Dù có giá trị to lớn nhưng khối tài liệu lưu trữ lịch sử chưa phát huy hết hiệu quả vào phục vụ đời sống xã hội, cũng như yêu cầu phát triển của Tỉnh. Nguyên nhân là do việc khai thác sử dụng tài liệu vẫn chủ yếu dựa vào phương thức truyền thống, tra cứu thủ công trên mục lục và đọc trực tiếp trên bản gốc tài liệu tại phòng đọc, tiêu tốn nhiều thời gian và hạn chế rất lớn không gian khai thác của độc giả. Trong khi, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin tạo ra giải pháp tối ưu cho công tác lưu trữ tài liệu, vừa đảm bảo giảm thiểu đến mức tối đa các tác nhân từ bên ngoài tác động đến tài liệu, vừa cung cấp kịp thời, thuận tiện thông tin cho nhiều độc giả trong cùng một thời điểm ở nhiều địa điểm khác nhau theo sự phân quyền và hơn nữa là giải pháp bảo hiểm tuyệt đối an toàn thông tin tài liệu trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, mất mát.Từ thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh, trong cương vị lãnh đạo Trung tâm, học viên xây dựng đề án: Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh XXX” để làm đề án tốt nghiệp cao cấp lý luận chính trị. Qua đó góp phần nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và tổ chức khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ của Tỉnh trong tương lai.
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP CAO CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ NHU CẦU QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TỈNH XXX Học viên: Mã số học viên: Chức vụ: Lớp, khoá học: HÀ NỘI – NĂM 2017 Lời cam đoan Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu đề án trung thực, có nguồn gốc rõ ràng trích dẫn quy định Đề án phù hợp với vị trí, chức vụ, đơn vị cơng tác chưa triển khai thực thực tiễn Tác giả MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .I Phần MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN .1 1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN 1.2.1 Mục tiêu tổng quát 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN 1.4 PHẠM VI ĐỀ ÁN Phần NỘI DUNG .6 2.1 CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 2.1.1 Căn khoa học, lý luận .6 2.1.2 Căn trị, pháp lý .7 2.1.3 Căn thực tiễn 2.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐỀ ÁN 10 2.2.1 Thực trạng quản lý khai thác sử dụng tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 10 2.2.2 Nội dung cụ thể 14 2.2.3 Giải pháp số hoá xây dựng phần mềm tích hợp sở liệu tài liệu lưu trữ .14 2.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN .29 2.3.1 Thuận lợi khó khăn 29 2.3.2 Nguồn lực thực đề án 30 2.3.3 Kế hoạch, tiến độ thực đề án .30 2.3.4 Phân công trách nhiệm thực đề án .31 2.4 DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN 33 2.4.1 Sản phẩm đề án .33 2.4.2 Tác động ý nghĩa đề án 33 Phần KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .35 3.1 Kết luận 35 3.2 Kiến nghị 35 PHỤ LỤC 36 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở liệu Phần MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN Địa phương qua thăng trầm lịch sử, từ vùng quê nghèo sau giải phóng trở thành trọng điểm kinh tế phía Nam đất nước Thành đó, bên cạnh nỗ lực lao động miệt mài trí tuệ thể thơng qua chủ trương, sách, dự án, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội đắn, phù hợp thực tiễn mang tính sáng tạo tồn Đảng bộ, quyền nhân dân địa phương Đó tri thức, hành trang để Đảng bộ, quyền nhân dân Tỉnh tiếp tục xây dựng địa phương ngày phát triển giàu đẹp Những tri thức ẩn chứa hồ sơ lưu trữ lưu giữ cẩn mật Kho Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Đến năm 2015, lưu trữ lịch sử Tỉnh bảo quản 1.337,9 mét giá 79 phông tài liệu hình thành trình hoạt động quan quyền qua thời kỳ từ trước năm 1975 đến Đây tài liệu có giá trị, ghi lại dấu ấn lịch sử, truyền thống đấu tranh xây dựng Tỉnh, cung cấp thông tin trị - kinh tế - văn hóa, xã hội, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, điều hành lãnh đạo, hoạt động quan Đảng, quyền cá nhân, tổ chức địa bàn Tỉnh Với giá trị vậy, khối tài liệu Chi Cục quản lý có tần suất khai thác lớn Hàng năm, Chi cục phục vụ bình quân cho 3.000 phiếu yêu cầu, với 10.000 hồ sơ đưa khai thác, cung cấp 12.000 trang tài liệu lưu trữ cho tổ chức, cá nhân đến Trong đó, phần lớn cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo quan, tổ chức, đoàn thể hệ thống quản lý nhà nước tỉnh Được quan tâm đầu tư cấp, ngành, tài liệu Chi cục quản lý phân loại, chỉnh lý bảo quản hộp giá kệ Tuy nhiên, hệ thống kho tàng bảo quản tài liệu Chi cục chưa đáp ứng yêu cầu kho lưu trữ chuyên dụng nên việc bảo quản, bảo hiểm phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế Do chưa bảo quản điều kiện đảm bảo môi trường, nhiệt độ, độ ẩm; tài liệu lại có thời gian tồn lâu dài khí hậu nhiệt đời nóng ẩm (điều kiện thuận lợi cho vi sinh, vi nấm phát triển) nên tài liệu lưu trữ Chi cục quản lý diễn trình tự lão hóa nhanh, dẫn đến nhiều tài liệu bị xuống cấp trầm trọng Trong đáng báo động tài liệu hình thành chất liệu giấy perlure với kỹ thuật in roneo, qua thời gian, bị dòn mủn, gãy rách mờ chữ,… đứng trước nguy bị vĩnh viễn thay Mặt khác, dù có giá trị to lớn khối tài liệu lưu trữ lịch sử chưa phát huy hết hiệu vào phục vụ đời sống xã hội, yêu cầu phát triển Tỉnh Nguyên nhân việc khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu dựa vào phương thức truyền thống, tra cứu thủ công mục lục đọc trực tiếp gốc tài liệu phòng đọc, tiêu tốn nhiều thời gian hạn chế lớn không gian khai thác độc giả Trong khi, phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin tạo giải pháp tối ưu cho công tác lưu trữ tài liệu, vừa đảm bảo giảm thiểu đến mức tối đa tác nhân từ bên tác động đến tài liệu, vừa cung cấp kịp thời, thuận tiện thông tin cho nhiều độc giả thời điểm nhiều địa điểm khác theo phân quyền giải pháp bảo hiểm tuyệt đối an tồn thơng tin tài liệu trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng, mát Trung tâm Lưu trữ quốc gia (Trung tâm) – đơn vị nghiệp trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ, giao trọng trách quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia phía Nam đất nước Với chức trách giao, Trung tâm thực hướng dẫn, hỗ trợ địa phương địa bàn quản lý, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu lưu trữ Từ thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tỉnh, cương vị lãnh đạo Trung tâm, học viên xây dựng đề án: "Số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý khai