Kỹ thuật điều hành công sở

- Xây dựng được nền nếp làm việc khoa học- Cung cấp dịch vụ công hiệu quả - Tuân thủ các quy định của pháp luật trong quá trình điều hành - Đảm bảo sự phát triển bền vững của các công sở

KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

Lăng Thị Hương-QLNN14A Chương 1: CÔNG SỞ VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

Theo Khoản 1, Điều 70, Luật CBCC 2008: Công sở là trụ sở làm việc của cơquan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sựnghiệp công lập, có tên gọi riêng, có địa chỉ cụ thể, bao gồm công trình xây dựng,các tài sản khác thuộc khuôn viên trụ sở làm việc

Công sở là tổ chức được thiết lập để tiến hành công việc chuyên môn thuộcnghĩa vụ của Nhà nước Là tổ chức mang tính chất công ích được nhà nước thànhlập, hoạt động trong khuôn khổ luật hành chính và các ngành luật khác

=> theo cách hiểu 1

2 Đặc điểm của công sở

- Có vị trí pháp lý nhất định (là một pháp nhân, được sử dụng quyền lựccông để giải quyết công việc theo luật định)

- Thực hiện chức năng nhiêm vụ quyền hạn cụ thể do NN quy định và chịu

sự kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền

- Nằm trong quan hệ thứ bậc để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất vàquan hệ ngang theo chức năng để đảm bảo phối hợp giữa ngành, lĩnh vực với địaphương, vùng lãnh thổ

- Phục vụ lợi ích công cộng, lợi ích NN và nhân dân, không vụ lợi

- Có các điều kiện và phương tiện cần thiết để thực hiện công vụ

3 Sứ mệnh của công sở

- Phục vụ lợi ích chung, thiết yếu của người dân, cộng đồng Cung cấp cácdịch vụ công (là những DV do NN chịu trách nhiệm) Phục vụ các nhu cầu cơ bản,thiết yếu chung của XH Không vì động cơ lợi nhuận Có thể ủy quyền cho các lựclượng xã hội khác) Gồm DV HC công, DV công cộng, DV công ích

- Đáp ứng quyền và yêu cầu thực hiện nghĩa vụ của công dân, tổ chức

- Thực hiện các chức năng của NN

+ Không vì lợi nhuận kinh tế+ Bình đẳng trong việc hưởng thụ+ Sử dụng nhân sách nhà nước.

Phục vụ:

+ Nhằm đáp ứng các nhu cầu thiết yếu về vật chất và tinh thần

+ Thuộc trách nhiệm của nhà nước nhưng có thể ủy quyền cho các lực lượng

xã hội khác cùng tham gia

+ Được hỗ trợ từ ngân sách nhà nước

4 Mục đích của điều hành công sở

- Là những việc làm của đội ngũ lãnh đạo, quản lý trong công sở trong việcchỉ đạo, điều hành, quản lý các hoạt động của công sở nhằm đạt mục tiêu

- Xây dựng được nền nếp làm việc khoa học

- Cung cấp dịch vụ công hiệu quả

- Tuân thủ các quy định của pháp luật trong quá trình điều hành

- Đảm bảo sự phát triển bền vững của các công sở

- Nâng cao được trình độ cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm

vụ của công sở

5 Các nguyên tắc điều hành công sở ( 10 nguyên tắc)

a) Tuân thủ pháp luật hiện hành

+ Mọi quyết định điều hành phải đúng thẩm quyền do luật định Ví dụ: QĐ347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng BNV quy định CN, NV, QH,CCTCcủa TĐHNVHN

+ Các hoạt động điều hành phải theo quy định của PL (quản lý, sủ dụngnhân sự, quản lý, sử dụng nguồn lực vật chất, xây dựng bộ máy tổ chức….) vd:Trường ĐHNVHN phải tuân theo luật giáo dục, điều lệ trường đại học, luật laođộng…

b) Phù hợp thực tiễn

- Hđộng điều hành công sở phải xuất phát từ thực tiễn của công sở thì sự

điều hành mới mang tính khả thi

- Các quyết định của người lãnh đạo, quản lý gây được ấn tượng bởi sự bámsát thực tiễn

c) Tăng cường dân chủ trong quá trình điều hành

Trong quá trình nc, dự thảo quyết định điều hành cần bàn bạc với các cấp,ngành, các đơn vị có liên quan nhằm:

- Tập hợp trí tuệ của tập thể, cá nhân trong công sở và các đối tượng cóliên quan

- Thu thập được nhiều thông tin hơn

- Tăng cường sự ủng hộ và cam kết thực hiện

d) Nguyên tắc công khai

Công khai trong xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động như công khainhiệm vụ, kế hoạch, quy chế, tài chính, trong khen thưởng, kỷ luật, thi tuyển laođộng……nhằm:

- Để nhân viên biết, tham gia và thực hiện nhiệm vụ, giám sát và tạo áp lựcthay đổi

- Giúp nhân viên biết rõ và thống nhất hơn về tình trạng hiện thời của côngsở.

