chuẩn bị kịch bản cho một buổi họp nhóm bàn về chủ đề trong lớp học hoặc tổ chức một sự kiện như: Chuẩn bị tổ chức văn nghệ, thể thao, giã ngoại…

Bài 5

CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN KHI LÀM VIỆC NHÓM

A MỤC TIÊU

Sau khi học xong phần này người học có khả năng:

- Trình bày được khái niệm nhóm là gì? Tầm quan trọng của làm việc nhóm;

- Thực hiện được việc phân nhóm, tổ chức nhóm

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng

tạo

B DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU

C NỘI DUNG

5.1 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH BUỔI HỌP NHÓM

Để dẫn dắt các cuộc họp trịnh trọng, bạn nên nắm được quy trình hoạt động của hội đồng và nghiên cứu đề tài của cuộc họp

Cách bạn sắp xếp cuộc họp tuỳ thuộc vào tính chất của cuộc họp Các cuộc họp uỷ ban, họp hội đồng, ban giám đốc, và những tổ chức chuyên nghiệp thường thường theo những qui tắc sắp xếp được chấp nhận chung gọi là quy trình hội nghị Những quy tắc rất cụ thể này quá chi tiết đến nỗi không thể nghiên cứu hết

ở đây được Khi bạn liên quan đến một cuộc họp trịnh trọng, bạn sẽ phải nghiên cứu thật kỹ một trong những cuốn sách nói về quy trình hội thảo trước buổi họp Thêm vào đó, bạn nên biết và áp dụng những kỹ thuật sau Đối với những cuộc họp ít trịnh trọng, bạn có thể áp dụng một phần của quy trình hội thảo và những

kỹ thuật này Nhưng bạn nên nhớ rằng mỗi buổi họp đều phải có mục tiêu và bạn phải hướng đến mục tiêu ấy

5.1.1 Lên kế hoạch chương trình cuộc họp (lịch trình)

Bí quyết để sắp xếp một cuộc họp thành công là lên kế hoạch buổi họp kỹ càng Chính là bạn vạch ra một lịch trình (điều đó có nghĩa bạn cần chuẩn bị môt lịch trình cuộc họp, các đề tài sẽ được thảo luận) bằng cách lựa chọn những nội dung cần được thông qua để đạt được mục tiêu của cuộc họp Sau đó sắp xếp những ý này theo một trật tự hợp lý nhất Các ý dẫn dắt nên đặt trước nội dung chính cần nói đến Sau khi đã chuẩn bị cho lịch trình, nếu đó là cuộc họp trịnh trọng thì hãy chuẩn bị sẵn cho mỗi người tham dự một bản sao Đối với các cuộc họp thông thường, bạn nên nhớ chương trình cuộc họp trong đầu

5.1.2 Đề cập lần lượt từng nội dung

Bạn nên đề cập lần lượt từng mục theo kế hoạch cuộc họp Ở hầu hết các cuộc họp, các cuộc thảo luận có xu hướng bộc phát và thường có ý mới được nêu lên Với vai trò là người chủ trì, bạn nên giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng

5.1.4 Đừng để một người nói quá nhiều

Đừng để cho một người nói quá nhiều dường như là một trong những nhiệm

vụ khó khăn nhất Một số người thường có xu hướng lấn lướt trong khi thảo luận Nhiệm vụ của bạn với vai trò là người chủ trì cuộc họp phải kiểm soát họ Dĩ nhiên, bạn muốn cuộc họp được dân chủ, cho nên bạn phải để cho họ phát biểu miễn sao là nội dung phát biểu góp ý vào mục tiêu cuộc họp Tuy nhiên, khi họ bắt đầu phát biểu quá nhiều mà không hướng đến nội dung cần thảo luận, lặp đi lặp lại hoặc là đề cập đến những vấn đề không cần đề cập, bạn nên biết cách ngăn

họ lại

5.1.5 Khuyến khích mọi người cùng tham gia đóng góp ý kiến

Vì trong cuộc họp có người nói quá nhiều, có người nói quá ít Trong kinh doanh, những người có chức vụ thấp thường ít đóng góp ý kiến Là người chủ trì cuộc họp, bạn phải khuyến khích họ góp ý bằng cách hỏi quan điểm của họ và phải thể hiện là tôn trọng câu trả lời đó dù nó không đúng ý bạn

5.1.6 Kiểm soát thời gian khi thời gian có hạn

Khi thời gian buổi họp có hạn, bạn cần quyết định trước là sẽ cần bao nhiêu thời gian để đi hết các nội dung Điều này nhằm để cuộc họp kết thúc đúng lúc

Sẽ tốt hơn nếu bạn cho mọi người biết thời gian của mỗi nội dung thảo luận vào đầu buổi họp và luôn nhắc nhở mọi người về thời gian còn lại của cuộc họp trong quá trình thảo luận

