MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của để tài 4 Chương 1.TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂNHUYỆN VỤ BẢN 5 1.1 Lịch sử hình thành 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.2.1 Chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai 6 1.2.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp 6 1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 7 1.2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 7 1.2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao 7 1.2.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 8 1.2.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội 8 1.2.2.8 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 9 1.2.2.9 Trong việc thi hành pháp luật 9 1.2.2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 10 1.3 Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 13 2.1 Cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 13 2.1.1 Khái niệm hội họp 13 2.1.2 Vai trò, ý nghĩa hội họp 13 2.1.3 Phân loại các cuộc họp 14 2.1.3.1 Căn cứ vào quy mô 14 2.1.3.2 Căn cứ vào quy trình quản trị 15 2.1.3.3 Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp 15 2.1.3.4 Căn cứ vào hình thức hội họp 15 2.1.4 Quy trình tổ chức hội họp 16 2.1.4.1 Khai mạc cuộc họp 19 2.1.4.2 Thông qua nội dung cuộc họp 19 2.1.4.3 Báo cáo kết quả cuộc họp trước 20 2.1.4.4 Thông qua nội dung chủ đề cuộc họp kỳ này 21 2.1.4.5 Điều hành thảo luận 22 2.1.4.6 Bế mạc cuộc họp 22 2.2 Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 24 2.2.1 Các hình thức hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản tổ chức 24 2.2.2 Trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tổ chức các cuộc hội họp 24 2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 26 2.2.3.1 Tổ chức công tác chuẩn bị 26 2.2.3.2 Tổ chức điều hành hội họp 28 2.2.3.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 29 Chương 3.NHÂN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 30 3.1 Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức các cuộc hội họp của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.1.2 Nhược điểm 30 3.1.1.3 Nguyên nhân 30 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp ở Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 31 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47
LỜI CẢM ƠN Để có kiến thức thực tế ngành quản trị văn phòng ngày hơm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng, cung cấp cho em kiến thức ngành Quản trị văn phòng Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến Th.s Nguyễn Đăng Việt đã tận tình hướng dẫn trang bị cho em kiến thức vô quý giá kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng để em hồn thành tốt đề tài tảng kiến thức cho em thực công việc chuyên ngành tương lai Qua Em xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, anh, chị Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản tạo điều kiện nhiệt tình giúp em có hội học hỏi, nghiên cứu để hồn thành tốt đề tài Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài khơng tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Em mong nhận góp ý, bảo thầy, giáo, bạn bè để viết hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản” đề tài em tự tìm hiểu, nghiên cứu trình bày theo suy nghĩ thân, không chép nguyên văn từ tài liệu Em xin chịu trách nhiệm với đề tài ! Hà Nội, ngày 07 tháng04 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng .3 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc để tài .4 Chương TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.2.1 Trong lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai 1.2.2.2 Trong lĩnh vực công nghiệp 1.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 1.2.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch 1.2.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin thể dục thể thao 1.2.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường .8 1.2.2.7 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội 1.2.2.8 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo .9 1.2.2.9 Trong việc thi hành pháp luật 1.2.2.10 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 10 1.3 Cơ cấu tổ chức .10 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 13 2.1 Cơ sở lý luận công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 13 2.1.1 Khái niệm hội họp 13 2.1.2 Vai trò, ý nghĩa hội họp 13 2.1.3 Phân loại họp .14 2.1.3.1 Căn vào quy mô 14 2.1.3.2 Căn vào quy trình quản trị 15 2.1.3.3 Căn vào tính chất mục đích họp .15 2.1.3.4 Căn vào hình thức hội họp 15 2.1.4 Quy trình tổ chức hội họp 16 2.1.4.1 Khai mạc họp 19 2.1.4.2 Thông qua nội dung họp 19 2.1.4.3 Báo cáo kết họp trước 20 2.1.4.4 Thông qua nội dung chủ đề họp kỳ 21 2.1.4.5 Điều hành thảo luận .22 2.1.4.6 Bế mạc họp 22 2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 24 2.2.1 Các hình thức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản tổ chức .24 2.2.2 Trách nhiệm Văn phòng cơng tác tổ chức hội họp24 2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 26 2.2.3.1 Tổ chức công tác chuẩn bị 26 2.2.3.2 Tổ chức điều hành hội họp 28 2.2.3.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 29 Chương NHÂN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 30 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.1.2 Nhược điểm .30 3.1.1.3 Nguyên nhân 30 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 31 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hầu hết người dành phần lớn thời gian cho cơng việc, mà mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sống chúng ta, tác động lớn đến nhiều khía cạnh khác đời người Bên cạnh lực u thích cơng việc yếu tố khơng thể thiếu việc bày trí khơng gian làm việc cách hài hòa cân đối góp phần giúp bạn đạt kết thuận lợi cho cơng việc Nơi làm việc làm việc dù có khơng gian nhỏ hay hẹp bố trí khơng gian màu sắc tất mang cho tinh thần thoải mái khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần sức khỏa hiệu công việc, tương tự, bạn tổ chức tốt khu vực hành quan Và ngày để tìm giải pháp cho vướng mắc giới tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, máy vi tính làm việc Tổ chức tốt họp quan trọng việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành Nó đem lại hiểu lớn cho công việc thành công bạn Một quan hay tổ chức dù có nguồn tài dồi dào, máy móc thiết bị đại đến đâu trở nên vô nghĩa quản trị nguồn nhân lực Chính quản trị nhân lực tạo mặt, bầu khơng khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám quan Trong quản lý hành để hồn thành tốt chức quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ chủ yếu như: kỹ kỹ thuật, kỹ nhân sự, kỹ tư duy… Tất nhà quản lý, dù làm việc lĩnh vực phải có đầy đủ ba loại kỹ Tuy nhiên tầm quan trọng kỹ lại tùy thuộc vào cấp bậc nhà quản lý Kỹ nhân nhà quản lý cấp Một nhà quản lý cần trang bị cho kỹ nhân cần thiết, kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành công Tổ chức điều hành thành công họp công việc mà nhà quản lý có lực phải có khả thực Đây việc khơng dễ dàng Trong thực tế, thành viên Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản chưa ý thức hết tầm quan trọng họp, chưa có ý tối đa dẫn đến hiệu họp chưa đạt hiệu cao Vậy họp nên tổ chức nào? Làm để biết chắn người tham dự đến giờ? Truyền đạt hướng dẫn người thảo luận nào? Tổ chức thực công việc sau họp sao? Trăn trở trước suy nghĩ nên em chọn đề tài “Khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản” làm đề tài tiểu luận Lịch sử nghiên cứu Đề tài nhiều anh, chị khóa ngồi trường nghiên cứu thực nhằm tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp quan hành doanh nghiệp Việt Nam Trên sở đó, tơi kế thừa nội dung liên quan đến công tác tổ chức hội họp nói chung đề tài dựa tình hình thực tiễn UBND huyện Vụ Bản để hoàn thành đề tài Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu chủ yếu thực trạng chất lượng hiệu công tác tổ chức họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Thời gian nghiên cứu đề tài năm gần Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục đích nghiên cứu Đánh giá cách tồn diện, khách quan, khoa học chất lượng họp từ đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Phân tích làm sáng tỏ thực trạng chất lượng hiệu họp huyện Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Bước đầu đánh giá kết quả, hạn chế rút số nguyên nhân bản, từ đưa giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu họp Ủy ban nhân dân huyện thời gian tới Là nhà quản lý người tổ chức họp cần phải xây dựng mục tiêu cho họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với người khác họp lập kế hoạch để biến định thành hành động Đồng thời, việc xác định thời gian, địa điểm tổ chức họp kỹ điều hành họp nhà quản lý góp phần khơng nhỏ cho thành cơng họp Đây công việc quan trọng đóng góp cho thành cơng Ủy ban nhân dân huyện Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp thu thập thông tin: Trong nghiên cứu này, phương pháp dùng chủ yếu để thực Thu thập thông tin thông qua tài liệu, báo cáo hoạt động tổ chức hội họp UBND huyện quý, thông qua internet để thu thập thơng tin có liên quan đến tổ chức, hoạt động văn phòng để làm sở phân tích, đánh giá nghiên cứu Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ thơng tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý qua thu kết q trình nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có hiểu biết sâu, rõ ràng, thực trạng quy trình tổ chức họp, vai trò văn phòng cơng tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Đồng thời công tác tổ chức hội họp nhiệm vụ quan trọng công tác quản trị Về mặt thực tiễn: Cung cấp tư liệu, tài liệu tham khảo công tác tổ chức hội họp khơng lý thuyết mà thực tiễn cho học sinh - sinh viên độc giả quan tâm Cấu trúc để tài Ngồi phần mở đầu kết luận đề tài kết cấu với chương: Chương 1: Tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Chương 3: Nhận xét, đánh giá đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Chương TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN 1.1 Lịch sử hình thành Vị trí: Huyện Vụ Bản nằm phía Tây Bắc tỉnh; giáp thành phố là: Nam Định Ninh Bình, có mạng lưới giao thông vận tải thuận tiện với tuyến đường sắt Bắc Nam tuyến Quốc lộ 10, Quốc lộ 21, Quốc lộ 37B, Quốc lộ 38B chạy qua; có khơng gian mở kết nối hai thành phố Nam Định Ninh Bình, tuyến hành lang cao tốc Ninh Bình - Nam Định - Hải Phòng huyện phía Nam tỉnh Diện tích: 152,81 km2 (Số liệu Chi cục Thống kê huyện thời điểm tháng 12/2015) Dân số: 130,763 người (Số liệu cập nhật đến thời điểm tháng 12/2015) Các đơn vị hành gồm: Thị trấn Gơi- huyện lỵ Trung tâm 17 xã: Hiển Khánh, Minh Thuận, Tân Khánh, Hợp Hưng, Trung Thành, Quang Trung, Đại An, Kim Thái, Minh Tân, Tam Thanh, Liên Minh, Thành Lợi, Liên Bảo, Vĩnh Hào, Tân Thành, Cộng Hoà, Đại Thắng Lịch sử: Thời Hùng Vương, huyện Vụ Bản có tên Bình Chương thuộc Lục Hải, thời Hán thuộc quận Giao Chỉ Trước thời Lý - Trần, đất nằm huyện Hiển Khánh Thời Lý, huyện Thiên Bản nằm phủ Ứng Phong; đời Trần huyện Thiên Bản thuộc phủ Kiến Hưng Năm Vĩnh Lạc thứ năm nhà Minh (1407), đổi làm huyện Yên Bản thuộc phủ Kiến Bình Năm Vĩnh Lạc thứ mười ba nhà Minh (1415), đổi huyện Độc Lập thành Bình Lập cho sáp nhập vào huyện Yên Bản Đến đời Lê Thánh Tông lại đổi thành huyện Thiên Bản Cũng thời Lê Hồng Đức, huyện Thiên Bản thuộc phủ Nghĩa Hưng Đến thời Nguyễn, Tự Đức năm thứ 14 (1861) đổi tên thành huyện Vụ Bản 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1 Chức Uỷ ban nhân dân huyện Vụ Bản Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, tính chất quan trọng vượt thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp, chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp dưới; Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác: Là họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội thuộc ngành, lĩnh vực quản lý phân công; Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề; Họp (hội nghị) sơ kết tháng, tổng kết công tác hàng năm định kỳ Điều Nguyên tắc tổ chức họp Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cấp giải Chỉ tiến hành họp thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành lãnh đạo quan, thủ trưởng đơn vị việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc ban hành định quản lý, điều hành Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự để đảm bảo họp có chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức, phơ trương Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; Điều Thực biện pháp để giảm bớt số lượng nâng cao chất lượng, hiệu họp Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin công tác lãnh đạo, đạo, điều hành: Trao đổi thông tin mạng, họp trực tuyến Thực lồng ghép vấn đề, công việc cần giải quyết; kết hợp họp với để tổ chức họp cách hợp lý Xây dựng chương trình cơng tác năm, quý, tháng bảo đảm khoa học, 33 hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành khả đơn vị Không tổ chức họp trường hợp sau: a) Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp trừ có văn quy định chủ trương, sách lớn, quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, cần thiết tổ chức họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhận thức hành động triển khai thực hiện, phải xin phép theo quy định Điều Quy chế b) Giải công việc thường xun tình hình có thiên tai, địch họa tình trạng khẩn cấp c) Giải việc cụ thể ủy quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho tổ chức cá nhân cấp giải d) Tổ chức lấy ý kiến lãnh đạo đơn vị cấp, ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện đề án, dự án, trừ đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý nhiều đơn vị đ) Cấp triệu tập cấp để trực tiếp phân công, đạo thực nhiệm vụ cơng tác để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực chế độ công tác địa phương, sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định e) Trao đổi thông tin giao lưu học tập kinh nghiệm đơn vị f) Giải nội dung cơng việc mang tính chất chun môn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng g) Những việc pháp luật quy định giải cách thức khác không cần thiết phải thông qua họp Chương II CHẾ ĐỘ HỌP Điều Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp Các họp quan phải xin phép Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh: 34 a) Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai phạm vi tồn quốc chủ trương, sách lớn, quan trọng cấp bách Đảng Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý phân công, thực thấy cần thiết; b) Hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề khơng có quy định đạo Ủy ban nhân dân tỉnh thấy thực cần thiết phải tổ chức để sơ kết, tổng kết vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý phân công; c) Hội nghị tồn ngành để tổng kết đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác năm; d) Các họp có mời Uỷ ban nhân dân tỉnh Ủy ban nhân dân xã Đối với họp trên, thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo văn để trình xin phép Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày dự kiến họp 15 ngày Đối với họp đột xuất, phải báo cáo xin phép phát sinh nhu cầu Văn xin phép phải nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, kinh phí, thời gian, địa điểm tổ chức họp Các họp đơn vị phải xin phép Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh: a) Các họp nêu điểm a, b, c khoản Điều này, thuộc phạm vi chuyên ngành, lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý đơn vị; b) Các họp có mời Ủy ban nhân dân tỉnh Ủy ban nhân dân xã Đối với họp trên, thủ trưởng đơn vị phải có văn xin phép Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày dự kiến họp 10 ngày Đối với họp đột xuất, phải báo cáo xin phép phát sinh nhu cầu Văn xin phép phải nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, kinh phí, thời gian, địa điểm tổ chức họp Các họp đơn vị có mời lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh dự, đơn vị phải báo cáo lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh trước tuần (các họp đột xuất, phải báo cáo phát sinh nhu cầu) nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian tổ chức họp gửi trước tài liệu có liên quan Điều Thành phần, số lượng người tham dự họp 35 Căn tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu Thủ trưởng quan, đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, có đủ thẩm quyền đáp ứng nội dung yêu cầu họp Trường hợp người triệu tập mời thủ trưởng quan, đơn vị tham dự họp phải xin phép uỷ quyền cho cấp phó dự họp Đơn vị cá nhân mời dự họp, phép báo cáo để không tham dự họp, phải chịu trách nhiệm thực nội dung liên quan theo kết luận họp, trường hợp: a) Không thể cử người đủ điều kiện theo yêu cầu dự họp; b) Khẳng định nội dung họp không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm đơn vị, cá nhân Điều Thời gian họp Thời gian họp quy định sau: a) Họp tham mưu, làm việc không 1/2 ngày; b) Họp sơ kết tháng, tổng kết công tác năm quan, đơn vị không ngày; họp tổng kết công tác ngành không ngày; c) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ đến ngày, tuỳ theo tính chất nội dung chuyên đề; d) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ đến ngày, tuỳ theo tính chất nội dung tập huấn Các họp khác, vào tính chất nội dung để bố trí thời gian hợp lý, không ngày Điều Trách nhiệm người chủ trì họp Chỉ đạo chuẩn bị toàn nội dung để tổ chức họp theo chủ trương duyệt Tổ chức họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả: 36 a) Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian họp; b) Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt ra; c) Tổng kết họp (đánh giá việc tổ chức kết luận họp); d) Giao trách nhiệm cho đơn vị có thẩm quyền văn thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Trường hợp Phó chủ tịch Chủ tịch phân cơng chủ trì, thủ trưởng đơn vị lãnh đạo quan uỷ quyền chủ trì, người chủ trì chịu trách nhiệm tồn nội dung, chương trình tổ chức họp, báo cáo kết với Chủ tịch Phó chủ tịch uỷ quyền Điều Trách nhiệm người tham dự họp Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu họp Đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc Trình bày ý kiến họp phải ngắn gọn, thẳng vào nội dung vấn đề khơng vượt q thời gian mà người chủ trì họp cho phép Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý công việc liên quan đến nội dung họp; khơng gọi nghe điện thoại phòng họp Báo cáo thủ trưởng quan, đơn vị nội dung, kết họp Điều 10 Đăng ký, bố trí sử dụng phòng họp Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện quản lý Đăng ký phòng họp: Các đơn vị có u cầu sử dụng phòng họp phải đăng ký với Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện trước ngày tổ chức họp 02 ngày làm việc họp có 70 đại biểu; trước 04 ngày làm việc họp có 70 đại biểu 37 Thủ tục đăng ký sử dụng phòng họp Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quy định Bố trí phòng họp: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm bố trí phòng họp vào tính chất họp, số lượng đại biểu, khả phòng họp, khả phục vụ theo thứ tự ưu tiên sau: a) Các họp lãnh đạo quan chủ trì; b) Các họp lãnh đạo quan uỷ quyền cho thủ trưởng đơn vị chủ trì; c) Các họp của đơn vị Điều 11 Kinh phí tổ chức họp Tiêu chuẩn, chế độ chi kinh phí tổ chức họp thực theo Thơng tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/7/2010 Bộ Tài quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập Trường hợp họp chi theo quy định riêng, khác so với quy định khoản Điều thực theo dự tốn Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt Kinh phí để tổ chức họp a) Trường hợp đơn vị giao chủ trì chương trình, đề tài, dự án có kinh phí để tổ chức họp, tổ chức họp nội dung thuộc chương trình, đề tài, dự án đó, đơn vị chịu trách nhiệm chi kinh phí họp từ kinh phí chương trình, đề tài, dự án b) Đối với đơn vị có kinh phí, tài khoản riêng, đơn vị chịu trách nhiệm chi kinh phí tổ chức họp d) Các đơn vị chủ trì họp, sử dụng phòng họp Văn phòng huyện quản lý, có trách nhiệm tốn cho Văn phòng huyện khoản chi phí sử dụng phòng họp, bao gồm chi sử dụng điện, nước, trang trí khánh tiết, thiết bị phục vụ họp (nếu có) Mức chi phí sử dụng phòng họp thủ tục tốn Chánh Văn phòng huyện quy định 38 đ) Trường hợp họp tổ chức lồng ghép nhiều nội dung chuyên đề nhiều đơn vị phụ trách, kinh phí tổ chức họp phân bổ cho đơn vị theo dự toán duyệt Điều 12 Một số quy định cấm Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức họp với tham quan, nghỉ mát dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức Nghiêm cấm việc sử dụng kinh phí ngân sách để tổ chức liên hoan, chiêu đãi thời gian họp Người đứng đầu đơn vị chủ trì họp phải chịu trách nhiệm cá nhân vi phạm quy định khoản 1, khoản Điều Chương III QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN Điều 13 Xây dựng kế hoạch tổ chức họp Trách nhiệm đơn vị a) Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm, quý, tháng thể thành mục riêng chương trình cơng tác đơn vị, gửi Văn phòng huyện để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chung quan b) Đối với họp đột xuất họp phát sinh không nằm kế hoạch chung, đơn vị chủ trì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo quan, trừ họp lãnh đạo quan yêu cầu Trách nhiệm Văn phòng huyện a) Tổng hợp kế hoạch tổ chức họp Chương trình cơng tác quan trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện b) Đề xuất việc lồng ghép, kết hợp họp có thời gian địa điểm tổ chức gần nhau, có thành phần tham dự tương đối trình Chủ tịch định Trong trình tổng hợp kế hoạch, theo dõi đôn đốc đơn vị thực hiện, thường xuyên rà soát kế hoạch họp duyệt nhu cầu họp phát sinh 39 để kịp thời đề xuất c) Thơng báo tới đơn vị chủ trì để phối hợp thực hiện, sau có ý kiến đồng ý Chủ tịch Các họp nêu tại khoản 1, 2, Điều đây, thực theo quy định Điều Điều 14 Trình duyệt kế hoạch cụ thể tổ chức họp Sau chủ trương tổ chức họp phê duyệt, đơn vị chủ trì xây dựng kế hoạch cụ thể, với Văn phòng huyện trình lãnh đạo quan Nội dung kế hoạch cụ thể gồm: a) Mục đích, yêu cầu; b) Trang trí, khánh tiết: Tiêu đề; sơ đồ phòng họp; hoa; nước uống… c) Người chủ trì; d) Thành phần, số lượng đại biểu, thời gian, địa điểm; đ) Danh mục tài liệu (báo cáo báo cáo chuyên đề), phân công đơn vị chuẩn bị tài liệu; e) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn chi); g) Dự kiến thành lập Ban tổ chức họp (đối với họp lớn); h) Phân công chuẩn bị tổ chức phục vụ họp; i) Dự thảo chương trình họp Các họp nêu khoản 1, 2, Điều đây, thực theo quy định Điều Điều 15 Chuẩn bị nội dung họp Tài liệu, văn liên quan đến nội dung họp yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị trước văn Chuẩn bị thông qua báo cáo: a) Thủ trưởng đơn vị phân cơng có trách nhiệm đạo chuẩn bị báo cáo, phát biểu lãnh đạo cấp (nếu có) để trình lãnh quan duyệt; b) Chủ tịch phê duyệt liệu sau: Báo cáo tổng kết công tác đạo điều hành hàng năm; tổng kết thực chương trình, dự án, đề án quan 40 trọng Ủy ban nhân dân huyện tài liệu khác theo yêu cầu Chủ tịch Ủy ban nhan dân tỉnh; c) Thời hạn gửi báo cáo trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh duyệt - Báo cáo phải lãnh đạo tỉnh duyệt trước ngày họp ngày làm việc; - Các báo cáo khác (theo yêu cầu lãnh đạo tỉnh) phải lãnh đạo tỉnh duyệt trước ngày họp ngày làm việc Điều 16 Chuẩn bị tài liệu gửi giấy mời họp Dự thảo giấy mời Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo giấy mời Giấy mời gồm nội dung sau: a) Đơn vị mời, đối tượng mời; b) Nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm họp; c) Những yêu cầu đại biểu dự họp; d) Những thông tin cần thiết khác Ký giấy mời: a) Lãnh đạo huyện ký giấy mời mời lãnh đạo quan cấp trên; b) Giấy mời đơn vị trực thuộc huyện đối tượng khác: - Lãnh đạo Văn phòng huyện ký thừa lệnh Chủ tịch họp lãnh đạo huyện chủ trì; - Lãnh đạo đơn vị ký họp lãnh đạo quan uỷ quyền Gửi giấy mời, tài liệu: a) Trách nhiệm gửi giấy mời - Văn phòng huyện phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách duyệt họp lãnh đạo quan chủ trì - Đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách duyệt họp lãnh đạo quan ủy quyền; b) Giấy mời phải gửi trước ngày họp ngày c) Gửi trước tài liệu: Đơn vị chủ trì phải gửi trước tài liệu cho đơn vị, cá nhân dự họp 41 d) Trường hợp họp đột xuất, gấp gửi Fax, điện thoại, đồng thời với việc gửi có đóng dấu hoả tốc; đ) Đối với họp làm việc bố trí lịch làm việc tuần lãnh đạo quan, đơn vị thuộc huyện vào lịch làm việc để tham dự thành phần Văn phòng huyện phát hành giấy mời đơn vị ngồi khối quan huyện Điều 17 Phân cơng chuẩn bị phục vụ họp Đối với họp tổ chức quan a) Trách nhiệm Văn phòng huyện: - Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp phục vụ họp yêu cầu; - Phối hợp với đơn vị chủ trì in tài liệu đơn vị Văn phòng huyện quản lý kinh phí; - Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu; hướng dẫn đại biểu, bố trí xe đỗ nơi quy định; đảm bảo an ninh trật tự bên ngồi phòng họp Phối hợp với đơn vị chủ trì đảm bảo an ninh trật tự bên phòng họp yêu cầu; - Tổ chức thông tin tuyên truyền, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu, chăm sóc y tế yêu cầu; - Phối hợp với đơn vị chủ trì theo dõi họp lãnh đạo huyện chủ trì; trình lãnh đạo quan duyệt dự thảo ký phát hành thông báo kết luận họp lãnh đạo quan b) Trách nhiệm đơn vị chủ trì: - Phối hợp với Văn phòng huyện để chuẩn bị nội dung theo kế hoạch duyệt; - Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán duyệt; - In tài liệu họp (đối với đơn vị, chương trình, dự án có kinh phí riêng); - Tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu; - Tổng hợp danh sách đại biểu báo cáo người chủ trì; 42 - Chủ trì việc đảm bảo an ninh trật tự bên phòng họp; - Theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận họp người chủ trì; - Thực nhiệm vụ khác phân cơng c) Trách nhiệm đơn vị có liên quan: thực nhiệm vụ phân công theo kế hoạch duyệt Cuộc họp tổ chức quan Đơn vị chủ trì chủ động triển khai phối hợp với Văn phòng huyện để triển khai theo kế hoạch duyệt Điều 18 Tổ chức họp Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình; giúp người chủ trì điều hành họp theo chương trình định Các báo cáo họp trình bày tóm tắt nội dung, nêu vấn đề có ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn Các báo cáo đọc tồn văn có u cầu người chủ trì Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp cần tập trung vào vấn đề có ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý Nội dung Kết luận họp người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể đầy đủ nội dung yêu cầu họp Điều 19 Biên họp thông báo kết luận họp Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp Biên họp gồm nội dung sau đây: a) Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; b) Những vấn đề trình bày thảo luận họp; c) Ý kiến phát biểu người tham dự họp; d) Kết luận người chủ trì Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng huyện để ban hành thông báo kết luận Tuỳ trường hợp gửi giấy đưa lên trang thơng tin điện tử Ủy ban nhân dân huyện mà không gửi đến đơn vị, đơn vị khai thác thông tin 43 thông báo kết luận mạng để thực Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc văn quy phạm pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp Điều 20 Triển khai kết luận họp Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực nội dung kết luận họp Văn phòng huyện kiểm tra, đơn đốc, tổng hợp báo cáo lãnh đạo quan kết thực nội dung kết luận họp lãnh đạo quan Điều 21 Thay đổi, hỗn họp Người chủ trì họp định việc hoãn họp, thay đổi thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình họp, huỷ bỏ họp Khi có định thay đổi, hỗn họp, cấp có thẩm quyền ký giấy mời họp Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ký giấy báo thay đổi, hoãn họp Đơn vị gửi giấy mời họp có trách nhiệm thơng báo, gửi giấy báo thay đổi, hoãn họp đến đơn vị, cá nhân có liên quan trước 01 ngày so với thời gian mời họp Chương IV TỔ CHỨC HỌP CỦA CÁC ĐƠN VỊ Điều 22 Yêu cầu đơn vị có quan hệ trực tiếp giải công việc cá nhân, tổ chức Các đơn vị có quan hệ trực tiếp giải công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức không tổ chức họp đơn vị tham dự họp mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức theo quy định pháp luật Thủ trưởng đơn vị không sử dụng thời gian thực chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện công dân theo quy định pháp luật để chủ trì tham dự họp 44 Điều 23 Quy trình tổ chức họp đơn vị Thủ trưởng đơn vị quy định cụ thể quy trình tổ chức họp đơn vị quản lý tuân thủ nội dung Quy chế này, đồng thời phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Bình Tiểu kết Trên nhận xét đánh giá ưu nhược điểm qua đưa số giải pháp khắc phục hạn chế, phát huy mặt tích cực cơng tác tổ chức hội họp để mong Ủy ban nhân dân huyện tổ chức hội họp cách chuyên nghiệp 45 KẾT LUẬN Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để phát huy thực dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ tham gia cách tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội khác 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO http://text.123doc.org/document/3474205-to-chu-c-ca-c-cuo-c-ho-i-ho- p.htm https://www.slideshare.net/hoangmaihoangmai/to-chuc-sukiennop3003- 31428235 http://violet.vn/huongthienthu/entry/showprint/entry_id/865214 47