thác sử dụng tài liệu Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh XXX” để làm đề án tốt nghiệp cao cấp lý luận trị Qua góp phần nâng cao khả ứng dụng cơng nghệ thông tin vào quản lý tổ chức khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ Tỉnh tương lai 1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN 1.2.1 Mục tiêu tổng quát Số hóa tài liệu lưu trữ xây dựng sở liệu để đưa vào phần mềm quản lý tập trung thống tất loại hình tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Chi cục), Sở Nội vụ tỉnh quản lý, nhằm bảo toàn giá trị thơng tin, góp phần ngăn chặn tác nhân gây hủy hoại phục vụ công tác quản lý, khai thác sử dụng có hiệu tài liệu Lưu trữ Lịch sử tỉnh - Chuyển phương thức hoạt động lưu trữ truyền thống sang lưu trữ đại, lưu trữ điện tử; - Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ quản lý khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ; - Cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện phục vụ nhân dân cách nhanh chóng, xác đảm bảo chất lượng; - Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhà nước địa bàn tỉnh đạt hiệu quả; - Nâng cao trình độ cán việc quản lý tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ dạng giấy sang khai thác dạng file điện tử Giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu tiết kiệm thời gian Góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Tạo kho liệu số phục vụ cho nhu cầu khai thác thông tin, quản lý tập trung tài liệu sở liệu chung Bảo hiểm, bảo tồn giá trị thơng tin tài liệu lưu trữ trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng Giảm thiểu tác nhân gây hủy hoại tài liệu, nguy gây xuống cấp mặt vật lý hóa học tài liệu gốc q trình khai thác, sử dụng 30 Bảng 2.4: Mơ hình kết nối Mơ hình thiết kế tn thủ theo mơ hình bảo mật có kiến trúc, hệ thống bảo mật áp dụng Chi cục Văn thư – Lưu trữ phân chia hệ thống mạng thành nhiều vùng mạng có mức độ bảo mật khác tương ứng với module chức hệ thống: Vùng WAN: Thực chức định tuyến, kết nối hệ thống mạng Chi cục Văn thư - Lưu trữ với mạng Internet nhằm cung cấp dịch vụ cho người dùng mạng Ngoài vùng WAN nơi định tuyến cho truy cập từ bên vào máy chủ Web Vùng LAN: Kết nối hệ thống mạng LAN văn phòng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Đây vùng mạng kết nối trực tiếp đến hệ thống máy tính người dùng Tận dụng khả phân chia mạng hệ thống switch trung tâm, switch nhánh phân tách mạng người dùng thành nhiều vùng mạng 31 tương ứng với chức phòng ban nhằm làm tăng thêm tính bảo mật mạng người dùng dễ dàng cách ly gặp cố Vùng máy chủ bên ngoài: Là nơi đặt máy chủ dịch vụ phục vụ cho truy cập từ bên lẫn bên Vùng vùng tiếp xúc với nhiều đối tượng truy cập từ bên ngồi đối tượng cơng trực tiếp từ bên ngồi vào mạng Vùng tách riêng với mục đích cách ly nhằm bảo vệ lây lan nguy công máy chủ mạng Máy chủ Web thuê đặt công ty dịch vụ cung cấp hosting uy tín Vùng máy chủ bên trong: vùng an toàn đặt máy chủ liệu máy chủ ứng dụng bên Chi cục Văn thư - Lưu trữ Vùng thiết bị tường lửa bảo vệ nghiêm ngặt, mở cổng dịch vụ cần thiết truy cập Giải pháp mạng Hệ thống mạng LAN có vai trò truyền tải liệu máy chủ máy trạm, máy trạm với với nhiều loại thiết bị mạng khác máy in mạng, thiết bị