III. Thống nhất về khái niệm TLĐT, VBĐT và khái niệm TLLTĐT
1. Khái niệm TLĐT và VBĐT
Khái niệm TLĐT được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990. Trước thời gian đó, trong các tài liệu trong nước và nước ngoài người ta chỉ sử dụng một cách rộng rãi các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”, “Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”. Đơn cử về định nghĩa thuật ngữ “Tài liệu đọc bằng máy” – một thuật ngữ được ghi trong bản tiêu chuẩn hiện hành của Nga TCNN P 51141-98 đã ghi như sau: “Đó là tài liệu được lập ra có sử dụng vật mang tin và các phương thức ghi ký bảo đảm việc xử lý thông tin của tài liệu đó bằng máy tính điện tử”[5].
Cần chú ý rằng, bất kỳ một TLĐT nào đều là tài liệu đọc bằng máy, song không phải bất kỳ tài liệu đọc bằng máy nào cũng là tài liệu điện tử. Sự phát triển công nghệ máy tính trong những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “Tài liệu đọc bằng máy” và đặc tính cơ bản của nó – thuận lợi để đọc bằng máy trở nên không có khả năng tồn tại: bởi vì, trong điều kiện hiện đại, thông tin có thể đọc được từ tài liệu giấy bất kỳ nhờ có máy quét. Xuất hiện sự cần thiết phải có khái niệm mới liên quan tới các tài liệu bao quát toàn bộ đảm bảo tính liên tục cho vòng đời tài liệu - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy hoặc bảo quản vĩnh viễn – dưới dạng điện tử. Khái niệm như vậy chính là khái niệm TLĐT[5].
Hiện nay trong các công trình nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lý trong và ngoài nước có nhiều định nghĩa khác nhau về TLĐT. Trong khuôn khổ báo cáo này chỉ nêu những định nghĩa mà chúng tôi tiếp cận được và cho là cơ bản.
Trước hết, ở Liên bang Nga, trong luật pháp của nước Nga, định nghĩa (Đn) về TLĐT lần đầu tiên được xuất hiện trong Luật liên bang “Về chữ ký số điện tử”
Đn.01: “TLĐT - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số điện tử”[5]. Phân tích định nghĩa này ta thấy nó không gắn kết khái niệm “TLĐT”
với cả vật mang tin đặc biệt (ví dụ máy tính) cũng như không gắn kết nó với các phương tiện bảo vệ thông tin và sự chứng thực về tác giả của tài liệu (ví dụ chữ ký số điện tử) mà chỉ chú trọng tới phương thức biểu diễn thông tin.
Hệ thống thuật ngữ trao đổi điện tử bằng thông tin được qui phạm hoá trong bản tiêu chuẩn TCNN quốc gia Nga 552292-2004 “Trao đổi điện tử thông tin.
Thuật ngữ và định nghĩa” do Bộ Công nghệ thông tin và Liên lạc liên bang Nga biên soạn, đây là một trong những tiêu chuẩn thuộc bộ tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin”. Tiêu chuẩn này dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế về thuật ngữ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, trao đổi điện tử các dữ liệu, xử lý thông tin trong các hệ thống thông tin phân nhiệm. Các tiêu chuẩn quốc tế qui định các qui tắc bảo đảm sự phối hợp khi giải quyết các vấn đề liên quan tới các khía cạnh xã hội của vòng chu chuyển tài liệu điện tử (thông tin vụ việc, các hợp đồng, các giao ước và các qui tắc được các tổ chức phê duyệt, trong đó có những vấn đề tính bí mật riêng, tính chứng thực ...) và các vấn đề thuần tuý công nghệ thông tin (khả năng chức năng, các dịch vụ chung, các biên bản ...). Chính vì vậy, một phương pháp được các bản tiêu chuẩn này chấp thuận được TCNN 52292 phản ánh là phương pháp tiếp cận hiện đại trong việc phân biệt hai phương diện khác nhau của các hiện tượng: phương diện xã hội (trong trường hợp cụ thể này đó là chức năng, thông tin, tài liệu...) và phương diện công nghệ (trong trường hợp này là vật mang, dạng, dữ liệu...). Phương pháp tiếp cận này xuất phát từ luận điểm cho rằng tài liệu tồn tại chỉ trong xã hội các chủ thể có tư duy, là bản thông báo cố định một sự thật nào đó.
Trong TCNN quốc gia Nga 52292, khái niệm TLĐT được định nghĩa như sau: Đn.02: “TLĐT là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số”[5].
Sự thực hiện của TLĐT là yếu tố đơn lẻ thuộc một tập hợp mà tập hợp đó biểu diễn TLĐT, được xác định (nghĩa là tồn tại hay có thể tồn tại) trong một bộ phận của môi trường điện tử hoặc số. Tiêu chuẩn quốc gia này có nêu những thuật ngữ và định nghĩa như sau:
“Môi trường số là môi trường của các đối tượng lôgích được sử dụng để mô tả (mô hình hoá) các môi trường khác (đơn cử, môi trường điện tử và môi trường xã hội) trên cơ sở các qui luật toán học;
Môi trường điện tử là môi trường các thiết bị kỹ thuật (máy móc, phương tiện) hoạt động trên cơ sở các qui luật vật lý và được sử dụng trong công nghệ thông tin khi xử lý, bảo quản và truyền dữ liệu”.
Rõ ràng là định nghĩa này coi điều kiện “môi trường điện tử hoặc số” là một trong những điều kiện cơ bản để xác định một tài liệu nào đó là tài liệu điện tử.
Quan điểm này cũng được thể hiện trong định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ. Theo đó, Đn.03:“TLĐT là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn mà thông tin đó có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào (tức là chứa thông tin bất kỳ được ghi ký lại ở dạng chỉ có thể xử lý với sự trợ giúp của máy điện toán)”[5].
Đn. 04: “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức tạo ra dưới định dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ trợ bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử”[12].
Đn.05: “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. Đây là khái niệm TLĐT được chấp thuận nhiều nhất ở Mỹ. Một TLĐT bao gồm các thành phần: nội dung thông tin thực tế trong tài liệu phản ánh các hoạt động của các cơ quan, tổ chức; bối cảnh thông tin chỉ ra các mối liên hệ giữa tài liệu và các hoạt động của cơ quan và những tài liệu khác; cấu trúc đặc trưng kỹ thuật của tài liệu (định dạng tập tin, tổ chức dữ liệu, cách dàn trang, siêu liên kết, tiêu đề, ghi chú)[12].
Đn.06: “Tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính của các tài liệu truyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức”[12].
Trong các văn bản qui phạm pháp luật của Việt Nam có đề cập đến TLĐT. Cụ thể, tại khoản 2. Điều 2 của Luật Lưu trữ đã nêu trên qui định “Tài liệu bao gồm văn bản, …tài liệu điện tử”[1]. Song chưa được định nghĩa và chưa được giải
thích. Trong các văn bản qui phạm hiện hành của nước ta chỉ định nghĩa về khái niệm văn bản điện tử.
Đn. 07: “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP). Ở đây khái niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự giải thích là “thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005). Tiếp tục khái niệm này lại được giải thích thông qua khái niệm
“Phương tiện điện tử” với nghĩa là “phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm 2005). Trong khi đó có hai khái niệm cơ bản có nội hàm rất rộng lại không được giải thích cụ thể. Đó là khái niệm
“Thông điệp” và khái niệm “Thông tin”. Trong khuôn khổ báo cáo này không thể bàn tới hai khái niệm này. Cũng vì vậy, trong thực tiễn cũng như trong lý luận chưa có một định nghĩa chuẩn xác nào về khái niệm văn bản điện tử và TLĐT được nêu ra. Tuy nhiên, định nghĩa này đã qui định rằng điều kiện để xác định một tài liệu hoặc văn bản nào đó là dạng điện tử phải “được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. Quan điểm này được khẳng định trong kết quả nghiên cứu đề tài “Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu điện tử”.
Đn. 08: “Tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử, được tạo ra, chuyển giao và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoặc trong môi trường điện tử”[12].
Đn. 09: “Tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác
sang thông tin dùng tín hiệu số” (Ths. Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).
Tổng hợp kết quả phân tích các định nghĩa nêu trên kết hợp với những đề xuất được đưa ra ở phần I và II của báo cáo này cũng như xuất phát từ thực tiễn quản lý văn bản điện tử hiện nay, chúng tôi đề xuất định nghĩa sau đây về khái niệm “TLĐT: là một đơn vị thông tin được ghi lại (tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận, duy trì và sử dụng) phụ thuộc vào phương tiện điện tử dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự”.
Về khái niệm VBĐT có thể phát biểu như sau: VBĐT là TLTĐ được lập ra đảm bảo đúng thể thức theo qui định hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản- được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai”.
Để hiểu thống nhất về định nghĩa này chúng ta xem xét thêm về các đặc điểm cơ bản của TLĐT.
Theo kết quả khảo sát thực tiễn cũng như nghiên cứu phân tích lý luận về TLĐT và quản lý TLĐT mà chúng tôi đã tiến hành, bước đầu có thể nêu những đặc điểm của TLĐT như sau:
1/ Trong tài liệu điện tử, thông tin được mã hoá dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.
2/ Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử, trong môi trường điện tử- số.
3/ Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện thông tin trong tài liệu điện tử thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều hình thức khác nhau rất đa dạng, phong phú.
Riêng đối với VBĐT còn có những đặc điểm khác như: 4/Nguồn gốc xuất xứ;
5/Phải có các thể thức cơ bản để có thể nhận dạng nó là chính nó- bản gốc, bản chính hay bản sao hợp pháp. Nghĩa là phải đảm bảo được tính toàn vẹn, tính xác
thực- độ tin cậy, tính không thể chối từ và tính luôn luôn sẵn sàng để tiếp cận được.
Chính các đặc điểm này làm cho tài liệu điện tử khác với tài liệu truyền thống không phải về phương diện vật lý mà ở chỗ tính hoàn chỉnh logic của nó. Trong các sách hướng dẫn của Hội đồng Lưu trữ quốc tế về quản lý tài liệu điện tử cũng đã chỉ rõ về sự khác nhau giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc logic của tài liệu. Ở đây, người ta nhấn mạnh rằng cấu trúc vật lý của tài liệu truyền thống, người sử dụng nhìn thấy được nhưng cấu trúc vật lý của tài liệu điện tử thì bất định và phụ thuộc vào sự đảm bảo về hệ thống phần mềm và hệ thống phần cứng. Do đó, tài liệu điện tử chỉ có thể hiểu được nhờ vào cấu trúc logic, đó chính là mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của nó. Chính đặc tính hoàn chỉnh về mặt logic cần phải chú ý khi nhận dạng tài liệu điện tử trong các trường hợp liên quan tới các cơ sở dữ liệu, tài liệu siêu văn bản, tài liệu dạng biểu bảng, tài liệu đa phương tiện và những tài liệu khác. Tài liệu điện tử như một đối tượng thông tin, gồm 2 phần. Phần thứ nhất là phần có tính chất thể thức. Phần này chứa các đặc tính để nhận diện (tên gọi, thời gian, địa điểm lập tài liệu, dữ liệu về tác giả và chữ ký số điện tử). Phần thứ hai là phần nội dung bao gồm thông tin thành văn, thông tin số và (hoặc) biểu bảng, mà thông tin đó được xử lý với tư cách là một chỉnh thể đơn nhất. Tất cả những đặc tính “nhận diện” nêu trên thực sự được biểu hiện bằng ngôn ngữ hiện đại của khoa học thông tin - tư liệu với một thuật ngữ “siêu dữ liệu”.
Chính các đặc điểm này là nguồn gốc tạo nên những lợi thế cũng như những rủi ro khi làm việc với TLĐT và VBĐT. Ở đây không bàn đến vấn đề này.
Trên đây là sự thống nhất khi định nghĩa và giải thích về TLĐT và VBĐT.
Dưới đây chúng ta tiếp tục trao đổi về khái niệm TLLTĐT.