Đánh giá cơ cấu tổ chức BHXH tỉnh Bắc Ninh sau khi đổi mới

Ngày nay, cải cách hành chính là vấn đề mang tính toàn cầu. Cả các nước đang phát triển và các nước phát triển đều xem cải cách hành chính như một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy tăng trường kinh tế, phát triển dân chủ và các mặt khác của đời sống xã hội

Chuyên đề tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU  Lý do chọn đề tài. Ngày nay, cải cách hành chính là vấn đề mang tính toàn cầu. Cả các nước đang phát triển và các nước phát triển đều xem cải cách hành chính như một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy tăng trường kinh tế, phát triển dân chủ và các mặt khác của đời sống xã hội. Ở Việt Nam, công cuộc đổi mới toàn diện đất nước được bắt đầu từ năm 1986, tính đến nay đã hơn 20 năm. Trong khoảng thời gian đó, đồng thời với việc đổi mới về kinh tế thì cải cách hành chính cũng được Đảng và Nhà nước ta tiến hành. Hiện nay Việt Nam đã trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO, cải cách hành chính đã trở thành vấn đề cấp thiết được Chính phủ, Nhà nước đặc biệt quan tâm. Với mục tiêu tổng thể nhằm “ xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hoá, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, theo nguyên tắc của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của Đảng; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất và năng lực, đáp ứng yêu cầu của công cuộc xây dựng, phát triển đất nước” 1 . Hưởng ứng lời kêu gọi của Đảng và Nhà nước, BHXH Việt Nam đã thực hiện cải cách hành chính bằng cách đổi mới cơ cầu tổ chức. BHXH tỉnh Bắc Ninh là một thành viên của BHXH Việt Nam đã nghiêm túc thực hiện việc đổi mới. Để có thể thấy được quá trình đổi mới cơ cấu tổ chức, trong quá trình thực tập tại BHXH tỉnh Bắc Ninh, em đã nghiên cứu đánh giá về cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH tỉnh Bắc Ninh trước và sau khi đổi mới. Nên em chọn đề tài “Đánh giá cơ cấu tổ chức BHXH tỉnh Bắc Ninh sau khi đổi mới” làm báo cáo chuyên đề tốt nghiệp  Mục đích nghiên cứu: 1 Huy Hoàng – “ Xây dựng nền hành chính Xã hội chủ nghĩa”, www.Nghean.gov.vn, 26/12/2007 Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 1 Chuyên đề tốt nghiệp Vói mục đích vận dụng những kiến thức đã học tại trường để đánh giá cơ cấu tổ chức BHXH tỉnh Bắc Ninh sau đổi mới theo 6 thuộc tính cơ bản của một cơ cấu tổ chức có những mặt tích cực và còn có những hạn chế gì. Từ đó đưa ra các giải pháp kiến nghị làm cơ cấu mới được hoàn thiện hơn.  Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu là cơ cấu tổ chức của BHXH tỉnh Bắc Ninh trước và sau ngày đổi mới là ngày 01/01/2009  Quan điểm nghiên cứu Với quan điểm cho rằng cơ cấu của các cơ quan nhà nước có các nhiệm vụ giống nhau: o Về hình thức là hoàn toàn giống nhau, đều được Nhà nước quy định rõ ràng. o Về nội dung bên trong phụ thuộc hoàn toàn vào người lãnh đạo cao nhất của cơ quan. Đề tài này sẽ tập chung nghiên cứu cả hình thức lẫn nội dung bên trong của cơ cấu tổ chức.  Phương pháp nghiên cứu Để có thể nghiên cứu được đề tài này em đã sử dụng tổng hợp của nhiều phương pháp nghiên cứu. o Phương pháp duy vật biện chứng. o Phương pháp phân tích. o Nghiên cứu chính sách. o Điều tra qua quan sát thực tế.  Nội dung nghiên cứu Đề tài sẽ nghiên cứu sâu về cơ cấu tổ chức mới của BHXH tỉnh Bắc Ninh qua 6 thuộc tính cơ bản của một cơ cấu tổ chức. Từ đó đưa ra các nhận xét và những giải pháp kiến nghị để cơ cấu được hoàn thiện hơn Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 2 Chuyên đề tốt nghiệp Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận còn có phần nội dung gồm 3 chương sau chương I:Cơ sở lý luận Phần II: Đánh giá cơ cấu tổ chức BHXH Tỉnh Bắc Ninh sau đổi mới Phần III.Phương hướng, giải pháp và kiến nghị Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 3 Chuyên đề tốt nghiệp NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN I.CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.Khái niệm về cơ cấu tổ chức 2 Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu tổ chức là cơ cấu chính thức. Tuy nhiên chúng ta chỉ xét đến cơ cấu tổ chức chính thức. “ Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị hoặc cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.” Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định mối tương quan giữa các hành động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức; và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 2.Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 3 . Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức. Ngược lại, cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố thuộc về môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo từng trường hợp. Có các yếu tố cơ bản sau: 2.1.Chiến lược: Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Trong cơ sở phân tích: (1)Các cơ hội và sự đe doạ của môi trường và (2) những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn tại. Ngược 2 TS.Đoàn Thị Thu Hà – TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Giáo trình Khoa học quản lý tập II, Nhà xuất bản Khoa học và kĩ thuật, Hà Nội, 2002 3 TS.Đoàn Thị Thu Hà – TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền, SĐD, trang 54 đến trang 59. Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 4 Chuyên đề tốt nghiệp lại, là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chưc sẽ phải được thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược. Động lực khiến các tổ chức các tổ chức phải thay đổi cơ cấu là sự kém hiệu quả của những thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lược. Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ chức để đảm bảo sự tương thích với chiến lược thường trải qua các giai đoạn sau: 1. Xây dựng chiến lược mới; 2. Phát sinh các vấn đề quản lý; 3. Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai; 4. Đạt được thành tích mong đợi. Tuy nhiên sự thay đổi về chiến lược không bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, các nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tưởng rằng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược. Theo quan điểm của Jay R. Galbraith cho rằng có mối liên hệ giữa các loại hình đa dạng hoá hoạt động với cơ cấu tổ chức (bảng 1.1) Bảng 1.1.Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức Chiến lược Cơ cấu tổ chức - Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng - Đa dạng hoạt động dọc theo dây chuyền sản xuất Chức năng với các trung tâm lợi ích – chi phí - Đa dạng hoá các ngành nghề có mối quan hệ rất chặt chẽ Đơn vị - Đa dạng hoá các ngành nghề có mối quan hệ không chặt chẽ Cơ cấu hỗn hợp - Đa dạng các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phẩn. 2.2.Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức. Các nghiên cứu đã cho thấy quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 5 Chuyên đề tốt nghiệp mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện những hoạt động không quá phức tạp. 2.3.Công nghệ Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Tuy nhiên là cơ cấu tổ chức thường đi sau các nhu cầu công nghệ, gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới. Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng:  Các cán bộ quản lý cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về kĩ thuật.  Các cán bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ.  Cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động của tổ chức và công nghệ. 2.4.Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực. Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức. Các cán bộ quản lý theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc. Họ ít sử dụng các hình thức tổ chức theo ma trận hoặc mạng lưới. Hướng tới sự kiểm soát tập trung, họ không muốn áp dụng các mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lược. Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ, kĩ năng cao thường hướng tới mô hình quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 6 Chuyên đề tốt nghiệp chức theo chức năng, vì các mô hình như vậy có sự phân định nhiệm vụ rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng. 2.5.Môi trường Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và sự ổn định tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngược lại, những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn nhân lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối quan hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung với các thể lệ mền mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng. 3. Đổi mới cơ cấu tổ chức: 3.1.Khái niệm Đổi mới cơ cấu tổ chức là việc bố trí, xắp xếp lại các bộ phận cơ cấu tổ chức nhằm giúp cơ cấu tổ chức thích nghi được với những thay đổi của môi trường hoặc đạt được những mục đích nhất định. 3.2. Lý do cần phải đổi mới cơ cấu tổ chức. Những thay đổi có thể được tiến hành vì những lý do bên trong hoặc từ sức ép của các lực lượng thuộc bên ngoài môi trường như:  Chiến lược thay đổi: Cơ cấu tổ chức sẽ thay đổi theo để phù hợp với chiến lược mới của tổ chức.  Công nghệ thay đổi làm cho cơ cấu tổ chức thay đổi để có thể khai thác tốt sự thay đổi của công nghê.  Chính sách mới của nhà nước xuất hiện. Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 7 Chuyên đề tốt nghiệp  Nhu cầu mới của người tiêu dùng buộc các doanh nghiệp hoặc các cơ quan hành chính phải thích ứng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình với những nhu cầu mới đó. II.ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO THUỘC TÍNH CƠ BẢN 4 Khi để cập đến tổ chức các nhà nghiên cứu thường để cập đến các yếu tổ: 1.Chuyên môn hoá công việc. Lợi thế cơ bản của chuyên môn hoá lao động là ở chỗ thông qua việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tổng năng suất lao động cả nhóm sẽ tăng lên gấp bội. Chuyên môn hoá sẽ tạo lên những nhiệm vụ đơn giản dễ đào tạo để thực hiện, điều này thúc đẩy chuyên môn hoá lao động, biến mỗi người thành một chuyên gia trong một số công việc nhất định. Và chuyên môn hoá cũng tạo ra vô vàn công việc khác nhau, mỗi người có thể lựa chọn công việc và vị trí phù hợp với tài năng và lợi ích của mình. Tuy nhiên, chuyên môn hoá cũng có những hạn chế. Nếu như các nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗu người chỉ chịu trách nhiệm về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình nhàm chán. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động có thể gia tăng. Để khắc phục những hạn chế của chuyên môn hoá người ta thường sử dụng kĩ thuật đa dạng hoá và phong phú hoá công việc. 2.Phân chia tổ chức thành các bộ phận và mô hình tổ chức bộ phận. Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp 4 TS.Đoàn Thị Thu Hà – TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền, SĐD, trang 7 đến trang 48 Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 8 Chuyên đề tốt nghiệp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang. Nếu không biết cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể quản lý trực tiếo sẽ làm hạn chế quy mô của tổ chức. Việc hợp nhóm các hoạt động và con người để tạo nên các bộ phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế. Trong thực tế các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau: • Mô hình tổ chức giản đơn. • Mô hình tổ chức theo chức năng. • Mô hình tổ chức theo sản phẩm. • Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược. • Mô hình tổ chức theo địa dư. • Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược. • Mô hình tổ chức theo quá trình. • Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗn hợp. • Mô hình tổ chức ma trận. Tuy nhiên, không có cách nào tốt nhất để xây dựng tổ chức. Ngược lại, mô hình được chọn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau trong mỗi hoàn cảnh nhất định. Các yếu tố này bao gồm các loại công việc phải làm, cách thức tiến hành công việc, những người tham gia thực hiện công việc, công nghệ được sử dụng, đối tượng phục vụ, phạm vi phục vụ và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài khác. Ở bất kì mức độ nào, việc lựa chọn một cách hình thành bộ phận cụ thể cần được tiến hành sao cho có thể đạt được mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Để thực hiện được điều đó, phần lớn các tổ chức đều cần đến các hình thức phân chia bộ phận hỗn hợp, trong đó kết hợp hai hoặc nhiều mô hình tổ chức bộ phận thuần tuý nói trên. Thông Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 9 Chuyên đề tốt nghiệp thường tổ chức lấy loại mô hình nào đó làm cơ sở và đưa thêm vào đó các mô hình tổ chức cần thiết khác. Điều này cho phép tổ chức lợi dụng được các ưu điểm của mô hình tổ chức chính đồng thời ít ra cũng giảm được ảnh hưởng của các nhược điểm của nó. Ngoài ra nó cũng giúp sử lý tình huống hết sức phức tạp, có tác dụng tốt đối với các tổ chức lớn và cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức. 3.Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và các mô hình cơ cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn. 3.1.Khái niệm Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đồi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) trong cơ cấu tổ chức. Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm – đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công. Quyền hạn không gắn với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng, và ngược lại cũng không thể để một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về một việc nào đó nếu anh ta không có đủ quyền hạn để thực hiện nó. 3.2.Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức: Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý, và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được năng cấp dần. Nó chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra môi trường thuận lợi cho việc thực hiện giao nhiệm vụ cho từng người. Trong tổ chức, quyền hạn được chia làm ba loại Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và các cấp dưới trải từ cấp cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ Nguyễn Hữu Biện Lớp: Quản lý kinh tế 47B 10