Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiêm cứu 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 4 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 4 1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 4 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ 6 2.1. Tình hình công tác Văn thư ở Tổng Công ty 6 2.1.1. Chỉ đạo công tác văn thư tại Tổng Công ty 6 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 7 2.1.3. Tình hình tổ chức và ban hành văn bản 7 2.1.4. Quản lý văn bản đến 9 2.1.5. Quản lý văn bản đi 9 2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu 10 2.1.7. Công tác lập hồ sơ 11 2.2. Vai trò của Công tác Văn thư 11 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO, NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC 14 3.1. Nhận xét 14 3.2. Kiến nghị, đề xuất 15 KẾT LUẬN 17
MỤC LỤC MỤC LỤC A MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Đối tượng phạm vi nghiêm cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 4.Phương pháp nghiên cứu 5.Cấu trúc đề tài B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ .3 1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ .3 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 1.1.2.2.Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ 2.1 Tình hình cơng tác Văn thư Tổng Cơng ty 2.1.1 Chỉ đạo công tác văn thư Tổng Công ty 2.1.2 Tình hình cán làm công tác văn thư 2.1.3 Tình hình tổ chức ban hành văn 2.1.4 Quản lý văn đến 2.1.5 Quản lý văn 2.1.6 Quản lý sử dụng dấu 10 2.1.7 Công tác lập hồ sơ 10 2.2 Vai trò Cơng tác Văn thư 11 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO, NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC 14 3.1 Nhận xét 14 3.2 Kiến nghị, đề xuất 15 KẾT LUẬN 17 A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn nhằm mục đích phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc, quan Công tác văn thư xem mặt hoạt động máy quản lý nói chung quan Công tác văn thư thiếu văn phòng nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận tách rời hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư hiểu không công việc, trách nhiệm người cán văn thư mà tất cán bộ, công chức quan trình hoạt động có liên quan đến cơng văn giấy tờ Trong q trình giải cơng việc phải nhanh chóng Q trình phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn quan Xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng cơng việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc nêu văn Vì để làm tốt cơng tác văn thư đòi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chun mơn nghiệp vụ Qua thời gian tìm hiểu Tổng Công ty Bảo Việt nhân thọ em tìm hiểu quan sát cơng tác văn thư để sâu nghiên cứu chuyên đề: “ Nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ” Đối tượng phạm vi nghiêm cứu Đối tượng: Tập trung nghiên cứu công tác Văn thư Phòng Hành chínhQuản trị Tổng Cơng ty Bảo Việt Nhân thọ Phạm vi nghiên cứu: : Phòng Hành Chính – Quản trị Tổng Cơng ty đơn vị Công ty Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu, nghiên cứu thực tiễn ưu điểm, nhược điểm cơng tác văn thư Phòng Hành Chính – Quản trị Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Phương pháp nghiên cứu Phân tích tài liệu: Phân tích nguồn tư liệu, tài liệu sẵn có cơng tác văn thư Phỏng vấn sâu: dự kiến vấn sâu Thủ trưởng quan, Trưởng phòng Hành – Quản trị, cán làm cơng tác Văn thư- lưu trữ, số cán có liên quan Phương pháp: Nghiên cứu quan sát hệ thống văn quản lý, thực tiễn làm việc cán quan nhằm cải thiện nâng cao chất lượng công tác Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận báo cáo em gồm chương: Chương 1: Giới thiệu Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Chương 2: Vai trò công tác Văn thư Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Chương3: Đề suất nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ - Tên giao dịch: Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ (Bảo Việt Nhân thọ) - Tên Tiếng Anh: BaoViet Life - Vốn điều lệ: 2.500 tỷ đồng - Địa chỉ: Tầng 37, Keangnam Ha Noi Landmark Tower, Đường Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội - Điện thoại: (04) 62517777 (04) 35770946 Fax: (04) 35770958 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng cơng ty Bảo Việt Nhân thọ thành lập vào ngày 22/6/1996, công ty thành viên Tập đồn tài – bảo hiểm Bảo Việt, trở thành doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ Việt Nam Tháng 4/2000 – tháng 4/2001: Thành lập thêm 55 Công ty + Chi nhánh BHNT trực thuộc Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam đặt tỉnh, TP trực thuộc TW toàn quốc Ngày 01/01/2004: Thành lập Bảo hiểm Nhân thọ Việt Nam trực thuộc Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam, có 61 Cơng ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh, TP trực thuộc TW Ngày 23/11/2007: Đổi tên thành Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ trực thuộc Tập đoàn Bảo Việt, gồm 60 Công ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh, TP trực thuộc TW Năm 2017 Bảo Việt Nhân thọ có hệ thống mạng lưới 70 Cơng ty thành viên, 300 điểm phục vụ khách hàng toàn quốc với đội ngũ 2.000 cán chuyên môn cao 100.000 tư vấn viên chuyên nghiệp 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh loại hình bảo hiểm nhân thọ; bảo hiểm sức khỏe bảo hiểm tai nạn người bổ trợ cho bảo hiểm nhân thọ; nhận nhượng tái bảo hiểm nhân thọ; đầu tư tài hoạt động kinh doanh khác Bảo Việt Nhân thọ đưa thị trường 50 sản phẩm bảo hiểm nhân thọ đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng: tạo lập quỹ giáo dục cho con, bảo vệ tài gia đình trước rủi ro bất ngờ sống), hỗ trợ viện phí, tiết kiệm tích luỹ tài sản để thực dự định lớn (như mua nhà, mua xe, du lịch…), hình thành quỹ hưu trí cho sống tuổi già an vui… Những tên sản phẩm bảo hiểm nhân thọ An Sinh Giáo Dục, An Khang Thịnh Vượng, An Gia Tài Lộc, An Hưởng Hưu Trí, An Phát Hưng Gia, An Phát Trọn Đời… từ lâu trở lên quen thuộc với người dân Việt Nam, cụ TẬP ĐOÀN BẢO VIỆT thể: - Nhóm giải pháp đáp ứng nhu cầu bảo hiểm kết hợp tích luỹ có thời KIỂM SỐT VIÊN HĐ THÀNH VIÊN hạn: An Khang Thịnh Vượng, An Gia Thịnh Vượng, An Gia Phát Lộc, An Gia Tài Lộc TỔNG đáp GIÁMứng ĐỐCnhu cầu bảo hiểm kết hợp tiết kiệm giáo dục - Nhóm giải pháp đầu tư cho tương lai trẻ: An Sinh Giáo Dục, An Sinh Hiếu Học - Nhóm giải pháp đáp ứng nhu cầu bảo hiểm kết hợp đầu tư với lãi suất camtriển kết Khối phát kinh doanh Chief tối thiểu ofdài hạn: An Phát Hưng Khốitrong QL hoạtthời hạn trung chức Khối QL tài Gia, AnTổPhát Atuary động nhân Trọn Đời, An Phúc Gia Lộc, An Phát Bảo Gia- Nhóm giải pháp đáp ứng nhu cầu tích lũy chuẩn bị cho sống Phát triển nghỉkinh hưu: An doanh Tổng hợp Phát Hưu hành Trí.Tài Hưởng Định phí hợp đồng PTSPcầu bảo hiểm túy: An Khang - Nhóm giải pháp đáp ứng nhu Trường Thọ Đào tạo đại lý 1.1.2.2 Kế toán Chấp nhận hiểm Cơbảo cấu tổ chức Dịch vụ Actuary Tổng Công Đầu tư ty Bảo Việt Nhân thọ Xây dựng SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ Kiểm tra, Phát triển đại lý Bancassurance Mareting DVKH Giám định xác minh kiểm soát nội CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ 2.1 Tình hình cơng tác Văn thư Tổng Cơng ty 2.1.1 Chỉ đạo công tác văn thư Tổng Công ty Công tác văn thư công việc thiếu hoạt động Tổng công ty Công tác văn thư nhìn chung quan tâm thực cách nghiêm túc Lãnh đạo Văn phòng ln quan tâm, tổ chức cho cán phụ trách công tác Văn thư tập huấn chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng cán làm công tác Văn thư Tổng Công ty Vào cuối năm Văn phòng thường tổ chức hội nghị tổng kết cơng tác Văn thư tồn huyện, nhằm đưa tồn đọng năm cũ đề phương hướng nhiệm vụ năm tớ tạo điều kiện cho cơng tác Văn thư tồn huyện vào nề nếp có hiệu Nhận thấy rõ tầm quan trọng Công tác Văn thư phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành quan Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ thực văn đạo, hướng dẫn công tác Văn thư : Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư áp dụng với Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Nghị định số: 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác Văn thư, Thông tư số; 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan, Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Ngồi Tổng Cơng ty Bảo Việt Nhân thọ ban hành nhiều văn đạo công tác Văn thư – Lưu trữ như: Quyết định số 436/2009/QĐ/TGĐ-BVNT ngày 18 tháng năm 2009 Tổng giám đốc Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ áp dụng cho toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ Việc áp dụng văn đạo công tác Văn thư Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ trọng triển khai rộng khắp địa bàn toàn tỉnh, đặc biệt Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ tiếp thu bước thực nghiêm túc văn đạo cấp đôn đốc, hướng dẫn thực 70 Công ty Bảo Việt Nhân thọ nước 2.1.2 Tình hình cán làm công tác văn thư Tổng Công ty tuyển chọn bố trí 2cán làm cơng tác Văn thư có trình độ chun mơn tốt nghiệp Học viện Hành Quốc gia Vì vậy, thân cán làm cơng tác văn thư có ý thức với cơng việc mình, thực quy trình cơng tác văn thư Nhà nước quy định Quy định quy chế Tổng Công ty Để công tác văn thư Tổng Công ty thống trình thực sau ban hành Quy chế quy định công tác văn thư Qua khảo sát Tổng Cơng ty tiến hành tập huấn cho nhân viên Tổng Công ty nắm vấn đề liên quan đến chức trách Ngồi cử cán lưu trữ tập huấn học lớp ngắn hạn công tác văn thư để hướng dẫn lại cho cán bộ, nhân viên Tổng Công ty Tổng công ty Bảo việt nhân thọ quan tâm trọng đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư: Máy tính, máy in, may photo, máy scan, kết nối mạng internet… trọng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán Tổng công ty cán làm công tác văn thư Để nâng cao chất lượng công tác văn thư Hàng năm Tổng Công ty tiến hành kiểm tra, đánh giá việc thực đơn vị cá nhân Nhờ việc kiểm tra đánh giá giúp lãnh đạo Tổng Cơng ty nắm tình hình thực cơng tác văn thư Cơng ty Đối với đơn vị thực tốt Tổng Cơng ty tiến hành khen thưởng việc nâng lương trước thời hạn Còn đơn vị cá nhân vi phạm cơng tác văn thư tiến hành phê bình, xử lý hành truy cứu trách nhiệm hình (nếu đặc biệt nghiêm trọng) Nhờ cơng tác kiểm tra, đánh giá giúp cho Tổng Công ty tìm bất cập trình thực cơng tác quản lý 2.1.3 Tình hình tổ chức ban hành văn Các quy định soạn thảo văn Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ xây dựng dựa số văn như: Luật ban hành văn quy phạm pháp luật UBND năm 2004; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư; Thơng tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thẩm quyền ban hành Văn Tổng Giám đốc : Tổng Giám đốc ban hành văn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ bao gồm: Quyết định, giấy uỷ quyền, hợp đồng ( trừ hợp đồng bảo hiểm), biên bản, chuơng trình, kế hoạch công tác, công văn, báo cáo, công điện, thông cáo, thơng báo, phương án, đề án, tờ trình, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giơi thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Văn chuyên ngành: Bao gồm văn bản, biểu mẫu đặc thù Bảo Việt Nhân thọ ban hành như: Hợp đồng bảo hiểm, Phụ lục hợp đồng, Giấy yêu cầu bảo hiểm, Giấy yêu cầu bổ trợ, Giây chứng nhận bảo hiểm, Đề nghị thay đổi điều kiện hợp đồng, Bản hợp đồng, Thư cảm ơn, thư cảm ơn dài hạn, Báo cáo tư vấn viên văn bản, mẫu biểu khác - Phó Tổng Giám đốc UBND Chủ tịch ủy nhiệm ký thay số văn đạo cụ thể, ký, xử lý văn cụ thể thuộc lĩnh vực phân công phụ trách chịu trách nhiệm văn ký - Trưởng phòng Hành thừa lệnh Tổng Giám đốc ký số văn Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý: Các văn y, lục, trích sao… Và phải chịu trách nhiệm văn ký Các văn Tổng Công ty ban hành thực chung theo trình tự quy định dù văn thường hay văn quan phải trình bày đầy đủ, thể thức văn theo mẫu chung đảm bảo yêu cầu thể thức theo quy định nhà nước quy chế quan Việc soạn thảo thực phần mềm chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành nên ban hành theo thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.1.4 Quản lý văn đến Công tác quản lý tiếp nhận văn đến Tổng Công ty đề phải tập trung Văn thư làm thủ tục tiếp nhận quan nhà nước Tuy nhiên đặc thù quan sau vào sổ đăng ký công văn tạo cơng văn qt, ghi trích yếu chuyển tới phòng hệ thống QLCV_Bảo Việt Nhân thọ Các văn trước quét ghi chữ “Q” (quét) vào gấp bên phải trang để theo dõi, sau ghi phòng giao chủ trì phòng phối hợp giải văn (theo thứ tự ưu tiên) Bản gốc văn chuyển giao việc ký nhận sổ giao nhận văn cho phòng chịu trách nhiệm chủ trì giải Các trường hợp khơng phải qt văn bản: - Các báo cáo có tính chất định kỳ đơn vị: báo cáo tháng, tháng, tháng - Văn mật luân chuyển theo quy định tài liệu mật - Các thư từ tố cáo liên quan đến cán - Các chứng từ kế toán - Các bảng thống kê Các văn chuyển giao số giao nhận công văn Trước chuyển giao cho phòng/ cá nhân trách nhiệm giải quyết, văn thư đến thực việc tạo tên văn bản, trích yếu hệ thống QLCV_ Bảo Việt Nhân thọ Nội dung lưu ghi phòng lưu gốc phòng phối hợp giải để phục vụ công tác tra cứu 2.1.5 Quản lý văn Việc soạn thảo văn thực theo thể thức kỹ thuật trình bày theo tThông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tất văn Bảo Việt Nhân thọ xử lý theo trình tự sau: a) Soạn thảo văn b) Trình ký văn c) Phát hành theo dõi, quản lý văn Tất văn quan ban hành (sau gọi chung văn đi) phải quản lý theo trình tự sau: Trước thực việc lưu hành văn đi, cán văn thư cần kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định hành Bảo Việt Nhân thọ Nếu phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo Trưởng Phòng Hành Quản trị người có trách nhiệm để xem xét, giải Không lưu hành văn văn soạn thảo không đảm bảo hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp văn có nội dung chồng chéo, người ký không thẩm quyền, văn thư khơng lưu hành báo cáo Trưởng Phòng Hành Quản trị.Sau kiểm tra thể thức văn bản, văn thư lấy số, vào sổ đăng ký văn đi, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Con dấu quan đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người thẩm quyền Tuyệt đối khơng đóng dấu vào giấy tờ khống Việc đóng dấu phải tuân theo quy định quản lý sử dụng dấu Tổng Công ty Làm thủ tục lưu hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn đi: Bản lưu phải xếp lưu theo trình tự thời gian số văn 2.1.6 Quản lý sử dụng dấu Con dấu coi tài sản Công ty cơng tác quản lý sử dụng dấu thực theo quy định Nhà nước, dấu đóng thẩm quyền, rõ ràng, mầu mực, đóng lên 1/3 chữ ký phía bên trái Khơng đóng dấu lên văn khơng có nội dung nội dung khơng xác, rõ ràng Tổng công ty Bảo việt nhân thọ áp dụng phần mềm văn phòng lotus note mang lại hiệu định, tiện cho việc tra cứu thông tin xử lý cơng việc Được hồn tồn chủ động việc xử lý công việc tiết kiệm nhiều thời gian 2.1.7 Công tác lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 10 Lập hồ sơ khâu quan cuối cơng tác Văn thư, mắt xích gắn liền công tác Văn thư với công tác Lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác lưu trữ Lập hồ sơ nhằm mục đích quản lý văn quan dược chặt chẽ, tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải cơng việc kịp thời, đạt hiệu cao, tao điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Góp phần giũ gìn bí mật Đảng, Nhà nước bí mật quan Ngoài lập hồ sơ tốt xây dựng nề nếp khoa học công tác Văn thư tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác Lưu trữ tránh tình trạng mát văn bản, giấy tờ Tiết kiệm chi phí quan khâu chỉnh lý tài liệu lưu trữ Cuối quý văn Tổng Công ty cán Văn thư Văn phòng lập thành tập lưu gồm 02 loại là: Tập lưu Quyết định tập lưu văn khác gọi tập lưu Công văn cho vào cặp ba dây để giá đựng tài liệu phòng Văn thư Đối với văn đến cuối năm cán Văn thư vào sổ đăng ký văn đến yêu cầu cán bộ, công chức Tổng Công ty nộp lại văn phân thành văn theo nơi gửi đến cho vào cặp sau cho vào nơi lưu trữ Tổng Cơng ty 2.2 Vai trò Cơng tác Văn thư Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải không mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan trọng Cơng ty, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Mặc dù cơng tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, song vài năm trở lại đây, khơng người coi cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng 11 đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, cần phải nhìn nhận lại Cơng tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ - người hy sinh thầm lặng./ Nhờ quan tâm lãnh đạo Tổng Công ty Công tác Văn thư- lưu trữ nói chung cơng tác văn thư nói chung Tài liệu hình thành hoạt động quan gióp phần khơng nhỏ giúp lãnh đạo quan điều hành quản lý cách có hiệu Việc tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật ngành tài chính, bí mật kinh doanh, thơng tin kinh tế nội bí mật khác theo quy định Bảo Việt Nhân thọ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động Tổng Công ty Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động Tổng Công ty chứng pháp lý quan Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Tài liệu hình thành Tổng Cơng ty nguồn tài liệu có giá trị Vì vậy, làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hố Giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Công tác văn thư thiếu hoạt động Tổng Công ty Các 12 quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng TCT, văn phòng quan trực tiếp giúp TCT tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng 13 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO, NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC 3.1 Nhận xét Trong trình tìm hiểu Tổng Cơng ty Bảo Việt Nhân thọ em có dịp tham gia khảo sát nghiên cứu, tìm hiểu nghiệp vụ cơng tác văn thư Qua đó, em có điều kiện để hiểu rõ mối quan hệ lý luận kiến thức lý luận học, quy định Nhà nước cơng tác văn thư nói chung thực tiễn công tác Tổng Công ty Em nhận thấy, công tác văn thư Tổng Công ty có ưu điểm nhược điểm sau: Ưu điểm: Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ Công tác tổ chức quản lý giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ nâng cao hơn, có chất lượng, thực theo quy định Nhà nước Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp Cán Văn thư đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo điều hành lãnh đạo Văn thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa tiến độ thực văn Với cách làm văn xử lý xác hơn, tìm kiếm văn dễ dàng thuận tiện, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí Cơng tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, khơng tồn đọng văn chưa đóng dấu Nhược điểm Một số văn bỏ sót số, cơng tác lập hồ sơ hành đưa vào lưu trữ quan chưa thực Một số khâu chuyển giao văn rườm rà, chưa khoa học nên q trình giải cơng việc cán văn thư gặp khó khăn Một số văn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hành đưa vào lưu 14 trữ quan chưa thực Một số khâu chuyển giao văn rườm rà, chưa khoa học nên q trình giải cơng việc cán văn thư gặp khó khăn 3.2 Kiến nghị, đề xuất Cơng tác Văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan Văn phòng mặt quan, phòng Hành Quản trị Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ cần nâng cao đến việc nâng cao chất lượng công tác Văn phòng nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm tồn để văn phòng ngày đại khoa học Bên cạnh nhiều ưu điểm đạt quan, Trong thời gian đến thực tập quan có số đề xuất nho nhỏ nhằm khắc phục hạn chế tồn đọng quan cơng tác Văn phòng sau: Lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên quan không công việc mà quan tâm động viên thăm hỏi mặt đời sống tinh thần họ gia đình, đời sống riêng tư ln ln động viên, khích lệ họ hăng hái làm việc có phương thức khen thưởng, kỷ luật kịp thời hợp lý tạo động lực phấn đấu cho cán bộ, nhân viên quan Văn thư, lưu trữ công tác cần tỉ mỉ, chụi khó niềm đam mê với cơng việc, quan cần quan tâm có nhiều sách đãi ngộ cán chuyên trách văn thư, lưu trữ sắm trang thiết bị đầy đủ cần thiết để cán văn thư thực công việc cách nhanh chóng, có chế độ thưởng theo quý hàng năm Hiện khối lượng cơng việc phòng Văn thư, lưu trữ nhiều mà quan lại có hai cán vất vả cho cán văn thư, lưu trữ mà công việc thường giải hết ngày nên quan cần tuyển thêm cán làm cơng tác lưu trữ để cơng việc hồn thiện theo tiến độ không gây tồn đọng Do nhu cầu công việc nhiều mà số lượng nhân lực quan lại thiếu, nên đòi hỏi quan cần bổ sung thêm nhân lực để hồn thành tốt cơng việc 15 Cần thường xuyên dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Mua sắm thêm số trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu làm việc cán Lãnh đạo cần thương xuyên kiểm tra cơng tác văn bản, văn thư phòng ban chuyên môn Đối với cán cần phải nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ khả tiếp cận thơng tin cách nhanh chóng cơng tác văn phòng Cần thường xun họp chun mơn để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng cán có thành tích xuất sắc phê bình cán khơng hồn thành tốt nhiệm vụ cơng việc Từ đó, quán triệt phòng,ban cá nhân, tổ chức trước ban hành văn nhằm đảm bảo tính hợp lý hợp pháp văn bản, tránh sai sót, sửa lại nhiều lần gây thời gian Cần đẩy mạnh cơng tác thơng tin tun truyền, văn phòng cần ứng dụng phần mềm quản lý vào công tác quản lý, không ngừng phổ biến ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác Hành văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, phát triển, xây dựng mang lưới điện tử cho phù Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời… 16 KẾT LUẬN Trong thời gian tìm hiểu cơng tác Văn thư Tổng Cơng ty giúp cho em có nhiều nhận thức nghề nghiệp lý luận thực tiễn Từ đó, cho em kết luận công việc thực tế đòi hỏi khách quan Với xã hội đại, người cán làm công văn thư phải nắm vững chun mơn, nghiệp vụ mà phải động, sáng tạo làm chủ cơng việc Tất điều giúp cho em có nhìn tồn diện nghề nghiệp 17 ... thiệu Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Chương 2: Vai trò cơng tác Văn thư Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ Chương3: Đề suất nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ. .. CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CƠNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ 2.1 Tình hình cơng tác Văn thư Tổng Công ty 2.1.1 Chỉ đạo công tác văn thư Tổng Công ty Công tác văn thư công việc thiếu hoạt động Tổng cơng ty. .. VỀ TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Tổng Cơng ty Bảo Việt Nhân thọ TỔNG CƠNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ - Tên giao dịch: Tổng Công ty Bảo