Quản lý thông tin dự án và hệ thống thông tin QLDA (PMIS)

QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG TIN DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN QLDA (PMIS)Phần A Quản lý truyền thông dự ánNhận dạng các bên liên quan (IdentifyStakeholders) lập kế hoạch các giao tiếp(Plan communication)• Phân phối các thông tin (Distribute Information)• Quản lý về các sự mong đợi của bên liên quan(Manage stakeholder expectations)• Báo cáo về sự thực hiện (Report performance)

Trang 1

QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG TIN DỰ

ÁN & HỆ THỐNG THÔNG TIN QLDA

Trang 2

Phần A- Quản lý truyền thông

dự án

2

Part A- Project Communications

Management

Trang 3

Tầm quan trọng của giao tiếp thông tin

Trang 4

Quản lý giao tiếp, truyền thông

dự án

• Nhận dạng các bên liên quan (Identify

Stakeholders) & lập kế hoạch các giao tiếp

(Plan communication)

• Phân phối các thông tin (Distribute Information)

• Quản lý về các sự mong đợi của bên liên quan

(Manage stakeholder expectations)

• Báo cáo về sự thực hiện (Report performance)

L.D LONG Ph.D (NUT, Japan) 4

Trang 5

1 Nhận dạng các bên liên quan (Identify

Stakeholders) & lập kế hoạch các giao tiếp (Plan communication)

Trang 6

1a Nhận dạng các bên liên quan

H

POWER

INTEREST

Trang 7

1.b Communications Planning

(Kế hoạch truyền thông)

• Every project should a communications management

plan, a document that guides project communications –Mọi dự án nên bao một kế hoạch quản lý thông tin-một tài liệu mà hướng dẫn các cách truyền thông dự án

• Creating a stakeholder analysis for project

7

• Creating a stakeholder analysis for project

communications aids in communications planning- Phân tích những bên liên quan (CĐT, nhà thầu, Tư vấn, Tài trợ, Sở ban ngành) liên quan đến sự truyền thông tin dự

án (tình trạng, báo cáo tuần, tháng, mốc, giai đoạn, các vấn đề môi trường, luật…)- sẽ trợ giúp rất lớn trong việc lập kế hoạch thông tin Phù Hợp

Trang 8

Communications Management Plan

Contents

• A description of a collection and filing structure for gathering and storing various types of information (Mô tả cấu trúc lựa chọn và sàng lọc cho thu thập và lưu trữ các loại thông tin)

• A distribution structure describing what information goes to whom, when, and how (Một cấu trúc phân phối mô tả thông tin Gì sẽ đến Ai, Khi nào và Bằng cách như thế nào?)

8

tin Gì sẽ đến Ai, Khi nào và Bằng cách như thế nào?)

• A format for communicating key project information

• Time for the information

• Access methods for obtaining the information

• A method for updating the communications management

plans as the project progresses and develops

Trang 9

Người gửi- người nhận và Môi trường

Sender- Receiver and Medium

• Môi trường: Báo cáo, Bảng tính, thuyết trình, Nói, Email

• Dạng – Trang trọng/ thân mật

• Khoảng cách: Thời gian- Giờ địa phương

Trang 10

Table 9-1 Sample Stakeholder

Analysis for Project Communications

Stakeholders Document Name Document

Hard copy Gail Feldman,

Hard copy Julie Grant,

E-mail Evan Dodge,

Hard copy Bob Thomson First of month

Internal

Business and

Technical Staff

Monthly Status Report

Intranet Angie Liu First of month

Trang 11

Các Loại Thông Tin

Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ

Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA

Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA

Thông tin kinh nghiệm :

Các tập tin từ các DA khác

Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước

Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA

Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA trước

Toán, Cập nhật, …)

Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết

cho những công việc đang thực hiện

Vật liệu đã thay thế

Hồ sơ nhân viên cũ

Hợp đồng đã thanh lý

Trang 12

Các bên tham gia dự án và nhu cầu

thông tin

Chủ đầu tư/Khách

hàng

Tình trạng và tiến triển của DA

Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật

Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA

Lãnh đạo công ty Tình trạng và tiến triển của DA

Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên

Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA

Trang 13

Các Bên Loại Thông Tin Cần

Giám Đốc DA Tình trạng và tiến triển của DA

Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên

Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ thuật

Giải quyết vấn đề trong các quyết định quan trọng

Trưởng phòng

chức năng Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứngcủa họ

Thành Viên DA Tình trạng và tiến triển của công việc DA, DA

Các thay đổi về mục tiêu DA

Các yêu cầu mới cho dự án

Giải quyết vần đề

Thay đổi về phân công công việc

Trang 14

Figure 9-1 The Impact of the Number of People on Communications Channels

14

Trang 15

Chanel of communications

Trang 16

Ví dụ: Kế hoạch giao tiếp thông tin dự án

Trang 17

3 Phân phối thông tin Distribute Information

• Hai điểm quan trọng trong phân phối thông

tin:

-Thông tin gì để phân phối ( Thông tin gì các bên

-Thông tin gì để phân phối ( Thông tin gì các bên liên quan cần)

- Làm thế nào để phân phối (Nói, Báo cáo,

Email)

Trang 18

Phân phối thông tin

• Getting the right information to the right people at

the right time and in a useful format is just as

important as developing the information in the first place (Đưa đúng thông tin đến đúng người với đúng định dạng cần thiết)

• Important considerations include

18

• Important considerations include

– using technology to enhance information

distribution (sử dụng công nghệ để sự phân phối thông tin)

– formal and informal methods for distributing

information (sử dụng những phương pháp hình thức hoặc thân mật cho việc phân phối thông tin)

Trang 19

Table 9-2 Media Choice Table

(Bảng chọn phương tiên/ cách truyền tin)

19

Trang 20

Thông tin gì cần được giao tiếp

Trang 21

Giao tiếp một cách hiệu quả

Trang 22

4 Performance Reporting

(báo cáo sự thực hiện dự án)

• Performance reporting keeps stakeholders informed about how resources are being used to achieve project objectives (tài nguyên

đ ã được sử dụng như thế nào để đạt các mục tiêu dự án)

– Status reports describe where the project stands at a specific point in time (dự án đang tiến triển ở đâu (tiến độ ra sao) tại thời điểm báo cáo)

22

thời điểm báo cáo)

– Progress reports describe what the project has been

accomplished during a certain period of time (Các báo cáo tiến trình mô tả những gì dự án đã đạt được)

– Project forecasting predicts future project status and progress based on past information and trends (dự báo)

– Status review meetings often include performance reporting

(những cuộc họp đánh giá tình trạng thường bao gồm Báo cáo

sự thực hiện dự án)

Trang 23

Sổ ghi giao tiếp các bên liên quan

Trang 24

Các báo cáo dự án trạng thái dự án

(Performace Reporting)

• Trạng thái hàng tuần (Weekly status)

• Trạng thái hàng tháng (Monthly status)

• Tiến trình/ Điểm mốc (Progress/milestones)

• Báo cáo giai đoạn

Trang 25

Trang 26

Báo cáo tháng trạng thái

• Những thông tin quan trọng về trạng thái cần được thể hiện

L.D LONG Ph.D (NUT,

Japan)

26

Trang 27

Kết thúc thực tế

Phần trăm đã thực hiện

Giá trị thực hiện được ( $ )

Chi phí thực tế ( $ )

Thay đổi chi phí

( $ )

(BCWP-ACWP)

Mẫu báo cáo cung cấp thơng tin tình trạng và tiến

triển của cơng việc DA

Ngày cập nhật thông tin:

Tổng

Trang 28

- Project archives Hồ sơ hoàn thành dự án

– Formal acceptance (Văn bản chấp thận chính thức)

– Lessons learned (Những bài học đã qua)

Trang 29

6 Suggestions for Improving

Project Communications

Cải tiến sự giao tiếp

• Manage conflicts effectively

• Develop better communication skills

29

• Develop better communication skills

• Run effective meetings

• Use templates for project communications

Trang 30

Conflict Handling Modes (Các dạng giải quyết Xung Đột)

• Confrontation (Đương đầu): directly face a conflict

• Compromise (Thỏa hiệp): use a give-and-take

approach-sử dụng phương pháp Đưa- Cầm (CHO- NHẬN)

• Smoothing (Làm dịu): de-emphasize areas of differences and emphasize areas of agreement – Không nhấn mạnh

30

and emphasize areas of agreement – Không nhấn mạnh những sự khác biệt, nhấn mạnh vào những sự thống

nhất

• Forcing: the win-lose approach (Thắng thua)

• Withdrawal (Rút lui): withdraw from an actual or potential disagreement (Rút lui khỏi sự bất đồng khả dĩ)

Trang 31

Xung đột có thể là tốt (Conflict Can Be Good)

***Xung đột thường tạo ra những kết quả quan trọng như ýtưởng mới, lựa chọn tốt hơn, động cơ làm việc tốt hơn

và hợp tác hơn (Conflict often produces importantresults, such as new ideas, better alternatives, andmotivation to work harder and more collaboratively)

• Groupthink can develop if there are no conflicting

Trang 32

Phát triển những kỹ năng giao tiếp tốt

hơn (Developing Better Communication Skills)

• Các công ty XD thường bỏ quên sự quan trọng của việc phát triển các kỹ năng nói, viết và nghe, và giao tiếp khác nhau (Construction companies often

neglect the importance of developing speaking,

writing, and listening skills)

32

writing, and listening skills)

• As organizations become more global, they realize they must invest in ways to improve communication with people from different countries and cultures

• It takes leadership to improve communication

Trang 33

Họp (Meetings)

• Agenda (Lịch trình họp)

• Attendees (Người tham gia)

Họp hiệu quả Rất quan trọng => cung cấp năng lượng cho mọi người về dự án

• Attendees (Người tham gia)

• Followups/ Action Items

• On time (Đúng giờ)

• Minutes (Ghi biên bản)

Trang 34

Running Effective Meetings

• Determine if a meeting can be avoided

• Define the purpose and intended outcome of the meeting

• Determine who should attend the meeting

• Provide an agenda to participants before the meeting

• Prepare handouts, visual aids, and make logistical

34

• Prepare handouts, visual aids, and make logistical

arrangements ahead of time

• Run the meeting professionally

• Build relationships

Trang 35

Using Templates for Project

Communications

• Many technical people are afraid to ask for help

• Providing examples and templates for project

communications saves time and money

• Organizations can develop their own templates, use

some provided by outside organizations, or use samples

35some provided by outside organizations, or use samples from textbooks

Trang 36

Figure 9-2 Sample Template for a Project

Description

36

Trang 37

Table 9-3 Sample Template for a

Monthly Progress Report

37

Trang 38

Table 9-5 Outline for a Final Project

Report

38

Trang 39

Table 9-6 Final Project Documentation

Items

39

Trang 40

Figure 9-3 Gantt Chart Template for a Class

Project

40

Trang 41

Table 9-8 Sample Template for

a Project Web Site

41

Trang 42

Phát triển hạ tầng cơ sở giao tiếp truyền thông (Developing a Communications Infrastructure)

• A communications infrastructure is a set of tools,

techniques, and principles that provide a foundation for the

effective transfer of information

– Tools include e-mail, website, project management

software, groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems, document management

42

teleconferencing systems, document management systems, and word processors (Trang web, Phần mềm, Email, phương tiện truyền thông khác nhau…)

– Techniques include reporting guidelines and templates,

meeting ground rules and procedures, decision-making processes, problem-solving approaches, and conflict resolution and negotiation techniques

– Principles include using open dialog and an agreed

upon work ethic

Trang 43

Using Software to Assist in Project

• Microsoft Project 2015 includes several

features to enhance communications

Trang 44

Figure 9-4 Microsoft Project Information Saved

as HTML File

44

Trang 45

Figure 9.5 Microsoft Project Central

45

Trang 46

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

DỰ ÁN (Project information management

system)

Phần B:

Trang 47

Sự Cần Thiết Hệ thống thông tin dự án (HTTTDA)

Hầu hết các DA có quá nhiều

dữ liệu (data) mà không đầy đủ

thông tin (information) thích hợp

(Vd: dự án đang ở đâu so với

các mục tiêu tiến độ, chi phí, và

chất lượng?)

Thông tin chính xác và kịp thời

là hết sức thiết yếu cho việc

quản lý dự án

Trang 48

Quản lý thông tin (Information Management)

Quản lý thông tin (QLTT) bao gồm các quá trình cần

thiết để đảm bảo tính kịp thời từ việc thu thập thông tin, lưu trữ thông tin và việc sẵng sàng cung cấp phổ biến

thông tin của dự án Lưu ý: thông tin là Dữ liệu có

nghĩa, đúng định dạng và mức độ giới thiệu tóm lược

thích hợp với người xem (vd: biểu đồ chi trả theo kế

hoạch ban đầu và điều khoản hợp đồng sẽ được thiết

lập cho CĐT)

QL TT cung cấp những liên kết giữa mọi người Tất cảmọi người đều phải được chuẩn bị để giữ và nhận

thông tin của dự án, phải hiểu được những thông tin

nào liên quan đến họ

Trang 49

Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và phân phối

thông tin là cần thiết cho mỗi DA

HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập đểtạo nền tảng cho dự án vận hành

HTTT QLDA là nơi lưu trữ những thông tin cần thiết cho

Sự Cần Thiết Hệ thống thông tin dự án (HTTTDA)

HTTT QLDA là nơi lưu trữ những thông tin cần thiết choviệc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, và kiểm soát dự

án hiệu quả cũng như cung cấp cho các bên liên quan(stakeholders) một “kho” thông tin về tình trạng của dựán

Trang 50

Nhà QLDA là người giao tiếp một cách thường xuyên vớicác bên liên quan ở nhiều mức độ khác nhau:

Với các đội thi công

Các nhà quản lý chức năng

Với nhà quản lý cấp cao về tình trạng của dự án

Sự Cần Thiết QLTT cho nhà QLDA

Với khách hàng về thông số kỹ thuật, kinh doanh đểlàm rõ thông tin và những lời đề nghị nhận được từhọ

Thiết lập cơ sở hạ tầng hệ thống liên lạc để phục vụtoàn bộ dự án

Thông tin dự án là yếu tố chính then chốt đối với nhà quản

lý dự án để có thể thành công

Trang 51

• Hệ thống thông tin quản lý DA

(PMIS): là một sự tổ chức chặt chẽ

(Coherent organization) của các

thông tin được yêu cầu cho công ty

Vd: Hệ thống đấu thầu điện tử qua

Mạng, ERP, Revit BIM, Phần mềm

MS Project, Primavera, Oracle v.v

Trang 52

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HTTT QLDA

HTTTQLDA là một hệ thống đa dữ liệu, gồm thành

phần sau:

Kho dữ liệu:

Là kho lưu trữ dữ liệu và thơng tin về dự án

Cơng nghệ lưu trữ:

Bao gồm phần cứng, phần mềm, hệ thống máy chủ, hệ thống quản lý dữ liệu Cơng nghệ này địi hỏi cập nhật thường xuyên

52

Trang 53

Phương php lưu trữ và xử lý

Phương pháp lưu trữ, xử lý nhằm xác định cách lưu,

xử lý, truy cập và sử dụng dữ liệu của một kho lưu trữ với một điều kiện, phạm vi nào đĩ.

Chính sách và thủ tục:

Phản ảnh thủ tục của các cơ quan quản lý dự án,

chúng cĩ thể ảnh hưởng đến sự triển khai dự án và tài

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HTTT QLDA (tt)

chúng cĩ thể ảnh hưởng đến sự triển khai dự án và tài chính cuả dự án.

Các bên liên quan đến dự án:

Là những cá nhân hay tổ chức quan tâm đến kết quả cuả dự án Các bên liên quan tuỳ mức độ khác nhau

sẽ dùng hệ thống PMIS để thoả mãn nhu cầu cuả

mình.

Trang 54

Các phần Mềm dùng để QLTT

Các phần mềm QLTT có khả năng: hỗ trợ một hoặc nhiều

DA Quản lý dữ liệu cho một hoặc tất cả các giai đoạn củaDA

Có thể thỏa mãn nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau: hoạch định và lập tiến độ, kế toán DA, kiểm soát thay

đổi…

Chấp nhận việc nhập dữ liệu của người sử dụng

Có thể thu thập thống kê việc truy cập của người sử dụng

• Bảo mật được dữ liệu và bảo đảm việc truy cập tùy theomức trách nhiệm của người sử dụng

• Có thể sàn lọc dữ liệu theo yêu cầu

Định dạng
Số trang	73
Dung lượng	5,48 MB
File đính kèm	QLRuiRo_QLThongTin_Giao_Tiep.rar (5 MB)