tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ

Khái niệm công tác văn thƣ Công tác văn thư là khái niệm để chỉ toàn bộ công việc có liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành

PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN THƢ

Quản lý thông

tin trong tổ

chức?

Giao dịch với các tổ chức bên ngoài?

Hỗ trợ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo?

Khái niệm công tác văn thƣ

Công tác văn thư là khái niệm để chỉ toàn bộ công việc có liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết

văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý

của các cơ quan tổ chức

Nội dung công tác văn thƣ

 Soạn thảo và ban hành văn bản

 Quản lý, giải quyết văn bản

 Quản lý và sử dụng con dấu

 Lập hồ sơ công việc

SOẠN THẢO VĂN BẢN

Một số vấn đề soạn thảo văn bản

Yêu cầu về thể thức Yêu cầu về nội dung Yêu cầu về thẩm quyền

Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phòng

Yêu cầu về thẩm quyền

 Nội dung điều chỉnh

Yêu cầu về nội dung

 Quyết định

10/QĐ-HĐQT-PC ngày 06/01/2010 của HĐQT Ngân hàng

NN&PTNT VN ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ

 Quyết định số HĐTV-PC về việc sửa đổi một số điều của Quyết định

2300/QĐ-số 10/QĐ-HĐTV-PC

Trích yếu công văn

hành chính

Nội dung

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV )

Chức vụ, họ tên và chữ

ký của người có thẩm

quyền Dấu cơ quan Nơi nhận

PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƢỢC SAO

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản

(Kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV)

Hình thức sao Tên cơ quan sao

Số, ký hiệu bản sao

Địa danh, ngày tháng năm sao

Chức vụ, họ tên, chữ ký Dấu cơ quan Nơi nhận

Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong

Một số lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản

 Chủ thể ban hành và thẩm quyền ký không đồng

nhất

 Chủ thể trong nội dung văn bản không đồng nhất

với tác giả ban hành văn bản

 Văn bản hành chính do nhiều đơn vị cùng đứng

tên tác giả ban hành

 Quyết định thiếu căn cứ pháp lý

 Sai quy định nhà nước về trình bày thể thức

 Văn bản ký và ban hành không đúng quy trình

QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

Nguyên tắc

 Quy trình quản lý văn bản theo hướng dẫn của

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Văn bản đi, đến đều tập trung quản lý tại văn thư

cơ quan

 Văn bản phải được chuyển giao kịp thời trong

ngày hoặc muộn nhất ngày làm việc hôm sau, các văn bản khẩn cần chuyển ngay sau khi nhận được

 Tài liệu mật được quản lý riêng theo pháp luật

hiện hành (Thông tư 12/2002/TT-BCA )

Quản lý văn bản đi

 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày

 Phân phối và chuyển giao văn bản

 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Một số lỗi thường gặp trong quản

lý văn bản

 Dùng dấu đến theo mẫu cũ

 Chèn số, trống số văn bản

 Nhân bản văn bản không có kiểm soát

 Lưu văn bản đến tại văn thư cơ quan

 Bản lưu tại văn thư cơ quan không phải bản

gốc

 Gửi bản fax không gửi bản chính

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Dấu là thành phần thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị

pháp lý đối với các văn bản của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước

Trách nhiệm quản lý con dấu trong các cơ quan, tổ chức

 Thủ trưởng CQ: chịu trách nhiệm trước

pháp luật về việc quản lý và sử dụng con

dấu của các cơ quan Thủ trưởng CQ có thể

uỷ quyền cho TPHC (CVP) kiểm tra, theo

dõi và quản lý việc sử dụng con dấu của cơ quan

 Nhân viên văn thư: có trách nhiệm trực tiếp quản lý, bảo quản con dấu và đóng dấu vào

VB

Nguyên tắc đóng dấu và sử dụng dấu

Chỉ được đóng dấu

vào các VB đã có chữ

ký của người có thẩm

quyền

Nhân viên văn thư

phải tự tay đóng dấu

vào các VB

Không giao con dấu cho

người khác khi chưa có

VB cho phép của người

có thẩm quyền

Bảo quản con dấu

 Dấu của cơ quan phải được để tại trụ sở cơ quan Trong trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng cơ quan có thể mang con dấu ra khỏi trụ sở, nhưng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu

 Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữ và đóng dấu Khi vắng mặt, cán bộ văn thư phải bàn giao con dấu cho người

khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan

 Dấu phải để trong hòm, tủ có khoá chắc chắn và để đúng nơi quy định

 Không được dùng vật cứng để cọ, rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu, có thể ngâm vào xăng và dùng chổi lông để rửa

 Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc biến dạng thì phải xin phép khắc dấu mới để thay thế và nộp lại dấu cũ

 Trong trường hợp mất dấu: phải báo cáo ngay cơ quan công an gần nhất; đồng thời phải báo cáo cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất

Một số lỗi thường gặp

 Dấu đóng trùm lên toàn bộ chữ ký

 Đóng dấu vào văn bản không đúng thẩm

quyền ký

 Cho cán bộ cơ quan tự đóng dấu

 Đóng dấu khống chỉ, đóng trước khi ký

 Đóng giáp lai quá số tờ quy định

 Đóng dấu không kiểm tra văn bản trước khi đóng

LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ

HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Tại sao phải lập hồ sơ?

 Thông tin vụ việc ít có tính đơn lẻ, có thể tồn tại nhiều dạng tài liệu khác nhau

 Minh chứng cho các hoạt động thực tế đã xảy ra

 Cơ sở cho giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài

 Công cụ kiểm soát của lãnh đạo

 Tăng tính khoa học, tạo tác phong làm việc

chuyên nghiệp

 Quy định bắt buộc của Nhà nước và doanh nghiệp

Lý do cán bộ không lập hồ sơ công việc?

 Coi đó không phải là công việc của mình

 Việc lập hồ sơ không phải là việc cấp bách

 Thiếu văn bản chỉ đạo hướng dẫn

 Lãnh đạo thiếu quan tâm, đôn đốc việc lập

hồ sơ

 Xử lý cán bộ không lập hồ sơ còn hạn chế

Yêu cầu lập hồ sơ

- Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, đơn vị

- Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có mối liên

hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ, hoàn

chỉnh

- Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có giá trị

Pass: csi@1234

Trách nhiệm lập hồ sơ công việc

- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc

phạm vi quản lý của mình

- Chánh Văn phòng, trưởng phòng hành chính có

trách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng chỉ đạo,

kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức mình

- Trưởng phòng các đơn vị chịu trách nhiệm trước thủ trưởng về việc lập hồ sơ của đơn vị mình

- Mỗi cán bộ, nhân viên trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc đó

Phương pháp lập hồ sơ

Lập hồ sơ theo danh

mục hồ sơ

Lập hồ sơ trong trường hợp không

có danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ theo danh mục

Danh mục hồ sơ là bản kê có

hệ thống tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị dự kiến lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản

và tên người lập

Tác dụng:

Lập hồ sơ đƣợc chủ động, hợp lý, chính xác

Giúp lãnh đạo kiểm soát đƣợc công việc của nhân viên

Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ đối với việc lập hồ sơ

 Hồ sơ phải đƣợc xác định giá trị sơ bộ

 Danh mục hồ sơ mang tính ổn định, lâu dài

 Phải đƣợc xây dựng theo một trình tự nhất định

Căn cứ xây dựng danh mục hồ sơ

Chương trình, kế hoạch công tác hàng năm Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Danh mục hồ sơ của năm trước, bảng thời hạn bảo quản (nếu có)

Trình tự, thủ tục giải quyết công việc của đơn vị

Phương pháp lập danh mục hồ sơ

1 Xây dựng khung phân

loại hồ sơ trong danh mục

2 Dự kiến hồ sơ và tiêu đề

hồ sơ trong danh mục

3 Dự kiến số và ký hiệu hồ

sơ trong danh mục

4 Dự kiến thời hạn bảo

quản hồ sơ trong danh mục

1 Xây dựng khung phân loại hồ sơ trong danh mục

Khung phân loại danh

Khung phân loại theo đơn vị, tổ chức

Khung phân loại theo đơn vị tổ chức: đơn vị là đề

1.2 Tài vụ…

Số và ký hiệu

HS

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản

Đơn vị/người lập hồ sơ

Ghi chú

I BAN KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

II BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ III BAN KẾ TOÁN

…

Khung phân loại theo mặt hoạt động

Khung phân loại theo mặt hoạt động: lấy các mặt

hoạt động của cơ quan làm đề mục lớn, những

nhiệm vụ chính trong từng mặt hoạt động làm đề mục nhỏ, dưới các đề mục nhỏ là tiêu đề hồ sơ

