VI.1. Khâi niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu lă tập hợp thông tin được tổ chức theo câc hăng vă cột mă giúp cho chúng ta có thể liệt kí, tìm kiếm, trích, xóa ... những dữ liệu thỏa mên một điều kiện năo đó. Có thể phđn thănh câc lọai vùng cơ sở dữ liệu như sau :
a. Vùng Database : Vùng Database gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiín chứa câc tiíu đề cột, gọi lă tín vùng tin (Field name) của vùng Database. Tín của câc vùng tin phải lă dữ kiện kiểu chuổi vă không được trùng lắp. Câc dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi lă mỗi mẫu tin (record)
b. Vùng Criteria : lă vùng tiíu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, trích, xóa ... Vùng năy gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiíu đề. Câc dòng còn lại chứa điều kiện.
c. Vùng Extract : lă vùng trích dữ liệu chứa câc mẫu tin của vùng Database thỏa
điều kiện của vùng tiíu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiín chúa câc tiíu đề muốn trích. Chỉ cần dùng vùng năy trong câc thao tâc rút trích, còn câc thao tâc tìm kiếm, xóa ... không cần dùng đến vùng năy.
VI.2. Sử dụng hộp hội thoại Data Form để nhập dữ liệu
- Đặt con trỏ ô nằm trong phăm vi vùng Database
0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 Sản lượng
QUI 1 QUI 2 QUI 3 QUY 4
Quý
Biểu đồ thống kê giá trị xuất khẩu trong năm 1995
Khoáng sản Nông sản Thủy sản
- Chọn Data - Form, hộp hội thọai Sheet1 xuất hiện.
§ Dùng câc phím âđ (hoặc câc nút Find Prev vă Find Next) để di chuyển giữa câc mẫu tin.
§ Enterđểđến mẫu tin sau mẫu tin hiện thời
§ PgUp vă PgDnđể di chuyển đến mẫu tin đầu/cuối
§ Tab/Shift Tab để di chuyển giữa câc trường trong một mẫu tin
§ Nút New : nhập mẫu tin mới
§ Nút Delete : xóa mẫu tin hiện thời
§ Nút Restore : khôi phục dữ liệu vừa xóa
§ Nút Criteria : nhập điều kiện truy tìm - Chọn Closeđể kết thúc
VI.3. Câc chức năng lọc dữ liệu
a. Lọc tựđộng (AutoFilter)
- Chọn vùng dữ liệu cần lọc
- Chọn Data - Filter - AutoFilter, tại dòng tiíu đề mỗi cột xuất hiện một nút
List
- Nếu cần lọc theo thuộc tính(cột) năo, chọn nút List trín cột tương ứng vă
đưa điều kiện lọc
Câc thao thâc lọc sau sẽ chỉ lọc những dữ liệu đê qua lọc trước.
- Thôi lọc một thuộc tính: muốn thôi lọc một trín một thuộc tính(cột) năo ta hêy văo nút list của thuộc tính đó rồi chọn mục All
- Thoât khỏi chức năng lọc (thôi lọc): Chọn Data - Filter - AutoFilter một lần nữa để thoât khỏi chức năng lọc.
b. Lọc nđng cao (Advanced Filter)
- Chọn Data - Filter - Advanced Filter, xuất hiện hộp hội thoại Advanced Filter
§ Filter the list, in-place : Lọc ngay trín vùng dữ liệu nguồn
§ Copy to another location : Lọc vă sao chĩp đến một vị trí khâc
§ List range : Vùng dữ liệu cần lọc
§ Criteria range : Vùng điều kiện lọc
§ Copy to : Vùng cần sao chĩp đến sau khi lọc
§ Unique record only : Nếu được chọn, câc mẫu tin giống nhau sau khi lọc chỉ giữ lại một mẫu tin. nếu không được chọn, câc mẫu tin giống nhau sau khi lọc sẽđược hiển thịđầy đủ.
VI.4. Câc hăm sử dụng trong cơ sở dữ liệu
- DSUM(vùng_CSDL, N, vùng_tiíu_chuẩn) : cho kết quả lă tổng dữ liệu số
trín cột thứ N của những mẫu tin trong vùng_CSDL thỏa mên điều kiện của vùng _tiíu_chuẩn. N lă số thứ tự của cột trong vùng CSDL cần thực hiện tính tổng, cột đầu tiín được đânh số 1
Ví dụ: Để tính tổng tiền lương của lọai lao động A trong bảng sau, công thức
được tính trong ô E9 lă = DSUM(A4:E8,5,A1:A2) = 645000
A B C D E
1 LOẠI
2 A
3
5 1 Tuấn A 28 560000
6 2 Anh C 25 125000
7 3 Hùng A 17 85000
8 4 Thanh B 27 270000
9
- DMAX(vùng_CSDL, N, vùng_tiíu_chuẩn) : cho kết quả lă giâ trị lớn nhất trín cột thứ N của những mẫu tin trong vùng_CSDL thỏa mên điều kiện của vùng _tiíu_chuẩn.
Ví dụ : Để tính tiền lương lớn nhất của lọai lao động A trong bảng trín, công thức được tính trong ô E9 lă = DMAX(A4:E8,5,A1:A2) = 560000
- DMIN(vùng_CSDL, N, vùng_tiíu_chuẩn) : cho kết quả lă giâ trị bĩ nhất trín cột thứ N của những mẫu tin trong vùng_CSDL thỏa mên điều kiện của vùng _tiíu_chuẩn.
Ví dụ: Để tính tiền lương bĩ nhất của lọai lao động A trong bảng trín, công thức được tính trong ô E9 lă = DMIN(A4:E8,5,A1:A2) = 85000
- DCOUNT(vùng_CSDL, N, vùng_tiíu_chuẩn) : cho kết quả lă số ô chứa giâ trị số trín cột thứ N của những mẫu tin trong vùng_CSDL thỏa mên điều kiện của vùng_tiíu_chuẩn.
Ví dụ : Để đếm số trường của lọai lao động A trong bảng trín, công thức
được tính trong ô E9 lă = DCOUNT(A4:E8,5,A1:A2) = 2
- DCOUNTA(vùng_CSDL, N, vùng_tiíu_chuẩn) : cho kết quả lă số ô chứa dữ liệu trín cột thứ N của những mẫu tin trong vùng_CSDL thỏa mên điều kiện của vùng _tiíu_chuẩn.
Ví dụ :
- DAVERAGE(vùng_CSDL, N, vùng_tiíu_chuẩn) : cho kết quả giâ trị
trung bình trín cột thứ N của những mẫu tin trong vùng_CSDL thỏa mên
điều kiện của vùng _tiíu_chuẩn.
Ví dụ : Để tính tiền lương trung bình của lọai lao động A trong bảng trín, công thức được tính trong ô E9 lă = DAVERAGE(A4:E8,5,A1:A2) = 322500