mạng… Do đó, vấn đề tốc độ độ ổn định đường truyền mạng nội quan trọng Ngoài ra, tương lai dịch vụ IP VOIP, VoD, Teleconferencing… trở nên phổ biến, vấn đề nâng cấp băng thông cho đường truyền mạng LAN cần lưu ý đến Công nghệ mạng LAN phổ biến mạng Ethernet Cáp mạng phòng phòng với cáp xoắn đơi UTP CAT5e/CAT6 loại 4pairs có tiêu chuẩn kỹ thuật đáp ứng tốc độ truyền tối thiểu 100 Mbps (Megabit/giây) Căn sơ đồ mặt đơn vị làm việc để thi công node mạng cho hợp lý Hệ thống cáp thi công luồn dải máng dài chạy từ Switch tới ổ cắm tường Tại ổ cắm tường, đầu cáp đấu nối vào giắc nối RJ45 (Connector Jack) sau nối với máy tính hay thiết bị đầu cuối khác Tất thiết bị đấu nối cáp mạng đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật CAT5e/CAT6 32 Khi đấu nối hệ thống cáp mạng phải sử dụng đồng hồ đo cáp mạng chuyên dụng để đo kiểm tra thông số hệ thống cáp Hệ thống bảo mật, an toàn liệu Để hệ thống vận hành ổn định an toàn cần quan tâm đến vấn đề bảo mật Yêu cầu xây dựng hệ thống theo nguyên tắc cấp bảo mật: - Cấp hệ điều hành: dựa vào quyền hệ điều hành, theo khả bảo mật hệ điều hành, theo sách bảo mật của hệ điều hành; - Cấp sở liệu: quyền đăng nhập vào hệ thống CSDL, quyền chép, sửa đổi, lưu, phục hồi CSDL Các quyền có hệ quản trị CSDL (Microsoft SQL Server 2008/2012); - Cấp người sử dụng: phân quyền sử dụng theo tính năng, theo tính chất cơng việc cho người nhóm người sử dụng; Mỗi cấp độ truy cập cấp mật bảo vệ phải thay đổi thường xuyên Việc truy cập hệ thống cấp người quản trị hệ thống quản lý Mọi truy cập kiểm soát ghi nhận Việc tạo lập, hiệu chỉnh, xem… phân quyền theo cấp với nội dung tương ứng Giải pháp bảo mật, an toàn liệu cho hệ thống dùng firewall (bức tường lửa) Bức tường lửa có chức kiểm sốt, ngăn chặn xâm nhập trái phép thông tin nội truy cập internet trái phép Có hai loại tường lửa: - Bức tường lửa cứng: Là thiết bị có sẵn tính tường lửa; - Bức tường lửa mềm: Là chương trình phần mềm có tính tường lửa Khi cài đặt, kết hợp với sách bảo mật hệ điều hành, người quản trị tùy biến tính tường lửa; - Bức tường lửa mềm thiết kế để sử dụng phần mềm Microsoft Internet Security and Acceleration Sever (ISA Server) ISA 33 cài đặt server, kiểm sốt tất thơng tin qua server cấu hình chi tiết để đảm bảo an tồn hệ thống Đề xuất: Với kinh phí hạn chế quy mô nhỏ, đơn vị nên chọn lựa giải pháp tường lửa mềm Máy cài đặt tường lửa mềm chọn máy có cấu hình mạnh trang bị 02 card mạng tương ứng với 02 cổng kết nối (01 vùng Internet, 01 vùng an toàn vùng làm việc) Hệ thống phòng chống virus Virus máy tính mối đe dọa lớn đến lĩnh vực bảo mật thông tin Việc lây nhiễm virus dẫn đến thiệt hại to lớn đến suất lao động, mát số liệu Hiện nguồn lây nhiễm virus internet, đặc biệt email Do đó, sản phẩm anti-virus hệ dành cho server với giải pháp tập trung thống công cụ đáng tin cậy để bảo vệ hệ thống chống lại mối đe dọa virus Giải pháp phòng chống virus: Kiến nghị sử dụng chương trình phòng chống virus theo dạng server-client Đây dòng sản phẩm anti-virus dành cho đơn vị Nó bảo vệ đơn điểm mạng, dùng nhiều công nghệ quét, bảo vệ đơn vị khỏi loại virus Công cụ quản lý tập trung thiết kế để quản lý sản phẩm thành phần cách tập trung Đề xuất: Với máy có cài hệ điều hành Windows có quyền Microsoft, sử dụng phần mềm chống virus miễn phí Microsoft Security Essentials Các máy lại, sử dụng phần mềm Kaspersky Symantec AntiVirus Các đặc tính chương trình phòng chống virus: Chương trình bảo vệ server có tác dụng dò tìm, ngăn chặn virus cho máy chủ chạy hệ điều hành Microsoft Windows Server 2012 Nó cho phép người quản trị hệ thống quản lý tất chương trình cài server 34 Chương trình qt cho máy trạm thơng qua server: thiết kế theo mơ hình client-server Chương trình cho phép quản lý tập trung qua giao diện web giúp người quản trị hệ thống diệt virus hiệu quả, tốn mặt thời gian Hệ thống lưu phục hồi Khi xây dựng hệ thống thơng tin phải tính đến việc an tồn liệu cho hệ thống Rất nhiều đơn vị không thiết lập hệ thống an toàn liệu nên gặp cố virus, hỏng thiết bị, bị hacker phá hoại… toàn liệu gây nên tổn thất vơ to lớn Chính cần thiết lập hệ thống lưu liệu để tránh rủi ro bất ngờ xảy Đối với hệ thống lớn, quản lý theo chế tập trung khơng thể thiếu hệ thống an tồn liệu Hơn nữa, tất hoạt động hệ thống Intranet phụ thuộc nhiều tính ổn định hệ thống máy chủ Khi có cố xảy cần phải khắc phục lại hệ thống nhanh chóng Backup dùng để lưu trữ liệu quan lưu trữ hệ thống máy chủ Để backup liệu dùng nhiều thiết bị, công nghệ khác tùy theo mức độ số lượng liệu đơn vị, loại có ưu, nhược điểm riêng Hệ thống lưu dùng băng từ, đĩa cứng, đĩa quang, đĩa CD, đĩa DVD… Có thể dùng đĩa cứng cần thời gian truy nhập nhanh cho ứng dụng truy cập ngẫu nhiên, dùng băng từ cần có dung lượng lớn lưu trữ liệu Việc lưu trữ đĩa cứng áp dụng môi trường cần thời gian lưu trữ truy cập liệu nhanh, giải pháp thường dùng cho ứng dụng truy cập ngẫu nhiên hệ thống cập nhật liệu web, database, CSDL thông tin… Tuy nhiên, bên cạnh khả lưu trữ nhanh số lượng chứa đựng lớn khả an tồn ổn định theo thời gian không cao thiết bị lưu trữ băng từ thiết bị quang 35 Do đặc điểm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tài liệu lưu trữ lưu trữ nhiều, khai thác nhiều lần, nên thiết bị lưu trữ chọn đĩa cứng tốc độ cao Đề xuất lựa chọn: thiết bị lưu trữ liệu Storage Fujitsu Thiết bị quét tài liệu Việc số hố tài liệu cần có thiết bị chun dùng để biến tài liệu, văn thành tập tin lưu trữ máy tính Thiết bị quét tài liệu thông dụng máy quét (scanner) Quá trình thao tác quét hình (scan) bao gồm: chọn tài liệu cần quét, nhập thông tin đầu vào, đặt tài liệu vào máy quét, canh chỉnh tài liệu, nhấn nút quét, lưu trữ tập tin, cất giữ gốc tài liệu Đối với số tài liệu cũ, rách trước quét cần phải bồi bổ phôtô quét Tập tin lưu trữ phải theo yêu cầu ngành: loại định dạng tập tin, độ phân giải phù hợp, chất lượng hình ảnh, yêu cầu khai thác hay bảo hiểm, chuyển đổi hay kết xuất dạng khác cho phù hợp nhu cầu khai thác khác Với tài liệu gốc chất lượng thấp hay mờ, văn sau quét phải bảo đảm khôi phục nguyên trạng hay tinh chỉnh có chất lượng tốt Sau quét xong, văn gốc không bị hư hại mà phải bảo quản tốt Để đáp ứng yêu cầu trên, máy quét phải có chức phù hợp: - Tạo thuận tiện cho người sử dụng thao tác; - Kết nối, cài đặt dễ dàng với máy tính; - Cơng nghệ qt có khả mở rộng tương thích ứng dụng cho phần bảo hiểm tài liệu sau này; - Cho xuất tập tin đa dạng: JPEG, BMP, TIFF, RTF, PDF…; - Chất lượng