BÀI GIẢNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM oOo KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Biên soạn: ThS Nguyễn Võ Huệ Anh ThS Lê Thị Thúy Hà TS Nguyễn Thị Vân Thanh CN Hồ Thanh Trúc Tp HCM, tháng 02 năm 2014 MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU Bài 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NHÓM I KHÁI NIỆM NHÓM Khái niệm nhóm Phân loại nhóm 16 Đặc điểm nhóm làm việc 21 Lợi ích từ làm việc nhóm 22 II CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM 22 Giai đoạn hình thành 24 Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn 26 Giai đoạn ổn định hay hình thành quy tắc 28 Giai đoạn trưởng thành hoạt động 30 Giai đoạn kết thúc / trì hoãn 32 III CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM 42 Quy mơ nhóm 42 Phong cách lãnh đạo 43 Các yếu tố tâm lý – xã hội 51 Bài 2: XÂY DỰNG NHÓM HIỆU QUẢ 56 I PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC TRONG NHĨM 58 II XÂY DỰNG CHUẨN MỰC NHÓM 73 Xác định điểm chung niềm tin, thái độ, ứng xử thành viên 74 Xây dựng Bản cam kết 74 Thực danh mục “được không được” 75 Xác định hình thức “thưởng – phạt” nhóm 75 III XÂY DỰNG VĂN HÓA NHÓM 76 Bài 3: CÁC KỸ NĂNG TẠO HIỆU QUẢ TRONG NHÓM 89 I KỸ NĂNG CỦA MỖI CÁ NHÂN 91 Nhận thức thân 91 Hướng đến mục tiêu chung, rõ ràng 92 II KỸ NĂNG CỦA LÃNH ĐẠO 98 Quản trị nhóm hiệu 98 Quản lý mâu thuẫn xung đột 105 Các khuynh hướng giải mâu thuẫn 107 Bốn bước giải mâu thuẫn 120 Mâu thuẫn nhóm nhỏ 123 III XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 134 Đặc điểm nhóm hoạt động hiệu 134 Xây dựng mối quan hệ công việc hiệu 134 Giới thiệu: TRẮC NGHIỆM KHUYNH HƯỚNG GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN 141 MỘT SỐ CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM GỢI Ý 146 TÀI LIỆU THAM KHẢO 158 LỜI GIỚI THIỆU &&& Từ sinh ra, người thức trở thành thành viên nhóm xã hội, ban đầu nhóm gia đình, sau nhóm bạn bè với giai đoạn lứa tuổi khác nhau, nhóm lao động, Các kỹ giao tiếp, học tập hoạt động nghề nghiệp hình thành phát triển thơng qua mơi trường nhóm Sẽ có người xây dựng mối quan hệ với người khác cách dễ dàng, có người làm việc với nhiều người lại cản trở họ Trong trình phát triển, đứa trẻ hờn giận ba mẹ chúng khơng đạt điều mong muốn, hay chúng “nghỉ chơi” bạn bè mâu thuẫn xảy Tuy nhiên, lớn lên, trở thành thành viên nhóm học tập với quy định rõ rệt sau nhóm làm việc với chuẩn mực định, không dễ “hờn giận” hay “nghỉ chơi” cho dù khơng đạt mục đích, khơng hài lòng hay chí tức giận Nói cách khác, lúc này, người phải thay đổi hành vi cư xử thân để thích nghi, tồn phát triển tương tác nhóm Làm việc nhóm yêu cầu tất yếu thời đại, từ môi trường học tập bậc phổ thông, đại học, đến mơi trường doanh nghiệp Có nhiều nhận định cho rằng, sinh viên Việt Nam nay, hạn chế lớn sau trường thiếu kỹ làm việc với tinh thần đồng đội điều làm cản trở q trình làm việc phát huy chun mơn họ Vì vậy, khả làm việc nhóm trở thành tiêu chí để tuyển dụng, nhằm đánh giá ứng viên tinh thần kỹ hợp tác Tầm quan trọng khơng thua phẩm chất khác đòi hỏi người lao động nắm vững chun mơn, nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình, cầu tiến, Đó lý tập giảng muốn hướng tới, với