Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Ngân hàng HABUBANK

Ngày nay, hệ thống Ngân hàng là một trong những tổ chức tài chính quan trọng nhất của nền kinh tế. Với ba chức năng cơ bản, trung gian tài chính, trung gian thanh toán và tạo phương tiện thanh toán, Ngân hàng đã cung cấp các dịch vụ đa dạng cho các cá nhân, các tổ chức kinh tế, xã hội.

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển, thu nhập của người dân tăng, mức sống được nâng lên rõ rệt. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì các doanh nghiệp trẻ ra đời ngày càng nhiều. Hệ thống hàng hoá tiêu dùng, thiết bị khoa học công nghệ xuất nhập khẩu giữa các nước ngày một tăng…nhu cầu về vốn đầu tư và các hình thức thanh toán thuận tiện, nhanh và uy tín là rất cần thiết. Do đó, Ngân hàng ra đời đóng vai trò quan trọng để giải quyết những khó khăn này. Ngày nay, hệ thống Ngân hàng là một trong những tổ chức tài chính quan trọng nhất của nền kinh tế. Với ba chức năng cơ bản, trung gian tài chính, trung gian thanh toán và tạo phương tiện thanh toán, Ngân hàng đã cung cấp các dịch vụ đa dạng cho các cá nhân, các tổ chức kinh tế, xã hội. Không chỉ nhận tiền gửi tiết kiệm, cho vay, thanh toán, bảo quản vật có giá trị mà Ngân hàng còn tham gia vào nhiều lĩnh vực như: bảo lãnh, quản lý ngân quỹ, cho thuê các thiết bị, uỷ thác, tư vấn, đầu tư, cung cấp các dịch vụ môi giới chứng khoán và bảo hiểm…Vì vậy, quản lý xây dựng và phát triển hệ thống Ngân hàng là rất cần thiết đối với mỗi quốc gia. Ngân hàng hoạt động hiệu quả khi có bộ máy quản lý tối ưu. Do vậy, hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý là một yêu cầu cần thiết đối với các doanh nghiệp nói chung cũng như hệ thống Ngân hàng nói riêng. Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng HABUBANK, em thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đã đạt được những thành tựu rất lớn trong những năm qua.Tuy nhiên, nền kinh tế luôn phát triển và biến động. Do vậy, hoàn thiện hơn nữa bộ máy quản lý để Ngân hàng có thể phát triển phù hợp với cơ chế thị trường là cần thiết. Dưới sự hướng dẫn của PGS.TS.Lê Thị Anh Vân, các anh chị trong ban lãnh đạo Ngân hàng HABUBANK em đã mạnh dạn lựa chọn chuyên đề thực tập chuyên ngành “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Ngân hàng HABUBANK”. Mặc dầu kiến thức còn hạn chế nhưng em hi vọng đề tài này có thể đóng góp được cho Ngân hàng những điều cần thiết trong quá trình hoàn thiện công tác tổ chức quản lý, nhằm xây dựng được một bộ máy quản lý linh hoạt, hợp lý và hiệu quả cao trong quá trình hoạt động của Ngân hàng. CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ. 1.Khái niệm, đặc điểm của tổ chức. * Tổ chức: Là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung (1) . * Đặc điểm chung của tổ chức: Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người (tập thể). Mỗi một thành viên trong tổ chức đều có những chức năng, nhiệm vụ nhất định nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Mọi tổ chức mang tính mục đích: Tổ chức được thiết lập nhằm thực hiện những công việc nhất định của chủ thể nào đó. Vì vậy, tổ chức là công cụ của nhà quản lý. Mọi tổ chức hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích - các kế hoạch: Mỗi một tổ chức đều có những phương thức hoạt động riêng của mình, mục đích cuối cùng của tổ chức là đạt hiệu quả cao nhất theo mục tiêu đề ra. Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của mình: Ngày nay, khi nguồn lực về nhân lực, tài lực, vật lực, thông tin là những yếu tố rất quan trọng và hạn chế. Do đó, tổ chức cần sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguồn lực một cách tốt nhất. Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác. Mỗi một tổ chức không thể đơn độc hoạt động, mà bao giờ cũng cần có các tổ chức khác có mối quan hệ chặt chẽ với nó. Đó có thể là người cùng cộng tác, đối thủ cạnh tranh, các tổ chức kinh tế, xã hội, chính trị… 1 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập I) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 - Trang 5. Mỗi tổ chức đều phải có những con người chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng với những nguồn lực khác để đạt được mục đích của tổ chức. 2. Khái niệm quản lý tổ chức. Quản lý tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động (2) . Trong đó: * Lập kế hoạch: Là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch là khâu rất quan trọng vì nó giúp các nhà quản lý tìm ra những yếu tố không chắc chắn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện một dự án nào đó. Nhà quản lý trên cơ sở lập kế hoạch cũng đã có thể tìm ra được những yếu tố thuận lợi, khó khăn ảnh hưởng đến việc thực thi dự án. Do đó, có thể ra quyết nên hay không nên đưa ra quyết định đó. * Tổ chức: Là quá trình xây dựng và bảo đảm những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mục tiêu. * Lãnh đạo: Là quá trình chỉ đạo và thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất vì lợi ích của tổ chức. * Kiểm tra: Là quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo việc thực hiện theo các kế hoạch. 3. Bộ máy quản lý. 3.1. Khái niệm. Bộ máy quản lý: Là hệ thống các bộ phận, phân hệ, cá nhân với trách nhiệm quyền hạn nhất định được phân công thực hiện điều hành mọi hoạt động của tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. 2 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập I) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 - Trang 25. 3.2.Vai trò của bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý đưa ra các quyết định trong tổ chức. Vì vậy, bộ máy quản lý là cơ quan đầu não của mọi tổ chức. Bộ máy quản lý chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của các đơn vị cấp dưới. Vì vậy, bộ máy quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thực thi chiến lược của toàn bộ máy. Một tổ chức hoạt động có hiệu quả khi bộ máy của tổ chức đó làm việc hiệu quả. Tức là, bộ máy quản lý đó có thể đưa ra các quyết định tối ưu, thực hiện các chiến lược một cách đơn giản, hạn chế chi phí nhất. Những hạn chế của bộ máy quản lý sẽ gây hậu quả lớn cho tổ chức, có thể thiệt hại về kinh tế, uy tín…hoặc tổ chức sẽ không đạt được các mục tiêu của tổ chức đề ra. 4. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức. Trong đó: Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định được bù trừ theo những cấp những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tìm thấy những mục tiêu đã xác định (3) . Cơ cấu phi chính thức, tuy không tồn tại trên các văn bản, các quy định trong một tổ chức nhưng cơ cấu này lại có ảnh hưởng rất lớn tới sự tồn tại phát triển lành mạnh của cơ cấu tổ chức. 5. Quyền hạn và sự phân bổ quyền hạn trong tổ chức 5.1. Khái niệm quyền hạn Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức (4) . 5.2. Phân loại quyền hạn 3 Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 7. 4 Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 7 *Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới (5) . * Quyền hạn tham mưu: Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Chức năng của các tham mưu là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải các quyết định cuối cùng. * Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác (6) . 5.3. Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp. * Tập trung: Là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức (7) . * Phân quyền: Là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người không thể đảm đương được mọi công việc quản lý (8) . * Uỷ quyền trong quản lý tổ chức: Là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định (9) . Tuỳ từng hoạt động của mỗi đơn vị, mỗi tổ chức, mỗi ngành nghề khác nhau mà từ đó các tổ chức đưa ra các mức độ phân quyền khác nhau. Mức độ phân quyền càng lớn khi: Quyết định được đề ra ở cấp thấp quan trọng Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn. 5 , 6, 7 Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 23,29,40 8,9 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 