hình ảnh cao, dung lượng phù hợp để lưu trữ, tra cứu, khai thác; 36 - Quét nhiều kích cỡ thích hợp với văn lưu trữ (A3, A4, A5…) Có phận quét liên tục dành cho văn gốc tốt, có phận qt phẳng dành cho văn gốc chất lượng thấp; - Tốc độ máy quét cao để phù hợp với khối lượng tài liệu lớn cần quét; - Bảo quản văn gốc nguyên vẹn; - Chức xử lý ảnh cao cấp: tự động xử lý đậm nhạt, làm nền, loại bỏ trang trắng, tự nối ảnh… e) Biện pháp an tồn vận hành, phòng chống cháy nổ Một số tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ bảo quản hóa chất Do nhân viên thao tác trực tiếp tài liệu cần phải trang bị đồ bảo hộ an toàn lao động: áo quần, trang, găng tay chuyên dùng Tài liệu gốc phải cất giữ nơi qui định Khi thao tác tài liệu gốc phải theo qui trình đề 2.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 2.3.1 Thuận lợi khó khăn Thuận lợi: - Đề án triển khai điều kiện đất nước địa phương đẩy mạnh công cải cách hành ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cải cách hành chính, nhận quan tâm đầu tư lãnh đạo cấp, ngành Uỷ ban nhân dân tỉnh - Việc xây dựng, triển khai đề án có phối hợp, tư vấn, hỗ trợ tham gia Trung tâm – đơn vị đầu ngành quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia phía Nam đất nước - Tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh quản lý chỉnh lý xử lý nghiệp vụ khoa học đảm bảo tốt cho việc thực số hoá xây dựng sở liệu 37 - Nguồn nhân lực Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh đào tạo nghiệp vụ lưu trữ, có khả ứng dụng cơng nghệ thơng tin Do đó, đảm bảo triển khai thực vận hành đề án đưa vào sử dụng - Đề án triển khai Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh nên đảm bảo yêu cầu an tồn tài liệu lưu trữ Khó khăn: Đây đề án ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ triển khai Tỉnh Do đó, đặt nhiều vấn đề tổ chức quản lý thực đâu tư trang thiết bị 2.3.2 Nguồn lực thực đề án 2.3.2.1 Nguồn kinh phí a) Tổng mức đầu tư Tổng mức đầu tư dự kiến: 18.000.000.000 đ Chi tiết: Chi phí thiết bị (Gtb) 16.446.600.000 đ Chi phí quản lý dự án (Gqlda) 259.200.000 đ Chi phí Tư vấn đầu tư (Gtv) 208.800.000 đ Chi phí khác (Gk) 185.400.000 đ Chi phí dự phòng (Gdp) 900.000.000 đ b) Cơ cấu nguồn vốn Cơ cấu nguồn vốn: - Ngân sách tỉnh: 100% tổng mức đầu tư - Nguồn khác: khơng có 38 2.3.2.2 Nhân lực: Cán bộ, viên chức Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh; Viên chức, chuyên gia Trung tâm 2.3.2.3 Cơ sở vật chất - Đề án triển khai kho lưu trữ trực thuộc quản lý Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh - Đề án triển khai sở đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin 2.3.3 Kế hoạch, tiến độ thực đề án 2.3.3.1 Kế hoạch thực Đề án triển khai thực theo giai đoạn: - Giai đoạn (năm 2017): Đầu tư mua sắm trang thiết bị CNTT phục vụ cơng tác số hóa quản lý tài liệu số hóa; Xây dựng phần mềm, sở liệu, nhập liệu số hóa 600.000 trang tài liệu giai đoạn 1997-2000; - Giai đoạn (năm 2017-2018): số hóa xây dựng sở liệu tài liệu UBND tỉnh giai đoạn 1997-2000 tài liệu lưu trữ trước năm 1996 có nguy hư hỏng với 1.000.000 trang tài liệu khổ A4; - Giai đoạn (năm 2019-2020): Thực số hóa xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ trước năm 1996 có nguy