5.1.7 Ở thời điểm thích hợp, hãy tóm tắt những nội dung mà các nhóm đã thông qua và đưa ra kết luận

Sau khi một ý chính đã được thảo luận xong, bạn nên tóm lược những gì nhóm đã thông qua và đưa ra kết luận Nếu cần có quyết định cuối cùng thì lấy biểu quyết của mọi người Trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng nên tóm lược nội dung chính trước khi chuyển sang nội dung mới Cuối buổi họp, bạn có thể tóm lược các nội dung đã trao đổi Bạn cũng nên tóm tắt bất cứ khi nào ý tóm đó giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu vấn đề họ đã trao đổi Đối với một số

và thiếu kiên nhẫn Hậu quả của nó trong việc kinh doanh, buôn bán hay giao thương, ngoại giao thật to lớn biết nhường nào

Theo những phân tích khoa học gần đây, để đạt được thành công trong cuộc sống, chỉ số IQ chỉ đóng vai trò thứ yếu chiếm khoảng 20% Thay vào đó, kỹ năng giao tiếp, xây dựng các mối quan hệ, nắm bắt những thay đổi mới trở thành yêu cầu hàng đầu tại các tổ chức, vì đây là nền tảng phát triển kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng gây ảnh hưởng, kỹ năng làm việc đồng đội, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề…

Biết lắng nghe là yêu cầu số một khi công tác ở bất cứ ngành nghề, vị trí nào, đặc biệt là lãnh đạo, tư vấn, bán hàng, luật sư…

Trong cuộc sống hàng ngày và trong gia đình, lắng nghe để sẻ chia, thấu hiểu lẫn nhau làm cho mỗi ngày qua đầy ắp những kỷ niệm ngọt ngào và hạnh phúc Trong giải quyết xung đột, lắng nghe – thấu hiểu là nền tảng để đưa ra hướng giải quyết thấu tình đạt lý nhất

Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi sự tập trung và sử dụng các giác quan khác của bạn, không chỉ là dùng đôi tai để nghe những lời được nói ra Người biết lắng nghe không chỉ là những gì đang nói, mà còn là những gì chưa nói và ẩn ý trong lời nói

Thêm nữa ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện thái độ theo tôi là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc lắng nghe

Ví dụ: 1 người nói là rất hài lòng với công

việc hiện tại nhưng gương mặt buồn rầu, điệu bộ

không thoải mái, bạn nên xem xét các thông điệp

bằng lời nói và không lời đang có mâu thuẫn, họ

có thể nghĩ khác với những gì họ nói

Có 1 câu châm ngôn rất hay về tầm quan

trọng của nghệ thuật lắng nghe: “Nói là bạc, im

lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” Theo các

số liệu thống kê khoa học, thời lượng con người sử

dụng kỹ năng lắng nghe chiếm đến 53% tổng thời

lượng sử dụng cả 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết cộng lại Tuy nhiên có một sự thật đáng buồn là hiệu suất nghe trung bình chỉ dừng lại ở con số 25 – 30% Nếu cho

rằng “nói là gieo, nghe là gặt” thì quả thật ta đã có một mùa màng … thất bát Vậy nguyên nhân do đâu khiến chúng ta không thể tận dụng hiệu quả 75% tiềm năng còn lại?

Lý do kém hiệu quả xuất phát từ cả người nói và người nghe, nhưng ta nên chấn chỉnh bản thân trước khi muốn thay đổi người khác Sau đây là 6 lý do khiến cho việc nghe kém hiệu quả:

5.2.1.1 Nghe chỉ để nắm bắt sự việc

Với cách nghe này, người nghe chỉ để tâm đến những sự kiện, sự việc, mà không màng đến những cảm xúc đi kèm của người nói Bài học rút ra là: Nếu không có kỹ năng lắng nghe, không thấu hiểu, đồng cảm với người nói thì bạn sẽ

có những kết luận, hành động sai lệch

5.2.1.2 Nghe không tập trung

Người nghe không chú tâm vào câu chuyện (nghe nhưng vẫn để ý mọi người xung quanh làm gì, nói chuyện như thế nào…) Người nghe vừa trả lời vừa kết hợp làm các công việc khác (làm việc, gọi điện, đọc báo, xem ti vi,…)

Hệ quả: Người nói cảm thấy không được tôn trọng, chán nản và mất cảm

hứng muốn chia sẻ.Người nghe không hiểu hết câu chuyện, dẫn đến hiểu sai, hiểu nhầm, không thu được lượng thông tin như mong muốn và nguy hiểm hơn là giảm lòng tin ở đối tác

