CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CƠ BẢN VÀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 2 1.1. Một số khái niệm 2 1.1.1. Khái niệm tổ chức 2 1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức. 2 1.1.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức: 2 1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản trị. 4 1.1.5 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức. 5 CHƯƠNG 2. CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CƠ BẢN VÀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 7 2.1.Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng) 7 2.2. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 8 2.3 Mô hình cơ cấu trực tuyếnchức năng 10 2.4 Cơ cấu tổ chức ma trận: 12 2.5 Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ 13 CHƯƠNG 3. CÁC YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ PHÙ HỢP 15 3.1. Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị 15 3.2. Một số Phương pháp cho công tác xây dựng cơ cấu quản lý phù hợp 17 KẾT LUẬN 18

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức 2

1.1.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức: 2

1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản trị 4

1.1.5 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 5

CHƯƠNG 2 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CƠ BẢN VÀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 7

2.1.Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng) 7

2.2 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 8

2.3 Mô hình cơ cấu trực tuyến-chức năng 10

2.4 Cơ cấu tổ chức ma trận: 12

2.5 Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ 13

CHƯƠNG 3 CÁC YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ PHÙ HỢP 15

3.1 Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị 15

3.2 Một số Phương pháp cho công tác xây dựng cơ cấu quản lý phù hợp 17

KẾT LUẬN 18

LỜI MỞ ĐẦU

Một doanh nghiệp, cơ quan hay tổ chức có cơ cấu tổ chức tốt sẽ luôn tạora ưu thế trong cạnh tranh cũng như hợp tác, cộng với một chút bản lĩnh của nhàquản trị chắc chắn sẽ dẫn đến thành công cho doanh nghiệp hay cơ quan tổ chứcđó Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp, và trongtrường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không mộtquyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập với các quyết định khác, vìvậy việc ”xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp “ một cách logic sẽ là bệphóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công.

Nếu gọi văn hóa doanh nghiệp là đòn bẩy tinh thần để gắn kết tập thể vàcá nhân với nhau, thì cơ cấu tổ chức cho chúng ta biết của cải vật chất và dòngthông tin di chuyển như thế nào khi doanh nghiệp tiến hành hoạt độngkinh doanh.Đúng như tên gọi “xây dựng cơ cấu tổ chức ”, nó sẽ cung cấp đủnhững tình huống về mô hình quản trị thích hợp, hiệu quả nhất để áp dụng.Qua đó, mọi người sẽ tự phát hiện ra sức mạnh của nó, cảm nhận nó được ápdụng và học cách áp dụng nó cho chính bản thân mình Xây dựng cơ cấu tổ chứcvẫn là một phần rất quan trọng trong việc hình thành các tổ chức Để là một nhàquản trị thì bao hàm nhiều yếu tố, nhưng vai trò của xây dựng cơ cấu tổ chứcquản trị là một yếu tố không thể thiếu của nhà quản trị, là một kiến thức cơ bảnnhưng không kém phần quan trọng Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa nhấtvà cũng là bài học đầu tiên mà chúng em yêu thích khi nhập môn quản trị.Được sự dẫn dắt và gợi ý của cô giáo em đã mạnh dạn chọn đề tài này.Tiểuluận được tiến hành nhằm làm rõ nhi cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếutố ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức trong quản trị Có một cơ cấu tổ chức phù hợpsẽ giúp doanh nghiệp và tổ chức hoạt động có hiệu quả.Và để có một tổ chứcphù hợp chúng ta hãy cùng tìm hiểu khái niệm, những yếu tố ảnh hưởng đếncơ cấu tổ chức quản trị, những nguyên tắc tổ chức, các kiểu cơ cấu tổ chức

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu tổ chức là các bộ phận cấu thành của tổ chức Thông qua cơ cấuđó, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của tổ chức Một định nghĩa khác về cơ cấu tổ chức Đó là sự phản ánh các hình thức sắpxếp các bộ phận, các cá nhân trong một tổ chức nhất định Thông qua đó, mỗi bộphận, mỗi cá nhân biết làm việc gì, ai là người lãnh đạo, quản lý, điều hành,chỉ huy trực tiếp, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của ai.

Như vậy, nói đến cơ cấu tổ chức là nói đến các chức danh cho các bộphận, phòng ban, vị trí công việc; nói đến các quy định về chi tiêu ngân sách -là vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về tài chính của các vị trí trong tổ chức; lànói đến việc cụ thể hóa công việc trong tổ chức bằng các bản mô tả và phân tíchcông việc; là nói đến việc đặt chức danh cho các vị trí công việc riêng biệt vàsự mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và từng chức danh,đảm bảo tổ chức vận hành thông suốt.

1.1.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là số lượng cán bộ công nhân viên được phân chia theonghề, chuyên môn và trình độ đào tạo chuyên môn, trình độ lành nghề Cơ cấunày cho thấy mối quan hệ kỹ thuật lao động và các đặc tính tâm lý – xã hội nghềnghiệp đã chi phối đến hoạt động của các cá nhân trong tập thể

Cơ cấu tổ chức được phân chia thành nhiều tầng, nhiều cấp tùy theo yêucầu nhiệm vụ của tổ chức đó Việc phân chia đó vừa là đòi hỏi khách quan, vừacó yếu tố chủ quan Thông thường, tổ chức có thể cắt dọc, cắt ngang hay cách

chéo hình thành nên các cơ cấu tổ chức khác nhau Trong các tổ chức hoạt độngsản xuất kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cơ cấu tổ chứcgồm có cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất.

- Cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý.

Là một tổ chức con trong tổ chức, có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnhhưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức vì nó là trung tâm đầu não chỉ huytoàn bộ hoạt động của tổ chức Tổ chức bộ máy quản lý: Là quá trình dựa trêncác chức năng, nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lựclượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô hình một cách hợp lý nhằm giúp chotoàn bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất.

Thứ nhất: Cơ cấu bộ máy quản lý là tổng thể các bộ phận khác nhau cómối liên hệ với nhau được chuyên môn hóa được giao những trách nhiệm, quyềnhạn nhất định và được được bố trí theo từng cấp, những khâu khác nhau nhằmthực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp và thực hiện mục đích chungđã được xác định của doanh nghiệp.

Thứ hai : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một hình thức tổ chức màtrong đó quá trình quản lý được thực hiện dựa trên cơ sở phân định các chứcnăng quản lý cho các bộ phận quản lý hành chính khác nhauTrong doanh nghiệptồn tại hai cơ cấu đó là cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu bộ máy sản xuất kinhdoanh Hai cơ cấu này có tác động qua lại lẫn nhau: Cơ cấu bộ máy quản lý tácđộng trực tiếp lên cơ cấu sản xuất, lên kế hoạch, giám sát đánh giá việc thựchiện mặt khác cơ cấu sản xuất tác động lại quy mô của cơ cấu quản lý, cáchthức điều hành

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức quản lýđược hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý Bộ phận quản lý làđơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định như cấp doanh nghiệp,cấp phân xưởng…số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý

theo chiều ngang, còn số cấp quản lý thể hiện sự phân chia theo chiều dọc Sựphân chia chức năng theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hóatrong phân công lao động quản lý, sự phân chia chức năng theo chiều dọc tùythuộc vào mức độ tập trung hóa trong quản lý.

- Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất

Bộ máy sản xuất: Là tập hợp những người lao động cùng với sự hỗ trợcủa công nghệ, công cụ lao động nhằm tạo ra sản phẩm phục vụ cho hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Về cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất: Là cách tổng hợp, sắp xếp các bộphận sản xuất lại với nhau một cách hợp lý nhằm tạo ra hiệu quả trong quá trìnhsản xuất Trong quá trình sắp xếp, một mặt phân định rõ quá trình sản xuất củacác bộ phận, một mặt tạo nên sự phối hợp hợp lý và tiết kiệm thời gian nhất chocác công đoạn sản xuất Bộ máy sản xuất có đặc điểm với số lượng người laođộng đông nên đòi hỏi phải có sự phân công và quản lý, giám sát một cách rõràng Tổ chức bộ máy sản xuất hợp lý là yếu tố trực tiếp quyết định sự thànhcông của doanh nghiệp, nó thể hiện ngay về số lương, chất lượng sản phẩm.Song song với bộ máy quản lý, bộ máy sản xuất cũng cần được phân tích vàphân chia một cách rõ ràng để tạo nên sự tối ưu, linh hoạt, tiết kiệm chi phí củadoanh nghiệp

