QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI CÔNG VIỆC Những sự thay đổi trong các công việc của nhà thầu rơi vào 2 loại cơ bản đó là : Directed và Constructive changes TẠI SAO CÓ THAY ĐỔI XẢY RA ? WHY CHANGES OCCUR Sự phức tạp của quá trình (Complexity of the Process) Quan điểm AE về Claims
CHUYÊN ĐỀ : QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI CƠNG VIỆC Tác giả: Lương Đức Long (Ph.D, Japan) luongduclong@hcmut.edu.vn TS LUONG DUC LONG Giới thiệu • Một yếu tố tạo cho q trình xây dựng cơng trình thử thách, nỗ lực chỗ khơng tn theo điển hình hóa • Mỗi dự án xây dựng thực Mặc dù cơng việc thiết kế dùng nhiều thời gian trước đó, khác biệt cơng trường đảm bảo tính độc dự án • Những yếu tố vấn đề tài pháp lý (thơng tư, nghị định nhà nước) “xen vào ” (inject) dự án thay đổi mức độ định Khơng có làm ngạc nhiên thay đổi xảy suốt q trình diễn biến dự án TS LUONG DUC LONG • Những thay đổi cơng việc nhà thầu rơi vào loại : Directed Constructive changes – Những thay đổi đạo “Directed changes” thay đổi mà u cầu CDT A/E, CDT thừa nhận – “ Constructive changes “ thay đổi gây nhân tố khác so với u cầu thay đổi Thường thường nhà thầu tìm kiếm khoản khiếu nại tiền đền bù nhờ vào “constructive changes” TS LUONG DUC LONG TẠI SAO CĨ THAY ĐỔI XẢY RA ? - WHY CHANGES OCCUR • Những thay đổi cơng việc khó tránh khỏi, q trình xây dựng phức tạp phụ thuộc vào số lượng lớn thay đổi • Tuy nhiên thật khơng may, nhiều ngành cơng nghiệp từ chối xem thay đổi thật xảy kinh doanh Những thay đổi nguồn gốc việc tranh cãi chí làm đứt qng số dự án TS LUONG DUC LONG Sự phức tạp q trình (Complexity of the Process) • DAXD nhỏ có số lượng lớn thành phần Các vẽ chi tiết kỹ thuật tập tài liệu dày => Thậm chí, kể tài liệu hợp đồng chuẩn bị cách cẩn thận => khó mà giải hết cho mẫu vật tư, phương pháp lắp đặt, cách thức áp dụng • Khơng thể tránh khỏi theo thời gian, HĐ cần thêm lời giải thích từ CDT A/E Nếu tài liệu khơng rõ ràng mơ hồ phần quan trọng đó, giải thích A/E khác với lời giải thích hợp lý nhà thầu Điều tạo nên “constructive changes” cơng việc TS LUONG DUC LONG • Sự khác biệt với điều kiện cơng trường ln cần thay đổi định nghĩa cơng việc nhà thầu Các vẽ chi tiết kỹ thuật chuẩn bị phụ thuộc vào giả định chắn liên quan đến cơng trường Mặc dù khảo sát cơng trường kỹ lưỡng giả định khơng => Cần có thay đổi • Thêm nữa, phức tạp q trình dẫn đến rủi ro sai sót tạo khâu thiết kế dự án Thơng thường, sai sót tìm nhà thầu phạm vi cố gắng hồn thành cơng việc đề => tạo nên thay đổi cơng việc nhà thầu TS LUONG DUC LONG Những thay đổi kế hoạch triển khai • Nhiều nhân tố khơng xem Tk TC CDT có vấn đề khơng mong muốn với tài dự án, gây việc dự án bị cản trở Tương tự, thay đổi tình hình thị trường làm cho CDT làm giảm quy mơ dự án sửa đổi dự án • Các vấn đề pháp lý ép CDT thay đổi cơng việc Một cách lý tưởng, tất rào cản pháp lý nên làm sáng tỏ trước HĐ xây dựng xét duyệt Tuy nhiên, CDT đối mặt với nhiều vấn đề pháp lý suốt tiến trình dự án VD: q chủ quan CDT, phản đối người dân hay vụ kiện tụng • Cuối cùng, CDT thay đổi đến khía cạnh dự án => Các điều khoản thay đổi cơng cụ quan trọng cho CDT người muốn trì tối đa linh động để đối phó với yếu tố (thách thức) Những thách thức áp đặt đến CDT, chúng tồn chủ quan TS.hồn LUONG DUC LONG Những thái độ truyền thống thay đổi • Thực tế thường chấp thuận quyền CDT trực tiếp thay đổi phạm vi cơng việc nhà thầu • Tuy nhiên, CDT thường chống lại bực tức trước u cầu thay đổi nhà thầu Lý “tiền” • Nếu nhà thầu khiếu nại tình cụ thể đó, dẫn CDT làm thay đổi phạm vi cơng việc nhà thầu thường u cầu điều chỉnh giá để bù vào thay đổi cơng việc • Q nhiều khiếu nại bồi hồn (claims) thành cơng cho việc điều chỉnh giá mối đe dọa tới tính ngun vẹn ngân sách dự án (nghĩa thâm hụt ngân sách dự án) => Sự lo ngại CDT TS LUONG DUC LONG • Mâu thuẫn CDT nhà thầu liên quan tới “constructive changes” làm cho CDT nhìn nhận khiếu nại (claims) đền bù thêm vào thực tế khơng nhà thầu • Mặc dù CDT muốn linh hoạt cho thay đổi đạo cơng việc, CDT muốn nhà thầu giữ giá ban đầu HĐ thay đổi gây việc định hướng (thay đổi) CDT • CDT thường xun cảm thấy dẫn (thay đổi) họ khơng làm tăng chi phí cơng trình khơng phải ngun nhân làm tăng giá TS LUONG DUC LONG • Trong cơng bằng, phần việc nhìn nhận tiêu cực trước khiếu nại gây thực tế nhà thầu việc bỏ giá cạnh tranh Khi cạnh tranh trở nên khốc liệt, nhà thầu phải đưa giá bỏ thầu với GỐC “the bone” • Do khơng có nguồn tài dự phòng bất ngờ giá thầu, nhà thầu đặt vào vị trí khơng có chuẩn bị để đối phó với cố khơng theo ý muốn => Một vấn đề mà lẽ nhà thầu hấp thụ để trì mối quan hệ tốt với CDT giữ cho cơng việc hoạt động tốt => trở thành nguồn gốc “claims” • Thực tế có số nhà thầu khơng TỐT xem việc đấu thầu với khuynh hướng tạo lợi nhuận từ khiếu nại cơng việc làm thêm TS LUONG DUC LONG 10 Điều khoản thay đổi (The changes clause) • Hầu hết điều khoản thay đổi chưa đựng điều khoản quan trọng cho việc u cầu bồi hồn thay đổi xây dựng: (1) Sự đòi hỏi thơng báo, (2) Sự đòi hỏi (Change order=u cầu thay đổi) văn (viết văn bản) TS LUONG DUC LONG 28 Sự đòi hỏi thơng báo • Điều khoản thơng báo cần ghi lúc nhà thầu nhận thị mà coi thay đổi thuộc xây dựng => phải cung cấp cho CDT kịp thời thơng báo văn Nếu nhà thầu tiến đến thực cơng việc thay đổi viện dẫn sau này, mà khơng đưa thơng báo cho CDT, nhà thầu khơng hưởng khoản bồi thường bổ sung cho cơng việc Ví dụ, xem Mục 12,3.1 HĐ AIA • Mục đích cung cấp cho CDT hội để có đánh giá đưa thay đổi cơng việc hay ko Nếu CDT kết luận constructive change, có lựa chọn sau: TS LUONG DUC LONG 29 (a) CDT xem xét bỏ qua bãi bỏ thị thay trả tiền nhà thầu cho cơng việc làm thêm mà CDT u cầu (b) CDT xem xét đáng giá dùng thêm tiền cố gắng đàm phán giá với nhà thầu, sau phát hành u cầu thay đổi thức văn cho cơng việc (c) Cuối cùng, CDT khơng đồng ý thị đưa đến thay đổi thuộc xây dựng CDT giữ lập trường