Phương pháp quản lý dự án theo PMI feb 2006

Phương pháp quản lý dự án theo PMI feb 2006

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (PROJECT COST MANAGEMENT)

CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH

 Hoạch định nguồn lực ( Resource planning ): Xác

định các nguồn lực gì (con người, thiết bị, vật liệu) và số lượng của mỗi loại nên được dùng để thực

hiện các công việc của dự án.

 Ước lượng chi phí ( Cost estimating ): phát triển một ước tính xấp xỉ của những chi phí của các nguồn lực cần để hoàn thành các công việc của dự án

 Lập ngân sách dự án ( Cost budgeting ): phân bổ chi

CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ (tiếp)

 4 quá trình trên của quản lý chi phí tương tác lẫn nhau và tương tác với các quá trình khác của quản lý dự án

 Ngoài ra trong thực tế, 4 quá trình nói trên có thể chồng lắp

nhau (overlap) và tương tác với nhau theo một cách thức mà

không được chi tiết hóa trong bài giảng này

 Quản lý chi phí dự án nên cân nhắc nhu cầu thông tin của

các đối tác tham gia dự án Các đối tác khác nhau có thể đo

lường chi phí trong những cách khác nhau và tại những thời

điểm khác nhau

 Quản lý chi phí dự án cũng có thể bao gồm dự báo và phân tích sự chi tiêu tài chính của sản phẩm dự án Lúc này quản lý chi

phí dự án cũng bao gồm các kỹ thuật như: ROI (return on

investment), ngân lưu chiết khấu (discounted cash flow), phân

Inputs Tools Outputs

1- Resource requirements

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ( RESOURCE

PLANNING )

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ( RESOURCE

PLANNING )

 ĐẦU VÀO (INPUTS):

Work Break-Down Structure (WBS)

 Thông tin quá khứ: Thông tin về loại nào của nguồn lực là được yêu cầu cho những công việc tương tự của những dự án trước đó nên được dùng nếu có sẳn

Báo cáo quy mô (Scope statement): chứa đựng sự cần thiết đầu tư và các mục tiêu dự án

Resource pool description: Kiến thức về những tài nguyên nào là có sẳn thì cần thiết cho hoạch định nguồn lực

Các chính sách của tổ chức: Các chính sách của tổ chức

thực hiện dự án về nhân viên, về thuê hoặc mua thiết bị phải được cân nhắc trong quá trình hoạch định nguồn lực

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ( RESOURCE

PLANNING ) –tiếp theo

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

techniques):

Ý kiến chuyên gia (Expert judgment): Ý kiến chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào cho từng quá trình Các chuyên gia như thế có thể được cung cấp bởi các các phòng ban khác của tổ chức thực hiện dự án, bởi các công ty tư vấn, bởi các hiệp hội nghề nghiệp, …

Nhận dạng các giải pháp thay thế (Alternatives

identification):

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ( RESOURCE

PLANNING ) – tiếp theo

 Các nguồn lực này sẽ đạt được thông qua biểu đồ nhân lực (staff accquisition) và quá trình cung ứng

(procurement)

Inputs Tools Outputs

3- Bottom-up est.

4- Computerized tools

1- Cost estimates 2- Suporting detail 3- Cost management plan

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 ĐẦU VÀO (INPUTS):

– Work Break-Down Structure (WBS)

– Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements) = Đầu ra của quá

trình hoạch định nguồn lực

– Đơn giá nguồn lực (Resource rates): Các nhân viên đảm nhận ước tính

chi phí dự án phải biết đơn giá (unit rate) cho từng loại nguồn lực để tính toán các chi phí dự án Nếu không có dự liệu về đơn giá thì họ phải tự ước tính.

– Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (Activity duration

estimates) = đầu ra của quản lý tiến độ dự án (Project time

mamangement)

– Thông tin quá khứ (historical information)

– Chart of accounts: Sơ đồ của các khoản mục tài chánh miêu tả cấu trúc

mã hóa được dùng trong tổ chức thực hiện dự án để ghi chép các thông tin tài chánh vào trong sổ cái kế toán (ledger)

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

techniques):

– Ước tính tương tự ( Analogous Estimating ):

 Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng

các chi phí thực của những dự án tương tự truớc đó như là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện hành

 Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thông tin về dự án

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

techniques) – tiếp theo :

– Mô hình tham số (Parametric modeling):

 Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án

 Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng chung cư thường được tính dựa trên giá thành 1m2 sàn xây

dựng) hoặc phức tạp (mô hình ước lượng chi phí phân mềm sử dụng 13 nhân tố hiệu chỉnh riêng biệt)

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

techniques) – tiếp theo :

– Ước lượng Bottom-up (Bottom-up estimating):

 Kỹ thuật này liên quan đến ước lựơng chi phí của các công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mức cao hơn để có được tổng chi phí dự án

 Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xác của ước tính sẽ gia tăng

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 ĐẦU RA (Outputs):

 Ước lựơng chi phí (Cost estimates):

 Là đánh giá định lượng của các chi phí khả dĩ của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án

 các chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn lực mà dự án gánh chịu, bao gồm: nhân lực, vật liệu, cung cấp, và các loại đặc biệt như trợ cấp do lạm

phát, dự phòng phí

 Ước lượng chi phí một cách tổng quát thường được tình bày dưới dạng tiền tệ nhưng đôi khi cũng có thể được phát biểu dưới dạng tổng giờ công của nhân viên cần dùng cho dự án

ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ( COST ESTIMATING )

 ĐẦU RA (Outputs) – tiếp theo :

Các chi tiết phụ (Supporting detail):bao gồm:

 Mô tả quy mô công việc ước lượng = Tham khảo đến WBS

 Các tài liệu dùng làm cơ sở cho ước lượng (tức là làm thế nào mà tổng chi phí đã được ước lượng)

 Tài liệu của các giả định

 Dung sai của ước lượng

Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan Management):

miêu tả làm thế nào các sai biệt về chi phí sẽ được quản

Inputs Tools Outputs

techniques

1- Cost baseline

LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)

LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN ( COST

BUDGETING )

 ĐẦU VÀO (Inputs):

 Ước lượng chi phí (cost estimates)

 WBS: giúp nhận dạng những phần tử mà chi phí sẽ được phân bổ

Tiến độ dự án (project schedule): giúp chỉ ra ngày bắt đầu và ngày hoàn thành dự án cho các thành phần dự án mà chi phí sẽ được phân bổ Thông tin này là cần thiết để phân công chi phí đến các thời đoạn thích hợp mà dự án phải gành chịu chi phí đó

LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN ( COST

BUDGETING )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

techniques):

 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng chi phí (Cost

estimate tools and techniques):

 Giống như các công cụ và kỹ thuật đã dùng trong ước lượng chi phí ( cost estimates)

 ĐẦU RA (Outputs):

 Cost Baseline: là ngân sách ứng với một giai đoạn mà sẽ được dùng để đo lường và theo dõi sự thực hiện của chi phí Nó thường được công dồn theo thời gian thành các đồ thị cong chữ S Nhiều dự án (đặc biệt là dự án

lớn) có thể có cost baseline bội (multiple cost baseline),

chẳng hạn như: kế hoạch chi tiêu hoặc dự báo ngân lưu

Inputs Tools Outputs

4- Computerized tools

1- Revised cost estimates

2- Budget updates 3- corrective

action 4- Estmates at completion

5- Lesson learned

KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL)

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST CONTROL )

 ĐẦU VÀO (inputs):

 Cost baseline

 Báo cáo tiến trình (performance report): cung cấp thông tin về tiến trình xảy ra của chi phí trong thực tế Nó cảnh báo cho nhóm quản lý dự án những vấn đề tiềm năng trong tương lai

 Các yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuất hiện trong nhiều dạng thức Các thay đổi có thể làm cho gia tăng ngân sách nhưng cũng có thể làm giảm nó

 Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan management)

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST CONTROL )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

techniques):

 Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí (cost change system control): xác định các quy trình bởi những gì mà cost baseline có thể được thay đổi Nó bao gồm: paperwork, tracking system, và phân cấp quyền giải quyết thay đổi.

 Đo lường tiến trình (measurement performance):

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST CONTROL )

 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and

techniques) – tiếp theo:

 Kế hoạch bổ sung (Additional plan): Xem xét lại chi phí đã ước lượng hoặc phân tích các giải pháp thay thế có thể được yêu cầu

 Các công cụ máy tính (Computerized tools): Các phần mềm QLDA có thể dùng để theo dõi biến

động chi phí đã hoạch định, chi phí thực chi, dự báo chi phí cho phần công việc còn lại

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST

CONTROL )

 ĐẦU RA (Outputs):

 Duyệt lại ước lượng chi phí (Revised cost

estimates): Các bên có liên quancần phải được

thông báo về sự phê duyệt lại này Nó có thể dẫn đến thay đổi kế hoạch tổng thể dự án.

 Cập nhật ngân sách (Budget updates): là các thay đổi trong revised cost estimate Nó được cập nhật để tương thích với các thay đổi về quy mô (nếu có)

 Hành động hiệu chỉnh (Corrective action): là

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ( COST

CONTROL )

 ĐẦU RA (Outputs):

 Ước lượng lúc hoàn thành (Estimate at

completion=EAC): là dự báo về tổng chi phí dự án lúc hoàn thành mà dựa vào kết quả đã thực thực

hiện của dự án Có 3 cách thông dụng để ước lượng EAC (se được thảo luận để phân tích Earned Value)

 Bài học kinh nghiệm (Lesson learned): Nguyên nhân các thay đổi, lý do đằng sau sự lựa chọn các corrective action, và các bài học khác nên được tài liệu hóa để trở thành các dữ liệu lịch sử cho các dự án tương tự mà chủ dự án sẽ thực hiện trong tương lai

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG