CÔNG tác văn thư lưu trữ của UBND HUYỆN ĐÔNG ANH

MỞ ĐẦU Công tác VTLT ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sủ dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành trong công tác quản lý nhà nước đồng thời cũng là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác VTLT có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và do tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Công tác VTLT có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế nhà nước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Do tầm quan trọng của công tác VTLT, nên em đã được nhà trường và UBND Huyện Đông Anh tạo điều kiện kiến tập tại phòng Văn thư của UBND huyện Đông Anh, để theo dõi, quan sát và học hỏi thêm những kiến thức về VTLT. Đợt kiến tập kéo dài từ ngày 295 đến ngày 186, trong thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những kinh nghiệm thực tế nhất. Cùng với sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của cán bộ phòng văn thư đã giúp em học được những công việc của một cán bộ VTLT cần sự nhẹ nhàng, gọn gàng và cẩn thận. Cấu trúc bài báo cáo ngoài phần lời cảm ơn, bảng chữ viết tắt, mở đầu gồm 3 chương : Chương I : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức Chương II : Thực tiễn công tác VTLT của cơ quan, tổ chức Chương III : So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác VTLT

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến thầy cô khoa VTLT trườngĐại học Nội Vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để hướngdẫn cho em và các bạn trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt,UBND huyện Đông Anh, cùng với cán bộ chuyên trách văn thư, cán bộ chuyêntrách lưu trữ tại UBND huyện Đông Anh đã giúp đỡ và tạo điều kiện để cho emhoàn thành đợt kiến tập với kết quả tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn ông Nguyễn Văn Chiển và bà Hà Thị Hồngchuyên viên phòng văn thư tại UBND huyện Đông Anh đã tận tâm hướng dẫn emtrong suốt thời gian kiến tập tại phòng văn thư của UBND Huyện Đông Anh

Bài thu hoạch được thực hiện trong khoảng thời gian 2 tuần Bước đầu đivào thực tế về nghiệp vụ công tác VTLT còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránhkhỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ýkiến đóng góp quý báu của quý thầy cô để kiến thức về lĩnh vực này của emđược hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

BẢNG KÊ KHAI CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

Công tác VTLT ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổchức sủ dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành trongcông tác quản lý nhà nước đồng thời cũng là mắt xích không thể thiếu trong bộmáy quản lý của mình Ngày nay những yêu cầu mới của công tác quản lý nhànước, quản lý xã hội, công tác VTLT có vai trò đặc biệt quan trọng đối với cáclĩnh vực đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có

độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và do tính chấtlàm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

Công tác VTLT có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế nhànước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hànhchính

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chứcchính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chươngtrình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với

cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết côngviệc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy

đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽthông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản

là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Do tầm quan trọng của công tác VTLT, nên em đã được nhà trường vàUBND Huyện Đông Anh tạo điều kiện kiến tập tại phòng Văn thư của UBNDhuyện Đông Anh, để theo dõi, quan sát và học hỏi thêm những kiến thức vềVTLT

Đợt kiến tập kéo dài từ ngày 29/5 đến ngày 18/6, trong thời gian kiến tậpkhông phải là dài nhưng đã đem lại cho em những kinh nghiệm thực tế nhất

Cùng với sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của cán bộ phòng văn thư đã

giúp em học được những công việc của một cán bộ VTLT cần sự nhẹ nhàng,gọn gàng và cẩn thận

Cấu trúc bài báo cáo ngoài phần lời cảm ơn, bảng chữ viết tắt, mở đầugồm 3 chương :

Chương I : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

Chương II : Thực tiễn công tác VTLT của cơ quan, tổ chức

Chương III : So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác VTLT

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

1.1.1 Sự ra đời của UBND huyện Đông Anh.

Đông Anh là một huyện ngoại thành, ở vị trí cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô

Hà Nội, là một vùng trọng điểm nằm trong vùng đô thị lõi mở rộng trong quyhoạch tổng thể của thủ đô Hà Nội đến năm 2050 đã được chính phủ phê duyệt,nằm trong vùng quy hoạch phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ và du lịch và

là đầu mối giao thông quan trọng nối thủ đô Hà Nội với các tỉnh phía Bắc

Vị trí địa lý:

Đông Anh là huyện nằm phía Đông – Bắc thủ đô Hà Nội Hệ thống sôngHồng và sông Đuống là ranh giới hành chính của huyện với nội thành, diện tích

tự nhiên là 18.230 ha Đông Anh là huyện lớn thứ hai của Hà Nội sau Sóc Sơn

Về địa giới hành chính của huyện Đông Anh như sau:

Phía Bắc giáp huyện Sóc Sơn, Hà Nội

Phía Đông, Đông Bắc giáp tỉnh Bắc Ninh

Phía Đông Nam giáp huyện Gia Lâm

Phía Nam giáp sông Hồng

Phía Tây giáp tỉnh Vĩnh Phúc

Ngoài sông Hồng và sông Đuống ở phía Nam của huyện, phía Bắc còn cósông Cà Lồ Trên địa bàn huyện có hai tuyến đường sắt chạy qua: tuyến Hà Nội– Thái Nguyên và tuyến Hà Nội – Yên Bái Cảng hàng không quốc tế Nội Bàiđược nối với nội thành Hà Nội bằng đường quốc lộ 3 và cao tốc Thăng Long –Nội Bài, đoạn chạy qua huyện Đông Anh dài 7,5km Có thể thấy, Đông Anh làhuyện có lợi thế lớn về giao thông Đây là điều kiện thuận lợi cho việc giao lưugiữa Hà Nội với các tỉnh Đông Bắc và là cửa ngõ giao lưu quốc tế của đất nước.Đây cũng là tiền đề thúc đẩy sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của huyện

Với vị trí địa lý thuận lợi và quỹ đất cho phép, Đông Anh đã và đang thuhút được sự quan tâm của các nhà đầu tư trong và ngoài nước Trên địa bànhuyện hiện đã có trên 100 doanh nghiệp trung ương, thành phố và huyện, trong

đó có 4 liên doanh với nước ngoài đã đi vào hoạt động Trong thời gian tới, các

dự án đầu tư còn tiếp tục gia tăng Đây là một kế hoạch của Đông Anh để thúcđẩy phát triển kinh tế, chuyển dịch cơ cấu kinh tế và cơ cấu lao động của huyện.Trong quy hoạch tổng thể của thủ đô Hà Nội đến 2020 đã ưu tiên đầu tư cho khuvực Sông Hồng Tại đây, sẽ hình thành một Hà Nội mới với các khu vực: BắcThăng Long – Vân Trì, Đông Anh – Cổ Loa, Gia Lâm – Sài Đồng – Yên Viên.Hướng ưu tiên này đã tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ đô thị hóa và phát triểnkinh tế - xã hội cho huyện.

Lịch sử

Huyện Đông Anh vốn là huyện Đông Khê thuộc phủ Từ Sơn của tỉnh BắcNinh, được nhập phần lớn vào tỉnh Phù Lỗ (được thành lập ngày 6/10/1901).Ngày 10/4/1903, huyện Đông Khê đổi tên thành huyện Đông Anh Đến năm

1904, tỉnh Phù Lỗ đổi tên thành tỉnh Phúc Yên thì huyện Đông Anh thuộc tỉnhPhúc Yên Thời kỳ 1913-1923 thuộc tỉnh Vĩnh Yên Thời kỳ 1923-1950 thuộctỉnh Phúc Yên Thời kỳ 150-1961 thuộc tỉnh Vĩnh Phúc Ngày 20/4/1961: huyệnĐông Anh (gồm 16 xã) sáp nhập vào Hà Nội Ngày 13/10/1982 thành lập thịtrấn Đông Anh Thị trấn có diện tích 797,2 ha, gồm đất của 4 xã Tiên Dương,

Uy Nỗ, Nguyên Khê, Xuân Nộn

Đơn vị hành chính

Huyện có 23 xã; 1 thị trấn; 156 thôn, làng và 62 tôt dân phố; Đến nayhuyện có 85 làng văn hóa, trong đó có 35 làng văn hóa cấp thành phố; dân sốtrên 331.000 người, trong đó: dân cư đô thị chiếm 11%

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Đông Anh 1.1.2.1 Vị trí chức năng.

UBND do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồngnhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương đến cơ sở.

Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch,điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình lên cấp trên xem xét

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Đông Anh được quy định tại luật

tổ chức HĐND và UBND như sau:

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, xã hội, giáo dục …

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy địnhcủa pháp luật

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũcán bộ cấp xã

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụxây dụng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độnghĩa vụ quân sự

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản tự do danh dự, nhân phẩm của côngdân…

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật

1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiện vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND huyện Đông Anh.

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đông Anh.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND huyện Đông Anh:

Chủ tịch UBND : Phạm Văn Châm

An ninh quốc phòng

Tổ chức chính quyền

Văn phòng HĐND&

UBND

TAND VKS

Tài chính ngân hàng

CHỦ TỊCH UBND HUYỆN ĐÔNG ANH

XÃ VÀ NÔNG LÂM

KHKT

&PTNT

Xây dựng

đô thị

Tư pháp

TNMT

Văn hóa thể thao

Bảo hiểm

y tế

LĐTB-XH

GD&ĐT

Thống

kê

Thanh tra XD

Quản

lý thị trường

Tôn giáo

Hội CTĐ

Đài phát thanh

Dân số GD&TE

Phó chủ tịch : Ông Nguyễn Xuân Linh (Kinh tế tổng hợp)

Phó chủ tịch : Ông Nguyễn Mạnh Quân (Kinh tế tổng hợp)

Phó chủ tịch : Bà Nguyễn Thị Tám (Văn hóa xã hội)

Phó chủ tịch : Ông Lê Văn Oanh (Hội đồng)

Văn phòng HĐND – UBND:

Chánh văn phòng : Ông Hoàng Hải Đăng

Phó chánh văn phòng : Ông Nguyễn Văn Hoàng

Chuyên viên văn thư : Ông Nguyễn Văn Chiển

Chuyên viên văn thư : Bà Hà Thị Hồng

Vị trí, chức năng:

Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp vàphục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành mọimặt công tác của thường trực HĐND và UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, quản lý

về tổ chức của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn,nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND thành phố

Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Trực tiếp tham mưu hoặc phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùngcấp có liên quan giúp Thường trực HĐND – UBND huyện ban hành nhữngNghị quyết, Quyết định, các văn bản điều hành các văn bản hoạt động kinh tế -

xã hội, an ninh – quốc phòng

- Xây dựng chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND,UBND huyện, giúp Thường trực UBND giám sát việc thực hiện các Nghị quyếtcủa HĐND; giúp HĐND, UBND tổ chức các kỳ họp

- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn tham mưu cho Thường trựcHĐND và UBND chuẩn bị báo cáo kết quả về hoạt động của HĐND, Thườngtrực HĐND và UBND biên tập và quản lý hồ sơ, tổ chức soạn thảo các đề ánđược cấp trên giao

- Giúp UBND thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về công tác thiđua khen thưởng, dân tộc, lưu trữ …

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, phân công

của Thường trực HĐND và chủ tịch UBND huyện …

Phòng Tài chính – Kế hoạch.

Trưởng phòng : Ông Nguyễn Anh Dũng

Phó phòng : Ông Nguyễn Đình Thanh

Vị trí, chức năng

Phòng Tài chính – Kế hoạch là cơ quan chuyên môn giúp UBND quản lýnhà nước về lĩnh vực tài chính, kế hoạch, đầu tư và đăng ký kinh doanh, chịu sựchỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉđạo hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của sở Tài chính, sở kếhoạch và đầu tư

Nhiệm vụ, quyền hạn.

Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnhvực: Tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh tổng hợp, thốngnhất quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

Phòng kinh tế.

Trưởng phòng : Ông Ngô Văn Lê

Phó phòng : Ông Hoàng Mạnh Lâm

Phó phòng : Ông Nguyễn Xuân Hà

Vị trí, chức năng.

Phòng kinh tế là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năngtham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nôngnghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, công nghiệp…

Phòng kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thờichịu sự chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của sở Nôngnghiệp và phát triển nông thôn

Nhiệm vụ, quyền hạn.

Tham mưu giúp UBND thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về cáclĩnh vực: Tiểu thủ công nghiệp, khoa học công nghệ, công nghiệp, thươngnghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp…

Phòng tài nguyên môi trường.

Trưởng phòng : Ông Nguyễn Lê Hiến

Phó phòng : Ông Lê Ngọc Dụng

Vị trí, chức năng

Phòng Tài nguyên môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, có chức năng tham mưu giuos UBND huyện quản lý nhà nước về: Đấtđai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường

Phòng tài nguyên và môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBNDhuyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của sởTài nguyên và môi trường

Nhiệm vụ, quyền hạn.

Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnhvực: Tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, tài nguyên môitrường khí tượng, thủy văn, đo đạc, bản đồ …

Phòng thanh tra

Trưởng phòng: Ông Nguyễn Đăng Nam

Phó phòng : Ông Nguyễn Quốc Cường

Vị trí, chức năng

Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chứcnăng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcông tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạnthanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy địnhcủa pháp luật

Thanh tra huyện có con dấu riêng, chịu sự chỉ đạo về tổ chức biên chế vàcông tác UBND huyện mà trực tiếp Chủ tịch UBND huyện, đồng thời chịu sựchỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về công tác, chuyên môn, nghiệp vụ của thanh trathành phố

Nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về côngtác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước củaUBND huyện, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tốcáo, phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.

Phòng văn hóa thông tin

Trưởng phòng : Ông Nguyễn Thế Mạnh

Phòng văn hóa thông tin có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoảnriêng, chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBNDhuyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụcủa Sở Văn hóa, thể thao và du lịch, Sở thông tin truyền thông

Nhiệm vụ, quyền hạn.

Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnhvực: Văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch, bưu chính viễn thông …

Phòng lao động, thương binh và xã hội.

Trưởng phòng: Ông Hoàng Văn Hoàn

Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnhvực: Lao động, việc làm, dạy nghề, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thấtnghiệp, an toàn lao động, chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới.

Phòng Giáo dục và đào tạo

Trưởng phòng : Bà Dương Thị Sáu

Phòng Giáo dục và đào tạo có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoảnriêng

Nhiệm vụ, quyền hạn.

Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnhvực giáo dục và đào tạo bao gồm: Mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục vàđào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục, tiêu chuẩn

cơ sở vật chất…

Phòng Nội vụ

Trưởng phòng : Ông Nguyễn Tuấn Hà

Phó phòng : Ông Nguyễn Nghiêm Lực

Phó phòng : Ông Nguyễn Đức Tuyên

Vị trí, chức năng.

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quantham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnhvực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cáchhành chính, chính quyền địa phương, văn thư lưu trữ nhà nước, tôn giáo…

Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng

Nhiệm vụ, quyền hạn.

Trình UBND huyện những văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địabàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.

Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dàihạn, 5 năm và hàng năm, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm

vụ được giao

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi được giao

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phỗ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi được giao

Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việcthực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sựnghiệp, xã, phường trên địa bàn huyện

Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt độngcủa hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tốc cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thầm quyền…

CHƯƠNG II : THỰC TIỄN CÔNG TÁC VTLT CỦA UBND HUYỆN

ĐÔNG ANH

UBND huyện Đông Anh là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp huyệnhoạt động như một mô hình nhà nước thu nhỏ ở cấp cơ sở Việc xây dựng vàhoàn thiện hệ thống công tác VTLT ở đây có một ý nghĩa vô cùng quan trọngbởi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình huyện Đông Anh cũng như các

cơ quan hành chính nhà nước khác ở cấp huyện đã sản sinh ra một khối lượng

TL tương đối lớn phản ánh một cách toàn diện kết quả hoạt động trên tất cả cáclĩnh vực: Chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… Vì vậy, việc tổ chức tốt công tácVTLT là một việc làm cần thiết và có ý nghĩa

2.1 Công tác VTLT của UBND huyện Đông Anh

2.1.1 Khái niệm, nội dung và vai trò của công tác VT.

Khái niệm

Công tác VT là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đếnsoạn thào, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhằm đảm bảo thông tin cho văn bản cho hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức

Công tác VT là những công việc cụ thể, đan xem liên quan đến văn bản

và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức Công tác này vừamang tính chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật, vừa có tính chính trị cao Chính vìvậy, để làm tốt công tác này cần có sự quản lý và chỉ đạo thống nhất về tổ chứccũng như chuyên môn nghiệp vụ trong từng cơ quan, tổ chức nói riêng và trongphạm vi toàn quốc nói chung

Nội dung

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên

có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành côngtác VT

- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ như:

+ Soạn thảo văn bản

+ Quản lý và giải quyết văn bản

+ Quản lý và sử dụng con dấu

+ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Hoạt động quản lý: Soạn thảo văn bản, ban hành các văn bản quy phạmpháp luật để quản lý nhà nước về VT; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện cácquy định của nhà nước

Vai trò

Công tác VT được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Nó là một nội dungquan trọng không thể thiếu và chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt độngcủa văn phòng Chính vì vậy, công tác VT gắn liền với hạt động của các cơ quan

và được xem như một bộ phận của hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Nó có ý nghĩa và vai trò to lớn nhưsau:

- Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiếtphục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng

- Góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chínhxác, hiệu suất, chất lượng công tác của cơ quan

- Góp phần phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ

- Góp phần đảm bảo, giữ gìn bí mật của nhà nước, bí mật của cơ quan

- Đảm bảo giũ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tácLT

Có thể nói, công tác VT có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của

bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các doanhnghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối,chủ trương của Đảng, luật pháp của nhà nước, với việc hoạch định chương trình,

kế hoạch công tác, lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công táccủa cơ quan, tổ chức

2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác VT của UBND huyện Đông Anh

Công tác chỉ đạo nghiệp vụ VT của UBND huyện Đông Anh tuân thủtheo quy định của nhà nước Thực hiện Luật ban hành văn bản quy phạm phápluật năm 2006; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; và nhiều văn bản khác liên quan do CụcVTLT nhà nước; UBND thành phố Hà Nội ban hành

Quan khảo sát thực tế và tiếp xúc với lãnh đạo văn phòng HĐND –UBND, cũng như các phòng ban, em thấy lãnh đạo cơ quan nói riêng và UBNDhuyện Đông Anh nói chung hiểu biết rất sâu sắc và có tầm nhìn xa về công tác

VT Vì vậy, tại UBND huyện Đông Anh công tác VT rất được chú ý và coitrọng

2.1.3 Tình hình cán bộ làm công tác VT của UBND huyện Đông AnhCán bộ làm công tác VT theo biên chế của UBND huyện Đông Anhchuyên trách, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng HĐND – UBNDhuyện cụ thể như sau:

- Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Chánh, Phó văn phòng về côngtác soạn thảo văn bản theo nhiệm vụ được giao Trước khi phát hành văn bảnphải kiểm tra về thể thức, trích yếu, ngày tháng năm ban hành văn bản, chứcdanh, thẩm quyền ký… Nếu đã đủ các điều kiện thì làm thủ tục vào sổ và pháthành ngay trong ngày theo đúng địa chỉ, còn các văn bản không đúng thể thứchoặc không có chữ ký nháy của lãnh đạo văn phòng thì trả lại phòng chuyênmôn, không được đóng dấu phát hành

- Quản lý văn bản đến, văn bản sao theo đúng quy định và phải được xử

lý trong ngày Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, quản

lý giấy giới thiệu của UBND huyện (Chỉ được phép cấp giấy giới thiệu khi cólệnh của lãnh đạo UBND Huyện và Chánh văn phòng)

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho LT cơ quan

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VT, bảo vệ bí mật nhà

nước trong công tác VT và thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, báo cáođột xuất về công tác VT.

2.1.4 Khái niệm, nội dung và vai trò của công tác LT

- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lýnhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưutrữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanhchóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi địnhhướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phảinghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thôngqua các tài liệu lưu trữ, bảo đảm văn bản được xây dựng trên cơ sở chính trị vàpháp luật theo đúng định hướng XHCN Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lýnhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh,giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào,

nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản.Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bảnđang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội… vì toàn bộnguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lýnghiệp vụ của công tác LT: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụngvăn bản.

- Dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vậnđộng, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sựvận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểuđối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoánphản ứng của họ khi nhận được văn bản Từ đó tìm ra cách thức tác động phùhợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước

- Cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quátrình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nộidung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại củatừng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trịtích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại cóthể xảy ra cho xã hội của văn bản mới Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật,phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành(hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảođảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợpvới pháp luật hiện hành

- Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâutrung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú,nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chếnền hành chính nhà nước Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưutrữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá vàpháp điển hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sựchồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quảcho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho

hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bảnquản lý nhà nước nói chung.

- Làm tốt công tác LT góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chínhvăn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhànước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính

2.1.5 Công tác chỉ đạo về công tác LT của UBND huyện Đông Anh

Về ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác LT

Công tác LT của UBND huyện Đông Anh được thực hiện theo sự chỉ đạocủa Cục VTLT nhà nước, văn phòng UBND huyện Tại UBND huyện, công tác

LT được triển khai và thực hiện đúng theo hướng dẫn của các văn bản về côngtác nghiệp vụ LT như:

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 28/04/2004 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;

- Công văn 36/LTNN-NVĐP ngày 24/06/1999 của Cục LT nhà nước vềviệc ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ thànhphố

- Công văn 283/VTLT-NVTW ngày 19/05/2004 của Cục VTLT nhànước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý TL hành chính

Hoạt động nghiệp vụ LT của UBND Huyện đặt dưới sự kiểm tra, giám sáttrực tiếp của Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện

Về việc ban hành các quy định về công tác LT

UBND huyện soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật, công vănhướng dẫn và thực hiện về công tác LT của huyện và hàng năm đôn đốc trựctiếp việc kiểm tra và bất thường thực hiện kiểm tra nghiệp vụ VTLT cùng cấp vàdưới cấp

Soạn thảo, ban hành những công văn đào tạo cán bộ LT như cử cán bộ LT

đi bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao trình độ phục vụ tốtcho công tác LT

Tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác LT tại UBND huyện và cơ

quan cấp dưới, việc kiểm tra diễn ra đột xuất không có báo trước để cho việckiểm tra được diễn ra một cách công bằng chính xác Vì vậy, công tác LT ởhuyện và các cơ quan cấp dưới luôn phải làm theo đúng quy trình và nghiệp vụcông tác LT của mình.

Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác LT: Hàng năm UBND cũng tổchức Hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việc đánh giá công tác LT, tạihội nghị các phòng ban, đơn vị đều được phân tích ưu và nhược điểm trong côngtác LT để đưa ra kết luận công bằng để công tác LT ngày càng được nâng cao ởcác phòng, ban trong cơ quan

2.1.6 Tình hình cán bộ làm công tác LT của UBND huyện Đông Anh

- Công tác LT là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận thực tiễn và tổ chức khai thác sử dụng TLLT phục vụcông tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân.Xác định được tầm quan trọng của công tác LT lãnh đạo UBND huyện đã rấtquan tâm đến bộ phận công tác này: Ban hành những văn bản chỉ đạo và các quyđịnh về công tác VTLT (Quyết định 20/QĐ-UBND ngày 07 tháng 1 năm 2016

về việc ban hành quy chế công tác VTLT huyện Đông Anh)

- Hiện nay có 01 biên chế cán bộ LT Cán bộ LT giúp chánh văn phòng

và UBND huyện thực hiện quản lý công tác LT hình thành trong quá trình hoạtđộng của UBND huyện, thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất vềtình hình công tác LT TL của huyện

- Nhìn chung tổ chức công tác LT của huyện đã đi vào nề nếp khoa học

và đang từng bước chính giúp cho việc bảo quản tổ chức và sử dụng TLLT hiệuquả hơn

- Công tác LT của UBND huyện đặt dưới sự chỉ đạo của chánh vănphòng là người điều hành trực tiếp công tác hành chính nói chung và công tác

LT nói riêng

- Một cán bộ làm công tác LT theo biên chế của UBND huyện ĐôngAnh chuyên trách, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng HĐND –UBND huyện, cụ thể như sau: