IV.1. Câc lọai địa chỉ
IV.1.a. Địa chỉ tương đối
Lă địa chỉ tham chiếu có dạng <cột><dòng> (ví dụ : A5). Khi sao chĩp đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều vă khoảng câch.
Ví dụ : Công thức ở C1 lă =A1*5 (kết quả = 10). Khi sao chĩp sang D2, công thức trở thănh =B2*5 (kết quả = 40).
A B C D
1 2 4 10 20
2 6 8 30 40
IV.1.b. Địa chỉ tuyện đối
Lă địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng> (ví dụ : $A$5). Khi sao chĩp đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyín như
vùng nguồn.
Ví dụ : Công thức ở C1 lă =$A$1*5 (kết quả = 10). Khi sao chĩp sang D2, công thức vẫn không thay đổi =$A$1*5 (kết quả = 10).
A B C D
1 2 4 10 10
2 6 8 10 10
IV.1.c. Địa chỉ hỗn hợp
Lă địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột><dòng> (ví dụ : $A5) hoặc <cột>$<dòng> (ví dụ : A$5). Khi sao chĩp đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi thay đổi tương ứng thao cột hay dòng.
Ví dụ : Công thức ở C1 lă =$A1*5 (kết quả = 10). Khi sao chĩp sang C2, công thức trở thănh =$A2*5 (kết quả = 30). Nhưng khi sao chĩp sang D1, công thức vẫn lă =$A1*5 (kết quả = 10)
A B C D
1 2 4 10 10
IV.1.d. Ví dụ
Cho bảng danh sâch tính tiền lương như sau:
Biết tiền lương thâng của mỗi người = Số ngăy công * 100000 đồng
Để tính tiền lương cho người đầu tiín (Trần nguyễn Nhật) ta cần gõ công thức văo ô D5 như sau:
= C5*100000 (gõ xong rồi nhấn phím Enter)
Sau đó click chuột văo ô D5, tiếp đến đưa con trỏ chuột văo fill handle của con trỏ ô rồi bấm nút chuột kĩo rí xuống đến ô D15 thì thả nút chuột, lúc năy ta sẽ có kết quả
Để tính tổng số tiền lương phải trảở ô D16 ta cần gõ công thức: =Sum(D5:D15)
Tiền thưởng của Công ty được tính theo quy tắc: lấy Tổng lợi nhuận trừđi Tổng tiền lương phải trả, phần dư còn lại sẽđược chia đều cho mọi người (11 người trong danh sâch). Theo quy tắc trín chúng ta cần gõ công thức văo ô E5 như sau:
= ($C$3 - $D$16)/11
Rồi sau đó copy cho câc ô còn lại như câch đê lăm ở trín Tính tổng thưởng ở ô E16 tương tự như câch lăm trước:
Sum(E5:E15)
Tổng tiền cuối thâng mă mỗi người nhận được sẽ lă tổng của Lương vă Thưởng, nín công thức tại ô F5 sẽ như sau:
=D5 + E5 Kết quả ta có bảng lương như sau:
IV.2. Câc hăm thường sử dụng
a. SUM (Danh sâch câc trị)
Tính tổng câc giâ trị có trong danh sâch
Ví dụ : Công thức ở F1 lă =SUM(A1:C1,E1) (kết quả = 22).
A B C D E F
1 2 4 6 8 10 22
b. AVERAGE (Danh sâch câc trị)
Tính trung bình cộng câc giâ trị có trong danh sâch
Ví dụ : Công thức ở F1 lă =AVERAGE(A1:C1,E1) (kết quả = 5.5).
A B C D E F
1 2 4 6 8 10 5.5
c. ROUND (biểu_thức_số, n)
Quy tròn giâ trị của biểu_thức_số. Nếu n>0, quy tròn về phía bín phải cột thập phđn vă giữ lại n chữ số thập phđn.Nếu n=0, thì quy tròn về số nguyín (Quy tròn toăn bộ phần thập phđn). Nếu n<0, quy tròn |n| số phía bín trâi cột thập phđn .
Ví dụ : Công thức ở B1 lă =ROUND(A1,2) (kết quả = 2678.55) vă ở C1 lă =ROUND(A1,-2) (kết quả = 2700)
A B C D
1 2678.554 2678.55 2700
d. MAX (Danh sâch câc trị)
Tìm giâ trị số học lớn nhất của câc giâ trị có trong danh sâch
A B C D E F
1 2 4 6 8 10 10
e. MIN
Tìm giâ trị số học bĩ nhất của gía trị trong danh sâch
Ví dụ : Công thức ở F1 lă =MIN(A1:C1,E1) (kết quả = 2).
A B C D E F
1 2 4 6 8 10 2
f. IF (điều_kiện, trị_đúng, trị_sai)
Excel kiểm tra giâ trị của điều_kiện (lă một biểu thức logic), nếu đúng thì sẽ
chọn trị_đúng, nếu sai thì sẽ chọn trị_sai
Ví dụ : Công thức ở C1 lă =IF(A1>B1,”A1 lớn hơn B1”,”A1 nhỏ thua B1”)
A B C D
1 2 4 A1 nhỏ thua B1
g. AND (điều_kiện_1, điều_kiện_2, ...)
Cho giâ trịđúng khi mọiđiều_kiện điều đúng
Ví dụ : Công thức ở D1 lă =AND(A1>B1,A1>C1) (FALSE)
A B C D
1 2 4 1 FALSE
h. OR (điều_kiện_1, điều_kiện_2, ...)
Cho giâ trịđúng khi một trong câcđiều_kiện lă đúng
Ví dụ : Công thức ở D1 lă =OR(A1>B1,A1>C1) (TRUE)
A B C D
1 2 4 1 TRUE
i. NOT (điều_kiện)
Cho giâ trị nghịch đảo với điều_kiện.
IV.3. Một số câc hăm khâc
a. Câc hăm số học
- ABS(N) : Cho giâ trị tuyện đối của biểu thức số N
Ví dụ : =ABS(-25) kết quả = 25
- SQRT(N) : Cho giâ trị căn bậc hai của biểu thức số N
Ví dụ : =SQRT(25) kết quả = 5
- INT(N) : Cho giâ trị phần nguyín của biểu thức số N
Ví dụ : =INT(25.25) kết quả = 25 - PI() : Cho giâ trị của số PI (3.141592654)
- MOD(N, M) : Cho giâ trị phần dư của phĩp chia nguyín N cho M - Ví dụ : =MOD(25,2) kết quả = 1
b. Câc hăm thống kí
- COUNT(danh_sâch_câc_trị) : Cho số câc ô chứa trị số trong danh sâch. - COUNTA(danh_sâch_câc_trị) : Cho số câc ô chứa dữ liệu trong danh
sâch.
- COUNTIF(range,criteria): Đếm số ô trong 1 vùng (range) thoê mên tiíu chuẩn (criteria) năo đó.
Range lă vùng gồm câc ô mă bạn muốn đếm.
Criteria lă tiíu chuẩn đưa ra, có thểở dạng số, biểu thức, hay dạng chuỗi.
Ví dụ: criteria có thể lă: 32, "32", ">32", "apples".
= COUNTIF(A3:A6,"apples") sẽ cho kết quả lă 2. + Giả sử: B3:B6 chứa 32, 54, 75, 86
= COUNTIF(B3:B6,">55") sẽ cho kết qủa lă 2
- SUMIF (range,criteria,sum_range): Tính tổng câc ô thoê tiíu chuẩn năo đó (criteria).
Range lă vùng gồm câc ô mă bạn muốn kiểm tra
Criteria lă tiíu chuẩn đưa ra, có thể ở dạng số, biểu thức hay kiểu chuỗi
Ví dụ: criteria có thể lă 32, "32", ">32", "apples".
Sum_range lă vùng bao gồm câc ô cần tính tổng thực sự . Câc ô trong sum_range sẽđược tính tổng nếu câc ô tương ứng với nó ở Range thoả mên tiíu chuẩn đưa ra (thông thường range vă sum_range lă giống nhau).
Ví dụ: Giả sử A1:A4 chứa câc giâ trị như sau: $100000, $200000, $300000, $400000, tương ứng với B1:B4 chứa: $7000, $14000, $21000, $28000. SUMIF(A1:A4,">160000",B1:B4) kết quả = $63000.
- RANK(x,danh_sâch,kiểu_sắp_xếp) : Xâc định thứ hạng của trị x so với câc giâ trị trong danh sâch. Thứ hạng năy phụ thuộc văo kiểu_sắp_xếp, nếu kiểu_sắp_xếp = 0 thì danh sâch được sắp xếp theo thứ tự giảm dần, nếu kiểu_sắp_xếp ≠ 0 thì danh sâch được sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Ví dụ : Công thức ở F1 lă =RANK(A1,A1:E1,0) (5).
A B C D E F
1 2 4 6 8 10 5
* Chú ý: Giâ trịx phải xuất hiện trong danh_sâch ( Như A1 có mặt trong A1:E1)
c. Câc hăm chuỗi
- LEFT(TEXT,N) : Cho giâ trị lă chuỗi con của chuổi TEXT được tính từ
trâi sang phải N ký tự
Ví dụ : =LEFT(“ABCD”,2) => “AB”
- RIGHT(TEXT,N) : Cho giâ trị lă chuỗi con của chuổi TEXT được tính từ phải sang trâi N ký tự
Ví dụ : =RIGHT(“ABCD”,2) => “CD”
- MID(TEXT,Start,N) : Cho giâ trị lă chuỗi con của chuổi TEXT được lấy từ ký tự thứStart với N ký tự
Ví dụ : =MID(“ABCD”,3,1) => “C”
- LEN(TEXT) : Cho số ký tự chứa trong chuổi (kể cả kí tự trống vă câc kí tựđặc biệt khâc)
Ví dụ : =LEN(“ABCD”) => 4
- LOWER(TEXT) : Chuyển chuổi TEXT thănh chữ thường
Ví dụ : =LOWER(“ABCD”)=> “abcd”
- UPPER(TEXT) : Chuyển chuổi TEXT thănh chữ hoa
Ví dụ : = UPPER (“abcd”) => “ABCD”
- PROPER Chuyển câc ký tự đầu của mỗi từ của chuổi TEXT thănh chữ
hoa còn lại chuyển về chữ thường
Ví dụ : =PROPER(“trUng tam”) => “Trung Tam” - VALUE(NumberText): Chuyển một chuỗi số thănh một số
Ví dụ: =VALUE("256") => 256
= VALUE(RIGHT("A25",2)) => 25
- DAY(dữ_liệu_kiểu_ngăy) : Cho giâ trị ngăy của dữ_liệu_kiểu_ngăy
Ví dụ : =DAY(“21/10/99”) => 21
- MONTH(dữ_liệu_kiểu_ngăy) : Cho giâ trị thâng của
dữ_liệu_kiểu_ngăy
- Ví dụ : =MONTH(“21/10/99”) => 10
- YEAR(dữ_liệu_kiểu_ngăy) : Cho giâ trị năm của dữ_liệu_kiểu_ngăy
- Ví dụ : =YEAR(“21/10/99”) => 1999
IV.4. Câc hăm tìm kiếm:
Tìm kiếm thông tin có liín quan trong một bảng dựa văo thông tin đê biết ban
đầu. Ví dụ như tìm Điểm trung bình trong bảng điểm khi biết Họ tín, hay tim
Đơn giâ trong bảng đơn giâ khi biết Tín mặt hăng,... Cú phâp:
VLOOKUP(x, bảng, cột_tham_chiếu, câch_dò) : Dò tìm giâ trị x trong bảng
ở cột đầu tiín, giâ trị trả về thuộc hăng tương ứng trong cột_tham_chiếu.
§ bảng : lă vùng dữ liệu dò tìm, có cột đầu tiín phải chứa câc giâ trị dò tìm.
§ cột_tham_chiếu : lă cột trả lại giâ trị tương ứng khi tìm được
§ câch_dò : 0 hoặc 1 (ngầm định lă 1)
Ø Nếu câch dò lă 1 :
- Danh sâch của cột đầu tiín bín trâi của bảng phải xếp theo thứ tự
tăng dần
- Nếu trị dò x nhỏ thua phần tử đầu tiín trong danh sâch, hăm cho trị lă #N/A (Not Available : không có giâ trị, không tìm thấy) - Nếu trị dò x lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sâch, xem như
tìm thấy ở phần tử cuối cùng.
- Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sâch (không phđn biệt chữ hoa hay chữ thường nếu lă chuỗi), đương nhiín tìm thấy ở tại phần tử đó, vă cho trị lă trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hăng với phần tử năy.
- Nếu trị dò x không trùng khớp với một phần tử năo trong danh sâch, thì xem như tìm thấy x ở ô Y trín cột đầu tiín, sao cho ô Y chứa giâ trị nhỏ hơn x vă ô tiếp theo của Y trong cột sẽ chứa giâ trị lớn hơn x. Ví dụ: A B 3 B 2 4 E 5 5 H 8 6 K 11 Vlookup("A",$A$3:$B$6,2) => #N/A Vlookup("B",$A$3:$B$6,2) => 2 Vlookup("L",$A$3:$B$6,2) => 11 Vlookup("H",$A$3:$B$6,2) => 8 Vlookup("I",$A$3:$B$6,2) => 8 Ø Nếu câch dò lă 0 :
- Nếu trị dò x không khớp với bất kỳ một phần tử năo trong danh sâch (không phđn biệt chữ hoa hay chữ thường nếu lă chuỗi), hăm cho trị lă #N/A
- Chỉ khi năo trị dò x đúng khớp với bất kỳ phần tử năo trong danh sâch (không phđn biệt chữ hoa hay chữ thường nếu lă chuỗi), mới cho trị lă trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hăng với phần tử năy.
Ví dụ : Để tính tiền lương cho câc lọai lao động trong bảng sau theo công thức TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCông. Công thức được tính trong ô E6 lă = D6 * VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0) A B C D E 1 A 20000 2 C 5000 3 B 10000 4 5 STT HỌ TÍN LOẠI SỐ CÔNG TIỀN 6 1 Tuấn A 28 560000 7 2 Anh C 25 125000 8 3 Hùng C 17 85000 9 4 Thanh B 27 270000
Ví dụ 2: Trong tình huống sau đđy có thể dẫn đến sai nhầm. E6 lă = D6 * VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1) A B C D E 1 A 20000 2 B 10000 3 C 5000 4 5 STT HỌ TÍN LOẠI SỐ CÔNG TIỀN 6 1 Tuấn A 28 560000 7 2 Anh C 25 125000 8 3 Hùng D 17 85000 9 4 Thanh B 27 270000
Ở đđy nhđn công Hùng đê bị tính nhầm sang mức lương của nhđn công loại C do trong bảng dò $A$1:$B$3 chưa cập nhật đơn giâ phải trả cho nhđn công loại D.
- HLOOKUP(x, bảng, dòng_tham_chiếu, câch_dò) : Dò tìm giâ trị x trong bảng trong dòng đầu tiín, giâ trị trả về thuộc cột tương ứng trong
dòng_tham_chiếu. (tương tự VLOOKUP)
IV.5. Sắp xếp dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp
- Chọn Data - Sort, hộp hội thoại Sort xuất hiện
§ Sort By (Then by) : Chọn cột chứa dữ liệu cầu sắp xếp (Ascending : tăng dần, Descending : giảm dần)
§ Type : chọn kiếu dữ liệu sắp xếp (Text, Number, Date)
§ My list has :
Ø No Header Row : Sắp xếp tất cả câc dòng được chọn bao gồm cả
dòng đầu
Ø Header Row : Sắp xếp tất cả câc dòng được chọn ngọai trừ dòng
đầu
IV.6. Câch đânh số thứ tự tự động
- Gõ giâ trị số bắt đầu văo ô đầu tiín - Chọn vùng cần đânh số thứ tự
- Chọn Edit - Fill - Series , hộp hội thoại Series xuất hiện
§ Series : Chọn việc đânh chuổi số trín dòng hay trín cột
§ Type : Chọn kiểu điền dữ liệu
Ø Linear : Cộng với trị số bước nhảy
Ø Growth : Nhđn với trị số bước nhảy
Ø Date : Theo dạng ngăy
Ø Autofill : Chọn chếđộđiền tựđộng
§ Step Value : Chọn trị số bbước nhảy.
§ Stop Value : Chọn trị số kết thúc Gõ Enter hay chọn nút OK để kết thúc