- Tăng uy tín của nhà lãnh đạo vế sự nghiêm minh và công bằng trong đốixử

- Để tăng sự hài long trong đối tượng phục vụ: tổ chức và công dân có thểgiám sát và yêu cầu chất lượng như quy định

e) Nguyên tắc liên tục

Đảm bảo đáp ứng kịp thời một cách tốt nhất nhu cầu công dân và tổ chức.Đòi hỏi nhà quản lý phải biết phân công công việc một cách hợp lí, tăngcường liên kết, học hỏi, khả năng thay thế của các nhân viên

+ Liên tục trong quan hệ điều hành

+ Sự phát triển liên tục trong công việc

+ Kiểm tra và đánh giá thường xuyên

+ Đảm bảo phát triển liên tục của hệ thống

-Tránh sự chồng chéo khi ban hành mệnh lệnh

h) Khuyến khích có hiệu quả

- Là cơ sở tăng trách nhiệm trong thực thi công vụ của CBCC

- Tăng sự gắn kết của cbcc, ng lao động với tổ chức

- Là cơ sở thu hút nhân tài về tổ chức

- Khuyến khích bằng tinh thần, vật chất, chế độ đãi ngộ…

i) Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền

Nhằm: tạo cơ sở để phối hợp tốt; dễ kiểm tra, đánh giá; không chồng chéo

cn, nv trong thực thi công vụ…

- Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị trong tổ chức

- Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của mỗi vị trí công việc

k) Tăng cường kiểm tra, đánh giá

- Là cơ sở để điều chỉnh kế hoạch; đánh giá cbcc, ng lao động; thay đổi quytrình thủ tục; điều chỉnh phong cách lãnh đạo quản lí…

l) Không ngừng đổi mới

- Nhằm đáp ứng với nhịp độ thay đổi của con người trong công sở

- Thích ứng với sự thay đổi bên ngoài công sở

- Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ

6 Các yếu tố tác động đến hoạt động điều hành công sở

- Yếu tố bên trong công sở

+ Năng lực, uy tín của nhà lãnh đạo, quản lý và cbcc, ng lao động

+ Thực tế quan hệ nhân sự: kiểu giao tiếp và hiệu quả giao tiếp

+ Hệ thống quy định về quy trình thủ tục làm việc…

+ Cơ cấu tổ chức

+ Điều kiện tài chính, vật chất của công sở

+ Lịch sử tổ chức, truyền thống tổ chức, văn hóa công sở

+ Việc xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin…

+ Hình ảnh và uy tín của công sở trong con mắt đối tác, khách hàng, côngdân…

- Yếu tố bên ngoài công sở

+ Hệ thống chính sách, khuôn khổ pháp lý liên quan đến chức năng, nv, cách

thức hoạt động của công sở

+ Trình độ dân trí và ý nguyện của ng dân

+ Môi trường tự nhiên, địa lý, khí hậu…

+ Văn hóa hành chính của hệ thống công vụ; văn hóa dân tộc, văn hóa khuvực, văn hóa địa phương nơi công sở đóng trụ sở,

+ Đặc điểm môi trường, môi trường chính trị quốc gia…

+ Tình hình phát triển kinh tế của đất nước, của địa phương

+ Xu hướng điều hành công sở của các công sở khác cùng khu vực, cùngquốc gia và trên thế giới

+ Năng lực và thái độ của khu vực tư

7 Bối cảnh và thách thức trong điều hành công sở hiện nay

- Nền kinh tế và xã hội đang hướng ra bên ngoài

- Người dân ngày càng có nhiều thông tin và tiếng nói

- Dòng thông tin tốc độ ngày càng cao, đòi hỏi thời hạn có phản ứng ngàycàng ngắn

- QL công ngày càng trở nên phức tạp

Những thách thức trong điều hành công sở

Thách thức bên trong:

+ Xung đột

+ Kỉ luật giảm sút

+ Chảy máu chất xám

+ Một số giá trị đạo đức bị xuống cấp

+ Nguy cơ tụt hậu về phương tiện và

…

8 Các xu hướng đổi mới kĩ thuật điều hành công sở

* Tầm quan trọng của đổi mới kĩ thuật điều hành công sở

- Về phương diện kinh tế:

+ Là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc giảm chi phí đầuvào, kiểm soát được quỹ thời gian của cơ quan công sở

+ Là một trong những đk quan trọng để giảm bớt biên chế hành chính trong

cơ quan hiện nay ở VN

- Về phương diện xã hội:

+ Tạo MQH gắn bó giữa NN với ND, người dân có cơ hội đóng góp nhiềuhơn cho cơ quan tổ chức