hư hỏng với 1.000.000 trang tài liệu khổ A4; đào tạo, chuyển giao công nghệ; Mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin để tiếp tục thực số hóa giai đoạn 2.3.3.2 Tiến độ thực Bảng 2.5: Tiến độ thực đề án 39 Nội dung 2017-2020 2017 2017-2020 2020 Khảo sát Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi Thẩm định phê duyệt dự án kế hoạch đấu thầu Đấu thầu Triển khai gói thầu Đầu tư trang thiết bị Xây dựng phần mềm Số hố tài liệu Xây dựng tích hợp sở liệu Nghiệm thu đưa vào sử dụng, tốn dự án hồn thành 2.3.4 Phân cơng trách nhiệm thực đề án 2.3.4.1 Quản lý, đạo việc thực đề án a) Cơ quan chủ quản đề án: Sở Nội vụ tỉnh - Tổ chức đạo thực hiện, kiểm tra giám sát tiến độ chất lượng thực đề án; - Định kỳ hàng năm có báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh tiến độ kết thực đề án; 40 b) Các quan liên quan: - Sở Tài chính, Sở Thơng tin Truyền thơng, Sở Khoa học Cơng nghệ tỉnh, Trung tâm Lưu trữ quốc gia phối hợp, tư vấn kiểm tra, giám sát thực đề án sau duyệt; c) Cơ quan chủ trì đề án: Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 2.3.4.2 Ban Chỉ đạo: Để điều hành đề án, Chi cục thành lập Ban Chỉ đạo xây dựng quản lý đề án thành viên Chi cục Trưởng làm Trưởng ban Ban Chỉ đạo có nhiệm vụ: - Quản lý, đạo, kiểm tra đôn đốc việc xây dựng thực đề án; - Tổ chức nghiệm thu kết thực công việc đề án; Sơ kết rút kinh nghiệm kịp thời việc thực đề án tổng kết việc thực đề án để báo cáo cấp 2.3.4.3 Cơ quan thực đề án: Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Chi cục phòng chun mơn đơn vị trực tiếp thực hiện, chịu trách nhiệm kết thực nội dung công việc đề án Các đơn vị chức năng: Hành Tổ chức, Kế tốn tài đơn vị thường trực, giúp việc cho Ban Chỉ đạo thực nội dung cơng việc giao 2.3.4.4 Nhân lực hình thức tổ chức thực đề án - Đề án đội ngũ cán bộ, viên chức Chi cục thực ngồi hành chính; 41 - Th chun viên từ Trung tâm thực nội dung liên quan đến số hoá, xây dựng phần mềm, xây dựng sở liệu,… lĩnh vực liên quan sở hợp đồng lao động kiểm tra, hướng dẫn Chi cục 2.3.4.5 Phương thức thực kiểm tra, nghiệm thu Tất nội dung công việc đề án thực theo phương thức ký hợp đồng Các hợp đồng thuê khoán thực công việc chuyên môn kiểm tra, nghiêm thu chặt chẽ theo cấp: cấp Chi cục cấp Sở Nội vụ khối lượng, chất lượng thực công việc 2.4 DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN 2.4.1 Sản phẩm đề án - Cơ sở liệu tài liệu lưu trữ tỉnh - Phần mềm quản lý tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tích hợp sở liệu tài liệu lưu trữ tỉnh; trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ việc quản lý tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Sau đề án đưa vào vận hành, tài liệu lưu trữ tỉnh quản lý tổ chức khai thác sử dụng theo phương thức đại, thống phạm vi toàn tỉnh 2.4.2 Tác động ý nghĩa đề án 2.4.2.1 Tác động xã hội: Việc đầu tư số hóa nhằm bảo vệ an tồn gốc, tài liệu lưu trữ thơng tin chứa đựng tài liệu để phục vụ cho nhu cầu xã hội tương lại; đồng thời, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, đặc biệt giảm thiểu tối đa thời gian khai thác, sử dụng doanh nghiệp, nhà quản lý, quan quyền qua thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội góp phần cải cách hành Do mang