Đánh giá thực trạng chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng của công ty ôtô TNHH hải âu

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của côngty 3 1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo 4 1.3. Cơ cấu tổ chức của phòng 4 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 8 2.1 Côngtác tham mưu,tổng hợp 8 2.6 Công tác hậu cần 16 2.7 Công tác bảo vệ và công tác tạpvụ 18 2.2 Sự khác nhau giữa chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính 18 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 20 3. Đánh giá ưu, nhược điểm 20 3.1. Ưu điểm 20 3.2. Nhược điểm 20 4. Giải pháp 22 4.1. Đối với doanh nghiệp 22 4.2. Đối với lãnh đạo phòng 22 KẾT LUẬN 23

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn của tôi,Trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề này, tôi luôn luôn nhận được sựhướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của cô

Tôi xin chân thành bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến giảng viên hướngdẫn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạođiều kiện cho tôi hoàn thành khóa học

Và cuối cùng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới những ngườithân đã hỗ trợ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu tiểu luận tạitrường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hà nội, tháng năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Thùy Dương

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan toàn bộ chuyên đề thực tập của tôi đã dựa trên nghiêncứu thực tiễn Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của chuyên đề

Người viết cam đoan

Nguyễn Thị Thùy Dương

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 3

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của côngty 3

1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo 4

1.3 Cơ cấu tổ chức của phòng 4

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 8

2.1 Côngtác tham mưu,tổng hợp 8

2.6 Công tác hậu cần 16

2.7 Công tác bảo vệ và công tác tạpvụ 18

2.2 Sự khác nhau giữa chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính 18

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 20

3 Đánh giá ưu, nhược điểm 20

3.1 Ưu điểm 20

3.2 Nhược điểm 20

4 Giải pháp 22

4.1 Đối với doanh nghiệp 22

4.2 Đối với lãnh đạo phòng 22

KẾT LUẬN 23

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tham mưu – tổng hợp là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vựccông tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Công tác tham mưu tổng hợp là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, cácnhà quản lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan,kịp thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả

Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại vănphòng để giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi Đồng thời việc làmnày cũng tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công táchậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn,nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từngvấn đề có tính chuyên sâu

Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của vănphòng công ty

Công tác tham mưu giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức:

Có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơquan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế đượcrủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơquan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót côngviệc

Trước tình hình đó tôi chọn đề tài “Đánh giá thực trạng chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng của công ty ôtô TNHH Hải Âu” làm đề tài tiểu

3 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chếyếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Công

ty TNHH ô tô Hải Âu

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả côngtáccông tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Công ty TNHH ô tô Hải Âu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nhận xét, đáng giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòngCông ty TNHH ô tô Hải Âu

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội,

mà chủ yếu là:

+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ tại cơ quan.+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của cơ quan, chọn lọcphân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác của Văn phòng Trung tâm

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng của cơ quan phục vụcủa hệ thống quản lý nhà nước

- Giúp cho công việc kinh doanh được phát triển của công ty TNHH ô tô HảiÂu

2

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH ô tô Hải Âu được thành lập năm 2012, tách ra từ công tyTNHH Thương Mại Tài Chính Hải Âu(thành lập năm 1991) Trong suốt nhữngnăm qua, công ty là nhà phân phối chính thức duy nhất của thương hiệu xe tải caocấp Chenglong tại thị trường Việt Nam Chenglong là dòng sản phẩm cao cấp củanhà máy DongFong Liễu Châu, một tập đoàn sản xuất xe lớn & uy tín hàng đầuTrung Quốc Sản phẩm của Hải Âu Chenglong đa dạng, công ty chuyên cung cấpcác dòng xe tải hạng nặng như xe tải ben, xe tải thùng, xe đầu kéo, sơ mi romooc,

xe trộn bê tông, các dòng xe chuyên dụng… Với doanh số bán xe mỗi năm hàngnghìn chiếc và không ngừng tăng lên, cho thấy sự yêu mến và tin tưởng của quýkhách hàng dành cho thương hiệu xe tải Hải Âu – Chenglong

*Lĩnh vực kinh doanh

Công ty TNHH ô tô Hải Âu tự hào là một trong những đơn vị đầu tiên triểnkhai xây dựng hệ thống showroom tiêu chuẩn 4s tại Việt Nam Cho đến nay, hệthống showroom bán hàng của công ty trải hầu hết khắp toàn quốc với 8 showroomtiêu chuẩn 4S và 22 showroom tiêu chuẩn 2S, chưa kể đến hệ thống hơn 20 đại lýcấp 1 tại các tỉnh thành

*Dịch vụ sau bán hàng

Với phương trâm xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng là triết lýkinh doanh ” Công ty TNHH ô tô Hải Âu luôn lấy viêc phát triển dịch vụ sau bánhàng là điều kiện tiên quyết tạo nên sự khác biệt của công ty Đến nay, Hải Âu –Chenglong có 50 trạm dịch vụ sửa chữa và cung ứng phụ tùng toàn quốc, cùng độingũ xe cứu hộ lưu động 24/24, cam kết cung cấp dịch vụ sửa chữa trong vòng 2tiếng, cung cấp phụ tùng thay thế trong vòng 48 tiếng

CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU

Trụ sở tại Hà Nội

Địa chỉ: Tầng 5, Tháp Tây,Tòa Nhà HanCorp Plaza,72 Trần Đăng Ninh, Cầu Giấy, Hà Nội

1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo

Chủ tịch Hội đồng quản trị

- Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị

- Ngoài ra còn 5 thành viên trong Hội đồng Quản trị

1.3 Cơ cấu tổ chức của phòng

Không còn là những bức tường khô khan, văn phòng làm việc của những

công ty, tập đoàn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng

là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào Trong một không gian mở và cực

kỳ thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thoả sức sáng tạo để hoàn thành

công việc của mình

Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như là ngôi

nhà thứ hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa

nhân viên và công ty là rất lớn Vì vậy, những công ty lớn, nhất là các công ty đa

quốc gia đều cố gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác

gắn bó giữa tất cả mọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức

cho mục tiêu của tổ chức

Bên cạnh đó, văn phòng làm việc còn đóng một vai trò hết sức quan trọng, là

bộ mặt của cả công ty Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều

gây ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công

ty Nói một cách khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá

tính của công ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương

hiệu của công ty

Cùng với các yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn

phòng làm việc là một yếu tố rất quan trọng trong hệ thống nhận diện thương

hiệu của một tổ chức Vì vậy việc thiết kế, trang trí và sử dụng nội thất văn phòng

đều phải tuân theo những quy tắc nhất định nhằm tạo ra một hệ thống nhận diện

thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt

Bộ phận lái xe: 05người

- Là người đứng đầu phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự là người có

trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng

Trưởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn như

tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong

văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kì hoạt động của

cơ quan Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng ký các bản sao,

giấy đi đường, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông

báo…

- Tham mưu cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng trong công tác

thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu

hoàn thành toàn diện và vượt mức công việc, chỉ tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục

trình cấp trên khen thưởng niên hạn, khen thưởng thời kỳ và khen thưởng đột

xuất

* Phó trưởng phòng

- Là người giúp Trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn

phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn phòng và có thể

đảm nhiệm một số công việc cụ thể do Trưởng phòng giao Đồng thời Phó phòng

cũng là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách

như đối ngoại, phụ trách đội xe…

- Tham mưu chỉ đạo về việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, biên

tập quản lý các văn bản, tài liệu, giấytờ…

Bộ phậntạp vụ

* Nhân viên văn thư,lưu trữ

-Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quyđịnh của cơ quan và pháp luật Nhà nước

- Đảm bảo phát hành các văn bản đi, đến thông suốt và kịp thời trong vàngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật

- Quản lý sổ sách, các thư từ và bưu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơ quan,chuyển công văn, bưu phẩm đến các cánhân, đơn vị, bộ phận

- Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sựphân công của Trưởng phòng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bản theo quytrình lưu trữ của cơ quan

* Bộ phận tạp vụ

- Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệsinh sạchsẽ

-Phục vụ nước phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc

- Chăm sóc các khu vườn của công ty, thường xuyên làm tốt công tác vệsinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang của công ty đảm bảo khang trang, sạchđẹp

* Bộ phận lái xe

-Mua sắm văn phòng phẩm,vật tư khi có yêu cầu

- Theo dõi quản lý tài sản của phòng và công ty, đề xuất lên lãnh đạo vềcông tác sửa chữa vật dụng

-Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bốtrí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu.-Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dưỡng kiểm tra

độ an toàn của xe theo đúng quy định

-Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng

* Bộ phận y tế

- Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ côngnhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệsinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên

- Luôn luôn bố trí nhân viên thường trực để giải quyết kịp thời các trường

6

hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào.

