Chương 2: Các lý thuyết quản trị

Chương 2: Các lý thuyết quản trịI.Các lý thuyết của trường phái quản trị cổ điểncác đặc điểmQuản trị kiểu thư lạiQuản trị khoa họcQuản trị hành chínhKhái niệm là một hệ thống dựa trên những nguyên tắc, hệ thống thứ bậc, sự phân công lao động rõ ràng và những thủ tục chắc chắn ( cứng nhắc).là một hệ thống lý thuyết quản trị tập trung nghiên cứu về các mối quan hệ giữa cá nhân người công nhân với mày móc trong các nhà máy.là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Người sáng lậpMax Weber (18641920), ông là một nhà xã hội học người Đức, chuyên nghiên cứu về quản trị văn phòng của các cơ quan chính phủ.Frededric W.Taylor (18561915)Henry Fayol (18411925)Đặc điểm+ Nguyên tắc chính thức : là các kỉ cương cần thiết cho phép tổ chức đạt được mục tiêu của nó .+Tính khách quan : tất cả các thành viên đều được đánh giá theo chỉ tiêu : doanh số bán, tỉ lệ hoàn vốn ,…nhằm đảm bảo sự công bằng cho mọi người .+ Phân công lao động :là quá trình phân chia các nhiệm vụ thành những việc cụ thể, đơn giản hơn .+ Cơ cấu hệ thống thứ bậc : theo hình kim tự tháp , sắp xếp công việc teo quyền hạn và quyền lực của mỗi chức vụ, nó tang theo cấp bậc .+ Cơ cấu quyền lực : gồm 3 loại_Kiểu truyền thống : dựa trên truyền thống, phong tục ._Dựa trên uy tín : là quyền lực sinh ra theo phẩm chất mỗi người ._Dựa vào pháp luật và tính hợp lý : theo quy định và các nguyên tắc pháp lý .+ Sự cam kết lam việc lâu dài : giúp đem lại sự an toàn công việc cho nhân viên , cho phép họ tích lũy kinh nghiệm.+ Tính hợp lý : cho phép phân chia những mục tiêu chung thành những mục tiêu cụ thể của mỗi bộ phận trong tổ chức dẫn đến .Cải tạo các quan hệ quản lý. Quan hệ quản lý giữa chủ và thợ luôn luôn mâu thuẫn gay gắt và xảy ra xung đột. Nguyên nhân của mâu thuẫn giữa chủ và thợ gồm có: thái độ hờ hững thiếu trách nhiệm từ cả hai phía chủ và thợ – người quản lý và bị quản lý; nguyên nhân mâu thuẫn về lợi ích giữa người công nhân và ông chủ. Taylor đưa ra phương pháp giải quyết mâu thuẫn là: Thay đổi thái độ, tinh thần trách nhiệm của cả người chủ và người thợ, đồng thời phải thỏa mãn về lợi ích cho cả hai bên. Phân công lao động trong quá trình làm việc một cách chặt chẽ Phải xác định rõ mối quan hệ quyền hành và trách nhiệm. Phải xây dựng và áp dụng chế độ kỷ luật nghiêm ngặt trong quá trình làm việc Thống nhất trong các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy Lãnh đạo tập trung Lợi ích cá nhân phải gắn liền và phục vụ cho lợi ích của tập thể , lợi ích chung. Xây dựng chế độ trả công một cách xứng đáng theo kết quả lao động Quản trị thống nhất Phân quyền và định rõ cơ cấu quản trị trong tổ chức Trật tự Công bằng: tạo quan hệ bình đẳng trong công việc Công việc của mỗi người phải được ổn định trong tổ chức Khuyến khích sự sáng tạo trong quá trình làm việc Khuyến khích phát triển các giá trị chung trong quá trình làm việc của một tổ chức .

Chương 2: Các lý thuyết quản trị

I Các lý thuyết của trường phái quản trị cổ điển

các

đặc

điểm

Quản trị kiểu thư lại Quản trị khoa học Quản trị hành

chính

Khái

niệm

là một hệ thống dựa trên những nguyên tắc,

hệ thống thứ bậc, sự phân công lao động rõ ràng và những thủ tục chắc chắn ( cứng nhắc)

là một hệ thống lý thuyết quản trị tập trung nghiên cứu về các mối quan hệ giữa cá nhân người công nhân với mày móc trong các nhà máy

là dự đoán và lập

kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra

Người

sáng

lập

Max Weber (1864-1920), ông là một nhà xã hội học người Đức, chuyên nghiên cứu về quản trị văn phòng của các cơ quan chính phủ

Frededric W.Taylor (1856-1915) Henry Fayol (1841-1925)

Đặc

điểm + Nguyên tắc chính thức : là các kỉ cương

cần thiết cho phép tổ chức đạt được mục tiêu của nó

+Tính khách quan : tất cả các thành viên đều được đánh giá theo chỉ tiêu : doanh số bán, tỉ lệ hoàn vốn ,…nhằm đảm bảo sự công bằng cho mọi người

Cải tạo các quan hệ quản

lý Quan hệ quản lý giữa chủ và thợ luôn luôn mâu thuẫn gay gắt và xảy ra xung đột Nguyên nhân của mâu thuẫn giữa chủ và thợ gồm có: thái

độ hờ hững thiếu trách nhiệm từ cả hai phía chủ và thợ – người quản

lý và bị quản lý; nguyên nhân mâu thuẫn về lợi

- Phân công lao động trong quá trình làm việc một cách chặt chẽ

- Phải xác định rõ mối quan hệ quyền hành và trách nhiệm

- Phải xây dựng và áp dụng chế độ kỷ luật nghiêm ngặt trong quá trình làm việc

- Thống nhất trong các mệnh lệnh điều khiển,

+ Phân công lao động :là

quá trình phân chia các

nhiệm vụ thành những

việc cụ thể, đơn giản

hơn

+ Cơ cấu hệ thống thứ

bậc : theo hình kim tự

tháp , sắp xếp công việc

teo quyền hạn và quyền

lực của mỗi chức vụ, nó

tang theo cấp bậc

+ Cơ cấu quyền lực :

gồm 3 loại

_Kiểu truyền thống : dựa

trên truyền thống,

phong tục

_Dựa trên uy tín : là

quyền lực sinh ra theo

phẩm chất mỗi người

_Dựa vào pháp luật và

tính hợp lý : theo quy

định và các nguyên tắc

pháp lý

+ Sự cam kết lam việc

lâu dài : giúp đem lại sự

an toàn công việc cho

nhân viên , cho phép họ

tích lũy kinh nghiệm

+ Tính hợp lý : cho phép

phân chia những mục

tiêu chung thành những

mục tiêu cụ thể của mỗi

bộ phận trong tổ chức

dẫn đến

ích giữa người công nhân

và ông chủ Taylor đưa ra phương pháp giải quyết mâu thuẫn là: Thay đổi thái độ, tinh thần trách nhiệm của cả người chủ và người thợ, đồng thời phải thỏa mãn về lợi ích cho cả hai bên

chỉ huy

- Lãnh đạo tập trung

- Lợi ích cá nhân phải gắn liền và phục vụ cho lợi ích của tập thể , lợi ích chung

- Xây dựng chế độ trả công một cách xứng đáng theo kết quả lao động

- Quản trị thống nhất

- Phân quyền và định

rõ cơ cấu quản trị trong

tổ chức

- Trật tự

- Công bằng: tạo quan

hệ bình đẳng trong công việc

- Công việc của mỗi người phải được ổn định trong tổ chức

- Khuyến khích sự sáng tạo trong quá trình làm việc

- Khuyến khích phát triển các giá trị chung trong quá trình làm việc của một tổ chức

Đán

h giá

- Ưu điểm:

+ Tính hiệu quả, nhất _Lợi ích : trường pháiquản trị khoa học có _Lợi ích :trườngphái này đóng góp

quán và ổn định của tổ chức

+ Công việc của nhân viên trở nên đơn giản, kết quả công việc được tiêu chuẩn hoá về chất lượng và mức độ cần thiết để đáp ứng mục tiêu của tổ chức