mục đích cung cấp cho bạn kiến thức kinh nghiệm đúc kết kỹ làm việc nhóm Qua đó, chúng tơi muốn bạn xác định làm việc nhóm nhiệm vụ bắt buộc bạn từ hôm – mơi trường học tập chắn có ý nghĩa bạn làm Vậy, từ bây giờ, với hành trang này, thái độ tích cực, học hỏi dám đương đầu, bạn tham gia vào nhóm nào, cho dù nhóm nhỏ hay nhóm lớn, để lắng nghe, hành động chia sẻ vai trò, trách nhiệm thân với người cộng học mà dân gian Việt Nam khẳng định “Một làm chẳng nên non Ba chụm lại nên núi cao” Charles Schwab tuyên bố vua thép Andrew Carnegie trả anh triệu đô la năm trí thơng minh hay kiến thức thép, mà Schwab có khả làm việc với tất người (Dale Carnegie, Đắc nhân tâm) Nhóm biên soạn Bài 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NHĨM &&& Nội dung chính: Khái niệm nhóm Các giai đoạn phát triển nhóm Các yếu tố ảnh hưởng đến trì phát triển nhóm MỤC TIÊU BÀI HỌC - Kiến thức • Hiểu lý thuyết nhóm • Phân tích phân biệt kiểu nhóm khác tổ chức • Nắm vững giai đoạn phát triển nhóm • Phân tích tầm quan trọng yếu tố ảnh hưởng đến phát triển nhóm - Kỹ • Xác định Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến phát triển nhóm • Đánh giá mức độ ảnh hưởng yếu tố cá nhân nhóm • Xây dựng đề nghị giải pháp điều chỉnh để nhóm làm việc hiệu • Thúc đẩy, khuyến khích yếu tố tích cực cho phát triển nhóm - Thái độ • Hợp tác định hướng phát triển nhóm với vai trò thành viên thủ lĩnh • Chấp nhận bình tĩnh trước yếu tố gây trở ngại cho nhóm nói chung • Cổ vũ ủng hộ yếu tố ảnh hưởng tích cực đến nhóm I KHÁI NIỆM NHĨM Khái niệm nhóm Hàng ngày, sử dụng từ nhóm cách thơng dụng để tập hợp người Trong lớp học, 40 học sinh chia thành tổ khác Tổ, hay gọi nhóm có nhiệm vụ thi đua với hoạt động học tập lớp học, tham gia thuyết trình, giải toán nhanh, hay phong trào thể dục thể thao… Trong cơng ty, phòng ban xem nhóm phụ trách vấn đề chun mơn khác Trong phòng Kế tốn công ty A., lại chia thành tổ chuyên trách nghiệp vụ khác nhau, phù hợp với đặc điểm chung Như vậy, môi trường làm việc nào, trở thành thành viên nhóm Nhóm tập hợp nhiều người, từ hai người trở lên Tuy nhiên, đặc điểm điều kiện cần Giả sử, lớp học có thành viên, người làm cơng việc riêng mình, khơng giao tiếp, khơng thực mục đích chung nào; hay nói cách khác, họ không xảy tương tác thời điểm chưa phải nhóm Điều với trường hợp nhóm có thành viên, thực tế thành viên chưa hoạt động chung hay tương tác với để đạt mục đích (mặc dù có mục đích chung người quản lý đưa ra) Khi đó, nhóm mang tính chất hình thức, chưa thật nhóm Vậy, để gọi nhóm u cầu tất yếu cần phải có thành viên có tương tác, quan hệ qua lại lẫn nhằm đảm bảo đạt đến mục tiêu chung đề Hội người thích du lịch “phượt” cơng ty X bao gồm 14 thành viên Họ nhóm chung mục đích tìm kiếm địa điểm du lịch lý thú, cách di chuyển cho an tồn hợp lý Để đạt điều đó, họ tổ chức nhóm chặt chẽ thường xuyên tương tác, trao đổi lẫn Nhóm học tập có người tính tương tác họ cao nhằm mục đích cải thiện kết học tập nhóm thật Như vậy, để gọi nhóm phải đảm bảo đủ yếu tố sau: nhóm phải hội tụ đồng thời bốn yếu tố sau: (1) có mục đích chung; (2) có tương tác thành viên; (3) có quy tắc chung; (4) thành viên nhóm đảm nhận vai trò định Tóm lại, Nhóm mà chúng tơi đề cập đến tập hợp từ thành viên trở lên, có mục đích hoạt động chung thành viên đảm nhận nhiệm vụ cụ thể, có tương tác với dựa việc tuân thủ quy tắc nhóm BÀI TẬP THỰC HÀNH Hãy liệt kê nhóm mà bạn tham gia? Trong số đó, theo bạn nhóm thật nhóm? Vì sao? Và nhóm khơng phải nhóm? Vì sao? (A) I attempt to get all concerns and issues immediately out in the open 19 (B) I try to postpone the issue until I have had some time to think it over (A) I attempt to immediately work through our differences 20 (B) I try to find a fair combination of gains and losses for 21 (A) In approaching negotiations, I try to be considerate of the other person’s wishes (B) I always lean toward a direct discussion of the problem (A) I try to find a position that is intermediate between his and mine 22 (B) I assert my wishes (A) I am very often concerned with satisfying all our wishes 23 (B) There are times when I let others take responsibility for solving the problem 24 (A) If the other’s position seems very important to him, I would try to meet his wishes (B) I try to get him to settle for a compromise (A) I try to show him the logic and benefits of my position 25 (B) In approaching negotiations, I try to be considerate of the other person’s wishes (A) I propose a middle ground 26 (B) I am nearly always concerned with satisfying all our wishes 144 (A) I sometimes avoid taking positions that would create controversy 27 (B) If it makes the other person happy, I might let him maintain his views (A) I am usually firm in pursuing my goals 28 (B) I usually seek the other’s help in working out a solution (A) I propose a middle ground 29 (B) I feel that differences are not always worth worrying about (A) I try not to hurt the other’s feelings 30 (B) I always share the problem with the other person so that we can work it out 145 MỘT SỐ CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM GỢI Ý &&& Để thỏa thuận quy tắc hoạt động chung cho nhóm, thành viên phải: a Tìm hiểu tính cách thành viên nhóm b Tìm hiểu điểm mạnh – yếu lực thành viên nhóm c Cả a b Người ta mong chờ người lãnh đạo nhóm: a Khi cơng việc khơng thuận lợi, người lãnh đạo phải gánh lấy trách nhiệm b Khi công việc thành công, thành viên phải khen thưởng c Cả a b Trách nhiệm người lãnh đạo nhóm bao gồm: a Trách nhiệm với cơng việc b Trách nhiệm với cá nhân nhóm c Cả a b 146 Nhiệm vụ người điều phối lôi kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết a Đúng b Sai Người tham gia ý kiến người ln có ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị a Đúng b Sai Hãy chọn đáp án để điền vào chỗ trống mệnh đề sau: “Văn hóa nhóm hệ thống chuẩn mực thực thi cách …… chuyển thành quy tắc …… thành viên nhóm” a “nhuần nhuyễn”, “tự nhiên” b “nhuần nhuyễn”, “cứng nhắc” c “khó khăn”, “cứng nhắc” Soạn thảo kế hoạch hành động bao gồm mục tiêu hoạt động, thời gian, điểm mốc trách nhiệm cụ thể bước thứ xây dựng mơ hình văn hóa nhóm Julie Heifetz & Richard Hagberg a Đúng b Sai 147 Mâu thuẫn bất đồng hay tranh chấp xảy hai bên (cá nhân với nhau, cá nhân nhóm, nhóm tổ chức hay quan) 10 a Đúng b Sai Quản lý mâu thuẫn tốt dẫn đến: a Các thành viên cam kết hành động mục đích chung b Tăng khả giải vấn đề nhóm c Cả