1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản trị.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được thiết lập ra không phải vì mục đích tự thân mà để thực hiện có hiệu quả.Để tạo ra một cơ cấu tổ chức hợp lý,hiệu quả, phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến nó Dưới đây đề cập đếnmột số nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức bộmáy quản trị

- Môi trường.Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và pháttriển phải thích ứng với môi trường hoạt động của nó Yếu tố môi trường không

chỉ giới hạn môi trường trong nước mà còn phải chú ý đến môi trường khu vựcvà toàn cầu.Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môitrường thuận lợi sẽ là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng cơ cấu tổchức gọn nhẹ, bao gồm ít cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả.Trong môi trường có nhiều biến động đòi hỏi phải có cơ cấu linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của hoạt động kinh doanh.

- Yếu tố công nghệ.

Công nghệ là một yếu tố rất quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chứcnào phù hợp.Công nghệ được đề cập ở đây bao gồm cả đặc điểm kĩ thuật chế tạosản phẩm, trình độ kĩ thuật sản xuất, tính chất phức tạp của kết cấu sảnphẩm.Mặt khác, cùng trong một ngành nghề, trình độ trang thiết bị và áp dụng quytrình công nghệ khác nhau cũng dẫn đến việc hình thành những cơ cấu tổ chứckhông giống nhau.Với trang thiết bị hiện đại hoặc quy trình công nghệ tiên

tiến là điều kiện hình thành một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, ít khâu, ít cấp và hiệuquả.

- Các yếu tố nguồn lực

Đặc biệt là nguồn nhân lực, mà trước hết là năng lực quản trị ( tầm hạnkiểm soát ).Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận lợi choviệc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị có hiệu quả.

Để có được một đội ngũ cán bộ có năng lực, thực sự cần phải kết hợpnhiều hình thức đào tạo: thông qua trường lớp chính quy, đào tạo chuyên đề, đàotạo tại chỗ, khảo sát thực tế Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý và hiệu quả chúngta không chỉ quan tâm đến các yếu tố ảnh hưởng mà còn phải tìm hiểu cácnguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức.

1.1.5 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức.

Những nguyên tắc tổ chức quản trị chủ yếu đó là:

- Nguyên tắc chỉ huy theo nguyên tắc này, mỗi người thực hiện chỉ nhậnmệnh lệnh từ một người lãnh đạo.Điều này giúp cho người nhân viên thực thicông việc một cách thuận lợi, tránh tình trạng” trống đánh xuôi kèn thổi ngược”.

- Nguyên tắc gắn với mục tiêu : Bộ máy của doanh nghiệp phải phù hợpvới mục tiêu Việc ra rời mục tiêu của tổ chức thì bộ máy hoạt động kém hiệuquả hoặc không có hiệu quả.

- Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối cân đối giữa quyền hành vàtrách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo sựổn định trong doanh nghiệp và phải có sự cân đối trong mô hình tổ chức doanhnghiệp nói chung.

- Nguyên tắc linh hoạt : Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đốiphó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị phải linhhoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổchức.

- Nguyên tắc hiệu quả Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắcgiảm chi phí

2.1.Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng)

Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quảnlý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp Hệ thống trực tuyến hìnhthành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạocấp cao đến cấp cuối cùng Cơ cấu kiểu này đòi hỏi người quản lý ở mỗi cấpphải có những hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực.Hệ thống quản lý theo kiểu trực tuyến phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ vì một người quản lýcấp trên có thể hiểu rõ được những hoạt động của cấp dưới và ra những mệnhlệnhtrực tiếp một cách đúng đắn cho cấp dưới không cần qua một cơ quan giúpviệc theo chứcnăng nào Đối với những doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn, ngườiđứng đầu tổ chức khi ra mệnh lệnh cần tham khảo ý kiến của các bộ phận chứcnăng.

*Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến

Các quyết định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh chóng, kịp thời;thực hiện tốt chế độ quản lý một thủ trưởng; cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ,linh hoạt bởi đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến là ngườilãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị, các mối liên hệ giữacác thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng, người thừahành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp Với nhữngđặc điểm đó, cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng,người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việccủa ngườidưới quyền.

* Nhược điểm của cơ cấu trực tuyến.

Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức tòan diện, tổng hợp hạnchế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị, dễ dẫnđếntình trạng độc đoán, quan liêu; công việc dễ bị ùn tắc; không nhận được nhữngý kiến đóng góp

2.2 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Mô hình này ra đời vào đầu thế kỷ 20 khi chế độ xã hội chuyển từ nền sảnxuất nhỏ snag nền sản xuất lớn Cha đẻ của mô hình này là Taylor.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại hình cơ cấu, trong đó từng chứcnăng quản lý được tách riêng do một cơ quan hay một bộ phận đảm nhiệm,những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn, thành thạonghiệp vụ tong phạm vi quản lý của mình.

*Ưu điểm:

- Phù hợp với quy mô lớn.

- Thu hút được lao động có chuyên môn giỏi Người lãnh đạo được sựgiúp sức của các chuyên gia giỏi chuyên môn nên giải quyết các vấn đề chuyênmôn tốt hơn.

- Người lãnh đạo chỉ cần có năng lực giỏi không đòi hỏi người lãnh đạophải có kiến thức toàn diện chuyên sâu về nhiều lĩnh vực.

- Giúp người lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn (do thông qua bộphận chức năng).

* Nhược điểm:

- Cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của 1 cơ quanquản lý cấp trên nên sẽ gây khó khăn cho việc thi hành, các quyết định chồngchéo nhau nếu các bộ phận không hợp tác với nhau.

- Vi phạm chế độ một thủ trưởng.

- Các quyết định đưa ra đôi khi bị chậm.

- Sự phối hợp giữa lãnh đạo với các phòng ban chức năng gặp nhiều khókhăn.

- Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau

- Có thể dẫn đến tình trạng nhàm chán bởi người thừa hành trong một lúccó thể phải nhận nhều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.

Ví dụ: Sơ đồ quản lý theo chức năng của một công ty

Tổng giám đốc

Nhân sựTài chính

Sản xuấtMarketing Kỹ thuật

2.3 Mô hình cơ cấu trực tuyến-chức năng

Trong đó: A1, A2, , An; B1, B2, , Bn là những người thực hiện trong cácbộ phận.

Đây là mô hình quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnhđạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chứcnăng các cấp Loại cơ cấu này đồng thời giữ được ưu điểm của cơ cấu trực tuyếnvà cơ cấu chức năng, lại tránh được các khuyết điểm của mỗi kiểu cơ cấu đó.

- Khái niệm

Là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý nhiều cấp thủ trưởng và cácbộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cấp cao.Thủ trưởngtrực tuyến theo chiều dọc là người có quyền cao nhất-quyền quyết định trongquá trình điều hành,chịu trách nhiệm trước hết và chủ yếu về kết quả điều hànhở cấp mình phụ trách.Cấp quản lý càng cao thì càng phải tập trung giải quyếtnhiều hơn các vấn đề chiến lược như hoạch định chiến lược,tổ chức cán bộ

- Nội dung

Khi các doanh nghiệp sử dụng mô hình này thì một mặt, người thừa hànhnhiệm vụ ở cấp dưới trong dianh nghiệp chỉ phụ thuộc cấp trên trực tiếp (côngnhân – tổ trưởng – đốc công – quản đốc – giám đốc) về toàn bộ công việc phảilàm để hoàn thành trách nhiệm; mặt khác người phụ trách ở mỗi cấp lại nhậnđược sự hướng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các bộ phận chức năng

tương ứng của cấp trên Các bộ phận chức năng ở mỗi cấp lại chính là cớ quantham mưu cho người thủ trưởng của cấp mình, cung cấp thông tin đã được xử lý,tổng hợp vá các kiến nghị, giải pháp để thủ trưởng ra quyết định.

* Nhược điểm:

Khi thực hiện cơ cấu này dễ phát sinh những ý kiến tham mưu,đề xuấtkhác nhau,không thống nhất giữa các bộ phận chức năng dẫn tới các công việcnhàm chán và xung đột giữa các đơn vị cá thể tăng Các đường liên lạc qua tổchức có thể trở nên rất phức tạp.Vì vậy,khó phối hợp được các hoạt động củanhững lĩnh vực chức năng khác nhau đặc biệt là nếu tổ chức phải luôn điềuchỉnh với các điều kiện bên ngoài đang thay đổi.

2.4 Cơ cấu tổ chức ma trận: