NGUYÊN lý tổ CHỨC bộ máy QUẢN lý TRONG DOANH NGHIỆP FDI

Mục Lục PHẦN I : CƠ SỞ LÍ LUẬN NGUYÊN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP FDI 3 1. Tổ chức bộ máy 3 1.1 Khái niệm 3 1.2 Nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy 3 1.3 Các tiêu chí đánh giá 4 1.3.1 Tính tối ưu trong cân bằng cấu trúc 4 1.3.2 Tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm 4 1.3.3 Tính tuyệt đối trong trách nhiệm 4 1.3.4 Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn 5 1.3.5 Nguyên tắc bậc thang 5 1.3.6 Quyền hạn theo cấp bậc 5 1.3.7 Tính thống nhất mệnh lệnh 5 1.3.8 Thuận lợi cho quản trị sự thay đổi 5 2. Tổ chức bộ máy quản lý 6 2.1 Các khái niệm liên quan 6 2.2 Nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy quản lý 6 2.3 Nguyên lý chung tổ chức bộ máy quản lý 7 3. Nguyên lý tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) 7 3.1 Khái niệm về doanh nghiệp 7 3.2 Các loại hình doanh nghiệp 7 3.3 Cơ cấu tổ chức quản lý theo các loại hình doanh nghiệp 8 3.3.1 Công ty TNHH hai thành viên trở lên 8 3.3.2. Công ty cổ phần 9 3.3.3. Công ty hợp danh 10 3.3.4. Doanh nghiệp tư nhân 10 3.4. Doanh nghiệp FDI 10 3.4.1. Khái niệm doanh nghiệp FDI 10 3.4.2. Các loại hình doanh nghiệp FDI 11 3.4.3. Nguyên lí tổ chức bộ máy quản lí trong doanh nghiệp FDI 11 PHẦN 2: NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN DOANH XÂY DỰNG FICO – COREA 15 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty 15 1.1 Về nguồn nhân lực. 17 1.2 Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty 18 1.3 Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của công ty 19 2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty: 19 2.1. Khối cơ quan Công ty 19 2.1.1. Tổng giám đôc công ty: 20 2.1.2. Giám đốc điều hành: 20 2.1.3. Quản đốc Nhà máy. 21 2.1.4. Phòng kinh doanh: 23 2.1.5. Phòng tài chính kể toán. 25 2.1.6. Phòng kỹ thuật 28 2.1.7. Phòng vật tư và thiết bị. 29 2.2. Khối đơn vị sản xuất trực tiếp: 32 3. Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quả lý của Công ty. 33 3.1. Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ cửa lao động quản lý. 33 3.1.1. Phân tích sổ lượng lao động quản lý: 33 3.1.2. Phân tích kết cẩu của lao động quản lý. 33 3.1.3. Phân tích về trình độ của lao động quản lý 34 4. Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây: 34 4.1. Một sổ kết quả nổi bật 34 4.2. Môt số tồn tại hạn chế: 35 4.3. Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty. 35 PHẦN I : CƠ SỞ LÍ LUẬN NGUYÊN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP FDI 1. Tổ chức bộ máy 1.1 Khái niệm Tổ chức (danh từ) là “cơ cấu tồn tại của sự vật” với ít nhất một phương án sắp đặt và liên kết nhất định của các yếu tố cấu thành. Tổ chức (động từ) là “việc sắp xếp, bố trí và liên kết các yếu tố rời rạcriêng rẽ cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc và cùng phản ánh hoặc thực hiện một chức năng chung nhất định” (Trích bài giảng Nguyên lý tổ chức bộ máy quản lý của TS. Nguyễn Thị Hồng). Tổ chức bộ máy là tổng hợp các hoạt động từ xác định mục tiêu sứ mệnh, phân tích các yếu tố đầu vào và môi trường hoạt động nhằm thiết kế cấu trúc tổ chức, thiết kế công việc, phân tích công việc, dòng công việc, xây dựng cơ chế vận hành để tạo dựng một bộ máy tổ chức cũng như đánh giá bộ máy và tái cơ cấu, đảm bảo luôn thực hiện có hiệu quả mục tiêu đã được đề ra trong từng thời kỳ. 1.2 Nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy Thiết kế cấu trúc tổ chức: Là cụ thể hóa sứ mệnh, mục tiêu thành các chức năng hoạt động chung và phân chia chức năng mục tiêu thành các bộ phận hợp thành đồng thời thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận đó để đảm bảo tổ chức sẽ được vận hành đúng mục đích. Thiết kế công việc: Là quá trình xác định các công việc cụ thể cần hoàn thành và các phương pháp được sử dụng để hoàn thành công việc đó, cũng như mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức. Phân tích công việc: Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Xây dựng cơ chế hoạt động: Là quá trình xây dựng văn bản tổng hợp, làm rõ mối quan hệ, cách thức phối kết hợp người lao động giữa các phòng ban, các vị trí công việc để đảm bảo tổ chức được vận hành liên tục, nhịp nhàng, ăn khớp, hiệu quả. Đánh giá bộ máy tổ chức: Là quá trình theo dõi, thu thập thông tin về tình hình vận hành của bộ máy tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định và so sánh với các yêu cầu và mục đích tồn tại của tổ chức để khẳng định tính hiệu quả của bộ máy tổ chức đó. Tái cấu trúcTổ chức lại: Là quá trình sửa đổi, đổi mới cấu trúc bộ máy, tổ chức lại bộ máy nhằm làm cho bộ máy tổ chức thích nghi với tình hình mới và hoạt động hiệu quả hơn. Có thể là giải thể một đơn vị hoặc sát nhập nhiều đơn vị. 1.3 Các tiêu chí đánh giá Đánh giá bộ máy tổ chức là đánh giá được mức độ tuân thủ các nguyên lý, sự đáp ứng các nguyên tắc và hiệu quả vận hành bộ máy tổ chức trong một đơn vị. Để đánh giá được bộ máy tổ chức ở một đơn vị, cần đảm bảo các tiêu chí sau: 1.3.1 Tính tối ưu trong cân bằng cấu trúc Số lượng các cấp, phòng, ban được xác định vừa đủ, phù hợp với sứ mệnh, chức năng và nhiệm vụ của đơn vị. Nhiều cấp quá sẽ gây sự cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Nhiều các bộ phận chức năng sẽ dễ chồng chéo chức năng, gây vướng mắc trong quan hệ và trách nhiệm thiếu rõ ràng. Ngược lại, quá ít cấp sẽ khiến cho việc điều hành kém cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở, sai sót; ít các bộ phận chức năng sẽ không quán xuyến được hết các nhiệm vụ cần thiết, hoặc thiếu chuyên sâu. Nguyên tắc tối ưu là: Bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc và có thể quản lý, kiểm tra được, tùy điều kiện cụ thể mà vận dụng trên tinh thần “ vừa đủ”. Bên cạnh đó, nó còn thế hiện ở sự cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức.

Mục Lục PHẦN I : CƠ SỞ LÍ LUẬN - NGUYÊN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP FDI .3 Tổ chức máy 1.1 Khái niệm 1.2 Nội dung tổ chức máy 1.3 Các tiêu chí đánh giá 1.3.1 Tính tối ưu cân cấu trúc 1.3.2 Tương xứng quyền hạn trách nhiệm .4 1.3.3 Tính tuyệt đối trách nhiệm 1.3.4 Nguyên tắc giao quyền theo kết mong muốn 1.3.5 Nguyên tắc bậc thang 1.3.6 Quyền hạn theo cấp bậc 1.3.7 Tính thống mệnh lệnh 1.3.8 Thuận lợi cho quản trị thay đổi .5 Tổ chức máy quản lý 2.1 Các khái niệm liên quan 2.2 Nội dung tổ chức máy quản lý 2.3 Nguyên lý chung tổ chức máy quản lý Nguyên lý tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có vốn đầu tư nước (FDI) .7 3.1 Khái niệm doanh nghiệp .7 3.2 Các loại hình doanh nghiệp .7 3.3 Cơ cấu tổ chức quản lý theo loại hình doanh nghiệp 3.3.1 Cơng ty TNHH hai thành viên trở lên 3.3.2 Công ty cổ phần 3.3.3 Công ty hợp danh .10 3.3.4 Doanh nghiệp tư nhân 10 3.4 Doanh nghiệp FDI 10 3.4.1 Khái niệm doanh nghiệp FDI .10 3.4.2 Các loại hình doanh nghiệp FDI 11 3.4.3 Nguyên lí tổ chức máy quản lí doanh nghiệp FDI.11 PHẦN 2: NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CƠNG TY TNHH LIÊN DOANH XÂY DỰNG FICO – COREA 15 Quá trình hình thành phát triển công ty 15 1.1 Về nguồn nhân lực 17 1.2 Quy trình sản xuất thị trường tiêu thụ sản phẩm công ty 18 1.3 Phân tích thực trạng máy quản lý cơng ty 19 Tình hình tổ chức phận chức cơng ty: 19 2.1 Khối quan Công ty .19 2.1.1 Tổng giám đôc công ty: 20 2.1.2 Giám đốc điều hành: 20 2.1.3 Quản đốc Nhà máy 21 2.1.4 Phòng kinh doanh: 23 2.1.5 Phòng tài kể tốn 25 2.1.6 Phòng kỹ thuật 28 2.1.7 Phòng vật tư thiết bị 29 2.2 Khối đơn vị sản xuất trực tiếp: .32 Phân tích, đánh giá cơng tác tổ chức máy lý Công ty 33 3.1 Phân tích số lượng, kết cấu trình độ cửa lao động quản lý 33 3.1.1 Phân tích sổ lượng lao động quản lý: 33 3.1.2 Phân tích kết cẩu lao động quản lý 33 3.1.3 Phân tích trình độ lao động quản lý 34 Đánh giá kết hoạt động Công ty năm gần đây: 34 4.1 Một sổ kết bật 34 4.2 Môt số tồn hạn chế: 35 4.3 Đánh giá chung hiệu hoạt động máy quản lý Công ty 35 PHẦN I : CƠ SỞ LÍ LUẬN - NGUYÊN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP FDI Tổ chức máy 1.1 Khái niệm Tổ chức (danh từ) “cơ cấu tồn vật” với phương án đặt liên kết định yếu tố cấu thành Tổ chức (động từ) “việc xếp, bố trí liên kết yếu tố rời rạc/riêng rẽ cho thành chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc phản ánh thực chức chung định” (Trích giảng Nguyên lý tổ chức máy quản lý TS Nguyễn Thị Hồng) Tổ chức máy tổng hợp hoạt động từ xác định mục tiêu sứ mệnh, phân tích yếu tố đầu vào môi trường hoạt động nhằm thiết kế cấu trúc tổ chức, thiết kế công việc, phân tích cơng việc, dòng cơng việc, xây dựng chế vận hành để tạo dựng máy tổ chức đánh giá máy tái cấu, đảm bảo ln thực có hiệu mục tiêu đề thời kỳ 1.2 Nội dung tổ chức máy Thiết kế cấu trúc tổ chức: Là cụ thể hóa sứ mệnh, mục tiêu thành chức hoạt động chung phân chia chức năng/ mục tiêu thành phận hợp thành đồng thời thiết lập mối quan hệ phận để đảm bảo tổ chức vận hành mục đích Thiết kế cơng việc: Là q trình xác định cơng việc cụ thể cần hoàn thành phương pháp sử dụng để hồn thành cơng việc đó, mối quan hệ cơng việc với cơng việc khác tổ chức Phân tích cơng việc: Là trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến cơng việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất công việc Xây dựng chế hoạt động: Là trình xây dựng văn tổng hợp, làm rõ mối quan hệ, cách thức phối kết hợp người lao động phòng ban, vị trí cơng việc để đảm bảo tổ chức vận hành liên tục, nhịp nhàng, ăn khớp, hiệu Đánh giá máy tổ chức: Là q trình theo dõi, thu thập thơng tin tình hình vận hành máy tổ chức khoảng thời gian định so sánh với yêu cầu mục đích tồn tổ chức để khẳng định tính hiệu máy tổ chức Tái cấu trúc/Tổ chức lại: Là trình sửa đổi, đổi cấu trúc máy, tổ chức lại máy nhằm làm cho máy tổ chức thích nghi với tình hình hoạt động hiệu Có thể giải thể đơn vị sát nhập nhiều đơn vị 1.3 Các tiêu chí đánh giá Đánh giá máy tổ chức đánh giá mức độ tuân thủ nguyên lý, đáp ứng nguyên tắc hiệu vận hành máy tổ chức đơn vị Để đánh giá máy tổ chức đơn vị, cần đảm bảo tiêu chí sau: 1.3.1 Tính tối ưu cân cấu trúc Số lượng cấp, phòng, ban xác định vừa đủ, phù hợp với sứ mệnh, chức nhiệm vụ đơn vị Nhiều cấp gây cách biệt, nhanh nhạy điều hành cồng kềnh, lãng phí Nhiều phận chức dễ chồng chéo chức năng, gây vướng mắc quan hệ trách nhiệm thiếu rõ ràng Ngược lại, cấp khiến cho việc điều hành cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở, sai sót; phận chức không quán xuyến hết nhiệm vụ cần thiết, thiếu chuyên sâu Nguyên tắc tối ưu là: Bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc quản lý, kiểm tra được, tùy điều kiện cụ thể mà vận dụng tinh thần “ vừa đủ” Bên cạnh đó, cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn tổ chức 1.3.2 Tương xứng quyền hạn trách nhiệm Do quyền hạn quyền cụ thể để tiến hành công việc giao trách nhiệm nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, mặt logic điều dẫn đến yêu cầu quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm Trách nhiệm hành động lớn trách nhiệm nằm quyền hạn giao phó, khơng thể nhỏ 1.3.3 Tính tuyệt đối trách nhiệm Cấp phải chịu trách nhiệm việc thực nhiệm vụ trước cấp trực tiếp mình, họ chấp nhận phân công quyền hạn thực thi cơng việc, cấp khơng thể lẩn tránh trách nhiệm hoạt động thực cấp trước tổ chức 1.3.4 Nguyên tắc giao quyền theo kết mong muốn Việc giao quyền để trang bị cho nhà quản trị công cụ thực mục tiêu, quyền giao cho người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả thực kết mong muốn 1.3.5 Nguyên tắc bậc thang Tuyến quyền hạn từ người quản trị cao tổ chức đến vị trí bên rõ ràng vị trí chịu trách nhiệm định rõ ràng q trình thơng tin tổ chức có hiệu Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang cần thiết cho việc phân định quyền hạn cách đắn, cấp phải biết giao quyền cho họ vấn đề vượt phạm vi quyền hạn họ phải trình cho 1.3.6 Quyền hạn theo cấp bậc Việc trì phân quyền định đòi hỏi định phạm vi quyền hạn phải người đưa không đẩy lên cấp Từ nguyên tắc thấy rằng, người quản trị mong muốn, giao phó quyền hạn cách có hiệu quả, họ phải đảm bảo việc ủy quyền rõ ràng cấp Họ nên tránh lòng ham muốn định thay cho cấp 1.3.7 Tính thống mệnh lệnh Mối quan hệ trình báo cấp lên cấp hồn hảo mâu thuẫn thị ý thức trách nhiệm cá nhân trước kết cuối lớn Mặc dù, có khả năng, cấp nhận ủy quyền nhiều cấp trên, khó khăn thực tiễn việc phải phục vụ nhiều “ông chủ” điều không tránh khỏi Nghĩa vụ mang tính cá nhân, quyền hạn giao nhiều người cho người dẫn tới mâu thuẫn quyền hạn lẫn trách nhiệm 1.3.8 Thuận lợi cho quản trị thay đổi Đảm bảo tính linh hoạt tổ chức cần đưa vào cấu biện pháp kỹ thuật dự đoán phản ứng trước thay đổi Tổ chức xây dựng cứng nhắc, với thủ tục phức tạp hay với tuyến phân chia phận vững chắc, có nguy khơng có khả đáp ứng trước thách thức thay đổi kinh tế - trị - xã hội, công nghệ sinh thái Tổ chức máy quản lý 2.1 Các khái niệm liên quan Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn tổ chức Bộ máy quản lý xương sống tổ chức, vận hành biến ý đồ, mục đích, chiến lược hoạt động chủ thể tổ chức thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên tổ chức thành hiệu Tổ chức máy quản lý tổng hợp hoạt động từ xác định số cấp quản lý, phạm vi quản lý, từ định hình vị trí quản lý chế phân quyền, phối hợp máy quản lý đánh giá, hoàn thiện máy quản lý để đảm bảo máy ln nằm tầm kiểm sốt dẫn dắt, vận hành hiệu Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ xác định máy quản lý để xếp lực lượng, bố trí cấu xây dựng mơ hình làm cho tồn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt động chỉnh thể có hiệu lực 2.2 Nội dung tổ chức máy quản lý (1) Thiết kế máy quản lý - Thiết kế phận cấu thành tổ chức (khác biệt hóa phận, khơng gian…) - Xác định số cấp quản lý - Xác định quy mô, phạm vi quản lý - Lựa chọn kiểu mơ hình quản trị (mỗi kiểu quản trị tác động lên nhân viên khác nhau; ảnh hưởng lên chế phân tán quyền lực) - Định hình cấu trúc máy quản lý - Mơ tả vị trí quản lý - Xác định dạng truyền thơng - Thể chế hóa (ngun tắc định, giao tiếp kiểm soát) - Cơ chế vận hành máy quản lý (2) Đánh giá máy quản lý (3) Tái cấu trúc máy quản lý 2.3 Nguyên lý chung tổ chức máy quản lý (1) Quy luật hướng đích (2) Quy luật hệ thống (3) Quy luật cấu trúc đồng đồng dạng với cấu trúc máy tổ chức (4) Quy luật vận động không ngừng vận động theo quy trình tổ chức (5) Quy luật tự điều chỉnh (6) Quy luật tính ổn định bền vững tương đối tổ chức Nguyên lý tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có vốn đầu tư nước (FDI) 3.1 Khái niệm doanh nghiệp “Doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.” (Trích: Mục Điều Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13) 3.2 Các loại hình doanh nghiệp ST Loại hình Khái niệm T Cơng ty TNHH Bao gồm Công ty TNHH thành viên & Công ty TNHH hai thành viên Công ty TNHH thành viên doanh nghiệp tổ chức làm chủ sở hữu (chủ sở hữu công ty): Chủ sở hữu chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ, tài sản khác doanh nghiệp phạm vi số vốn điều lệ Cơng ty TNHH có từ thành viên trở lên tổ chức kinh doanh có tư cách pháp nhân, thành viên cá nhân tổ chức số lượng thành viên nhiều không Công ty phần vượt 50 người cổ Là doanh nghiệp vốn điều lệ chia thành nhiều phần gọi cổ phần; Cổ đông (người sở hữu cổ phần công ty) chịu trách nhiệm khoản nợ Công ty Công ty danh phạm vi số vốn đóng góp vào doanh nghiệp hợp Là doanh nghiệp mà có thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vơ hạn tồn tài sản nghĩa vụ công ty Doanh nghiệp Là doanh nghiệp cá nhân làm chủ tự tư nhân chịu trách nhiệm toàn tài sản hoạt động doanh nghiệp 3.3 Cơ cấu tổ chức quản lý theo loại hình doanh nghiệp Theo Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13: 3.3.1 Công ty TNHH hai thành viên trở lên Công ty TNHH hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc Tổng giám đốc Cơng ty trách nhiệm hữu hạn có từ 11 thành viên trở lên phải thành lập Ban kiểm sốt; trường hợp có 11 thành viên, thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị công ty Quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện chế độ làm việc Ban kiểm sốt, Trưởng Ban kiểm sốt Điều lệ cơng ty quy định Hội đồng thành viên định cấu tổ chức quản lý công ty  Công ty TNHH thành viên (Do tổ chức làm chủ) - Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên tổ chức làm chủ sở hữu tổ chức quản lý hoạt động theo hai mơ hình sau đây: a) Chủ tịch công ty, Giám đốc Tổng giám đốc Kiểm soát viên; b) Hội đồng thành viên, Giám đốc Tổng giám đốc Kiểm soát viên - Trường hợp Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch Hội đồng thành viên Chủ tịch công ty người đại diện theo pháp luật công ty - Trường hợp Điều lệ công ty khơng quy định khác, chức năng, quyền nghĩa vụ Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc Tổng giám đốc Kiểm soát viên thực theo quy định Luật - Chủ sở hữu cơng ty có quyền Quyết định cấu tổ chức quản lý công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý cơng ty; - Kiểm sốt viên có quyền Kiến nghị chủ sở hữu cơng ty giải pháp sửa đổi, bổ sung, cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh công ty - Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên cá nhân làm chủ sở hữu có Chủ tịch công ty, Giám đốc Tổng giám đốc - Chủ tịch cơng ty kiêm nhiệm thuê người khác làm Giám đốc Tổng giám đốc kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu thực hợp đồng + Trợ lý TGĐ vấn đề chiến lược, tổ chức, quản lý điều hành công ty Hỗ trợ TGĐ quan hệ đối ngoại, quan hệ với quyền sở hoạt động cộng đồng + Chịu trách nhiệm quản lý điều hành nhân thuộc phòng kinh doanh, xây dựng bầu khơng khí làm việc lành mạnh phát huy lực chuyên môn người - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác nhân viên phòng + Định giá bán giá đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng bán hàng nhập theo uỷ quyền TGĐ + Quyết định khoản chi theo định mức phê duyệt + Thực kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh doanh phê duyệt + Báo cáo TGĐ vấn đề có liên quan đến tiến độ chất lượng triển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng triển khai kế hoạch + Theo dõi thông tin phản hồi thực hợp đồng, chi phí phát sinh, lãi lỗ hợp đồng - Mối quan hệ nội Công ty: + Phối hợp với phòng kế tốn: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hợp đồng đặt cọc; Hỗ trợ với phận kế toán làm toán, lý hợp đồng; Hỗ trợ với phòng kế tốn tiến hành nhập trang thiết bị + Với phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu khách hàng cho phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lượng cơng việc giá thành Sau ký kết hợp đồng chuyển cho phận sản xuất nhằm triển khai Kết hợp với phận kỹ thuật Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hợp đồng; Phối hợp Giám đốc sản xuất xác định nhu cầu thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nhập tiến hành nhập + Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập cho giám đốc Nhà máy; tiếp nhận thông tin lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh Bảng 5: Cơ cấu phòng kinh doanh: Chức nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chun mơn TĐ tiếng Anh Trưởng phòng Đại học KS khí C Bộ phận Marketing Đại học KSxây dựng C Bộ phận xuất nhập Đại học Kế toán TC B Kết cấu phòng tương đối gọn nhẹ, trưởng phòng phải kiêm nhiều việc Tất nhân viên phòng trình độ đại học, có chun mơn khí xây dựng khoa máy, ngồi trang bị thêm kiến thức quản trị kinh doanh, kiến thức Marketing Kỹ giao tiếp trình diễn tốt tiếng Việt tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn phòng, phần mềm hệ thống internet, độ tuổi, bốn người phòng có độ tuổi 30 tuổi, chiếm 100% Với cấu trên, Phòng hồn thành tốt cơng việc với cấu độ tuổi trình độ đồng hợp lý, kết hợp động, nhiệt tình tuổi trẻ, kinh nghiệm công tác lâu năm Tuy nhiên chức nhiệm vụ của nhân viên phòng chưa phân cơng rõ ràng, thiếu nhân viên chịu trách nhiệm đấu thầu đầu tư 2.1.5 Phòng tài kể tốn - Nhiệm vụ: * Về tài kế tốn: + Xây dựng kế hoạch tài hàng năm cơng ty trình TGĐ phê duyệt + Tổ chức hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo quy trình kế tốn cơng ty đảm bảo tn thủ quy định Nhà nước + Tổ chức hoạt động tiền gửi ngân hàng toán với ngân hàng đơn vị bạn + Xây dựng báo cáo tài định kỳ theo quy định + Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài cơng ty kiến nghị cho TGĐ để có định kinh doanh hợp lý + Tổ chức hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho hoạt động cần thiết + Giám sát tính hợp pháp hợp đồng kinh tế, chứng từ tốn tính tốn giá thành sản phẩm + Nghiên cứu phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống, phương pháp quản lý lĩnh vực kế tốn, lĩnh vực khác có liên quan + Tham khảo chiến lược sách tài chính, kế tốn cơng ty như: dự án tài đầu tư mới, dự án tài mở rộng sản xuất, quy chế sử dụng nguồn vốn + Xây dựng quy định toán, chứng từ hoá đơn, lưu trữ văn chứng từ tài kế tốn + Tham gia kiểm tra nghiệp vụ đề xuất biện pháp uốn nắn sai lệch trình thực cơng việc lĩnh vực kế tốn đơn vị, công ty + Tham gia bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, phổ biến kinh nghiệm công tác quản lý biên soạn tài liệu bội dưỡng kiến thức chun mơn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực kế tốn cho viên chức chuyên môn nghiệp vụ ngạch thấp + Đưa giải pháp tài nhằm quản lý có hiệu nguồn vốn + Xây dựng định mức tài * Về hành văn phòng: +TỔ chức thực hoạt động thường xuyên hội hợp, tiếp khách, trực điện thoại, điều xe, soạn thảo gửi nhận loại công văn giấy tờ phận công ty với quan bên ngồi + Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, quản lý cấp phát cho đơn vị + Tổ chức mua sắm máy móc thiết, dụng cụ văn phòng, bảo dưỡng sửa chữa cần thiết + Tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ + Tổ chức hoạt động phúc lợi tập thể công ty giải thể thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan nghỉ mát + Khuyến nghị cho TGĐ xây dựng xếp máy nhân cho phận hành + Quan hệ với quyền địa phương để giải vấn đề an ninh trật tự, vệ sinh môi trường phát sinh + Nghiên cứu cải tiến việc tổ chức hoạt động hành văn phòng theo hướng nâng cao hiệu đon giản, gọn nhẹ + Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng cơng ty; Lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ + Trợ giúp TGĐ công tác đối ngoại mua quà tặng khách, tiếp khách * Chức phòng tài kế tốn Phòng tài kế tốn có chức tham mưu giúp TGĐ cơng tác huy động phân phối yật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh công ty Tổ chức máy tài kế tốn từ cơng ty đến nhà máy, đồng thời tổ chức đạo thực hện tồn cơng tác tài kế tốn, thơng tin kinh tế hạch tốn kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải tốt tài sản Cơng ty, ghi chép phản ánh đầy đủ xác trình hình thành, vận động chu chuyển đồng vốn biểu số lượng giá trị theo pháp lệnh kế toán thống kê quy định cụ thể công ty công tác quản lý kinh tế, tài Qua bảng ta thấy phòng tài kế tốn có người Trong số lao Bảng 6: Cơ cấu phòng tài kế tốn STT Chức nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chun mơn Kế tốn trưởng Đại học Tài kế tốn Kế tốn viên - - Thủ quỹ - - Văn thư - Ngoại ngữ động có độ tuổi số lao động có độ tuổi từ 30 đến 40 người chiếm 40%, 30 tuổi có người chiếm 60% Về trình độ đào tạo phòng đạt 100% có trình độ đại học, chun ngành đào tạo công việc, đặc biệt Văn thư đào tạo từ trường đại học ngoại ngữ nên thuận lợi công việc Liên doanh Cơng ty Phòng chưa có nhân viên chịu trách nhiệm tài tín dụng ngân hàng, cơng việc kế tốn trưởng nặng nề chưa đạt hiệu cao cơng tác tài kế tốn Cơng ty 2.1.6 Phòng kỹ thuật - Nhiệm vụ chính: Lập dự tốn, triển khai hợp đồng, lập dự trù vật tư, cung cấp toàn thông số kỹ thuật, vẽ chế tạo cho xưởng; Lập kế hoạch thuê thầu phụ; Cung cấp thông số kỹ thuật yêu cầu nhập để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu; Lập quy trình chế tạo kiểm tra chất lượng sản phẩm;Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự tốn giá thành, lập quy trình chế tạo kiểm tra chất lượng sản phẩm Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân công kỹ sư phụ trách dự án theo chuyên môn lực họ; Tiến hành thực hợp đồng thầu phụ theo đạo Giám đốc điều hành; Chịu trách nhiệm quản lý điều hành nhân phòng kỹ thuật, xây dựng môi trương làm việc lành mạnh phát huy lực chun mơn người; Ngồi thực công việc khác TGĐ Giám đốc điều hành - Chức năng: Báo cáo vấn đề có liên quan đến chất chất lượng, tiến độ an toàn dự án phụ trách; Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng triển khai dự án - Các mối quan phòng: + Quan hệ với phòng Kinh doanh: Cung cấp thơng tin giá thành thiết kế sơ theo yêu cầu khách hàng cho phòng kinh doanh; Cung cấp thơng tin bóc tách vật tư để phòng kinh doanh tiến hành nhập + Quan hệ với Nhà máy: Cung cấp cho Nhà máy tất yêu cầu kỹ thuật, khối lượng cơng việc, thời gian hồn thành định mức tiêu thụ vật tư để triển khai hợp đồng ( hồ sơ thực dự án), quy trình chế tạo sản phẩm + Quan hệ với phòng kế tốn: Hồn thiện hồ sơ kỹ thuật khối lượng cơng việc, triển khai hợp đồng chuyển cho phòng kế tốn nhằm lý hợp đồng, cung cấp cho phòng kế tốn thông tin định mức vật Bảng : Cơ cấu phòng kỹ thuật STT Chức nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chun mơn Độ KS khí tuổi