Đảng và Nhà nước rất quan tâm đến việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia, điều này được thể hiện bằng việc nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quản lý, tạo cơ sở pháp lý cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia. Việc khai thác sử dụng khối tài liệu trên chưa được thực hiện một cách triệt để, đồng bộ và khoa học, do đó chưa phát huy được tối đa giá trị của những tài liệu này trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Vì vậy, việc đầu tư thực hiện đề án “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ sự nghiệp bảo vệ và xây dựng đất nước” để tuyên truyền giới thiệu về tài liệu lưu trữ và khuyến khích, tạo điệu kiện cho công chúng được hưởng thụ giá trị thông tin tài liệu lưu trữ. Cũng như việc nâng cao chất lượng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu là việc làm cần thiết nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia.
Trang 1HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
-o0o -LỚP BỒI DƯỠNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
CHƯƠNG TRÌNH CHUYÊN VIÊN CAO CẤP
Tổ chức tại Học viện Hành chính – Khóa II/2011
Trang 2HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
-o0o -LỚP BỒI DƯỠNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
CHƯƠNG TRÌNH CHUYÊN VIÊN CAO CẤP
Tổ chức tại Học viện Hành chính – Khóa II/2011
Từ ngày 28 tháng 3 năm 2011 đến ngày 30 tháng 5 năm 2011
Trang 3MỤC LỤC
Lời nói đầu 1
Phần I: CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 3
1.1 Thực trạng năng lực và cơ sở vật chất của Lưu trữ Quốc gia 3
1.2 Cơ sở pháp lý 7
1.3 Cơ sở thực tiễn 8
1.4 Lý do xây dựng đề án 10
Phần II: MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN 11
2.1 Mục tiêu chung 11
2.2 Mục tiêu cụ thể 11
Phần III: NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐỀ ÁN 12
3.1 Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng 12
3.2 Trưng bày tài liệu lưu trữ 12
3.3 Công bố, xuất bản giới thiệu tài liệu 12
3.4 Xây dựng cơ sở dữ liệu giới thiệu trực tuyến tài liệu lưu trữ đang bảo quản 12
3.5 Tăng cường năng lực cán bộ và cơ sở vật chất phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 13
Phần IV: GIẢI PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 13
4.1 Phạm vi và thời gian thực hiện đề án 13
4.2 Nguồn kinh phí và lao động thực hiện Đề án 13
Trang 4Phần V:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 145.1 Phân công trách nhiệm thực hiện đề án 145.2 Tiến độ thực hiện đề án 16
Phần VI:
HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN 166.1 Ý nghĩa thực tiễn của đề án 166.2 Đối tượng hưởng lợi của đề án 16
Phần VII:
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 17 PHỤ LỤC 18
Trang 5Lời nói đầu
Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ,
có chức năng thu thập, chỉnh lý khoa học kỹ thuật, bảo quản và tổ chức sử dụngtài liệu lưu trữ quốc gia Lưu trữ Quốc gia hiện đang quản lý gần 50 km giá tàiliệu trên các vật mang tin khác nhau, như: giấy, phim ảnh, băng từ,… được sảnsinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức; các cá nhân, gia đình,dòng họ tiêu biểu; phản ánh toàn bộ đời sống kinh tế - chính trị - văn hóa, xã hộicủa đất nước qua nhiều thời kỳ lịch sử, từ phong kiến, Pháp thuộc, chiến tranhcách mạng (1945-1975) và từ sau năm 1975 đến nay Đây là khối tài liệu lớn,quan trọng và có giá trị trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam – một trongnhững nguồn di sản quý báu của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệpxây dựng và bảo vệ Tổ quốc Trong những năm tới số lượng tài liệu của Lưu trữQuốc gia sẽ tăng lên hàng ngàn mét giá tài liệu được thu về từ các nguồn nộplưu
Đảng và Nhà nước rất quan tâm đến việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữquốc gia, điều này được thể hiện bằng việc nhà nước đã ban hành nhiều văn bảnquản lý, tạo cơ sở pháp lý cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữquốc gia, như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định số111/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết thihành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Báo cáo chính trị của BanChấp hành Trung ương Đảng tại Đại hội X của Đảng tháng 4-2006 đã nêu mục
tiêu: “Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Đặc biệt Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 2-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cườngbảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã nhấn mạnh:
- “Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao
hơn nữa nhận thức về công tác lưu trữ;
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo
quản, bảo vệ an toàn, bảo hiểm và quản lý khai thác tài liệu lưu trữ;
Trang 6- Bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng
bày tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động giới thiệu và tạo mọi điều
kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả”
Trong những năm qua, Lưu trữ Quốc gia đã có nhiều cố gắng trong việcbảo vệ và phát huy giá trị di sản đặc biệt này để phục vụ sự nghiệp xây dựng vàbảo vệ Tổ quốc và các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của nhân dân
Tuy nhiên việc khai thác sử dụng khối tài liệu trên chưa được thực hiệnmột cách triệt để, đồng bộ và khoa học, do đó chưa phát huy được tối đa giá trịcủa những tài liệu này trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Đối tượngphục vụ của Lưu trữ Quốc gia mới chỉ giới hạn trong phạm vi các nhà nghiêncứu sử học, dân tộc học, xã hội học, khoa học kinh tế,… và các cơ quan nhànước Lưu trữ Quốc gia chưa thực sự là điểm đến về văn hóa của công chúng Vìvậy, việc tuyên truyền giới thiệu tài liệu lưu trữ và khuyến khích, tạo điều kiệncho công chúng với lưu trữ, cũng như việc nâng cao chất lượng phục vụ, khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Quốc gia theo tinh thần Chỉ thị 05 là mộttrong những hoạt động quan trọng, cấp bách
Với biên chế chuyên môn nghiệp vụ và nguồn kinh phí hành chính đượccấp như hiện nay, Lưu trữ Quốc gia không thể thực hiện được các công việc trên
một cách nhanh chóng và hiệu quả Vì vậy, việc đầu tư thực hiện đề án “Phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ sự nghiệp bảo vệ và xây dựng đất nước” để tuyên truyền giới thiệu về tài liệu lưu trữ và khuyến khích, tạo
điệu kiện cho công chúng được hưởng thụ giá trị thông tin tài liệu lưu trữ Cũngnhư việc nâng cao chất lượng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu là việc làm cầnthiết nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia
Nội dung đề án, ngoài Lời nói đầu gồm các phần sau:
Phần I: Cơ sở xây dựng đề án
Phần II: Mục tiêu của đề án
Phần III: Nội dung cơ bản của đề án
Trang 7Phần IV: Giải pháp thực hiện đề án
Phần V: Tổ chức thực hiện đề án
Phần VI: Hiệu quả của đề án
Phần VII: Kiến nghị và kết luận
Phần VIII: Phụ lục
Phần I:
CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1.1 Thực trạng năng lực và cơ sở vật chất
1.1.1 Khái quát về thành phần, khối lượng tài liệu bảo quản
Hiện tại, Lưu trữ Quốc gia đang trực tiếp quản lý khoảng 50 km giá tàiliệu lưu trữ có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… đượchình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính quyền nhànước và các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời kỳ lịch sử củađất nước, bao gồm:
- Tài liệu thời kỳ phong kiến triều Nguyễn: Châu bản, Mộc bản, Sưu tập tàiliệu Sổ bộ Hán Nôm;
- Khối tài liệu tiếng Pháp (1858-1945) bao gồm tài liệu hành chính hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức của chính quyền thựcdân Pháp ở Việt Nam từ 1858 đến 1945, như: Phủ Thổng đốc Nam Kỳ, Hộiđồng Tư mật Nam Kỳ, Hội đồng Thuộc địa Nam Kỳ, Sở Thương chánh Nam
Kỳ, Tòa Đốc lý Sài Gòn; Văn phòng các tỉnh Bạc Liêu, Bến Tre, Cần Thơ,…
- Tài liệu thời kỳ chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hòa (1945-1976)
- Tài liệu thời kỳ chính quyền Quốc gia Việt Nam (1949-1954)
- Tài liệu của chính quyền Việt Nam Cộng hòa (1954-1975) hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức của chính quyền SàiGòn, bao gồm các phông: Phủ Tổng thống đệ nhất, đệ nhị cộng hòa; Phủ
Trang 8Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa và các cơ quan, tổ chức trực thuộc, các bộngành trung ương và cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ
- Tài liệu của các cơ quan trung ương thuộc chính phủ nước Cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam (1975-2005)
- Khối tài liệu nghe – nhìn, v.v…
Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Lưu trữ Quốc gia tuyệt đại đa số
là bản gốc, bản chính được ghi trên các loại chất liệu khác nhau, bằng nhiềungôn ngữ khác nhau, như: Pháp, Anh, Việt và viết bằng chữ Hán Nôm
Có thể nói tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Lưu trữ Quốc gia hếtsức đa dạng, phong phú cả về nội dung, hình thức và là một trong những nguồn