Ví dụ:

1. Tổ chức cán bộ

1.1 Lao động, tiền lương

1.1.1 Văn bản chỉ đạo 1.1.2 Báo cáo tổng kết về lao động tiền lương 1.1.3 Hội nghị công tác lao động tiền lương

1.2 Đào tạo, bồi dưỡng

Số và ký hiệu HS Tên đề mục và tiêu

THU, CHI NGÂN

chúng

 Tài liệu Đảng, đoàn thể

 Lựa chọn khung phân loại phù hợp với cơ quan

2 Dự kiến hồ sơ và tiêu đề hồ sơ

 Căn cứ khung phân loại đã xác lập

 Căn cứ nội dung, thành phần tài liệu

 Dựa vào các đặc trƣng của tài liệu: vấn đề,

tên loại, tác giả, thời gian, địa dƣ…

Viết tiêu đề hồ sơ

 Yêu cầu: ngắn gọn, khái quát, phản ánh nội dung

và thành phần tài liệu trong hồ sơ

 Thành phần: tên loại văn bản,tác giả,cơ quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm

Một số loại tiêu đê hồ sơ tiêu biểu

Tên loại văn bản - nội dung - thời gian – tác giả:

áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch,

báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức

 Ví dụ 1: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác

năm 2005 của Chi nhánh Agribank Tỉnh Yên Bái

 Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch

kinh doanh năm 2004 của Chi nhánh Agribank

tỉnh Thái Bình

Một số loại tiêu đê hồ sơ tiêu biểu

Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn

v.v…) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với

các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan

 Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2005

của Chi nhánh Agribank An Giang

Một số loại tiêu đê hồ sơ tiêu biểu

Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung – tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm -

thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo

 Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm

2005 của Agribank Hà Nội

trị và loại huỷ tài liệu” do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ 25 – 26/01/1995

Một số loại tiêu đê hồ sơ tiêu biểu

Hồ sơ – tên người: áp dụng đối với hồ sơ

nhân sự (khi tuyển dụng nhân viên mới)

 Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A

3 Dự kiến số và ký hiệu hồ sơ

- Viết tắt tên đơn vị lập hồ sơ và vấn đề hồ sơ phản

ánh: Vấn đề chung của phòng Tài chính kế toán

(KT-VĐC1)

3 Dự kiến số và ký hiệu hồ sơ

Phần số: là số thứ tự của hồ sơ trong danh mục hồ sơ

- Cách 1: Đánh số liên tục trong toàn danh mục hồ

Dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ

 Căn cứ văn bản quy định của Nhà nước và

cơ quan cấp trên về thời hạn bảo quản tài liệu

 Căn cứ nhu cầu sử dụng của cơ quan

 Nên xác định thời hạn bảo quản cụ thể theo năm

Danh mục tài liệu trong hồ sơ

 Căn cứ quy trình giải quyết công việc cũng nhƣ

mối liên hệ giữa các tài liệu

 Sắp xếp theo thứ tự thời gian hình thành tài liệu

Ví dụ: Hồ sơ thanh toán kinh phí cho hoạt động văn

Cấu trúc danh mục hồ sơ

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ NĂM…

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ- ngày tháng năm của )

Số TT Ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo

quản Người lập hồ sơ

Ghi chú

Bản danh mục hồ sơ này có…hồ sơ, bao gồm:

………… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

………… hồ sơ bảo quản có thời hạn

Ngày tháng năm

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

Quy trình lập danh mục hồ sơ

Cán bộ

văn thƣ Đơn vị

Cán bộ văn thƣ

Văn phòng (phòng HC)

Lãnh đạo

cơ quan Ban hành

Sử dụng danh mục hồ sơ

 Danh mục hồ sơ được phê duyệt cần sao thành nhiều bản: phụ trách văn phòng, văn thư cơ quan, lưu trữ cơ quan, đơn vị chuyên môn

 Cán bộ chuyên môn chuẩn bị bìa và ghi các thông tin bên ngoài bìa theo danh mục hồ sơ

 Quá trình giải quyết công việc, tài liêu hồ sơ nào thì để vào hồ sơ đó, hoàn chỉnh khi kết thúc công việc hoặc năm làm việc (tập văn bản lưu)

Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ

Đặc trưng tác giả

Đặc trưng thời gian

Đặc trưng

cơ quan Giao dịch

Đặc trưng địa

dư

2.Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

tự văn bản

Theo trình

tự giải quyết công việc

Theo giá trị Pháp

lý của văn bản

Theo vần chữ cái

 Trong trường hợp đánh nhảy số thì phải ghi rõ trong chứng

từ kết thúc để tiện cho việc quản lý

Tác giả văn bản

Trích yếu nội dung văn bản

Kế hoạch triển khai dự án truyền thông cho Vinamilk

01

5 Viết chứng từ kết thúc

6.Viết bìa hồ sơ

PHẦN 2: CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Quản lý đối với

các thông tin quá

khứ từ văn bản?

Sử dụng hiệu quả nguồn thông tin quá khứ từ văn bản?

Giữ gìn các bằng chứng pháp lý, lịch sử?

Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc các tài liệu có giá trị được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tiêu biểu được lựa chọn lưu giữ nhằm phục vụ các nhu cầu sử

dụng của con người

chức, cá nhân

Nguyên tắc

 Nhà nước quản lý thống nhất về tổ chức

và nghiệp vụ công tác lưu trữ

 Hoạt động lưu trữ được tiến hành theo quy định của pháp luật

Quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ

Tổ chức lưu trữ cơ quan

Điều 6: người đứng đầu

cơ quan có trách

nhiệm quản lý về lưu

trữ, áp dụng các biện

pháp hiệu quả trong

việc nâng cao chất

trách hoặc kiêm nhiệm

 Có kho lưu trữ tài liệu hoặc thiết bị lưu trữ tài liệu phù hợp

 Chỉ đạo quản lý thống nhất về nghiệp vụ

Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cơ quan

Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc xác định nguồn, lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ

Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan

Tạo tiền đề

để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo

Nội dung công tác thu thập, bổ sung

Xác định

nguồn giao

nộp tài liệu

Xác định trách nhiệm giao nộp, thu thập tài liệu

Tiến hành thu thập, bổ sung

Thu thập, bổ sung đối với lưu trữ cơ quan

Cụ thể hóa các quy định bằng quy chế của cơ quan

Xây dựng kế hoạch

và bảng kê tài liệu thu

hàng năm

Tiến hành thu thập, lập biên bản bàn giao, bảng kê chi tiết hồ sơ nộp

Đôn đốc, các đơn vị, cá nhân không giao nộp hoặc giao nộp tài liệu không đúng quy định

Yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu

Cần được tiến hành

định kỳ Cần có biên bản bàn

giao tài liệu

Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

liệu nhằm tạo thuận lợi

cho việc tổ chức quản

lý, bảo quản và khai

thác sử dụng

Nội dung:

- Phân loại tài liệu phông lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu

- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu

Phân loại tài liệu phông lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ là

sinh của tài liệu

nhất với công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu

Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan

1. Xây dựng bản Lịch sử đơn vị hình thành

phông và lịch sử phông

2. Lựa chọn và xây dựng phương án phân

loại chi tiết

3. Hệ thống hóa tài liệu

Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác Từ dó lựa chọn

những tài liệu có giá trị bảo quản trong phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết

giá trị để tiêu huỷ

Xác định giá trị tài liệu

Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:

 Bám sát quy đinh của pháp luật và chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá

trị tài liệu

 Lập danh mục tài liệu hết giá trị

 Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

 Loại hủy những tài liệu hết giá trị