+ Giao lưu với các nước rút kinh nghiệm, học hỏi ở các nước tiên tiến để QLhiệu quả hơn trên các lĩnh vực

- Về phương diện chính trị:

Là biện pháp góp phần thực hiện chủ trương, đường lối chính sách của Đảng

và NN trong việc cải cách hành chính và xây dựng NN pháp quyền XHCN

- Về phương diện QLNN:

+ Giúp các công sở QL tốt hơn trong công việc và thuận lợi trong kiểm tragiám sát các hoạt động

+ Phát hiện những sai lầm, thiếu sót của công sở cũng như của người lãnh đạo

+ Nâng cao hiệu quả thu thập thông tin trong điều hành công sở

Các xu hướng đổi mới:

1 Kỹ thuật điều hành không ngừng được đổi mới và hiện đại hóa nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin

Thông tin có vai trò đặc biệt trong quản lý….đáp ứng nhu cầu xử lý thôngtin K ngừng đổi mới thể hiện ở:

- Nhận thức, tư duy của mỗi người thực hiện nhiệm vụ

- Cách thức làm việc của mỗi người thực hiện nhiệm v

- Công cụ xử lý thông tin

2 Kĩ thuật điều hành hiện đại hướng đến cung cấp dịch vụ hành chính tốt nhất cho người dân và cho QLNN.

- Xu hướng đa chiều: mục tiêu QL đối tượng và tăng cường dịch vụ cho đốitượng QL ( k coi là đối tượng mà là khách hàng để nâng cao dịch vụ )

- Đem lại lợi ích cho cả người dân và cho cả QLNN

3 Kỹ thuật điều hành hiện đại có xu hướng tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới và phương pháp điều hành mới.

4 Xu hướng học hỏi lẫn nhau về kĩ thuật hành chính của các quốc gia.

- Chuyển giao công nghệ tiên tiến hiện đại,

- Tổ chức các hội thảo về KHKT giữa nc ta với nc khác

- Cử CBCC đi học nước ngoài…

5 Không có sự phân biệt tuyệt đối về mặt kĩ thuật điều hành giữa hành chính công và hành chính tư.

- Các phương pháp quản lý mới trc kia chỉ áp dụng ở khu vực tư nay đã ápdụng cho khu vực công, ví dụ chuẩn ISO…

- Khu vực tư cũng đẩy mạnh sử dụng một số biện pháp hành chính, cưỡngchế trong quản lý đơn vị của họ; soạn thảo vb cũng áp dụng mốt số quy định củaVBQLNN…

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ KĨ THUẬT ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ CƠ BẢN

1 Hoạch định chiến lược và lập kế hoạch hoạt động của công sở

Hoạch định chiến lược là việc xác định các ưu tiên, tập trung các nguồn lực

và củng cố các hoạt động vận hành, nhằm đảm bảo cho các nhân viên của tổ chức

và các bên có liên quan khác cùng hướng đến mục tiêu chung, đạt được sự thốngnhất về các kết quả dự kiến, đánh giá và điều chỉnh phương hướng hoạt động của

tổ chức để đáp ứng môi trường luôn biến động

Lập kế hoạch là quá trình nhằm xác định mục tiêu của tổ chức cùng các

phương thức thích hợp và các nguồn lực để đạt mục tiêu

b. Tác dụng của hoạch định chiến lược và lập kế hoạch trong điều hành công sở

- HĐCL nhằm đưa ra những quyết định và những hành động cơ bản có vaitrò định hình và hướng dẫn cho công sở đó muốn trở thành cái gì/ phục vụ choai/làm gì/lý do làm việc đó và chú trọng đến tầm nhìn tương lai

- HĐCL vừa vạch ra đích đến vừa nêu rõ cách thức đo lường mức độ thànhcông

- LKH giúp cho công sở ứng phó với những thay đổi trong tương lai: dựđoán tương lai, khó khăn,… => Sẵn sàng ứng phó và đối phó với nhữngthay đổi của môi trường bên ngoài

- LKH giúp hướng các nỗ lực vào hoàn thành mục tiêu: thống nhất và phốihợp được sự nỗ lực của các cá nhân, đơn vị cùng hướng tới mục tiêu

- Tạo khả năng tiết kiệm các nguồn lực cho công sở: tối thiểu hóa chi phínguồn lực; các hđộng diễn ra nhịp nhàng, cân đối; giảm thiểu rủi ro…

- LKH là cơ sở thực hiện chức năng kiểm soát

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn

- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của công sở để phối hợp với các cơ quankhác

- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra

c Bài tập: Lập kế hoạch một hoạt động cụ thể trong công sở

2 Thiết kế và phân tích công việc

a Khái niệm

Thiết kế công việc là việc phân chia các nhiệm vụ của công sở ra thànhnhững nhiệm vụ đơn giản hơn, nhỏ hơn trong đó nhiều người có thể tham gia.Được thực hiện trên cơ sở:

+ Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ tổng thể của cơ quan

+ Phân chia thành những nhiệm vụ cụ thể, từng vị trí làm việc một cách hợp

lý (theo sản phẩm, theo loại công việc)

+ Làm cơ sở đảm bảo thực hiện công việc 1 cách hiệu quả

+ Sản phẩm của thiết kế công việc: quy chế, quy định, quy trình

+ Là 1 dạng quy chế (kĩ thuật, quy trình)

+ Áp dụng đối với loại nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên, lặp lại (khácvới lập kế hoạch)

+ Áp dụng đối với công việc có tính đặc thù, đòi hỏi chuyên môn cao hoặccần có sự phối hợp chặt chẽ

c. Ý nghĩa/vai trò của Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệ thống

nội dung của từng công việc đề ra để xác định một cách thức giải quyết tối ưunhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động công sở

- Sản phẩm: Bản mô tả công việc/ bản hướng dẫn nhiệm vụ của một chứcdanh

Ý nghĩa:

- Giúp nhà lãnh đạo bổ nhiệm, tuyển dụng, phân công công việc, kiểm tra,đánh giá công việc của cán bộ

- Giúp CQNN quản lý công chức hiệu quả

- Giúp cán bộ thực thi công việc chính xác, đạt yêu cầu quy định, phối hợphoạt động

- Giúp lãnh đạo cơ quan quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, chuẩn bị điềukiện đầy đủ để cán bộ hoàn thành nhiệm vụ

- Xác định rõ trách nhiệm quản lý và thực thi

c Bài tập: Lập bản mô tả công việc 1 vị trí việc làm cụ thể trong công sở.

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM

Tên VTVL: Phó Chánh Văn phòng UBND

tỉnh

Mã VTVL: 3.1.2Ngày bắt đầu thực hiện:

Đơn vị công tác: Văn phòng UBND tỉnh

Quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng UBND tỉnh

Quản lý chức năng: Văn phòng UBND tỉnh

Quan hệ công việc: Văn phòng Chính phủ; Văn phòng Chủ tịch

nước, Các Bộ, ngành TW, Tỉnh ủy, HĐND,UBND tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị

có liên quan công tác Văn phòng

Công việc, Văn bản liên quan: - Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban

nhân dân ngày 26/11/2003;

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luậtcủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày03/12/2004;

- Thông tư liên tịch số BNV ngày 23/10/2015 của Văn phòng Chínhphủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaVăn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương;

01/2015/TTLT-VPCP Quyết định số 55/2015/QĐ01/2015/TTLT-VPCP UBND ngày08/12/2015 của UBND tỉnh Lào Cai về việcban hành quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòngUBND tỉnh;

- Các Thông báo phân công nhiệm vụ củaChánh Văn phòng UBND tỉnh

Mục tiêu vị trí công việc: Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc

Chánh Văn phòng, được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực

công tác để giúp việc Chánh Văn phòng trong việc tham mưu cho UBND tỉnh,Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình Tuỳ theo điềukiện và tình hình thực tế, Chánh Văn phòng điều chỉnh việc phân công công việc

cho phù hợp (có thông báo phân công nhiệm vụ riêng).

Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về các lĩnh vực công tác củamình trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh và trước Pháp luật

Các nhiệm vụ chính

Tỷ trọng thời gian(%)

Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc

Các công việc lãnh đạo, quản lý 90%

- Tổ chức xây dựng, triển khai thực hiện

các chường trình, kế hoạch thuộc lĩnh

vực được phân công phụ trách Tham gia

cùng tập thể Đảng ủy, lãnh đạo cơ quan

xây dựng Đảng bộ, cơ quan và các đoàn

thể thuộc Văn phòng trong sạch, vững

mạnh

- Chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị được

Chánh Văn phòng phân công phụ trách

xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện

chương trình, kế hoạch công tác

- Khuyến khích, động viên công chức,

viên chức rèn luyện, phấn đấu hoàn

thành nhiệm vụ

40

Hoàn thành cácnhiệm vụ theoChương trình, kếhoạch hằng năm vàcác nhiệm vụ củaVăn phòng thuộclĩnh vực phụ trách

Tổ chức và chủ trì các cuộc họp với các

phòng chuyên môn được phân công phụ

trách; tham gia các cuộc họp do Văn

phòng hoặc các cấp, các ngành tổ chức

Giao nhiệm vụ, kiểm tra, đôn đốc các

phòng, ban, đơn vị hoàn thành kịp thời

20

Hoàn thành cácnhiệm vụ theoChương trình, kếhoạch hằng năm vàcác nhiệm vụ củaVăn phòng thuộc