Sự xuất hiện và phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã kéo theo sự xuất hiện của một loại tài liệu hoàn toàn mới tài liệu điện tử. Loại tài liệu này đang từng bước thay thế tài liệu truyền thống tài liệu trên vật mang tin bằng giấy và là biểu tượng của xã hội hiện đại xã hội thông tin. Việc sử dụng ngày càng rộng rãi loại tài liệu này đang làm thay đổi phương thức hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và hoạt động quản lý nói riêng. Mặt khác, sự ra đời và sử dụng tài liệu điện tử trong thực tiễn đang đặt ra cho nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại những vấn đề cấp bách cần giải quyết, đó là: giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, tính an toàn của thông tin tài liệu được lưu chuyển trong môi trường điện tử. Một vấn đề khác có tính chất cơ bản nhất mà cho đến nay chưa có lời giải đáp thỏa đáng là: trước sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin kéo theo sự lỗi thời nhanh chóng của vật mang tin và các thế hệ công nghệ ra đời trước đó, làm thế nào để bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy giá trị vĩnh hằng của tài liệu lưu trữ điện tử với tư cách là một di sản văn hóa dân tộc... Để giải quyết những vấn đề nêu trên cần phải đầu tư nghiên cứu, sự hợp tác hiệu quả của các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin, những người làm công tác hành chính liên quan đến hoạt động soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản, những người làm công tác lưu trữ và từ phía các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ nhu cầu công tác hành chính, văn thưlưu trữ và công tác văn phòng. Hơn tất cả là cần phải có sự quan tâm đúng mức và sự chỉ đạo kịp thời và có hiệu quả của các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong việc thiết lập hành lang pháp lý đối với vấn đề sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng và trong đời sống xã hội nói chung. Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách trên, ngày 25 tháng 11 năm 2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã long trọng tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” trên tinh thần thực hiện Kế hoạch số 737KH ĐHNV của Hiệu trưởng, ban hành ngày 1992012.
LỜI GIỚI THIỆU Sự xuất phát triển vũ bão công nghệ thông tin kéo theo xuất loại tài liệu hoàn toàn mới- tài liệu điện tử Loại tài liệu bước thay tài liệu truyền thống- tài liệu vật mang tin giấy biểu tượng xã hội đại- xã hội thông tin Việc sử dụng ngày rộng rãi loại tài liệu làm thay đổi phương thức hoạt động quan, tổ chức nói chung hoạt động quản lý nói riêng Mặt khác, đời sử dụng tài liệu điện tử thực tiễn đặt cho hành cơng tác lưu trữ thời kỳ đại vấn đề cấp bách cần giải quyết, là: giá trị pháp lý tài liệu điện tử, tính an tồn thơng tin tài liệu lưu chuyển môi trường điện tử Một vấn đề khác có tính chất mà chưa có lời giải đáp thỏa đáng là: trước phát triển vũ bão khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin kéo theo lỗi thời nhanh chóng vật mang tin hệ công nghệ đời trước đó, làm để bảo đảm vẹn tồn phát huy giá trị vĩnh tài liệu lưu trữ điện tử với tư cách di sản văn hóa dân tộc Để giải vấn đề nêu cần phải đầu tư nghiên cứu, hợp tác hiệu chuyên gia lĩnh vực công nghệ thông tin, người làm công tác hành liên quan đến hoạt động soạn thảo, ban hành giải văn bản, người làm cơng tác lưu trữ từ phía sở đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ nhu cầu cơng tác hành chính, văn thư-lưu trữ cơng tác văn phịng Hơn tất cần phải có quan tâm mức đạo kịp thời có hiệu cấp lãnh đạo Đảng Nhà nước việc thiết lập hành lang pháp lý vấn đề sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng đời sống xã hội nói chung Xuất phát từ yêu cầu cấp bách trên, ngày 25 tháng 11 năm 2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội long trọng tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề “Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử - thực tiễn Việt Nam kinh nghiệm quốc tế” tinh thần thực Kế hoạch số 737/KH- ĐHNV Hiệu trưởng, ban hành ngày 19/9/2012 Hội thảo hội tụ trí tuệ gần 100 nhà khoa học, chuyên gia hàng đầu lĩnh vực công nghệ thơng tin, văn thư – lưu trữ, hành chính- văn phòng, sở đào tạo người làm cơng tác quản lý quan quyền nhà nước Trung ương địa phương, bộ, ngành nước giới… Các tham luận Hội thảo tập trung giới thiệu kết nghiên cứu vấn đề quản lý tài liệu điện tử, qui định