lại nhiều lợi ích cho người dân, quan, tổ chức xã hội 42 2.4.2.2 Hiệu đầu tư kinh tế: Việc đầu tư số hóa tài liệu lưu trữ đẩy nhanh tới mức tối đa thời gian tra cứu, khai thác thông tin độc giả từ đem lại hiệu kinh tế cho tổ chức, cá nhân Đồng thời, việc số hóa tài liệu nhằm giảm thiểu việc tiếp xúc, sử dụng trực tiếp gốc tài liệu, nguyên nhân quan trọng dẫn đến việc tài liệu bị hủy hoại, xuống cấp nên làm giảm chi phí cho việc phục chế, tu bổ xử lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ - Giảm nhân lực phục vụ công tác xuất nhập tài liệu khai thác tài liệu 2.4.2.3 Hiệu mặt quản lý, tác nghiệp: Xây dựng sở liệu kho lưu trữ, giúp cho nhà quản lý đánh giá tình hình quản lý liệu tài nguyên môi trường dựa vào liệu xây dựng Tạo tảng sở liệu để đưa vào phần mềm thực (phần mềm đồng bộ, tích hợp CSDL, phần mềm quản lý văn bản…) Tạo sở liệu để phục vụ nhu cầu khai thác độc giả cách nhanh chóng, kịp thời; yêu cầu bảo hiểm tài liệu, đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ 43 Phần KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận Đề án Số hoá tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh đề án có mục tiêu đầu tư rõ ràng, có đối tượng đầu tư cụ thể, có tính khả thi thực tiễn giải vấn đề có nhu cầu cần thiết Chi cục Văn thư - lưu trữ góp phần thực lộ trình xây dựng quyền điện tử tỉnh Q trình xây dựng đề án chuẩn bị kỹ lưỡng sở khảo sát chi tiết trạng nhu cầu đơn vị, kinh nghiệm quản lý khai thác tài liệu lưu trữ đơn vị đầu ngành Giải pháp, kế hoạch thực dự án đề xuất cụ thể có tính khả thi cao 3.2 Kiến nghị Chi Cục Văn thư - Lưu trữ xác định rõ tiêu chí kỹ thuật sản phẩm, làm sở cho công tác kiểm tra, nghiệm thu chất lượng; Triển khai biện pháp quản trị đề án, thuê đơn vị có lực để giám sát q trình thi công để đảm bảo tiến độ, chất lượng, chi phí dự án; Quản lý tốt thay đổi trình thực cung cấp dịch vụ; Thường xuyên xem xét điều chỉnh kịp thời kế hoạch, tiến độ triển khai cho phù hợp với nhu cầu thực tế Nhìn chung, việc đầu tư thực đề án việc làm cấp thiết có tác dụng thiết thực, khơng góp phần quan trọng đáp ứng nhu cầu quản lý tổ chức khai thác sử dụng tài liệu ngày tăng xã hội; đưa giá trị tài liệu lưu trữ góp phần vào nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc lợi ích nhân dân địa phương Đề án thực đem lại hiệu thiết thực 44 khơng Chi cục mà có giá trị thúc đẩy cơng cải cách hành chính, phát triển kinh tế - xã hội địa phương Chi cục Văn thư – Lưu trữ trân trọng đề nghị Sở Nội vụ xem xét trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, để đề án sớm triển khai thực hiện./ PHỤ LỤC ... sau: + 01 Router Multi Wan QNO Dual-Core Multi-Wan Enterprise security Router; + 03 Switch Cisco Catalyst 2960x; + 01 cisco C3KX-NM-1G; + 01 modem wireless Draytek VigorFly 200F; + 01 Juniper SXR210... lưu trữ dạng giấy sang khai thác dạng file điện tử Giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu tiết kiệm thời gian Góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng... trữ tỉnh, nơi quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan quyền địa phương - Thời gian: Đề án tri n khai thời gian từ năm 2017 đến năm 2020 7 Phần NỘI DUNG 2.1 CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