Về thuật ngữ này chúng tôi đã có dịp bàn tới trong bài: Bàn về thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1999. Vì vậy, ở đây, chúng tôi chỉ khái quát về ba trường phái cơ bản có quan niệm khác nhau về thuật ngữ này.
Trường phái thứ nhất- trường phái đã định nghĩa về TLLT căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành. Đại diện chính cho trường phái này là Anh, Mỹ và Úc. Định nghĩa do trường phái này đề xuất được Hội đồng lưu trữ quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản
năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp. Theo định nghĩa kiểu Anh của Hội đồng lưu trữ quốc tế : “TLLT là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng” [3]. Phân tích định nghĩa này cho thấy để một tài liệu được thừa nhận là TLLT cần hai điều kiện:
1/Phải hết giá trị hiện hành và 2/Phải còn giá trị lưu trữ được lựa chọn để tiếp tục bảo quản.
Như vậy, theo trường phái này, bất kỳ một tài liệu nào để được công nhận là TLLT chỉ cần có hai điều kiện trên mà không phụ thuộc vào các điều kiện khác, ví dụ như: nơi bảo quản cũng như hình thức vật mang tin và kỹ thuật chế tác.
Trường phái thứ hai- trường phái định nghĩa thuật ngữ TLLT căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu. Trường phái này do các nước Châu Âu đại diện và coi TLLT là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”[4].
Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa của Pháp được nêu trong cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm 1993 và cũng là định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào” [6].
Định nghĩa này yêu cầu để một tài liệu nào đó (thực chất là văn bản) có đặc tính của tài liệu lưu trữ: 1/Ngay tại thời điểm sản sinh ra hoặc nhận được mà không chờ đến khi nó hết giá trị hiện hành. Bởi vì không một điều kiện nào ràng buộc về tính “cổ” của tài liệu được đề ra. 2/Phải là tài liệu “được một cá nhân hoặc một tổ chức lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”. Nghĩa là hình thức vật lý và nơi bảo quản không tham gia vào khái niệm tài liệu lưu trữ. Đến nay định nghĩa này đã được bổ sung
một điểm mới cần lưu ý: được bảo quản vì tiếp tục có giá trị lưu trữ. Ví dụ điển hình thể hiện sự đổi mới này là định nghĩa nêu trong cuốn “Xác định giá trị lưu trữ- Lý luận và thực tiễn”[10]: “Tài liệu lưu trữ (Archive) là những văn bản (Records) được lập ra, lưu lại và được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó trong quá trình quản lý các công việc và được bảo quản vì chúng tiếp tục có giá trị lưu trữ”. Theo chúng tôi, định nghĩa này cho thấy, TLLT không phải là tài liệu (document) mà là văn bản (record) với các thuộc tính vốn có của nó như chúng ta đã nêu trên.
Định nghĩa này đối lập với định nghĩa kiểu Anh của Hội đồng Lưu trữ quốc tế ở một điểm cơ bản là “nguồn gốc xuất xứ”. Cả hai trường phái này đều khác với trường phái thứ 3.
Trường phái thứ ba- Trường phái định nghĩa về khái niệm TLLT thiên về nơi bảo quản. Đại diện cho trường phái này là Liên Xô và hầu hết các nước XHCN trước đây. Định nghĩa này được trình bày chính thức trong Từ điển Thuật ngữ 1982: “TLLT là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ”. Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm TLLT. Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 đến nay. Trong Luật này TLLT (архивный документ) được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đối với công dân, xã hội và nhà nước”. Định nghĩa này không nhấn mạnh điều kiện “nơi bảo quản- kho lưu trữ” và nguồn gốc xuất xứ, song lại chú trọng tới ba điều kiện: thứ nhất, phải là vật mang vật chất có ý nghĩa; thứ hai, thông tin có ý nghĩa; thứ ba, có các yếu tố thể thức để nhận dạng vật mang vật chất đó và vì vậy nó thuộc diện được bảo quản. Những điều kiện này sẽ được lưu ý khi bàn về khái niệm TLĐT.
Ngoài ba trường phái tiêu biểu trên còn có trường phái dung hòa giữa ba trường phái. Việt Nam là một trong các nước có quan điểm dung hòa giữa ba trường phái trên. Thật vậy, hầu hết các định nghĩa trước đây ở nước ta về TLLT
đều căn cứ vào bốn đặc điểm cơ bản như: vật mang tin, nguồn gốc xuất xứ, giá trị của tài liệu và nơi bảo quản. Ví dụ điển hình là định nghĩa chính thức về TLLT được đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam”: “TLLT là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể , xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…của xã hội”[7].
Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX. Đến nay, định nghĩa về TLLT ở nước ta đã có một số điểm đổi mới. Điểm mới này được thể hiện trong định nghĩa nêu tại khoản 3. Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Phân tích định nghĩa này cho thấy TLLT là một khái niệm phái sinh từ khái niệm “Tài liệu”
cho nên nó thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu” hiểu theo định nghĩa được ghi tại khoản 2. Điều 2 đã nêu. Ngoài ra nó có các đặc điểm như: Có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; được lựa chọn để lưu trữ; là bản gốc, bản chính hoặc là bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính. So với quan niệm trước đây, định nghĩa này về khái niệm TLLT có tầm bao quát rộng hơn quan niệm trước đây. Nghĩa là nó không bị bó hẹp bởi phạm vi nơi bảo quản tài liệu- “được bảo quản có cố định trong các lưu trữ”, vật mang tin và phương thức chế tác mà chỉ quan tâm đến mục đích là lưu trữ tài liệu có giá trị.
Cách giải thích mới này đã kế thừa một khẳng định: mỗi TLLT cụ thể chỉ giữ lại duy nhất một bản trong ba loại bản của một tài liệu: bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp. Có nghĩa là nếu một tài liệu nào đó có đồng thời có ba loại bản thì chỉ có một loại bản “được lựa chọn để lưu trữ”. Quan điểm không đưa điều kiện “nơi bảo quản” vào định nghĩa TLLT được tác giả bài “Tài liệu lưu trữ - một thuật ngữ lưu trữ cần được hiểu và định nghĩa chính xác hơn” đăng tải trên tạp chí Dấu ấn thời gian số 3/2006. Ở đây tác giả cho rằng định nghĩa TLLT phải thể hiện được ba thuộc tính cơ bản sau: thứ nhất, tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin quá khứ
được con người lưu giữ để khai thác sử dụng để phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội và không phụ thuộc vào nơi bảo quản; thứ hai, TLLT được hình thành ở nhiều thời kỳ, giai đoạn lịch sử khác nhau với vật mang tin và hình thức thể hiện đa dạng; thứ ba, TLLT nói chung phải là bản gốc, bản chính của văn bản. Điểm nhấn này cần được lưu ý khi bản về khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử- khái niệm sẽ được phân tích dưới đây và cũng là nội dung trọng tâm của báo cáo này. Mặc dù Luật Lưu trữ đã qui định như vậy nhưng trên thực tế vẫn có một số định nghĩa có một số điểm khác so với định nghĩa trên. Ví dụ, một định nghĩa được nêu trong cuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư- lưu trữ Việt Nam” Nxb. Văn hóa Thông tin, H. 2011, tr.346: “Tài liệu lưu trữ: Tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp ...”. Định nghĩa này đều có những điểm được nêu trong định nghĩa 01 như: 1/Thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu”; 2/Có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; 3/Được lựa chọn để lưu trữ; 4/Là bản gốc, bản chính; 5/Là bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính.
Ngoài 5 đặc điểm (có thể gọi là điều kiện để một tài liệu bất kỳ nào đó trở thành TLLT) định nghĩa này còn bổ sung hai điều kiện sau: 6/Có nguồn gốc xuất xứ và 7/Nơi bảo quản- kho lưu trữ. Cần nhấn mạnh ở đây là hai điều kiện được bổ sung 6 và 7 của định nghĩa này đã làm cho nội hàm thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” hẹp hơn so với cách định nghĩa 01 ít nhất ở hai khía cạnh: thứ nhất, tài liệu hình thành qua hoạt động của cá nhân không thuộc nội hàm khái niệm TLLT; thứ hai, các tài liệu mặc dù có giá trị và đều có các đặc điểm khác (đặc điểm 1-5) của định nghĩa được nêu trong Luật Lưu trữ về TLLT nhưng nếu chưa hoặc không được bảo quản trong kho lưu trữ (ví dụ ở các Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia, Thư viện quốc gia và các thư viện khác ...) đều không được coi là tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra còn các định nghĩa do các tác giả khác nêu ra. Một số tác giả khác cũng đồng tình với quan điểm về điều kiện “nơi bảo quản” khi định nghĩa về TLLT, ví dụ: “Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, nghiên cứu khoa học, phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo… của toàn xã hội”[11].
Phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng như trong các công trình của các tác giả nước nhà cho phép đi đến nhận xét chung là:
các định nghĩa kể trên, mặc dù có sự khác nhau khi xác định các đặc điểm của TLLT nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này. Đó là: thứ nhất, TLLT phải có “nguồn gốc xuất xứ- do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo qui định hợp pháp”; thứ hai, phải “là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu”. Sự thống nhất này có ý nghĩa rất quan trọng khi bàn về khái niệm TLLTĐ.
Ngoài ra, kết quả phân tích về các khái niệm “Tài liệu”, “Văn bản”, “TLLT”
cũng cho thấy, ở nước ta, khi định nghĩa về TLLT đã sử dụng khái niệm “Tài liệu”
mà không sử dụng khái niệm “Văn bản”. Do đó đã có sự gán ghép từ “Tài liệu”
với từ “lưu trữ” khi định nghĩa về TLLT. Nên chăng trong xu thế hội nhập quốc tế như hiện nay, có thể và cần sử dụng từ “Archive”- là một trong các từ được sử dụng rộng rãi trên thế giới khi định nghĩa khái niệm TLLT. Ví dụ, chúng ta đã sử dụng thành công khái niệm “Phông” trong thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam, nhân dịp này chúng ta đề xuất không dùng từ ghép TLLT mà sử dụng phiên âm
“Archive” sang âm tiếng Việt là “akaivơ” hoặc đơn giản là “Akai”, đồng thời sử dụng khái niệm “Văn bản” để định nghĩa cho khái niệm này. Hơn nữa, sự phân tích các định nghĩa về khái niệm TLLT như đã nêu trên, về thực chất, chúng ta đã định nghĩa nó theo nội hàm của khái niệm “Văn bản”.
Cũng tương tự như vậy, có một điều quan trọng hơn, trong các trường phái nêu trên, trường phái nào có định nghĩa giúp ta đạt được mục đích tối cao của công tác lưu trữ với chi phí thấp nhất, đặc biệt là trong xã hội hiện nay- xã hội thông tin với nền kinh tế tri thức và đang phát triển theo xu hướng hội nhập quốc
tế. Như chúng ta đều khẳng định, mục đích cơ bản, nói đúng hơn là sứ mệnh cao cả của công tác lưu trữ là đảm bảo sự vẹn toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ- với tư cách không chỉ là một nguồn sử liệu mà là di sản văn hóa trong mọi tình huống- phục vụ cho hiện tại và cho cả tương lai. Từ phương diện đảm bảo vẹn toàn cho “Akai”, ta thấy định nghĩa thuộc trường phái hai là đáng lưu ý nhất. Bởi vì, quan điểm cho rằng văn bản ngay tại thời điểm lập ra đã mang một số thuộc tính của “Akai” sẽ tạo điều kiện để người làm lưu trữ, các tổ chức lưu trữ chủ động trong việc bảo quản, bảo vệ an toàn cho các văn bản- đối tượng tiềm năng của hoạt động lưu trữ, đồng thời cũng là cơ sở lý luận- pháp lý buộc các cán bộ, công chức, viên chức (gọi chung là cán bộ) và công dân hoặc các tổ chức lập ra văn bản phải có trách nhiệm quản lý văn bản hình thành trong quá trình hoạt động hợp pháp của mình với tư cách là di sản dân tộc. Ví dụ, ngay từ thời điểm sản sinh, văn bản được bảo quản, bảo vệ theo yêu cầu của “Akai” tất yếu tuổi thọ của nó có thể được kéo dài mà không cần phải chi phí lớn để tu bổ, phục chế, khử trùng…Hơn nữa, cách hiểu này phù hợp với quan niệm mới về tính liên tục của văn bản- một quan điểm mới trong quản lý tài liệu điện tử nhằm tránh những khiếm khuyết của quan niệm quản lý theo vòng đời đối với văn bản.
Nói tóm lại, từ những phân tích trên đây, chúng tôi đưa ra định nghĩa thống nhất như sau về khái niệm “Akai” (TLLT): “là những văn bản (Records) được lập ra, lưu lại, và được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một tổ chức nào đó trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc của mình theo luật định, và được bảo quản vì chúng tiếp tục có giá trị lưu trữ”. Định nghĩa này không những không trái với định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ mà còn làm rõ và chuẩn xác hơn cho khái niệm này, đặc biệt là tránh được sự liệt kê khi giải thích về nó như qui định trong Luật. Ưu việt của định nghĩa này càng được thể hiện khi bàn về khái niệm TLĐT và TLLTĐT. Dưới đây chúng ta tiếp tục bàn về khái niệm TLĐT, VBĐT và khái niệm TLLTĐT.