Các mô hình cơ cấu tổ chức

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu của đề tài 2 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 4 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức 4 2. Đặc điểm và vai trò của mô hình cơ cấu tổ chức 5 2.1: Đặc điểm của cơ cấu tổ chức 5 2.2: Vai trò cơ cấu tổ chức 6 3. Nội dung về một số mô hình cơ cấu tổ chức 6 3.1. Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp: 6 3.1.1. Mô hình cơ cấu nằm ngang 6 3.1.2 .Mô hình Cơ cấu trực tuyến 7 3.1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 8 3.1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 9 3.1.5: Cơ cấu ma trận 11 3.1.6. Mô hình cơ cấu hình tháp 11 3.1.7. Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới 12 3.1.8 Cơ cấu tổ chức theo khu vực 12 3.1.9. Cơ cấu tổ chức theo khu vực 12 3.1.10. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 12 3.2. Quy trình thiết kế tổ chức 12 4. Các yếu tố ảnh hưởng 13 4.1 Môi trường. 13 4.2 Yếu tố công nghệ. 13 4.3 Các yếu tố nguồn lực. 14 4.4 Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. 14 4.5 Địa bàn hoạt động: 15 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ MỘT SỐ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 16 1. Cơ cấu trực tuyến 16 2. Cơ cấu tổ chức chức năng 16 3. Cơ cấu trực tuyến – chức năng 17 4. Cơ cấu ma trận 18 5. Cơ cấu tổ chức theo khu vực 18 6. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 19 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 20 1. Mục tiêu của giải pháp hoàn thiện 20 2. Nội dung của giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức 20 3. Điều kiện thực hiện giải pháp 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện bài tiểu luận về “ Các mô hình cơ cấu tổ chức” trong quảntrị học Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gianqua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 23 tháng 12 năm 2016

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU

Một nhà quản trị tài ba là một nhà quản trị có khả năng nhìn xa trôngrộng, là người có tài nhìn người và dùng người Là một nhà quản trị, ai cũng biếtthành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chuđáo, sẵn sàng cho mọi tình huống Nhà quản trị giỏi là người biết cách tạo ra cơhội cho mình Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khảnăng tự tạo ra cơ hội cho mình, cơ hội đến hay không là ở sự phát huy năng lực

và khả năng quản trị của mỗi doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn thịnhvượng và lớn mạnh thì điều đầu tiên là ở khâu dùng đúng người đúng chỗ, cụthể đó chính là bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp Peter Ferdinand Druckeri đãnói “Sự khác biệt giữa một nhà quản lý giỏi với người khác chính là biết cáchdùng người”, mà biểu hiện cụ thể nhất chính là ở bộ máy tổ chức của doanhnghiệp

Một doanh nghiệp thành công là một doanh nghiệp có tổ chức tốt Một bộmáy tổ chức tốt sẽ tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như lợi thế trong hợp tác.Trong một thế giới kinh doanh diễn ra đầy phức tạp như hiện nay, với nhiều yếu

tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể đưa rahoàn toàn độc lập, tách biệt với các quyết định khác Vì vậy, việc xây dựng một

cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách logic, phù hợp sẽ là bệ phóng để đưadoanh nghiệp đi đến thành công

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong một tổ chức, việc xây dựng cơ cấu tổ chức rất quan trọng, doanhnghiệp có phát triển hay không còn tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanhnghiệp đó có hiệu quả hay không Nếu bạn là chủ hay là giám đốc của mộtdoanh nghiệp vừa và nhỏ, liệu bạn có thật sự cần một sơ đồ tổ chức? Câu trả lờichắc chắn là “Có” Chẳng có một công cụ hiệu quả nào trong doanh nghệp cótính nền tảng hơn sơ đồ tổ chức, tuy nhiên nó lại thường xuyên bị đánh giá thấp

và bỏ qua Điều quan trọng bạn phải hiểu rằng, một sơ đồ tổ chức nói lên nhiềuhơn so với chỉ là một biểu đồ với tên và chức danh Thay vào đó, nó là một hìnhảnh đại diện của các cấu trúc mà doanh ngiệp lựa chọn sử dụng để hoàn thành sứmệnh và tầm nhìn của mình

Việt thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chứcthích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năngcạnh tranh của tổ chức.Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổchức Thông qua cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát hành vi củangười lao động

Một cơ cấu tổ chức tốt phải xuất phát từ việc lựa chọn một mô hình cơcấu phù hợp Cơ cấu này giúp xác định công việc được thực hiện như thế nào,quyền hành và chức năng nằm ở bộ phận nào, ai quản lý và ai báo cáo cho ai, vàquan trọng nhất là ai chịu trách nhiệm với kết quả công việc Như vậy, nó thậmchí còn cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào cả văn hóa doanh nghiệp Sơ đồ tổchức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp và tự làm cho mọi thứ dễ hiểu

Nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong quản trị nên em

đã quyết định chọn đề tài cho bài tiểu luận là “Các mô hình cơ cấu tổ chức”trong quản trị Vì điều kiện còn nhiều hạn chế nên bài tiểu luận chỉ tìm hiểu vềcác mô hình cơ cấu tổ chức trong quản trị và các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức của bô máy quản lý

Theo Chester I Barnard thì “Tổ chức là một hệ thống những hoạt độnghay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”.