* Bộ phận bảo vệ

- Tổ nhân viên bảo vệ gồm 03 người, một ngày làm việc chia thành 3 ca,mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 1ca, mỗi tuầnthay đổi ca một lần

- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gianxâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan

- Thường trực tại cổng 24/24h để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác,nhắc nhở mọi người các quy định ra vào công ty

- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý củacông ty, ngăn chặn người ngoài vào công ty khi không có yêu cầu công tác, giámsát kiểm tra người mang tài sản của công ty ra ngoài (khi có sự nghi ngờ)

- Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong công ty, mở và đóng cửaphòng đúng quy định về giờ làm việc tại công ty

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA

VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan Bởi lẽ để đạt đượchiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải cómặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực Đồng thời nhàquản lý cũng phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hànhchính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế Điều đó đãvượt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúpcác nhà quản lý trên mọi phương diện, đó là công tác tham mưu

Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý

để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời,mang tính hiệu lực và hiệu quả

Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại vănphòng để giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi Đồng thời việc làmnày cũng tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công táchậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn,nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từngvấn đề có tính chuyên sâu

Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của vănphòng công ty Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng thammưu trên các mặtsau:

- Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý, tuầntheo chức năng, nhiệm vụ được giao

- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúngđắn và chính xác nhất

- Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ,phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu củacông ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an Tham mưu cho Giám

8

đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnthống nhất trong toàn công ty.

- Văn phòng còn tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếpkhách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của công ty

Công tác thông tin tổng hợp của văn phòng thường giao cho nhóm cán bộhoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Nhiệm vụ chính của nhóm này là:

-Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổchức

- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyềnđạt thông tin Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuậnlợi, khó khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan,tổchức

-Tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm,từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên tráchđềra

Xây dựng chương trình làm việc

Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hànhcủa công ty được toàn diện, đảm bảo thực thi được những nhiệm vụ trước mắtcũng như lâu dài của công ty

Văn phòng công ty đã xây dựng chương trình làm việc thể hiện rõ các mụctiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn

vị phòng ban cần thực hiện Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theo đúngnguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao,nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác Công tác xây dựngchương trình làm việc của công ty Hải Âu được thực hiện theo trình tự sau đây:-Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong công

ty căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng vàphát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau.Dự kiến chươngtrình làm việc tháng được gửi cho Giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàngtháng.Văn phòng công ty thường xuyên phối hợp với các Trưởng phòng kỹ thuật,kinh doanh…để xây dựng chương trình làm việc của văn phòng nói riêng và củatoàn công ty nói chung

-Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộphận,phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việccủa quý đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồngthời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trongchương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị banGiám đốc điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau Dự kiến chương trìnhlàm việc được gửi cho Giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý.

- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo cáothống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên Giámđốc và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đó thựchiện

Công tác thông tin

Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu về thông tin là rất lớn Nhucầu này rất đa dạng và luôn thay đổi Nó được xác định tùy thuộc vào công việchay từng loại công việc, phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khác.Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động như:thu thập, lựa chọn, sắp xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng và bảo quản thông tin.Các hoạt động này nhằm đạt một mục đích nhất định và được gọi chung là quátrình xử lý thông tin

Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổnghợp của văn phòng Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo

cơ quan Thông tin được cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt và

xử lý được các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho công ty được cungcấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho công ty hoạt động cóhiệu quả Mục tiêu này thực hiện thông qua việc quản lý văn bản vào các côngnghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax…

Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tingiữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạođiều hành công việc một cách có hiệu quả Văn phòng công ty là đầu mối thuthập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu

10