Giáo trình tin học đại cương

Giáo trình tin học đại cương

bóa

Giâo trình

Tin học Đại cương

(D ành cho sinh viên khối khoa học xã hội)

H uế, thá¸ng 9 năm 2007

I Các đối tượng cơ bản trong giao diện Windows

I.1 Cửa sổ

Các ứng dụng hay nhóm ứng dụng được cài đặt trong Windows

- Thanh tiêu đề (Title bar)

- Hộp điều khiển (Control box)

- Thanh thực đơn (Menu bar)

- Thanh công cụ (Tool bar)

- Nút phóng to cửa sổ (Maximize window), thu nhỏ(Minimize window), phục hồi (Restore window)

- Nút đóng cửa sổ (Close window)

- Thanh cuộn (Scroll bar)

- Thanh tình trạng (Status bar)

M Chú ý: Không nên chạy một lúc nhiều ứng dụng ( hay một ứng dụng chạy nhiều lần

) nếu không thật cần thiết vì khi có nhiều ứng dụng chạy sẽ làm chậm hệ thống, hay nói cách khác là máy tính có thể làm việc một cách ì ạch

Mỗi mục trong hệ thống menu sẽ cho phép thực hiện một công việc nào đó, tên mỗi mục chọn thường có một ký tự được gạch chân để cho phép chọn nhanh mục đó bằng bàn phím

Có các loại mục chọn như sau:

- Kích hoạt (chọn) Menu : Nhấn phím Alt, muốn bỏ việc chọn ta nhấn phím ESC

Các đối tượng có thể có trong hộp hội thoại và cách sử dụng

- Command button (Nút nhấn, nút lệnh)

- Radio button (Nút lựa chọn) :

- Check box (Hộp lựa chọn)

- List box (Hộp danh sách)

- Edit Text (Hộp văn bản, Text box)

- List number (Hộp chọn số)

II Khởi động và thoát khỏi HĐH Windows

- Khởi động: cách thông thường là bật công tắc nguồn điện của máy (nút Power) và chờ cho đến khi xuất hiện con chuột với hình mũi tên

- Thoát: Start / Shutdown tiếp theo là chọn mục Shut down trong hộp thoại Shut

down Windows rồi nhấn nút Ok (song nên đóng các ứng dụng trước khi Shut

down)

III Windows Explorer

Windows Explorer là trình duyệt Windows Được dùng chủ yếu cho chức năng quản

lý và lưu trữ thông tin trên máy tính Với Windows Explorer chúng ta có thể dễ dàng truy cập đến từng thư mục ở mọi ngóc ngách, thấy được cấu trúc tổng quát của các cây thư mục, cũng như xem được từng nội dung chi tiết bên trong mỗi thư mục, dễ dàng thức hiện các thao tác thông thường như tạo thư mục xoá thư mục, sao chép các file hay đổi tên chúng

Chạy chương trình Windows Explorer bằng cách kích vào biểu tượng tại bất cứ nơi nào mà bạn thấytrên màn hình, hoặc vào Start / programs / Windows Explorer Với các chức năng chính nằm trong Menu file và Edit

Chú ý: Các biểu tượng như My Computer, My documents,… khi ta click (hoặc

double click) để mở cửa sổ hiển thị nội dung bên trong, thì cửa sổ đó cũng chính là

trình duyệt Windows Explorer nhưng thường chúng không hiện đầy đủ các thanh công

cụ như: Folders, Status, mà lại hiện các thanh chức năng khác Song chúng ta có thể hiện ra các thanh công cụ khác nếu cần bằng cách vào menu View và chọn mục tương ứng

III.1 Xem nội dung của Folder

(như: Desktop, My computer, Recycle Bin, My Documents, các ổ đĩa, các thư

mục, )

- Chọn tên Folder cần hiển thị trong khung Folders (hoặc gõ tên và đường dẫn trong hộp Address), khi đó ở khung đối diện sẽ xuất hiện nội dung của folder được chọn Ta có thể làm xuất hiện danh sách các folder con của một folder theo

dạng cây đối với những folder có folder con (có dấu + ở trước), bằng cách kích

đúp vào folder đó (hoặc bấm vào dấu + ) Để thôi không xuất hiện các folder con của một folder mẹ trên khung Folder ta cần bấm vào biểu tượng dấu - trước tên

folder mẹ

III.2 Tạo thư mục con (Folder):

- Chọn ổ đĩa hay thư mục (folder) cần tạo thư mục con ở cửa sổ Folders (hoặc gõ đường dẫn vào hộp Address)

- Vào Menu file chọn New/Folders Một folder mới xuất hiện với tên mặc định là

"New folder#" với con trỏ nhấp nháy bên trong, tại đây ta xoá bỏ tên mặc định và

gõ vào tên của thư mục con

III.3 Sao chép (file hay thư mục hoặc cả file và thư mục)

Để sao chép file hay thư mục mà ta gọi chung là đối tượng (một đối tượng có thể là

một file, một thư mục (folder) hay một ShortCut) ta tiến hành theo các bước sau:

- Kích chọn file hay thư mục cần sao chép (nếu muốn chọn nhiều file hay thư mục thì giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột kích chọn vào tên các file hay thư mục)

- Bấm Ctrl+C (hoặc kích chuột vào biểu tượng Copy hay vào menu Edit / Copy )

- Kích chuột vào thư mục cần sao chép đến rồi bấm Ctrl+V (hoặc kích chuột vào biểu tượng Paste hay vào menu Edit / Paste )

III.4 Xoá (file hay thư mục hoặc cả file và thư mục)

- Kích chọn đối tượng cần xoá (file hay thư mục)

- Bấm phím Del (hoặc kích vào biểu tượng Delete hay vào menu Edit / Delete)

- Khi hộp thoại Confirm File Delete xuất hiện: Bấm nút Yes để thực hiện xoá, Bấm nút No để huỷ bỏ thao tác xoá

III.5 Di chuyển (file hay thư mục hoặc cả file và thư mục)

- Chọn đối tượng cần di chuyển (file hay thư mục)

- Bấm Ctrl+X (hoặc kích chuột vào biểu tượng Cut hay vào menu Edit / Cut )

- Kích chuột vào thư mục cần di chuyển đến rồi bấm Ctrl+V (hoặc kích chuột vào biểu tượng Paste hay vào menu Edit / Paste )

(ngoài ra ta còn có thể di chuyển các đối tượng bằng cách dùng chuột gắp chúng rồi đem đến nơi khác thả vào)

III.6 Xem nhanh nội dung của một số file thông dụng

(như file ảnh, file Website và một số file thông dụng khác)

- Nếu mục View/ as Web page (hoặc Thumbnails đối với các hệ điều hành mới

xuất bản gần đây) chưa được chọn thì ta cần chọn bằng cách vào Menu View/ chọn mục as Web page

- Kích chọn vào file cần xem ta sẽ thấy xuất hiện nội dung của chúng hiện trong khung

III.7 Thay đổi cách thể hiện (View)

Vào menu View chọn một trong các mục sau:

- Large icon: Hiện thị danh sách các file và folder thành các bi ểu tượng lớn

- Small icon: Hiện thị danh sách các file và folder thành các biểu tượng nhỏ

- List: Hiện thị danh sách các file và folder thành các biểu tượng nhỏ (từ trên xuống

dưới, từ trái sang phải theo từng cột)

- Details: Hiện thị danh sách các file và folder thành các biểu tượng nhỏ với các

thông tin chi tiết như tên file (Name) kích thước (size), kiểu (type), ngày giờ cập nhật (Modified)

- Thumbnails: thể hiện trực tiếp nội dung của các file ảnh hay video ở dạng thu nhỏ,

giúp chúng ta có thể biết được nội dung bên trong của từng file mà không cần thiết phải mở lần lượt chúng ra

III.8 Tạo ShortCut:

Chọn folder cần tạo ShortCut, Vào Menu file/ New / ShortCut Khi hộp thoại Create

ShortCut hiện ra, gõ đường dẫn đến file chương trình cần tạo ShortCut (Hoặc bấm vào mục Browse để tìm kiếm chương trình trên đĩa)

IV Control Panel

Control panel là một bảng điều khiển và ta có thể điều khiển hoạt động của máy tính theo các cách khác nhau bằng cách thay đổi thông tin của các đối tượng có trong Control panel này như: Mouse, Keyboard, Display, Printers, Date/Time, Fonts, Add new Hardware, Add/Remove programs,…

IV.1 Thiết lập hoặc thay đổi các thuộc tính khi hiện thị các đối tượng

trên máy tính (Display properties)

Để thay đổi các thuộc tính hiển thị ta cần phải làm xuất hiện hộp thoại Display properties bằng một trong 3 cách sau:

+ Vào Start / Settings / Control panel / Display

+ Vào Start / Settings /Active Desktop / Customize Desktop

+ Hoặc Kích chuột phải vào vùng trống trên Desktop và chọn mục properties

Hộp thoại Display properties xuất hiện với nhiều bảng chọn (TabPage)

♦ Desktop (hay Background):

Cho phép thiết lập nền của màn hình Ta chọn ảnh làm nền cho màn hình trong list box Nếu trong list box không chứa ảnh mà bạn mong muốn thì ta cần bấm và nút Browse để đi chọn ảnh nền trên các thư mục Bấm Apply để thể hiện ảnh nền ra nền màn hình máy tính

+ Chọn mục Wait để đặt thời gian trễ khi hiện Srceen saver

+ Nếu muốn thay đổi Password thì bấm vào nút Change để thay đổi

IV.2 Thay đổi thuộc tính của thiết bị chuột:

Start / Settings /Control panel /Mouse

♦ Buttons:

- Hoán đổi chức năng nút chuột: bằng cách kích vào mục chọn Left-handed rồi bấm

Apply khi đó tất cả những thao tác trước đây dùng nút chuột trái sẽ chuyển sang

dùng nút phải và ngược lại

- Thay đổi thời gian giới hạn cho thao tác kích đúp nút chuột (DoubleClick): Bằng cách kéo nút trược về phía Slow(chậm) hoặc Fast(nhanh)

♦ Pointers:

Tại mục Scheme ta có thể chọn danh sách các kiểu hiển thị chuột như:

- None: kiểu thông thường

- 3D Pointers: Trỏ chuột hình nổi 3 chiều

- Windows Standard ( large): trỏ chuột hình lớn

Và nhiều kiểu khác Để có các kiểu chuột đẹp ta cần cài đặt chương trình đổi hình chuột, những chương trình này có rất nhiều trên Internet

♦ Pointer Options (hay Motion):

- Pointer speed: Dùng để thay đổi tốc độ di chuyển con trỏ chuột trên màn hình

- Pointer trail: Đánh đấu vào mục Show pointer trail để hiển thị trỏ chuột theo dạng

vệt dài, kéo thanh trược về phía Shot (ngắn) hoặc Long (dài) để thay đổi chiều dài của vệt chuột

IV.3 Cài đặt/ gỡ bỏ chương trình trong máy tính ( Add/Remove

Programs)

Để làm xuất hiện hộp thoại Add/Remove Programs ta thục hiện các lệnh sau:

Start / Settings /Control panel /Mouse

♦ Cài đặt chương trình:

Để cài đặt một chương trình mới ta cần thực hiện các bước sau:

- bấm vào mục Add New Programs

- bấm vào nút CD or Floppy

- trong hộp hội thoại Install Program from floppy disk or DC-ROM ta chọn mục Next

- Trong hộp thoại Run Installation ta chọn mục Browse

- Trong hộp thoại Browse:

+ Trong mục Look in:ta chọn ổ đĩa chứa chương trình cài đặt, sau đó kích vào các thư mục con trong hộp danh sách bên dưới để lần đến được thư mục chứa File cài đặt, file cài đặt thông thường có tên là Setup.exe (hoặc Install.exe) Kích đúp vào file này (hoặc chọn file rồi bấm Open) để thực hiện cài đặt

♦ Gỡ bỏ chương trình:

- Chọn mục Change or Remove Programs

- Kích chọn vào tên chương trình cần gỡ bỏ trong hộp danh sách bên dưới rồi bấm

vào nút Remove, sau đó có thể phải thực hiện thêm nhiều chọn lựa nữa tùy vào

từng chương trình

IV.4 Cài đặt font (Add font):

Để làm xuất hiện hộp thoại Fonts ta thực hiện các bước:

Start / Settings /Control panel /Fonts

♦ Cài đặt them font vào trong máy:

Đôi khi ta cần cài đặt thêm một số font vào trong máy để máy tính của ta có thể hiển thị văn bản được đa dạng, nhiều kiểu dáng phong phú, cũng như tăng khả năng hiển thị được nhiều loại mã tiếng việt Để đưa thêm font chữ vào trong máy ta thực hiện các bước sau:

- Thực hiện lệnh File/Install New font

- Trong hộp thoại Add Fonts ta chọn ổ đĩa chứa các font nguồn trong mục Drives, bằng cách bấm đúp vào các thư mục mẹ để lần đến được thư mục con chứa các font nguồn Khi xuất hiện danh sách các file font trong list of Fonts,

ta chọn những font cần Add thêm (Nếu muốn Add tất cả thì bấm nút Select All) rồi bấm nút OK

V Các thao tác với thùng rác (Recycle Bin):

Recycle Bin có chức năng như một thùng rác cho phép chứa đựng những gì không cần thiết đối với bạn mà bạn đã vứt đi (thao tác Delete), đồng thời nó cũng cho phép tái sử dụng lại những gì mà bạn thấy cần thiết dù trước đó bạn đã vứt vào thùng rác

1 Vứt vào thùng rác: Khi thực hiện thao tác delete đối với các đối tượng như file, thư mục (folder) hay Shortcut thì những đối tượng này không bị huỷ mà được tạm thời lưu trữ vào Recycle Bin (thùng rác)

2 Xem rác ở trong thùng: Kích đúp vào thùng rác thì một cửa số sẽ mở ra và trong đó hiển thị ra tên các file, thư mục hay shortcut đã bị vứt vào thùng rác

3 Tái sử dụng các đối tượng đã bị vứt vào thùng rác (hay còn gọi là phục hồi lại các file đã bị xoá) : trong cửa sổ hiển thị nội dung của thùng rác ta chọn đối tượng cần phục hồi (file, thư mục hay shortcut) rồi thực hiện lệnh File / Restore

4 Huỷ rác trong thùng (hay đốt rác): Khi thực hiện thao tác huỷ rác thì các đối tượng mới thật sự bị huỷ và không tồn tại nữa, và do đó ta cùng không thể phục hồi lại được một file (hay thư mục) đã xoá nếu nó đã bị huỷ ở trong

thùng rác Để huỷ rác trong thùng ta chỉ việc thực hiện lệnh File / Empty Recycle Bin

- Web Layout (dùng khi ta cần soạn thảo tài liệu dưới dạng trang Web)

- Print Layout (là chế độ thông thường để soạn thảo tài liệu)

- Reading Layout

- Outline (là chế độ đặc biệt giúp ta có thể dễ dàngtinh chỉnh cấu

trúc)

II Gõ tiếng Việt trong môi trường Windows

II.1 Hai kiểu gõ thông dụng

II.2 Phần mềm gõ tiếng Việt

Là những phần mềm cho phép ta gõ tiếng Việt trên hệ điều hành WINDOWS Các phần mền thông dụng hịên nay là Unikey, VietKey, VietWare và ABC

Yêu cầu để gõ được tiếng Việt :

- Một trong các chương trình phần mềm gõ tiếng Việt phải đã được gọi hoạt động và

đang ở chế độ Bật tiếng Việt

- Chọn đúng font chữ tiếng Việt (những font chữ bắt đầu bằng VN hoặc VN hoặc font Unicode )

- Chọn bảng mã phù hợp với font chữ đã chọn

- Gõ đúng theo cách đã chọn (chọn theo kiểu Telex thì phải gõ theo kiểu Telex, chọn Vni thì phải gõ theo kiểu Vni)

Ví dụ : Những font chữ chuẩn như :

VNtimes new roman dùng với mã VietWare_X

VNI-Times dùng với mã VNI

.VnTime dùng với mã TCVN

Times new Roman hay Arial (với Windows 2000 Trở lên) dùng với mã Unicode dựng sẵn (Unicode1)

III Nhập văn bản

III.1 Con nháy văn bản (Cursor) và con trỏ chuột

- Con nháy văn bản (cursor -con trỏ bàn phím)

- Con trỏ chuột: có nhiều hình dáng khác nhau phụ thuộc vào từng trại thái và công việc đang thực hiện

III.2 Các phím thường dùng

• Di chuyển con nháy văn bản:

↑ ↓ : Di chuyển Cursor lên/xuống một dòng

← → : Di chuyển Cursor sang trái, phải một ký tự

Ctrl_Home : Di chuyển Cursor về đầu văn bản

Ctrl_End : Di chuyển Cursor về cuối văn bản

Ctrl_← , Ctrl_→ : Di chuyển Cursor sang trái/ phải một từ

Page Up, Page Down : Di chuyển Cursor lên/xuống một trang màn hình

• Phím xoá ký tự:

Delete : Xoá ký tự tại vị trí của Cursor, hay xoá đối tượng đang chọn

Backspace : Xoá ký tự bên trái cursor

• Phím ESC : Huỷ bỏ một thao tác đang thực hiện

III.3 Một vài điều lưu ý khi nhập văn bản

- Nếu gõ tiếng Việt, thì phải kiểm tra đầy đủ các điều kiện đã nói ở trên trước khi gõ

- Muốn gõ văn bản ở nơi nào thì phải di chuyển con nháy văn bản tới vị trí đó, nếu

nó đang ở trong khuôn khổ cho phép

- Trong quá trình nhập văn bản, các từ trong văn bản sẽ tự động xuống dòng trong

khuôn trang định sẵn, tuyệt đối không được dùng phím Enter để ngắt các dòng

trong một đoạn

- Dùng phím Enter để ngắt một đoạn hay để xuống một dòng trống

- Khi dùng phím Enter để xuống một dòng (có nghĩa là bắt đầu một đoạn mới), thì đoạn văn bản này sẽ có định dạng giống như đoạn văn bản trên

III.4 Undo và Redo

• Để huỷ bỏ thao tác đã thực hiện trước đó ta có thể làm một trong ba thao tác sau: Ctrl_Z hoặc Edit/Undo Typing hoặc click vào biểu tượng Undo

• Ngược lại chúng ta có thể gọi thực hiện lại lệnh vừa hủy bỏ bởi Undo bằng cách thực hiện lệnh Redo: Ctrl_Y hoặc click vào biểu tượng Redo

• Cả 2 lệnh Undo và Redo đều có thể thực hiện nhiều lần bằng cách bấm liên tiếp hoặc click vào Popup menu của nó

IV Thao tác trên một khối văn bản được chọn

Khối văn bản : Là một đoạn văn bản liên tục

Clipboard : Là một vùng nhớ tạm để lưu trữ các khối chọn, các đối tượng khi thực

hiện một số thao tác như sao chép, di chuyển

IV.1 Chọn một khối

• Bằng bàn phím :

- Đưa con nháy văn bản đến đầu khối

- Giữ phím Shift, dùng các phím mũi tên để di chuyển đến cuối khối (khối sẽ được bôi đen)

• Bằng con chuột: Kéo rê con chuột từ đầu khối tới cuối khối

- Chọn một dòng

- Chọn một đoạn

- Chọn toàn bộ văn bản : Nhấn Ctrl_A

Ví dụ: Một phần của đoạn văn này là được quét chọn (hay còn gọi là bôi đen)

IV.2 Huỷ bỏ việc chọn một khối

Nhấn một trong các phím mũi tên hoặc click chuột ở một vị trí nào đó trong vùng soạn thảo văn bản

IV.3 Sao chép một khối

• Các nút Copy, Paste, Cut đều ở trên thanh công cụ Standard

• Cũng có thể quét chọn rồi dùng chuột gắp đoạn văn bản đến một vị trí khác

IV.5 Xoá một khối

- Chọn khối cần xoá

- Nhấn phím Delete

• Lưu ý : Ta cũng có thể thực hiện việc sao chép hoặc di chuyển từ một file văn bản này sang một file văn bản khác bằng cách mở đồng thời cả hai file văn bản

và thực hiện việc sao chép và di chuyển tương tự như cách làm trên

• Nếu cùng một lúc có nhiều tập tin văn bản được mở thì trong menu Windows sẽ hiển thị danh sách các file đang mở, muốn làm việc với file văn bản nào thì ta chọn tên file văn bản đó

V Các thao tác trên một tập tin văn bản

Nhóm biểu tượng cho phép thao tác trên một tập tin văn bản

V.1 Tạo một văn bản mới

- Chọn File / New hoặc Click trên biểu tượng New

Tên của một tập tin văn bản trong Winword mặc định là doc, khi một văn bản mới được tạo nó có tên mặc định là document + <số thự tự>, đầu tiên là 1

V.2 Mở một văn bản đã có trên đĩa

- Chọn File/Open hoặc nhấn phím Ctrl_O hoặc click vào biểu tượng Open

- Chọn thư mục chứa văn bản cần mở trong mục Look in

- Chọn file trong danh sách file hiển thị bên dưới (hoặc gõ tên trực tiếp vào hộp file name

V.3 Lưu một văn bản vào đĩa

• Lưu với một tên mới:

Chọn File / Save As

- Chọn thư mục chứa văn bản cần lưu trong mục Save in

- Gõ tên file trực tiếp vào hộp file name (hoặc chọn file trong danh sách file hiển thị bên trên để ghi đè)

• Lưu văn bản với tên cũ: Chọn File/Save hoặc nhấn Ctrl_S hay click vào

Khi văn bản mới mở thì lần đầu tiên lưu nó bằng cách thực hiện như trên nó cũng xuất hiện hộp hội thoại Save AS

VI Định dạng ký tự và Paragraph

VI.1 Định dạng ký tự

- Chọn khối văn bản cần định dạng, hoặc đưa cursor về đầu văn bản mà bắt đầu từ

đó ký sẽ được định dạng theo kiểu ta sẽ chọn

- Chọn Format/Font

- Ctrl_= Bật tắt kiểu gõ chữ xuống dưới

- Ctrl_+ Bật tắt kiểu gõ chữ lên trên

- Ctrl_Shift_F Cho phép chọn Font trên Thanh Standard

VI.2 Định dạng các đoạn văn bản (Paragraph)

- Chọn khối văn bản cần định dạng, hoặc đưa cursor về đầu văn bản mà bắt đầu từ

đó ký sẽ được định dạng theo kiểu ta sẽ chọn

- Chọn Format/Paragraph

Vnarial (Bold Italic)

VNcommercial Script VNc our i e r Ne w VNI-Allegie

VNI-Maria VNu mbr el l a

• Mục Alignment: dùng để thiết lập chế độ dàn hàng, với 4 loại là canh theo lề trái (left ), canh giữa trang (Center ), canh theo lề phải (right ) và dàn đều với 2 lề trái phải thẳng hàng (Justify )

• Mục Indentation: dùng để chỉnh sự thụt vào hay nhô ra của các dòng văn bản so

với lề trái và phải của văn bản được xác định ở mục Pages setup

muốn thụt vào 1cm thì ta có thể gõ vào ô đó giá trị 1cm, (đơn vị mặc định là inch, nên nếu ta chỉ gõ 1 thì máy hiểu là thụt vào 1inch)

(First line) so với các dòng còn lại, hay các dòng còn lại thụt vào so với dòng đầu tiên (Hanging)

• Mục Space: dùng để chỉnh khoảng hở giữa các đoạn văn Trong đó Before chỉnh khoảng hở so với đoạn phía trước (phía trên), còn After chỉnh khoảng hở

so với đoạn phía sau (phía dưới)

• Dùng thanh công cụ:

Ta có thể dùng các đối tượng trên thanh công cụ Formatting

• Dùng các phím gõ tắt:

- Ctrl_L: canh trái

VII.2 Thay đổi kích thước ký tự

Giống như thay đổi kích thước một ký tự thông thường

Khi soạn thảo

Khi làm việc với hình ảnh chúng ta nên sử dụng công cụ Picture sau để thực hiện các thao tác được thuận tiện và nhanh chóng

- Đưa cursor về vị trí cần chèn

- Chọn menu Insert/Picture sau đó có thể chọn một trong 2 mục là Clipt Art hoặc From File tùy vào hoàn cảnh và ý muốn của Bạn

• Nếu chọn Clipt Art: thì điều này có nghĩa là chúng ta sẽ chọn các ảnh trong các

bộ sưu tập ảnh vào văn bản Clip Art ảnh có nhiều nguồn và được tổ chức theo từng chủ đề, có 3 chủ đề chính đó là Office collections (là bộ sưu tập ảnh của Microsoft Office với nhiều chủ đề con như Sports chứa các ảnh về chủ đề thể thao, Business chứa các ảnh liên quan đến việc buôn bán thương mại, Animals chứa các ảnh về các con vật, và rất nhiều các chủ đề khác Các ảnh này chủ yếu

là ảnh đồ họa (ảnh vẽ trên máy tính) mang tính hình tượng cao), Web collections, và My collections (là bộ sưu tập ảnh của bạn tạo ra và tổ chức trên máy, nếu Bạn chưa tạo thì nó sẽ rỗng, còn ngược lại thì nó sẽ chứa các ảnh mà bạn đưa vào, thông thường đây là các ảnh chụp kỹ thuật số của bạn hay gia đình bạn bè được đưa vào máy) Để tìm kiếm và đưa các hình ảnh trong Clip Art vào văn bản ta tiến hành như sau:

o Trong mục Search for: Chúng ta gõ tên file cần tìm kiếm (có thể sử dụng các ký tự đại diện như *.* để tìm tất cả các file), hoặc có thể bỏ trống nếu không biết rõ cần tìm file tên gì

o Mục Search in: chúng ta cần xác định nơi tìm kiếm Ví dụ nếu ta bấm chọn ü vào mục Everywhere có nghĩa là sẽ tìm khắp nơi trong mọi bộ sưu tập theo mọi chủ đề (song điều này có thể sẽ khiến bạn phải đợi hơi lâu một chút nếu Clip Art của Bạn được tổ chức đồ sộ, và sau đó bạn cũng phải tìm kiếm ảnh vừa ý bạn bằng cách xem qua tất cả các ảnh hiện

ra bên dưới và điều này đôi khi khá mất công), hoặc tìm trong một vài chủ đề bạn quan tâm bằng cách Click vào các dấu để hiển thị ra các chủ đề con và bạn Click chọn ü vào chủ đề nào mà Bạn thấy có thể có liên quan đến hình ảnh mình cần tìm

F Chú ý: có sự khác nhau giữa 2 cách bấm chọn: chọn một phần,

và là chọn hết

o Mục result should be: cho phép chúng ta chọn lựa các kiểu file khác nhau cấn tìm kiếm trong Clip Art gồm: Clip Art (các định dạng file ảnh thông dụng trong Clip Art), Photographs (các định dạng file ảnh chụp kỹ thuật số thông dụng), Movies (các đoạn film) và Sounds (các đoạn âm thanh hay bài hát)

o Sau khi thao tác với 3 mục trên, chúng ta cần bấm nút Go để thực hiện việc tìm kiếm, kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị ở khung bên dưới, lúc này chúng ta chỉ cần chọn hình ảnh vừa ý để chèn vào văn bản bằng cách bấm DoubleClick vào bức ảnh

• Nếu From File: Chúng ta sẽ cần xác định thư mục lưu trữ ảnh cần tìm kiếm (trong mục Look in), sau đó danh sách các file sẽ được hiển thị ở khung bên dưới, để chèn vào chỉ cần bấm DoubleClick vào bức ảnh Thông thường chúng

ta chọn mục From File để chèn vào các bức ảnh mà chúng ta sưu tập được trên Internet hay các bức ảnh chụp gia đình bạn bè hay chụp tài liệu v v…

VIII.2 Chọn hình ảnh

- Đưa con trỏ chuột vào vùng hình ảnh

- Bấm nút trái chuột (Click chuột)

- Hình ảnh được chọn sẽ xuất hiện các nút vuông ở vị trí các biên của hình ảnh

1 Ảnh chưa được click chọn

2 Ảnh đã được click chọn nên xuất hiện 8 nút điều khiển

- Chọn hình ảnh

- Kéo rê hình ảnh tới vị trí cần di chuyển

- Chọn hình ảnh

- Đưa con trỏ chuột vào một trong các nút sao cho có hình m ũi tên

- Kéo rê chuột cho đến khi có kích thước vừa ý

Chú ý: khi sử dụng 4 nút điều khiển ở 4 góc của hình ảnh thì hình ảnh sẽ không bị

thay đổi tỷ lệ giữa chiều cao và chiều rộng Ngược lại nếu dùng 4 nút điều khiển còn lại để thay đổi kích thước ảnh thì đối tượng trong ảnh có thể bị hiện tượng mập ra hay

ôm lại, cao lên hay lùn đi

- Chọn hình ảnh

- Chọn Format/ Picture (hoặc đưa con trỏ chuột vào hình ảnh, rồi bấm nút phải chuột chọn Format Picture) sẽ làm xuất hiện hộp thoại sau:

Trong đó:

• Colors and Lines: Colors dùng để thiết lập màu tô cho các phần trống của ảnh

mà chủ yếu là ảnh đồ họa, còn với ảnh chụp từ máy ảnh thì mục này không có ý

Layout

• Size: dùng để thay đổi kích thước ảnh bằng cách gõ trực tiếp các số đo vào trong các ô width và height,…

• Layout: dùng để thiết lập chế độ liên kết (và hiển thị) giữa các dòng văn bản và hình ảnh, trong đó:

o In line with text: có nghĩa là hình ảnh nằm cùng chung một dòng với

dòng văn bản, do đó nó sẽ hiện trên cùng một dòng với văn bản ( ví dụ

như hình ảnh này ) ngoại trừ khi hình ảnh quá lớn thì nó sẽ phải

chiếm xuống dòng khác song tính liên kết vẫn như trên một dòng

o Square: có nghĩa là hình ảnh sẽ chiếm diện tích có dạng hình chữ nhật

và đẩy các từ trong các dòng văn bản dạt ra xung quanh

o Tight: có nghĩa là vừa khít hay khít khao Mục này chỉ có ý nghĩa với

các hình ảnh đồ họa máy tính (chủ yếu trong office collections) vì chúng

có đường biên không theo dạng hình chữ nhật mà theo các họa tiết ngoài cùng của hình vẽ, vì thế khi chọn mục này thì phần không gian dành ra

để hiển thị hình ảnh sẽ ít hơn và văn bản sẽ bám sát theo các họa tiết của

hình ảnh

o Behind text: có nghĩa là hình ảnh sẽ ẩn sau các ký tự văn bản Cần chú

ý vì chế độ này có thể khiến cho một số từ không đọc được vì lẫn trong

hình ảnh

o In front of text: có nghĩa là hình ảnh sẽ nằm trên các ký tự văn bản Cần

chú ý vì điều này có thể kiến một số từ bị hình ảnh che lấp và không đọc

bị ảnh hưởng

o Edit wrap points: là chế độ cho phép chúng ta thay đổi đường biên bên ngoài của hình ảnh theo sở thích bằng các thao tác chuột Bên ngoài

đường biên do ta tạo ra sẽ được hiện thị văn bản

Minh họa một số chế độ hiển thị văn bản:

Chúng ta có thể thay đổi độ sáng (Brightness) cũng như độ tương phản (Contrast) của ảnh bằng cách kích chọn ảnh sau đó bấm chọn để tăng hay giảm độ sáng,

để tăng giảm độ tương phản

Ví dụ:

1 Ảnh gốc 2 Ảnh sau khi tăng độ sáng và độ tương phản

- Chọn hình ảnh

- Chọn và đưa con trỏ vào biên ảnh để thực hiện thao tác xén bớt hình ảnh

- Chọn để thực hiện thao tác xoay ảnh

- Click trỏ chuột vào từng mục và gõ nội dung vào trong đó

- Chúng ta có thể chèn thêm các mục (nút) thông qua menu Insert shape của thanh

công cụ Organization Chart

- Chọn chế độ hiển thị trong mục layout

- Mục select cho phép chọn các nút trên cùng một mức (level) hay trên cùng một nhánh (branch) của sơ đồ

- Mục Autoformat cho phép lựa chọn một số kiểu dáng và màu sắp bài trí cho sơ

đồ đã được thiết lập sẵn trong office

- Chọn mục Pages để chọn kích thước trang giấy in

- Chọn margins để xác định lề trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right), định hướng trang in là dọc (Portrait) hay ngang (Landscape)

- Mục Apply to: cho phép áp dụng các thiết lập và chọn lựa lên phân đoạn hiện thời (this section) hay lên toàn bộ tài liệu (Whole document)

- Chọn mục Page Size để chọn kiểu in ngang hay dọc

1 Hiển thị trước trang in

- Chọn File/Print Preview hay chọn nút Print Preview Khi thực hiện thao tác này sẽ giúp ta dễ dàng nhìn thấy toàn cảnh và chi tiết nội dung cũng như cách bài trí văn bản thực sự trông như thế nào khi in ra giấy, từ đó có thể thấy những điểm chưa hài hòa hay sai sót để sửa đổi Chỉ khi nào thật sự hoàn chỉnh chúng ta mới

bấm in để thực sự in ra giấy để tránh sai sót và lãng phí về thời gian và giấy mực

1 Hiển thị 2 trang trong chế độ Print Preview

- Thanh công cụ chính trong chế độ Print Preview là:

Trong đó:

• Magnifier: có nghĩa là kính lúp, khi nút này được chọn thì chúng ta có thể quan sát nhanh chóng, song không s ửa đổi được những nơi có sai sót Để sửa đổi được những nơi có sai sót nhỏ (như lỗi chính ta,…) thì chúng ta Click nút Magnifier một lần nữa (tức bỏ chọn) thì sẽ xuất hiện con trỏ (cursor) để chúng

ta có thể gõ và sửa đổi những chỗ sai sót Quay trở lại chế độ Magnifier sau khi

đã sửa chỗ sai bằng cách Click vào để chọn Cứ như vậy chúng ta chuyển qua chuyển lại chế độ quan sát và soạn thảo để sữa lỗi cho đến khi hoàn thiện

Song đối với những sai sót lớn về cấu trúc thì chúng ta nên bấm nút Close để

kết thúc chế độ Print Preview và quay lại chế độ soạn thảo bình thường như ban đầu

• Multiple pages: Cho phép thể hiện trong không gian cửa sổ làm việc một lúc nhiều trang văn bản (trang giấy)

• Zoom: chọn tỷ lệ phóng to hay thu nhỏ để quan sát cho thuận tiện tùy vào trường hợp cần xem tổng thể (thu nhỏ) hay xem chi tiết (phóng to)

• Full screen: Phóng to không gian làm việc (work area) chiếm hết toàn bộ

màn hình, để kết thúc chế độ Full screen chúng ta bấm phím ESC hoặc bấm nút Close Full Screen

• Nút Close để kết thúc chế độ Print Preview và quay lại chế độ soạn thảo bình thường như ban đầu

2 In văn bản

Có 2 cách để in văn bản ra giấy:

Cách 1: Nhấn nút Print Khi nhấn nút này máy sẽ tự động in toàn bộ văn bản ra máy in mặc định Cần chú ý khi thực hiện theo cách này tránh trường hợp khi ta chỉ

cần in thử một vài trang đang xem (trong tài liệu hàng trăm trang) nhưng máy lại hiểu

là in hết toàn bộ nên đã in ra hàng trăm trang văn bản gây lãng phí, nếu gặp phải sự cố

như vậy thì chúng ta cần nhanh chóng tắt máy in hoặc rút giấy hoặc hủy lệnh in (sẽ chỉ

dẫn ở phần dưới đây) Và trường hợp thứ 2 là máy in mặc định không hoạt động trong

khi đó một máy in khác lại hoạt động tốt, lúc này để in được chúng ta cần làm theo cách thứ 2 sau đây

Cách 2: Chọn File/Print… hay nhấn Ctrl_P, lúc này hộp hội thoại Print sẽ xuất hiện,

trong đó:

• Mục Printer: Nhằm xác định máy in sẽ được sử dụng để in văn bản, trong

trường hợp có nhiều máy in được cài đặt, chúng ta cần xác định máy nào đang thật sự kết nối với máy tính của chúng ta hay đang ở trên mạng và thật sự ở trạng thái tốt nhất sẵn sàng cho việc in ấn Ví dụ trong hộp thoại máy in được chọn để in là HP LaserJet 4P Cần chú ý tránh trường hợp chọn tên máy in ở trong mục này sai với tên của máy in đang thật sự kết nối mà bạn muốn in ra

• Mục Page range: giúp xác định giới hạn trang in

o All: Tất cả các trang sẽ được in ra máy in

o Current page: Chỉ in trang hiện tại, tức là chỉ in một trang và trang đó là

trang đang có con trỏ (cursor) nhấp nháy (và thông thường cũng là trang

mà chúng ta đang làm việc và quan sát thấy trước khi bấm vào mục Print)

o Pages: xác định một loạt các trang cần in thông qua một danh sách chỉ

số thứ tự các trang Các trang khác nhau được ngăn cách nhau bởi dấu

phẩy ( , ) và một loạt các trang liên tiếp có thể viết dạng trang đầu

trang cuối Ví dụ: cần in các trang 1, trang 2, trang 9, trang 12 đến trang

20 thì ta gõ vào mục Pages như sau: 1,2,9,12 20

o Mục Copies: Sẽ xác định số bản in Thông thường chúng ta chỉ cần in một bản nên giá trị số ở đây sẽ là 1 Song trong trường hợp cần in ra

nhiều bản để chuyển phát đến nhiều người hay nhiều nơi (khỏi phải

photocopy) thì lúc này chúng ta sẽ cần thay đổi giá trị số 1 ở đây thành

số khác ứng với số bản mà bạn muốn in ra Đánh dấu chọn ü vào mục Collate sẽ khiến máy in in theo từng tập để chúng ta đỡ mất công sắp xếp lại theo thứ tự

• Bấm nút Ok để thực hiện việc in ấn ra máy in theo các lựa chọn mà bạn đã xác lập ở các mục trên

Chú ý: Khi Bạn đã bấm in rồi thì 1 biểu tượng máy in sẽ xuất ở trên TaskBar

(thường là nơi góc dưới phải của màn hình) Nếu Bạn muốn đổi ý hay do gặp trục trặc mà bạn muốn hủy lệnh in này thì Bạn có thể thực hiện bằng cách đưa trỏ chuột lên trên biểu tượng rồi Click chuột phải, một menu hiện lên và

chúng ta chỉ việc chọn mục Cancel

XI Tô nền và đóng khung văn bản

Khi soạn thảo tài liệu có thể có một số đoạn văn bản chúng ta muốn tô nền hay đóng khung để gây chú ý lên người đọc Để thực hiện điều đó chúng ta cần thực hiện theo các bước sau:

- Chọn phần văn bản cần tô nền hay đóng khung (hoặc cả 2)

- Chọn Format/Borders and Shading thì hộp thoại sau sẽ xuất hiện:

Trong đó:

• Tab Borders dùng để thiết lập việt kẻ khung

o Mục Setting: cho phép chọn một trong các kiểu kẻ khung như: Box: kẻ khung dạng hộp chữ nhật, Shadow: kẻ khung dạng hộp chữ nhật có đổ bóng, 3-D: kẻ khung dạng hộp chữ nhật với đường kẻ nổi dạng 3 chiều, Custom: kẻ dạng tùy ý theo yêu cầu của mỗi cá nhân (lúc này cần thực

hiện thao tác kẻ bằng cách bấm chuột để chọn nét kẻ ở trong mục Preview)

o Mục Style: cho phép thiết lập kiểu nét kẻ, như kẻ nét liền hay nét đứt, và rất nhiều dạng khác nữa mà chúng ta có thể thấy trong hộp danh sách Style này

o Mục Color: xác định màu cho nét vẽ

o Mục Width: xác định bề rộng của nét kẻ

o Mục Preview (xem trước): giúp minh họa kết quả của các thao tác kẻ của chúng ta sẽ trong như thế nào trước khi thực sự được kẻ trong văn bản Cũng qua mục Preview này chúng ta có thể dùng trỏ chuột để bấm vào hình minh họa thì máy sẽ kẻ các đường kẻ (trên, dưới, trái, phải) tùy thuộc vào vị trí bấm chuột trên hình

o Mục Apply to: Chỉ định những thiết lập kẻ trên được áp dụng cho đơn vị

là đoạn văn (Paragraph) hay cho từng dòng text

Ví dụ:

Công cha như núi thái sơn Nghĩa mẹ như nước trong nguồn chảy ra

Con ơi nhớ lấy câu này

Cướp đêm là giặc, cướp ngày là quan

• Tab Shading dùng để tô màu cho phần văn bản được chọn

o Mục Fill dùng để chọn màu tô, trong đó có tô từ xám nhạt đến xám đậm,

tiếp theo đó là tô theo các màu sắc khác nhau Bấm nút More Color

(More có nghĩa là: nhiều hơn) để lựa chọn màu khác với những màu mà bạn thấy trên hộp thoại hiện tại

o Mục Partterns cho phép chúng ta chọn các mẫu hoa văn tô khác nhau

Ví dụ:

Lá thu rơi xào xạc

Con nai vàng ngơ ngác

Đạp trên lá vàng khô

Phần lớn những thiết lập kẻ khung và tô màu trên đều có thể thực hiện được qua các nút trên thanh công cụ formatting

XII Làm việc với bảng biểu

Bảng biểu hay thuật ngữ tiếng anh gọi là table có dạng một hộp được chia ra làm

nhiều dòng và nhiều cột tạo thành nhiều ô nhỏ, mà mỗi ô nhỏ này chúng ta có thể xem như là một trang văn bản nhỏ, vì thế chúng ta có thể đánh văn bản hay số liệu vào đấy cũng như phần lớn thao tác soạn thảo khác đều có thể làm trong ô nhỏ này Mỗi ô nhỏ

được gọi là một Cell

Đôi khi trong tài liệu chúng ta cần đưa vào một danh sách hay các số liệu, thì cách trình bày hay và đẹp nhất là chúng ta chèn vào một bản biểu và nhập danh sách hay số liệu vào trong đó

XII.1 Chèn bảng

- Đưa cursor về vị trí cần chèn

- Table/Insert/Table

• Xác định số cột trong mục Number of columns

• Xác định số dòng trong mục Number of rows

(thuật ngữ Row có nghĩa là Dòng, Column có nghĩa là Cột)

• Mục Fixed column width có nghĩa là chỉnh độ rộng của Cột theo một giá trị

chính xác là bao nhiêu cm hay inch nào đó, song thông thường chúng ta để Auto

• Mục AutoFix to contents: Có nghĩa là máy sẽ tự động điều chỉnh phụ thuộc

vào nội dung nhập vào trong từng cột sau này

• Mục AutoFix to window: Có nghĩa là máy sẽ tự động điều chỉnh độ rộng các

cột sao cho chiều rộng của cột vừa với cửa sổ soạn thảo (không thụt vào mà cũng không dôi ra)

• Bấm nút Ok để máy thực sự chèn bảng biểu vào tài liệu tại vị trí nhấp nháy của

con trỏ

XII.2 Nhập văn bản

- Đưa cursor vào ổ cần gõ, rồi gõ văn bản vào

- Dùng phím TAB để di chuyển tới ô kếp tiếp, hoặc các phím mũi tên

- Để di chuyển đến nơi đặt Tab stop thì chúng ta cần bấm tổ hợp phím Ctrl_Tab thay

vì chỉ bấm Tab khi ở bên ngoài table

- Chọn dòng: đưa trỏ chuột đến biên trái của một dòng rồi click chuột trái

- Chọn nhiều dòng: đưa trỏ chuột đến biên trái của dòng đầu tiên rồi bấm giữ chuột trái đồng thời rê trỏ chuột đến dòng cuối cùng rồi thả nút chuột trái

- Chọn một cột: đưa trỏ chuột đến sát biên trên của một cột cho đến khi trỏ chuột đổi thành hình mũi tên chỉ xuống màu đen rồi click chuột trái

- Chọn nhiều cột: đưa trỏ chuột đến sát biên trên của một cột đầu tiên cho đến khi trỏ chuột đổi thành hình mũi tên chỉ xuống màu đen rồi bấm giữ nút trái chuột và rê đến cột cuối cùng rồi thả nút chuột trái ra

- Chọn cả bảng: đưa trỏ chuột đến góc trên bên trái của bản biểu cho đến khi xuất hiện một dấu hiện mũi tên 2 chiều trên góc bảng thì click vào biểu tượng đó, ngay lập tức cả bảng biểu sẽ được chọn

XII.4 Chèn thêm dòng hay thêm cột

XII.4.c Chèn thêm Cell

- Đưa con trỏ đến cell mà tại vị trí đó bạn muốn chèn thêm

- Chọn Table/ Insert/Cell

- Nếu muốn chèn nhiều cell thì chúng ta cần chọn nhiều cell (ví dụ 3 cel) sau đó thực hiện Table/Insert/Cell

XII.5 Thay đổi kích thước

- Đưa cursor tới các biên của dòng, cột mà ta muốn thay đổi kích, sao cho trỏ chuột đổi dạng, rồi kéo rê tới khi có kích thước vừa ý

- Nếu ta muốn thay đổi kích thước của cột mà các cột khác không bị thay đổi theo, thì phải giữa phím Shift khi kéo rê

XII.6 Trộn gộp nhiều ô và chia nhỏ ô

- Chọn các ô cần gộp

- Table/Merge Cells nếu muốn gộp, hoặc Slipt Cell nếu muốn chia ô

XII.7 Viền khung và tô nền

- Chọn ô, dòng hay cột hay bảng cần tô nền hay viền khung

- Format/Borders and Shading

Để thực hiện chúng ta có thể tham khảo ở mục Tô nền và đóng khung văn bản đã

trình bày ở trên

XII.8 Xoá nội dung trong bảng

- Chọn phần nội dung cần xoá

- Nhấn Delete

XII.9 Xoá bảng

- Chọn bảng

- Table/Delete Rows (hoặc Dlete Columns)

XIII Drop cap và chia cột

- Chọn những ký tự cần tạo Drop Caps

- Chọn menu Format/Drop Cap… để hiển thị hộp thoại sau:

N

vui mừng quàng lên cổ chiếc khăn màu đỏ quen thuộc, xách làn thức ăn và tung tăng lên đường Đường sang nhà bà ngoại ngang qua một cánh rừng nhỏ có nhiều chim chóc, lắm hoa thơm và đầy những tiệm Internet

XIV Định dạng TAB, Bulletes&Numbering

Chúng ta có thể đặt các điểm dừng Tab để có thể trình bày văn bản theo dạng nhiều cột mà không cần dùng đến cấu trúc Table Ví dụ như phần nội dung dưới đây được trình bày dựa vào định dạng Tab stop:

Họ tên Ngày sinh Quê quán

Hồng 1/1/1988 Sài gòn Hoa 1/2/1985 Hu ế Huệ 4/5/1990 Hà n ội Hình ảnh của Tab stop được minh họa trên thanh thước đo (rule) như hình dưới đây

- Để đặt các điểm dừng tab (tab stop) chúng ta thực hiện chọn menu Format/Tabs…