Quản lý quy mô dự án pdf

1 QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng Quản lý dự án xây dựng” Giảng viên: Trần Trung Hậu, M.Eng Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA) Khoa Kinh tế & Quản trò kinh doanh ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM 2 ĐỊNH NGHĨA  Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảo rằng dự án đã được thực hiện tất cả các công việc đã được yêu cầu và chỉ những công việc được yêu cầu để hoàn thành tốt dự án  Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm:  Khởi đầu (Initiation)  Hoạch đònh quy mô (scope planning)  Đònh nghóa quy mô (scope definition)  Kiểm tra quy mô (scope verification)  Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control) 3 ĐỊNH NGHĨA  Thuật ngữ “scope=quy mô” có thể đề cập đến:  Quy mô sản phẩm (product scope): các đặc trưng và chức năng đã được bao gồm trong một sản phẩm hoặc dòch vụ  Quy mô dự án (project scope): công việc phải làm để hình thành một sản phẩm những đặc trưng và chức năng cụ thể 4 QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN  KHỞI ĐẦU (Initiation)  Đầu vào (inputs):  Mô tả sản phẩm  Kế hoạch chiến lược  Tiêu chuẩn ựa chọn dự án  Thông tin quá khứ  Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):  Phương pháp lựa chọn dự án  Ý kiến chuyên gia (expert judgment)  Đầu ra (Outputs):  Project charter  Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án  Các ràng buộc  Các giả đònh 5 Đầu vào Công cụ Đầu ra 1. Mô tả sản phẩm 2. Kế hoạch chiến lược 3. Tiêu chuẩn lựa chọn dự án 4. Thông tin quá khứ 1. Phương pháp lựa chọn dự án 2. Ý kiến chuyên gia (expert judgment) 1. Project charter 2. Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án 3. Các ràng buộc 4. Các giả đònh KHỞI ĐẦU 6 KHỞI ĐẦU (Initiation) Một dự án thường được xem như là kết quả của một trong những nội dung sau:  Một nhu cầu thò trường (a market demand): Một công ty dầu mỏ thực một dự án để xây dựng một nhà máy tinh chế nhằm đáp ứng nhu cầu thiếu hụt thường xuyên về dầu lửa  Một yêu cầu của khách hàng (a business need): Một công ty điện lực thực hiện một dự án xây dựng trạm điện mới nhằm phục vụ cho một khu công nghiệp  Một cải tiến công nghệ (a tecnological advance): Một hảng film diện tử thực hiện một dự án mới để phát triển một trò chơi điện tử mới sau khi một film trở nên ăn khách  Một yêu cầu pháp lý (a legal requirement): Một nhà máy sản xuất sơn thực hiện một dự án để thiết lập một hướng dẫn cho việc xử lý những chất độc hại 7 KHỞI ĐẦU (Initiation)  Đầu vào (inputs):  Mô tả sản phẩm: Chủ dự án sẽ mô tả sản phẩm sơ bộ  Kế hoạch chiến lược: Tất cả các dự án nên được hổ trợ của mục đích chiến lựơc của chủ đầu tư  Tiêu chuẩn lựa chọn dự án: lợi nhuận tài chánh, thò phần, lợi ích công đồng, …  Thông tin quá khứ: Thông tin quá khứ về những dự án tương tự đã được thực hiện nên được cân nhắc trong quá trình phê duyệt FS 8 KHỞI ĐẦU (Initiation)  Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):  Phương pháp lựa chọn dự án: Có 2 phương pháp được dùng:  Phương pháp đo lường lợi nhuận: phân tích lợi ích và chi phí, mô hình kinh tế, …  Phương pháp tối ưu hóa các ràng buộc: các mô hình toán như cây quyết đònh, AHP (Analytic Hierarchy Process)  Ý kiến chuyên gia (expert judgment): Ý kiến chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào của tiến trình thực hiện dự án 9 KHỞI ĐẦU (Initiation)  Đầu ra (Outputs):  Project charter:  là tài liệu mà thừa nhận một cách chính thức sự tồn tại của một dự án.  Nó cung cấp cho nhà quản lý sự ủy quyền để áp dụng các nguồn lực của tổ chức để vận hành dự án  Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án:  CNDA nên được nhận dạng và phân công trong các giai đoạn ban đầu của dự án  Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch dự án. 10 KHỞI ĐẦU (Initiation)  Đầu ra (Outputs):  Các ràng buộc (Constraints):  Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựa của nhóm QLDA.  Ví dụ: ngân sách đã xác đònh trước là một ràng buộc mà nó sẽ giới hạn nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến quy mô, nhân sự và tiến độ  Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì các điều kiện trong hợp đồng chính là các ràng buộc  Các giả đònh (Assumptions):  Là những nhân tố mà sẽ được cân nhắc (cho mục đích hoạch đònh) sẽ là thực tế, chắc chắn.  Các giả đònh một cách tổng quát bao gồm một mức độ nào đó của rủi ro [...]...HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)  Hoạch đònh quy mô là quá trình phát triển một báo cáo quy mô đã được viết như là một cơ sở cho các quy t đònh về dự án ở tương lai, kể cả các tiêu chuẩn để xác đònh dự án hoàn tất tốt đẹp  Báo cáo quy mô tạo thành cơ sở cho một hợp đồng giữa nhóm dự án và khách hàng dự án bằng cách nhận dạng các mục tiêu và các nội dung chính (deliverable) của dự án 11 KHỞI ĐẦU... ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)  Đầu ra (Outputs):  Chi tiết phụ (supporting detail): nên bao gồm các tài liệu của tất cả các giả đònh và ràng buộc đã được nhận dạng  Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM):  Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự án sẽ được quản lý và làm thế nào các thay đổi quy mô sẽ tích hợp vào trong dự án  KHQLQM nên bao gồm: một miêu tả rõ ràng về làm thế nào các thay đổi của quy mô. .. 29 KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE CHANGE CONTROL)  Đầu ra (Outputs):  Các thay đổi quy mô (scope changes):  Một thay đổi quy mô là bất cứ sự hiệu chỉnh quy mô dự án đã được chấp nhận  Các thay đổi quy mô thường yêu cầu hiệu chỉnh chi phí thời gian và chất lượng hoặc các mục tiêu hác của dự án  Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): Các công việc nhằm đưa kết quả dự án về gần với kế hoạch... charter Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án Các ràng buộc Các giả đònh Báo cáo quy mô Chi tiết phụ (supporting detail) Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM): 1 WBS 2 OBS, RBS 18 ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)  Đầu vào (inputs):  Báo cáo quy mô  Các ràng buộc  Các giả đònh  Thông tin quá khứ  Các nội dung này đã được thảo luận ở các phần trước 19 ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)  Công cụ và... ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ 1 2 3 4 Báo cáo quy mô Các ràng buộc Các giả đònh Thông tin quá khứ 1 2 1 2 3 WBS tạm thời Sự phân ly (Decomposition) 1 2 Báo cáo quy mô Chi tiết phụ (supporting detail) Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM): WBS OBS, RBS KIỂM TRA QUY MÔ 1 Kết quả công việc (work results) 2 Product documentation 1 Sự kiểm đònh (inspections) 1 Chấp nhận chính thức (formal acceptance) 23 KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE... việc ra quy t đònh về dự án trong tương lai và cho sự xác nhận hoặc phát triển những hiểu biết chung của quy mô dự án trong vòng các đối tác (stateholders)  BCQM nên bao gồm: sự cần thiết của dự án (project justification), một tóm tắt ngắn gọn về miêu tả sản phẩm (project product), một danh sách tóm tắt của những sản phẩm phụ mà đánh dấu sự hoàn tất dự án (project deliverables), các mục tiêu dự án –phải... TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)  Kiểm tra quy mô (KTQM) là quá trình chấp nhận chính thức quy mô dự án từ phía các đối tác (nhà tài trợ, chủ dự án, khách hàng …)  KTQM khác với kiểm soát chất lượng:  KTQM liên quan đến việc chấp nhận sơ bộ các kết quả công việc của tương lai  Kiểm soát chất lượng thì liên quan đến sự đúng đắn (correctness) của kết quả công việc 22 HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ 1 2 3 4 Mô tả... trong đònh nghóa quy mô sản phẩm/quymô dự án, một thay đổi mà gia tăng giá trò  Kế hoạch quản lý quy mô 28 KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE CHANGE CONTROL)  Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):  Hệ thống kiểm soát thay đổi quy mô (HTKSTĐQM):  Một HTKSTĐQM đònh nghóa các thủ tục mà theo đó quy mô dự án cóthể được thay đổi  Một HTKSTĐQM nên phù hợp với các điều kiện của hợp đồng  Đo lường... cho dự án thành công 17 KHỞI ĐẦU Đầu vào 1 2 3 4 Đầu ra Công cụ Mô tả sản phẩm Kế hoạch chiến lược Tiêu chuẩn lựa chọn dự án Thông tin quá khứ 1 2 Phương pháp lựa chọn dự án Ý kiến chuyên gia (expert judgment) 1 2 3 4 HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ 1 2 3 4 Mô tả sản phẩm Project charter Các ràng buộc Các giả đònh ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ 1 2 3 4 Báo cáo quy mô Các ràng buộc Các giả đònh Thông tin quá khứ 1 Phân tích sản... thông tin về sự thực hiện quy mô, nó cũng cảnh báo nhóm dự án về những gì mà có thể gây ra vướng mắc trong tương lai  Yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuất hiện trong nhiều dạng thức như là nói, viết,…  Hầu hết các yêu cầu thay đổi là kết quả của: sự kiện bên ngoài (một thay đổi luật của chính quy n), một sai lầm hoặc bỏ sót trong đònh nghóa quy mô sản phẩm/quymô dự án, một thay đổi mà gia . hoạch quản lý quy mô (KHQLQM):  Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự án sẽ được quản lý và làm thế nào các thay đổi quy mô sẽ tích hợp vào trong dự án. . hoàn thành tốt dự án  Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm:  Khởi đầu (Initiation)  Hoạch đònh quy mô (scope planning)  Đònh nghóa quy mô (scope definition) 