31,40. Phạm vi tác động bởi các quyết định được đưa ra ở cấp dưới càng lớn. Sự phân quyền sẽ càng nhỏ khi nhà quản lý được độc lập trong quá trình ra quyết định. 6. Tầm quản lý và sự phối hợp 6.1. Tầm quản lý. Tầm quản lý (tầm kiểm soát): Là số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp (10) . Các mối quan hệ với tầm quản lý: - Tầm quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. - Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. - Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. - Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận. - Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý. Hệ thống thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời, sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới. 6.2. Sự phối hợp các bộ phận của tổ chức. Khái niệm. Phối hợp: Là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức (11) . 10 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 40 11 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 44 Mục tiêu của phối hợp: Đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả các bộ phận bên ngoài tổ chức. Khi một tổ chức đặt ra cho mình các mục tiêu càng lớn thì đòi hỏi mức độ phối hợp ngày càng cao. II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Những yêu cầu đối với hình thành cơ cấu tổ chức. Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sau: 1.1. Tính thống nhất trong mục tiêu. Cơ cấu được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức. 1.2. Tính tối ưu. Cơ cấu tổ chức được coi là tối ưu nếu nó sử dụng một cách chuẩn xác số lượng lao động, các bộ phận, các phân hệ không thừa không thiếu, phát huy được tốí đa chức năng của mỗi bộ phận. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất. Do đó, cơ cấu của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả cao, phù hợp với mục tiêu đề ra. 1.3. Tính tin cậy. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin. Thông tin phải đảm bảo tính hai chiều từ cấp cao xuống cấp dưới và ngược lại. 1.4. Tính linh hoạt. Môi trường luôn thay đổi, có những tác động tích cực cũng như tiêu cực đến cơ cấu tổ chức. Vì vậy, môi trường có thể làm chệch hướng đi của tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ chức phải luôn đảm bảo được tính linh hoạt trước môi trường bên ngoài cũng như bên trong. Chỉ có như vậy tổ chức mới tránh được những thiệt hại của những tác động xấu gây ra. 1.5. Tính hiệu quả. Cơ cấu tổ chức đạt hiệu quả cao khi nó thực hiện được mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp nhất. 2. Những nguyên tắc đối với việc thiết kế cơ cấu tổ chức. 2.1. Nguyên tắc xác định theo chức năng. Mỗi vị trí, bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải được xác định một cách rõ ràng, chính xác quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó, mỗi bộ phận phải hoàn thành công việc của mình một cách tối ưu. Cũng với nguyên tắc này, thì mỗi người có trách nhiệm riêng và họ có thể đóng góp hết khả năng của mình vào công việc được giao. Việc quy trách nhiệm cho những sai phạm cũng dễ dàng hơn. 2.2. Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn . Trao quyền hạn cho người quản lý, tức là giao công cụ cho họ làm việc, giúp họ có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, quyền hạn được giao phải tương xứng với nhiệm vụ của họ. Tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn để làm việc tư, vi phạm quyền hạn của mình. 2.3. Nguyên tắc bậc thang. Tuyến quyền hạn từ người quản lý tới cấp dưới càng cụ thể, rành mạch, rõ ràng thì quá trình thông tin sẽ càng có hiệu quả. Đặc biệt, với nguyên tắc này, người được giao nhiệm vụ sẽ biết quyền hạn và trách nhiệm của họ với công việc mà họ đảm nhiệm. Nâng cao tính tự giác của họ. 2.4. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh. Mệnh lệnh phải được thống nhất từ cấp trên xuống cấp dưới. Một cá nhân có thể phải đảm đương nhiều nhiệm vụ. Và người được giao nhiệm vụ cũng có thể là từ nhiều cấp trên khác nhau trong cùng một lúc. Chính vì vậy, nhầm lẫn là khó tránh khỏi. Khi đó, cần cẩn thận tránh chủ quan, dễ dẫn đến mâu thuẫn cả về quyền hạn và trách nhiệm. 