Có thể thấy tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng một cách linh hoạt:

- Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vìmục đích chung

- Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai xây dựng các hình thức cơ cấulàm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểmtra đối với kế hoạch

- Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việcđảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiềutác giả quan tâm đề cập đến Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giảlại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức

Tác giả H Koonts cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về cácvai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hóa”

Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnhthể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, được bốtrí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằmđạt mục tiêu định trước”

Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổchức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơcấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, các nhân) có mối liên hệ và quan

hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn, và tráchnhiệm nhất định để thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêuxác định.

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau, được chuyên mônhóa và có trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau

và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Mô hình cơ cấu tổ chức

1.2 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức

Thiết lập cơ cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí, quytrình hoạt động và mối quan hệ của họ với những người lao động khác trong tổchức

Cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ có ảnh hưởng tích cực tới sự thực hiệncông việc của người lao động mà còn ảnh hưởng tới tinh thần và sự thỏa mãnđối với công việc của họ

Việt thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chứcthích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năngcạnh tranh của tổ chức

Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổ chức Thông qua

cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát hành vi của người lao động

1.3 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

1.3.1 Phân chia tổ chức thành các bộ phận

- Mô hình tổ chức đơn giản: Đây là tổ chức đơn giản nhất, trong tổ chứckhông hình thành nên các bộ phận, người lãnh đạo trực tiếp quản lý các nhânviên

Ví dụ: Một shop bán quần áo tuyển nhân viên bán hàng, người chủ trực

tiếp quản lý các nhân viên bán hàng, nếu thấy họ làm tốt thì người chủ sẽ ký hợpđồng làm việc

- Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Đây là mô hình trong đóngười lao động thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng được hợpnhóm trong cùng một bộ phận/đơn vị

Ví dụ: Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Quản lý dự án,…

- Mô hình tổ chức theo sản phẩm – khách hàng – vùng: Đây là phươngthức tổ chức hợp nhóm các đơn vị và đội ngũ nhân sự theo một nhóm sản phẩmhoặc khách hàng hoặc theo vùng địa lý nhất định

Ví dụ: Phó Tổng Giám đốc Marketing sẽ phụ trách Phòng Marketing vàcác Bộ phận Marketing thuộc các vùng Bắc, Trung, Nam; Giám đốc phụ tráchphân phối sản phẩm sẽ phụ trách các bộ phận Quản lý bán buôn, Quản lý bán lẻ,

1.3.2 Chuyên môn hóa công việc

- Phân chia các công việc phức tạp thành những công việc giản đơn, giúpcho người lao động dễ thực hiện công việc

- Thiết kế đa dạng, phong phú công việc

- Nâng cao năng suất lao động

1.4 Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức

- Chuyên môn hóa: mỗi một thành viên được bố trí vào một bộ phận, mỗi

bộ phận thực hiện một chức năng và nhiệm vụ xác định

- Quyền hạn và trách nhiệm: mỗi một thành viên, một bộ phận có thẩmquyền thực hiện những công việc được phân công và phải gánh chịu hậu quả đốivới nhiệm vụ đã thực hiện

- Bố trí theo một cách thức nhất định: Vị trí của mỗi một cá nhân và mỗimột bộ phận tùy thuộc vào mô hình tổ chức chung

- Mối liên hệ qua lại: Tùy thuộc vào tính chất của các mô hình cơ cấu tổchức mà mối quan hệ giữa các thành viên, các bộ phận có quan hệ xác định vớinhau Mỗi bộ phận có sự độc lập tương đối trong phạm vi nhiệm vụ của mình.Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống nhau Mức độ ủyquyền phù thuộc vào đặc điểm công việc, trình độ của các chủ thể và đặc biệt làphong cách mà quản lý lựa chọn

1.5 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị:

- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh

cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sựphân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệhợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổchức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất,kinh doanh

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị có khả năng thích ứng linh hoạt

với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môitrường

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tất

cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợpvới các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt

hiệu quả cao nhất

CHƯƠNG 2 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CƠ BẢN VÀ NHỮNG

ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC.

Trong thực tiễn quản lý kinh tế đã xuất hiện nhiều kiểu cơ cấu tổ chứcquản lý khác nhau Trong đó có một số loại hình tiêu biểu sau:

2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến

Mô hình này ra đời vào khoảng thế kỷ X, đây là mô hình cổ xưa nhất Nótồn tại trong 10 thế kỷ (Từ thế kỷ X – thế kỷ XX) cho đến khi các mô hình khácxuất hiện

Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong

đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước mộtngười lãnh đạo trực tiếp cấp trên

Đặc điểm của loại hình cơ cấu tổ chức này là mối quan hệ giữa các nhânviên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy định quan

hệ dọc trực tiếp từ người lãnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người thừahành chỉ nhận một mệnh lệnh từ 1 người phụ trách trực tiếp Là một mắt xíchtrong dây chuyền chỉ huy ,mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền

ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ

Trong thực tế ,trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan

hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sảnphẩm và dịch vụ ,sản xuất và phân phối sản phẩm Người đứng đầu bộ phận trựctuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp

Sơ đồ minh họa mô hình theo cơ cấu trực tuyến

* Ưu điểm:

- Loại hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủtrưởng Tức là mô hình này đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc 1 thủtrưởng

- Thông tin trực tiếp: nhanh chóng, chính xác

- Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng, làmcho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phíquản lý doang nghiệp thấp

Ví dụ: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2.2 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Mô hình này ra đời vào đầu thế kỷ 20 khi chế độ xã hội chuyển từ nền sảnxuất nhỏ snag nền sản xuất lớn Cha đẻ của mô hình này là Taylor

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại hình cơ cấu, trong đó từng chứcnăng quản lý được tách riêng do một cơ quan hay một bộ phận đảm nhiệm,những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn, thành thạonghiệp vụ tong phạm vi quản lý của mình

* Ưu điểm:

- Phù hợp với quy mô lớn

- Thu hút được lao động có chuyên môn giỏi Người lãnh đạo được sựgiúp sức của các chuyên gia giỏi chuyên môn nên giải quyết các vấn đề chuyênmôn tốt hơn.

- Người lãnh đạo chỉ cần có năng lực giỏi không đòi hỏi người lãnh đạophải có kiến thức toàn diện chuyên sâu về nhiều lĩnh vực

- Giúp người lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn (do thông qua bộphận chức năng)

* Nhược điểm:

- Cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của 1 cơ quanquản lý cấp trên nên sẽ gây khó khăn cho việc thi hành, các quyết định chồngchéo nhau nếu các bộ phận không hợp tác với nhau

- Vi phạm chế độ một thủ trưởng

- Các quyết định đưa ra đôi khi bị chậm

- Sự phối hợp giữa lãnh đạo với các phòng ban chức năng gặp nhiều khókhăn

- Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau

- Có thể dẫn đến tình trạng nhàm chán bởi người thừa hành trong một lúc

có thể phải nhận nhều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau

Ví dụ: Sơ đồ quản lý theo chức năng của một công ty

Tổng giám đốc

Nhân sựTài chính

Sản xuấtMarketing Kỹ thuật

2.3 Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là:

2.3.1 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

Dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến, nhưng bên cạnh người lãnh đạo

có bộ phận tham mưu (phòng, ban, tổ hoặc cá nhân) để giúp người lãnh đạo raquyết định

Trong cơ cấu trực tuyến – tham mưu, người lãnh đạo ra quyết định vàchịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của người thừa hành trực tiếpcủa mình Bộ phận tham mưu có nhiệm vụ chuẩn bị các dự án, các quyết định,đảm bảo luận cứ và chất lượng của quyết định quản lý và theo dõi việc thựchiện

* Ưu điểm:

- Đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng và đề cao vai trò lãnh đạo của thủtrưởng Đồng thời vẫn sử dụng được các chuyên gia (thu hút các chuyên gia cótrình độ chuyên môn cao về tổ chức)

2.3.2 Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến – chức năng

Mô hình này ra đời năm 1930, là kiểu cơ cấu phối hợp giữa 2 loại cơ cấu:trực tuyến và chức năng Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòngban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thựchiện quyết định Những người lãnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quảhoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách Nhữngngười lãnh đạo chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho nhữngngười ở các tuyến

* Ưu điểm: (Lợi dụng được ưu điểm của 2 kiểu cơ cấu trực tuyến và chứcnăng)

- Đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng

- Thu hút được nhân viên có tài về nhiều lĩnh vực vào tổ chức

- Lãnh đạo có thể chia sẻ công việc với các bộ phận chức năng nên giúpcho việc quản lý dễ dàng và tốt hơn

* Nhược điểm:

- Do có nhiều bộ phận chức năng nên dễ làm bộ máy cồng kềnh

- Do các bộ phận chức năng có quyền ra những quyết định chức năng nên

dễ dàng dẫn đến việc ra quyết định chồng chéo nhau (Cần có quyết định rõ ràng

về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận)

- Người lãnh đạo chung phải luôn điều hòa, phối hợp hoạt động của các

bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp (ra các quyết định chồng chéo),cục bộ,… của các cơ quan chức năng

2.4 Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu

Cơ cấu tổ chức kiểu chương trình mục tiêu là mô hình cơ cấu tổ chức theonguyên lý hình thành một cơ quan liên kết để phối hợp hoạt động của nhiềungành, nhiều địa phương để hoàn thành mục tiêu, chương trình theo một trình tựnào đó, theo thời gian

Đặc điểm của mô hình tổ chức chương trình – mục tiêu là các ngành cóquan hệ đến việc thực hiện phương trình – mục tiêu được liên kết lại và có tổchức để quản lý thống nhất gọi là Ban chủ nhiệm chương trình (đề án, sản phẩm,

…) Ban chủ nhiệm chương trình có nhiệm vụ điều hòa, phối hợp các thànhviên, điều phối các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích… nhằm đạt mụctiêu của chương trình đã được xác định