Câu 10. Trình bày nội dung cơ bản về kỹ thuật điều hành công sở. Liên hệ thực tế, chỉ ra những tồn tại hiện nay và nêu lên những giải pháp để nâng cao hiệu quả điều hành công sở ? Công sở là nơi giao tiếp với công dân, nơi tổ chức công việc chung phục vụ nhân dân, phục vụ các cơ quan nhà nước thực thi công vụ, là hình ảnh nhìn thấy được của chính quyền nhà nước trong quá trình hoạt động của mình theo chức năng và nhiệm vụ được giao. Nội dung cơ bản về kỹ thuật điều hành công sở là: - Thiết kế và phân tích công việc: Nhằm xác định cơ cấu công việc, trách nhiệm, yêu cầu về trình độ của từng vị trí công việc trong công sở. Từ đó quyết định một cách chính xác việc bố trí các nguồn nhân lực, các phương tiện cần thiết, cung cấp tài chính, đưa ra các quyết định điều hành thích hợp, công việc được thiết kế khoa học thì quản lý sẽ thuận lợi. - Phân công công việc: Trên cơ sở vị trí pháp lý, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị; khối lượng và tính chất của công việc; biên chế và cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan để phân công công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. - Tổ chức điều hành công việc trong các công sở: Đây là nội dung cơ bản để cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan; có ý nghĩa tác động một cách đúng dắn vào toàn bộ hoặc một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ, công chức nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. - Xây dựng kế hoạch và làm việc theo kế hoạch: Là việc xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước đi cần thiết để đạt được mục tiêu đó; bao gồm các loại chương trình công tác, phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, công sở.Thực hiện tốt bước này sẽ giúp nhà quản lý, nhà lãnh đạo giảm đến mức tối đa các bất trắc, tập trung lực lượng để thực hiện tốt các mục tiêu đã định và kiểm tra hoạt động của cơ quan, công sở một cách thuận lợi, có căn cứ. - Kiểm tra và kiểm soát công việc: Nhằm so sánh, xem xét quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo kế hoạch, tiến độ giải quyết công việc trong thực tế để điều chỉnh cách tiến hành công việc; đây là nhiệm vụ thường xuyên của cán bộ lãnh đạo, quản lý. Nhìn chung, kỹ thuật điều hành công sở hiện nay được các cơ quan, đơn vị xác định và coi đây là một nghệ thuật
Trang 1Câu 10 Trình bày nội dung cơ bản về kỹ thuật điều hành công sở Liên hệ thực tế, chỉ ra những tồn tại hiện nay
và nêu lên những giải pháp để nâng cao hiệu quả điều hành công sở ?
Công sở là nơi giao tiếp với công dân, nơi tổ chức công việc chung phục vụ nhân dân, phục vụ các cơ quan nhà nước thực thi công vụ, là hình ảnh nhìn thấy được của chính quyền nhà nước trong quá trình hoạt động của mình theo chức năng và nhiệm vụ được giao Nội dung cơ bản về kỹ thuật điều hành công sở là:
- Thiết kế và phân tích công việc: Nhằm xác định cơ cấu công việc, trách nhiệm, yêu cầu về trình độ của từng vị trí công việc trong công sở Từ đó quyết định một cách chính xác việc bố trí các nguồn nhân lực, các phương tiện cần thiết, cung cấp tài chính, đưa ra các quyết định điều hành thích hợp, công việc được thiết kế khoa học thì quản lý sẽ thuận lợi
- Phân công công việc: Trên cơ sở vị trí pháp lý, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị; khối lượng và tính chất của công việc; biên chế và cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan để phân công công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất
- Tổ chức điều hành công việc trong các công sở: Đây là nội dung cơ bản để cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan; có ý nghĩa tác động một cách đúng dắn vào toàn bộ hoặc một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ, công chức nhằm mang lại hiệu quả cao nhất
- Xây dựng kế hoạch và làm việc theo kế hoạch: Là việc xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước
đi cần thiết để đạt được mục tiêu đó; bao gồm các loại chương trình công tác, phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, công sở.Thực hiện tốt bước này sẽ giúp nhà quản lý, nhà lãnh đạo giảm đến mức tối đa các bất trắc, tập trung lực lượng để thực hiện tốt các mục tiêu đã định và kiểm tra hoạt động của cơ quan, công sở một cách thuận lợi, có căn cứ
- Kiểm tra và kiểm soát công việc: Nhằm so sánh, xem xét quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo kế hoạch, tiến độ giải quyết công việc trong thực tế để điều chỉnh cách tiến hành công việc; đây là nhiệm vụ thường xuyên của cán
bộ lãnh đạo, quản lý
Nhìn chung, kỹ thuật điều hành công sở hiện nay được các cơ quan, đơn vị xác định và coi đây là một nghệ thuật của các nhà quản lý, thực hiện có khoa học, đảm bảo nội dung, quy trình của các bước, khâu điều hành công sở; phát huy
Trang 2tính năng động sáng tạo cho cán bộ, công chức khi giải quyết công việc, năng lực quản lý, điều hành của các nhà lãnh đạo, quản lý từng bước được nâng cao Tuy nhiên, vẵn còn một số tồn tại nhất định như:
- Việc xác định mục tiêu chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ tại một số cơ quan, công sở, do đó trong quá trình tổ chức, thực hiện chưa đạt được kết quả như kế hoạch đề ra
- Lề lối làm việc của một số cơ quan, công sở chưa được phù hợp với tiến trình cải cách thủ tục hành chính nên ảnh hưởng đến việc điều hành công sở
- Phần lớn cán bộ lãnh đạo giỏi về năng lực lãnh đạo nhưng ít am hiểu về kỹ năng hành chính nên việc điều hành công sở chưa mang tính khoa học và nghệ thuật
Để khắc phục các tồn tại trên nhằm từng bước nâng cao hiệu quả việc điều hành công sở, cần phải có các giải pháp như:
- Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp thực tế, có tính khả thi cao; thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng dể áp dụng
- Đề ra các biện pháp kiểm tra phải hết sức linh hoạt, công tác kiểm tra phải được xác định là việc làm thường xuyên Kiểm tra, kiểm soát phải gắn liền với quá trình điều hành công việc
- Cán bộ quản lý, lãnh đạo cần phải bồi dưỡng, nâng cao kiến thức về kỹ năng hành chính.