MỤC LỤC MỤC LỤC 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ 4 I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 4 1.Quản lý 4 2. Bộ máy quản lý 4 3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý 4 II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 5 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN 7 I. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 7 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty 7 2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty 7 3. Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 18 4. Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây 21 5. Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN 25 I. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 25 1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 25 2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý 29 3. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý 32 4. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động 33 5. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất 33 KẾT LUẬN 35 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh... đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian tìm hiểu Công ty Xây dựng Trường Sơn em đã chọn đề tài: Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Xây dựng Trường Sơn – Hà Nội làm đề tài cho tiểu luận Các mô hình cơ cấu tổ chức của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Bài tiểu luận của em gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Xây dựng Trường Sơn.
MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN .4 1.Quản lý .4 Bộ máy quản lý Lao động quản lý phân loại lao động quản lý II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP .5 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN .7 I NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Sơ đồ cấu tổ chức công ty .7 Tình hình tổ chức phận chức công ty Phân tích, đánh giá cơng tác tổ chức máy quản lý Công ty 18 Đánh giá kết hoạt động Công ty năm gần 21 Đánh giá chung hiệu hoạt động máy quản lý Công ty .22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN .25 I MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 25 Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý .25 Hoàn thiện chức nhiệm vụ máy quản lý .29 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán quản lý 32 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc điều kiện lao động 33 Kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất 33 KẾT LUẬN .35 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển ngồi điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức máy quản lý phù hợp với quy mơ tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó điều kiện đủ định thành công doanh nghiệp thương trường Do cấu tổ chức máy quản lý có vai trò ảnh hưởng lớn tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian tìm hiểu Cơng ty Xây dựng Trường Sơn em chọn đề tài: "Hoàn thiện máy quản lý Công ty Xây dựng Trường Sơn – Hà Nội" làm đề tài cho tiểu luận Các mô hình cấu tổ chức Với mong muốn vận dụng kiến thức học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Bài tiểu luận em gồm chương: Chương 1: Lý luận chung máy quản lý Chương 2: Thực trạng tổ chức máy quản lý Công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Xây dựng Trường Sơn CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.Quản lý - Quản lý tác động có hướng người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái sang trạng thái khác phương pháp tác động khác - Quản lý doanh nghiệp trình vận dụng quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên việc lựa chọn, xác định biện pháp kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến yếu tố vật chất sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu xác định Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn doanh nghiệp bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp khâu phụ trợ, phục vụ hoạt động sản xuất doanh nghiệp lao động tiếp thị dây truyền sản xuất, hệ thống tổ chức quản lý hệ thống phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý thường xem xét ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý - Cơ cấu tổ chức máy quản lý - Lực lượng lao động quản lý để thực chức năng, nhiệm vụ máy Trong lực lượng lao động quản