5.2.1.3 Nghe kiểu “mới nghe là tôi đã biết tỏng cả rồi ”

Với kiểu nghe này, người nói vừa nói chưa dứt một câu, thì người nghe đã cho rằng mình đã biết cả rồi Vì thế, họ chẳng thể nghe trọn vẹn những điều đang được truyền đạt, nên thường hiểu sai ý người nói

Những người hấp tấp, vội vàng thường có kỹ năng lắng nghe không tốt Đó cũng chính là nguyên nhân dẫn đến họ thường hỏng việc

5.2.1.4 Nghe mà không kiên nhẫn nghe

Với kiểu nghe này, người nghe tỏ vẻ mình rất bận rộn, bồn chồn, vì thế, họ nghe mà hóa ra lại chẳng nghe Hơn nữa, họ còn phơi bày phản ứng cho thấy họ đang bị bó buộc ngồi nghe

Ví dụ: Nghe nói chuyện, mà mắt nhìn ra chỗ này chỗ khác như trông ngóng

ai, nhìn đồng hồ, bấm điện thoại hay đứng dậy đi tới đi lui

Bí quyết để thấu hiểu người khác chính là lắng nghe một cách kiên nhẫn 5.2.1.5 Nghe để phản bác

Người nghe không để ý đến những lời hay, ý đẹp mà chỉ chăm chăm tìm lỗi sai, sơ hở, điểm xấu trong câu nói của người khác theo kiểu “Vạch lá tìm sâu”,

Với cách nghe này, người nghe, tai thì nghe, nhưng tâm trí và tay chân thì đang làm việc khác, mặc cho người nói cứ nói Vì thế, họ thực sự, chẳng thể nghe được điều gì đó mà người nói đang cố gắng truyền đạt

Đây là kiểu nghe phổ biến của không ít người Họ vì quan tâm đến bản thân, đến công việc của mình mà quên đi việc lắng nghe để thấu hiểu người nói Hãy nhập tâm vào cuộc giao tiếp và thấu hiểu người nói là điều quan trọng để nâng cao kỹ năng lắng nghe của bạn

Cách nghe hiệu quả nhất là “Không chỉ nên nghe bằng tai” Lắng nghe với

thái độ tôn trọng người nói, lắng nghe bằng mọi giác quan, cử chỉ, nhạy bén và tham gia một cách tập trung vào câu chuyện của người nói

Khi bạn phải giao tiếp nhiều hơn với xã hội, gặp gỡ trao đổi kế hoạch với đối tác, đồng nghiệp thì kỹ năng lắng nghe tốt sẽ là yếu tố quan trọng để đàm phán thành công Kỹ năng lắng nghe tốt cũng giúp bạn thấu hiểu được những người xung quanh, cảm thông, chia sẻ với người thân, bạn bè

Kết luận:

Nghe, theo nghĩa đen, là nhận được tiếng bằng tai, là sự cảm nhận được bằng tai ý người nói (GS Nguyễn Lân, từ điển từ và ngữ Việt Nam, tr 1249) Nói cách khác, nghe là hình thức tiếp nhận thông tin qua thính giác

Những gì bạn nghe được từ cuộc sống được gọi là nghe thấy Nghe thấy là quá trình sóng âm đập vào màng nhĩ và chuyển lên não

“Nghe” đơn thuần là một hành động của trí óc, khi ta bỗng nhiên bị “làm phiền” bởi một tiếng động nào đó trong không gian Đôi khi ta gật đầu, mỉm cười nghe ai đang nói Chúng ta nghe những âm thanh xung quanh mà không nhất thiết phải hiểu chúng

5.2.1.7 Lắng nghe

Lắng nghe là hình thức tiếp nhận thông tin thông qua thính giác có trạng thái chú ý làm nền, giúp người ta hiểu được nội dung thông tin, từ đó mới có thể dẫn tới những hoạt động tiếp theo của quá trình giao tiếp

Lắng nghe là 1 khả năng của hệ thần kinh, khi lắng nghe thần kinh sẽ nhận thông tin xử lý và lưu những gì chúng ta nghe được thành dạng dễ hiểu và dễ sử dụng

Lắng nghe là hoạt động tâm lý có hướng đích, có ý thức thể hiện sự tập trung, chú ý cao độ để nghe được hết, được rõ ràng

âm thanh, tiếng động, cảm xúc trong lời nói

của đối tượng giao tiếp

+ Lắng nghe là một trong những kỹ

năng ứng xử quan trọng trong giao tiếp

hàng ngày

+ Lắng nghe là cả một nghệ thuật

+ Lắng nghe được chôn giấu kỹ nhất

trong bản thân mỗi con người

Thế nào là “lắng nghe”? Tiếng Việt của chúng ta rất tinh tế, vì “lắng” đi đối với “nghe”, có nghĩa là tập trung đến một âm thanh thôi, các âm thanh khác thì bỏ ngoài tai Tâm hồn người nghe phải lắng đọng thì mới nghe tốt