Bài tiểu luận: Các chức năng và kĩ năng của nhà quản trị văn phòng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN CHƯƠNG 1. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Đóng góp của đề tài 2 6. Cấu trúc của đề tài. 3 CHƯƠNG II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 4 CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 4 1. Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng 4 1.1. Khái niệm, lịch sử và bản chất của Nhà quản trị văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Lịch sử của quản trị 5 1.1.3. Bản chất của quản trị 8 1.1.4.Vai trò của Nhà quản trị văn phòng 8 2. CÁC KĨ NĂNG, YÊU CẦU CẦN CÓ Ở NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 10 2.1. Các kĩ năng cần có ở Nhà quản trị Văn phòng 10 2.2. Phẩm chất của người lãnh đạo 13 2.3.Những tố chất cần có của một nhà lãnh đạo 15 2.5.Những tố chất và kỹ năng cần có của nhà lãnh đạo 17 CHƯƠNG 3: PHẦN KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan: Bài Tiểu luận với chủ đề : “Các chức năng và kĩ năng của nhà quản trị văn phòng ” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết

quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưacông bố nội dung này ở bất kỳ đâu Các số liệu trong luận văn được sử dụngtrung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa,phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố, cácwebsite

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi

Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Hương

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

CHƯƠNG 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Đóng góp của đề tài 2

6 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 4

CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 4

1 Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng 4

1.1 Khái niệm, lịch sử và bản chất của Nhà quản trị văn phòng 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Lịch sử của quản trị 5

1.1.3 Bản chất của quản trị 8

1.1.4.Vai trò của Nhà quản trị văn phòng 8

2 CÁC KĨ NĂNG, YÊU CẦU CẦN CÓ Ở NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 10

2.1 Các kĩ năng cần có ở Nhà quản trị Văn phòng 10

2.2 Phẩm chất của người lãnh đạo 13

2.3.Những tố chất cần có của một nhà lãnh đạo 15

2.5.Những tố chất và kỹ năng cần có của nhà lãnh đạo 17

CHƯƠNG 3: PHẦN KẾT LUẬN 25

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc

kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nhân

sự Chính phương thức quản trị nhân sự sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươiphấn khởi hay căng thẳng, u ám trong công ty Bầu không khí sinh hoạt trongcông ty sẽ quyết định sự thành đạt Không thể phủ nhận vai trò của các lĩnh vựckhác như quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán,…nhưng rõ ràng quản trị nhân sự đóng vai trò rất quan trong trong mọi doanhnghiệp Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị nhân viên của mình.Quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn Nó bao gồm nhiều vấn

đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức,… Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệthuật - nghệ thuật quản trị con người Công việc quản trị không hề dễ dàng khiếncho vai trò của nhà quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Một nhà quản trịgiỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có ảnh hưởng trựctiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự Muốn lãnh đạo nhân viên thànhcông, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản trị phải có những bíquyết riêng Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba bí quyết đơn giản nhưng rấthiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thỏamãn của khách hàng Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết bạnmuốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràngnếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải được tôn trọng.Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thẳng và dễđạt được thành công Để cùng hiểu rõ hơn về Nhà Quản trị là gì, và những nhàQuản trị của chúng ta cần phải đáp ứng tốt những kĩ năng yêu cầu như thế nào

để trở thành những nhà Lãnh đạo gương mẫu, thành công, tôi đã chọn cho mình

đề tài : “Các chức năng và kĩ năng của nhà Quản trị văn phòng” làm đề tàinghiên cứu cho bài tiểu luận của mình Mong muốn được dùng vốn kiến thứcđược học và tích luỹ qua quá trình làm việc cung cấp cho mọi người hiểu thêm

về vai trò, tầm quan trọng của nhà quản trị và đặc biệt là các yếu tố, kĩ năng cần

có ở một nhà quản trị văn phòng, từ đó đưa ra những giải pháp hiệu quả nhất,

để hoàn thiện các kĩ năng cho nhà lãnh đạo văn phòng trong tương lai

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.

2.1 Đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “Các chức năng và kĩ năng của Nhàquản trị văn phòng”

2.2 Phạm vi nghiên cứu.

+ Phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo chủ yếu tìm hiểu về Nhà quản trị,các kĩ năng của Nhà quản trị

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản từ đó đưa ra những kĩ năng,yêu cầu cần có của một nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp

4 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài, các phương pháp được nghiên cứu trong bài báo cáochủ yếu là: Phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn và phương pháp thuthập thông tin thực tế từ công ty

5 Đóng góp của đề tài

Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:

+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tácđộng có tính tích cực và tiêu cực về chức năng và các kĩ năng cần thiết của Nhàquản trị văn phòng

+ Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còntồn đọng

+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích chomọi người

6 Cấu trúc của đề tài.

Bố cục của đề tài gồm 3 chương :

CHƯƠNG I: PHẦN MỞ ĐẦU

CHƯƠNG II: PHẦN NỘI DUNG

CHUYÊN ĐỀ “ CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG”

1 Cơ sở lý luận về Nhà quản trị

2 Các kĩ năng, yêu cầu cần có ở một nhà quản trị văn phòng

CHƯƠNG III : PHẦN KẾT LUẬN

CHƯƠNG II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CÁC KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1 Cơ sở lý luận về Nhà quản trị văn phòng

1.1 Khái niệm, lịch sử và bản chất của Nhà quản trị văn phòng

1.1.1 Khái niệm

Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực Ví dụ quản trịhành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chứckinh tế) Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trịtài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất

Quản trị nói chung theo tiếng Anh là "Management" vừa có nghĩa là quản

lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa làquản trị Tuy nhiên, khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lýgắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi.Còn thuật ngữ quản trị thường dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, mộtdoanh nghiệp

Có rất nhiều quan niệm về quản trị:

- Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thànhcông việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp

có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổchức;

- Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằmđạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động;

- Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phốihợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quảntrị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức

và liên tục Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồmcác khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác độngqua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển

Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt tới một mục

đích nào đó, cũng giống như các vai mà các diễn viên đảm nhiệm trong một vởkịch, dù các vai trò này là do họ tự vạch ra, là những vai trò ngẫu nhiên hoặctình cờ, hay là những vai trò đã được xác định và được sắp đặt bởi một ngườinào đó, nhưng họ đều biết chắc rằng mọi người đều đóng góp theo một cáchriêng vào sự nỗ lực của nhóm.

1.1.2 Lịch sử của quản trị

Từ những năm 1840 - 1890 khi những cơ sở sản xuất nhỏ, những côngtrường thủ công, xưởng thợ ra đời kèm theo nó là sự xuất hiện của những quảntrị viên Họ là chủ sở hữu những cơ sở sản xuất nhỏ của mình và đồng thời lànhà quản trị

Sau năm 1890, nhiều xí nghiệp lớn, nhiều liên hiệp xí nghiệp ra đời vàphát triển mạnh Để quản lý các doanh nghiệp có quy mô ngày càng lớn này vàthích ứng với môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi, các nhà nước, cácchính phủ đã xây dựng và ban hành nhiều đạo luật nhằm quy định quyền hạn vàtrách nhiệm của những xí nghiệp và liên hiệp xí nghiệp này

Trong quá trình cải tổ doanh nghiệp, không chỉ có các chủ sở hữu mà cảnhững luật gia cũng tham gia vào những chức vụ quan trọng của quản trị doanhnghiệp và hoạt động quản trị được thực hiện trong phạm vi những điều luật quyđịnh

Tuy nhiên, trong giai đoạn trước năm 1910 chưa có những tác phẩm đáng

kể viết về quản trị doanh nghiệp, kể cả vấn đề tổng kết lý luận và kinh nghiệmthực tiễn Có chăng chỉ là những kinh nghiệm được sao chép, truyền lại qua cácđời, từ các gia đình, dòng họ Vì vậy, quản trị doanh nghiệp chưa phải là mônkhoa học chính thống

Từ năm 1910, nhiều công ty, nhiều tập đoàn sản xuất lớn được hìnhthành; nhiều ngân hàng xuất hiện nhằm phục vụ cho sự phát triển của các doanhnghiệp lớn, các tập đoàn Các chức danh Giám đốc, Tổng Giám đốc ra đời Vấn

đề quản trị doanh nghiệp càng được đặt ra cụ thể, chặt chẽ dưới các điều luật cụthể

Vào năm 1911, tác phẩm quản trị doanh nghiệp có giá trị đầu tiên được

xuất bản ở Mỹ Cuốn sách do nhà khoa học quản trị nổi tiếng F W Tây-lơ biên

soạn với tiêu đề: "Những nguyên tắc và phương pháp quản trị khoa học (Principles and methods of scientice manngement" Cuốn sách chủ yếu đề cập

vấn đề quản trị nhân sự: Làm thế nào để người lao động hoàn thiện và sử dụng

có hiệu quả công cụ lao động, thời gian làm việc để tăng năng suất lao động

Sau Đại chiến Thế giới lần thứ nhất (1913 - 1918), tiếp đó là cuộc đạikhủng hoảng kinh tế, tài chính đã làm cho hàng loạt các doanh nghiệp bị phásản Nhiều doanh nghiệp còn trụ lại, được tổ chức lại hoặc hợp nhất với nhau

Cơ chế quản lý mới ra đời thích ứng với thời kỳ mới Trên cơ sở này, giới quảntrị doanh nghiệp mới xuất hiện với những nguyên tắc, phương pháp và kinhnghiệm quản lý mới

Năm 1922 đã ra đời một tác phẩm có giá trị cao về quản trị doanh nghiệp

Đó là tác phẩm của nhà khoa học Pháp Hen-ry Fayol về: "Quản lý công nghiệp

và quản lý tổng hợp (Industrial and General Administration" Nội dung cơ bản

của cuốn sách đề cập đến phương pháp quản trị trong phòng giấy, chủ yếu nói

về những chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp Những tư tưởng, quanđiểm cơ bản của cuốn sách cho đến nay vẫn được áp dụng

Cho đến năm 1940, các doanh nghiệp, các nhà kinh doanh đã nhận thấytính tất yếu phải xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng một đội ngũ quản trị viên doanhnghiệp và một hệ thống trường lớp, giáo trình đào tạo quản trị viên đã ra đời Từ

đó, khoa học quản trị doanh nghiệp đã góp phần đem lại hiệu quả kinh tế lớncho các doanh nghiệp

P Fonet viết trong cuốn sách: "Đường xoắn ốc của những phương pháp khoa học và hiệu quả của nó đối với quản lý công nghiệp (Papus of scientirc methods and its effect upon industrial manngement)".Cuốn sách đã xác định

những tư tưởng triết học và những quan điểm của quản trị tiến bộ

Sự phát triển của quản trị doanh nghiệp từ năm 1946 đến nay: Đây là giaiđoạn sau kết thúc chiến tranh thế giới lần thứ II, chuyển sang khôi phục, pháttriển kinh tế và giao lưu quốc tế Cùng với trào lưu đó, công nghiệp hóa và hiệnđại hóa ở nhiều nước công nghiệp tiên tiến đã đạt được tốc độ cao trong tăng

trưởng kinh tế Từ năm 1946 trở đi, ngày càng xuất hiện nhiều tác phẩm có giátrị nói về quản trị doanh nghiệp Ở nhiều nước đã thành lập các trường riêng đểgiảng dạy, đào tạo những nhà quản trị doanh nghiệp từ cấp thấp đến cấp caonhất doanh nghiệp.

Có thể kể đến các trường ở Mỹ: Trường MBA (Master of BusinessAdministration), Trường Kinh doanh Ha-vớt (Harvard Business School); ởNhật: Trường Đào tạo Giám đốc dưới chân núi Phi-ghi Có thể kể đến một sốtác phẩm quản trị doanh nghiệp đặc biệt có giá trị trong thời kỳ này như Cuốn

sách: "Quản lý năng động" xuất bản năm 1945 của hai nhà khoa học người Anh

và Mỹ Tác phẩm này đã tổng kết những nguyên tắc của quản trị doanh nghiệpđạt được từ xưa đến năm 1945 Trên cơ sở lý luận về quản trị doanh nghiệp mớiphù hợp với điều kiện hiện tại

Sau đó lần lượt hàng trăm cuốn sách khác nhau, nhiều sách giáo khoa, bàibáo về quản trị doanh nghiệp ra đời Những buổi hội thảo, hội nghị quốc tế,nhiều lớp học được tổ chức để làm sáng tỏ những vấn đễ cơ bản của quản trịdoanh nghiệp trong điều kiện hiện đại Từ sau năm 1960, là thời kỳ sôi nổi, pháttriển nhất của quản trị doanh nghiệp mà nhân loại đạt được từ nền kinh tế tư bảnphát triển tới nay Một công ty Mỹ trong năm 1960, đã phải chi tới 3.000.000đô-la chỉ để phục vụ việc sưu tầm, thu thập, tổng hợp những tài liệu về quản trịdoanh nghiệp, nhằm bồi dưỡng cho những quản trị viên của công ty (chưa kểtiền lương và những chi phí khác phục vụ cho đội ngũ giáo sư, cán bộ giảngdạy )

Tóm lại, qua các giai đoạn phát triển của quản trị doanh nghiệp chúng ta

thấy nổi bật một vấn đề là: Xã hội từ chỗ chấp nhận từ từ đến chấp nhận hẳn vaitrò của quản trị doanh nghiệp, mà gắn liền với nó là các quản trị viên có nghiệp

vụ và các cố vấn có năng lực vận dụng những kiến thức lý luận quản trị doanhnghiệp vào thực tiễn Ngày nay, nhất là những năm đầu của thập kỷ 90, ở hầuhết các nước đã hình thành một hệ thống trường lớp để đào tạo, bồi dưỡng cácnhà quản trị doanh nghiệp tài ba đem lại

1.1.3 Bản chất của quản trị

Mục tiêu của quản trị là tạo ra giá trị thặng dư tức tìm ra phương thứcthích hợp để thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí cácnguồn lực ít nhất Nói chung, quản trị là một quá trình phức tạp mà các nhà quảntrị phải tiến hành nhiều hoạt động từ khâu đầu đến khâu cuối của một chu kỳ sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực chất của quản trị là quản trị các yếu tốđầu vào, quá trình sản xuất các yếu tố đầu ra theo chu trình quá trình hoạt độngcủa một tổ chức, một doanh nghiệp

Những quan niệm trên cho dù có khác nhau về cách diễn đạt, nhưng nhìn chung đều thống nhất ở chỗ quản trị phải bao gồm ba yếu tố (điều kiện):

Thứ nhất: Phải có chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra tác động quản trị và

một đối tượng quản trị tiếp Đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận sự tác động đó.Tác động có thể chỉ một lần và cũng có thể nhiều lần

Thứ hai: Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tượng Mục

tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động Sự tác động của chủ thể quảntrị lên đối tượng quản trị được thực hiện trong một môi trường luôn luôn biếnđộng Về thuật ngữ chủ thể quản trị, có thể hiểu chủ thể quản trị bao gồm mộtngười hoặc nhiều người, còn đối tượng quản trị là một tổ chức, một tập thể conngười, hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị đất đai, thông tin )

Thứ ba: Phải có một nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác và vận dụng

trong quá trình quản trị

1.1.4.Vai trò của Nhà quản trị văn phòng

Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg vào những năm 1960, nhàquản trị phải đảm đương 10 vai trò khác nhau Các vai trò này được chia thành

ba nhóm:

Vai trò quan hệ với con người: Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ

chức đó đều hoạt động hướng đến mục tiêu của tổ chức Để đạt được điều đó,nhà quản trị có vai trò hướng các thành viên của tổ chức đến mục tiêu chung vìlợi ích của doanh nghiệp

 Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong

tổ chức.

 Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp

dưới; Tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên

 Vai trò liên kết: Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được

giao cho đơn vị của họ NQT luôn là 1 người trọng tài, có trách nhiệm hòa giải,đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất để phát huy sức mạnhtập thể

- Vai trò thông tin: Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản

lý thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị

 Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ

thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thậpnhững tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của tổ chức

 Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp

xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ

 Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên

ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp

- Vai trò quyết định:

 Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách

cải tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnhmột kỹ thuật đang áp dụng

 Vai trò giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn

hoạt động bình thường của tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định

 Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp

đạt hiệu quả cao Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyềnhạn, trang bị hay vật liệu

 Vai trò đàm phán: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với những đơn vị

khác cũng như với bên ngoài

2 CÁC KĨ NĂNG, YÊU CẦU CẦN CÓ Ở NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

2.1 Các kĩ năng cần có ở Nhà quản trị Văn phòng

Làm thế nào chúng ta có thể nhận ra một nhà quản lý tài năng trong đámđông? Hãy nhìn vào một khung cảnh hỗn loạn, bạn sẽ thấy nhà quản lý tài năngchính là người nổi bật lên trên sự hỗn loạn và lập lại trật tự vốn có

Họ dường như được sinh ra trong những tình huống khủng hoảng nhất vàkhắc chế được sự khủng hoảng đó Bởi vì bẩm sinh họ đã thích được thử thách

và cảm thấy rất hưng phấn khi chiến thắng

Nhưng một nhà quản lý giỏi còn cần phải có các tố chất khác Họ phải cótầm nhìn xa và phải có khả năng kết nối tầm nhìn đó với những ý tưởng Họ phải

là nhà cải cách và không chống lại sự thay đổi Họ là người dám mơ ước và dámtrở nên khác biệt Họ sẵn sàng chấp nhận thất bại…

Quản lý là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá nhân, cácnhóm và các nguồn lực khác Quản lý được thử thách và đánh giá qua việc đạtđược các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau.Trước tiên, nhà quản lý phải có một vốn kiến thức nhất định về hệ thống luật vàthuế trong kinh doanh, về marketing, tài chính doanh nghiệp, dây chuyền sảnxuất, công nghệ … Đây là yêu cầu tiên quyết vì nó gắn liền với hiệu quả của quátrình ra quyết định Và để trở thành một nhà quản lý tài năng thì cần phải cónhững kỹ năng cần thiết Sau đây là một số kỹ năng quan trọng mà một nhà lãnhđạo tương cần phải có:

• Kỹ năng lãnh đạo: Đây là một kỹ năng không thể thiếu của một nhà

quản lý Lãnh đạo giỏi được thử thách qua sự thành công trong việc thay đổi hệthống và con người Thuật ngữ “lãnh đạo” đang được sử dụng ngày càng nhiềuhơn khi nhắc đến vai trò của người quản lý vì chức năng của lãnh đạo là xử lýthay đổi Người quản lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi sản phẩm, hệ thống

và con người một cách năng động Nhà lãnh đạo giỏi phải là người thúc đẩy quátrình quyết định một vấn đề và trao cho nhân viên của họ quyết định vấn đề đó.Nếu bạn là một nhà lãnh đạo giỏi, quyền lực sẽ tự đến với bạn, nhưng bạn cũng

phải biết khai thác quyền lực của những người khác Bạn phải thúc đẩy quá trìnhquyết định và làm cho quá trình đó hoạt động Đó là một bài toán khó.

• Kỹ năng lập kế hoạch: Nhà quản lý là người ra quyết định và toàn bộ

bộ máy của công ty sẽ hành động theo quyết định đó Nghĩa là quyết định củanhà quản lý ảnh hưởng rất lớn tới vận mệnh của doanh nghiệp Một kế hoạch sailầm rất có thể sẽ đưa đến những hậu quả khó lường.Vì vậy kỹ năng lập kế hoạchrất quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý có thể đưa ra những kế hoạch hợp lý

và hướng toàn bộ nhân viên làm việc theo mục tiêu của kế hoạch đã định Khi

kế hoạch được hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thông tin kế hoạch chocấp trên và cấp dưới để tham khảo ý kiến Trong suốt quá trình thực hiện kếhoạch, người quản lý sẽ cần đến những công cụ giải quyết vấn đề và khi cầnthiết, phải ra và thực thi các quyết định trong quyền hạn của mình

• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quá trình giải quyết vần đề có thể được

tiến hành qua các bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ của vấn đề, phânloại vấn đề, tìm giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu Một nhà quản lý giỏi sẽtiến hành quá trình này một cách khoé léo và hiệu quả

• Kỹ năng giao tiếp tốt: Càng ngày người ta càng nhận ra sức mạnh của

các mối quan hệ, cái mà có được từ một kỹ năng giao tiếp tốt Bạn phải thànhthạo giao tiếp bằng văn nói và cả văn viết Bạn phải biết cách gây ấn tượng bằnggiọng nói, ngôn ngữ cơ thể, đôi mắt và cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết phục Cácbản hợp đồng ngày nay có được phụ thuộc rất nhiều vào khả năng thươngthuyết Khả năng giao tiếp tốt cũng phát huy tác dụng trong quản lý nhân sự.Một chuyên gia về nhân sự đã từng kết luận rằng tiền có thể mua được thời gianchứ không mua được sự sáng tạo hay lòng say mê công việc Mà mức độ sángtạo hay lòng say mê công việc lại phụ thuộc vào khả năng tạo động lực cho nhânviên để khẳng định lòng trung thành và sự cam kết của người lao động khôngthể có được bằng việc trả lương cao Thực tế là mức lương cao và một vănphòng đầy đủ tiện nghi chỉ là điều kiện cần chứ không phải là điều kiện đủ đểnhà quản lý có thể giữ một nhân viên tốt

Nếu bạn là một nhà quản lý và bạn nhận ra là mình không có đầy đủ các

kỹ năng cần thiết trên thì cũng không có gì phải lo lắng Hãy học hỏi từ nhữngchuyên gia cho dù bạn sẽ cảm thấy dường như vị trí của mình thay đổi từ mộtnhà lãnh đạo thành một người học việc Tóm lại, để trở nên người quản lý hiệuquả , chúng ta cần xác định được công việc của một người quản lý phải làm đểđạt được các much tiêu của tổ chức, cùng với và thông qua các cá nhân.

 Thành thạo nghiệp vụ văn phòng

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nghiệp vụ văn phòng hiện naykhông còn là ngồi cắm mặt vào đống tài liệu và ghi ghi chép chép, rất nhẹnhàng chúng ta chỉ cần quản lý trên phần mềm máy tính Chính vì vậy, nhà quảntrị văn phòng cần trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, nghiệp vụ vitính văn phòng, sử dụng thành thạo các phần mềm và các thiết bị hỗ trợ như máy

in, máy photo, máy fax,

 Kỹ năng Tin học ( Informatics Skills): Xã hội càng phát triển công

nghệ mới thay đổi từng ngày trong đó khoa học máy tính không ngừng có nhữngbước phát triển mới Cho nên việc tiếp thu kỹ năng năng này càng có ý nghĩaquan trong hơn Thực tế cho thấy, với một nhà Quản trị Văn phòng thì đây làmột kỹ năng thúc đẩy tiến độ công việc tốt, việc thành thạo các kỹ năng tin họcvăn phòng sẽ giúp cho việc cập nhật, quản lý thông tin được nhanh gọn, chínhxác Khi mà trong thời đại ngày nay “Thế giới nằm trên mười ngón tay bạn”(Bill Gate) Hơn thế nữa kỹ năng này sẽ quyết định 20% thành công trong côngviệc của nhà Quản trị Văn phòng giỏi

 Kỹ năng ngoại ngữ (Foreign Language Skill ): Một nhà Quản trị Văn

phòng văn phòng trẻ, đầy nhiệt huyết, tâm đắc với nghề giỏi về chuyên mônnghịêp vụ, giỏi vi tính cũng chưa đủ đáp ứng đủ yêu cầu của xã hội ngày nay.Cần phải có kỹ năng ngoại ngữ thành thạo mà đặc biệt là tiếng Anh - ngôn ngữchung của thế giới Khi giỏi ngoại ngữ nhà Quản trị Văn phòng cập nhật khoahọc công nghệ mới nhanh hơn, giải quyết công việc thuận lợi hơn ở bất cứ môitrường làm việc nào