Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN CHƯƠNG 1. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Đóng góp của đề tài 2 6. Cấu trúc của đề tài. 3 CHƯƠNG II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 4 CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 4 1. Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng 4 1.1. Khái niệm, lịch sử và bản chất của Nhà quản trị văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Lịch sử của quản trị 5 1.1.3. Bản chất của quản trị 8 1.1.4.Vai trò của Nhà quản trị văn phòng 8 2. CÁC KĨ NĂNG, YÊU CẦU CẦN CÓ Ở NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 10 2.1. Các kĩ năng cần có ở Nhà quản trị Văn phòng 10 2.2. Phẩm chất của người lãnh đạo 13 2.3.Những tố chất cần có của một nhà lãnh đạo 15 2.5.Những tố chất và kỹ năng cần có của nhà lãnh đạo 17 CHƯƠNG 3: PHẦN KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan: Bài Tiểu luận với chủ đề : “Các chức kĩ nhà quản trị văn phòng ” cơng trình nghiên cứu riêng tơi, kết nghiên cứu có tính độc lập riêng, khơng chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các số liệu luận văn sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ tài liệu, tạp chí, cơng trình nghiên cứu cơng bố, website Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm lời cam đoan danh dự Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Hương MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN CHƯƠNG PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói tổ chức, yếu tố người yếu tố quan trọng nhất, định thành công hay thất bại quan, doanh nghiệp, đặc biệt kinh tế giới Quản trị nhân đóng vai trò quan trong doanh nghiệp Bất cấp quản trị phải biết quản trị nhân viên Một cơng ty hay tổ chức dù có nguồn tài dồi dào, máy móc kỹ thuật đại đến đâu trở nên vô nghĩa quản trị nhân Chính phương thức quản trị nhân tạo mặt, bầu khơng khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám cơng ty Bầu khơng khí sinh hoạt công ty định thành đạt Khơng thể phủ nhận vai trò lĩnh vực khác quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế tốn,… rõ ràng quản trị nhân đóng vai trò quan trong doanh nghiệp Bất cấp quản trị phải biết quản trị nhân viên Quản trị nhân lĩnh vực phức tạp khó khăn Nó bao gồm nhiều vấn đề tâm sinh lý, xã hội, đạo đức,… Nó trộn lẫn khoa học nghệ thuật - nghệ thuật quản trị người Công việc quản trị không dễ dàng khiến cho vai trò nhà quản trị trở nên quan trọng hết Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích nắm vững yếu tố mơi trường có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình cơng tác, nhà quản trị phải có bí riêng Nghệ thuật quản lý nhân dựa ba bí đơn giản hiệu nhằm tăng suất làm việc nhân viên, tăng lợi nhuận thỏa mãn khách hàng Nhân viên làm việc suất họ biết bạn muốn họ làm gì, họ khen ngợi làm bị khiển trách rõ ràng làm việc không tốt, nhân cách họ phải tôn trọng Những nhà quản trị nhân áp dụng bí bị căng thẳng dễ đạt thành công Để hiểu rõ Nhà Quản trị gì, nhà Quản trị cần phải đáp ứng tốt kĩ yêu cầu để trở thành nhà Lãnh đạo gương mẫu, thành cơng, tơi chọn cho đề tài : “Các chức kĩ nhà Quản trị văn phòng” làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận Mong muốn dùng vốn kiến thức học tích luỹ qua q trình làm việc cung cấp cho người hiểu thêm vai trò, tầm quan trọng nhà quản trị đặc biệt yếu tố, kĩ cần có nhà quản trị văn phòng, từ đưa giải pháp hiệu nhất, để hoàn thiện kĩ cho nhà lãnh đạo văn phòng tương lai Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài “Các chức kĩ Nhà quản trị văn phòng” 2.2 Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi nghiên cứu báo cáo chủ yếu tìm hiểu Nhà quản trị, kĩ Nhà quản trị Mục tiêu nghiên cứu đề tài Trên sở nghiên cứu lý luận từ đưa kĩ năng, yêu cầu cần có nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài, phương pháp nghiên cứu báo cáo chủ yếu là: Phương pháp quan sát, phương pháp vấn phương pháp thu thập thông tin thực tế từ cơng ty Đóng góp đề tài Đề tài sau hồn thành góp phần: + Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực chức kĩ cần thiết Nhà quản trị văn phòng + Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng + Đề tài sau hoàn thành trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho người Cấu trúc đề tài Bố cục đề tài gồm chương : CHƯƠNG I: PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG II: PHẦN NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ “ CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG” Cơ sở lý luận Nhà quản trị Các kĩ năng, yêu cầu cần có nhà quản trị văn phòng CHƯƠNG III : PHẦN KẾT LUẬN CHƯƠNG II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Cơ sở lý luận Nhà quản trị văn phòng 1.1 Khái niệm, lịch sử chất Nhà quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm Quản trị khái niệm rộng bao gồm nhiều lĩnh vực Ví dụ quản trị hành (trong tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong tổ chức kinh tế) Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất Quản trị nói chung theo tiếng Anh "Management" vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, dùng chủ yếu với nghĩa quản trị Tuy nhiên, dùng từ, theo thói quen, coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức quản lý tầm vĩ mơi Còn thuật ngữ quản trị thường dùng phạm vi nhỏ tổ chức, doanh nghiệp Có nhiều quan niệm quản trị: - Quản trị hoạt động thực nhằm bảo đảm hồn thành cơng việc qua nỗ lực người khác; quản trị cơng tác phối hợp có hiệu hoạt động người cộng khác chung tổ chức; - Quản trị tác động chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt mục tiêu đề môi trường ln biến động; - Quản trị q trình nhằm đạt đến mục tiêu đề việc phối hợp hữu hiệu nguồn lực doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị việc thực hoạt động tổ chức cách có ý thức liên tục Quản trị doanh nghiệp tồn hệ thống bao gồm khâu, phần, phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn thúc đẩy phát triển Nhiều người làm việc với nhóm để đạt tới mục đích đó, giống vai mà diễn viên đảm nhiệm kịch, dù vai trò họ tự vạch ra, vai trò ngẫu nhiên tình cờ, vai trò xác định đặt người đó, họ biết người đóng góp theo cách riêng vào nỗ lực nhóm 1.1.2 Lịch sử quản trị Từ năm 1840 - 1890 sở sản xuất nhỏ, công trường thủ công, xưởng thợ đời kèm theo xuất quản trị viên Họ chủ sở hữu sở sản xuất nhỏ đồng thời nhà quản trị Sau năm 1890, nhiều xí nghiệp lớn, nhiều liên hiệp xí nghiệp đời phát triển mạnh Để quản lý doanh nghiệp có quy mơ ngày lớn thích ứng với mơi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi, nhà nước, phủ xây dựng ban hành nhiều đạo luật nhằm quy định quyền hạn trách nhiệm xí nghiệp liên hiệp xí nghiệp Trong q trình cải tổ doanh nghiệp, khơng có chủ sở hữu mà luật gia tham gia vào chức vụ quan trọng quản trị doanh nghiệp hoạt động quản trị thực phạm vi điều luật quy định Tuy nhiên, giai đoạn trước năm 1910 chưa có tác phẩm đáng kể viết quản trị doanh nghiệp, kể vấn đề tổng kết lý luận kinh nghiệm thực tiễn Có kinh nghiệm chép, truyền lại qua đời, từ gia đình, dòng họ Vì vậy, quản trị doanh nghiệp chưa phải mơn khoa học thống Từ năm 1910, nhiều cơng ty, nhiều tập đồn sản xuất lớn hình thành; nhiều ngân hàng xuất nhằm phục vụ cho phát triển doanh nghiệp lớn, tập đoàn Các chức danh Giám đốc, Tổng Giám đốc đời Vấn đề quản trị doanh nghiệp đặt cụ thể, chặt chẽ điều luật cụ thể Vào năm 1911, tác phẩm quản trị doanh nghiệp có giá trị xuất Mỹ Cuốn sách nhà khoa học quản trị tiếng F W Tây-lơ biên soạn với tiêu đề: "Những nguyên tắc phương pháp quản trị khoa học (Principles and methods of scientice manngement" Cuốn sách chủ yếu đề cập vấn đề quản trị nhân sự: Làm để người lao động hồn thiện sử dụng có hiệu công cụ lao động, thời gian làm việc để tăng suất lao động Sau Đại chiến Thế giới lần thứ (1913 - 1918), tiếp đại khủng hoảng kinh tế, tài