Phương pháp quản lý quy mô dự án xây dựng

Trang 1

QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

Trang 2

ĐỊNH NGHĨA

 Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảo rằng dự án đã được thực hiện tất cả các công việc đã được yêu cầu và chỉ những công việc được yêu cầu để hoàn thành tốt dự án

 Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm :

 Khởi đầu (Initiation)

 Hoạch định quy mô (scope planning)

 Định nghĩa quy mô (scope definition)

 Kiểm tra quy mô (scope verification)

 Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control)

Trang 3

ĐỊNH NGHĨA

 Thuật ngữ “scope=quy mô” có thể đề cập đến :

 Quy mô sản phẩm (product scope): các đặc trưng và chức năng đã được bao gồm trong một sản phẩm

Trang 4

QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

 KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm

 Kế hoạch chiến lược

 Tiêu chuẩn ựa chọn dự án

 Thông tin quá khứ

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

 Phương pháp lựa chọn dự án

 Ý kiến chuyên gia (expert judgment)

 Đầu ra (Outputs):

 Project charter

 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án

 Các ràng buộc

 Các giả định

Trang 5

Đầu vào Công cụ Đầu ra

1 Mô tả sản

2 Ý kiến chuyên gia (expert judgment)

1 Project charter

2 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án

3 Các ràng buộc

4 Các giả định

KHỞI ĐẦU

Trang 6

KHỞI ĐẦU (Initiation)

Một dự án thường được xem như là kết quả của một trong những

nội dung sau:

 Một nhu cầu thị trường (a market demand): Một công ty dầu mỏ thực một dự án để xây dựng một nhà máy tinh chế nhằm đáp

ứng nhu cầu thiếu hụt thường xuyên về dầu lửa

 Một yêu cầu của khách hàng (a business need): Một công ty

điện lực thực hiện một dự án xây dựng trạm điện mới nhằm phục vụ cho một khu công nghiệp

 Một cải tiến công nghệ (a tecnological advance): Một hảng film diện tử thực hiện một dự án mới để phát triển một trò chơi điện tử mới sau khi một film trở nên ăn khách

 Một yêu cầu pháp lý (a legal requirement): Một nhà máy sản

xuất sơn thực hiện một dự án để thiết lập một hướng dẫn cho

việc xử lý những chất độc hại

Trang 7

 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm : Chủ dự án sẽ mô tả sản phẩm

Trang 8

techniques):

 Phương pháp lựa chọn dự án : Có 2 phương

pháp được dùng:

 Phương pháp đo lường lợi nhuận: phân tích lợi ích và chi phí, mô hình kinh tế, …

 Phương pháp tối ưu hóa các ràng buộc: các mô hình toán như cây quyết định, AHP (Analytic Hierarchy Process)

 Ý kiến chuyên gia (expert judgment): Ý kiến

chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào của tiến trình thực hiện dự án

Trang 9

 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án :

đoạn ban đầu của dự án

 Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch dự án

Trang 10

 Các ràng buộc (Constraints):

 Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựa của nhóm QLDA

 Ví dụ: ngân sách đã xác định trước là một ràng buộc mà nó sẽ giới hạn nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến quy mô, nhân sự và tiến độ

 Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì các điều kiện trong hợp đồng chính là các ràng buộc

 Các giả định (Assumptions):

 Là những nhân tố mà sẽ được cân nhắc (cho mục đích hoạch định) sẽ là thực tế, chắc chắn

 Các giả định một cách tổng quát bao gồm một mức độ nào đó của rủi ro

Trang 11

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

 Hoạch định quy mô là quá trình phát triển một báo cáo quy mô đã được viết như là một cơ sở cho các quyết định về dự án ở tương lai, kể cả các tiêu chuẩn để xác định dự án hoàn tất tốt đẹp

 Báo cáo quy mô tạo thành cơ sở cho một hợp đồng giữa nhóm dự án và khách hàng dự án

bằng cách nhận dạng các mục tiêu và các nội dung chính (deliverable) của dự án

Trang 12

1 Mô tả sản

1 Project charter

3 Các ràng buộc

2 Phân tích lợi ích/chi phí

3 Nhận dạng các giải pháp có thể

4 Ý kiến chuyên gia

1 Báo cáo quy mô

2 Chi tiết phụ (supporting detail)

3 Kế hoạch quản lý quy mô

(KHQLQM) :

HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ

Trang 13

Trang 14

 Phân tích sản phẩm :

 Phát triển một hiểu biết thấu đáo hơn về sản phẩm của dự án

 Nó bao gồm các kỹ thuật như: kỹ thuật hệ thống, kỹ thuật

đánh giá, phân tích giá trị, phân tích chức năng, quality

function deployment (QFD)

 Phân tích lợi ích/chi phí : NPV, IRR, Payback period, …

 Nhận dạng các giải pháp có thể : brainstorming, lateral thingking

 Ý kiến chuyên gia

Trang 15

 Báo cáo quy mô =BCQM (scope statement ):

 Cung cấp một và tài liệu cho việc ra quyết định về dự án

trong tương lai và cho sự xác nhận hoặc phát triển những

hiểu biết chung của quy mô dự án trong vòng các đối tác

(stateholders)

 BCQM nên bao gồm: sự cần thiết của dự án (project

justification), một tóm tắt ngắn gọn về miêu tả sản phẩm

(project product), một danh sách tóm tắt của những sản phẩm phụ mà đánh dấu sự hoàn tất dự án (project deliverables), các mục tiêu dự án –phải bao gồm: chi phí, tiến độ và tiêu

Trang 16

 Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM) :

 Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự án sẽ được quản lý và làm thế nào các thay đổi quy mô sẽ tích hợp vào trong dự án.

 KHQLQM nên bao gồm: một miêu tả rõ ràng về làm thế nào các thay đổi của quy mô sẽ được nhận dạng và phân loại.

 Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án

Trang 17

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

 Định nghĩa quy mô (ĐNQM) bao hàm sự phân chia nhỏ hơn của các project deliverables thành những thành phân nhỏ hơn, dể quản lý hơn để:

 Cải thiện sự chính xác của các ước lựơng về chi phí, thời gian, nguồn lực.

 Định nghĩa cơ sở (baseline) cho đo lường và kiểm soát sự thực hiện.

 Thuận tiện hơn cho sự phân công

 ĐNQMâ hợp lý là cơ sở cho dự án thành công

Trang 18

1 Mô tả sản phẩm

2 Kế hoạch chiến lược

3 Tiêu chuẩn lựa chọn dự án

4 Thông tin quá khứ

1 Phương pháp lựa chọn dự án

1 Project charter

3 Các ràng buộc

1 Báo cáo quy mô

(KHQLQM) :

1 Báo cáo quy mô.

2 Các ràng buộc

1 WBS tạm thời

2 Sự phân ly (Decompositio

Trang 19

 Báo cáo quy mô.

 Các ràng buộc

 Các giả định

 Thông tin quá khứ

phần trước

Trang 20

 WBS tạm thời : Một WBS của dự án tương tự đã thực

hiện có thể được sử dụng như là một WBS tạm thời cho dự án mới

 Sự phân ly (Decomposition ):

 là một quá trình chia nhỏ hơn nữa các project deliverables

thành các thành phần nhỏ hơn, dể quản lý hơn, mãi cho đến khi các deliverables đã được xác định đủ chi tiết nhằm hổ trợ cho các hoạt động (activities) trong tương lai (hoạch định, thực

hiện, kiểm soát, và kết thúc)

 Sự phân ly bao gồm các bước sau: (1) Nhận dạng các phần tử chính của dự án; (2) Quyết định phát triển cấp độ chi tiết hơn của các phần tử; (3) Nhận dạng các phần tử cấu tạo nên

deliverables; (4) Kiểm ra tính đúng đắn của sự phân chia

Trang 21

 Một vài cấu trúc khác:

 OBS: Chỉ ra các phần tử công việc đã đựơc phân

công đến đối tác nào

 RBS: Một dạng khác của OBS nhằm chỉ ra các công việc đã được phân công đến ai

Trang 22

KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

 Kiểm tra quy mô (KTQM) là quá trình chấp

nhận chính thức quy mô dự án từ phía các đối tác (nhà tài trợ, chủ dự án, khách hàng …)

 KTQM khác với kiểm soát chất lượng :

 KTQM liên quan đến việc chấp nhận sơ bộ các kết quả công việc của tương lai.

 Kiểm soát chất lượng thì liên quan đến sự đúng đắn (correctness) của kết quả công việc

Trang 23

1 Mô tả sản phẩm

2 Project charter

3 Các ràng buộc

1 Phân tích sản phẩm

1 Báo cáo quy mô

(KHQLQM) :

2 Các ràng buộc

1 WBS tạm thời

2 Sự phân ly (Decompositio

n )

1 WBS

2 OBS, RBS

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ

1 Kết quả công việc

(work results)

2 Product

documentation

1 Sự kiểm định (inspections ) 1 Chấp nhận chính thức

(formal acceptance)

KIỂM TRA QUY MÔ

Trang 24

 Kết quả công việc (work results): là một xuất lượng của sự thực hiện kế hoạch dự án (project plan executive)

 Product documentation:

 Các minh chứng bằng tài liệu (kế hoạch,

specifications, bản vẽ, …) phải có sẳn cho mục đích xem xét

Trang 25

 Sự kiểm định (inspections ): bao gồm những

công việc như là đo lường, kiểm tra, và thử

nghiệm những gì đã làm nhằm xác định có hay chăng các kết quả tuân theo các yêu cầu

(requirements)

Trang 26

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE

CHANGE CONTROL)

 Kiểm soát thay đổi quy mô (KSTĐQM ): bao hàm

 Sự ảnh hưởng của những nhân tố mà tạo ra sự thay đổi quy mô để đảm bảo rằng những thay dổi đó là có lợi

 Xác định rằng một thay đổi quy mô đã xuất hiện

 Quản lý các thay đổi thực tế khi và nếu chúng xuất

hiện

 KSTĐQM phải được tích hợp hoàn hảo với các

quá trình kiểm soát khác như là: kiểm soát thời

gian, kiểm soát chi phí, …

Trang 27

2 Các ràng buộc

1 WBS tạm thời

2 Sự phân ly (Decompositi

on )

1 WBS

2 OBS, RBS

ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ

1 Kết quả công việc

(work results)

2 Product

documentation

1 Sự kiểm định (inspections ) 1 Chấp nhận chính thức

(formal acceptance)

KIỂM TRA QUY MÔ

(HTKSTĐQM )

2 Đo lường sự thực hiện (performance measurement)

3 Kế hoạch hiệu

1 Các thay đổi quy mô (scope

changes)

2 Hành động hiệu chỉnh (Corrective action)

3 Các bài học kinh nghiệm (lesson

KIỂM SOÁT THAY ĐỔI QUY MÔ (SCOPE CHANGE CONTROL)

Trang 28

trong tương lai

 Yêu cầu thay đổi (Change request ): có thể xuất hiện

trong nhiều dạng thức như là nói, viết,…

 Hầu hết các yêu cầu thay đổi là kết quả của: sự kiện bên ngoài (một thay đổi luật của chính quyền), một sai lầm hoặc bỏ sót trong định nghĩa quy mô sản phẩm/quymô dự án, một thay đổi mà gia tăng giá trị

 Kế hoạch quản lý quy mô

Trang 29

CHANGE CONTROL)

 Hệ thống kiểm soát thay đổi quy mô

 Đo lường sự thực hiện (performance

measurement): Earned value analysis

 Kế hoạch hiệu chỉnh (Additional plan)

Trang 30

CHANGE CONTROL)

 Các thay đổi quy mô (scope changes):

 Một thay đổi quy mô là bất cứ sự hiệu chỉnh quy mô dự án đã được chấp nhận

 Các thay đổi quy mô thường yêu cầu hiệu chỉnh chi phí thời

gian và chất lượng hoặc các mục tiêu hác của dự án

 Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): Các công việc nhằm đưa kết quả dự án về gần với kế hoạch đã lập

 Các bài học kinh nghiệm (lesson learned): Các nguyên nhân gây ra sai biệt, các hành động đã thực hiện nên

được tư liệu hóa để mà các thông tin này trở thành các cơ sở dữ liệu quá khứ cho dự án này và những dự án khác của chủ đầu tư

Trang 31

Bạn có thể tham khảo thêm ở

• http://web.mit.edu/pm/devcharter.html

•

http://www.cio-dpi.gc.ca/emf/solutions/ProjectCharterGuide/CharterGuide e.html

Trang 32

– Cam kết ủng hộ dự án: ngân quỹ, phê duyệt

• Bạn đã tiêu phí nhiều thời gian cho hoạch

định quy mô dự án … vì thế hãy tuân theo

Trang 33

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	238 KB