pháp luật liên quan đến quản lý lưu trữ tài liệu điện tử, sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý, vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử… Các tác giả tham luận đề xuất giải pháp để giải vấn đề nêu trên, đồng thời đề xuất định hướng xây dựng chương trình đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn điện tử lưu trữ tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức trị- xã hội, doanh nghiệp tổ chức khác Hội thảo nhận nhiều báo cáo tham luận nhiều ý kiến đóng góp giá trị Đây sở để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển khai kế hoạch đổi chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư-lưu trữ theo hướng đại, đáp ứng nhu cầu xã hội thông tin Hội thảo dịp củng cố tăng cường mối quan hệ hợp tác Nhà trường với quan, tổ chức nước giới Đây hoạt động chào mừng ngày truyền thống 18/12 Nhà trường Với mục đích cơng bố rộng rãi kết nghiên cứu chuyên gia, nhà khoa học nhằm cung cấp cho nhà quản lý, người làm công tác chuyên môn lĩnh vực văn thư-lưu trữ sở đào tạo… Nguồn tài liệu tham khảo giá trị lĩnh vực quản lý lưu trữ tài liệu điện tử, Ban biên tập tiến hành lựa chọn từ viết tham luận có để in Kỷ yếu Nhân dịp này, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trân trọng cảm ơn nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý nước, giảng viên Trường nhiệt tình đầy trách nhiệm hưởng ứng, tham gia viết báo cáo tham luận Hội thảo đặc biệt đánh giá cao nỗ lực tập thể giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ phát huy tính chủ động nghiên cứu Sự thành công Hội thảo minh chứng cho vai trò, vị thế, trách nhiệm Nhà trường ngày khẳng định, ngày lan tỏa xã hội nói chung, ngành văn thư- lưu trữ nói riêng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mong tiếp tục nhận hợp tác quý báu Quý vị để công tác giảng dạy nghiên cứu khoa học Nhà Trường ngày phát triển lên tầm cao Hà Nội, Tháng 12 năm 2012 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội HIỆU TRƯỞNG NGƯT.TS TRIỆU VĂN CƯỜNG PHẦN VẤN ĐỀ CHUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ- NHỮNG ƯU THẾ VƯỢT TRỘI VÀ SỰ THÁCH THỨC ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH VÀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ THỜI KỲ HIỆN ĐẠI NGƯT.TS Triệu Văn Cường Hiệu trưởng Trường ĐHNV Hà Nội Xã hội loài người bước vào thiên niên kỷ thứ III với phát triển vượt bậc khoa học cơng nghệ Cùng với điều bất ổn trị diễn số nơi giới Nhưng, bối cảnh thành tựu khoa học cơng nghệ thật ấn tượng có ảnh hưởng ngày sâu rộng đến lĩnh vực đời sống xã hội quốc gia Thật khó hình dung quan, cơng sở hay xí nghiệp hoạt động lại thiếu máy tính , khơng kết nối internet, khơng giao dịch quan hộp thư điện tử Công nghệ điện tử len lỏi vào lĩnh vực sống xã hội khơng dừng bước phát triển Thơng tin điện tử trở thành nguồn tài nguyên quí giá phục vụ cho hoạt động quản lý nhu cầu đời sống xã hội Tại số quốc gia vận hành “chính phủ điện tử” tích cực định hướng cơng dân tới cách tiếp cận với hệ thống quyền theo phương thức Sự đời công nghệ điện tử kéo theo xuất loại tài liệu hoàn toàn mới- tài liệu điện tử Có thể hiểu- tài liệu điện tử tài liệu mà tồn q trình sinh ra, tồn tiêu hủy thực môi trường điện tử Loại tài liệu chi phối mạnh mẽ hoạt động hành nói riêng xã hội nói chung, tất quốc gia giới có xu hướng thay dần tài liệu giấy Sự xuất thâm nhập ngày sâu rộng tài liệu điện tử vào hoạt động xã hội cơng tác hành mang theo ưu vượt trội so với tài liệu giấy tiềm ẩn thách thức Trong phạm vi tham luận này, chúng tơi trình bày ưu tài liệu điện tử so với tài liệu giấy thách thức mà loại hình tài liệu điện tử đặt hành cơng tác lưu trữ thời kỳ đại NHỮNG ƯU THẾ VƯỢT TRỘI CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Nếu nói rằng, tài liệu công cụ thiếu hoạt động quản lý đời tài liệu điện tử làm cho hoạt động quản lý cơng tác hành trở nên nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm Những ưu tài liệu điện tử thể khía cạnh sau: - Sự chu chuyển văn nhanh chóng mơi trường điện tử: Đây ưu vượt trội tài liệu điện tử so với tài liệu giấy Với đời internet, vài giây chuyển tài liệu đến nơi trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc hình máy tính Khả chu chuyển nhanh chóng văn điện tử đồng nghĩa với kịp thời (hầu lập tức) thông tin việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí tăng đáng kể hiệu lao động - Sự kết nối cá nhân chi nhánh quan, tổ chức, quan trung tâm với chi nhánh, phận cách xa địa lý: Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn điện tử, toàn quan, tổ chức đặt môi trường thông tin chung, nhiều người tham gia vào q trình xử lý văn giải cơng việc hệ thống Điều bảo đảm thơng suốt thống q trình xử lý văn Ngoài ra, việc sử dụng văn điện tử thông qua internet hộp thư điện tử bảo đảm liên kết với hệ thống bên ngồi - Bảo đảm q trình tìm kiếm xử lý thơng tin văn diễn nhanh chóng, thuận lợi hệ thống: việc tiếp cận tài liệu tìm kiếm thơng tin hệ thống văn điện tử mang lại kết thông qua sở liệu hệ thống tra tìm tự động Việc tìm kiếm văn thơng tin văn mang tính hệ thống cao thực thông qua hệ thống tra tìm tự động Kết tra tìm thường cho hệ thống văn có dạng thông tin Việc sử dụng văn điện tử lưu giữ môi trường điện tử giảm thiểu khả thất lạc văn bản, điều dễ dàng xảy tài liệu giấy - Chỉnh sửa văn đơn giản nhanh chóng ưu tài liệu điện tử: trước đây, với tài liệu truyền thống giấy, việc sửa lại văn thường nhiều thời gian cơng sức (thường phải chép lại tồn trang tài liệu cần sửa) ngày nay, việc soạn thảo văn máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản nhanh chóng Tuy nhiên, vừa ưu tài liệu điện tử vừa thách thức hành cơng tác lưu trữ, điều xem xét phần sau - Ở mức độ đó, sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an tồn thơng tin, cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính tồn vẹn liệu Ngoài ra, việc sử dụng văn điện tử cho phép làm việc lúc với nhiều văn khác trì lịch sử làm việc với văn - Bảo đảm việc quản lý văn từ chúng sản sinh đến chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”) Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian kho tàng so với tài liệu giấy Trang bị hệ thống chu chuyển văn điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu NHỮNG THÁCH THỨC CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH VÀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ Cùng với phát triển công nghệ tiện ích mang lại, người phải đối mặt với hàng loạt khó khăn Bên cạnh ưu vượt trội sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý, chúng đặt hành cơng tác lưu trữ thời kỳ đại trước thách thức không nhỏ Những thách thức là: + ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH - Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình Tài liệu điện tử tài liệu đọc máy, chúng tồn môi trường ảo Khác với tài liệu giấy, thông tin gắn liền với vật mang tin thực thể thống Tài liệu điện tử không phụ thuộc vào vật mang tin thơng tin lúc vật mang tin khác Loại hình tài liệu sử dụng với trợ giúp máy tính Điều ln tiềm ẩn nguy Thứ – để sử dụng chúng, cần hữu máy tính điện tử Thứ hai – ln có nguy hủy hoại hồn tồn tài liệu có trục trặc máy móc (phần cứng) hay xâm nhập virus (phần mềm) - Tính pháp lý tài liệu: tính pháp lý tài liệu điện tử thách thức lớn hành rào cản vấn đề đưa tài liệu điện tử trở nên thơng dụng sống thay hồn toàn tài liệu giấy Nếu tài liệu giấy, vấn đề tính pháp lý giải với tài liệu điện tử, vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý trình thử nghiệm Hiện nay, chữ ký số sử dụng giao dịch điện tử, xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số tồn nhiều bất cập Về lý thuyết, sau ký chữ ký số, tài liệu điện tử có giá trị tài liệu giấy Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất chương trình phần mềm tổ chức trung gian có thẩm quyền cấp cho người sử dụng Dù mật mã cấp cho chủ sở hữu, chủ sở hữu lại người biết mật mã (ít cịn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số biết mật mã này) Như vậy, độ an toàn vấn đề sử dụng chữ ký số khơng tuyệt đối Ngồi ra, mật mã chữ ký số bị đánh cắp, chuyển giao cho người khác Bên cạnh đó, đơn giản vấn đề chép thông tin tài liệu điện tử thách thức xét tính pháp lý tài liệu điện tử Nếu tài liệu giấy, ký chữ ký tay, ký coi gốc Mọi chép sau khơng có giá trị gốc (hoặc có giá trị đóng dấu sau nhân cách photocopy, có giá trị sao), tài liệu điện tử không Ngay sau ký chữ ký số, tài liệu điện tử chép với số lượng khơng có khác biệt so với ký Như vậy, vấn đề chính, gốc khơng cịn tồn nguồn tài liệu điện tử Rõ ràng thách thức lớn xét tính pháp lý tài liệu điện tử - Tính an tồn thơng tin: Đối với văn điện tử, việc bảo đảm an tồn thơng tin cao so với tài liệu giấy Tuy nhiên, đơn giản vấn đề sửa đổi chép thông tin đe dọa an tồn thơng tin nguồn tài liệu điện tử Chỉ với kỹ sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta sửa đổi nội dung tài liệu điện tử chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hồn tồn khơng để lại dấu vết Đây thực mối đe dọa lớn tính an tồn thơng tin nguồn tài liệu tồn môi trường điện tử + ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ Tài liệu lưu trữ, thực chất gương phản ánh cách trung thực toàn diện phát triển xã hội, đất nước Mỗi quốc gia coi nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá vơ tận Chúng vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thưc tiễn, phục vụ mặt khác đời sống xã hội nói chung, nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nói riêng Từ trước đến nay, tài liệu giấy chiếm phần lớn tồn Phơng lưu trữ quốc gia Để bảo đảm lưu trữ thông tin chứa đựng giấy, người ta cần lựa chọn tài liệu có giá trị bảo đảm điều kiện lưu trữ tối thiểu Vấn đề chỗ diện tích tìm kiếm tài liệu cần thiết sử dụng Tuy nhiên, với tài liệu điện tử, cơng tác lưu trữ có thay đổi chất Với tất ưu vượt trội so với tài liệu giấy, tài liệu điện tử mang theo giá trị khơng thể phủ nhận Tuy nhiên, bên cạnh đó, loại hình tài liệu đặt trước công tác lưu trữ đại vấn đề cần giải cấp bách Những thách thức mà tài liệu điện tử đặt cho hành quốc gia vấn đề mà cơng tác lưu trữ phải đối mặt Đó là: - Sự lỗi thời nhanh chóng cơng nghệ: Tài liệu điện tử loại hình tài liệu mà tồn vịng đời chúng tồn mơi trường điện tử Chúng không phụ thuộc vào vật mang tin lúc vật mang tin khác Cũng tài liệu giấy, hết giá trị hành, tài liệu điện tử cần chuyển vào lưu trữ Tài liệu điện tử đưa vào lưu trữ vật mang tin khác sản phẩm công nghệ điện tử Do phát triển nhanh chóng cơng nghệ, hệ máy móc chương trình phần mềm nhanh chóng lỗi thời, khơng tương thích hệ dẫn đến bất lực người tiếp cận thông tin lưu giữ hệ công nghệ trước - Độ tin cậy giá trị pháp lý thông tin tài liệu lưu trữ điện tử: Hiện nay, chữ ký số phương tiện để khẳng định giá trị pháp lý tài liệu điện tử Đây chương trình phần mềm cấp cho người sử dụng thời hạn định (thường đến năm) Mặc dù, lý thuyết, cần tài liệu ký chữ ký hiệu lực, nhiên, độ tin cậy giá trị pháp lý tài liệu vấn đề phải xem xét chữ ký số ký hết hiệu lực vào thời điểm tài liệu lưu trữ sử dụng - Vấn đề an tồn thơng tin: vấn đề đặt hành cơng tác lưu trữ Nguồn thơng tin điện tử bảo vệ chương trình bảo mật (bằng mã số hay chương trình hạn chế truy cập), nhiên, khả xâm nhập bất hợp pháp khả phá mã haker tồn đe dọa tính an tồn thơng tin - Vấn đề gốc, chính, sao: Trong cơng tác lưu trữ tài liệu giấy, gốc có giá trị pháp lý cao Tuy nhiên, đơn giản chép tài liệu điện tử xóa nhịa gianh giới gốc, Việc tồn lúc nhiều gốc (bản chính) giống y hệt phân định giá trị câu hỏi chưa có lời giải đáp Ngồi ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử khơng đồng nghĩa với việc tiêu hủy hồn tồn thơng tin lý đơn giản chép tài liệu điện tử Có thể nói, đời tài liệu điện tử làm thay đổi hoàn toàn diện mạo hoạt động văn công tác hành chúng ngày trở nên khơng thể thay hoạt động quản lý Tuy nhiên, bên cạnh ưu tài liệu điện tử thách thức, mà để giải chúng - giúp cho tài liệu điện tử phát huy tối đa tính vượt trội - địi hỏi nỗ lực phối hợp chặt chẽ nhà quản lý, chuyên gia công nghệ, người làm công tác hành cơng tác lưu trữ QUẢN LÝ TÀI LIỆU, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Đỗ Đức Cường Nguyên Giám đốc Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ Khái niệm tài liệu, văn điện tử quản lý tài liệu, văn điện tử vấn đề mới, hình thành phát triển nhanh Việt Nam Tại Hội thảo này, xin trao đổi, tổng hợp lại số nội dung xung quanh chủ đề "Quản lý tài liệu, văn điện tử" với phạm vi quan hành nhà nước I KHÁI NIỆM Tài liệu điện tử - Giáo sư Luật học Henry H.Perritt Jr, Trưởng Khoa Luật, Trường Đại học Luật Chicago - Kent (Mỹ) có định nghĩa :" Tài liệu điện tử toàn tài liệu quan, tổ chức tạo định dạng điện tử, chúng xem hệ thống thông tin điện tử hỗ trợ phương tiện kỹ thuật điện tử" - Trong sách Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử Hội đồng Lưu trữ quốc tế, tài liệu điện tử định nghĩa sau:" Tài liệu điện tử tài liệu thích hợp cho điều khiển, truyền dẫn xử lý máy tính" - Trong Điều lệ Tiểu bang Minesota, tài liệu điện tử định nghĩa sau:" Tài liệu điện tử tài liệu tạo ra, gửi, truyền nhận lưu trữ phương tiện điện tử" Đây định nghĩa tài liệu điện tử chấp thuận nhiều Mỹ - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Malaysia định nghĩa tài liệu điện tử sau:" Tài liệu điện tử phiên máy tính tài liệu truyền thống tạo lưu trữ quan, tổ chức" Văn điện tử - Khoản 8, Điều 3, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, định nghĩa sau:" Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu" Khoản 12, Điều 4, Luật Giao dịch điện tử định nghĩa:" Thông điệp liệu thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử" Tài liệu, văn điện tử Tại tham luận này, không đưa phân biệt khái niệm tài liệu văn bản, nên ghép gọn lại khái niệm tài liệu, văn điện tử sau:" Tài liệu, văn điện tử tài liệu, văn tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử" Trong q trình xây dựng Chính phủ điện tử, tài liệu, văn điện tử hình thành phát triển đa dạng, phong phú Ở nước giới nói chung, Việt Nam nói riêng, Chính phủ điện tử hướng tới hành cơng giảm thiểu văn giấy phấn đấu thực “văn phịng khơng giấy” Sơ đồ sau mơ tả phần tham gia tài liệu, văn điện tử q trình xây dựng Chính phủ điện tử: Chính phủ Hệ thống quản lý điện tử điện tử Thơng tin điện tử Văn phịng điện tử Trao đổi lao động điện tử Dịch vụ công điện tử Hệ thống kiểm tra điện tử Tài liệu, văn L Giao dịch điện tử Chữ ký điện tử T h Quản lý tài liệu, văn điện tử - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Malaysia cho rằng:" Hệ thống quản lý tài liệu điện tử hệ thống thiết kế đặc biệt để quản lý việc tổ chức khoa học lưu trữ tài liệu điện tử Nó trì thành phần, nội dung, cấu trúc liên kết tài liệu với khả truy cập cung cấp giá trị làm chứng tài liệu" - Các chuyên gia máy tính Mỹ đưa khái niệm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử sau:" Hệ thống quản lý tài liệu điện tử chương trình phần mềm phần cứng hỗ trợ tự động hóa tích hợp q trình quản lý tài liệu" - Với Việt Nam, xem xét góc độ quản lý nhà nước: Quản lý tài liệu, văn điện tử ban hành văn quản lý, sách; hướng dẫn thực kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài liệu, văn điện tử II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Công tác quản lý văn điện tử bao gồm số nội dung sau: Giá trị pháp lý văn điện tử - Văn điện tử phù hợp với pháp luật giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn giấy giao dịch quan nhà nước - Văn điện tử gửi đến quan nhà nước không thiết phải sử dụng chữ ký điện tử văn có thơng tin người gửi, đảm bảo tính xác thực nguồn gốc toàn vẹn văn Thời điểm gửi, nhận văn điện tử - Thời điểm gửi văn điện tử tới quan nhà nước thời điểm văn điện tử nhập vào hệ thống thơng tin nằm ngồi kiểm soát người khởi tạo - Cơ quan nhà nước Chính phủ giao trách nhiệm có nhiệm vụ xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo xác định thời điểm nhận gửi văn điện tử Thời điểm nhận thời điểm văn điện tử nhập vào hệ thống thông tin định Thông báo nhận văn điện tử Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thơng báo phương tiện điện tử cho người gửi việc nhận văn điện tử sau xác nhận tính hợp lệ văn Tiếp nhận văn điện tử lập hồ sơ lưu trữ - Văn điện tử gửi đến quan nhà nước phải lưu hệ thống lưu trữ điện tử - Việc lưu biện pháp tiếp nhận khác phải thời gian gửi phải kiểm tra tính tồn vẹn văn điện tử - Văn điện tử quan nhà nước phải đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách đảm bảo tính xác thực, an tồn khả truy nhập văn điện tử Xử lý văn điện tử Cơ quan nhà nước có quyền sử dụng biện pháp kỹ thuật văn điện tử thấy cần thiết để làm cho văn điện tử dễ đọc, dễ lưu trữ dễ phân loại phải đảm bảo không thay đổi nội dung văn điện tử Sử dụng chữ ký điện tử - Cơ quan nhà nước có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn điện tử cuối - Chữ ký điện tử quan nhà nước phải đáp ứng yêu cầu pháp luật giao dịch điện tử III THỰC HIỆN Ở CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Hiện trạng sở hạ tầng thực Theo Sách trắng công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam năm 2011, tỷ lệ máy tính tổng số cán bộ, công chức (%) thu kết sau: Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Bộ, quan ngang Bộ, quan 77,86 81,41 88,50 thuộc Chính phủ Các tỉnh, thành phố trực thuộc 37,36 55,87 63,19 Trung ương Theo Báo cáo Ứng dụng công nghệ thông tin năm 2010 Cục Ứng dụng công nghệ thông tin - Bộ Thông tin Truyền thông (tháng 6/2011), số liệu máy tính kết nối Internet Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ thống kê cụ thể sau: Tỷ lệ máy tính kết nối mạng địa phương thống kê sau: Như vậy, tính đến năm 2010 tất Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ hầu hết quan nhà nước cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trang bị máy tính để phục vụ hoạt động quan Theo Báo cáo đánh giá xếp hạng trang/cổng thông tin mức độ ứng dụng công nghệ thông tin năm 2011, Bộ, quan ngang UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cung cấp gần 100.000 dịch vụ cơng trực tuyến (có 800 dịch vụ mức độ dịch vụ mức độ 4) Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý điều hành quan nhà nước nâng cao: tỷ lệ cán thường xuyên sử dụng Email cao, 80% quan cấp Bộ, 60% cấp quận/huyện Số liệu khảo sát lưu trữ thông tin số quan nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm 2011 cho thấy: có 110/169 quan, tổ chức khảo sát sử dụng phần mềm để đăng ký văn đi, đến 101/169 quan, tổ chức trao đổi văn điện tử qua mạng, chủ yếu trao đổi thư điện tử nội (63,3%), với quan cấp (53,3%), cấp (51,5%) ngang cấp (57,4%) Năm 2011, nước có 29/30 Bộ, quan ngang Bộ 63/63 tỉnh, thành phố có trang/cổng thơng tin điện tử Các quan Trung ương, địa phương triển khai 94.000 dịch vụ công mức 2, gần 900 dịch vụ công mức 11 dịch vụ cơng mức Năm 2012, Chính phủ điện tử Việt Nam Liên hợp quốc xếp hạng 83/190 nước giới, tăng bậc so với năm 2010” Tỷ lệ cán thường xuyên sử dụng Email Bộ, quan ngang Bộ lên tới 88,7%; tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 67% Tại Đà Nẵng, tỷ lệ máy tính/cán bộ, cơng chức đạt 1/1, số hộ dân đạt 0,5 máy/hộ; 100% quan nhà nước có mạng LAN; 100% dịch vụ công trực tuyến đạt mức 2; 92 dịch vụ mức dịch vụ mức Tỉnh Trà Vinh thành công với ứng dụng quản lý văn điều hành, gửi nhận văn điện tử từ tỉnh đến huyện Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu triển khai thành cơng phần mềm dùng chung Chính phủ điện tử Có thể thấy rằng, đời hàng loạt sách khuyến khích phát triển ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước tạo tiền đề để Bộ, ngành, tỉnh, thành phố thuộc Trung ương triển khai xây dựng trung tâm tích hợp liệu, phần mềm dùng chung hệ thống thông tin phục vụ quản lý điều hành… mang lại nhiều hiệu thiết thực năm qua Đặc biệt mơ hình Chính phủ điện tử đời, hoạt động quản lý, điều hành khuyến khích thực mơi trường điện tử Nhiều hoạt động nghiệp vụ, quy trình giải cơng việc quan trọng tin học hóa Thơng tin phục vụ hoạt động quản lý không ban hành truyền đạt văn mà trao đổi qua hệ thống thông tin điện tử với phương tiện xử lý chuyên dụng Các văn giấy với chữ ký tươi dấu đỏ dần thay văn điện tử, chữ ký điện tử dấu điện tử Như kết tất yếu trình này, tài liệu điện tử sản sinh để hỗ trợ cho việc giao dịch, trao đổi, giải công việc hàng ngày quan, tổ chức Một khối lượng không nhỏ tài liệu điện tử quan, tổ chức, cá nhân lưu giữ lại trở thành tài liệu lưu trữ điện tử quan, tổ chức, cá nhân Quy định tăng cường sử dụng văn điện tử Điều 8, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP có quy định tăng cường sử dụng văn điện tử sau: - Người đứng đầu quan nhà nước cấp có trách nhiệm đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn điện tử, bước thay văn giấy quản lý, điều hành trao đổi thông tin - Các loại biểu mẫu hành cần thiết giải công việc cho người dân, tổ chức bước chuẩn hoá theo quy định Điều 19 Nghị định công bố công khai trang thông tin điện tử quan nhà nước - Trừ trường hợp có quy định khác pháp luật, mạng nội quan nhà nước phải kết nối với sở hạ tầng thơng tin Chính phủ để thực việc gửi, trao đổi, xử lý văn hành quan với quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng - Cơ quan nhà nước phải xây dựng ban hành quy chế sử dụng mạng nội bộ, đảm bảo khai thác hiệu giao dịch điện tử xử lý công việc cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời đảm bảo an tồn thơng tin theo quy định Điều 41 Nghị định này; tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức kiến thức, kỹ ứng dụng công nghệ thông tin công việc - Cơ sở liệu quan nhà nước phải cập nhật đầy đủ có đường liên kết đến văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp phục vụ cho việc tra cứu môi trường mạng cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc chụp văn giấy nhận từ quan cấp để gửi cho quan, tổ chức IV MỘT SỐ QUY ĐỊNH VÀ CHỈ TIÊU VỀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015 @ Mục tiêu tổng quát đến năm 2015 a) Xây dựng hồn thiện sở hạ tầng thơng tin, tạo tảng phát triển Chính phủ điện tử b) Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin hoạt động nội quan nhà nước, hướng tới nâng cao suất lao động, giảm chi phí hoạt động - 60% văn bản, tài liệu thức trao đổi quan nhà nước trao đổi hoàn toàn dạng điện tử - Hầu hết cán bộ, công chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử công việc @ Định hướng đến năm 2020 - Tích hợp hệ thống thơng tin, tạo lập môi trường mạng rộng khắp phục vụ đa số hoạt động quan nhà nước Hầu hết giao dịch quan nhà nước thực môi trường điện tử, lúc, nơi, dựa nhiều phương tiện khác - Hầu hết dịch vụ công cung cấp trực tuyến mức độ 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân doanh nghiệp lúc, nơi, dựa nhiều phương tiện khác Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước Nhằm tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động cải cách hành chính, phát triển phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn điện tử, Thủ tướng thị: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: + Tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động nội quan nhà nước: Sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi loại văn quy định; Sử dụng phối hợp hệ thống thư điện tử hệ thống quản lý văn điều hành; Số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm xử lý thơng tin; + Tăng cường sử dụng văn điện tử trao đổi quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác: Khi gửi phát hành văn giấy quan phải gửi kèm theo điện tử qua mạng; Thực nghiêm túc quy định việc gửi điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bước mở rộng áp dụng hồ sơ trình UBND, Chủ tịch UBND cấp; Các loại tài liệu, văn hành xác thực chữ ký số gửi qua mạng khơng phải gửi thêm văn giấy; + Bảo đảm điều kiện sử dụng văn điện tử: Tận dụng hạ tầng kỹ thuật phần mềm có; Khẩn trương ban hành quy định bắt buộc thực quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn điện tử qua mạng; Hàng năm tổ chức khóa đào tạo ngắn hạn cho CBCCVC; Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số; Tuân thủ chuẩn ứng dụng CNTT; Đảm bảo kinh phí nâng cấp, hồn thiện hạ tầng kỹ thuật, hệ thống thơng tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn điện tử; + Thực công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình sử dụng văn điện tử quan hành nhà nước cấp - Thủ trưởng quan nhà nước cấp có trách nhiệm: + Gương mẫu thực việc quản lý, điều hành công việc qua mạng; + Quyết liệt đạo cá nhân, đơn vị quan sử dụng văn điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này; + Chịu trách nhiệm với quan quản lý cấp tình hình triển khai Chỉ thị đơn vị mình; + Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Chủ tịch UBND thành phố trực thuộc Trung ương: Hà Nội, Hải Phịng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh Cần Thơ qn triệt đạo đơn vị trực thuộc hồ sơ trình cấp có thẩm quyền, bắt buộc gửi kèm văn điện tử song song văn giấy năm 2012; tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua mạng - CBCCVC quan nhà nước cấp có trách nhiệm: Thực nghiêm quy định quan việc sử dụng văn điện tử công việc; Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới mơi trường làm việc điện tử, đại, hiệu quả; - Lộ trình bắt buộc thực việc gửi hồ sơ điện tử kèm theo hồ sơ trình giấy cấp từ Trung ương tới địa phương, đảm bảo đạt mục tiêu đến năm 2015 có 60% văn bản, tài liệu thức trao đổi quan nhà nước trao đổi hoàn toàn dạng điện tử - Bộ Nội vụ có trách nhiệm: + Phối hợp với Bộ Thơng tin Truyền thơng, Văn phịng Chính phủ đề xuất xây dựng mới, điều chỉnh, bổ sung văn quy phạm pháp luật nhằm tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước + Chủ trì xây dựng văn quy định lưu trữ văn điện tử Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày 11/9/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động Bộ Nội vụ Trong thị số 02/CT-BNV, Bộ trưởng Bộ Nội vụ có quy định: - Các đơn vị, tổ chức phải sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để trao đổi loại văn sau nội đơn vị, tổ chức: giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp; văn để biết, để báo cáo; thông báo chung quan; tài liệu cần trao đổi q trình xử lý cơng việc (Dự thảo văn xin ý kiến nội bộ, văn góp ý, bảng biểu thống kê, ); sử dụng chức quản lý văn đi, đến hồ sơ cơng việc tích hợp phần mềm quản lý văn để trao đổi thông tin đạo, điều hành lãnh đạo, lịch công tác quan, chương trình, kế hoạch quan, Quy chế dân chủ, xử lý văn đi, đến, hồ sơ công việc, - Các đơn vị, tổ chức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO có trách nhiệm điều chỉnh quy trình ISO cho phù hợp với công việc qua mạng - Hồ sơ trình cấp có thẩm quyền, bắt buộc gửi kèm văn điện tử song song với văn giấy; tiến tới xử lý, trao đổi chủ yếu công việc qua môi trương mạng từ quý I năm 2013 V ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ Chính phủ, Bộ, ngành địa phương cần khẩn trương xây dựng mới, điều chỉnh, bổ sung ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành nhằm tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan hành nhà nước Tiếp tục khẩn trương triển khai thực với diện rộng tất quan, đơn vị hành chính, CBCCVC nhà nước sử dụng chữ ký số hoạt động quan nhà nước cấp Trong cần coi trọng đảm bảo tính xác thực, tồn vẹn văn điện tử cơng bố Cổng thông tin điện tử Trang thông tin điện tử Chính phủ, Bộ, ngành địa phương Cần ban hành văn quy định định dạng văn điện tử; phương thức gửi văn điện tử; quy trình ISO cho phù hợp với công việc qua mạng Lưu trữ tài liệu điện tử: Đây vần đề Việt Nam Các vấn đề sau cần nghiên cứu sâu có văn quy định cụ thể, rõ ràng: - Vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử yếu tố tác động, chi phối tài liệu lưu trữ điện tử suốt vòng đời nó, bao gồm nội dung sau: Quy trình tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử, tác động yếu tố lý luận thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ yếu tố khoa học công nghệ liên quan đến việc tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử; việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử sau chúng tạo lập hoàn chỉnh, lựa chọn định dạng an toàn cho tài liệu lưu trữ điện tử; việc chuyển nhận tài liệu lưu trữ điện tử, yếu tố bảo đảm an tồn thơng tin tính nguyên vẹn tài liệu trình chuyển giao; quy trình truy cập tài liệu lưu trữ điện tử; quy trình nghiệp vụ việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; đánh giá tài liệu lưu trữ điện tử thực thủ tục tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị - Căn cho việc xác lập tính pháp lý tài liệu lưu trữ điện tử giao dịch thống xã hội - Xây dựng chuẩn siêu liệu cho việc lưu trữ tài liệu điện tử - Xây dựng Khung phân loại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử - Nghiên cứu lựa chọn hình thức lưu trữ, môi trường bảo quản tối ưu cho tài liệu lưu trữ điện tử; lựa chọn phương tiện, thiết bị lưu trữ phù hợp với đặc điểm thời hạn bảo quản loại tài liệu lưu trữ điện tử Xây dựng Hệ thống quản lý lưu trữ điện tử quan nhà nước từ Trung ương tới địa phương Ngày 21/8/2012, Văn phịng Chính phủ có cơng văn số 6385/VPCPKGVX thơng báo: Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Thiện Nhân đồng ý chủ trương lập Đề án xây dựng Hệ thống quản lý lưu trữ điện tử quan nhà nước từ Trung ương tới địa phương; Giao Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin Truyền thông nghiên cứu, đề xuất bổ sung Đề án vào danh mục dự án, nhiệm vụ quy mô quốc gia ban hành kèm theo Chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015 (phê duyệt Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 Thủ tướng Chính phủ); Triển khai xây dựng Đề án, trình duyệt theo quy định Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao nhiệm vụ cho Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chủ trì lập Đề án xây dựng Hệ thống quản lý lưu trữ điện tử quan nhà nước từ Trung ương tới địa phương, Quyết định số 995/QĐ-BNV ngày 12/10/2012 Chúng xin đề nghị Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước sớm xây dựng xong cấp có thẩm quyền phê duyệt sớm để triển khai thực hiện, đáp ứng cần thiết cho công tác quản lý tài liệu, văn điện tử sau này./ ... nghiên cứu vấn đề quản lý tài liệu điện tử, qui định pháp luật liên quan đến quản lý lưu trữ tài liệu điện tử, sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý, vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử? ?? Các tác giả... ? ?Tài liệu? ??, “Văn bản”, ? ?Tài liệu lưu trữ? ??, ? ?Tài liệu điện tử? ?? ? ?Tài liệu lưu trữ điện tử? ?? gì? Trong có khái niệm Đó khái niệm ? ?Tài liệu lưu trữ điện tử? ?? Nó có đặc điểm bật so với tài liệu lưu trữ. .. kiểm tra điện tử Tài liệu, văn L Giao dịch điện tử Chữ ký điện tử T h Quản lý tài liệu, văn điện tử - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Malaysia cho rằng:" Hệ thống quản lý tài liệu điện tử hệ thống