Dù có giá trị to lớn nhưng khối tài liệu lưu trữ lịch sử chưa phát huy hết hiệu quả vào phục vụ đời sống xã hội, cũng như yêu cầu phát triển của Tỉnh. Nguyên nhân là do việc khai thác sử dụng tài liệu vẫn chủ yếu dựa vào phương thức truyền thống, tra cứu thủ công trên mục lục và đọc trực tiếp trên bản gốc tài liệu tại phòng đọc, tiêu tốn nhiều thời gian và hạn chế rất lớn không gian khai thác của độc giả. Trong khi, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin tạo ra giải pháp tối ưu cho công tác lưu trữ tài liệu, vừa đảm bảo giảm thiểu đến mức tối đa các tác nhân từ bên ngoài tác động đến tài liệu, vừa cung cấp kịp thời, thuận tiện thông tin cho nhiều độc giả trong cùng một thời điểm ở nhiều địa điểm khác nhau theo sự phân quyền và hơn nữa là giải pháp bảo hiểm tuyệt đối an toàn thông tin tài liệu trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, mất mát.Từ thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh, trong cương vị lãnh đạo Trung tâm, học viên xây dựng đề án: Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh XXX” để làm đề án tốt nghiệp cao cấp lý luận chính trị. Qua đó góp phần nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và tổ chức khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ của Tỉnh trong tương lai.
Trang 1ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP CAO CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ
SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ NHU CẦU QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Trang 3Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong đề án là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn đúng quy định Đề án này phù hợp với vị trí, chức vụ, đơn vị công tác của tôi và chưa được triển khai thực hiện trong thực tiễn
Tác giả
Trang 4DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT I
Phần 1 MỞ ĐẦU 1
1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN 1
1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN 3
1.2.1 Mục tiêu tổng quát 3
1.2.2 Mục tiêu cụ thể 3
1.3 NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN 4
1.4 PHẠM VI ĐỀ ÁN 4
Phần 2 NỘI DUNG 6
2.1 CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 6
2.1.1 Căn cứ khoa học, lý luận 6
2.1.2 Căn cứ chính trị, pháp lý 7
2.1.3 Căn cứ thực tiễn 8
2.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐỀ ÁN 10
2.2.1 Thực trạng quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 10
2.2.2 Nội dung cụ thể 14
2.2.3 Giải pháp số hoá và xây dựng phần mềm tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 14
2.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 29
2.3.1 Thuận lợi và khó khăn 29
2.3.2 Nguồn lực thực hiện đề án 30
2.3.3 Kế hoạch, tiến độ thực hiện đề án 30
2.3.4 Phân công trách nhiệm thực hiện đề án 31
2.4 DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN 33
2.4.1 Sản phẩm của đề án 33
2.4.2 Tác động và ý nghĩa của đề án 33
Phần 3 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 35
Trang 5PHỤ LỤC 36
Trang 6DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT : Công nghệ thông tin
CSDL : Cơ sở dữ liệu
Trang 7Phần 1 MỞ ĐẦU
1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN
Địa phương qua những thăng trầm lịch sử, từ vùng quê nghèo sau giảiphóng đã trở thành một trong những trọng điểm kinh tế phía Nam của đấtnước Thành quả đó, bên cạnh những nỗ lực lao động miệt mài còn là trí tuệđược thể hiện thông qua những chủ trương, chính sách, những dự án, kếhoạch phát triển kinh tế - xã hội đúng đắn, phù hợp thực tiễn và mang tínhsáng tạo của toàn Đảng bộ, chính quyền và nhân dân địa phương Đó là nhữngtri thức, hành trang để Đảng bộ, chính quyền và nhân dân Tỉnh tiếp tục xâydựng địa phương ngày càng phát triển giàu đẹp Những tri thức đó đang ẩnchứa trong các hồ sơ lưu trữ và được lưu giữ cẩn mật trong Kho Lưu trữ củaChi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh
Đến năm 2015, lưu trữ lịch sử Tỉnh đang bảo quản hơn 1.337,9 mét giácủa 79 phông tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan chính quyền qua các thời kỳ từ trước năm 1975 đến nay Đây là nhữngtài liệu rất có giá trị, ghi lại dấu ấn lịch sử, truyền thống đấu tranh và xâydựng của Tỉnh, cung cấp thông tin về chính trị - kinh tế - văn hóa, xã hội,phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo, hoạt động củacác cơ quan Đảng, chính quyền và các cá nhân, tổ chức trên địa bàn Tỉnh
Với giá trị như vậy, khối tài liệu do Chi Cục quản lý có tần suất khaithác rất lớn Hàng năm, Chi cục phục vụ bình quân cho hơn 3.000 phiếu yêucầu, với 10.000 hồ sơ đưa ra khai thác, cung cấp hơn 12.000 trang tài liệu lưutrữ cho các tổ chức, cá nhân đến Trong đó, phần lớn là cung cấp thông tinphục vụ công tác quản lý, lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể trong
hệ thống quản lý nhà nước của tỉnh
Được sự quan tâm đầu tư của các cấp, ngành, tài liệu do Chi cục quản
lý đã được phân loại, chỉnh lý và bảo quản trong các hộp trên các giá kệ Tuynhiên, hệ thống kho tàng bảo quản tài liệu của Chi cục chưa đáp ứng được
Trang 8yêu cầu của một kho lưu trữ chuyên dụng nên việc bảo quản, bảo hiểm vàphục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng còn nhiều hạn chế Dochưa được bảo quản trong điều kiện đảm bảo về môi trường, nhiệt độ, độ ẩm;tài liệu lại có thời gian tồn tại lâu dài dưới khí hậu nhiệt đời nóng ẩm (điềukiện thuận lợi cho các vi sinh, vi nấm phát triển) nên tài liệu lưu trữ do Chicục quản lý đang diễn ra quá trình tự lão hóa nhanh, dẫn đến nhiều tài liệu bịxuống cấp trầm trọng Trong đó đáng báo động là những tài liệu hình thànhtrên chất liệu giấy perlure với kỹ thuật in roneo, qua thời gian, đã bị dòn mủn,gãy rách và mờ chữ,… đứng trước nguy cơ bị mất đi vĩnh viễn không thể thaythế.
Mặt khác, dù có giá trị to lớn nhưng khối tài liệu lưu trữ lịch sử chưaphát huy hết hiệu quả vào phục vụ đời sống xã hội, cũng như yêu cầu pháttriển của Tỉnh Nguyên nhân là do việc khai thác sử dụng tài liệu vẫn chủ yếudựa vào phương thức truyền thống, tra cứu thủ công trên mục lục và đọc trựctiếp trên bản gốc tài liệu tại phòng đọc, tiêu tốn nhiều thời gian và hạn chế rấtlớn không gian khai thác của độc giả
Trong khi, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin tạo ra giảipháp tối ưu cho công tác lưu trữ tài liệu, vừa đảm bảo giảm thiểu đến mức tối
đa các tác nhân từ bên ngoài tác động đến tài liệu, vừa cung cấp kịp thời,thuận tiện thông tin cho nhiều độc giả trong cùng một thời điểm ở nhiều địađiểm khác nhau theo sự phân quyền và hơn nữa là giải pháp bảo hiểm tuyệtđối an toàn thông tin tài liệu trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, mấtmát
Trung tâm Lưu trữ quốc gia (Trung tâm) – đơn vị sự nghiệp trực thuộcCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ, được giao trọng trách quản lýtài liệu lưu trữ quốc gia tại phía Nam của đất nước Với chức trách được giao,Trung tâm thực hiện hướng dẫn, hỗ trợ các địa phương trên địa bàn quản lý,triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu lưu trữ
Từ thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh, trong cương vị lãnh đạo
Trung tâm, học viên xây dựng đề án: " Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ nhu
Trang 9cầu quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh XXX” để làm đề án tốt nghiệp cao cấp lý luận chính trị Qua đó góp phần
nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và tổ chức khaithác có hiệu quả tài liệu lưu trữ của Tỉnh trong tương lai
Trang 101.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN
1.2.1 Mục tiêu tổng quát
Số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng cơ sở dữ liệu để đưa vào phần mềm quản lý tập trung thống nhất đối với tất cả các loại hình tài liệu lưu trữ do Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Chi cục), Sở Nội vụ tỉnh quản lý, nhằm bảo toàn giá trị thông tin, góp phần ngăn chặn các tác nhân gây hủy hoại và phục vụ công tác quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu Lưu trữ Lịch sử của tỉnh
- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ hiện đại, lưu trữ điện tử;
- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ quản lý và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ;
- Cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện phục vụ nhân dân một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng;
- Cung cấp thông tin được đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản
lý nhà nước trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả;
- Nâng cao trình độ cán bộ trong việc quản lý và tổ chức khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trang 11Cung cấp các dịch vụ công mức độ 2 cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu.
Quản lý tập trung tài liệu trên một cơ sở dữ liệu chung Dữ liệu trên hệ thống được sắp xếp, phân cấp dựa theo phương án chỉnh lý tài liệu đã được phê duyệt (tổ chức theo mô hình cây thư mục)
Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý tài liệu Lưu trữ, đảmbảo cho việc khai thác và sử dụng các tài liệu này một cách tối ưu nhất Hệthống này sẽ bao gồm hai lớp: - Lớp quản lý và bảo quản tài liệu: lưu trữkhông giới hạn số lượng tài liệu trong cơ sở dữ liệu, quản lý việc cấp quyền
ký gửi hoặc phê duyệt tài liệu lên hệ thống, quản lý bản quyền đối với các tàinguyên số, hạn chế việc sử dụng tài liệu theo một mục đích khác không được
sự đồng ý của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh
- Lớp tìm kiếm và chuyển giao tài liệu: Việc tìm kiếm, sử dụng vàchuyển giao tài liệu đến người dùng được thực hiện dưới hình thức trực tuyến,
vì thế phục vụ người dùng một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất.Tài liệu sẽ được hệ thống chuyển giao trực tuyến đến người dùng theo chínhsách quản lý tài nguyên cụ thể của hệ thống (quản lý theo quyền người dùng,quản lý theo một đơn vị…)
1.3 NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN
Số hóa tài liệu nhằm bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chínhtài liệu lưu trữ trong mọi tình huống và giữ được thông tin chứa trong tài liệulưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội hiện nay cũng như sau này
Nhập liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu toàn bộ các hồ sơ, văn bản vào cơ sở
dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin cho quá trình khai thác, phục vụ các nhucầu xã hội
Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu số hóa đáp ứng yêu cầu quản lý vàphục vụ khai thác của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh
Trang 12Chuyển giao công nghệ, đào tạo, tổ chức tập huấn cho cán bộ, viênchức và người sử dụng vận hành hệ thống khi đưa vào khai thác.
1.4 PHẠM VI ĐỀ ÁN
- Đối tượng của đề án: ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cụthể là triển khai số hoá tài liệu và xây dựng phần mềm tích hợp cơ sở dữ liệu
số hoá để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ
- Không gian: Đề án được triển khai tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh,
nơi đang quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan chính quyền địa phương
- Thời gian: Đề án được triển khai trong thời gian từ năm 2017 đến
năm 2020
Trang 13Phần 2 NỘI DUNG
2.1 CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
2.1.1 Căn cứ khoa học, lý luận
Giá trị của tài liệu lưu trữ đã được Đảng và Nhà nước khẳng địnhthông qua việc ban hành các chính sách, văn bản quy phạm pháp luật về quản
lý, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu, như trong Báo cáo chính trị của BanChấp hành Trung ương Đảng tại Đại hội X của Đảng tháng 4-2006 đề rõ
nhiệm vụ: “Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Đặc biệt, năm 2007,
Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 2-3-2007,
nhấn mạnh: “Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào
việc bảo quản, bảo vệ an toàn, bảo hiểm và quản lý khai thác tài liệu lưu trữ; thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả”.
Năm 2011, Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa ViệtNam thông qua, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc quản lý, bảo vệ và tổchức có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Với những giá trị to lớn, tài liệu lưu trữ ngày càng có vai trò quan trọngtrong phát triển kinh tế - xã hội của địa phương Đặc biệt, công chúng ngàycàng nhận thức rõ về vai trò của thông tin tài liệu lưu trữ, do đó nhu cầu tiếpcận tài liệu lưu trữ và khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ ngày càng cao.Qua khảo sát, số lượng độc giả đến khai thác tài liệu tại Chi cục Văn thư –Lưu trữ Tỉnh tăng lên đáng kể So với giai đoạn 2005-2010, giai đoạn 2010-
2015, số lượng độc giả khai thác tài liệu tăng gấp 3 lần
Mặt khác, khoa học công nghệ phát triển, công chúng ngày càng đòihỏi được cung cấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả nhất Hình thức khaithác thông tin bằng cách trực tiếp đến phòng Đọc đã trở nên lạc hậu… Yêucầu đặt ra là phải đáp ứng được nhu cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ củacộng đồng, đặc biệt là cộng đồng những người dùng internet
Trang 14Nhu cầu khai thác tài liệu của độc giả và sự phát triển của công nghệđặt ra áp lực đối với Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh, vốn đã ở trong tìnhtrạng bất cập giữa yêu cầu nhiệm vụ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữquốc gia và mục đích hoạt động là đưa tài liệu ra phục vụ nhu cầu nghiên cứu,khai thác của xã hội Trong nhiều trường hợp, Chi cục chưa thể đáp ứng mộtcách đầy đủ, kịp thời và chính xác yêu cầu khai thác, sử dụng hoặc không thểđưa tài liệu ra phục vụ độc giả vì:
Công cụ tra cứu thủ công; tài liệu chưa được phân loại theo mức độ tiếpcận khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tác động của thời gian, môi trường và việc thường xuyên khai thác sửdụng tài liệu trên bản gốc làm tăng nguy cơ huỷ hoại tài liệu, nhiều tài liệu đã
và đang bị hư hỏng Do đó, để bảo tồn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ cónguy cơ bị hư hỏng, việc khai thác bản sao tài liệu là tất yếu Ngoài ra, dokhối lượng thông tin tài liệu lưu trữ rất lớn, nhu cầu khai thác thông tin ngàycàng cao, trong khi công cụ quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệnnay vẫn chủ yếu là công cụ truyền thống (sổ mục lục, các bộ thẻ) Các cơ sở
dữ liệu thông tin tài liệu lưu trữ chưa được xây dựng, chuẩn hóa nên việc khaithác, sử dụng gặp nhiều khó khăn Vì vậy, đặt ra vấn đề phải tăng cường ứngdụng công nghệ thông tin, triển khai số hoá tài liệu
2.1.2 Căn cứ chính trị, pháp lý
Ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý và tổ chức khai thác sử dụngtài liệu lưu trữ là giải pháp phù hợp với xu hướng phát triển của mô hìnhchính phủ điện tử ở Việt Nam và đã được quy định trong các văn bản quy
phạm pháp luật về Văn thư - Lưu trữ, như:
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 2-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ
về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị lưu trữ;
- Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi
tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011;
Trang 15- Các Thông tư của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin Truyền thông về tạo lập
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;…
Đồng thời, giải pháp số hoá, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đểtích hợp vào phần mềm quản lý, kết nối với hệ thống mạng và triển khai quản
lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên bản sao điện tử cũng đã được quyđịnh chi tiết trong các văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư công và ứngdụng công nghệ thông tin Cụ thể gồm các văn bản:
- Luật Đầu tư công số 49/2014/QH13;
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11;
- Nghị quyết số 13-NQ/TW ngày 16/01/2012 của Ban chấp hành Trung
ương khóa XI về xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng đồng bộ nhằm đưa nước
ta cơ bản thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020;
- Nghị quyết 36/NQ-TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (khóa XI) về
đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triểnbền vững và hội nhập quốc tế;
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
- Nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính Phủ về quản
lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhànước;
- Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ
điện tử;
- Quyết định số 2485/QĐ-UBND ngày 13/8/2008 của UBND tỉnh ban
hành Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin tỉnh đến năm 2010 và tầmnhìn đến năm 2020;
Trang 16- Quyết định số 721/QĐ-UBND ngày 11/03/2011 của UBND tỉnh han
hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơquan nhà nước tỉnh giai đoạn 2011-2015;
- Chỉ thị số 25/CT-UBND ngày 6/12/2011 của UBND tỉnh về việc tăng
cường triển khai các hoạt động đảm bảo an toàn thông tin số của cơ quan nhànước trên địa bàn tỉnh;
- Công văn số 2299/UBND-VX ngày 06/7/2016 của UBND tỉnh vềviệc áp dụng các quy định về quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thôngtin
Có thể thấy, giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý vàkhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã có đầy đủ cơ sở pháp lý vững chắc
2.1.3 Căn cứ thực tiễn
Trên cơ sở chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhànước, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đã có nhiều cố gắng trong việc quản lý,bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổquốc, cũng như nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của nhân dân Tuy nhiên,hiện nay, về cơ bản, công tác quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tạiTỉnh vẫn dựa chủ yếu vào lao động thủ công thông qua các phương pháptruyền thống Cụ thể, trong công tác bảo quản, hoạt động xuất – nhập, kiểm
kê, thống kê hàng ngàn mét giá với hàng triệu trang tài liệu hoàn toàn thựchiện thủ công Hoạt động quản lý, xét duyệt và tổ chức sử dụng tài liệu dựatrên việc khai thác trực tiếp trên tài liệu gốc
Do duy trì trong thời gian dài phương pháp quản lý tài liệu truyềnthống, công tác bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng tài liệu lữu trữ trở nênthiếu đồng bộ, chưa theo kịp sự phát triển của khoa học công nghệ và ngàycàng bộc lộ nhiều hạn chế Công tác quản lý, bảo vệ an toàn, bảo hiểm tài liệulưu trữ gặp nhiều khó khăn do thường xuyên phải xuất – nhập tài liệu phục vụhoạt động nghiệp vụ và nhu cầu khai thác của độc giả Đối với công tác phục
vụ độc giả, việc khai thác sử dụng tài liệu vẫn chủ yếu dựa vào phương thức
Trang 17truyền thống, tra cứu thủ công trên mục lục và đọc trực tiếp trên bản gốc tàiliệu, đòi hỏi rất nhiều thời gian cho quy trình xuất – nhập tài liệu từ kho lưutrữ đến phòng Đọc và đến độc giả Đồng thời, hạn chế rất lớn không gian khaithác tài liệu do độc giả chỉ có thể tiếp cận thông tin tài liệu tại phòng Đọc vànhiều độc giả không thể cùng một lúc khai thác trên một tài liệu Có thể nói,việc duy trì quản lý tài liệu bằng phương pháp truyền thống đã trở nên lạchậu, gây tiêu hao nguồn kinh phí, nhân lực và vật lực lớn của đất nước màhiệu quả hoạt động không mang lại kết quả cao, không đáp ứng kịp thời nhucầu sử dụng tài liệu của xã hội Đặc biệt, hoạt động xử lý nghiệp vụ và phục
vụ độc giả trực tiếp trên bản gốc tài liệu trở thành nguyên nhân chính yếu dẫnđến huỷ hoại, tạo ra nguy cơ mất đi vĩnh viễn không thể thay thế tài liệu lưutrữ - di sản đặc biệt của dân tộc
Trong khi, sự phát triển mạnh mẽ của kỷ nguyên công nghệ số với sựphổ biến của các loại thiết bị công nghệ tích hợp nhiều tính năng “thôngminh” có khả năng lưu giữ, bảo mật cơ sở dữ liệu, cũng như truyền tải, kếtnối thông tin với tốc độ tính bằng đơn vị phần trăm của giây, tạo ra giải pháptối ưu cho công tác lưu trữ tài liệu, vừa đảm bảo giảm thiểu đến mức tối đacác tác nhân từ bên ngoài tác động đến tài liệu, vừa cung ưng kịp thời, thuậntiện thông tin cho nhiều độc giả trong cùng một thời điểm ở nhiều địa điểmkhác nhau theo sự phân quyền và hơn nữa là giải pháp bảo hiểm tuyệt đối antoàn thông tin tài liệu trong trướng hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, mất mát Do
đó, việc xây dựng, triển khai đề án áp dụng giải pháp ứng dụng công nghệthông tin vào quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tỉnh trở thànhvấn đề cấp thiết, mang tính khoa học và thực tiễn cao
2.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐỀ ÁN
2.2.1 Thực trạng quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh
2.2.1.1 Khái quát về Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh
Trang 18Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ, UBNDtỉnh, được thành lập ngày 01/01/2011 theo Quyết định số 2298/QĐ - UBNDngày 3/8/2010.
Là đơn vị đầu ngành về văn thư – lưu trữ trên địa bàn tỉnh, Chi cục trựctiếp quản lý Trung tâm Lưu trữ tỉnh và tham mưu cho Sở Nội vụ quản lý côngtác văn thư – lưu trữ của 09 cấp huyện và 91 đơn vị cấp xã
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên, tổ chức bộ máy của Chi cục đượcchia thành 04 phòng Chi cục hoạt động theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu làchức danh Chi cục trưởng được phụ tá bởi Phó Chi cục trưởng và Trưởng cácđơn vị trực thuộc Cơ cấu nhân sự của Chi cục bao gồm: 01 Chi cục trưởng,
02 Phó Chi cục trưởng và 02 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng cùng 17viên chức Đội ngủ nhân sự của Chi cục được đào tạo bài bản, với 75% đạttrình độ từ cao đẳng, đại học trở lên
2.2.1.2 Quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu
Bước 2: Viên chức tiếp nhận trình duyệt lãnh đạo Phòng Quản lý Kho
và khai thác tài liệu và lãnh đạo Chi cục phê duyệt, làm Thẻ cho độc giả
Bước 3: Độc giả tra cứu bộ mục lục các phông tài liệu và ghi đầy đủ địachỉ tra tìm hồ sơ vào Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu
Trang 19Bước 4: Viên chức phòng Đọc đăng ký Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệuvào Sổ … và trình lãnh đạo Chi cục phê duyệt
Bước 5: Viên chức phòng Đọc chuyển tiếp Phiếu yêu cầu sử dụng tàiliệu của độc giả đến viên chức quản lý Kho Bảo quản
Bước 6: Viên chức quản lý Kho Bảo quản lấy hồ sơ theo Phiếu yêu cầu
sử dụng tài liệu của độc giả
Bước 7: Viên chức quản lý Kho Bảo quản và viên chức phục vụ độc giảthực hiện kiểm đếm từng tờ tài liệu trong mỗi hồ sơ, tiền hành bàn giao hồ sơ
và vào Sổ giao nhận tài liệu tại Kho Bảo quản
Bước 8: Viên chức phục vụ độc giả tiến hành kiểm đếm, bàn giao hồ sơcho độc giả và vào Sổ giao nhận tài liệu tại phòng Đọc
Bước 9: Độc giả và viên chức phục độc giả tiến hành kiểm đếm, giaonhận hồ sơ sau khi độc giả hoàn thành việc sử dụng tài liệu
Bước 10: Viên chức phòng Đọc và viên chức quản lý Kho Bảo quảntiến hành kiểm đếm và giao nhận tài liệu
Bước 11: Viên chức quản lý Kho Bảo quản sắp xếp tài liệu lên giá kệ
- Sao chụp và chứng thực tài liệu lưu trữ
Sau khi hoàn tất Bước 8 của quy trình phục vụ độc giả, trong quá trình
sử dụng tài liệu, độc giả có nhu cầu sao chụp hoặc chứng thực tài liệu lưu trữtiếp tục thực hiện các quy trình sau:
Bước 1: Ghi đầy đủ thông tin tài liệu muốn sao chụp hoặc chứng thựcvào Phiếu yêu cầu sao chụp (hoặc Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu), baogồm: Số hiệu, trích yếu nội dung, ngày tháng, tác giả văn bản và địa chỉ tratìm của hồ sơ
Bước 2: Độc giả bàn giao hồ sơ có tài liệu cần sao chụp hoặc chứngthực cho viên chức phòng Đọc
Trang 20Bước 3: Viên chức phòng Đọc đăng ký Phiếu yêu cầu sao chụp (hoặcPhiếu yều cầu chứng thực) vào Sổ đăng ký sao chụp tài liệu và trình lãnh đạophòng Quản lý Kho và Khai thác tài liệu, lãnh đạo Chi cục phê duyệt
Bước 4: Viên chức phục vụ độc giả tiến hành photo tài liệu theo yêucầu của độc giả
Bước 5: Viên chức phục vụ độc giả tiến hành đóng dấu Sao y (hoặc dấuchứng thực tài liệu lưu trữ) và bàn giao tài liệu cho độc giả
Sau khi hoàn thành quy trình sao chụp và chứng thực tài liệu lưu trữ,viên chức Chi cục tiếp tục thực hiện các bước 10 và 11 như quy trình phục vụđộc giả
c) Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin
- Cơ sở dữ liệu lưu trữ
Hiện nay việc ứng dụng CNTT nói chung vào công tác quản lý nhànước trong Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang rất được quan tâm đầu tư pháttriển 100% các công chức, viên chức trong đơn vị đều được bố trí máy tínhlàm việc Các công chức, viên chức do nhu cầu công việc thường xuyên phảitác nghiệp bên ngoài đơn vị có yêu cầu công việc cần thực hiện các chức năngtìm kiếm, truy cập thông tin tại đơn vị đều được xem xét cung cấp máy tínhxách tay và hỗ trợ kết nối, làm việc từ xa qua mạng internet
Chi cục đang sử dụng các phần mềm chuyên dụng trong công tác quản
lý như sau:
Phần mềm quản lý công văn đi đến: do Sở Thông tin Truyền thông tỉnhđưa vào triển khai tại đơn vị theo định hướng ứng dụng CNTT vào quản lýnhà nước của Tỉnh Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các chức năng liên quan đếncông tác văn thư như: Lưu trữ, Luân chuyển, tiếp nhận, tra cứu tất cả các vănbản đi, đến của đơn vị Phần mềm chạy trên giao diện web và đã được triểnkhai đến đơn vị sử dụng
Trang 21Phần mềm quản lý tài liệu: Đây là 1 phân hệ của phần mềm nằm trong
dự án chung của Sở Nội vụ tỉnh Phần mềm hỗ trợ các chức năng liên quanđến công tác lưu trữ hồ sơ như tìm kiếm, cho mượn, trả hồ sơ mượn, thiết lập
sơ đồ vị trí lưu giữ hồ sơ… Phần mềm này cũng được thiết kế chạy trên giaodiện web và chỉ được sử dụng trong nội bộ Chi cục
Phần mềm quản lý hồ sơ: Phần mềm này tương tác với người dùng quagiao diện web, thân thiện, dễ sử dụng và không cần cài đặt Phần mềm hỗ trợcác chức năng liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu như lưu trữ các tập tàiliệu, hình ảnh đính kèm theo các hồ sơ, tìm kiếm, thống kê, xuất báo cáo…
Hệ thống một cửa điện tử: Hệ thống hỗ trợ cho các đơn vị nâng caohiệu lực, hiệu quả công tác nhằm hướng tới thực hiện quản lý hành chính theotiêu chuẩn ISO, tham gia thực hiện tiến trình xây dựng chính phủ điện tử Hệthống hỗ trợ các chức năng như tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo mô hìnhmột cửa, thống kêm báo cáo, tra cứu hồ sơ bằng mã vạch…
Trang website Chi cục: Công bố thông tin, lịch làm việc…Sử dụng nội
bộ trong Chi cục
Ngoài ra còn một số phần mềm cơ bản đang sử dụng như: Phần mềm
kế toán (IMAS), phần mềm quản lý tài sản cố định Hỗ trợ nghiệp vụ quản lý
kế toán tài chính của đơn vị
Các phần mềm nêu trên rất đa dạng, cấu trúc lưu trữ dữ liệu theo nhucầu chuyên môn của từng lĩnh vực Tuy nhiên các phần mềm này chưa tíchhợp kết hợp kết nối dữ liệu giữa các phần mềm với nhau, còn hạn chế về dunglượng lưu trữ
- Hiện trạng cơ sở vật chất
Hệ thống máy chủ và thiết bị mạng tại các Trụ sở
Trụ sở Chi cục Văn thư - Lưu trữ
- Hệ thống máy chủ: IBM x3650 type 7979, Intel® Xeon™ MV CPU
Trang 223.20Ghz, RAM 1GB, HDD 80GB (Máy củ của Sở nội vụ chuyển qua).
- Hệ thống mạng: Sử dụng hệ thống mạng sẵn có của tòa nhà Trungtâm hành chính tỉnh gồm các thiết bị sau:
+ 01 Router Multi Wan QNO Dual-Core Multi-Wan Enterprise securityRouter;
+ 03 Switch Cisco Catalyst 2960x;
Chi cục là đơn vị quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ Vì vậy,
số lượng nhân sự khá đầy đủ Cụ thể như sau:
- Trình độ chính trị: Cao cấp 04 đồng chí, Trung cấp 01 đồng chí.
- Quản lý nhà nước hệ chuyên viên:
- Nhân sự chuyên ngành Lưu trữ: 21 đồng chí.
- Nhân sự chuyên ngành CNTT: 03 đồng chí.
2.2.2 Nội dung cụ thể
- Trang bị thiết bị công nghệ thông tin đồng bộ phục vụ công tác số hóa
và quản lý tài liệu số hóa;
- Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ;
Trang 23- Số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu UBND tỉnh Bình;
- Đào tạo, chuyển giao công nghệ
2.2.3 Giải pháp số hoá và xây dựng phần mềm tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Qui trình số hoá và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưutrữ theo các bước:
- Chuẩn bị tài liệu: phân loại theo tình trạng vật lý và loại hình tài liệu;tạo bản sao tài liệu đối với tài liệu có nguy cơ hư hại cao; vệ sinh và phục hồitài liệu hư hại
- Nhập thông tin đầu vào theo chuẩn các quy định của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước
- Thực hiện sao quét tài liệu
- Chuyển giao tài liệu
- Quản lý và khai thác
Trang 24Bảng 2.1: Mô hình quy trình số hoá và khai thác tài liệu lưu trữ
Để thực hiện các nhiệm vụ trên cần có:
- Công nghệ phù hợp cho việc số hoá tài liệu;
- Cơ sở hạ tầng đầy đủ phục vụ cho việc số hoá;
- Hệ thống phần mềm quản lý hiệu quả tài liệu đã số hoá;
- Nhân lực giỏi chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và thực hiện thành thạo
số hoá
a) Yêu cầu về công nghệ
Các yêu cầu về công nghệ để thực hiện việc số hóa:
Chuẩn bị tài liệu
- Phân loại theo tình trạng
vật lý
- Phôtô tài liệu (nếu cần)
- Phục hồi tài liệu bị hư
Khai thác tài liệu
- Tìm kiếm, tra cứu
Nhập thông tin đầu vào
Dựa trên văn bản VTLTNN của Cục Văn thư
169/HD-và Lưu trữ Nhà nước
Thực hiện sao quét
- Quét tài liệu
- Lưu dạng tập tin phù hợp (khai thác,bảo hiểm)
Trang 25- Tạo lập tài liệu lưu trữ dễ dàng, thuận tiện, bảo quản tốt bản gốc;
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thông tin - lưu trữ;
- Bảo mật dữ liệu, sao lưu dữ liệu;
- Quản lý bản sao tài liệu lưu trữ, cho phép khai thác bản sao tài liệu
Cơ sở hạ tầng cần có:
- Thiết bị máy chủ, máy trạm, máy tính xách tay, hệ thống mạng;
- Máy quét tài liệu chuyên dùng;
- Thiết bị lưu trữ;
- Đường truyền internet;
- Các thiết bị khác: máy in, máy phôtô …
Hệ thống phần mềm cần có:
- Phần mềm hệ điều hành có bản quyền cho máy chủ, máy trạm;
- Phần mềm bảo mật, chống virus có bản quyền;
- Phần mềm quản trị CSDL;
- Phần mềm quản lý số hoá tài liệu;
- Trang web giới thiệu và khai thác tài liệu
b) Phần mềm có bản quyền
Các phần mềm có bản quyền như hệ điều hành, phần mềm bảo mật,chống virus, quản trị CSDL cần trang bị để quản lý người sử dụng, quản lýquyền truy cập dữ liệu, quản lý dữ liệu, bảo đảm hệ thống vận hành an toàn,bảo mật