Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn

“Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung’’

Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A LỜI NÓI ĐẦU Trong quá trình mở cửa và hội nhập bằng những chiến lược đúng đắn của Đảng và nhà nước ta vạch ra đó là chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa , mở cửa hợp tác với các nước trên thế giới làm cho bộ mặt đất nước thực sự thay đổi trong những năm qua. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế các doanh nghiệp của chúng ta có nhiều cơ hội để phát triển nhưng cũng phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để có thể đứng vững được .Trong sự cạnh tranh gay gắt đó càng ngày người ta càng nhận ra tầm quan trọng của nguồn lực con người ,đó chính là nguồn tài sản quý báu của doanh nghiệp .Nguồn nhân lực là một trong 3 yếu tố đầu vào cơ bản nhất cuả quá trình sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý được ví như những người cầm lái hướng con thuyền sản xuất kinh doanh đi đúng hướng ,đạt hiệu quả cao .Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một tổ chức không phải là bất biến mà là khả biến .Nó tuỳ thuộc vào sự biến động của môi trường bên trong và bên ngoài. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .Trong điều kiện hiện nay của cuộc cách mạng khoa học công nghệ thông tin thì sự tác động của các yếu tố này càng mạnh .Chính vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn luôn cần được hoàn thiện .Sự hoàn thiện này sẽ giúp cho tổ chức nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh ,tiếp tục tồn tại và phát triển đi lên ,nâng cao khả năng chiến thắng trong cạnh tranh . Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn là công ty tư nhân, chuyên kinh doanh và phân phối các sản phẩm hàng tiêu dùng tại thị trường trong nước. Trong những năm vừa qua công ty đã đạt được nhiều thành công trong kinh 1 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A doanh, tạo dựng uy tín trên thị trường. Tuy nhiên do sự phát triển của nền kinh tế thị trường và sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong và ngoài nước thì cơ cấu bộ máy quản lý của công ty cần có sự thay đổi để thích ứng với sự thay đổi của nền kinh tế .Vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty em đã quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung và kết cấu của đề tài gồm những phần cơ bản sau: Chương I : Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp Chương II : Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn Do trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót . Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy , các cô và các bạn đọc để bài viết này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS . Nguyễn Thị Hồng Thuỷ và các cô chú tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn đã hướng dẫn tận tình và tạo mọi điều kiện giúp em hoàn thiện đề tài này. Hà nội, ngày 15 tháng 4 năm 2006 2 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức 1.1 Tổ chức là gì : “Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung’’ 1 . Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng .Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :  Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người  Mọi tổ chức đều mang tính mục đích  Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích - các kế hoạch  Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác  Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của mình  Cuối cùng ,mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị ,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao .Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng . ________________ 1 Giáo trình Khoa Học Quản Lý tập I, nhà xuất bản Khoa Học học và kỹ thuật năm 2004 3 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 1.2 Cơ cấu tổ chức : “ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định ” 2 Các thuộc tính cơ bản của tổ chức:  Chuyên môn hoá công việc  Phân chia tổ chức thành các bộ phận  Quyền hạn và trách nhiệm  Cấp bậc và phạm vi quản lý  Tập trung và phân quyền trong quản lý  Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu. 2. Bộ máy quản lý . 2.1 Khái niệm : “Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức ,là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức .Bộ máy quản lý bao gồm :một tập thể người lao động cùng với các phương tiện quản lý được liên kết theo một số nguyên tắc ,quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định” . 3 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý “Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành ,các bộ phận này có mối liên hệ mật thiết , hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá ,thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức ”. 4 ________________ 2,3,4 Giáo trình Quản lý học Kinh tế quốc dân tập II , Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật năm 2002 4 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 2.3 Vai trò của cơ cấu bộ máy quản lý  Cơ cấu bộ máy quản lý là sự biểu hiện tập trung quyền lực , chủ trương , quan điểm và trình độ quản lý của doanh nghiệp  Cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp hợp lý sẽ làm cho bản thân bộ máy hoạt động có hiệu quả ; thông tin được lưu chuyển thông suốt , nhanh chóng ; từ đó tạo thuận lợi cho các chủ thể tham gia các hoạt động kinh tế được thuận tiện , dễ dàng 5 II. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ . 1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý . 1.1 Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích của hệ thống . Phương hướng,mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống .Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức của hệ thống .Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống .Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả . 6 1.2 Chuyên môn hoá và cân đối . Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối ,loại trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng .Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế . 7 _________________ 5 Đoạn này được tóm tắt từ giáo trình Quản lý Học KTQD , nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật 2002, từ trang 6-7 5 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 1.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trường . Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ ,trì trệ ,quan liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động .Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với môi trường mới ,để không bị môi trường đào thải .Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ ,công nhân viên chức trong từng bộ phận . 8 1.4 Bảo đảm tính hiệu quả quản lý. Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào .Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới .Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải :  Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất ,phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc .  Gắn các cấp quản lý thành một dây xích .Trách nhiệm ,quyền hạn giữa các bộ phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với nhau .Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh , tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp .  Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra . 9 ________________ 6,7,8,9 Đoạn này được tóm tắt từ luận văn tốt nghiệp của Hoàng Minh Độ ,Lớp Quản lý kinh tế 41 B, từ trang 7-8 6 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 1.5 Tính hệ thống . Tính hệ thống được thể hiện ở :  Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp do nhiều yếu tố khác nhau như nhân lực ,vật lưc, thông tin . hợp thành .  Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp đó luôn có mối liên hệ với nhau .Trong tổ chức ,các yếu tố luôn tác động qua lại ,bổ xung cho nhau trong một chỉnh thể thống nhất .Yếu tố này chịu sự chi phối của các yếu tố khác và ngược lại .  Tính mục đích : Mọi tổ chức đều có một mục đích nhất định ,rõ ràng .Mục đích của tổ chức là cái mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt tới .Tuy nhiên tuỳ từng tổ chức khác nhau mà mục đích cũng khác nhau ,nhưng trong mọi tổ chức thì mục đích hoạt động luôn được xác định một cách rõ ràng .  Tính thích ứng với môi trường :Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của hai môi trường là môi trường bên trong và bên ngoài .Trong đó môi trường bên ngoài hình thành nên môi trường bên trong của doanh nghiệp ,tác động lên môi trường bên trong và ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp .Song doanh nghiệp chỉ có thể tác động đến môi trường bên trong mà không thể (hoặc chí ít ) tác động làm biến đổi môi trường bên ngoài ,mà nó chỉ thay đổi cho thích ứng với trước những thay đổi của môi trường bên ngoài ,từ đó điều chỉnh và tác động đến môi trường bên trong . 10 ________________ 10 Đoạn này được tóm tắt từ luận văn tốt nghiệp của Hoàng Minh Độ ,Lớp Quản lý kinh tế 41 B, từ trang 8-9 7 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức . “Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau :  Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức.  Tính tối ưu :Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ ,bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu )để thực hiện các hoạt động cần thiết .Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất .  Tính tin cậy :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác ,kịp thời ,đày đủ của tất cả thông tin được sử dụng trong tổ chức ,nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức .  Tính linh hoạt : Được coi là một hệ tĩnh , cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường .  Tính hiệu quả :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp nhất .’’ 11 ________________ 11 Giáo trình Khoa học Quản Lý Tập II, nhà xuất bản Khoa học & Kỹ Thuật 2002 8 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 3. Những nhân tố ảnh hưởng tới xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 3.1 Chiến lược Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược của tổ chức thì mới mang lại hiệu quả cao .Một tổ chức nhỏ chỉ hoạch định chiến lược ngắn hạn trong khi cơ cấu tổ chức lại quá cồng kềnh sẽ dẫn đến lãng phí và ngược lại một cơ cấu tổ chức nhỏ luôn phải thực hiện những chiến lược lớn ở tầm vĩ mô thì sẽ không đạt hiệu quả cao ,thậm chí là sự quá tải dẫn đến năng suất và hiệu quả thực hiện công việc thấp .Cả hai trường hợp trên đều không hiệu quả. Mặt khác cơ cấu và chiến lược cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài .Một tổ chức có chiến lược phát triển ra khu vực và quốc tế sẽ khác một tổ chức chỉ có chiến lược kinh doanh ở trong nước . 12 3.2 Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Quy mô và độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức.Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá , tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động không quá phức tạp . 13 3.3 Công nghệ: Công nghệ là sự kết hợp các nguồn lực , kiến thức , kỹ thuật để sản xuất ra sản phẩm ,dịch vụ đầu ra cho tổ chức .Một tổ chức sử dụng công nghệ cao thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ đơn giản hơn một tổ chức sử dụng công nghệ lạc hậu . 14 _________________ 12,13,14 Đoạn này được tóm tắt từ giáo trình Khoa Học Quản Lý, tập II , ĐHKTQD , Nhà xuất bản Khoa học & Kỹ thuật 2002, từ trang 54-58 9 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 3.4 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực Thái độ của của lãnh đạo cấp cao có thể tác động tới cơ cấu tổ chức. Các cán bộ quản lý theo phương pháp truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc. Họ ít khi vận dụng các hình thức tổ chức ma trân hay mạng lưới Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và và công nhân có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ chức theo chức năng, vì các mô hình như vậy có sự phân định rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng. 15 3.5 Môi trường : Những tính chất của môi trường như tính tích cực , tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức . Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực , đồng nhất , tập trung và ổn định , tổ chức thường có cơ cấu cơ học , trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị , nguyên tắc , thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao . Ngược lại những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực , đa dạng , phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ . 16 _______________ 15, 16 Đoạn này được tóm tắt từ giáo trình khoa học quản lý tập II, ĐHKTQD, nhà xuất bản Khoa học & Kỹ thuật 2002, từ trang 54-58 10