sau thị, đòi hỏi nhà thầu thực nó, nhà thầu theo đuổi u cầu bồi hồn thêm tiền cho thay đổi thuộc xây dựng theo quy định giải tranh chấp hợp đồng TS LUONG DUC LONG 30 Sự đòi hỏi u cầu thay đổi văn (viết văn bản) • Mục u cầu thay đổi văn bản: đơn giản nói cơng việc thay đổi cơng việc thêm bổ sung => phải quyền cho phép CDT từ trước (= Một văn u cầu thay đổi từ CDT cần thiết) • Mặc dù đòi hỏi dường khắt khe ngơn ngữ, có hạn chế nghiêm trọng liên quan đến tính thực thi đòi hỏi => CDT khơng thể sử dụng “Lời nói” “ Sự khơng thức thay đổi miệng” sau dựa vào “Sự đòi hỏi văn u cầu thay đổi”, để chống lại khiếu nại bồi hồn (claim) cho thay đổi mang tính xây dựng TS LUONG DUC LONG 31 Sự thiếu thơng báo nhà thầu • Nếu nhà thầu khơng cung cấp cho CDT thơng báo đạo xen xét thay đổi cơng việc, sau tiến đến thực cơng việc, nhà thầu khơng có khả thắng cho khiếu nại bồi hồn (Claims) thêm khoản tiền cho thay đổi xây dựng => CDT tranh luận thơng báo thay đổi viện dẫn, có điều tra tình hình làm điều khác CDT chịu thiệt hại kết việc thiếu thơng báo, thiếu thơng báo vũ khí bảo vệ đứng vững khiếu nại (claims) bồi hồn cho thay đổi xây dựng TS LUONG DUC LONG 32 Một tình thay đổi xây dựng phổ biến là: nhà thầu đạo để làm đó, phản CDT điều bao gồm thay đổi CDT phủ nhận việc bao gồm thay đổi cơng việc, u cầu nhà thầu tiến hành theo đạo Nhà thầu tiếp tục thực Tất nhiên khơng có văn u cầu thay đổi, CDT phủ nhận thay đổi xảy Nếu nhà thầu u cầu văn u cầu thay đổi, CDT từ chối phát hành => CDT khơng thể dựa vào thiếu vắng văn u cầu thay đổi vũ khí bảo vệ CDT thơng báo NT xem xét thị thay đổi CDT có hội để xem xét ý định nhà thầu phản ứng cho điều CDT khơng có khả bị thiệt hại thiếu vắng văn u cầu thay đổi Nhà thầu phép theo đuổi khiếu nại bồi hồn cho Sự thay đổi xây dựng điều khoản tranh cãi HĐ (Dispute provision of constract) • TS LUONG DUC LONG 33 Sự biến đổi khối Lượng (Quantity Variations) • Một hợp đồng đơn giá theo đơn vị (đơn giá cố định), nhà thầu tốn cho đơn vị cơng việc thực thực hiện, đơn giá nhà thầu dựa khối lượng ước tính Nếu khối lượng thực nhiều so với ước tính, nhà thầu phải chịu mát mục khơng thu lại vốn huy động chi phí ban đầu Nếu khối lượng thực nhiều, nhà thầu nhận Lợi ích • Để giảm thiểu vấn đề này, nhiều hợp đồng đơn giá đơn vị "điều chỉnh cách cơng bằng” khối lượng thực tế khác với khối lượng ước tính số phần trăm quy định, thường 20% Nếu KL vượt q => có sự điều chỉnh giảm đơn giá Nếu KL thấp q => có điều chỉnh tăng lên đơn giá TS LUONG DUC LONG 34 Định giá cơng việc bị thay đổi (Pricing changed work ) • Một cơng việc khó khăn hay xảy tranh chấp có thay đổi cơng việc việc xác minh giá trả cho nhà thầu • Thậm chí, cho chủ đầu tư đồng ý thay đổi xảy ra, chủ đầu tư khơng đồng ý với đơn giá đề nghị nhà thầu Chủ đầu tư có khuynh hướng cảm nhận thay đổi cơng việc ảnh hưởng nhỏ chi phí nhà thầu • Trong nhà thầu lại có khuynh hướng nghĩ thay đổi gây ảnh hưởng “Gợn sóng” dây chuyền • Vấn đề phức tạp thật Cơng việc phải thực ngay, khơng có thời gian để đàm phán kéo dài để sau thực cơng việc TS LUONG DUC LONG 35 Khi phải định giá cơng việc thay đổi • Trường hợp thường, nhà thầu có trách nhiệm phải thơng báo tất u cầu thay đổi vấn đề trực tiếp cho chủ đầu tư Rất có khả chấp thuận trước nhà thầu bắt đầu thi cơng cơng việc thay đổi Điều biết đến định giá trước u cầu thay đổi (forward pricing a change order) • “Sự định giá trước” thường đạt có dự tốn báo giá cho hạng mục khác nhà thầu Nếu chúng hợp lý đáng tin cậy, CDT đồng ý với nhà thầu, giá cho u cầu thay đổi chấp thuận • Ưu điểm định giá trước “Sự chắn” “Sự phòng tránh tranh chấp” CDT lúc muốn biết xác u cầu thay đổi làm gia tăng chi phí Tuy, NT có lợi biết trước giá cố định để tiến hành cơng việc biết khơng có vụ tranh chấp TS LUONG DUC LONG 36 • Có nhiều vấn đề bất lợi cho nhà thầu “forward pricing” Nhà thầu chịu thêm chi phí khơng lường trước được, chi phí tác động lan truyền (impact or ripple costs) Có nhiều chi phí gián tiếp mà chúng hệ u cầu thay đổi Vd: Sự kéo dài cơng việc giám sát, trì hỗn, làm hỏng số cơng việc khơng thay đổi • Chi phí tác động khó để dự tốn trước, đơi khó để xác đinh sau cơng việc thực Vì lý mà nhiều nhà thầu thiên việc khơng muốn “forward pricing” cho cơng việc thay đổi => Muốn ghi chi tiết chi phí vào nhật ký thi cơng, sau đề xuất giá dựa chi phí thực tế sau hồn thành cơng tác bị thay đổi TS LUONG DUC LONG 37 CASE STUDY • During the course of construction of a public building Owner issued 81 change orders Each change order stated that the price increase covered “all charges direct or indirect arising out of this additional work.” Contractor signed each change order • Contractor later sought to recover its increased costs caused by the cumulative impact of the numerous changes When confronted with the change order language Contractor said it would have been impossible to determine the cumulative impact during the course of the work and it is customary in the construction industry to bring these claims at the conclusion of the project • The Court rejected Contractor’s argument If Contractor wanted to reserve the right to seek its cumulative impact costs, it should have stated so in writing when acknowledging each change order In the absence of such a written reservation of right, Contractor is deemed to have waived the right to any additional compensation arising out of the changes TS LUONG DUC LONG 38 Equitable Price Adjustment (Điều chỉnh giá cơng bằng) • Nhiều điều khoản thay đổi, tun bố thay đổi cho Nhà thầu quyền “điều chỉnh giá cơng bằng” => để lại nhà thầu vị trí kinh tế mà có u cầu thay đổi khơng ban hành Điều nhằm mục đích “cho nhà thầu làm tồn bộ” “make the contractor whole” • Một điều chỉnh giá cơng chắn chứa đựng: - Các chi phí trực tiếp lao động ngun vật liệu để tiến hành cơng việc Những thứ dường dễ dàng ghi nhận đo đếm - Cũng nên bao gồm chi phí tác động u cầu thay đổi chi phí cơng tác khơng thay đổi => thật khó để ghi nhận đo đếm ngun nhân vụ tranh chấp TS LUONG DUC LONG 39 • Đã có nhiều vụ tranh chấp liên quan đến quyền nhà thầu việc tính chi phí phủ đầu (overhead) lợi nhuận cơng việc bị thay đổi Phần lớn quan tồ hội đồng thẩm phán kết luận tăng giá phải chấp nhận • Mặc dù chi phí phủ đầu văn phòng cố định khơng bị tác động u cầu thay đổi, số chi phí phủ đầu cơng trường bị ảnh hưởng thay đổi, nên bồi hồn cho nhà thầu Các chi phí bao gồm gia tăng hay kéo giài thời gian cơng tác giám sát, chi phí việc định giá chuẩn bị cho u cầu thay đổi chủ đầu tư Những phí quản lý khơng phải lúc thừa nhận, Tòa kêu gọi thừa nhận chúng chi phí đền bù TS LUONG DUC LONG 40 • Rõ ràng nhà thầu quyền cộng thêm (mark up) vào khoảng phí trực tiếp gián tiếp lợi nhuận Sau tất cả, giá hợp đồng ban đầu giả định chấp nhận với lợi nhuận cho cơng việc • Khó để có cơng CDT đưa u cầu việc nhà thầu tiến hành cơng việc tăng thêm CHI PHI Điều làm giảm khoảng lợi nhuận hợp đồng dường muốn nhà thầu làm việc “khơng cơng” “for fee” • Lý tưởng nhất, yếu tố thay đổi xác lập, CDT nhà thầu đồng ý hợp đồng “điều chỉnh giá cơng bằng” bồi hồn cho u cầu thay đổi Mặc dù số lớn khoản mục chi phí xem xét để đưa Con Số, thường thường u cầu thay đổi coi chi phí tổng cộng trọn gói • Q trình khó khăn, nhiên, quan niệm “điều chỉnh giá cơng bằng” vốn lỏng lẻo chịu nhiều cách hiểu khác => nên có (nếu được) điều khoản cho việc thay đổi giá hợp đồng TS LUONG DUC LONG 41 Cơng thức tính giá hợp đồng (Pricing Formulas in the Contract) • • • Nhiều dự án xây dựng khơng xem trọng ứng dụng cơng thức thiết lập trước cho việc giá cơng việc thay đổi Tuy nhiên, số hợp đồng lại dựa vào chúng để giải Hợp đồng giá đơn vị lý tưởng nhất, cơng việc trả tiền dựa khối lượng đo đếm Nếu số lượng tăng thêm u cầu, giá đơn vị áp dụng, số lượng điều kiện thay đổi sử dụng nêu đầu chương Thậm chí với hợp đồng trọn gói, hồn tồn có khả hạn chế tranh chấp số điều khoản hợp đồng.Ví dụ, thơng thường điều khoản thay đổi tun bố u cầu thay đổi định giá qua phần giá trực tiếp, cộng thêm phần trăm nói trước cho chi phí phủ đầu, cộng thêm phần trăm cho lợi nhuận nhà thầu=> Khoảng đền bù tương xứng khơng tương xứng cho nhà thầu chi phí tác động (impact costs), cách tốt thường dùng khuyến TS LUONG DUC LONG 42 khích áp dụng cho đơn giản ... nhiều vấn đề pháp lý su t tiến trình dự án VD: chủ quan CDT, phản đối người dân hay vụ kiện tụng • Cuối cùng, CDT thay đổi đến khía cạnh dự án => Các điều khoản thay đổi công cụ quan trọng cho CDT... SỰ THAY ĐỔI ĐƯỢC CHỈ DẪN – DIRECTED CHANGES Sự thay đổi dẫn thay đổi định nghĩa công việc nhà thầu yêu cầu, hay dẫn, CDT Sự thay đổi thêm công việc phạm vi giảm bớt công tác định có Sự thay. .. thường bổ sung họ thể “yêu cầu có tính pháp lý” phải thực công việc bổ sung thay đổi Nếu nhà thầu đơn giản đồng ý tình nguyện làm công việc để trì quan hệ kinh doanh tốt, không đền bù cho thay đổi