Bài tiểu luận về “ Các mô hình cơ cấu tổ chức”

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 3 1.1. Một số khái niệm 3 1.1.1. Khái niệm tổ chức 3 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức 3 1.2. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức 4 1.3. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức 4 1.3.1. Phân chia tổ chức thành các bộ phận 4 1.3.2. Chuyên môn hóa công việc 5 1.4. Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức 5 1.5. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị: 6 CHƯƠNG 2. CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CƠ BẢN VÀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 7 2.1. Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến 7 2.2. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 9 2.3. Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là: 10 2.3.1. Cơ cấu trực tuyến – tham mưu 10 2.3.2. Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến – chức năng 12 2.4. Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu 13 2.5. Mô hình cơ cấu tổ kiểu ma trận 14 CHƯƠNG 3. CÁC YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ PHÙ HỢP 17 3.1. Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị 17 3.1.1. Phải đảm bảo tính tối ưu 17 3.1.2. Phải đảm bảo tính linh hoạt 17 3.1.3. Tính tin cậy 17 3.1.4. Tính kinh tế 18 3.1.5. Thiết kế bộ máy quản lý phải đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng 19 3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 19 3.3. Một số giải pháp cho công tác xây dựng cơ cấu quản lý phù hợp 20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 2

1.1 Một số khái niệm 2

1.1.1 Khái niệm tổ chức 2

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức 3

1.2 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức 3

1.3 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức 3

1.3.1 Phân chia tổ chức thành các bộ phận 3

1.3.2 Chuyên môn hóa công việc 5

1.4 Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức 5

1.5 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị: 5

CHƯƠNG 2 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CƠ BẢN 7

2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến 7

2.3 Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kết hợp: Loại cơ cấu kết hợp được dùng phổ biến là: 9

2.3.1 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu 9

2.3.2 Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến – chức năng 10

2.4 Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu 11

2.5 Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu ma trận 12

2.6.3 Mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ 14

2.6.4 Cơ cấu phi chính thức 14

CHƯƠNG 3 CÁC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG, HÌNH THÀNH VÀ YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG CỦA MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ 16

3.1 Các phương pháp xây dựng, hình thành của mô hình cơ cấu tổ chức quản trị 16

3.1.1 Phương pháp tương tự 16

3.1.2 Phương pháp phân tích các yếu tố: 16

3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức quản lý 173.3 Một số giải pháp cho công tác xây dựng mô hình cơ cấu quản trị phù hợp 18

KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

LỜI MỞ ĐẦU

Một công ty, tổ chức hay một cơ quan nào đó đến với thành công phụthuộc rất nhiều vào các yếu tố Thiên thời, địa lợi, nhân hòa Bằng chính tàinguyên mà công ty đó có sẵn hoặc tìm kiếm và đào tạo ra Một doanh nghiệphay cơ quan vững mạnh cần có một nhà quản trị, người cầm lái tài giỏi, ngườiquản trị, quản lý nhìn xa trông rộng, biết dùng người, biết bố trí nhân sự mộtcách hợp lý để bộ máy hoạt động được linh hoạt Nhà quản trị giỏi là ngườibiết cách tạo ra cơ hội cho mình Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bảnthân cũng có khả năng tự tạo ra cơ hội cho mình, cơ hội đến hay không là ở sựphát huy năng lực và khả năng quản trị của mỗi doanh nghiệp.Tự tạo cơ hội đó

là sử dụng phương thức quản lý, chế tài, quy định, bố trí sắp xếp nhân lực, nhân

sư, dùng con người đúng đắn để chính con người, cách bố trí đó thành nguồn tàinguyên, là thế mạnh là cơ hội cho mình

Một cơ cấu tổ chức tốt phải xuất phát từ việc lựa chọn một mô hình cơcấu phù hợp Cơ cấu này giúp xác định công việc được thực hiện như thế nào,quyền hành và chức năng nằm ở bộ phận nào, ai quản lý và ai báo cáo cho ai, vàquan trọng nhất là ai chịu trách nhiệm với kết quả công việc Như vậy, nó thậmchí còn cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào cả văn hóa doanh nghiệp Sơ đồ tổchức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp và tự làm cho mọi thứ dễ hiểu

Xây dựng cơ cấu tổ chức vẫn là một phần rất quan trọng trong việchình thành các tổ chức Để là một nhà quản trị thì bao hàm nhiều yếu tố, nhưngvai trò của xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị là một yếu tố không thể thiếu củanhà quản trị, là một kiến thức cơ bản nhưng không kém phần quan trọng Quanhững lý do trên em đã chọn đề tài “ Các mô hình cơ cấu tổ chức” làm đề tài chomôn Quản Trị học, với mục đích hiểu thêm về môn học và cũng hiểu hơn vềnghệ thuật trong công tác lãnh đạo quản lý

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cở sở lý luận về cơ cấu tổ chức quản trị

Chương 2: Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Chương 3: Các phương pháp xây dựng, hình thành và yếu tố ảnh hưởng của mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

…) Ở một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cần phải làm việc hướng tớimục tiêu chung và những hoạt động của họ cần phải được phối hợp để đạt mụctiêu đó Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi người trong tổ chứcđều có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và khôngphải tất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi người Theo đó, mối quan

hệ của con người trong tổ chức được xác định theo cơ cấu nhất định

Bên cạnh đó, tổ chức cũng được coi là một hệ thống các hoạt động do hai haynhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung Theođịnh nghĩa này, tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành sau:

- Những người trong tổ chức đều phải làm việc hướng tới một mục tiêuchung của tổ chức

- Phối hợp các nỗ lực của những con người trong tổ chức là nền tảngtạo nên tổ chức

- Tuy nhiên, ngoài nguồn lực con người, để đảm bảo sự hoạt động của

tổ chức, cần phải có các nguồn lực khác như tài chính, công nghệ, nhà xưởng,…

- Để phối hợp các nỗ lực của con người trong tổ chức nhằm sử dụnghiệu quả các nguồn lực trong tổ chức và đạt được mục tiêu của tổ chức thì cần

có hệ thống quyền lực và quản lý Để thiết kế hệ thống quyền lực và quản lýtrong tổ chức, chúng ta cần phải trả lời câu hỏi: Ai sẽ là người điều hành tổchức? tổ chức sẽ có bao nhiêu cấp quản lý, các phòng ban chức năng… ? Làm

thế nào để quản lý con người và các nguồn lực khác của tổ chức? Làm thế nào

để tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công việc?

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiềutác giả quan tâm đề cập đến Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giảlại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo vàquyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định cáchthức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằmđạt được mục tiêu của tổ chức

1.2 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức

Thiết lập cơ cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí, quytrình hoạt động và mối quan hệ của họ với những người lao động khác trong tổchức

Cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ có ảnh hưởng tích cực tới sự thực hiệncông việc của người lao động mà còn ảnh hưởng tới tinh thần và sự thỏa mãnđối với công việc của họ

Việt thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chứcthích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năngcạnh tranh của tổ chức

Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổ chức Thông qua

cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm soát hành vi của người lao động

1.3 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

1.3.1 Phân chia tổ chức thành các bộ phận

- Mô hình tổ chức giản đơn : Cơ cấu giản đơn là một loại hình cơ cấuđơn giản nhất Trong cơ cấu này thì các chức năng quản lý hầu hết tập trung vàomột người quản lý doanh nghiệp Hầu như không có sự chuyên môn hoá trongphân công lao động quản lý Loại hình cơ cấu này chỉ có thể áp dụng cho cácdoanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanhnghiệp tư nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ

- Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Các chức năng quản lý mộtdoanh nghiệp được phân chia theo chiều dọc hoặc chiều ngang.Theo chiềungang, trong quản lý doanh nghiệp các chức năng như: quản lý nhân sự, quản lýMarketing, quản lý tài chính, sản xuất tương ứng với các chức năng quản lýtrên, bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành một loại hình cơ cấu có cấu trúcchức năng Ở đây, các hoạt động tương tự được phân nhóm thành các phòngban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất Cơ cấu này phù hợp với những tổchức hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường.Cơ cấu chức năngphù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ.

- Mô hình tổ chức theo Cơ cấu theo đơn vị (Lĩnh vực/Sản phẩm /Thịtrường)

Cơ cấu này phân nhóm các cá nhân và nguồn lực theo lĩnh vực hoạt động, sảnphẩm hoặc thị trường Vì vậy hình thành nên 3 loại cơ cấu cơ sở đó là cơ cấutheo lĩnh vực, cơ cấu theo sản phẩm và cơ cấu theo thị trường Cơ cấu theo đơn

vị được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa lĩnh vực, đasản phẩm, đa thị trường Thông thường cơ cấu của những tổ chức doanh nghiệpnày là cơ cấu hỗ hợp của ba loại hình cơ cấu đơn vị trên

- Mô hình tổ chức theo ma trận: Các cấu trúc trên là nhằm để phối hợp

sự tập trung vào thị trường và chức năng lựa chọn việc tổ chức Cơ cấu ma trận

là một loại hình cơ cấu mà hai loại tập trung trên đều được coi là quan trọngtrong cơ cấu tổ chức Cơ cấu ma trận thường được sử dụng trong các dự án pháttriển của các ngành công nghiệp lớn Trong cơ cấu ma trận, bên cạnh các tuyến

và các bộ phận chức năng, trong cơ cấu hình thành nên những chương trình hoặc

dự án để thực hiện những mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối

và cần tập trung nguồn lực Trong cơ cấu ma trận, lãnh đạo chương trình, dự án

có thể sử dụng những bộ phận, những phân hệ, những người trong tổ chức đểthực hiện chương trình, dự án theo quy chế chính thức

- Mô hình tổ chức hỗn hợp : Cơ cấu hỗn hợp Trong thực tế, các tổ chứcthường sử dụng một hỗn hợp các hình thức cơ cấu Người ta mong muốn phân

chia con người và nguồn lực bằng hai phương pháp cùng một lúc, như ở quanđiểm của cơ câu ma trận đã đưa ra, nhằm cân bằng các lợi thế và bất lợi của mỗiphương pháp.Cơ cấu hỗn hợp được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinhdoanh lớn ở Việt Nam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91 Tại các TổngCông ty này, phân chia theo chức năng vẫn chiếm chủ đạo nhưng do quy mô,chủng loại sản phẩm và thị trường được mở rộng, các phân chia thep sản phẩm,thị trường được sử dụng hỗ hợp trong cơ cấu.

1.3.2 Chuyên môn hóa công việc

- Phân chia các công việc phức tạp thành những công việc giản đơn, giúpcho người lao động dễ thực hiện công việc

- Thiết kế đa dạng, phong phú công việc

- Nâng cao năng suất lao động

1.4 Các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức

- Chuyên môn hóa: mỗi một thành viên được bố trí vào một bộ phận, mỗi

bộ phận thực hiện một chức năng và nhiệm vụ xác định

- Quyền hạn và trách nhiệm: mỗi một thành viên, một bộ phận có thẩmquyền thực hiện những công việc được phân công và phải gánh chịu hậu quả đốivới nhiệm vụ đã thực hiện

- Bố trí theo một cách thức nhất định: Vị trí của mỗi một cá nhân và mỗimột bộ phận tùy thuộc vào mô hình tổ chức chung

- Mối liên hệ qua lại: Tùy thuộc vào tính chất của các mô hình cơ cấu tổchức mà mối quan hệ giữa các thành viên, các bộ phận có quan hệ xác định vớinhau Mỗi bộ phận có sự độc lập tương đối trong phạm vi nhiệm vụ của mình.Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống nhau Mức độ ủyquyền phù thuộc vào đặc điểm công việc, trình độ của các chủ thể và đặc biệt làphong cách mà quản lý lựa chọn

1.5 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị:

Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con ngườitrong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung

- Nguyên tắc chỉ huy: mỗi người thực hiện phải thực thi mệnh lệnh của

một người lãnh đạo.

- Nguyên tắc gắn với mục tiêu: bộ máy của doanh nghiệp phải gắn vớimục tiêu Nếu rời khỏi mục tiêu bộ máy sẽ hoạt động kém hiểu quả hoặc khônghiệu quả

- Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối: cân đối giữa quyền hành vàtrách nhiệm, công việc giữa các đơn vị với nhau

- Nguyên tắc linh hoạt: có thể ứng phó kịp giải quyết thời với sự thay đổicủa môi trường bên ngoài

- Nguyên tắc kinh tế : Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổchức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức

- Nguyên tắc dân chủ: khuyến khích sự tham gia của người lao độngvào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổchức

CHƯƠNG 2 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CƠ BẢN

Trong thực tiễn quản lý kinh tế đã xuất hiện nhiều kiểu cơ cấu tổ chứcquản lý khác nhau Trong đó có một số loại hình tiêu biểu sau:

2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến

Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)

- Nguyên lý xây dựng cơ cấu

+ Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,

+ Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiềudọc

+ Công việc được tiến hành theo tuyến

- Đặc điểm :Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng

 Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện.

 Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc

Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụngchủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất củasản xuất là đơn giản

Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mônhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất Khi quy mô vàphạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏimột giải pháp khác

2.2 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew Teylor lần đầu

tiên đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng Việc quản lý được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng

- Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trênlẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề cóliên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụquản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hìnhthành những người lãnh đạo chức năng

+ Ưu điểm

 Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo

 Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung

2.3.1 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )

- Sơ đồ

Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

- Đặc điểm

Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu giúp việc Cơ quan tham mưu

có thể là một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý Cơ quan tham mưu

có nhiệm vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp

Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc vớitham mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất

đi cơ Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )

Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việcvới tham mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thểmất đi cơ hội trong kinh doanh

2.3.2 Cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến – chức năng

 Điều kiện áp dụng : Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủtrưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyêngia Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuốngcho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạodoanh

Sơ đồ : Cơ cấu trực tiếp chức năng

Đặc điểm

 Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, gúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra qyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất

 ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng

+ Ưu điểm

 Thực hiện được chế độ một thủ trưởng

 Tận dụng được các chuyên gia

 Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu để riêng

nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay

2.4 Mô hình cơ cấu tổ kiểu chương trình – mục tiêu

Cơ cấu tổ chức kiểu chương trình mục tiêu là mô hình cơ cấu tổ chức theonguyên lý hình thành một cơ quan liên kết để phối hợp hoạt động của nhiềungành, nhiều địa phương để hoàn thành mục tiêu, chương trình theo một trình tựnào đó, theo thời gian

Đặc điểm của mô hình tổ chức chương trình – mục tiêu là các ngành cóquan hệ đến việc thực hiện phương trình – mục tiêu được liên kết lại và có tổchức để quản lý thống nhất gọi là Ban chủ nhiệm chương trình (đề án, sản phẩm,

…) Ban chủ nhiệm chương trình có nhiệm vụ điều hòa, phối hợp các thànhviên, điều phối các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích… nhằm đạt mục