a b Các ứng phó với mâu thuẫn kiểu xoa dịu biểu trưng hình: a Con gấu bơng b Con rùa c Con thỏ 11 Để hoạt động tốt, thành viên phải đề cao mục đích chung nhóm a Đúng b Sai 148 12 Giai đoạn kết thúc giai đoạn mục đích chung khơng hồn thành a Đúng b Sai 13 Khơng khí nhóm dễ trở nên nặng nề người lãnh đạo có phong cách: a Độc đoán b Tự c Dân chủ 14 Phong cách thuận lợi cho việc xây dựng tinh thần đồng đội a Phong cách độc đoán b Phong cách dân chủ c Phong cách tự 15 Có giai đoạn việc hình thành phát triển nhóm a Năm giai đoạn b Ba giai đoạn c Sáu giai đoạn 149 16 Thứ tự giai đoạn hình thành phát triển nhóm là: a Hình thành – Ổn định-Bão tố – Trưởng thành – Kết thúc b Hình thành –Ổn định – Trưởng thành –Bão tố - Kết thúc c Hình thành – Bão tố - Ổn định – Trưởng thành – Kết thúc 17 Nhóm đặc nhiệm nhóm thành lập để giải vấn đề cụ thể đó, chẳng hạn để điều tra vụ án mạng a Đúng b Sai 18 Nhóm hoạt động hiệu nhóm: a Khơng cần phải có quy tắc b Không cần phải quan tâm đến chuyện người khác c Có quy tắc, chuẩn mực chung nhóm 19 Yếu tố quan trọng để thành viên nhóm tương tác liên kết với là: a Có thành viên đẹp dễ chịu b Mục đích chung nhóm c Được hưởng quyền lợi chung với 150 20 Mục đích chung nhóm rõ thành viên nhóm sẽ: a Càng liên kết mạnh mẽ với b Càng góp sức để hành động cho nhóm c Cả a b 21 Những người ký tên ủng hộ nạn nhân chất độc màu da cam là: a Một nhóm nhân đạo b Khơng phải nhóm c Nhóm tự phát 22 Ở giai đoạn ổn định, kế hoạch chung nhóm: a bàn bạc với tham gia người nhóm b định trưởng nhóm c thường khơng có trí với thành viên 23 Trong giai đoạn ổn định, lãnh đạo nhóm cần “độc đốn” “áp đặt” cơng việc nhóm đạt hiệu cao a Đúng b Sai 151 24 Giai đoạn trưởng thành hoạt động đánh dấu ổn định tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu để thực kế hoạch đề a Đúng b Sai 25 Các giai đoạn phát triển nhóm khơng phân chia rạch ròi mà tiến triển theo khả riêng nhóm a Đúng b Sai 26 Mục đích nhiệm vụ nhóm quy định số nhóm viên nhóm Hay nói cách khác, mục đích nhiệm vụ nhóm quy định quy mơ nhóm a Đúng b Sai 27 Phong cách lãnh đạo độc đoán là: a Phong cách lãnh đạo vơ phủ b Theo kiểu tự chủ nghĩa c Dung túng, làm ngơ, lãnh đạo hình thức d Cả câu sai 152 28 Phong cách lãnh đạo dân chủ phong cách chuyên quyền, theo kiểu hành xử phạt, theo thị, áp đặt a Đúng b Sai 29 Phong cách lãnh đạo dân chủ phong cách lãnh đạo tập thể, phong cách lãnh đạo bạn bè thân mật a Đúng b Sai 30 Phong cách lãnh đạo “độc đoán” phong cách lãnh đạo tự thường làm cho thành viên nhóm thiếu đồn kết, thiếu tinh thần đồng đội a Đúng b Sai 31 Phong cách dân chủ phong cách lãnh đạo có lợi cho việc xây dựng tinh thần đồng đội cho tập thể a Đúng b Sai 32 Nhiệm vụ người điều phối lôi kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết a Đúng b Sai 153 33 Chuẩn mực nhóm mẫu hình tiêu chuẩn niềm tin, thái độ, giao tiếp hành vi nhóm a Đúng b Sai 34 Văn hóa nhóm hệ thống chuẩn mực thực thi cách nhuần nhuyễn chuyển thành quy tắc tự nhiên thành viên nhóm a Đúng b Sai 35 Quản lý mâu thuẫn tốt sẽ: a khiến cho thành viên cam kết hành động mục đích chung b làm tăng khả giải vấn đề nhóm c a b 36 Có năm cách ứng phó với mâu thuẫn là: Rút lui, Áp đảo, Xoa dịu, Thỏa hiệp Đối đầu a Đúng b Sai 37 Các ứng phó với mâu thuẫn kiểu rút lui biểu trưng hình Rùa a Đúng b Sai 154 38 Cách ứng phó với mâu thuẫn kiểu áp đảo biểu trưng hình Cá mập a Đúng b Sai 39 Cách ứng phó với mâu thuẫn kiểu xoa dịu biểu trưng hình Gấu bơng a Đúng b Sai 40 Cách ứng phó với mâu thuẫn kiểu thỏa hiệp biểu trưng hình Chồn a Đúng b Sai 41 Muốn phát giải mâu thuẫn nhóm cách thấu đáo, người lãnh đạo phải: a có thái độ khách quan, cơng lợi ích chung b nhẹ nhàng với đối tượng liên quan c a b 155 42 Muốn xây dựng nhóm nhỏ thật động, dân chủ tự lực, người lãnh đạo nhóm phải “xúc tác viên”-nghĩa điều khiển cách kín đáo, khéo léo người có khả khơi gợi, vận động, liên kết thành viên khác nhóm a Đúng b Sai 43 Phong cách lãnh đạo độc đoán người lãnh đạo tất a Đúng b Sai 44 Phong cách lãnh đạo độc đoán là người lãnh đạo tham khảo ý nhóm viên trước định a Đúng b Sai 45 Người lãnh đạo có phong cách độc đốn chủ yếu tập trung vào công việc, không quan tâm đến nhu cầu thành viên nhóm a Đúng b Sai 46 Nếu trì lâu dài phong cách lãnh đạo độc đốn, lãnh đạo nhóm khó phát huy lực thành viên khác trở thành bảo thủ a Đúng b Sai 156 47 Phong cách lãnh đạo dân chủ người lãnh đạo tham khảo ý nhóm viên trước định a Đúng b Sai 48 Phong cách lãnh đạo dân chủ người lãnh đạo tất a Đúng b Sai 49 Các bước để giúp lãnh đạo nhóm quản trị nhóm hiệu gồm: Tập hợp cá nhân xuất sắc; Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả động cơ; Đảm bảo cân bằng; Kiểm soát điều chỉnh kịp thời; Gây dựng lòng tin; Chặt chẽ cơng việc thân mật với người; Nhắc nhở thường xuyên kiểm tra thực a Đúng b Sai 50 Để nhóm hoạt động tích cực, vai trò xây dựng lãnh đạo nhóm vơ quan trọng a Đúng b Sai 157 TÀI LIỆU THAM KHẢO &&& Tiếng Việt Lawrence Holpp (1999), Quản lý nhóm (bản dịch tiếng Việt nhóm BKD47, 2008) Alphabooks NXB Lao động – Xã hội Brian Cole Miller (2007), Xây dựng nhóm hiệu (bản dịch tiếng Việt Hải Ninh, 2011), Alphabooks- NXB Lao động – Xã hội Lại Thế Luyện (2012), Kỹ làm việc đồng đội, Nhà xuất tổng hợp TP.HCM Nguyễn Thị Oanh (2008); Làm việc theo nhóm, Nhà xuất trẻ Viện nghiên cứu đào tạo quản lý (VIM) (2007), Tổ chức điều hành dự án, NXB Tài Vĩnh Thắng (2012); Top 10 kỹ mềm cho bạn trẻ, Nhà xuất trẻ Tiếng Anh Bendersky, C and Hays, N (2012) Status conflict in groups Organization Science, 23(2): 323-340 David Pardey (2007), Coaching and Training Your Work Team, Institute of Leadership & Management Nancy Frey (2007), Productive Group Work, Institute of Leadership & Management 10 Thomas, W K., & Kilmann, H R (2010) Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument CPP, Inc —ž– 158 ... nhân để đóng góp cho phát triển chung công ty Thông thường, quy tắc “ngầm” thành viên cảm nhận phát theo thời gian Thực tế cho thấy, việc tuân thủ quy tắc (tích cực tiêu cực) khiến cho thành viên... Cơng ty A chuẩn bị cho đợt thay đổi cấu lại nhân tháng tới, điều khiến cho tất nhân viên quan tâm, bàn tán Phòng Kế toán vậy, 15 thành viên thường trao đổi với chủ đề đưa tiên đốn cho chức trưởng... thời gian tới, phòng Kế tốn xuất nhóm ủng hộ cho anh Bằng, nhóm ủng hộ cho anh Lộc Đó nhóm khơng thức, hoạt động khơng nhằm đạt đến mục đích chung cụ thể cho phòng, cơng ty lại có ý nghĩa to lớn