2.5. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc. Quyền hạn và trách nhiệm được giao cụ thể cho từng người. Do đó, sự phân quyền sẽ phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho những người được giao nhiệm vụ. Tránh lạm dụng quyền hạn, không được ra các quyết định vượt quá quyền hạn của mình. Tránh lòng tham vì lợi ích cá nhân mà làm thiệt hại đến lợi ích của tập thể.Để công việc đạt được hiệu quả cao thì cần có sự uỷ quyền rõ ràng. Từ đó, tổ chức có thể quy trách nhiệm cho từng người. 2.6. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm. Do tính chất của công việc và những khía cạnh về tính tối ưu trong quản lý nên quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng với nhau. Quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng không thể nhỏ hơn. 2.7. Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm. Khi được giao trách nhiệm của cấp đưới, thì cấp dưới phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ trước cấp trên. Tuy nhiên, cấp trên cũng phải chỉ đạo cấp dưới, chịu trách nhiệm về công việc mà mình đã giao cho cấp dưới. 2.8. Nguyên tắc quản lý sự thay đổi. Tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, phản ứng trước sự thay đổi của tổ chức. Tổ chức nào được xây dựng cứng nhắc, thủ tục phức tạp, hay các tuyến phân chia bộ phận quá vững chắc, đều có nguy cơ không có khả năng thích nghi trước thách thức của môi trường. Vì vậy, tổ chức khó có thể đứng vững. 2.9. Nguyên tắc cân bằng. Mọi lĩnh vực đều cần áp dụng nguyên tắc này. Vì chỉ có vậy mới đảm bảo cho tổ chức phát triển lành mạnh, phát huy được tối đa khả năng sáng tạo của các thành viên. Trong quá trình quản lý, các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. 3. Những nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 3.1.Chiến lược. Chiến lược tác động rất lớn tới cơ cấu tổ chức. Hầu hết các tổ chức phải thay đổi cơ cấu tổ chức do sự hoạt động kém hiệu quả của việc thực hiện chiến lược.Tuy nhiên, không phải lúc nào nhất thiết phải thay đổi cơ cấu tổ chức khi tổ chức hoạt động không hiệu quả. Song chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích. 3.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức. Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu tổ chức. Một dơn vị có quy mô lớn thì thường kéo theo là cơ cấu cũng nhiều cấp bậc hơn, đa dạng hơn, mức độ chuyên môn hoá, uỷ quyền sẽ cao hơn. Còn đơn vị có quy mô nhỏ thường có sự quản lý đơn giản, cơ cấu tổ chức cũng ít phức tạp. Do vậy, tuỳ vào quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động để đưa ra cơ cấu tổ chức cho phù hợp nhất. 3.3. Công nghệ. Đơn vị áp dụng khoa học công nghệ phát triển thì sẽ có nhiều điều kiện để phát triển tốt hơn. Những đơn vị mà thường chú trọng đến công nghệ cao thì có tầm quản lý thấp. Một thực tế là cơ cấu tổ chức thường đi sau các nhu cầu công nghệ. Chính vì vậy, hiện nay các doanh nghiệp, các tổ chức đều cố gắng áp dụng khoa học công nghệ một cách khá tốt cho nhu cầu, công việc của đơn vị. 3.4. Thái độ lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực. Tuỳ theo quan điểm và cách nhìn nhận khác nhau mà các nhà lãnh đạo có thể lựa chọn cho tổ chức mình những hình thức tổ chức khác nhau. Đôi khi quan điểm của các nhà lãnh đạo cũng có thể có những sai sót hoặc mang tính chủ quan duy ý chí. Vì vậy, vận dụng mô hình cơ cấu tổ chức, các nhà lãnh đạo nên xem xét quan điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên. 3.5. Môi trường. Môi trường luôn luôn biến động, bao gồm cả môi trường bên trong và môi trường bên ngoài tổ chức. Do đó, các đơn vị, tổ chức cũng cần phản ứng linh hoạt với điều kiện môi trường. Cần xem xét các yếu tố về nguồn lực và mục tiêu cần đạt của tổ chức để đưa ra các cơ cấu thích hợp nhất. 3.6. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ, khả năng sản xuất của từng doanh nghiệp thì cũng có những cơ cấu tổ chức khác nhau.