làm cho hàng loạt doanh nghiệp bị phá sản Nhiều doanh nghiệp trụ lại, tổ chức lại hợp với Cơ chế quản lý đời thích ứng với thời kỳ Trên sở này, giới quản trị doanh nghiệp xuất với nguyên tắc, phương pháp kinh nghiệm quản lý Năm 1922 đời tác phẩm có giá trị cao quản trị doanh nghiệp Đó tác phẩm nhà khoa học Pháp Hen-ry Fayol về: "Quản lý công nghiệp quản lý tổng hợp (Industrial and General Administration" Nội dung sách đề cập đến phương pháp quản trị phòng giấy, chủ yếu nói chức quản trị doanh nghiệp Những tư tưởng, quan điểm sách áp dụng Cho đến năm 1940, doanh nghiệp, nhà kinh doanh nhận thấy tính tất yếu phải xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ quản trị viên doanh nghiệp hệ thống trường lớp, giáo trình đào tạo quản trị viên đời Từ đó, khoa học quản trị doanh nghiệp góp phần đem lại hiệu kinh tế lớn cho doanh nghiệp P Fonet viết sách: "Đường xoắn ốc phương pháp khoa học hiệu quản lý công nghiệp (Papus of scientirc methods and its effect upon industrial manngement)".Cuốn sách xác định tư tưởng triết học quan điểm quản trị tiến Sự phát triển quản trị doanh nghiệp từ năm 1946 đến nay: Đây giai đoạn sau kết thúc chiến tranh giới lần thứ II, chuyển sang khôi phục, phát triển kinh tế giao lưu quốc tế Cùng với trào lưu đó, cơng nghiệp hóa đại hóa nhiều nước cơng nghiệp tiên tiến đạt tốc độ cao tăng trưởng kinh tế Từ năm 1946 trở đi, ngày xuất nhiều tác phẩm có giá trị nói quản trị doanh nghiệp Ở nhiều nước thành lập trường riêng để giảng dạy, đào tạo nhà quản trị doanh nghiệp từ cấp thấp đến cấp cao doanh nghiệp Có thể kể đến trường Mỹ: Trường MBA (Master of Business Administration), Trường Kinh doanh Ha-vớt (Harvard Business School); Nhật: Trường Đào tạo Giám đốc chân núi Phi-ghi Có thể kể đến số tác phẩm quản trị doanh nghiệp đặc biệt có giá trị thời kỳ Cuốn sách: "Quản lý động" xuất năm 1945 hai nhà khoa học người Anh Mỹ Tác phẩm tổng kết nguyên tắc quản trị doanh nghiệp đạt từ xưa đến năm 1945 Trên sở lý luận quản trị doanh nghiệp phù hợp với điều kiện Sau hàng trăm sách khác nhau, nhiều sách giáo khoa, báo quản trị doanh nghiệp đời Những buổi hội thảo, hội nghị quốc tế, nhiều lớp học tổ chức để làm sáng tỏ vấn đễ quản trị doanh nghiệp điều kiện đại Từ sau năm 1960, thời kỳ sôi nổi, phát triển quản trị doanh nghiệp mà nhân loại đạt từ kinh tế tư phát triển tới Một công ty Mỹ năm 1960, tới 3.000.000 đô-la để phục vụ việc sưu tầm, thu thập, tổng hợp tài liệu quản trị doanh nghiệp, nhằm bồi dưỡng cho quản trị viên công ty (chưa kể tiền lương chi phí khác phục vụ cho đội ngũ giáo sư, cán giảng dạy ) Tóm lại, qua giai đoạn phát triển quản trị doanh nghiệp thấy bật vấn đề là: Xã hội từ chỗ chấp nhận từ từ đến chấp nhận hẳn vai trò quản trị doanh nghiệp, mà gắn liền với quản trị viên có nghiệp vụ cố vấn có lực vận dụng kiến thức lý luận quản trị doanh nghiệp vào thực tiễn Ngày nay, năm đầu thập kỷ 90, hầu hình thành hệ thống trường lớp để đào tạo, bồi dưỡng nhà quản trị doanh nghiệp tài ba đem lại 1.1.3 Bản chất quản trị Mục tiêu quản trị tạo giá trị thặng dư tức tìm phương thức thích hợp để thực công việc nhằm đạt hiệu cao với chi phí nguồn lực Nói chung, quản trị trình phức tạp mà nhà quản trị phải tiến hành nhiều hoạt động từ khâu đầu đến khâu cuối chu kỳ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, thực chất quản trị quản trị yếu tố đầu vào, trình sản xuất yếu tố đầu theo chu trình trình hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Những quan niệm cho dù có khác cách diễn đạt, nhìn chung thống chỗ quản trị phải bao gồm ba yếu tố (điều kiện): Thứ nhất: Phải có chủ thể quản trị tác nhân tạo tác động quản trị đối tượng quản trị tiếp Đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận tác động Tác động lần nhiều lần Thứ hai: Phải có mục tiêu đặt cho chủ thể đối tượng Mục tiêu để chủ thể tạo tác động Sự tác động chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị thực môi trường luôn biến động Về thuật ngữ chủ thể quản trị, hiểu chủ thể quản trị bao gồm người nhiều người, đối tượng quản trị tổ chức, tập thể người, giới vơ sinh (máy móc, thiết bị đất đai, thơng tin ) Thứ ba: Phải có nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác vận dụng q trình quản trị 1.1.4.Vai trò Nhà quản trị văn phòng Theo kết nghiên cứu Henry Mintzberg vào năm 1960, nhà quản trị phải đảm đương 10 vai trò khác Các vai trò chia thành ba nhóm: Vai trò quan hệ với người: Tổ chức mạnh nhiều người tổ chức hoạt động hướng đến mục tiêu tổ chức Để đạt điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng thành viên tổ chức đến mục tiêu chung lợi ích doanh nghiệp • Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty người quyền 10 2.2 Phẩm chất người lãnh đạo Phẩm chất cần có người lãnh đạo Để trở thành người lãnh đạo, bạn cần phải trải qua thời gian dài rèn luyện phẩm chất cần có học tập kinh nghiệm từ người trước Thế nhưng, nhiều người thường xem nhẹ điều giữ quan niệm chủ quan cho họ sinh để làm người đứng đầu Một người lãnh đạo thật cần phải có tư đĩnh đạc, tự tin, khả thuyết phục người khác… Câu hỏi lớn đặt làm bạn hội tụ đủ phẩm chất đó? Tầm nhìn xa Một người lãnh đạo có vai trò quan trọng cá nhân nhiều Anh ta dường biết cách hoạch định tốt công việc người cung cấp lời khuyên hữu ích cho cộng hay thuộc cấp Khơng có tầm nhìn xa, biết cách truyền đạt ý tưởng cho người khác hiểu để với thực tốt ý tưởng Những thơng điệp truyền phải ln sinh động, rõ ràng có sức thuyết phục cao Do đó, thành thạo khả giao tiếp lời nói ln phẩm chất cần có người lãnh đạo giỏi Trong người bị thuyết phục tài người lãnh đạo, họ thường không nhận tài đóng vai trò bổ trợ cho kinh nghiệm mà tiếp thu từ thực tiễn công việc: khả lên kế hoạch thiết lập mục tiêu cần đạt Anh ta người ln có giải pháp để giải khó khăn tình nan giải vì, nhìn rõ chất việc trước khi bạn bắt đầu nghĩ Sự tự tin Một người lãnh đạo thật phải ln có lòng tin vào Thơng thường, tự tin hình thành từ thật người lãnh đạo trải qua thời gian dài rèn luyện kỹ cơng việc, tích lũy vốn kiến thức rộng với thơng minh sẵn có Bên cạnh 15 đó, cho dù khơng có kỹ năng, kinh nghiệm người biết nhận thức, học hỏi điều từ người khác Tính kiên định Một người lãnh đạo mạnh mẽ cần phải có lập trường vững vàng định Tuy nhiên, điều không bao gồm tư tưởng bảo thủ, ngoan cố sửa chữa sai lầm Hơn nữa, phải biết nghiêng lẽ phải việc phân xử xung đột nội Biết chấp nhận mạo hiểm Nhiều người không dám mạo hiểm họ sợ phải nhận lấy thất bại Tuy nhiên, bạn người lãnh đạo có tham vọng, bạn cần phải tự hỏi liệu mạo hiểm có đáng giá hay khơng? Nếu cảm thấy liều lĩnh đáng bõ công, bạn cần biết vượt qua rào cản tâm lý lo sợ, e ngại dũng cảm đương đầu với thử thách Nếu thử thách khó, dành thời gian cho việc lên kế hoạch “tác chiến”, có nhiều chuẩn bị, mức độ mạo hiểm tình bạn giảm bớt Sự kiên trì Người lãnh đạo khơng đầu hàng khó khăn chưa thật đối đầu với Mọi thứ luôn dễ dàng bạn bạn người đứng đầu nên bạn cần biết thử trải nghiệm thật nhiều thành cơng thơi Sự Là người đứng đầu, bạn trông chờ việc đưa định quan trọng người khác thường cố gắng tránh xa Cho dù định tạo tác động lớn ảnh hưởng đến mối quan hệ bạn người xung quanh bạn phải chấp nhận điều Sự nể, nhân nhượng cách đưa định dẫn bạn đến sai lầm tạo tiền lệ xấu dẫn đến việc làm “uy” vị người lãnh đạo bạn Đôi bạn cần nhẫn tâm chút việc sa 16 thải nhân viên hành động gây tổn hại lớn đến lợi ích cơng ty Sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân Bạn có sẵn sàng để làm điều để cơng việc tiến triển tốt hay không? Là người đứng đầu tập thể, bạn phải tốn nhiều thời gian công sức để quản lý tốt người quyền cơng việc Thậm chí, bận rộn chiếm khoảng thời gian riêng tư dành cho thân gia đình bạn Khả thích nghi Phương thức kinh doanh hiệu hơm ngày mai lại khác Một người lãnh đạo có tài cần phải nhận thức điều phải biết thức thời việc thích nghi chấp nhận thay đổi Anh ta phải cập nhật kỹ năng, công nghệ phương pháp để thúc đẩy phát triển cơng việc Để trở thành nhà lãnh đạo tài thật khơng dễ dàng chút Nó đòi hỏi bạn phải thật u thích cơng việc với cơng sức nỗ lực khơng ngơi nghỉ để hội tụ phẩm chất cần có người lãnh đạo Hãy tự hỏi người khác cần phải lắng nghe, tôn trọng thực theo điều động, hướng dẫn bạn Chắc chắn, bạn tìm thấy động lực để hồn thành tốt vai trò người lãnh đạo Xin chúc bạn thành công! 2.3.Những tố chất cần có nhà lãnh đạo Theo đúc kết nhiều chuyên gia quốc tế, số nhà lãnh đạo tài phải có tố chất đây: Niềm say mê Một nhà lãnh đạo hiệu người khát khao làm điều đóng góp cho xã hội, chí cho Khơng có say mê, thi fmột nhà lãnh đạo khơng thể có định táo bạo tâm huyết Sự hiểu biết tính ham học hỏi Điều chắn là, người lãnh đạo điều hành tốt họ không hiểu biết lĩnh vực hoạt động họ 17 Ngoài kiến thức lĩnh vực hoạt động mình, nguời lãnh đạo phải đọc nhiều ln có tinh thần học hỏi để khơng ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết cập nhật thơng tin tri thức Nhìn xa trông rộng Tố chất khác với niềm say mê, song khía cạnh đó, lại khơng tách biệt khỏi niềm say mê Nếu người không quan tâm đến đối tượng, vấn đề, hệ thống đó, người khơng tâm dành thời gian tìm hướng giải Tuy nhiên, người lãnh đạo, ngồi niềm say mê, phải có tầm nhìn, cách nhìn nhận ý tưởng định trước thay đổi, để từ vạch biện pháp phù hợp Óc sáng tạo Người lãnh đạo phải suy nghĩ để đưa chiến lược thực tầm nhìn cách hiệu Trong cong việc nào, cần phát huy trí sáng tạo để thực cơng việc nhanh nhất, hiệu nhất, chất lượng đảm bảo Khả truyền đạt thông tin Người lãnh đạo phải có khả diễn thuyết truyền đạt thơng tin để thuyết phục người khác tin tưởng, nghe theo làm theo 6.Khả lập Kế hoạch tổ chức Người lãnh đạo người ln nhìn thấy việc cần làm có khả giúp tập thể lập kế hoạch tổ chức việc thực 7.Khả làm việc theo nhóm Người lãnh đạo cần phải có khả hoạt động người khác, biết lắng nghe, sống trung thực cởi mở, biết xếp bố trí cơng việc cho nhân viên cách khoa học hợp lý, biết cách giải dàn xếp mâu thuẫn nội Tài xoay xở Người lãnh đạo càn có nghị lực lớn Khi khó khắn, họ khơng nản chí Khi cơng việc xem q khó, họ tìm cách tiếp cận khác Họ ln tìm kiếm giải pháp cho vấn đề, đẻ từ lựa chọn hướng tối ưu Lòng dũng cảm Người lãnh đạo người có cơng việc khắc nghiệt Giám đốc điều hành phải xác định rõ, họ đại diện cho cần phải làm Họ phải dũng cảm cương vấn đề liên quan đến sinh tồn phát triển doanh nghiệp, việc bổ nhiệm, sa 18 thải… 10 Sẵn sàng chấp nhận rủi ro Người lãnh đạo tài người không trốn tránh trước thực tế giảm sút, biết lường trước kịch xấu xảy với doanh nghiệp Khi đó, họ cần có kế hoạch hỗ trợ 2.5.Những tố chất kỹ cần có nhà lãnh đạo Một người lãnh đạo thực không hội tụ tố chất lãnh đạo vốn có mà phải trau dồi kỹ cần thiết để lãnh đạo hiệu Thế nhưng, nhiều người xem nhẹ điều giữ quan niệm chủ quan cho họ sinh để làm người đứng đầu Hãy tự hỏi người khác cần phải lắng nghe, tôn trọng thực theo điều động, hướng dẫn bạn Vì nhà lãnh đạo phải biết đâu tố chất kỹ cần có cho để xây dựng phát huy chúng cách hiệu Những phẩm chất kỹ ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh người lãnh đạo tảng thành công doanh nghiệp Tố chất cần có nhà lãnh đạo : Doanh nghiệp thành cơng khơng thể khơng nói đến yếu tố nhà lãnh đạo với tố chất cần thiết có hiểu biết ham học hỏi, có tầm nhìn đốn, dũng cảm kiên trì - Sự hiểu biết ham học hỏi: Người lãnh đạo điều hành tốt họ khơng hiểu biết lĩnh vực hoạt động họ Ngoài kiến thức lĩnh vực hoạt động mình, người lãnh đạo phải đọc nhiều ln có tinh thần học hỏi để không ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết cập nhật thông tin tri thức Điều giúp cho nhà lãnh đạo có vốn kiến thức sâu rộng vừa hồn thiện thân lại vừa có nhìn tổng thể để phát triển doanh nghiệp - Tầm nhìn đốn: Sự thành bại doanh nghiệp phụ thuộc tài nhà lãnh đạo đốn tầm nhìn xa trơng rộng người lãnh đạo.Bởi xã hội có nhiều biến chuyển, xu phát triển có nhiểu mẻ đòi hòi nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến lược thực tế, vạch địch rõ ràng mục tiêu 19 khó khăn, thuận lợi trước mắt để đưa kế hoạch tiến triển cơng việc Nếu khơng có khả phán đốn tương lai khó để đưa tầm nhìn, chiến lược phát triển lâu dài doanh nghiệp Bên cạnh đó, tính đốn cơng việc giúp cho họ có định kịp thời sáng suốt - Dũng cảm kiên trì: Một nhà lãnh đạo tốt khơng đầu hàng khó khăn, thất bại mà quan trọng họ biết đối mặt dũng cảm vượt qua khó khăn, thất bại đồng thời để trải nghiệm thêm cho vốn tích lũy thiết thực quản lý hay chiến lược kinh doanh Mọi thứ lúc dễ dàng người đứng đầu nên biết chấp nhận thử thách kiên trì, giữ vững ý chí thành cơng thơi Niềm hy vọng lòng kiên trì, khơng ngại khó khăn động lực lớn để phát triển doanh nghiệp - Kỹ cần có nhà lãnh đạo Để trở thành nhà lãnh đạo ưu tú, yếu tố ngoại hình họ cần trang bị cho kiến thức, kỹ khơng thể thiếu như: kỹ quản lý lập kế hoạch, kỹ giao quyền hiệu quả, kỹ truyền cảm hứng kỹ giao tiếp - Kỹ quản lý lập kế hoạch: Đây kỹ thiếu nhà lãnh đạo Họ xây dựng tầm nhìn chiến lược cho công ty, đồng thời phải quản lý lập kế hoạch cho mục tiêu mà cơng ty cần đạt tới Có khả quản lý lập kế hoạch, nhà lãnh đạo trì, phát triển thay đổi tầm nhìn chiến lược cần thiết - Kỹ giao quyền hiệu quả: Nhà lãnh đạo phải biết phát nhân tài – người có khả bổ sung khiếm khuyết bạn thay biết cách khen ngợi mà phân quyền phân bổ công việc cách hợp lý Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần phải có sách đãi ngộ đặc biệt cho người giỏi, người dám đặt mục tiêu vơ thách thức tìm cách để thực - Kỹ truyền cảm hứng: Biết cách truyền cảm hứng cho người khác bạn nhận điều mà bạn mong đợi bạn quan tâm nhiều đến họ Muốn trở thành nhà lãnh đạo giỏi, bạn cần phải hiểu nhân viên mình, biết 20 lắng nghe chia sẻ với cấp biết lệnh quát tháo Khi có vấn đề rắc rối, phải đặt vào hồn cảnh cụ thể để từ có hướng giải hợp tình hợp lý - Kỹ giao tiếp: Nhà lãnh đạo phải có kỹ giao tiếp tốt văn nói văn viết, điều bộc lộ khả nhiều mặt bạn có ảnh hưởng khơng nhỏ tới thành cơng cơng ty Muốn thuyết phục nhân viên tin mình, theo mình, nhà lãnh đạo phải biết cách truyền đạt thông tin Muốn thúc đẩy tinh thần làm việc nhân viên, nhà lãnh đạo phải biết cách khuyến khích, động viên, hay muốn có hợp đồng, nhà lãnh đạo phải biết cách thương thuyết Là người quản lý mới, bạn phải đối mặt với số thách thức như: + Phát triển quy trình, + Thiết lập mục tiêu ưu tiên cho đội bạn, + Và đảm bảo tất người làm việc đầy đủ tiềm họ Cho dù bạn quản lý nhóm nhỏ tồn phận, mối quan tâm bạn nhau: • Tơi thực cá nhân, chịu trách nhiệm cho đóng góp người khác? • Làm để thiết lập mục tiêu cho đội tơi? • Q trình chuyển đổi từ “thành viên đội” để “trưởng nhóm” làm tình bạn tơi? • Tơi có để thúc đẩy người khác tơn trọng họ? • Điều đội khơng thích tơi – hay họ khơng thích nhau? Vai trò khiến bạn lúc đầu cảm thấy khó khăn, với chút chuẩn bị lập kế hoạch, bạn khơng cần phải cảm thấy chống ngợp Dưới lời khuyên để giúp trở thành nhà quản lý đặc biệt Xác định vai trò bạn Trước tiên, chắn bạn hiểu rõ trách nhiệm, mục tiêu vai 21 trò • Nghiên cứu mơ tả cơng việc • Phát triển kế hoạch biến mục tiêu thành kết thông qua hành động Nói chuyện với cấp bạn: • Về trách nhiệm mục tiêu bạn, • Và ghi cấp nói Nếu có thể, nói chuyện với người tiền nhiệm: • Là trách nhiệm gì? • Mục tiêu quan trọng nhất? • So sánh với thảo bạn Cuối cùng, nói chuyện với người bạn quản lý: • Làm để họ nhìn thấy vai trò bạn? • Những loại hướng dẫn họ cần? Làm việc với cố vấn bạn Khi bạn bắt đầu vai trò mới, tìm người cố vấn: + Những người cung cấp cho bạn thông tin phản hồi hiệu suất bạn, + Và huấn luyện viên bạn kỹ cụ thể mà bạn cần để thành công + Anh ta cung cấp lời khun vơ giá + Và tăng tự tin bạn với hỗ trợ khuyến khích Để bắt đầu, + Hãy viết xác bạn muốn từ mối quan hệ với cố vấn + Tìm người cố vấn: • Nhìn vào bên tổ chức bạn đầu tiên: Có nhà lãnh đạo cấp cao hơn- người bạn muốn tìm hiểu Những nhà lãnh đạo mạng lưới rộng lớn bạn + Hãy nhớ cố vấn mối quan hệ hai chiều – Bạn cần phải có để cung cấp cho cố vấn 22 – Để tư vấn chun mơn mình: – Đó nhìn ngành cơng nghiệp, – Làm quen với công nghệ mới, – Giới thiệu đến chuyên gia khác Xây dựng mối quan hệ tốt Là nhà quản lý vĩ đại chiến lược gia xuất sắc hay diễn giả truyền cảm hứng Theo Dale Carnegie, phần quan trọng vai trò nhà quản lý khả thực kết nối cá nhân đích thực với người nhóm Là nhà quản lý, bạn mong đợi làm bạn người: + Trách nhiệm bạn nhà lãnh đạo, + Và để làm điều bạn cần cân mối quan hệ + Có, bạn muốn có quan hệ tốt với nhân viên, bạn cần hướng dẫn viên tốt Hãy cởi mở với đội mình: + chia sẻ kinh nghiệm lý bạn vị trí + Đừng ngại chia sẻ sai lầm bạn thực đường Sẽ giúp nhân viên bạn hiểu + Bạn ai, + Tại bạn đó, + Và họ tin tưởng bạn, Mà quan trọng bạn chia sẻ bạn muốn có đội hạnh phúc tràn đầy lượng Kết nối với thành viên + Bằng cách tôn trọng khác biệt cá nhân họ Họ có • Những đặc điểm văn hóa • Hoặc hệ khác nhau, • Hoặc có mức độ khác kinh nghiệm +Sử dụng khả đa dạng họ để khuyến khích thảo luận sôi Xác định mục tiêu truyền đạt 23 Hãy dành chút thời gian để giải “vai trò” bạn trước bạn thực thay đổi lớn cho cách đội hoạt động Quan sát hiệu đội từ góc độ nhà quản lý nói chuyện với người cách thức làm việc + Viết điều lệ đội nêu rõ mục tiêu đội, liên hệ với mục tiêu tổ chức + Thiết lập mục tiêu hiệu suất cho cá nhân đội + Xem xét việc thực số trọng tâm- Mục tiêu mà “đo lường” khả người + Thường xuyên trao đổi với nhân viên, kể chuyên kinh doanh, chia sẻ ý nghĩa sâu sắc họ làm + Thiết lập cho số mc tiêu cá nhân, bao gồm việc phát triển kỹ mới, bạn cần làm việc để thành cơng vai trò Hãy hình mẫu tốt Là nhà quản lý, bạn cần phải nhận thức đội bạn nhìn vào hành vi bạn để cư xử hành động nơi làm việc Nếu bạn muốn định hình hành vi nhân viên, cải thiện hiệu suất, xây dựng thói quen tốt, bạn cần phải đầu làm gương Chỉ cho họ, lời nói hành động bạn, bạn có nghĩa bạn nói Nếu bạn muốn người bắt đầu tin tưởng lẫn nhau, thể tin tưởng cách chia sẻ thông tin thân Bằng cách xây dựng chun mơn vai trò đội, thực hành bạn giảng, người tin tưởng phán đoán định bạn, có khuynh hướng muốn làm theo dẫn bạn Phản hồi kịp thời Tại phản hồi quan trọng: + Nhân viên phát triển họ khơng biết họ cần điều chỉnh q trình làm việc + Họ khơng có động làm việc, trừ bạn khen ngợi kết làm việc họ thành công đường 24 Cố gắng + Phản hồi gần với kiện tốt + Điều quan trọng cân lời nhận xét khuyết điểm có tính xây dựng phản hồi tích cực để cải thiện tình hình + Hãy qn thơng tin phản hồi bạn, thảo luận hiệu suất thường xun + Ngồi ra, sử dụng phán đốn tốt nhạy cảm đưa phản hồi Luôn giải vấn đề hiệu suất cá nhân, khen ngợi công khai để chứng tỏ đánh giá bạn cho công việc tốt, truyền cảm hứng cho họ Giao việc Các nhà quản lý tốt biết họ khơng thể làm tất cả, lý bạn cần biết giao việc hiệu Khi sử dụng cách thích hợp kỹ giao việc: + Bạn quản lý nhiệm vụ trách nhiệm tốt hơn, + Đồng thời xây dựng kỹ cho nhân viên gia tăng tự tin họ Để giao việc thành công + Hãy chắn bạn chọn công việc phù hợp khả nhân viên + Khi giao nhiệm vụ, nói với nhân viên kết cần đạt được, khơng nói với họ cách thức làm việc + Tránh ôm đồm can thiệp sâu vào bước thực chi tiết + Kiểm tra định kỳ để xem xét họ cần giúp đỡ hay khơng hỗ trợ cần để họ hồn thành nhiệm vụ Linh hoạt Quản lý dùng phương pháp Các tình khác đòi hỏi bạn phải “đội mũ” khác nhau, nhà quản lý có hiệu ln có trực giác nhạy bén họ nhận họ cần phải “thay mũ” thay đổi vai trò Ví dụ, 25 + Đơi bạn cần vai trò nhà lãnh đạo truyền cảm hứng cho đội + Vào lúc khác họ cần bạn người hòa giải, + Thậm chí bạn có bù nhìn hay nhà đàm phán Áp dụng sống bạn • Lập danh sách chuyên gia tổ chức mạng lưới quan hệ xã hội bạn, người bạn