- Hạn chế:

+ Nguyên tắc cứng nhắc làm lãng phí thời gian và tiền bạc; không phù

hợp với công nghệ cao cấp, với sự thay đổi tính chất nhiệm vụ tổ chức và qui trình thủ tục mới thường xuyên được đưa vào thử nghiệm

+ Làm chậm tốc độ ra quyết định Không quan tâm đến hiệu quả

mà tập trung mọi nỗ lực vào việc mở rộng

và bảo vệ quyền lợi

nhiều đóng góp giá trị cho sự phát triển của tư tưởng quản trị

+ Họ phát triển kĩ năng quản trị qua phân công

và chuyên môn hóa quá trình lao động hình thành quy trình sx dây chuyền

+ Nhấn mạnh việc giảm giá thành để tang hiệu quả

+ Coi quản trị như 1 đối tương nghiên cứu khoa học

_Hạn chế : + Chỉ áp dụng được trong môi trường ổn định + Quá đề cao bản chất kinh tế và duy lí của con người mà đanh giá thấp nhu cầu xã hội và tự thể hiện của con người + Không có tính linh hoạt

nhiều trong lý luận

và thực hành quản trị

_Hạn chế : quan điểm quản trị cứng nhắc, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ dẫn đến việc xa dời thực tế

II Trường phái quản trị hành vi

Quan điểm hành vi tập trung giải quyết một cách hiệu quả vấn đề con người trong tổ chức

Lý thuyết này cho rằng hiệu quả của quản trị cũng do năng suất lao động

quyết định, và năng suất lao động không phải do các yếu tố vật chất quyết định

mà so sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người

1.Đóng góp của Follett:

Mary Parker Follet là người có tư tưởng xã hội (xã hội trong quản

lý) sớm nhất Những ý kiến của Bà nhấn mạnh: về sự chấp nhận quyền hành; sự quan trọng của phối hợp; sự hội nhập của các thành viên trong tổ chức là những giả thuyết khoa học hướng dẫn cho những người sau này nghiên cứu

+ Bà nhấn mạnh vào :

(1) Mối quan hệ giữa các nhân viên trong việc giải quyết vấn đề

(2) Động lực của quản trị, hơn là những nguyên tắc cứng nhắc

+ Đóng góp của Follett về những nghiên cứu tâm lý của cá nhân trong đời sống xã hội đối với các vấn đề quản trị còn có những điểm đáng lưu ý:

1 Phương pháp giải quyết các mâu thuẫn trong một tổ chức - Theo Follet, “thống nhất” đó chính là phương pháp tốt nhất và làm vững lòng nhất để chấm dứt mâu thuẫn

2.Việc đề ra mệnh lệnh và chấp hành mệnh lệnh phải xuất phát từ mối quan hệ giữa người ra lệnh và người thi hành lệnh

3 Người quản trị phải hiểu được vị trí của mỗi cá nhân trong tổ chức, bản chất của mối quan hệ làm việc tốt đẹp là người lao động làm việc với ai chứ không phải dưới quyền ai và nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm tra chứ không phải bị kiểm tra

2-Những đóng góp của Barnard:

1 Barnard nhìn nhận các tổ chức như là những hệ thống có tính xã hội, nó đòi hỏi sự cộng tác của các nhân viên để họat động một cách hiệu quả Tức là con người trong tổ chức phải tương tác với nhau Việc quản trị thành công còn phụ thuộc vào việc duy trì các mối quan hệ tốt đẹp có liên hệ đến tổ chức

2 Ông đề xuất lý thuyết chấp nhận quyền hành: nhân viên có thể tuân thủ mệnh lệnh của cấp trên trên cơ sở tự nguyện và ý thức chọn lựa, khi mà nhân viên:

- Hiểu những đòi hỏi mà cấp trên yêu cầu

- Tin tưởng rằng mệnh lệnh phù hợp với mục tiêu tổ chức

- Có được lợi ích và phù hợp với năng lực của họ

3- Elton Mayo và cuộc nghiên cứu nhà máy Hawthornes

Liên tục trong 5 năm, từ 1927 đến 1932 Mayo đã tiến hành nhiều cuộc nghiên cứu khác nhau và đã ghi nhận được nhiều khám phá quan trọng

+ Trong cuộc nghiên cứu đầu tiên, Mayo thấy ánh sáng nơi làm việc không gây ảnh hưởng đến năng suất của công nhân

+Cuộc nghiên cứu thứ hai, Mayo lại thấy các điều kiện làm việc không có hoặc có ít quan hệ với năng suất

+Cuộc nghiên cứu thứ 3, Mayo thấy tiền lương và tiền thưởng không tạo ra tác động nào đến năng suất lao động của tập thể Trái lại những yếu tố có quan hệ đến năng suất lao động lại là những yếu tố phi vật chất

 Khuyến cáo các nhà quản trị nên xem xét người nhân viên trong các quan

hệ cá nhân để có thể thấy được những nhu cầu và cách thức để thỏa mãn các nhu cầu của nhân viên

4-.Doughlas Mc Gregor (1906-1964)

Ông tin rằng quyết định quản trị được đưa ra dựa trên những giả định về bản chất con người và những hành vi của con người Ông đã đưa ra ý tưởng của mình trong cuốn sách “Những khía cạnh con người trong doanh nghiệp” Mc Gregor cho rằng chiến lược quản trị chịu ảnh hưởng rất lớn bởi một quan điểm về bản chất con người, ông cho rằng các nhà quản trị trước đây đã tiến hành cách

thức quản trị trên những giả thuyết sai lầm về tác phong con người Gregor gọi là thuyết X

Tuy nhiên, theo Mc Gregor, khi chúng ta luôn ở trong điều kiện khắc nghiệt như thế, những chiến lược quản trị dựa trên thuyết này sẽ tạo nên những bất mãn và xung đột Ông cho rằng con người không chỉ cần tiền lương và sự an toàn

mà công việc mang lại Mc Gregor cho rằng trong thực tế, tại nơi làm việc con người có thể ứng xử khác xa với những gì nêu trong thuyết X Ông đã hoàn chỉnh những nhận xét thấu đáo này và đặt tên cho chúng là thuyết Y

Thuyết X

Thuyết Y

- Con người không thích làm việc, ít khát vọng.

- Tìm cách trốn việc, lảng tránh công việc.

- Khi làm việc phải giám sát chặt chẽ.

- Con người muốn bị điều khiển.

- Làm việc là 1 bản năng như vui chơi, giải trí.

- Mỗi người đều8 tự điều khiển, kiểm soát bản thân.

- Con người sẽ gắn bó với tổ chức nếu được khen ngợi, thưởng xứng đáng, kịp thời.

- Con người có óc sáng tạo, khéo léo.

MC Gregor cho rằng, thay vì nhấn mạnh đến cơ chế kiểm tra thì nhà quản trị nên quan tâm nhiều hơn đến sự phối hợp hoạt động

=> Đánh giá

-.Ưu điểm:

Các lý thuyết thuộc trường phái Tâm lý xã hội đã đóng góp to lớn vào sự nghiên cứu và thực hành quản trị:

- Nhận rõ sự ảnh hưởng của tác phong lãnh đạo của nhà quản trị

- Vai trò của các tổ chức không chính thức đối với thái độ lao động và năng suất lao động

- Sự ảnh hưởng của tập thể đối với thái độ cá nhân

- Mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, mối quan hệ nhân sự trong công việc

- Giúp cho các nhà quản trị hiểu rõ hơn về sự động viên con người, quan tâm hơn đối với nhân viên, đối với việc sử dụng quyền hành và thông đạt trong tổ chức.

- Những hạn chế

- Quá chú ý đến yếu tố xã hội của con người khiến trở thành thiên lệch Khái niệm “con người xã hội” chỉ có thể bổ sung cho khái niệm “con người thuần lý – kinh tế” chứ không thể thay thế Không phải bất cứ lúc nào, đối với bất cứ con người nào khi được thỏa mãn đều cho năng suất lao động cao

-Tâm lý xã hội cũng giẫm đạp lên con đường mòn của trường phái Cổ điển, xem con người trong tổ chức với tư cách là phần tử của hệ thống (xí nghiệp, công ty) khép kín (closed system) Bỏ qua mọi sự tác động các yếu tố bên ngoài như: chính trị, kinh tế, xã hội, … Với hệ thống mở, quan hệ con người trong tổ chức không còn hoàn toàn phụ thuộc vào tương quan nội bộ giữa các thành phần trong tổ chức, mà còn chịu sự chi phối của các yếu tố bên ngoài, các yếu tố này thường nằm ngoài khả năng kiểm soát của nhà quản trị Trong xu hướng toàn cầu hóa kinh tế, các yếu tố bên ngoài tổ chức là thách thức to lớn đối với mọi doanh

nghiệp, nhất là những nước đang phát triển như ở nước ta hiện nay

III So sánh trường phái cổ điển và trường phái quản trị hành vi

Giống nhau:

+ đều cho rằng hiệu quả của quản trị là do năng suất lao động quyết định

+ Ở một khía cạnh khác, một lần nữa Trường phái quản trị hành vi cũng giẫm đạp lên con đường mòn của trường phái Cổ điển, xem con người trong tổ chức với tư cách là phần tử của hệ thống (xí nghiệp, công ty) khép kín (closed system)

Bỏ qua mọi sự tác động các yếu tố bên ngoài như: chính trị, kinh tế, xã hội, … Với

hệ thống mở, quan hệ con người trong tổ chức không còn hoàn toàn phụ thuộc vào tương quan nội bộ giữa các thành phần trong tổ chức, mà còn chịu sự chi phối của các yếu tố bên ngoài, các yếu tố này thường nằm ngoài khả năng kiểm soát của nhà quản trị

Khác nhau:

 Yếu tố quyết định năng suất lao động

+ trường phái cổ điển cho rằng năng suất lao động do các yếu tố vật chất quyết định: công nghệ, nguyên tắc, các tiêu chuẩn của công việc

+ trường phái quản trị hành vi cho rằng năng suất lao động do sự thỏa mãn nhu cầu tâm lý xã hội của con người

 Trọng tâm của hoạt động tổ chức:

+ trường phái cổ điển: đề cao bản chất kinh tế và duy lý của con người mà đánh giá thấp nhu cầu xã hội và tự thể hiện của con người

+ trường phái quản trị hành vi: đặt con người vào trọng tâm chú ý trong các hoạt động của tổ chức

IV Trường phái quản trị hệ thống

+ Điểm mới của quan điểm hệ thống về quản trị : phân tích vấn đề theo 1 thể thống nhất các đầu vào quá trình chuyển hóa, đầu ra, sự phản hồi và môi trường

+ Cấu trúc hệ thống

Môi trường

+ phân loại hệ thống:

1 Theo phương thức hình thành:

 Hệ thống tự nhiên là hệ thống do những vật chất tự nhiên cấu thành:

ví dụ hệ thống sinh vật, thực vật, hệ thống cơ thể con người

 Hệ thống nhân tạo là hệ thống do con người lập ra: ví dụ hệ thống sản xuất, kinh doanh, bán hàng…

2 Theo quan hệ của nó với môi trường:

Môi trường bên ngoài là thế giới khách quan tồn tại bên ngoài hệ thống

 Hệ thống khép kín không có tác dụng tương hỗ với thế giới bên

ngoài( rất ít)

 Hệ thống mở quan hệ trao đổi thông tin, vật chất năng lượng với thế giới bên ngoài

3 Theo trạng thái có thể biến đổi

 Hệ thống tĩnh là hệ thống mà trạng thái của nó không thay đổi theo thời gian

 Hệ thống động là hệ thống mà tham số trạng thái thay đổi theo thời gian

=> đánh giá:

 Phương pháp tiếp cận hệ thống đã giúp các nhà quản trị có những cách nhìn toàn diện đối với tổ chức mà họ đang lãnh đạo

 Tư tuy hệ thống mở đòi hỏi các nhà quản trị phải quan tâm đến toàn bộ các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài của tổ chức bao gồm các nguồn lực

mà tổ chức có sẵn, sự phát triển của công nghệ và khuynh hướng công của

tổ chức khi tiến hành sản xuất ra một sản phẩm hay dịch vụ nào đó

Phản hồi

 Trường phái quản trị hệ thống còn giúp các nhà quản trị thấy rõ mối quan

hệ tương tác giữa các yếu tố thành phần trong tổ chức trên phương diện chúng là một tập hợp đồng bộ có mối liên hệ hữu cơ với nhau

V Các lý thuyết các trường phái khác

1) Trường phái quản trị theo tình huống

Hoàn cảnh ra đời: vào nhưng năm 60 nhiều nhà lý thuyết và quản tri đã không thành công khi cố gắng áp dụng những quan điểm quản trị cổ điển và

hệ thống Do đó một số người cho rằng trong mỗi tình huống quản trị cụ thể phải có sự lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp Từ đó xuất hiện lý thuyết theo tình huống

Cơ sở lý luận: dựa trên quan niệm cho rằng tính hiệu quả của từng phong cách, kĩ năng hay nguyên tắc quản trị sẽ không thay đổi theo từng trường hợp

 các biến tình huống

Quan điểm hệ thống

Quan điểm cổ điển

Quan điểm hành vi q

Quan điểm tình huống

+ công nghệ: là phương pháp biến các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra bao gồm tri thức, kĩ thuật, thiết bị và các hoạt động thích hợp để biến nguyên liệu thô

để thành dịch vụ hay sản phẩm hoàn thành

+ môi trường bên ngoài: tác động rất mạnh mẽ tới tổ chức và sự thành công hay thất bại của tổ chức

+ nhân sự

 đánh giá

+ ưu điểm: rất hữu hiệu vì nó dựa trên phương pháp tiếp cận tùy theo tình trạng theo thực tế của tổ chức hay cá nhân mà lựa chọn phương pháp phù hợp nhẩt

Linh hoạt về nguyên tắc luôn tuân thủ tính hiệu quả phù hợp với các nguyên lý và công cụ quản trị

+ nhược điểm: không có gì mới vì nó chỉ đơn thuần sử dụng một cách thích hợp

các kĩ năng quản trị của các trường phái quản trị khác

2) quản trị quá trình

Đ c đi m ặ ể b/ E, V2 L7 s

• Mục tiêu được đặt ra cho toàn bộ quá trình chứ không phải đặt ra cho từng bộ phận theo tên gọi/ [, P% I/ v% H

• Chú trọng vào kết quả, hiệu quả của toàn bộ quá trình chứ không phải kết quả

của từng công đoạn công việc của từng bộ phận hay cá nhân

• Nhà quản trị đặt ra mục tiêu chung và dài hạn cho công ty Các thành viên tự

quyết định các mục tiêu ngắn hạn và các phấn đấu để đạt mục tiêu đó

• Ban lãnh đạo đóng vai trò hỗ trợ, thúc đẩy, phối hợp hơn là chỉ đạo, kiểm tra,

thưởng, phạt.' o6 V) I J$ {& b, M3 j

• Đề cao tính tự giác của từng cá nhân Quản lý trên cơ sở ủy quyền, phân quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho các cấp chủ động trong công viêc.7 n" k, {) J5 O0 [" w#

• Nhà quản trị không mạnh dạn ra quyết định một cách thiếu cân nhắc để rồi sau

đó sửa sai mà luôn ra quyết định dựa trên các cơ sở dữ liệu đã được phân tích

Nhân sự

Tổ chức

Quản trị theo quá trình