lý có vai trò định Lao động quản lý phân loại lao động quản lý 3.1 Lao động quản lý Lao động quản lý bao gồm cán nhân viên tham gia vào việc thực chức quản lý Trong máy hoạt động lao động quản lý phong phú đa dạng, để thực chức quản lý máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác 3.2 Phân loại lao động quản lý Căn vào việc tham gia hoạt động chức quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là: Cán quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, phó giám đốc, kế tốn trưởng Các cán có nhiệm vụ phụ trách phần công việc, chịu trách nhiệm đường lối chiến lược, cơng tác tổ chức hành tổng hợp doanh nghiệp Hai là: Cán lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân xưởng ( gọi lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức Đội ngũ lãnh đạo có nhiệm vụ đạo thực phương hướng, đường lối lãnh đạo cấp cao phê duyệt cho phận chuyên mơn Ba là: Viên chức chun mơn nghiệp vụ, gồm người thực công việc cụ thể có tính chất thường xun lặp lặp lại II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Theo cách phân loại yếu tố sản xuất thì: Tổ chức kết hợp yếu tố sản xuất Theo trình phát triển thì: Tổ chức liên kết tất cá nhân, trình hoạt động hệ thống để thực mục đích đề Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm xác định cấu liên kết hoạt động khác tổ chức - Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Tô chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ xác định máy quản lý để xếp lực lượng, bố trí cấu, xây dựng mơ hình làm cho tồn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt động chỉnh thể có hiệu lực - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức - Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phận có trách nhiệm khác nhau, quan hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo khâu, cấp quản lý để tạo thành chỉnh thể nhằm thực mục tiêu chức quản lý xác định CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN I NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Sơ đồ cấu tổ chức công ty HĐQT Tổng Giám đốc Cố vấn Trợ lý nhân Phòng kinh doanh Bộ phận vật tư GĐ điều hành Quản đốc Nhà máy Phòng TC kế tốn Phòng kỹ thuật Mơ hình cấu tổ chức cơng ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức với chế độ thủ trưởng miêu tả sơ đồ Theo sơ đồ Tổng Giám đốc giúp đỡ tích cực phòng ban định kinh doanh nên công việc tiến triển hiệu hơn, mệnh lệnh từ Tổng Giám đốc thực nhanh chóng có hiệu Bên cạnh cấu mơ hình có hạn chế phận Trợ lý nhân phận cố vấn bố trí chưa hợp lý Tình hình tổ chức phận chức công ty 2.1 Khối quan Công ty 2.1.1 Ban Giám đốc Bảng 1: Cơ cấu ban giám đốc STT Chức nhiệm vụ Tổng Giám Giám đốc điều hành Quản đốc nhà máy Tuổi 55 52 45 Ngành đào tạo TĐ chun mơn Cơ khí Trên đại học Cơ khí Trên đại học X D máy Trên đại học Nguồn: Phòng Hành – Nhân a Tổng Giám đốc công ty - Chức năng: + Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị kết sản xuất kinh doanh công ty, chăm lo đời sống cán công nhân viên công ty + Lãnh đạo công ty thực tốt chức năng, nhiệm vụ Hội đồng quản trị thông qua + Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực dự án quản lý chất lượng + Ban hành quy chế quản lý nội công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty - Nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện mặt hoạt động sản xuất kinh doanh đời sống văn hố tồn cơng ty + Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Cơng tác đầu tư, định hướng chiến lược công ty; công tác tuyển dụng lao động tổ chức thi đua khen thưởng b Giám đốc điều hành - Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư đạo giám sát nhà máy - Nhiệm vụ chính: + Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự tốn giá thành + Lập kế hoạch sản xuất đầu công việc, vật tư, tiến độ chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật tư thầu phụ + Tổng hợp phê duyệt hồ sơ khối lượng công việc hồn thành theo hợp đồng chuyển cho phòng kế tốn tốn hợp đồng + Lập quy trình chế nhằm theo dõi, kiểm sốt q trình thực dự án + Chịu trách nhiệm tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm an toàn lao động + Lập báo cáo tình hình sản xuất, thực hợp đồng, báo cáo công hực công việc khác theo đạo Tổng Giám đốc c Quản đốc Nhà máy - Nhiệm vụ: + Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành thực chế tạo sản phẩm, lắp đặt theo thông số kỹ thuật khối lượng giao vào số hợp đồng kiểm tra liệu thông tin đến + Kiểm tra, giám sát chất lượng thực tiến độ đầu công việc nhà máy theo kế hoạch giao + Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ đầu công việc nhà máy theo kế hoạch giao + Tiến hành triển khai thực hợp đồng vận chuyển sở hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến đạo Giám đốc điều hành vấn đề phát sinh, công việc xưởng không thực đượccần thuê thầu phụ + Quyết định nhu cầu văn phòng phẩm Nhà máy theo đề xuất kế toán, kiêm hành nhà máy + Quản lý thiết bị xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ máy móc cơng cụ, thiết bị đo lường thiết bị vận chuyển, lập biên cố thiết bị +Quản lý kho vật tư nhận hàng nhập từ phòng vật tư theo yêu cầu phòng kỹ thuật đưa + Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập hồ sơ thủ tục giao hàng + Kiểm tra định kỳ an toàn lao động lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao động + Lập báo cáo an toàn lao động chất lượng sản phẩm theo yêu cầu Giám đốc điều hành + Tổng hợp khối lượng cơng việc hồn thành nhà máy, hồn thành hồ sơ khối lượng cơng trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành vấn đề phát sinh nhân nhà máy - Chức năng: + Quyết định công việc triển khai sản xuất nhà máy nhằm đảm bảo thực tốt công việc Giám đốc điều hành giao + Quyết định hợp đồng thầu phụ vận chuyển với cơng việc thường có giá trị thấp (dưới triệu đồng) + Quản lý nhân nhà máy: Tổ chức phân công công việc, theo dõi đánh giá nhân nhà máy + Chịu giám sát thẩm quyền báo cáo Giám đốc điều hành - Mối quan hệ quản đốc Nhà máy + Với phòng kinh doanh: Nhận hàng phòng kinh doanh nhận về; báo cáo Giám đốc điều hành vấn đề sai lệch tiêu chuẩn, số lượng, chất lượng hàng nhập kho + Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo công, báo cáo cố phát sinh, phối hợp với cán phụ trách dự án phòng kỹ thuật để trỉên khai hợp đồng; lập hồ sơ khối lượng cơng việc hồn thành trình Giám đốc điều hành phê duyệt để tiến hành lý hợp đồng 2.1.2 Phòng kinh doanh - Nhiệm vụ: + Lên kế hoạch tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , hướng phát triển công nghệ + Lên kế hoạch kinh doanh phòng trình Tổng Giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm quý phát triển kinh doanh công ty trình Tổng Giám đốc phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ mục tiêu doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực chi tiết hàng tháng quý cho phận kinh doanh với tiêu công tác đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm cho công tác đánh giá kết thực công việc người + Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá hỗ trợ việc thực kế hoạch kinh doanh nhân viên phòng, việc triển khai hợp đồng phận khác (kế toán sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ hệ thống báo cáo cho quan có liên quan như: chủ quản, quyền + Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán, tiến hành hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền Tổng Giám đốc + Tổ chức hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng + Cung cấp thơng tin đặc điểm khách hàng, yêu cầu khách hàng cho phòng kỹ thuật Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu thực hợp đồng 10 sát nhau, bàn tiếp khách riêng gây bất tiện việc lại tiếp khách phòng 3.2.2 Điều kiện làm việc lao động quản lý Lao động quản lý lao động trí óc, q trình làm việc hao phí người lao động chủ yếu trí lực căng thẳng thần kinh tâm lý Vì điều kiện làm việc lao động quản lý có khác biệt so với loại lao động khác a Về ánh sáng, màu sắc Qua nghiên cứu cho thấy phòng trang bị đầy đủ đèn ống đảm bảo độ sáng cho phòng làm việc Tuy nhiên điện có bàn gần cửa sổ làm việc tiếp bàn nghế khác khơng đủ ánh sáng cần thiết, phòng quét sơn màu xanh trắng Vì phòng nên qt sơn lại màu vàng nhạt màu ảnh hưởng tốt tới lao động trí óc b Thẩm mỹ lao động Qua nghiên cứu cho thấy Công ty không quan tâm nhiều đến thẩm mỹ lao động, quan Cơng ty nhỏ, ngơi nhà hai tầng Văn phòng nhà máy diện tích nhỏ nên khơng có chỗ cho lọ hoa cảnh, Cơng ty khơng có phòng tiếp khách riêng mà bố trí tầng quan nơi có số cán nhân viên làm việc nên việc tiếp khách không thoả mái c Tiếng ồn Cơ quan Công ty nằm ngõ nên tiếng ồn bên