III.1. Đưa dữ liệu văo bảng tính:
Trước hết đưa con trỏ đến ô cần đưa dữ liệu văo. Sau khi gõ xong ta Enter hoặc dùng phím mũi tín đểđưa con trỏđến ô khâc hoặc click chuột văo ô khâc.
III.2. Sửa chữa dữ liệu:
Ta đưa con trỏđến ô cần thay đổi dữ liệu, bấm phím F2 sau đó đưa con trỏđến nơi cần thay đổi. Gõ Enter sau khi đê sửa xong.
III.3. Câch đưa một hăm văo công thức: (có 2 câch)
- Đặt con trỏ tại ô cần nhập, đânh công thức vă hăm văo.
- Chọn Insert - Function (hoặc click chuột văo nút Paste Function), hộp hội thoại Paste Function sẽ xuất hiện.
Chọn tín hăm cần thực hiện rồi chọn OK, hộp hội thoại thứ hai xuất hiện. Nhập giâ trị cho câc tham số hăm rồi chọn OK để kết thúc.
III.4. Sao chĩp công thức:
Trong Excel, ngoăi câch sao chĩp thông thường (nghĩa lă sao chĩp nguyín bản giống ở trong Word) thì nó còn có câch sao chĩp thông minh hơn đó lă sao chĩp công thức chứ không sao chĩp giâ trị. Có 2 câch sao chĩp như sau:
Câch 1: Đưa con trỏ đến ô chứa công thức cần sao chĩp (ô nguồn), bấm Ctrl+C,
đưa con trỏ đến ô cần sao chĩp tới (ô đích) rồi bấm Ctrl+V. Ta thấy rằng sau khi sao chĩp, giâ trị của ô đích nói chung khâc với giâ trịô nguồn, mă giâ trịđó được tựđộng tính lại theo công thức được sao chĩp đến. Điều năy sẽ được đề cập kỹ ở
phần sau.
Câch 2: Dùng Fillhandle:
Đưa con trỏ đến ô cần sao chĩp (ô nguồn), click chuột văo góc dưới phải (fillhandle) của con trỏ ô đó sao cho con trỏ chuột có dạng dấu + mău đen. Giữ
nút chuột rồi kĩo đến ô cuối cần sao chĩp tới (vùng đích) rồi mới thả nút chuột. Công thức sẽ được copy cho tất cả câc ô nằm trín con đường từ ô nguồn đến ô
đích. Ta thấy rằng sau khi sao chĩp, giâ trị của ô cần sao chĩp nói chung khâc với giâ trị ô ban đầu, mă giâ trị đó được tự động tính theo công thức được sao chĩp
đến.
III.5. Câc thao tâc về khối
a. Sao chĩp khối dữ liệu
- Chọn khối cần sao chĩp
- Click nút Copy trín thanh Standard Tool (hoặc chọn Edit - Copy hoặc nhấn Ctrl+C). Khi đó sẽ có một đường viền nĩt đứt xung quanh khối được chọn.
- Nhấn phím Enter hoặc Click nút Paste trín thanh Standard Tool (hoặc chọn Edit - Paste hoặc nhấn Ctrl+V) để sao chĩp khối được chọn văo vị trí con trỏ.
b. Di chuyển khối dữ liệu
- Chọn khối cần di chuyển
- Click nút Cut trín thanh Standard Tool (hoặc chọn Edit - Cut hoặc nhấn
Ctrl+X). Khi đó sẽ có một đường viền nĩt đứt xung quanh khối được chọn. - Đưa con trỏđến vị trí cần sao chĩp đến
- Nhấn phím Enter hoặc Click nút Paste trín thanh Standard Tool (hoặc chọn Edit - Paste hoặc nhấn Ctrl+V) để di chuyển khối được chọn văo vị
trí con trỏ. c. Xóa khối: - Chọn khối cần xóa - Nhấn phím Delete trín băn phím III.6. Chỉn dòng / cột / ô a. Chỉn dòng
- Chọn dòng hay ô mă tại vị trí đó chúng ta cần chỉn thím 1 dòng trước nó - Chọn Insert - Row
b. Chỉn cột (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chọn cột hay ô mă tại vị trí đó chúng ta cần chỉn thím 1 cột trước nó - Chọn Insert - Column
c. Chỉn ô
- Chọn ô mă tại vị trí đó chúng ta cần chỉn
- Chọn Insert - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Insert
§ Shift cells right : Chỉn vă dịch chuyển ô được chọn sang bín phải
§ Shift cells down : Chỉn vă dịch chuyển ô được chọn xuống 1 dòng
§ Entire row : Chỉn 1 dòng
§ Entire column : Chỉn 1 cột
III.7. Thay đổi độ rộng cột vă chiều cao dòng
a. Thay đổi độ rộng
- Chọn cột hay ô mă tại vị trí đó chúng ta cần thay đổi độ rộng
- Chọn Format - Column - Width, xuất hiện hộp hội thọai Row Width
- Gõ độ rộng văo rồi nhấn Enter (hoặc chọn OK)
* Chú ý:Chúng ta có thể chọn độ rộng vừa đủđể chứa câc mục dữ liệu trong một cột bằng câch DbClick văo biín phải của kí hiệu cột. Tiến hănh tương tự cho hăng.
b. Thay đổi chiều cao
- Chọn dòng hay ô mă tại vị trí đó chúng ta cần thay đổi chiểu cao - Chọn Format - Row - Height, xuất hiện hộp hội thọai Row Height
- Gõ chiều cao dòng văo rồi nhấn Enter (hoặc chọn OK)
III.8. Định dạng dữ liệu
a. Định dạng kiểu dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng kiểu
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells
- Mục Category chứa danh sâch câc kiểu dữ liệu. Khi chọn một trong những kiểu năy, Excel sẽ hiển thị danh sâch câc dạng tương ứng, chúng ta chỉ việc click văo kiểu cần chọn vă chọn OK
- Nếu muốn định dạng dữ liệu theo một kiểu năo đó không có trong danh sâch
Category thì ta chọn mục Custom rồi gõ định dạng văo ô Type. Ví dụ: chọn một ô chứa dữ liệu ngăy thâng rồi thực hiện Format/Cell/Number/Custom rồi gõ văo ô Type nội dung dd/mm/yyyy để định dạng dữ liệu ngăy thâng hiển thị trong ô luôn luôn lă 8 số gồm 2 số cho ngăy, 2 số cho thâng vă 4 số cho năm (như: 05/11/1975).
b. Canh lề
- Chọn vùng dữ liệu cần canh lề
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells
- Chọn mục Alignment
§ Text Alignment :
Ø Horizontal : Canh lề theo chiều ngang (General / Left (Indent) / Center / Right / Fill (lăm đầy ô bởi nội dung tương ứng) / Justify / Center Across Selection) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ø Vertical : Canh lề theo chiều dọc (Top / Center / Bottom / Justify)
§ Orientation : Đặt hướng của văn bản (theo góc quay)
§ Text control
Ø Wrap text : Đặt độ rộng cốđịnh. Dữ liệu nhập văo tựđộng dăn qua nhiều dòng.
Ø Shrink to fil : Đặt độ rộng cốđịnh. Dữ liệu nhập văo tựđộng thu nhỏ
lại cho vừa độ rộng.
Ø Merge cells : Gộp nhiểu ô thănh một ô lớn. Địa chỉ của ô năy lă địa chỉ của ô trín trâi trước khi gộp
- Chọn OKđể kết thúc
c. Chọn kiểu chữ
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng kiểu chữ
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells
- Chọn Font
- Chọn mẫu chữ cần định dạng trong mục Font
- Chọn kiểu chữ trong mục Font Style (hoặc chọn nút Bold vă nút Italic trín thanh Formatting Tool)
- Chọn kiểu gạch chđn trong mục Underline (hoặc chọn nút Underline trín thanh Formatting Tool)
- Chọn cỡ chữ trong mục Size (hoặc chọn hộp Size list trín thanh
Formatting Tool) - Câc chức năng khâc § Color : Chọn mău hiển thị § Strikethrough : Ví dụ § Superscript : Ví dụ § Subscript : Ví dụ - Chọn nút OKđể kết thúc định dạng d. Kẻđường viền - Chọn vùng dữ liệu cần vẽđường viền
- Chọn Border
§ Presets : Chọn lọai đường viền
§ Border : Vẽ câc đường viền
§ Line Style : Chọn kiểu đường viền
§ Line Color : chọn mău đường - Chọn nút OKđể kết thúc
e. Tô nền
- Chọn vùng dữ liệu cần tô nền
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells
- Chọn Pattern
§ Color : Chọn mău tô
§ Pattern : Chọn kiểu tô - Chọn nút OKđể kết thúc