sử liệu rất có giá trị cần phải được tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả, phục
vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa
1.1.2 Hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Ý thức được trách nhiệm của mình, trong những năm qua Lưu trữ Quốcgia đã có nhiều cố gắng trong việc triển khai các hoạt động nghiệp vụ nhằm giớithiệu rộng rãi các thông tin tài liệu lưu trữ đến công chúng Nhờ những cố gắng
đó mà số lượng độc giá đến khai thác tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng Từ năm
2000 trở về trước, hàng năm Lưu trữ quốc gia chỉ phục vụ vài trăm lượt ngườiđến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Đến nay, đã lên tới con số hàng ngàn lượtngười với hàng chục ngàn hồ sơ, tài liệu được đưa ra khai thác, sử dụng
Trong những năm qua, Lưu trữ Quốc gia đã công bố, giới thiệu nhiều tàiliệu trên các báo và tạp chí như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tạp chíNghiên cứu Lịch sử,… Bên cạnh việc biên tập, xuất bản sách chỉ dẫn tài liệulưu trữ, Lưu trữ Quốc gia II đã công bố, xuất bản các ấn phẩm lưu trữ như: sách
“Mộc bản Triều Nguyễn – đề mục tổng quan” (năm 2004), Cuộc Tổng tiến côngcủa Quân Giải phóng miền Nam Việt Nam năm 1968 – qua tài liệu của chínhquyền Sài GÒn (năm 2008), Đại thắng mùa xuân năm 1975 – qua tài liệu củachính quyền Sài Gòn (năm 2010)
Trong những năm gần đây Lưu trữ Quốc gia phối hợp với nhiều cơ quan,đơn vị thuộc nhiều ban ngành khác nhau: ngoại giao, quân đội, bảo tàng, các địa
Trang 9phương,… tổ chức nhiều cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, như: Từ dinhNorodom đến dinh Độc Lập (2007), Cuộc Tổng tiến công và nổi dậy Tết MậuThân năm 1968 và mũi đánh chiếm dinh Độc Lập (2008), Đường Hồ Chí Minh(2009), Từ Hiệp định Paris đến mùa xuân đại thắng (2010)
Do đó, tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng đã phát huy tác dụng, phục
vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Nhiều công trình giaothông đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường hàng không; các công trình thủylợi đồng bằng sông Cửu Long; các công trình như bệnh viện, nhà hát, công sở,
… ở phía Nam, khi xây dựng, sửa chữa nhờ có tài liệu lưu trữ đã rút ngắn thờigian khảo sát, thiết kế, thi công và giảm thiểu chi phí cho công trình Nhữngnăm qua tài liệu lưu trữ đã góp phần quan trọng trong việc bảo vệ chủ quyềnlãnh thổ Việt Nam trên đất liền, như biên giới Việt Nam – Campuchia, Việt Nam– Lào; trên biển như Hoàng Sa và Trường Sa; tổng kết kinh nghiệp chiến tranh,biên soạn lịch sử quân sự và lịch sử các cơ quan, đơn vị, các ngành, các địaphương …
Có thể nói, tài liệu lưu trữ không những lớn về khối lượng, đa dạng về thểloại mà còn hết sức phong phú về nội dung, phản ánh tất cả các lĩnh vực đờisống xã hội Đặc biệt, tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những thông tin sát thực vềnhiều vấn đề, sự kiện và biến cố lịch sử mà các nhà nghiên cứu trong và ngoàinước, cũng như toàn xã hội đang quan tâm Với những nội dung như vậy, tài liệulưu trữ không chỉ là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho nghiên cứu lịch sử
mà còn có giá trị đặc biệt đối với hoạt động thực tiễn, phục vụ trực tiếp cho sựnghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cũng như phục vụ lợi ích của nhân dân
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế
- Kể từ năm 2000 đến nay, hàng năm chỉ có khoảng trên 1.500 người đếnkhai thác, sử dụng tài liệu Trong đó, tỷ lệ độc giả là nghiên cứu sinhnghiên cứu tài liệu phục vụ cho luận án thạc sĩ và tiến sĩ là 50%, các nhànghiên cứu là 35%, còn lại là phục vụ cho mục đích của cá nhân, gia đình,dòng họ và sinh viên Qua số liệu trên đây cho thấy, còn nhiều người chưa
Trang 10biết đến tài liệu lưu trữ Đối tượng phục vụ chủ yếu là các nhà nghiên cứu,
mà chưa thực sự chú trọng đầu tư, thu hút phục vụ công chúng đến vớilưu trữ
- Số lượng hồ sơ tài liệu được đưa ra khai thác, sử dụng còn ít so với sốlượng tài liệu đang được bảo quản
- Phần lớn độc giả phải trực tiếp đến phòng Đọc để khai thác, sử dụng tàiliệu chưa thể khai thác tài liệu trên mạng diện rộng
- Việc công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ ở dạng ấn phẩm còn ít, chưa có kếhoạch dài hạn, chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hội Đặc biệt, đối vớikhối tài liệu tiếng Pháp và Hán Nôm, biện pháp khắc phục hạn chế vềngôn ngữ chưa cao nên giá trị của những tài liệu này chưa được phát huycao
- Công tác tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ chưa được thực hiệnthường xuyên Thiếu quy định thống nhất về triển làm tài liệu lưu trữ,thiếu kinh phí và nguồn lực đầu tư cho công việc triển lãm thường xuyên
và định kỳ
- Tài liệu chưa được đầu tư thích đáng về thời gian, kinh phí để lập cơ sở
dự liệu giới thiệu trực tuyến với độc gia, vì vậy hạn chế đối tượng tiếp cận
và sử dụng tài liệu Các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng song còn ít so với
số lượng tài liệu đang được bảo quản Một số cơ sở dữ liệu tuy đã xâydựng xong nhưng chưa đưa được lên mạng diện rộng để phục vụ nhu cầukhai thác, sử dụng
1.1.3 Đội ngũ cán bộ làm công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ
Lực lượng cán bộ khai thác, sử dụng tài liệu còn ít về số lượng và yếu vềchất lượng Các cán bộ làm công tác này mới chỉ được đào tạo các nghiệp vụ lưutrữ cơ bản, chưa được đào tạo chuyên sâu lĩnh vực khai thác sử dụng tài liệu,đặc biệt là nghiệp vụ lựa chọn, biên tập để tuyên truyền giới thiệu, công bố triểnlãm tài liệu lưu trữ với công chúng Trong khi lưu trữ các nước trong khu vực
Trang 11đều có những trung tâm lớn để tuyên truyền công bố tài liệu lưu trữ phục vụcông chúng và có đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp để làm công tác này
Để nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, đội ngũcán bộ cần phải được tăng cường biên chế, đào tạo cán bộ theo hướng chuyênsâu Cần tổ chức các hội nghị, hội thảo, các đoàn đi học tập trao đổi, khảo sátkinh nghiệp ở trong nước và nước ngoài để cán bộ làm công tác tổ chức sử dụngtài liệu lưu trữ có cơ hội nắm bắt tình hình thực tế, học tập trao đổi kinh nghiệpvới các đồng nghiệp, áp dụng những kinh nghiệm đã thu được vào lĩnh vực côngtác mà mình đang thực hiện, nhằm đưa công tác này II hội nhập với lưu trữ cácnước trong khu vực và trong cộng đồng lưu trữ thế giới
1.2 Cơ sở pháp lý
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 (Điều 3, Điều 18, Điều 25 quy định
về quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ)
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004 của Chính phủ quy định chitiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (Điều 4 quy địnhnhững công việc được đầu tư kinh phí bao gồm: công bố, thông báo, giớithiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ)
- Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X của Đảngtháng 4-2006 đã nêu mục tiêu: “Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưutrữ”
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 2-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
- Quyết định số 249/QĐ-BNV ngày 26-3-2007 của Bộ Nội vụ về việc banhành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc tăngcường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
- Kế hoạch số 218/KH-VTLTNN ngày 5-4-2007 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước về việc thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việctăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
- Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành về chế độ chi tiêu và đơn giáthanh toán đối với hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Trang 121.3 Cơ sở thực tiễn
Trong những năm gần đây, nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ củacác cơ quan tổ chức và của cá nhân trong nước và nước ngoài ngày càng tăng.Đặc biệt, công chúng ngày càng nhận thức rõ về vai trò của thông tin tài liệu lưutrữ, do đó nhu cầu tiếp cận tài liệu lưu trữ và khai thác thông tin trong tài liệulưu trữ ngày càng cao So với năm 2000, thì năm 2010 lượng độc giả đến khaithác tài liệu lưu trữ đã tăng gấp 3 lần, đặc biệt là độc giả nước ngoài Đồng thời,
số lượt người đến thăm quan phòng trưng bày, triển lãm tài liệu ngày càng tăngvới cấp số nhân, cho thấy sự quan tâm của đông đảo khách tham quan với loạihình tài liệu lưu trữ
Khoa học công nghệ phát triển, công chúng ngày càng đòi hỏi được cungcấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả nhất Hình thức khai thác thông tin bằngcách trực tiếp đến phòng Đọc đã trở nên lạc hậu… Yêu cầu đặt ra là phải đápứng được nhu cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ của cộng đồng, đặc biệt làcộng đồng những người dùng internet (hiện tại là hơn 12 triệu người – ước đạtđến năm 2015 sẽ có 50 triệu người); góp phần giới thiệu, quảng bá văn hóa ViệtNam ra thế giới
Khi nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ càng lớn, càng làm gia tăng
áp lực đối với Trung tâm vốn đã ở trong tình trạng bất cập giữa yêu cầu nhiệm
vụ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia và mục đích hoạt động làđưa tài liệu ra phục vụ nhu cầu nghiên cứu, khai thác của xã hội Trong nhiềutrường hợp Lưu trữ Quốc gia chưa thể đáp ứng một cách đầy đủ, kịp thời vàchính xác yêu cầu khai thác, sử dụng hoặc không thể đưa tài liệu ra phục vụ độcgiả vì:
- Công cụ tra cứu còn đơn giản, tài liệu chưa được giải mật, chưa đượcphân loại theo mức độ tiếp cận khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Do tác động của thời gian và môi trường và việc khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ thường xuyên được sử dụng trên tài liệu gốc, dẫn đến tìnhtrạng loại di sản quý giá này bị xuống cấp nhanh chóng, nhiều tài liệu đã
Trang 13và đang bị hư hỏng Mặt khác để bảo tồn bản gốc, bản chính của tài liệulưu trữ quý hiếm và tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng, Pháp lệnh Lưutrữ quốc gia đã quy định chỉ được sử dụng bản sao (Điều 19), trong khihiện nay chưa đủ lao động để số hóa lập bản sao tài liệu phục vụ cho việckhai thác, sử dụng
- Ngoài ra, do khối lượng thông tin tài liệu lưu trữ rất lớn, nhu cầu khai thácthông tin ngày càng cao, trong khi công cụ quản lý và khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ hiện nay vẫn chủ yếu là công cụ truyền thống (sổ mục lục,các bộ thẻ) Các cơ sở dữ liệu thông tin tài liệu lưu trữ đã có nhưng chưađược chuẩn hóa nên việc khai thác, sử dụng gặp nhiều khó khăn Từ đódẫn đến một mâu thuẫn là: Lưu trữ quốc gia đang bảo quản một kho thôngtin khổng lồ nhưng lại chưa đáp ứng được nhu cầu của xã hội đang đóithông tin như hiện nay chỉ vì việc khai thác sử dụng tài liệu gặp khó khăn.Vấn đề đặt ra là phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để giảiquyết những khó khăn này
Khối tài liệu lưu trữ bảo quản như đã nêu trên phản ánh đời sống xã hộitrên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế,… chứa đựng những thông tin xác thực
về nhiều vấn đề, sự kiện mà các nhà nghiên cứu cũng như toàn xã hội rất quantâm Nội dung như vậy tài liệu lưu trữ không chỉ phục vụ cho việc nghiên cứulịch sử mà còn có giá trị đặc biệt với hoạt động thực tiễn, phục vụ cho sự nghiệpxây dựng và bảo vệ Tổ quốc Tuy nhiên, hiện nay, chỉ có ít cơ quan, tổ chức, nhànghiên cứu biết đến sự tồn tại và nội dung của các khối tài liệu lưu trữ quốc gia.Thực tế đó hạn chế đáng kể tác dụng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ trong việcphục vụ cho các hoạt động thực tiễn và yêu cầu nghiên cứu khoa học, lịch sử xãhội
Chính vì vậy, Nghị quyết Đại hội Đảng khóa X và Chỉ thị số TTg ngày 2-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ đã nêu rõ: cần đầu tư xây dựng và
05/2007/CT-tổ chức khai thác, sử dụng nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đây
là nhiệm vụ quan trọng Lưu trữ Quốc gia
Trang 141.4 Lý do xây dựng đề án
Từ những những nội dung nêu trên có thể đi đến nhận định:
- Việc tuyên truyền giới thiệu tài liệu lưu trữ và khuyên khích, tạo điều kiệncho công chúng đến với lưu trữ cũng như việc nâng cao chất lượng khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Quốc gia là một trong nhữngnhiệm vụ quan trọng và cấp bách trong thời gian tới
- Với biên chế chuyên môn nghiệp vụ và nguồn kinh phí hành chính đượccấp như hiện nay, Lưu trữ quốc gia không thể thực hiện các công việc trênmột cách nhanh chóng và hiệu quả Do vậy, để khắc phục sự bất cập giữanhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội và khả năng phục vụđáp ứng nhu cầu của Lưu trữ quốc gia nhằm khai thác một cách có hiệuquả tiềm năng tài liệu lưu trữ, qua đó phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữtrong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, cần thiết phải có sự đầu tưmới
Vì vậy việc đầu tư thực hiện đề án “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục
vụ công cuộc đổi mới đất nước và phát triển kinh tế - xã hội” là một việc làmcần thiết nhằm tuyên truyền giới thiệu về tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện chocông chúng đến với lưu trữ cũng như nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng,phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia
Trang 15Tổ chức sử dụng và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ hiện đang đượcbảo quản phục vụ nhu cầu của nhà nước và nhân dân.
Tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao trình độ cán bộ và năng lực phục vụLưu trữ quốc gia nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngàycàng cao của xã hội
- Tăng cường cơ sở vật chất, hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 16Phần III:
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐỀ ÁN
3.1 Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
- Tập trung chủ yếu vào các phông, sưu tập đã được chỉnh lý Thẩm định
và phê duyệt danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
3.2 Trưng bày tài liệu lưu trữ
- Trưng bày cố định, thường xuyên phục vụ khách đến tham quan hàngngày
- Trưng bày giới thiệu tài liệu theo chuyên đề nhân các sự kiện lịch sử
3.3 Công bố, xuất bản giới thiệu tài liệu
- Căn cứ quy trình công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới dạng ấn phẩmcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Biên tập và xuất bản sách công bố tàiliệu lưu trữ quốc gia liên quan đến các sự kiện lịch sử trọng đại của đất nước
- Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đạichúng: sưu tầm, lựa chọn những tài liệu tiêu biểu công bố lần đầu tiên với côngchúng về địa danh, con người, các sự kiện lịch sử trên các báo, tạp chí
- Xây dựng phim tư liệu về cuộc kháng chiến mười ngàn ngày qua tài liệulưu trữ để phát sóng trên các Đài truyền hình
3.4 Xây dựng cơ sở dữ liệu giới thiệu trực tuyến tài liệu lưu trữ
- Thực hiện số hóa tài liệu các phông lưu trữ đã được chỉnh lý
- Xây dựng các giải pháp kỹ thuật đáp ứng yêu cầu khai thác trực tuyếntài liệu lưu trữ
3.5 Tăng cường năng lực cán bộ và cơ sở vật chất phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Đào tạo nâng cao trình độ cán bộ: đào tạo nâng cao trình độ trong nước;khảo sát, học tập kinh nghiệm của nước ngoài
- Tăng cường cơ sở vật chất cho phòng Đọc, phòng Trưng bày tài liệu lưutrữ
Trang 17Phần IV:
GIẢI PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
4.1 Phạm vi và thời gian thực hiện đề án
- Thời gian thực hiện: 2012 - 2015
- Phạm vi đối tượng của Đề án: là các phông và sưu tập tài liệu đang đượcbảo quản tại Lưu trữ quốc gia thời gian 1858-1975
4.2 Nguồn kinh phí và lao động thực hiện Đề án
4.2.1 Nguồn kinh phí thực hiện Đề án:
Chi vật tư, máy móc, văn phòng phẩm: 185.076.000
Chi quản lý điều hành: 185.377.195
4.2.2 Lao động thực hiện: Cán bộ viên chức trong cơ quan thực hiệnngoài giờ hành chính phối hợp với lao động hợp đồng có nghiệp vụ phù hợp củacác cơ quan, tổ chức liên quan
4.2.3 Căn cứ lập dự toán:
- Quyết định số 136/1999/QĐ-BVGCP ngày 28-12-1999 của Ban Vật giáChính phủ về đơn giá thuê lao động phục vụ cho các công việc thuộc đề án
“Chống nguy cơ hủy hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một
số khối và phông tài liệu”;
- Thông tư số 137/2007/TT-BTC ngày 28-11-2007 của Bộ Tài chínhhướng dẫn mức cho tạo lập thông tin điện tử;
- Thông tư số 44/2007/TTLT-BTC-BKHCN ngày 07-5-2007 của Bộ Tàichính và Bộ Khoa học và Cộng nghệ hướng dẫn định mức xây dựng và phân bổ