muốn nhận cố vấn họ Liên hệ gặp trực tiếp để chia sẻ mong muốn họ họ giúp đỡ bạn • Lên danh sách ba kỹ cần thiết để phát triển để thành công vai trò Viết kế hoạch để xây dựng kỹ vòng sáu tháng tới • Liệt kê năm nhiệm vụ mà bạn giao phó ủy quyền cho nhân viên bạn Bên cạnh nhiệm vụ, viết tên người phù hợp để họ ứng viên tốt Thực cam kết để giao năm nhiệm vụ tháng tới Và cuối bạn nhà quản lý mới, bạn cần gia tăng kỹ quản lý tự tin Để thành công, chắn bạn hiểu rõ trách nhiệm mục tiêu bạn cách xem xét, viết, mô tả công việc bạn Cố gắng tìm người cố vấn, cam kết học tập kỹ quan trọng để làm việc hiệu Đặt mục tiêu cho đội bạn, chắn bạn giao tiếp thường xuyên với nhân viên Cuối cùng, nhớ bạn khơng thể làm tất thứ Xác định nhiệm vụ mà bạn giao cho nhân viên, tìm hiểu làm để quản lý theo tình thực tế yêu cầu 26 CHƯƠNG 3: PHẦN KẾT LUẬN Điều nhận thấy qua : “hãy đào tạo xã hội cần, khơng cần đào tạo ta có khơng cần cho xã hội” Trước thực tế đòi hỏi xã hội với đặc thù riêng chuyên ngành Quản trị văn phòng việc đào tạo kĩ cần thiết cho nhà Quản trị Văn phòng theo định hướng hội nhập kinh tế quốc tế quan trọng, để Học sinh, Sinh viên trường sẵn sàng thích nghi với mơi trường, nơi điều kiện làm việc khác Phía nhà trường bớt lo lắng với nguồn nhân lực đào tạo ra, tăng mơn học, việc điều chỉnh kinh phí cho đào tạo ủng hộ cao nhân dân biết, bậc phụ huynh hiểu cần phải thúc đẩy hơn, coi Nhà trường địa tin cậy, chìa khóa vàng nâng giấc mơ cho thiên thần bé bỏng họ, cho đứa kết tinh tình yêu, sức lực, đời lao động cật lực, bươn chải để dành cho Được học trường có phương pháp dạy tốt họ yên tâm họ trường không bỏ không, mà học xong có kiến thức, kĩ tốt đáp ứng đòi hỏi xã hội Phía Học sinh- Sinh viên học ngơi trường có phương pháp học tốt, lấy học sinh làm trung tâm thầy cô người thuyền trưởng hướng dẫn đạo Chúng tin chắc, học viên xây dựng cho kế hoạch thái độ học tập nghiên cứu tốt (Thái độ học tập định 85% thành công- Đại học Havard) Cũng theo nghiên cứu khác nhà lãnh đạo cao cấp 500 công ty hàng đầu giới yếu tố thái độ định 94% thành công lẽ” Cuộc đời gương phản chiếu thái độ bạn - Một là, cần xây dựng chương trình giảng dạy khoa học, tồn diện việc điều chỉnh tăng số đơn vị học trình cho mơn học tăng kỹ cho sinh viên môn Tin học ngoại ngữ (tiếng Anh ) để kỹ chuyên môn chúng em tốt 27 - Hai là, đưa thêm môn học kỹ xã hội mở lớp học đào tạo ngắn hạn để học sinh trau dồi kỹ kiến thức xã hội cần thiết - Ba là, khuyến khích, phát động học sinh- sinh viên mở câu lạc bộ, hợp tác xã sinh viên tăng thêm sức mạnh đoàn kết, phát huy sức trẻ Nếu có đội sinh viên có khả giao tiếp, đàm phán thuyết trình tốt nâng sức mạnh cho khối sinh viên trường Việc tìm kiếm nguồn tài trợ từ doanh nghiệp lớn, tổ chức tăng kinh phí cho hoạt động chung Hội thảo khoa học, chương trình Văn hố- văn nghệ, giải thể dục-thể thao , suất học bổng khuyến khích học tập hãng tiếng sinh viên hội, câu lạc đạt kết tốt Em xin chân thành cảm ơn./ 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Quy chế hoạt động quan - Quy chế nội quy quan - Một số tài liệu khác quan - Giáo trình quản trị văn phòng Trường đại học Lao Động – Xã Hội, chủ biên : Thạc sĩ: Lê Thanh Hà - Viện nghiên cứu đào tạo quản lí, phương pháp kĩ quản trị văn phòng, nhà xuất Lao động Xã Hội - Các trang thông tin báo đài, mạng internet - Một số kĩ quản trị văn phòng 29 ... Cơ sở lý luận Nhà quản trị Các kĩ năng, yêu cầu cần có nhà quản trị văn phòng CHƯƠNG III : PHẦN KẾT LUẬN CHƯƠNG II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Cơ sở lý luận Nhà... thành công, chọn cho đề tài : “Các chức kĩ nhà Quản trị văn phòng” làm đề tài nghiên cứu cho tiểu luận Mong muốn dùng vốn kiến thức học tích luỹ qua trình làm việc cung cấp cho người hiểu thêm... thu thập thông tin thực tế từ công ty Đóng góp đề tài Đề tài sau hồn thành góp phần: + Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực chức kĩ cần thiết