ngồi gây ít, văn phòng Nhà máy cánh âm tốt nên tiếng ồn sản xuất khơng có ảnh hưởng d Bầu khơng khí tâm lý làm việc Do đặc trưng lao động quản lý lao động trí óc nên thường xuyên phải làm việc tập trung căng thẳng Như cộng thêm môi trường 19 mà mối quan hệ lạnh nhạt tạo căng thẳng lớn từ ảnh hưởng xấu tới hiệu công việc Đánh giá kết hoạt động Công ty năm gần 4.1 Một số kết bật - Cơng ty bước tiếp cận thích ứng với kinh tế thị trường với sản phẩm chất lượng cao giá cạnh tranh Công ty xây dựng sách hoạt động là: "An tồn, chất lượng, hạn" coi chìa khố cho thành cơng Công ty - Về Công ty giải công ăn việc làm cho cán công nhân viên với thu nhập tương đối cao, trung bình triệu đồng/người/tháng Trình độ cơng nhân viên ngày cao, số lượng lao động tăng lên theo hàng năm - Những năm trước quy mô sản xuất Cơng ty hẹp, hạn chế máy móc thiết bị Đến quy mô hoạt động Công ty mở rộng thêm trang bị thêm máy móc thiết bị đại nhập từ nước có cơng nghiệp hàng đầu giới - Trong năm qua vào sản xuất sản lượng Công ty tăng hàng năm, thể qua doanh thu hàng năm tăng cao: Năm 2001 doanh thu Công ty 12,114 tỷ đồng đến năm 2015 tổng doanh thu Công ty 22,863 tỷ đồng tăng gần gấp hai lần - Công ty bước ý xây dựng cấu tổ chức quản lý, đến Công ty hình thành đơn vị phòng ban riêng 4.2 Một số tồn hạn chế - Chưa xây dựng chiến lược quy hoạch đào tạo đội ngũ cán thích hợp với chế thị trường Chưa tạo nguồn cán cần thiết, bổ nhiệm cán vào nhiệm vụ chủ chốt để thực cơng việc gượng ép cán nhân sự, tổ trưởng làm ảnh hưởng tới hiệu sản xuất kinh doanh 20 - Công tác đầu tư manh mún, chưa có dự án lớn mang tính tổng thể thúc đẩy nhanh hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu lớn kinh tế - Vốn tồn đọng nơi khách hàng nhiều, đòi nợ chậm, quy trình sản xuất chưa hồn thiện, tiến độ giao hàng chậm so với hợp đồng - Chưa xây dựng phận hành nên việc ký duyệt Tổng Giám đốc ký, khó khăn Tổng Giám đốc cơng tác làm chậm q trình sản xuất kinh doanh Cơng ty - Chưa có nội quy lao động tồn Cơng ty nên vấn đề như: làm muộn, nghỉ khơng có lý đáng tồn tại; Công nhân sản xuất chưa thực tốt vấn đề thực an toàn sản xuất - Văn phòng nhà máy tập trung nhiều phận, gây cảm giác chật hẹp ảnh hưởng đến hiệu công việc cán nhân viên Đánh giá chung hiệu hoạt động máy quản lý Cơng ty Cơng ty có cấu tổ chức bô máy theo kiểu trực tuyến chức năng, thể phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty Với cấu này, Công ty tận dụng tính ưu việt việc hướng dẫn cơng tác qua chuyên gia kỹ thuật cán nghiệp vụ chun mơn phòng ban chức năng.Ưu điểm kiểu công tác quản lý công tác quản lý chun mơn hố cao: Mỗi phận, phòng ban đảm nhiệm phần cơng việc định, Vận dụng khả năng, trình độ chuyên sâu cán quản lý, giảm gánh nặng cho Tổng Giám đốc Cơng ty có đội ngũ cán có lực, có kinh nghiệm, có cán trải qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ lực đảm nhận vị trí mà cơng ty giao phó Cơng ty tiến hành biện pháp để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý nhiệm vụ người phòng ban quy trình sản xuất nhà máy 21 Tuy nhiên máy quản lý Công ty tồn số hạn chế như: Một số cán công nhân viên chưa thực đáp ứng yêu cầu công việc dẫn đến phối hợp phận không nhịp nhàng, số cán nhân viên phải đảm nhận q nhiều cơng việc nên nhiều lúc có bế tắc công việc phải làm nhiều việc làm khơng chun mơn Vì Công ty cần phân bố lại nhiệm vụ chức cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho họ Nếu cần thiết tuyển thêm nhân viên thay cán quản lý để đáp ứng đòi hỏi khách quan hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn nay; Cơng ty chưa có sách khuyến khích lao đơng quản lý học hành, cử học nước thuê chuyên gia nước đến giảng dạy để đội ngũ lao động cơng ty thích ứng vận dụng nhanh chóng cơng nghệ vào cơng tác quản lý sản xuất kinh doanh Công ty; Công ty chưa có sách thu hút người lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, động thích ứng nhanh với thay đổi mơi trường cạnh tranh Tuy quy mô sản xuất kinh doanh Công ty không lớn nên cấu tổ chức máy quản lý có tính linh động cao Công ty không nên thay đổi cấu tổ chức qản lý cán quản lý theo hàng tháng mà thay đổi cấu tổ chức quản lý theo quý hàng năm để giảm xáo chộn cấu tổ chức cán quản lý chưa có đủ thời gian để phát huy lực Cơng ty cần xây dựng phòng Hành để chuyển trợ lý nhân phòng đạo Tổng Giám đốc trợ lý nhân cho Tổng Giám đốc Tóm lại, Cơng ty cần phải hồn thiện công tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ chức cán để kết công việc thực tốt nhằm phát huy ưu điểm hạn chế tồn tạo mạnh để Công ty ngày phát triển với sản phẩm đáp ứng yêu cầu ngày khắt khe khách hàng nước 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN I MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Qua thời gian tìm hiểu máy quản lý Công ty, cộng với kiến thức học, em mạnh dạn đưa ý kiến nhỏ để thay đổi phần cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quản lý máy quản lý Sơ đồ 6: Mơ hình cấu tổ chức Cơng ty Mơ hình cấu tổ chức máy theo kiểu đảm bảo chế độ thủ trưởng Cơ cấu nói rõ ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin Tổng Giám đốc với Giám đốc điều hành phòng ban chức thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt nhiều, giảm bớt nhiều 23 dối mệnh lệnh thông tin phận trực tuyến với phận chức 1.1 Ban Giám đốc Bảng 6: Cơ cấu ban giám đốc Cơng ty STT Chức Ngành đào Trình độ Ngoại Tin Trình độ lý luận nhiệm vụ tạo chun mơn ngữ học trị Tổng Giám đốc KS Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp GĐ Điều Hành KS Cơ khí Trên ĐH C C Sơ cấp QĐốc Nhà máy Ks.xd khoa Trên ĐH C C Sơ cấp máy Nguồn: Phòng Hành – Nhân Qua bảng ta thấy cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lý với quy mơ tình hình sản xuất kinh doanh Công ty Tuy nhiên để hoàn thiện cách tối ưu, đáp ứng đòi hỏi chế thị trường Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí trưởng phòng kinh doanh kiêm nhận) Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng đấu thầu nên vai trò Giám đốc kinh doanh lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ lực trình độ kinh doanh tham gia vào khoá đào tạo quản trị, Marketing, giao tiếp tiếng Anh sử dụng tin học thành thạo Bảng 7: Đề xuất cấu Ban Giám đốc Stt Chức nhiệm vụ Tổng Giám đốc GĐ kinh doanh GĐ Điều hành QĐ Nhà máy Ngành đào tạo Trình độ Ks Cơ khí Ks Cơ khí Ks Cơ khí Ks Xây dựng chuyên môn Trên Đại học ĐH Trên ĐH Trên ĐH Ngoại Tin Trình độ ngữ học C C C C LL-CT Trungcấp Sơ cấp Trungcấp Trungcấp C C C C khoa máy 24 1.2 Hoàn thiện cấu phòng ban So với mơ hình cấu tổ chức máy cũ Cơng ty mơ hình ta có thêm Phòng tổ chức hành bỏ hai phận là: phận trợ lý nhân phận cố vấn Sở dĩ phận nhân có vai trò quan trọng tổ chức, phận phải thực công việc theo đạo Tổng Giám đốc tham mưu cho Tổng Giám đốc vấn đề tiền lương, lao động Mặt khác kế tốn trưởng khơng thể làm tốt kiêm công việc kế tốn trưởng cơng việc thuộc phận hành Do cơng ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, đạo Tổng Giám đốc tham mưu cho Tổng Giám đốc vấn đề tổ chức máy, xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động có quyền thay mặt Tổng Giám đốc số trường hợp uỷ quyền Tổng Giám đốc Khi hình hành nên phòng trợ lý nhân cơng ty chuyển sang làm trưởng phòng hành Do nhiệm vụ chức phòng Tổ chức hành tương đối nhiều, mà cán nhân không đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công việc tiến hành nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi cán nhân cao 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm Do Công ty cần tuyển thêm cán nhân đào tạo chuyên môn nghiệp vụ để với cán cũ thực tốt chức nhiệm vụ phòng Còn phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên Công ty nên không thiết phải thể mô hình cấu tổ chức máy quản lý 25 Công ty Để thấy rõ cần thiết việc bổ sung phòng Tổ chức hành ta tìm hiểu chức nhiệm vụ phòng Tổ chức hành chính: - Chức năng: + Giúp cho Tổng Giám đốc Công ty việc thực phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý điều phối thực đắn chế độ sách cán cơng nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định phát triển Công ty + Giúp Tổng Giám đốc điều hành đạo thống tập trung công việc hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Là cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp quyền nhân dân địa phương ngược lại Thực tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh lãnh đạo cách nhanh chóng đảm bảo xác + Quản lý toàn nhà cửa trang thiết bị quan Công ty đảm bảo điều kiện làm việc sở vật chất, không ngừng cải tiến mua sắm trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu, đề xuất tổ chức phương án tổ chức sản xuất quản lý Hướng dẫn, đôn đốc việc thực chế độ chức trách quan hệ lề lối công tác đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động Công ty quy chế chức cụ thể 26 + Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực quy hoạch, đề bạt bộ, thực công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao lực tay nghề, bổ sung cán công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, nghị định, pháp pháp lệnh, sách người lao động + Thực chức nhận xét cán bộ, thực công tác nâng lương Giúp Tổng Giám đốc giải đắn, hợp lý sách lao động tiền lương chế độ sách khác cán cơng nhân viên + Cùng phòng ban chức khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải đơn thư khiếu lại, khiếu tố cần thiết + Tổng hợp văn + Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư công tác lưu trữ + Quản lý sử dụng dấu Công ty nội quy, quy định Nhà nước pháp luật Hội đồng quản trị Công ty đề + Thực tốt cơng tác quản trị, hành để đảm bảo cho máy qua hoạt động có hiệu + Làm tốt cơng tác quản trị, hành để đảm bảo cho Nhà máy công ty Tây Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội + Tổ chức triển khai thực tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ quan + Quản lý điều hành xe phục vụ đưa đón cán lại thay phòng kế tốn 27 + Phục vụ nơi làm việc đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp + Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước quan + Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám điều trị bệnh cho cán công nhân viên công ty Qua nghiên cứu cho thấy, tồn Cơng ty có cán nhân Cán không đào tạo chuyên môn nghiệp vụ quản lý nhân sự, Nhưng có nhiều kinh nghiệm cơng tác Do Công ty cần tuyển thêm cán nhân đào tạo chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành Hồn thiện chức nhiệm vụ máy quản lý Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu Cơng ty tìm hiểu phân tích cơng việc Trưởng phòng, em đưa số ý kiến nhằm hồn thiện chức nhiệm vụ trưởng phòng 2.1 Phòng kinh doanh * Trưởng phòng kinh doanh: - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá cơng tác nhân viên phòng + Định giá bán, giá thầu, đàm phán ký kết hợp đồng bán hàng nhập khập + Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực nhiệm vụ quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh - Nhiệm vụ: 28 + Lập kế hoạch kinh doanh Cơng ty phòng trình Tổng Giám đốc phê duyệt + Thực nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, hoạt động xúc tiến bán hàng + Liên hệ mật thiết với phòng cơng ty để hực có hiệu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh tồn Cơng ty 2.2 Trưởng phòng Tài Kế tốn - Chức năng: + Tham mưu cho Tổng Giám đốc công ty cơng tác tài kế tốn + Tổ chức máy tài kế tốn tồn Cơng ty, đồng thời tổ chức đạo thực toàn cơng tác tài kế tốn, thơng tin kinh tế hạch toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ trình vận động chu chuyển đồng vốn biểu số lượng giá trị theo pháp lệnh kế toán thống kê quy định cụ thể Công ty công tác quản lý kinh tế tài - Nhiệm vụ: + Xây dựng quy định toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ văn chứng từ tài kế tốn + Tổ chức hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ hạch tốn chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định kế tốn Cơng ty đảm bảo tuân thủ quy định Nhà nước + Nghiên cứu phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống 29 + Tổ chức máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh + Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ xây dựng báo cáo tài định kỳ theo quy định + Thực công tác phân tích hoạt động kinh tế thơng tin kinh tế thuộc phạm vi phòng 2.3 Trưởng phòng Kỹ thuật - Chức năng: + Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá cơng tác nhân viên phòng kỹ thuật + Nghiên cứu xây dựng áp dụng quy trình cơng nghệ + Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu - Nhiệm vụ chính: + Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực việc lập dự toán, triển khai hợp đồng + Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn thông số kỹ thuật, vẽ chế tạo cho xưởng + Lên kế hoạch thuê tầu phụ + Cung cấp thông số kỹ thuật, yêu cầu nhập để phòng kinh doanh tiến hành nhập + Lập quy trình chế tạo kiểm cha chất lượng sản phẩm 2.4 Trưởng phòng Vật tư Thiết bị - Chức năng: + Lập kế hoạch mua vật tư + Tiến hành thương thảo giá điều kiện mua hàng + Ký đơn mua vật tư, thiết bị dụng cụ uỷ quyền - Nhiệm vụ: 30 + Lập kế hoạch tiến hành mua vật tư thiết bị cho Nhà máy + Lập đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với sách mua vật tư thiết bị Công ty + Lập báo cáo tuần tháng gửi Giám đốc điều hành + Tham gia công tác quản lý kho, tìm biện pháp cải tiến cơng tác quản lý kho Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán quản lý Về đào tạo Cơng ty tiến hành theo hình thức sau: + Đào tạo chỗ: Cơng ty mở lớp nghiệp vụ nghiên cứu thị trường, luật pháp nhằm mở rộng hiểu biết nhiều lĩnh vực cho cán Thường xuyên mở hội thảo mời chuyên gia lĩnh vực trao đổi nói chuyện với cán cơng nhân viên + Đào tạo ngồi Cơng ty: Đối với cán trẻ tuổi, gửi đào tạo, học tập nghiên cứu trình độ cao trường nước nước Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chun mơn nghiệp vụ kiến thức phục vụ cho công tác quản lý Đây việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán Công ty Về bồi dưỡng Công ty nên mở khoá đào tạo nâng cao tay nghề chuyên môn nghiệp vụ cho cán kỹ thuật, cần ý đào tạo cơng nghệ nước ngồi việc gia cơng khí, chế tạo, thiết bị nâng hạ, thiết bị điện nước Tuy cán cơng ty có trình độ ngợi ngữ tin học tương đối, Cơng ty trang bị đầy đủ máy tính cho cán nhân viên nên Công ty nên mở lớp tin học ứng dụng ngoại ngữ để đội ngũ cán đáp ứng 31 yêu cầu ngày khắt khe chế thị trường Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc điều kiện lao động Về điều kiện làm việc Công ty đảm bảo nhân viên trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho cơng việc, nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp số máy tính cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc Ngồi bầu khơng khí tâm lý quan trọng Trước đây, hầu hết doanh nghiệp vấn đề chưa quan tâm nghiên cứu cách mức Nhưng ngày người ta phủ nhận vai trò nó, đặc biệt người làm công tác quản lý Lãnh đạo Công ty phải thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm cán cơng nhân viên nhằm nắm bắt giải kịp thời mâu thuẫn nảy sinh, xung đột quyền lợi gây đồn kết nội Cơng ty cần có động viên an ủi lúc họ gặp khó khăn bất sống, cần tạo thoả mái công tác gần gũi lãnh đạo với nhân viên Kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất + Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho đối tượng Cơng ty, áp dụng hình thức bắt buộc thực quy chế đề ra; Có hình thức khen thưởng kịp thời cá nhân đơn vị thực tốt, khiển trách, kỷ luật người vi phạm tạo nên kỷ luật lao động công nghiêm túc; Duy trì thói quen nghề nghiệp, làm, nghỉ ngơi có giấc, tập trung có thái độ đắn q trình làm việc + Có biện pháp tổ chức lao động cách khoa học, nhằm hợp lý hoá lao động tránh tạo thời gian dỗi + Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chun 32 mơn cho cán KẾT LUẬN Tổ chức máy quản lý vấn đề thiết nay, góp phần định thành công doanh nghiệp thương trường Vì làm tốt cơng tác quản lý yếu tố vô quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể doanh nghiệp Sau thời gian tìm hiểu Cơng ty Xây dựng Trường Sơn, em hoàn thành tiểu luận: "Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Xây dựng Trường Sơn" Với hi vọng nâng cao kiến thức đóng góp số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng cấu tổ chức máy tổ chức Công ty Phần sở lý luận khái niệm quản lý, lao động quản lý, máy quản lý mơ hình tổ chức máy quản lý mơ hình tổ chức máy quản lý cần thiết phải hoàn thiện máy quản lý Phần thực trạng nêu trình hình thành phát triển Cơng ty, cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh Công ty, Đặc điểm máy tổ chức khó khăn thuận lợi kinh doanh cần thiết phải hoàn thiện máy quản lý Công ty 33 ... NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN I MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Qua thời gian tìm hiểu máy. .. số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Xây dựng Trường Sơn CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1 .Quản lý - Quản lý tác động có hướng người... tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian tìm hiểu Cơng ty Xây dựng Trường Sơn em chọn đề tài: "Hoàn thiện máy quản lý Công ty Xây dựng Trường Sơn – Hà Nội" làm đề tài cho tiểu luận Các mơ hình cấu tổ