Các mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu của đề tài 2 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 4 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức 4 2. Đặc điểm và vai trò của mô hình cơ cấu tổ chức 5 2.1: Đặc điểm của cơ cấu tổ chức 5 2.2: Vai trò cơ cấu tổ chức 6 3. Nội dung về một số mô hình cơ cấu tổ chức 6 3.1. Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp: 6 3.1.1. Mô hình cơ cấu nằm ngang 6 3.1.2 .Mô hình Cơ cấu trực tuyến 7 3.1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 8 3.1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 9 3.1.5: Cơ cấu ma trận 11 3.1.6. Mô hình cơ cấu hình tháp 11 3.1.7. Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới 12 3.1.8 Cơ cấu tổ chức theo khu vực 12 3.1.9. Cơ cấu tổ chức theo khu vực 12 3.1.10. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 12 3.2. Quy trình thiết kế tổ chức 12 4. Các yếu tố ảnh hưởng 13 4.1 Môi trường. 13 4.2 Yếu tố công nghệ. 13 4.3 Các yếu tố nguồn lực. 14 4.4 Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. 14 4.5 Địa bàn hoạt động: 15 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ MỘT SỐ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 16 1. Cơ cấu trực tuyến 16 2. Cơ cấu tổ chức chức năng 16 3. Cơ cấu trực tuyến – chức năng 17 4. Cơ cấu ma trận 18 5. Cơ cấu tổ chức theo khu vực 18 6. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 19 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 20 1. Mục tiêu của giải pháp hoàn thiện 20 2. Nội dung của giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức 20 3. Điều kiện thực hiện giải pháp 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong cạnh tranhcũng như hợp tác, cộng với một chút bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫnđến thành công cho doanh nghiệp Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thếgiới đầy phức tạp, và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lạilẫn nhau và không một quyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập vớicác quyết định khác, vì vậy việc “xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp” mộtcách logic sẽ là bệ phóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công Nếugọi văn hóa doanh nghiệp là đòn bẩy tinh thần để gắn kết tập thể và cá nhân vớinhau, thì cơ cấu tổ chức cho chúng ta biết của cải vật chất và dòng thông tin dichuyển như thế nào khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh Đúngnhư tên gọi “xây dựng cơ cấu tổ chức ”, nó sẽ cung cấp đủ những tình huống về

mô hình quản trị thích hợp, hiệu quả nhất để áp dụng Qua đó, mọi người sẽ tựphát hiện ra sức mạnh của nó, cảm nhận nó được áp dụng và học cách áp dụng

nó cho chính bản thân mình

1 Lý do chọn đề tài

Xây dựng cơ cấu tổ chức vẫn là một phần rất quan trọng trong việc hìnhthành các tổ chức Để là một nhà quản trị thì bao hàm nhiều yếu tố, nhưng vaitrò của xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị là một yếu tố không thể thiếu của nhàquản trị, là một kiến thức cơ bản nhưng không kém phần quan trọng

Tiểu luận được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, những kiểu cơ cấu

tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong quảntrị.Có một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp và tổ chức hoạt động cóhiệu quả.Và để có một tổ chức phù hợp chúng ta hãy cùng tìm hiểu khái niệm,những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản trị, các kiểu cơ cấu tổ chức

Chính vì những lý do đó nên em xin chọn đề tài : “Các mô hình cơ cấu tổchức trong doanh nghiệp " Vì tầm hiểu biết còn hạn chế nên trong bài em khôngthể không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em mong các thầy cô giúp emnhận ra những thiếu sót đó để sửa chữa Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô !

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục đích nghiên cứu:

- Phân tích được các mô hình cơ cấu tổ chức và các nhân tố ảnh hưởngđến cơ cấu tổ chức

- Nhằm làm rõ những căn cứ, những kiểu cơ cấu tổ chức, những nguyên

tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

- Chọn được cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

Xây dựng trên cơ sở mục đích đã xác định Hướng đến giải quyết nhữngcông việc cụ thể và là thành phần của mục đích nghiên cứu

- Làm rõ cơ sở lý luận về mô hình cơ cấu tổ chức

- Nghiên cứu thực tiễn: phù hợp với nội dung nghiên cứu thực tiễn của đềtài

- Kết luận, kiến nghị, giải pháp thực hiện

3 Đối tượng nghiên cứu

-Đối tượng nghiên cứu là các mô hình cơ cấu tổ chức trong các doanh

nghiệp, công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích

5 Kết cấu của đề tài

Nội dung chính của bài tiểu luận được bố cục thành ba chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về mô hình cơ cấu tổ chức Nội dung của

chương này là phân tích những cơ sở lý luận về mô hình cơ cấu tổ chức trongdoanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.Chương này tập trung vào nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng của môhình cơ cấu tổ chức, đồng thời xác định rõ những ưu điểm, nhược điểm của cơcấu tổ chức trong doanh nghiệp

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức Nội dung củachương này là các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đã nêu ở phần thựctrạng giúp cho doanh nghiệp có chiến lược đúng đắn trong sự nghiệp phát triển

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đíchchung trong hình thái cơ cấu nhất định Tổ chức là quá trình triển khai xây dựngcác hình thức cơ cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thựchiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch Chức năng của tổ chức là việc chia

tổ chức ra thành nhiều bộ phận khác nhau, xác định chức năng, nhiệm vụ chotừng bộ phận và thiết lập mối quan hệ giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu của

tổ chức

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau,

có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những tráchnhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhaunhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đãxác định của doanh nghiệp

Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chiaquyền hạn và trách nhiệm trong quản lý Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phảnánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác độngtích cực đến việc phát triển doanh nghiệp

Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụ cấpCông ty, cấp đơn vị, cấp chức năng Các cấp quản lý này phản ánh sự phân chiachức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trung hoá trongquản lý Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năng như phòng tổchức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu và phát triển, phòngsản xuất các bộ phận, phòng ban này thể hiện sự phân chia chức năng quản lýtheo chiều ngang, biểu thị sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý

Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng thành của sự bố trí các bộphận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống; và khi các bộ

phận hoạt động thì cả bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự điều khiểnthống nhất của một trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung

Cơ cấu tổ chức phải hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúpcho việc ra các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyếtđịnh đó, điều hoà phối hợp các hoạt động

2 Đặc điểm và vai trò của mô hình cơ cấu tổ chức

2.1: Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Phân chia tổ chức thành các bộ phận:

* Mô hình tổ chức đơn giản: Đây là tổ chức đơn giản nhất, trong tổ chứckhông hình thành nên các bộ phận, người lãnh đạo trực tiếp quản lý các nhânviên

Ví du: Một cơ sở may gia công, người chủ cơ sở trực tiếp quản lý 15 côngnhân may được người chủ ký hợp đồng làm việc

* Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Đây là mô hình trong đóngười lao động thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng được hợpnhóm trong cùng một bộ phận/ đơn vị

Ví dụ: Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, phòng Quản lý dự án,

* Mô hình tổ chức theo sản phẩm – khách hàng - vùng: Đây là phươngthức tổ chức hợp nhóm đơn vị và đội ngũ nhân sự theo một nhóm sản phẩmhoặc khách hàng hoặc theo vùng địa lý nhất định

Ví dụ: Phó Tổng Giám đốc Marketting sẽ phụ trách phòng Marketing vàcác Bộ phận Marketing thuộc các vùng Bắc, Trung, nam; Giám đốc phụ tráchphân phối sản phẩm sẽ phụ trách các bộ phận Quản lý bán buôn, Quản lý bản lẻ,

Chuyên môn hóa công việc:

- Phân chia các công việc phức tạp thành những công việc đơn giản, giúp

cho người lao động dễ thực hiện công việc.

- Thiết kế đa dạng, phong phú công việc

- Nâng cao năng suất lao động

2.2: Vai trò cơ cấu tổ chức

+ Một là phân bổ các nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từngcông việc cụ thể: Mỗi một công việc đều đòi hỏi những nguồn lực khác nhau, dovậy cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp được xây dựng nhằm đảo bảo cho cácnguồn lực được phân công cho đúng các công việc của nó từ đó giúp cho côngviệc được hoàn thành một cách có hiệu quả nhất

+ Hai là xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗithành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thốngphân cấp quyền hạn trong tổ chức: Cơ cấu tổ chức xác định rõ mỗi một thànhviên đều phảI định rõ công việc và trách nhiệm của mình trước công việc đượcgiao để từ đó chịu trách nhiệm trước những hậu quả mà mình gây ra đảm bảocho công việc hoàn thành mang tính tối ưu nhất

+ Ba là làm cho nhân viên hiểu được những kỳ vọng của cấp trên cũngnhư của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và nhữngtiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc: Điều đó giúp cho mỗi nhân viên sẽcàng tích cực hơn trong công việc của mình vì họ cảm thấy được cấp trên cũngnhư tổ chức trân trọng họ từ đó đem lại hiệu quả tốt nhất trong công việc chodoanh nghiêp, cho tổ chức

+ Bốn là xác định quy chế về thu thập, xử lý thông tin nội bộ từ đó đề raquyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một doanhnghiệp giúp cho việc thu thập thông tin nội bộ một cách nhanh chóng nhất,chính xác nhất để từ đó các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra cách thứcgiảI quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác

3 Nội dung về một số mô hình cơ cấu tổ chức

3.1 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp:

3.1.1 Mô hình cơ cấu nằm ngang

Mô hình cơ cấu nằm ngang là loại cơ cấu chỉ có một vài cấp quản trị và

hướng tới một nền quản trị phi tập trung Mô hình cơ cấu tổ chức này có nhữngđặc điểm:

- Mọi nhân viên của tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quátrình ra quyết định

- Công việc được xác định khái quát

- Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận

- Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm

- Di chuyển nhân lực theo chiểu ngang

- Tập trung sự chú ý và khách hàng

Ví dụ: Sơ đồ cơ cấu nằm ngang

3.1.2 Mô hình Cơ cấu trực tuyến

Cơ cấu theo trực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý ,trong đó nhà quảntrị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại ,mỗi ngườicấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạotrực tiếp cấp trên

Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau :

Đặc điểm cơ bản của loại hình này là :Mối quan hệ giữa các thành viêntrong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến Người thừa hành chỉ nhậnmệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp Là một mắt xích trong dây chuyềnchỉ huy ,mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định chocấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ

Trong thực tế ,trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan

hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sảnphẩm và dịch vụ ,sản xuất và phân phối sản phẩm Người đứng đầu bộ phận trựctuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp

Ví dụ: Sơ đồ cơ cấu Tổ chức của Công ty DAS Việt nam

3.1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chứcnăng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận Cơ cấu

này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyênmôn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

3.1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chứcnăng Theo đó ,mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còncác bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn ,những lờikhuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến Người lãnh đạo tổchức được sự giúp sức của các phòng, ban chức năng Những người lãnh đạotuyến chịu trách nhiệm về các đơn vị mình phụ trách

Cơ cấu theo trực tuyến chức năng sẽ thu hút các chuyên gia vào việc giảiquyết các vấn đề chuyên môn ,do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý Tuynhiên cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đólàm cho bộ máy quản lý cồng kềnh ,nhiều đầu mối và đòi hỏi người lãnh đạophải luôn điều hoà phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượngkhông ăn khớp ,cục bộ của các cơ quan chức năng

Ví dụ: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến – chức năng của Công ty Cổ phần Nhiênliệu Tây Đô

3.1.5: Cơ cấu ma trận

Cơ cấu ma trận là kiểu cơ cấu quản lý hiệu quả ,hiện đại Cơ cấu này đượcxây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình – mục tiêu Việcquản lý theo từng lĩnh vực hoạt động của tổ chức :Nghiên cứu khoa học ,khảosát ,thiết kế ,sản xuất ,cung ứng được xây dựng phù hợp với cơ cấu trựctuyến Việc quản lý các chương trình được tổ chức phù hợp với cơ cấu chươngtrình – mục tiêu Trong cơ cấu này ,các cán bộ quản trị theo chức năng và theosản phẩm đều có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng mộtcấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách

Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật :

A :Chủ nhiệm của đề án 1

B :Chủ nhiệm của đề án 2

3.1.6 Mô hình cơ cấu hình tháp

Cơ cấu tổ chức hình tháp là loại cơ cấu có rất nhiều cấp bậc quản trị Cơcấu này thường được sử dụng phương thức quản trị “trên – dưới” hay “ra lệnh –kiểm tra”, trong đó các nhà quản trị ra mệnh lệnh hành chính và kiểm soát gắtgao việc thực hiện mệnh lệnh

Mô hình này hoạt động hiệu quả trong môi trường ổn định và có thể dựbáo được Trong môi trường năng đôngh cơ cấu này tỏ ra ít có hiệu quả.

Cơ cấu hình tháp có những đặc điểm sau:

- Nhiều cấp quản trị, mệnh lệnh hành chính

- Mô tả công việc chi tiết, chuyên môn hóa hoạt động

- Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và bộ phận

- Các cá nhân làm việc độc lập

- Di chuyển nhân lực theo chiều dọc

3.1.7 Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới

Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới là cơ cấu mà trong đó mối quan hệgiữa các thành viên được thực hiện trên cơ sở bình đẳng

Cơ cấu này có những đặc điểm sau:

- Quản trị theo phương thức tập thể

- Trọng tâm là các nhóm, các thành viên

- Liên kết với khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh,…

3.1.8 Cơ cấu tổ chức theo khu vực

- Tổ chức hoạt động trên quy mô rộng

- Sử dụng mô hình phân chia theo khu vực khi tiến hành các công việcgiống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau

3.1.9 Cơ cấu tổ chức theo khu vực

Chú ý đến thị trường và những vấn đề của từng khu vực

3.1.10 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

Phân chia bộ phận dựa trên cơ sở khách hàng và những nhu cầu mangđặc trưng riêng của từng khách hàng

3.2 Quy trình thiết kế tổ chức

Quy trình thiết kế tổ chức gồm 4 bước cơ bản sau:

* Bước 1: Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chứcMức độ chuyên môn hóa sẽ ảnh hưởng đến việc xác định và phân loạicông việc

* Bước 2: Chuyên môn hóa

Phân tích các mục tiêu chiến lược; phân tích chức năng hoạt động và cácmối quan hệ, phối hợp trong tổ chức.

* Bước 3: Xây dựng bộ phận và phân hệ của cơ cấu tổ chức

Các bộ phận và phân hệ của cơ cấu tổ chức được hình thành thông quaquá trình tổng hợp các công việc của tổ chức

Bước này cần tiến hành các công việc sau:

- Bộ phận hóa các công việc

- Hình thành các cấp bậc quản trị

- Giao quyền hạn

- Phối hợp

* Bước 4: Thể chế hóa cơ cấu tổ chức

Thể chế hóa cơ cấu tổ chức bằng những công cụ như sau: Sơ đồ cơ cấu tổchức, mô tả vị trí làm việc, sơ đồ phân quyền…

4 Các yếu tố ảnh hưởng

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được thiết lập ra không phải vì mục đích

tự thân mà để thực hiện có hiệu quả.Để tạo ra một cơ cấu tổ chức hợp lý, hiệuquả, phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến nó Dưới đây đề cập đến một sốnhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức bộ máyquản trị

4.1 Môi trường

Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thíchứng với môi trường hoạt động của nó Yếu tố môi trường không chỉ giới hạn môitrường trong nước mà còn phải chú ý đến môi trường khu vực và toàn cầu.Đốivới các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môi trường thuận lợi sẽ

là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, baogồm ít cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả Trong môi trường cónhiều biến động đòi hỏi phải có cơ cấu linh hoạt để thích ứng với những thay đổicủa hoạt động kinh doanh

4.2 Yếu tố công nghệ

Công nghệ là một yếu tố rất quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức