CÔNG tác văn thư lưu trữ của UBND HUYỆN ĐÔNG ANH

MỞ ĐẦU Công tác VTLT ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sủ dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành trong công tác quản lý nhà nước đồng thời cũng là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác VTLT có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và do tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Công tác VTLT có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế nhà nước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Do tầm quan trọng của công tác VTLT, nên em đã được nhà trường và UBND Huyện Đông Anh tạo điều kiện kiến tập tại phòng Văn thư của UBND huyện Đông Anh, để theo dõi, quan sát và học hỏi thêm những kiến thức về VTLT. Đợt kiến tập kéo dài từ ngày 295 đến ngày 186, trong thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những kinh nghiệm thực tế nhất. Cùng với sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của cán bộ phòng văn thư đã giúp em học được những công việc của một cán bộ VTLT cần sự nhẹ nhàng, gọn gàng và cẩn thận. Cấu trúc bài báo cáo ngoài phần lời cảm ơn, bảng chữ viết tắt, mở đầu gồm 3 chương : Chương I : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức Chương II : Thực tiễn công tác VTLT của cơ quan, tổ chức Chương III : So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác VTLT

LỜI CẢM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến thầy cô khoa VTLT trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để hướng dẫn cho em bạn suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, UBND huyện Đông Anh, với cán chuyên trách văn thư, cán chuyên trách lưu trữ UBND huyện Đông Anh giúp đỡ tạo điều kiện em hoàn thành đợt kiến tập với kết tốt Em xin chân thành cảm ơn ông Nguyễn Văn Chiển bà Hà Thị Hồng chuyên viên phòng văn thư UBND huyện Đông Anh tận tâm hướng dẫn em suốt thời gian kiến tập phòng văn thư UBND Huyện Đông Anh Bài thu hoạch thực khoảng thời gian tuần Bước đầu vào thực tế nghiệp vụ cơng tác VTLT nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp q báu q thầy để kiến thức lĩnh vực em hoàn thiện MỤC LỤC BẢNG KÊ KHAI CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT VTLT UBND HĐND VT LT TL TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT Văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Văn thư Lưu trữ Tài liệu MỞ ĐẦU Công tác VTLT đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sủ dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác VTLT có vai trò đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Công tác VTLT có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế nhà nước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Làm tốt cơng tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Do tầm quan trọng công tác VTLT, nên em nhà trường UBND Huyện Đông Anh tạo điều kiện kiến tập phòng Văn thư UBND huyện Đơng Anh, để theo dõi, quan sát học hỏi thêm kiến thức VTLT Đợt kiến tập kéo dài từ ngày 29/5 đến ngày 18/6, thời gian kiến tập dài đem lại cho em kinh nghiệm thực tế Cùng với hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cán phòng văn thư giúp em học công việc cán VTLT cần nhẹ nhàng, gọn gàng cẩn thận Cấu trúc báo cáo phần lời cảm ơn, bảng chữ viết tắt, mở đầu gồm chương : Chương I : Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Chương II : Thực tiễn công tác VTLT quan, tổ chức Chương III : So sánh, đối chiếu lý luận thực tiễn công tác VTLT CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan 1.1.1 Sự đời UBND huyện Đông Anh Đông Anh huyện ngoại thành, vị trí cửa ngõ phía Bắc Thủ Hà Nội, vùng trọng điểm nằm vùng đô thị lõi mở rộng quy hoạch tổng thể thủ đô Hà Nội đến năm 2050 phủ phê duyệt, nằm vùng quy hoạch phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ du lịch đầu mối giao thông quan trọng nối thủ đô Hà Nội với tỉnh phía Bắc  Vị trí địa lý: Đơng Anh huyện nằm phía Đơng – Bắc thủ Hà Nội Hệ thống sông Hồng sông Đuống ranh giới hành huyện với nội thành, diện tích tự nhiên 18.230 Đông Anh huyện lớn thứ hai Hà Nội sau Sóc Sơn Về địa giới hành huyện Đơng Anh sau: Phía Bắc giáp huyện Sóc Sơn, Hà Nội Phía Đơng, Đơng Bắc giáp tỉnh Bắc Ninh Phía Đơng Nam giáp huyện Gia Lâm Phía Nam giáp sơng Hồng Phía Tây giáp tỉnh Vĩnh Phúc Ngồi sơng Hồng sơng Đuống phía Nam huyện, phía Bắc có sơng Cà Lồ Trên địa bàn huyện có hai tuyến đường sắt chạy qua: tuyến Hà Nội – Thái Nguyên tuyến Hà Nội – Yên Bái Cảng hàng không quốc tế Nội Bài nối với nội thành Hà Nội đường quốc lộ cao tốc Thăng Long – Nội Bài, đoạn chạy qua huyện Đông Anh dài 7,5km Có thể thấy, Đơng Anh huyện có lợi lớn giao thông Đây điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu Hà Nội với tỉnh Đông Bắc cửa ngõ giao lưu quốc tế đất nước Đây tiền đề thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội huyện Với vị trí địa lý thuận lợi quỹ đất cho phép, Đông Anh thu hút quan tâm nhà đầu tư ngồi nước Trên địa bàn huyện có 100 doanh nghiệp trung ương, thành phố huyện, có liên doanh với nước ngồi vào hoạt động Trong thời gian tới, dự án đầu tư tiếp tục gia tăng Đây kế hoạch Đông Anh để thúc đẩy phát triển kinh tế, chuyển dịch cấu kinh tế cấu lao động huyện Trong quy hoạch tổng thể thủ đô Hà Nội đến 2020 ưu tiên đầu tư cho khu vực Sông Hồng Tại đây, hình thành Hà Nội với khu vực: Bắc Thăng Long – Vân Trì, Đơng Anh – Cổ Loa, Gia Lâm – Sài Đồng – Yên Viên Hướng ưu tiên tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ thị hóa phát triển kinh tế - xã hội cho huyện  Lịch sử Huyện Đông Anh vốn huyện Đông Khê thuộc phủ Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh, nhập phần lớn vào tỉnh Phù Lỗ (được thành lập ngày 6/10/1901) Ngày 10/4/1903, huyện Đông Khê đổi tên thành huyện Đông Anh Đến năm 1904, tỉnh Phù Lỗ đổi tên thành tỉnh Phúc n huyện Đơng Anh thuộc tỉnh Phúc n Thời kỳ 1913-1923 thuộc tỉnh Vĩnh Yên Thời kỳ 1923-1950 thuộc tỉnh Phúc Yên Thời kỳ 150-1961 thuộc tỉnh Vĩnh Phúc Ngày 20/4/1961: huyện Đông Anh (gồm 16 xã) sáp nhập vào Hà Nội Ngày 13/10/1982 thành lập thị trấn Đông Anh Thị trấn có diện tích 797,2 ha, gồm đất xã Tiên Dương, Uy Nỗ, Nguyên Khê, Xuân Nộn  Đơn vị hành Huyện có 23 xã; thị trấn; 156 thôn, làng 62 tôt dân phố; Đến huyện có 85 làng văn hóa, có 35 làng văn hóa cấp thành phố; dân số 331.000 người, đó: dân cư thị chiếm 11% 1.1.2 Chức nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Đơng Anh 1.1.2.1 Vị trí chức UBND Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến sở Thực việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình lên cấp xem xét 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Đông Anh quy định luật tổ chức HĐND UBND sau: - Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, xã hội, giáo dục … - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán cấp xã - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, thực nhiệm vụ xây dụng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng tồn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản tự danh dự, nhân phẩm công dân… - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiện vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND huyện Đông Anh 1.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Đông Anh CHỦ TỊCH UBND HUYỆN ĐƠNG ANH PHĨ CHỦ TỊCH PHỤ TRÁCH KHỐI VĂN XÃ VÀ NƠNG LÂM PHĨ CHỦ TỊCH PHỤ TRÁCH KHỐI KINH TẾ TỔNG HỢP An ninh quốc phòng KHKT &PTNT Tư pháp Xây dựng thị Thống kê Thanh tra XD Văn phòng HĐND& UBND Tổ chức quyền TN TAND VKS Văn hóa thể thao MT Quản lý thị trường Tơn giáo Tài ngân hàng Bảo hiểm y tế Hội CTĐ LĐTB -XH Đài phát GD& ĐT Dân số GD&TE 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND huyện Đông Anh: Chủ tịch UBND : Phạm Văn Châm Phó chủ tịch : Ơng Nguyễn Xuân Linh (Kinh tế tổng hợp) Phó chủ tịch : Ơng Nguyễn Mạnh Qn (Kinh tế tổng hợp) Phó chủ tịch : Bà Nguyễn Thị Tám (Văn hóa xã hội) Phó chủ tịch : Ơng Lê Văn Oanh (Hội đồng)  Văn phòng HĐND – UBND: Chánh văn phòng : Ơng Hồng Hải Đăng Phó chánh văn phòng : Ông Nguyễn Văn Hoàng Chuyên viên văn thư : Ông Nguyễn Văn Chiển Chuyên viên văn thư : Bà Hà Thị Hồng Vị trí, chức năng: Văn phòng HĐND – UBND huyện quan tham mưu, tổng hợp phục vụ quản lý tập trung thống nhất, lãnh đạo, đạo, điều hành mặt công tác thường trực HĐND UBND huyện; chịu đạo, quản lý tổ chức UBND huyện; chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng HĐND, văn phòng UBND thành phố Nhiệm vụ, quyền hạn - Trực tiếp tham mưu phối hợp với quan chuyên môn cấp có liên quan giúp Thường trực HĐND – UBND huyện ban hành Nghị quyết, Quyết định, văn điều hành văn hoạt động kinh tế xã hội, an ninh – quốc phòng - Xây dựng chương trình làm việc HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện, giúp Thường trực UBND giám sát việc thực Nghị HĐND; giúp HĐND, UBND tổ chức kỳ họp - Phối hợp với quan chuyên môn tham mưu cho Thường trực HĐND UBND chuẩn bị báo cáo kết hoạt động HĐND, Thường trực HĐND UBND biên tập quản lý hồ sơ, tổ chức soạn thảo đề án cấp giao - Giúp UBND thực chức quản lý nhà nước công tác thi đua khen thưởng, dân tộc, lưu trữ … - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật, phân công Thường trực HĐND chủ tịch UBND huyện … 10 - Trong trình xác định TL loại thống kê vào danh mục TL Và việc tiêu hủy TL thực nghiêm ngặt theo quy định quan Cán LT trình danh mục TL loại lên cấp xem xét Sau cấp xem xét xong đồng ý cho tiêu hủy TL cán LT thực việc tiêu hủy TL, tiêu hủy phải có người làm chứng để đảm bảo khách quan Thủ tục tiêu hủy TL thực nghiêm ngặt theo quy định quan xong số hạn chế định: + TL chưa phân loại theo đơn vị tổ chức hình thành phơng + Mỗi loại TL thống kê không theo trình tự định 2.2.2.3 Chỉnh lý TL - Qua khảo sát, TL kho LT UBND huyện Đông Anh tài liệu kho khơng đồng đều, đa số tài liệu có giá trị vĩnh viễn lâu dài - Nguyên tắc chỉnh lý TL cán LT UBND huyện Đông Anh + Khi phân loại lập hồ sơ phải tơn trọng hình thành TL theo trình tự giải cơng việc + TL sau chỉnh lý phản ánh hoạt động quan + Cán phụ trách công tác LT có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý TL bảo quản kho LT quan - Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: + Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh + Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, TL cần bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn + Hệ thống hóa hồ sơ, TL + Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu, sử dụng TL + Lập danh mục xác định TL hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy - TL thực công tác chỉnh lý UBND huyện Đông Anh nhìn chung tốt, trình chỉnh lý tiến hành khảo sát TL phông thấy TL thiếu nên tiến hành thu thập bổ sung từ phòng ban… 2.2.2.4 Thống kê TLLT 31 - Đối tượng thống kê LT bao gồm: thống kê TLLT, kho LT, phương tiện bảo quản TLLT cán bộ, công chức làm công LT - Thống kê LT thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê LT định kỳ hàng năm - Báo cáo thống kê thực theo quy định Bộ Nội Vụ chế độ báo báo thống kê tổng hợp công tác VTLT 2.2.2.5 Bảo quản TLLT - Nguyên tắc cán LT UBND nghiệp vụ bảo quản TLLT + Hồ sơ, TL chưa đến hạn nộp lưu không thuộc diện nộp LT hành công chức đơn vị bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, TL + Hồ sơ, TLLT tập trung bảo quản kho LT UBND huyện Kho LT trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho TL - Chánh văn phòng UBND huyện, Trưởng phòng nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện đạo tổ chức thực quy định bảo quản TLLT + Xây dựng bố trí kho LT theo tiêu chuẩn quy định + Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho LT TLLT + Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản TLLT + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với TLLT + Thực biện pháp phòng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân gây hư hỏng TL; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ - Cán bộ, công chức phụ trách LT chuyên trách UBND huyện Đông Anh phải có trách nhiệm + Thực quy định nhà nước bảo vệ, bảo quản an toàn TL kho LT + Bố trí, xếp khoa học TLLT; hồ sơ, TL kho để hộp (cặp), 32 dán nhãn ghi đầy thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu + Thường xun kiểm tra tình hình TL có kho để nắm số lượng, chất lượng TL, sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế 2.2.2.6 Tổ chức sử dụng TLLT  Các đối tượng phép khai thác sử dụng TLLT hành UBND huyện Đông Anh gồm: - Cán bộ, cơng chức, viên chức có nhu cầu đến nghiên cứu sử dụng TLLT để thực nhiệm vụ giao Phải có giấy giới thiệu quan, đơn vị cho phép thủ trưởng quan có văn quản lý hồ sơ - Cá nhân đến sử dụng TL phục vụ cho nhu cầu mình, phải có giấy giới thiệu địa phương Chủ tịch UBND xã, thị trấn  Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT hành thực quy định sau: - Nếu công dân Việt Nam phải có chứng minh nhân dân, đơn xin trích lục ghi rõ mục đích khai thác, đồng thời nêu lý người yêu cầu trích lục phải người có tên văn cần trích lục giấy ủy quyền người có liên quan Đơn xin trích lục giấy ủy quyền phải có xác nhận quyền nơi cư trú - Tất đối tượng đến nghiên cứu TL phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng TL  Các hình thức tổ chức sử dụng TLLT - Cán bộ, công chức phụ trách công tác LT phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả theo quy định Cục VTLT nước để quản lý TLLT phục vụ khai thác TL - Mượn TL nghiên cứu chỗ: sau nghiên cứu văn xong, người khai thác phải trả đầy đủ TL mượn ký trả hồ sơ, TL vào sổ theo dõi mượn TL Cán bộ, công chức phụ trách cơng tác LT phải giám sát q trình mượn kiểm tra TL sau hoàn trả - Mượn TL nơi làm việc: trường hợp đặc biệt nhu cầu công tác cán bộ, công chức, thuộc quan cần sử dụng hồ sơ, TL kho phải 33 Chánh Văn phòng người phân công đồng ý Người mượn TL phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn TL trả hạn - Sao, chụp TLLT : Người đến khai thác cần chụp TL phải thực đầy đủ thủ tục khai thác có giấy xin chụp TL, đồng thời phải đồng ý người có thẩm quyền - Đơn vị, nhân sử dụng TLLT phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an tồn TL 34 Tiểu kết Trên thực trạng công tác VTLT mà em tìm hiểu thời gian kiến tập UBND huyện Đơng Anh Nhìn chung cơng tác VTLT UBND huyện Đông Anh quan tâm, đạo thực tốt, Tuy nhiên, hạn chế cần khắc phục để công tác VTLT UBND huyện Đơng Anh hồn chỉnh hơn, phục vụ lợi ích cho việc xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, trị,… Về cơng tác VT, trước hết cán VT người có trình độ, chun mơn, nghiệp vụ, đào tạo qua lớp chuyên ngành VT, có kinh nghiệm làm việc nên công tác quản lý giải văn – đến đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất, xác, quy trình nhà nước quy định Các văn văn phòng UBND – HĐND soạn thảo ban hành đảm bảo hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày.Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo quản lý văn thực máy vi tính Xong bên cạnh số hạn chế như: tình trạng soạn thảo văn phòng ban trực thuộc UBND huyện Đơng Anh chưa thể thức, kí thuật trình bày văn Số lượng văn – đến có mức độ mật khẩn UBND huyện Đông Anh không nhiều không đăng ký vào sổ riêng mà phải đăng ký chung với văn – đến Về cơng tác LT, nhìn chung cơng tác LT UBND huyện Đông Anh thực theo quy định nhà nước Cán làm LT có tinh thần, ý thức trách nhiệm cao, có phẩm chất đạo đức tốt, việc quản lý ln chặt chẽ Công tác LT UBND huyện Đông Anh có phần nềm quản lý TLLT, giúp khai thác, bảo quản tra tìm TL đạt hiệu cao Tang thiết bị trang bị tương đối đầy đủ máy in, máy vi tính, điều hòa, điện thoại, máy Fax… tạo điều kiện thuận lợi cho cán LT huyện Đơng Anh có mơi trường làm việc hiệu Bên cạnh tồn tại, khối TL sản sinh trình hoạt động UBND Huyện Đông Anh nhiều có cán chun trách thực cơng tác LT nên dẫn đến việc nhiều TL dạng bó gói, rời lẻ chưa lập thành hồ sơ Những năm trở trước công tác LT chưa trọng nhiều nên nhiều TL bị hư hỏng.Kinh phí sử dụng cho cơng tác LT hạn chế nên thiếu thốn phương tiện phục vụ cho công tác 35 CHƯƠNG III : SO SÁNH ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1 Điểm giống lý luận thực tiễn công tác VTLT UBND huyện Đơng Anh UBND huyện Đơng Anh có định cụ thể quy chế Cơng tác VTLT, nên bước tiến hành nghiệp vụ tuân theo nội quy, quy định nhà nước Công tác soạn thảo thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục Việc tiếp nhận theo dõi xử lý văn văn đến văn thư thực quy trình đảm bảo nguyên tắc tập trung thống nhất, nhanh chóng, kịp thời, xác bí mật Cơng tác quản lý sử dụng dấu thực tốt, cán quản lý sử dụng dấu làm theo quy định pháp luật Dấu quản lý chặt chẽ, lau chùi cất vào ngăn tủ có khóa 3.2 Điểm khác lý luận thực tiễn công tác VTLT UBND huyện Đông Anh Bên cạnh điểm giống điểm khác lý luận thực tiễn em tìm hiểu sau: Do cán Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Đơng có chun mơn, nghiệp vụ tn theo quy định nhà nước nên khâu nghiệp vụ khơng có khác so với lý luận Cơ quan tiến hành lập tập lưu theo năm việc lưu gốc phận văn thư có nhiều văn chưa đóng dấu Khi nhân nhân thừa Cơng tác quản lý giải văn đến: thực phận văn thư chưa nhân rộng sang phòng khác Việc giải văn đến đơi chậm Việc theo dõi tiến độ giải văn đến chưa lập sổ theo dõi… Công tác lập hồ sơ chưa triển khai việc lập danh mục hồ sơ, nên đơn vị, cá nhân quan chưa chủ động việc lập hồ sơ Các nghiệp vụ khác liên quan làm nhanh gọn so với lý luận 36 3.3 Đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác VTLT Cần rà soát, tổng kết, đánh giá để sửa đổi, bổ sung, xây dựng văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn cụ thể công tác văn thư, lưu trữ, tạo sở pháp lý cho việc triển khai có hiệu quả, thống địa phương Đặc biệt văn quy phạm pháp luật để thực văn thư điện tử, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử - Chủ động phối hợp với phòng, ban sớm ban hành, hướng dẫn tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành, quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn Hướng dẫn việc giải mật tài liệu lưu trữ; Quy định chế tài xử lý trường hợp vi phạm quy định công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ điện tử giao nộp tài liệu điện tử Hướng dẫn thực số hóa tài liệu lưu trữ, nghiệp vụ cơng tác tu bổ, phục chế bảo hiểm loại tài lưu trữ liệu quý - phối hợp với phòng kinh tế, tài – kế hoạch có văn hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng kinh phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; điều kiện cần thiết (về nhân lực, kinh phí) để thực cơng tác văn thư, lưu trữ cấp xã; Bổ sung sách, chế độ đãi ngộ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ (chính sách lương, thưởng, chế độ thâm niên công tác) - Hiện nay, cấp huyện phòng Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ nghiệp vụ chun mơn thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu… khơng có nhân thực Nên hướng dẫn việc bố trí nhân lưu trữ cấp huyện để thực tốt cơng tác lưu trữ cấp huyện Ngồi ra, cấp xã chưa có chức danh công chức làm công tác văn thư, lưu trữ (chủ yếu cơng chức Văn phòng thống kê kiêm nhiệm) nên cấp xã gặp nhiều khó khăn việc quản lý tài liệu lưu trữ xã - Thường xuyên tổ chức hội thảo chuyên đề, tập huấn văn mới, tham quan khảo sát ngồi nước cơng tác văn thư, lưu trữ - Nên tặng Kỷ niệm chương cho người làm công tác văn thư, lưu trữ địa phương 37 KẾT LUẬN Trong trinh kiến tập em thực đầy đủ, trình tự nội dung đợt kiến tập đề Để hoàn thành đợt kiến tập cách tốt em nhận giúp đỡ của, quan tâm, tạo điều kiện UBND huyện Đơng Anh cán phòng Văn thư Tuy nhiên kiến thức hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu xót chưa đầy đủ theo nội dung yêu cầu khoa Văn thư – Lưu trữ nhà trường Đợt kiến tập vừa qua thời gian quan trọng, không dài bổ sung cho em ngồi kiến thức em học nhà trường, để em hình dung cơng việc tương lai thân Qua đó, em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến thầy, cô khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền đạt cho em kiến thức tốt hành trang giúp em sau bước vào sống Một lần nữa, em xin trân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 16 tháng năm 2017 Sinh viên kiến tập Trương Thị Thảo 38 Phụ lục Một số hình ảnh em có thời gian kiến tập TRỤ SỞ LÀM VIỆC CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG ANH TRỤ SỞ LÀM VIỆC CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG ANH 39 PHỊNG VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN ĐƠNG ANH KHU VỰC LÀM VIỆC CỦA CÁN BỘ VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH 40 GIÁ ĐỰNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA PHỊNG VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN ĐƠNG ANH 41 CÁC MẪU CON DẤU PHÒNG VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG AN H ĐƯỢC GIỮ TỦ ĐỰNG TÀI LIỆU CỦA LÃNH ĐẠO, PHỊNG, BAN TRỰC THUỘC UBND HUYỆN ĐƠNG ANH ĐƯỢC ĐẶT TẠI PHÒNG VĂN THƯ 42 CẶP, HỘP HỒ SƠ ĐÃ ĐƯỢC ĐƯA LÊN KỆ TẠI PHÒNG LT UBND HUYỆN ĐÔNG ANH MẪU HỒ SƠ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH 43 CÔNG CỤ TRA CỨU TL TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH GIÁ ĐỰNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI PHỊNG LT UBND HUYỆN ĐƠNG ANH 44 TỦ ĐỰNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI PHỊNG LT CỦA UBND HUYỆN ĐƠNG ANH 45 ... tác LT UBND huyện Đông Anh  Về ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác LT Công tác LT UBND huyện Đông Anh thực theo đạo Cục VTLT nhà nước, văn phòng UBND huyện Tại UBND huyện, công tác LT... trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo, đạo tổ chức thực nhiệm vụ công tác quan, tổ chức 2.1.2 Công tác đạo công tác VT UBND huyện Đông Anh Công tác đạo nghiệp vụ VT UBND huyện Đông Anh tuân thủ theo... nhìn xa cơng tác VT Vì vậy, UBND huyện Đơng Anh công tác VT ý coi trọng 2.1.3 Tình hình cán làm cơng tác VT UBND huyện Đông Anh Cán làm công tác VT theo biên chế UBND huyện Đông Anh chuyên trách,